Funambol OTYS Recruiting Technology. Versie 2.0

Transcriptie

1 Funambol OTYS Recruiting Technology Versie 2.0

2 OTYS Recruiting Technology OTYS Academy E: Datum Adres- en contactgegevens OTYS Nederland Landjuweel PH VEENENDAAL U kunt ons op werkdagen telefonisch bereiken van uur. T: +31 (0) T: +31 (0) (Customer Support) F: +31 (0) E: info@otys.nl (Algemeen) E: sales@otys.nl (Verkoop) OTYS France 2/4 boulevard des Îles Batiment A Immeuble "Arc en ciel" Issy les Moulineaux T : +33(0) OTYS Ceská Republica s.r.o. Karmelitská 379 / PRAHA 1 Czech Republic T: OTYS Belgium Adequat Business Center Brusselsesteenweg Melle T: +32 (0) F: +32 (0)

3 Versiemanagement Hieronder vind je een overzicht van de verschillende versies van dit document. Versie Datum Auteur Omschrijving OTYS Academy Bestaande handleiding geplaatst in nieuwe format (inclusief versiebeheer).

4 Inhoudsopgave Korte inleiding... 5 Hoofdstuk 1: Synchronisatie voorbereiden in OTYS... 6 Hoofdstuk 2: Synchronisatie op uw mobiele apparaat synchronisatie PIM-synchronisatie... 9 Hoofdstuk 3: Synchronisatie met Outlook Hoofdstuk 4: Geavanceerde opties voor synchronisatie... 13

5 Korte inleiding Dit is de (voorlopige) handleiding voor het installeren van mobiele synchronisatie met Funambol. Via deze technologie kunt u s, agenda-items en afspraken uit uw OTYSsysteem automatisch synchroniseren met een andere client zoals Outlook, maar ook met uw mobiele telefoon, Blackberry of PDA. Voorwaarde is dat uw telefoon geschikt is voor deze toepassing. U heeft naast OTYS aparte software nodig die uw telefoon in staat stelt te communiceren met OTYS. Deze software wordt geleverd door de makers van Funambol en verschilt per telefoon. Op deze site van funambol kunt u kijken of de software voor uw telefoon beschikbaar is. NB Deze technologie is nog volop in ontwikkeling, en kan mogelijk nu nog onvolkomenheden bevatten. Het is raadzaam om back-ups te maken van uw adresboek, s e.d. voordat u met de funambol-installatie begint.

6 Hoofdstuk 1: Synchronisatie voorbereiden in OTYS Mobiele synchronisatie is niet standaard ingesteld in OTYS. Dit moet geactiveerd worden in het menu Mobiele synchronisatie in de OTYS today-instellingen. In dit menu kunnen gebruikers ook zelf hun instellingen aanmaken en aanpassen. Allereerst moet de gebruiker hier zijn login-gegevens (username en wachtwoord) aanmaken.

7 Dit is nodig om toegang te krijgen tot de Funambol-server. De gegevens worden automatisch gegenereerd door de server. Deze gegevens zijn te gebruiken voor alle Funamboltoepassingen. Loginnaam en wachtwoord worden gegenereerd door op de knop gebruikersnaam en wachtwoord aanmaken te klikken. Uw gebruikersnaam en wachtwoord verschijnen in beeld, ook komen er meerdere opties beschikbaar in het menu en krijgt u een mobiel adres toegewezen. U kunt nu twee aparte diensten activeren: e- mailsynchronisatie en PIM-synchronisatie. Door op de knop synchronisatie activeren te klikken activeert u uw mailsynchronisatie, hetzelfde doet u voor PIM-synchronisatie door op de knop PIM-synchronisatie te activeren.

8 U krijgt nu voor beide diensten een URL te zien die u nodig heeft om uw mobiele apparaat verder in te stellen. Ook kunt u hier een aantal voorkeuren aanpassen. U stelt bijvoorbeeld in of u Push toestaat, en hoeveel nieuwe s u wilt kunnen zien. Dit staat standaard ingesteld op de laatste 20 mails.

9 Hoofdstuk 2: Synchronisatie op uw mobiele apparaat 2.1 synchronisatie Met deze functionaliteit kunt u uw OTYS synchroniseren met uw mobiele apparaat en andere mailclients. Voor alle moderne mobiele telefoons met Java ME ondersteuning is de Funambol-software voor synchronisatie beschikbaar. Dit geldt ook voor de Blackberry. Een uitzondering is de iphone, hiervoor is (nog) geen Funambol-ondersteuning. Ga naar om de benodigde software te downloaden. Voor de meeste telefoons hebt u de Java ME client nodig. Klik op het bestand om dit te downloaden. Pak de file uit en open het bestand _client_readme.txt om te lezen welke versie u dient te installeren. Als u de software heeft gedownload en de juiste versie hebt gevonden dient u de handleiding van uw mobiele apparaat te raadplegen om de installatie te voltooien. Hierna dient u de client op uw apparaat te configureren voordat u met synchroniseren kunt beginnen. Ga naar Accounts in het menu Settings. Hier vult u de gegevens in die zijn gegenereerd in het menu instellingen voor mobiele synchronisatie in OTYS. Optie Server Location Username Password Display name address Benodigde instelling Vul hier het toegangspunt (URL) in Vul hier uw gebruikersnaam in Vul hier uw wachtwoord in Vul hier in hoe uw naam verschijnt als u mail verzendt Hier vult u het adres in dat u gebruikt voor uitgaande mails 2.2 PIM-synchronisatie Met PIM-synchronisatie kunt u uw agenda-items en uw contactpersonen synchroniseren. Om deze service aan te zetten moet u deze activeren in het menu Instellingen voor Mobiele Synchronisatie. Daarnaast moet u de PIM-client van Funambol downloaden en installeren als uw mobiele apparaat niet over een ingebouwde SyncML client beschikt. Om te beginnen moet u dus controleren of uw mobiele apparaat beschikt over een ingebouwde SyncMLclient beschikt. Mocht dit niet zo zijn dan kunt u de PIM-client van Funambol downloaden en installeren. Ook is het van belang te bepalen welk bestandsformaat uw apparaat ondersteunt. PIM-items kennen twee varianten: Het vcard/vcalendar-formaat. Dit wordt door de meeste mobiele telefoons gebruikt. Gebruik dit formaat alleen als u geen andere mogelijkheid heeft.

