PROFIELSCHETS BESTUURDER ZORGPLEIN MAASWAARDEN

Transcriptie

1 PROFIELSCHETS BESTUURDER ZORGPLEIN MAASWAARDEN TIRIONS CONSULTANCY BV 20 JANUARI 2014 DEFINITIEVE VERSIE VOOR DE ORGANISATIE EN KANDIDATEN ANJA TIRIONS MHA

2 Inhoudsopgave Blz. 1 Inleiding 2 2 Doel van de rapportage 2 3 De markt Inleiding De diensten De omgeving van Zorgplein Maaswaarden Conclusie 4 4 De organisatie Financiële situatie Cultuur, normen en waarden Samenwerking Raad van toezicht en Bestuurder Conclusie 6 5 Eisen te stellen aan de Bestuurder Resultaatverwachting Positie in de organisatie Doel van de functie Bevoegdheden Eisen Bestuurder Arbeidsvoorwaarden 9 Bijl.: Werving- en selectieprocedure 10 Bijl.: Tijdspad 11 1

3 1. Inleiding In goed overleg met de Raad van Toezicht van Zorgplein Maaswaarden heeft de huidige Bestuurder besloten om de organisatie in juli 2014 te gaan verlaten. De Raad van Toezicht laat zich in het proces van opvolging adviseren door Anja Tirions MHA van Tirions Consultancy BV. Zij heeft een analyse van de organisatie en haar omgeving gemaakt om te komen tot deze profielschets. Deze analyse is gebaseerd op de volgende informatiebronnen: Diepgaande interviews met: Raad van Toezicht Bestuurder Managementteam Overige leden van het Topzorgteam Vertegenwoordiging OR Vertegenwoordiging CR Externe samenwerkingspartners (volgt nog) Het bestuderen van schriftelijke informatie: Jaardocument 2012 Jaarwerkplan 2013 evaluatie 3 e kwartaal Meerjarenbeleidplan Strategische Koers versie 0.4 Zorgplein Maaswaarden Topzorg met karakter door Luce Consult Rapport Het scheiden van wonen en zorg in verzorgingshuis Wijkestein een oriëntatie op de richting d.d. september 2013 door Leas bureau voor zorgvernieuwing Functieomschrijving Bestuurder zoals vastgesteld door de Raad van Toezicht 2. Doel van deze rapportage Het doel van deze rapportage is drieledig: Het geven van informatie over de markt, de positie van Zorgplein Maaswaarden in die markt, het beschrijven van de organisatie en de positie van de Bestuurder daarin. Het formuleren van de eisen die door de markt en de organisatie gesteld worden aan de Bestuurder met betrekking tot branche ervaring, specifieke functie-ervaring, managementstijl, motivatie en persoonlijkheid. Deze rapportage met profielschets wordt gebruikt als terugkoppeling van de bevindingen uit de omgevingsanalyse aan de Raad van Toezicht en de organisatie en dient als informatiebron voor de eindkandida(a)t(en) voor de functie van Bestuurder. 2

