Handleiding gebruik MaccsBox

Transcriptie

1 Handleiding gebruik MaccsBox INHOUD Blz. Algemeen 2 Beheer, wachtwoorden en gebruikersnamen 2 Discipline bij gebruik 2 MaccsBox proces 3 Geautomatiseerd of handmatig 3 Hoofdmenu 4 Titel 5 Boekingen 6 Rapportage bezoekcijfers 7 Facturen 9 Rapporten 11 Relatiegegevens 12 Export 12 Notificaties Versie 0.3

2 Algemeen Dit document heeft tot doel het beschrijven van het gebruik, de functionaliteit en de processen binnen MaccsBox op een redelijk gedetailleerd niveau. Zowel distributeurs als exploitanten maken gebruik van MaccsBox via MaccsBox vervangt per 2 november 2006 de postbus die al een groot aantal jaren in gebruik was bij NFC, NVF en NVB. De grote verschillen en voordelen bestaan uit: o Windows en webbased o Data exploitant worden leidend o Rapportage op voorstellingsniveau o Rapportage per categorie tickets o Alle exploitanten, alle films o Automatische koppeling met kassa-systeem c.q invoer via webformulier o Elektronische facturatie o Betrouwbare en volledige statistiek Tot nu toe zijn er een aantal leden geweest die niet rapporteerden aan de postbus en werden ook de titels van distributeurs die niet zijn aangesloten bij de NVF, niet meegenomen. Dat is nu verleden tijd. De NVF zorgt er voor dat alle titels zijn opgenomen in de database en de NVB-leden hebben de statutaire verplichting om de gevraagde gegevens te rapporteren aan MaccsBox. Beheer, wachtwoorden en gebruikersnamen Het beheer van MaccsBox, de diverse stamtabellen, gebruikers, database, etc. wordt gedaan door de NVB en de NVF in samenwerking met de ontwikkelaars van MaccsBox. Alle gebruikers krijgen voor 2 november 2006 hun eigen set login gegevens bestaande uit gebruikersnaam en wachtwoord. Voor het aanvragen van extra of nieuwe logins is een aparte procedure van toepassing die te vinden is onder MaccsBox in het hoofdmenu van Alle correspondentie inzake MaccsBox, kassa-software, mailadressen, verbetervoorstellen, etc. dient gericht te worden aan maccsbox@nvbbureau.nl Discipline bij het gebruik Bij de oude postbus wilde het nog wel eens voorkomen dat (achteraf) filmhuurpercentages wijzigden en correcties werden gepleegd buiten de postbus om. De betrouwbaarheid van de cijfers liet daardoor te wensen over. Om MaccsBox te laten slagen is het dan ook vereist dat alle gebruikers de discipline aan de dag leggen om alle activiteiten via MaccsBox te laten lopen. Foutieve boekingen worden gecorrigeerd en dan opnieuw in de database gezet, foutieve input van bezoekcijfers dient in MaccsBox gecorrigeerd te worden. Ook zullen de crediteringen van foutieve facturen en de mogelijke nieuwe facturen altijd via MaccsBox dienen te lopen (debetfactuur >> creditfactuur >> nieuwe debetfactuur). 2

3 MaccsBox proces Het proces is als volgt: 1. Distributeur maakt boekingen en zet ze klaar in de database 2. Exploitant haalt boekingen op en importeert ze eventueel in zijn systeem 3. Exploitant rapporteert dag- en weekcijfers op niveau van voorstelling en ticketsoort naar MaccsBox 4. Distributeur haalt cijfers op uit database 5. Distributeur genereert factuur en stuurt deze naar MaccsBox 6. Exploitant haalt facturen op uit database 7. Exploitanten kunnen diverse rapporten opvragen c.q. zelf samenstellen via downloads van data Dit proces is omgeven door een systeem van notificaties. Zie ook verder. Geautomatiseerd of handmatig In het werken met MaccsBox onderscheiden we 2 manieren: o Geautomatiseerd via interface o Handmatig Bij de geautomatiseerde versie is MaccsBox middels een interface gekoppeld aan de kassa software die gebruikt wordt door een exploitant. Deze interface zorgt er voor dat MaccsBox elektronisch kan communiceren met de kassa software waardoor de juiste bestanden met het correcte bestandstype geïmporteerd of geëxporteerd worden. Hierdoor verloopt het proces bijna vanzelf. In MaccsBox zijn deze specifieke gegevens van de kassa software opgeslagen en per systeem gekoppeld aan exploitanten die dat bewuste programma gebruiken. Als een exploitant bijvoorbeeld met Compeso werkt, maar in MaccsBox is opgenomen als TASgebruiker, dan zal de elektronische koppeling niet werken. Het is dus van het grootste belang voor een soepele gang van zaken en besparing van handmatige invoer en correcties, dat de NVB meteen op de hoogte wordt gesteld van (voorgenomen) wijziging van kassa-software en de ingangsdatum daarvan. Zie voorts ook onder Beheer hierboven. Automatische koppelingen zijn ontwikkeld voor de volgende kassa-systemen: o TAS (Tixway) o Way2Cinema (Tixway) o Compeso o M3 o Dolphin (Ticket International) o EasyBase o Noctua (Athena) o Ticketlab o KTS o Provenu (Tickets.com) Let wel: de leverancier dient voor 2 november 2006 te zorgen voor een update of upgrade van de software. 3