10 Het SIF-formaat (o.a. SIF-C, SIF-E). Dit formaat wordt ondersteund door alle Funambolclients, behalve mobiele apparaten. Andere bestandsformaten zoals icalendar worden niet ondersteund. U moet weten welk bestandsformaat uw apparaat danwel client ondersteunt om deze items succesvol te kunnen synchroniseren. De meest voorkomende combinaties staan hieronder in de tabel. Apparaat/client Bestandsformaat Omschrijving Telefoons met SyncML vcard/vcalendar Geen extra software nodig, de ingebouwde SyncMLclient wordt gebruikt Outlook Alle (SIF-formaat wordt aanbevolen) Gebruik de Funambol Outlook plugin iphone SIF Gebruik de Funambol iphone client Windows mobile smartphones SIF Gebruik de Windows mobile smartphone client Windows mobile pocket PC SIF Gebruik de Windows mobile pocket PC client De ingebouwde SyncML client inrichten Raadpleeg de handleiding van uw mobiele telefoon om de ingebouwde SyncML client in uw telefoon in te richten. Hieronder volgt als voorbeeld de uitleg voor de Nokia E51. Deze instellingen zijn voor veel andere toestellen min of meer vergelijkbaar. 1. Ga naar het menu Tools/Sync 2. Creëer een nieuw Sync-profiel 3. Ga naar Connection Settings en stel het volgende in: a. Serverversie = 1.2 b. Server ID = Funambol c. Data bearer = internet d. Access point = stel in op always ask e. Host address = vul hier de URL in die u in het menu Mobiele synchronisatie in de OTYS today-instellingen in de PIM-sectie hebt gekregen. Let op: laat de portspecificatie (:8080) weg f. Port = vul hier het portnummer in van de URL, in dit voorbeeld 8080 g. Username = vul hier uw Funambol-gebruikersnaam in h. Password = vul hier uw Funambol-wachtwoord in i. Allow sync requests = Yes j. Accept all sync requests = No k. Network authentication = No 4. In het scherm Application kunt u kiezen wat u gesynchroniseerd wilt hebben (wscon voor contactpersonen en wscal voor agenda-items)

11 Hoofdstuk 3: Synchronisatie met Outlook Om uw Outlook via Funambol te koppelen met OTYS heeft u de Funambol-outlook plugin nodig die u kunt vinden op Download en installeer de plugin, en open vervolgens Outlook. In het hoofdmenu treft u een nieuw tabblad aan De Blackberry plugin inrichten Ga hier naar het menu options. In het veld Location vult u de URL in uit de PIM-sectie uit het menu instellingen voor mobiele synchronisatie. Ook vult u uw gebruikersnaam en uw wachtwoord in dat u in dit menu terugvindt. Onder de knop account, links in het menu, vindt u de knop sync. Als u hierop klikt komt u in het volgende menu

12 Hier bepaalt u welke items u naast uw wilt synchroniseren. Vooralsnog ondersteunt OTYS, alleen synchronisatie van contactpersonen en agenda-items. Klik bij Contacts op de knop Details Hier kunt u aangeven in welke richting de synchronisatie moet plaatsvinden. Standaard staat dit ingesteld op Two Way, wat betekent dat veranderingen in uw map contactpersonen vanuit Outlook naar uw OTYS gaan en andersom. U kunt desgewenst instellen dat veranderingen alleen vanuit OTYS naar uw outlook mogen (server -> outlook) of alleen vanuit Outlook naar OTYS (outlook -> server). NB Het menu Details voor uw agenda is hetzelfde als hierboven.

13 Hoofdstuk 4: Geavanceerde opties voor synchronisatie OTYS kent vele typen agenda-items, die elk met hun eigen kleur worden weergegeven in uw agenda. Standaard worden al uw agenda-items in twee richtingen gesynchroniseerd. Gebruikers die rechten hebben om in OTYS de agenda-settings aan te passen kunnen bepaalde synchronisatie-opties uitzetten. Klik op Instellingen in uw agenda. Klik nu op Itemtypes De lijst geeft een opverzicht van alle verschillende agenda-items. Als u op het pennetje klikt rechts achter een itemtype kunt u bepalen of dit item mag worden gesynchroniseerd. NB de synchronisatie ondersteunt items die elke werkdag terugkeren, maar verder geen andere terugkerende agenda-items. Deze worden voorlopig weergegeven als eenmalige afspraken. Als uw agenda-items met de verkeerde tijden worden weergegeven dient u de tijdszone van uw mobiele apparaat aan te passen. Contactpersonen

14 Om contactpersonen uit te wisselen moet u in OTYS een persoonlijke database aanleggen van contactpersonen die mogen worden gesynchroniseerd. De synchronisatie gebeurt steeds met deze persoonlijke database, dus niet met uw OTYS kandidaten- en relatiedatabase. U kunt deze dan ook niet aanvullen vanuit uw mobiele apparaat. Om een persoon toe te voegen of te verwijderen uit uw persoonlijke database gaat u in de relatiemanager naar de details van uw contactpersoon. Daar vinkt u de optie publiceer persoonlijke pagina aan. U hoeft niet op Bewaren te klikken.