4 3. De markt 3.1 Inleiding In de markt waarop Zorgplein Maaswaarden opereert zijn o.a. de volgende belangrijke algemene ontwikkelingen te signaleren: - Als gevolg van het transitieproces in de langdurige zorg is voorzien, dat ouderen met de lichtere zorgvragen (ZZP VVT 1 t/m 3 en 50% van de ZZP VVT 4) geen toegang meer zullen krijgen tot integraal verblijf in een AWBZ instelling. Sinds 1 januari 2013 is dit al niet meer mogelijk voor de ZZP VVT 1 en 2 en vanaf 1 januari 2014 zal ook de ZZP VVT 3 niet meer worden geïndiceerd. Wonen en zorg zullen voor deze doelgroepen worden gescheiden en met ingang van 1 januari 2015 zal de aandacht voor deze ouderen (onder gezag van de wet maatschappelijke ondersteuning) worden overgedragen aan de gemeenten. - Scherpere indicatiestellingen CIZ, aanscherping van het toezichtkader IGZ. - Marktwerking gestimuleerd door overheidsbeleid en toegepast door zorgverzekeraars in hun contractering wat ruimte biedt voor andere toetreders en hogere eisen stelt aan het voeren van onderhandelingen en kwaliteit van zorg- en dienstverlening. - Aan het verkrijgen van externe financiering bij banken worden hogere eisen gesteld. Terughoudendheid bij het Waarborgfonds voor het verstrekken van leningen. - Vergrijzing en krapte op de arbeidsmarkt, waardoor het aantrekken van personeel de komende jaren onder druk komt te staan. - Klanten worden mondiger, zijn beter geïnformeerd over de mogelijkheden en hun rechten. Dit stelt steeds hogere eisen aan de strategische externe oriëntatie, de bedrijfsvoering, efficiency en effectiviteit van werkprocessen, onderhandelingsvaardigheden, aantrekkelijk werkgeverschap en het onderscheidend vermogen in de markt. 3.2 Diensten Zorgplein Maaswaarden is een stichting en levert zorg aan cliënten binnen en buiten de instelling. Dit betreft alle AWBZ-functies, van persoonlijke verzorging tot verpleging, behandeling en begeleiding. De zorg rondom het levenseinde valt hier ook onder. Daarnaast levert Zorgplein Maaswaarden huishoudelijke zorg in het kader van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning (WMO) en participeert in welzijnsactiviteiten, zowel binnen als buiten de instelling. Het werkgebied omvat het Land van Heusden en Altena, de gemeente Heusden en de directe omgeving. Zorgplein Maaswaarden heeft een toelating voor: Verzorgingshuis Wijkestein (Wijk en Aalburg) Verpleeghuis Notenhoff (Andel) Verpleeghuis de Haven en verpleeghuis het Anker gevestigd in locatie Wijkestein Gezien de lijn die in 2012 is ingezet, de politieke ontwikkelingen en het belang dat Zorgplein Maaswaarden aan de extramurale productie toekent, is het beleid erop gericht om in de komende jaren een verdere groei extramuraal door te maken. In voor zorg! ondersteunt Zorgplein Maaswaarden om de transitie van de extramurale zorg planmatig uit te voeren, in een ontwikkelomgeving waarin mensen kunnen en willen leren en presteren. Voor meer informatie over de organisatie zie 3

5 3.3 De concurrentie en de positie van Zorgplein Maaswaarden in de markt Zorgplein Maaswaarden is een kleinschalige speler in de markt van de ouderenzorg in het land van Heusden en Altena. Zorgplein Maaswaarden heeft een algemeen christelijke identiteit, die wordt gevormd door de gezamenlijke levensovertuiging van cliënten en medewerkers. In samenwerking met andere organisaties op het gebied van wonen, zorg en welzijn wordt een naadloos zorgcircuit gerealiseerd voor ouderen in Aalburg en Woudrichem, ongeacht hun geloofsovertuiging of levensbeschouwing. Van oudsher heeft Zorgplein Maaswaarden een stevige positie in Wijk en Aalburg en Woudrichem opgebouwd rondom de zorglocaties. In samenwerking met Woonservice Meander is geïnvesteerd in de ontwikkeling van nieuwbouw op de bestaande locaties. In de regio bevinden zich meerdere spelers in hetzelfde segment, waar op onderdelen ook mee wordt samengewerkt. De grootste concurrentie wordt ondervonden op een van de strategische speerpunten namelijk de verdere ontwikkeling van de extramurale dienstverlening. 3.4 Conclusie De marktontwikkelingen, de huidige positie van de organisatie in die markt stellen de komende jaren hoge eisen aan Zorgplein Maaswaarden: - Duidelijke strategie bepalen met nieuwe onderscheidende concepten voor zorg- en dienstverlening vanuit eigen kracht en kansen in de regio, het aanboren van nieuwe doelgroepen en verdienmodellen. - Ondernemend en pro actief opstellen ten aanzien van de omgeving; actiever op het gebied van marketing, pr en communicatie en stakeholdermanagement. - Samenwerkingsvermogen, zowel in- als extern. - De noodzakelijke veranderingsbereidheid en flexibiliteit om te initiëren, dan wel sneller te anticiperen op veranderende omstandigheden. - Blijvende kostenbeheersing en bedrijfsmatige oriëntatie, waarbij sturingsinformatie tijdig wordt afgestemd op de wijzigende financiering, wet- en regelgeving. - Kwaliteitsbewaking, transparantie in doelen en behaalde resultaten. Consequenties van de marktpositie en ontwikkeling voor de raad van bestuur: Zorgplein Maaswaarden is een kleinschalige organisatie met een aanbod van dienstverlening gericht op zorg, wonen en welzijn voor ouderen. De Bestuurder heeft een wezenlijk aandeel in de externe positionering, het aangaan en onderhouden van relaties en het initiëren van samenwerkingsverbanden met derden. Dit betreft niet alleen de contacten met de stakeholders, maar ook het actief participeren in regionale netwerken. Een groot deel van het takenpakket van de nieuwe Bestuurder zal derhalve gevormd worden door het vanuit een scherpe strategische markt- en doelgroeporiëntatie en ondernemerschap te komen tot een vertaalslag naar een strategische lange termijn marktpositionering, de ontwikkeling van concepten van dienstverlening en waar nodig verdere optimalisering van het huidige aanbod. 4. Organisatie In de organisatie zijn circa 310 medewerkers en 180 vrijwilligers werkzaam. Zorgplein Maaswaarden heeft als strategie gekozen voor Customer Intimacy. Dit betekent dat de cliënt en diens wensen centraal staan. Alle medewerkers zijn verantwoordelijk voor de uitvoer van deze strategie. Ze worden hier jaarlijks op getraind en geschoold. Persoonlijke initiatieven van 4