4 Exploitanten die dus andere kassa-software gebruiken dan hierboven vermeld, of zelf een systeem hebben ontwikkeld, dienen gebruik te maken van de webapplicatie en zullen via internet hun bezoekcijfers dienen te rapporteren. Dat is deels een handmatig proces dat later in deze handleiding beschreven wordt. De NVB heeft haar uiterste best gedaan om zo veel mogelijk systemen geautomatiseerd te krijgen. Helaas zijn een aantal leveranciers niet in staat gebleken om de benodigde interface te ontwikkelen, waaronder Azet, SRO, Beep! en Aura. In de volgende hoofdstukken zal, voor zover van toepassing, onderscheid worden gemaakt tussen geautomatiseerd en handmatig gebruik. Hoofdmenu Na inloggen komt u in het hoofdmenu bestaande uit de 5 menu-items met uitklapmenu die in bovenstaande afbeelding boven de donkerblauwe balk staan: titel boeking facturatie rapporten relatie. Bovenstaande afbeelding geeft een voorbeeld van een menu van een geladen pagina. Het voorbeeld toont het menu voor een ingelogde exploitant in het zoekscherm. Indien een bepaalde actie niet toegestaan is wordt de betreffende knop in grijs getoond. In dit voorbeeld mag de gebruiker wel gegevens ophalen, printen, opslaan in diverse exportformaten en bladeren door de pagina s, maar niet opslaan, geen nieuwe items toevoegen of verwijderen. In bovenstaand voorbeeld staat aangegeven welke knop waarvoor wordt gebruikt. Na selectie haalt u de gegevens op met de knop Ophalen, helemaal links in de donkerblauwe balk. Elk scherm kan door elke gebruiker worden opgeslagen op de eigen computer als PDF, CSV, Excel en HTML. Verder kan er door de pagina s genavigeerd worden indien er meerdere pagina s aan resultaten worden opgehaald. De verschillende onderdelen van MaccsBox kunnen worden benaderd via het uitklapmenu boven de donkerblauwe balk: Titel Boeking Facuratie Rapporten Relatie In de volgende hoofdstukken wordt hier separaat op in gegaan. 4

5 Titels Iedere gebruiker van MaccsBox heeft inzage in actuele titelgegevens. Deze worden beheerd door de NVF. Het tabblad titel heeft als uitklapmenu zoek titel. U kunt op diverse manieren titels zoeken, op titelnaam, op naam distributeur, regisseur, etc. Zie hieronder. Door een klik op ophalen verschijnt bijv. als resultaat: Door op de titel te klikken opent het titelscherm met alle gegevens: Op de diverse tabbladen, zoals cast en site is extra informatie te verkrijgen (indien beschikbaar). 5