6 medewerkers, gericht op cliëntgericht handelen, worden gestimuleerd. De organisatie werkt volgens het Raad van Toezichtmodel. De Bestuurder geeft leiding aan het managementteam bestaande uit de manager verpleging en verzorging, de specialist ouderengeneeskunde tevens manager van de (para)medische dienst, het hoofd economisch administratieve dienst en de teamleider personeel en organisatie en speelt een centrale rol in de besluitvorming. Daarnaast geeft de Bestuurder leiding aan een aantal individuele medewerkers: de kwaliteit functionaris, de medewerker technische dienst en de geestelijk verzorger. Verder is er sprake van een Topzorgteam (ca 25 deelnemers) bestaande uit alle MT leden en het middenkader. Het organigram treft u aan op Besluitvorming geschiedt doorgaans door de Bestuurder in nauwe samenspraak met het managementteam. De besluitvormingprocessen worden door de betrokkenen gekarakteriseerd als gericht op consensus en draagvlak. Dit heeft wel consequenties voor de snelheid van besluitvorming en implementatie. In de bemensing van de sleutelposities is de organisatie kwetsbaar in de continuïteit. De belasting van medewerkers wordt door henzelf als hoog ervaren. Dit wordt mede versterkt door het minder afhechten en borgen van zaken. Er is veel ruimte voor initiatief, improvisatie en om adhoc zaken te regelen. Dit vindt men ook van belang in het kader van het werken volgens de richtlijnen van Customer Intimacy, maar heeft ook nadelige consequenties voor de effectiviteit en efficiency. Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden kunnen scherper afgebakend worden, wat de eigen regie, het financiële bewustzijn en het eigenaarschap stimuleert. De veranderingen in de regelgeving, financiering, marktwerking, toenemende eisen ten aanzien van kwaliteit, veiligheid, de externe verantwoording, etc. stellen steeds hogere eisen aan de interne organisatie, efficiëntere werkprocessen en de kwaliteit en betrouwbaarheid van de sturings- en managementinformatie. Om die reden wordt (versterking van de) samenwerking met een of meerdere zorgaanbieders noodzakelijk geacht. Wel vanuit het perspectief van juridische zelfstandigheid zo lang dat mogelijk is. Momenteel wordt er onderzocht in welke mate meer strategische samenwerking gevonden kan worden op het gebied van de (para)medische diensten met gelijksoortige organisaties in de nabijheid. Het personeelsbeleid vraagt de komende jaren veel aandacht. Er is meer structurele focus nodig op de lange termijn kwaliteitsontwikkeling van medewerkers en management. In de samenwerking met de OR is de verdere professionalisering van het medezeggenschap in de organisatie een belangrijk onderwerp. Speerpunten de komende jaren zijn: - Planmatig en meer gestructureerd werken met blijvende aandacht voor de P&C cyclus. - Het lange termijn denken en de resultaatgerichtheid vraagt om verdere ontwikkeling. - In het verlengde van de PDCA cyclus meer focus op het nakomen van afspraken, het borgen en verwerken van feedback. - Het versterken van cruciale sleutelposities in de organisatie zodanig, dat de continuïteit en kwaliteit van zorg en dienstverlening maximaal gewaarborgd zijn. - De ontwikkeling in de zorgsector versterkt de noodzaak om vanuit de medewerkers een alerte en pro actieve houding aan te blijven nemen in het zien van kansen en mogelijkheden voor nieuwe vormen van zorg- en dienstverlening en het aanboren van nieuwe doelgroepen. 4.1 Financiële situatie Het exploitatiebudget bedraagt nu circa 10 miljoen euro. Zorgplein Maaswaarden wordt in dit onderzoek getypeerd als een organisatie met een verhoudingsgewijs goede financiële positie. Door de schaalgrootte in relatie tot alle toekomstige externe en interne ontwikkelingen is er aandacht voor de kwetsbaarheid in de continuïteit. 5

7 4.2 Cultuur, normen en waarden De cultuur wordt getypeerd als een hoge mate van betrokkenheid, warm, informeel, korte lijnen, respect voor de cliënten en hun levensbeschouwelijke opvattingen. In het algemeen zou men elkaar wat meer mogen aanspreken op zaken en feedback mogen geven. De Bestuurder wordt door cliënten en medewerkers gezien als een zeer gezichtsbepalende persoon en cultuurdrager van deze organisatie. Vooral de kleinschaligheid, de gemeenschapszin, de sterke wens tot behoud van de eigenheid en de korte lijnen zijn belangrijke kenmerken van deze organisatie. 4.3 Samenwerking Raad van Toezicht en Bestuurder De Raad van Toezicht bestaat uit 5 leden en werkt volgens de Zorgbrede Governance Code. In het afgelopen jaar is het voorzitterschap gewisseld. De ontwikkelingen op het gebied van governance en de richtlijnen van de NVTZ worden op de voet gevolgd en waar nodig in goed overleg met de Bestuurder inhoud aan gegeven. De Raad van Toezicht is voorstander van een professionele en transparante samenwerking met de Bestuurder en de organisatie. Waarbij grote waarde wordt gehecht aan de positie van en relatie met de medezeggenschapsorganen. 4.4 Conclusie De nieuw aan te trekken Bestuurder zal met name waarde moeten toevoegen in het strategisch positioneren van Zorgplein Maaswaarden in het externe veld vanuit een duidelijk onderscheidend concept met betrekking tot de zorg- en dienstverlening. Maar ook deze ontwikkelingen zelf kunnen vertalen naar een efficiënte organisatie, bedrijfsvoering met een goede balans in de borging en consolidatie. Vooral het kunnen ontwikkelen van een lange termijn strategische visie, het goed kunnen verwoorden en uitdragen in- en extern, het opbouwen en onderhouden van (relationele) netwerken, het stimuleren van planmatigheid, het kunnen faseren, procesgericht kunnen werken zijn hierin belangrijke kwaliteiten. Dit stelt specifieke eisen aan de nieuwe Bestuurder op het gebied van enerzijds strategisch denken, communicatieve vaardigheden, netwerken, het kunnen verbinden van mensen en ervaring met het vertalen van strategische keuzes in een goed werkende organisatie. Anderzijds zal de nieuwe bestuurder ook waar nodig soms op tactisch niveau actief kunnen en willen zijn. 5. Eisen te stellen aan de Bestuurder van Zorgplein Maaswaarden 5.1 Resultaatverwachting Het kunnen ontwikkelen van een lange termijn strategie voor Zorgplein Maaswaarden, waarbij juridische zelfstandigheid het uitgangspunt is, tenzij ontwikkelingen het nodig maken om dit uitgangspunt te verlaten. Het vertalen van marktontwikkelingen in innovatieve dienstverleningconcepten voor de huidige en toekomstige doelgroep in de regio Heusden en Altena. Het profileren en positioneren van Zorgplein Maaswaarden in de juiste netwerken. Het actief aangaan van samenwerkingsrelaties met derden, wanneer een duidelijke meerwaarde blijkt en gekoppeld aan de strategische keuzes. 6

8 Het zorgdragen voor de verdere ontwikkeling en operationalisering van de strategische visie van Zorgplein Maaswaarden in de organisatie. Het voorbereiden/flexibiliseren/herinrichten van de organisatie gegeven nieuwe ontwikkelingen en omslag in financieringsstelsels, wet- en regelgeving. Het adequaat borgen en bewaken van de zaken, die nu goed lopen. Het actief coachen van het management en het verder ontwikkelen van het MT als een effectief en efficiënt samenwerkend team. Het borgen van de financiële continuïteit. 5.2 Positie in de organisatie De Bestuurder rapporteert aan de Raad van Toezicht conform de uitgangspunten van de Zorgbrede Governance Code en de aanwezige reglementen. 5.3 Doel van de functie van Bestuurder Eindverantwoordelijk voor: - De ontwikkeling, vaststelling en uitvoering van het integrale beleid en de strategie voor Zorgplein Maaswaarden. - De inrichting van de organisatie, zowel ten aanzien van middelen als personeel. - Een kwalitatief en financieel juiste bedrijfsvoering vanuit goede kosten-baten analyses, gericht op efficiency en rendement. - Externe vertegenwoordiging in relevante netwerken. Het takenpakket bestaat uit: - Het vaststellen van een strategische, inhoudelijke lange termijn beleidsvisie, mede op basis van landelijke en regionale ontwikkelingen. - Het in samenwerking met het management implementeren van dit beleid. - Het blijvend implementeren van verbeterde besturingstechnieken in het beheer van de organisatie (kwaliteitssystemen, informatisering/automatisering, managementrapportage, plan & control cyclus). - Het vormgeven van een kwalitatief en kwantitatief goed managementteam en het coachen en ontwikkelen van het management. - Toe zien, eisen stellen en beslissen ten aanzien van de plan & control cyclus. - Vertegenwoordiging en representatie van de organisatie in externe netwerken. - Is voorzitter van de overlegvergadering met de OR en CR. 5.4 Bevoegdheden Conform het reglement Raad van Bestuur en het reglement Raad van Toezicht. 7

9 5.5 Eisen aan de Bestuurder Branche ervaring - Ervaring opgedaan in de sector gezondheidszorg, bij voorkeur in de ouderenzorg en in ieder geval kennis hebben van de laatste ontwikkelingen in de ouderenzorg. Functie ervaring - Ruime ervaring in een integrale management functie op minimaal MT niveau in een complexe veranderende omgeving is noodzakelijk om deze rol te kunnen vervullen. - Ervaring in het vertalen van zowel zorginhoudelijke, beleidsmatige als markt ontwikkelingen. naar strategische plannen en beleid, scenario s en portfolio s. - Ervaring in het netwerken en ontwikkelen van nieuwe initiatieven. - Ervaring in het werken in ketens met derden. Managementstijl - Gezichtsbepalend voor de organisatie, cliënten en stakeholders kunnen en willen zijn. - Heeft oog en oor voor cliënten, management, medewerkers, betrekt hen bij zaken, is luisterend, inlevend, maar blijft zakelijk. - Bevordert de binding en samenwerking. - Duidelijk en helder in communicatie. - Strategische visie; denkt in kansen en mogelijkheden. - Besluitvaardig en resultaatgericht. - Stimulerend ten aanzien van de eigen verantwoordelijkheid. - Planmatig, houdt overzicht, gericht op de grote lijn, bewaakt de haalbaarheid en voortgang van zaken. Motivatie - Het gezicht willen zijn van de Zorgplein Maaswaarden organisatie met haar levensbeschouwelijke cultuur. - Goed kunnen schakelen tussen strategisch niveau en het operationaliseren en implementeren. - Zorgplein Maaswaarden verder willen ontwikkelen met respect voor het bestaande fundament. - Pro-actief netwerken en relaties ontwikkelen. - Goed oog en inlevingsvermogen hebben voor de (toekomstige) eisen en verwachtingen van klanten. - Ondernemend en innovatief zijn binnen veranderende financieringsstelsels en regelgeving. - Willen initiëren, maar ook goed oog hebben voor het realiseren en borgen. Persoonlijkheidseisen Goed toegankelijk voor mensen, luistert, stelt zich open op, heeft een realistisch inlevingsvermogen en oprechte persoonlijke interesse voor mensen, netwerker, analytisch ingesteld, inventief denker, overtuigingskracht vanuit argumenten; is duidelijk; samenwerkingsgericht, onderhandelt vanuit een win/win situatie; niet het onderste uit de kan; bereid tot consensus, handelt doordacht, stelt prioriteiten, maakt keuzes, overziet consequenties van beslissingen, plant en organiseert, stimuleert 8

10 anderen, delegeert, durft tegengas te geven, gedreven, enthousiast, autoriteit maar niet hooghartig, flexibel, in staat tot zelfreflectie. Formele criteria Academisch werk- en denkniveau, een brede strategische zorginhoudelijke en bedrijfskundige oriëntatie, affiniteit met de doelgroep van de Zorgplein Maaswaarden en de cultuur van de regio. Ruime succesvolle leidinggevende ervaring tot en met een managementteam positie in complexe, veranderende organisaties in de zorgsector, bij voorkeur in de ouderenzorg; ervaring in het netwerken en onderhandelen. 5.6 Arbeidsvoorwaarden Inschaling conform de Beloningscode Bestuurders Zorg (BBZ) in schaal C. 9

11 WERVING- EN SELECTIEPROCEDURE Commissie Binnen de Raad van Toezicht is een commissie samengesteld bestaande uit de voorzitter en een lid van de Raad van Toezicht. De selectie van kandidaten vindt plaats in een aantal opeenvolgende stappen. Deze zijn: Beoordeling van de sollicitatiebrieven op basis van de vermelde formele eisen qua kennis, ervaring en achtergrond door de adviseur en het vervolgens uitnodigen van de kandidaten voor een oriënterende kennismaking met de adviseur. Het opstellen en bespreken van een shortlist met kandidaten met de selectiecommissie van de Raad van Toezicht. Het voeren van de oriënterende gesprekken tussen de selectiecommissie van de Raad van Toezicht begeleid door de adviseur. In deze gesprekken wordt er vastgesteld of de kandidaten op basis van de in de profielschets vermelde formele eisen voldoende kennis en ervaring hebben opgedaan om op korte termijn succesvol te kunnen opereren in de positie van Bestuurder bij Zorgplein Maaswaarden. Assessmentprogramma uitgevoerd door de adviseur. Rapportage van de bevindingen aan de selectiecommissie van de Raad van Toezicht en het voeren van een vervolggesprek met de eindkandidaten en de selectiecommissie van de Raad van Toezicht aan de hand van de rapportage begeleidt door de adviseur. Op basis hiervan wordt besloten door de selectiecommissie van de Raad van Toezicht welke kandidaat wordt voorgedragen aan de voltallige Raad van Toezicht en de interne commissies. Gesprek tussen de voorgenomen te benoemen kandidaat met de voltallige Raad van Toezicht. Arbeidsvoorwaardengesprek. Gesprekken tussen de voorgenomen te benoemen kandidaat en interne commissies OR en CR, die advies hierover uitbrengen aan de voorzitter Raad van Toezicht. Een gesprek met het MT, die feedback geeft over het gesprek aan de voorzitter Raad van Toezicht. Na deze stap zal de Raad van Toezicht het definitieve besluit tot benoeming formuleren en communiceren. Formele toetreding vindt plaats per juli De Raad van Toezicht laat zich in deze procedure ondersteunen door Anja Tirions MHA van Tirions Consultancy B.V. Voor meer informatie over deze functie en de procedure is zij bereikbaar op telefoonnummer of via 10

12 Bijlage: Tijdschema Het streven is om de procedure in maart 2014 af te ronden. Activiteit Planning 1. Start werving week 4 ( VK ) 2. Selectie: - Reactietermijn kandidaten week 5,6,7 - Oriënterende gesprekken met kandidaten door adviseur week 7,8 - Opstellen en bespreking shortlist week 8, 9 - Vervolggesprekken met kandidaten en selectiecommissie week 10 - Assessmentprogramma eindkandidaten week 11, 12 - Vervolggesprekken met eindkandidaten week 12 - Voordracht eindkandidaat aan RvT week 12 - Voordracht eindkandidaat aan OR,CR, MT week Besluitvorming door RvT week Informeren organisatie Na week 13 11