6 Boekingen Boekingen worden in MaccsBox altijd door de distributeur ingevuld. Een exploitant dient zijn boekingen op te halen uit MaccsBox. Dit kan zowel via de elektronische interface gebeuren als handmatig via de webapplicatie. Boekingen kunnen door de distributeur worden verwijderd, tenzij er reeds cijfers op gerapporteerd zijn (bijv. foutieve boekingen). Over nieuwe boekingen die in MaccsBox zijn opgenomen ontvangen exploitanten geen bericht (notificatie). Boekingen zijn een continu proces en zouden anders leiden tot een bijzonder grote hoeveelheid onnodige s naar exploitanten. Het menu-item boeking klapt uit naar: zoek boeking. Aanklikken geeft als scherm: Na selectie van de speelweek/-weken kunnen boekingen op diverse manieren geselecteerd worden. Zie hier boven. In onderstaand voorbeeld zijn alle boekingen voor een bepaalde periode opgehaald: Een exploitant kan alleen zijn eigen boekingen inzien en kan de boekingen via de elektronische interface ophalen voor import in het eigen systeem en/of de boekingen inzien via de webapplicatie. De handleiding voor het werken met de interface wordt verstrekt door de leverancier van de kassa-software. Door op een/het contractnummer te klikken opent het scherm van die specifieke boeking (zie volgende afbeelding, in het voorbeeld is het filmhuurpercentage weggehaald). In de webapplicatie kan de exploitant vervolgens de boeking op status discussie zetten indien de boekingsgegevens volgens hem/haar niet kloppen. In dat geval krijgt de distributeur daar automatisch een bericht over. Hierbij is het ook mogelijk een reden op te geven. Na overleg tussen distributeur en exploitant zal de gewijzigde boeking in MaccsBox worden 6

7 opgenomen. Het is voor de exploitant niet mogelijk de overige boekingsgegevens te wijzigen. Bij het opzoeken van de boekingen hebben zowel de distributeur als exploitant alleen toegang tot hun eigen boekingsgegevens. De overige tabbladen van dit scherm worden in de volgende hoofdstukken besproken. Rapportage bezoekcijfers Een exploitant voert de cijfers per boeking in via de elektronische interface of handmatig via de webapplicatie. Cijfers horen altijd bij een boeking. Bij het geautomatiseerd aanleveren van een cijferbestand worden de aangeleverde gegevens automatisch gekoppeld aan de betreffende boeking. Wanneer de cijfers handmatig worden ingevoerd zoekt men eerst de boeking op, waarna bij de boeking onder een apart tabblad de resultaten kunnen worden ingevoerd (zie afbeelding hierboven, tabbladen dagstaat (GBO) en borderel (BOR) en de verdere uitleg bij de volgende afbeelding). De cijfers kunnen te allen tijde worden gewijzigd door de exploitant en nooit door de distributeur. Een exploitant heeft alleen inzage in zijn eigen resultaten. Het kan voorkomen dat een exploitant een film vertoont van een (buitenlandse) distributeur die niet is aangesloten op MaccsBox (geen lid van de NVF). De titels van deze distributeurs worden door de NVF in MaccsBox ingevoerd en voor deze titels is het uitsluitend mogelijk om via de elektronische interface de cijfers aan te leveren zonder dat er een bijbehorende boeking in het systeem zit. MaccsBox maakt op dat moment zelf automatisch een standaardboeking aan. Deze cijfers zijn bestemd voor de statistiek; er worden op basis hiervan geen facturen verzonden via MaccsBox. Voor deze films kan nog geen handmatige rapportage van cijfers plaats vinden. Aan een oplossing wordt gewerkt want we willen alle titels en alle bezoekers in de database opnemen. Zodra dit punt is opgelost ontvangen de exploitanten bericht en een handleiding daarvoor. 7

8 Het voorgaande betekent helaas ook dat de exploitant aan dergelijke distributeurs (buitenlandse distribute urs c.q. niet-nvf-leden) ook nog per ouderwetse hard-copy- borderel de cijfers per post zal moeten rapporteren. C ijfers dienen op twee manieren/momenten aangeleverd te worden: als voorlopige d agcijfers ( GBO = Gross Box Office ) en als definitieve weekcijfers ( BOR=Box Office Returns). Via de geautomatiseerde manier worden beide op dezelfde wijze elektronisch aangeleverd. Ook het handmatig invoeren via de webapplicatie ziet er hetzelfde uit, alleen staan beide onder een andere tab. Indien de voorlopige cijfers (GBO) zijn ingevoerd kunnen voor het invoeren van de definitieve cijfers (BOR) middels een copy-knop de voorlopige cijfers worden gekopieerd, zodat men niets hoeft over te typen en alleen de wijzigingen hoeft in te voeren. Hieronder staat stap voor stap een voorbeeld van het handmatig invoeren van cijfers door de exploitant via de webapplicatie. Via boeking en zoek boeking worden de boekingen opgehaald. Dit levert bijv. onderstaand scherm op. Klik op het betreffende contractnummer. Het volgende scherm verschijnt (echter met blanco vakjes zonder de ingevulde cijfers): 8

9 Er dient per dag gerapporteerd te worden op niveau van voorstelling, ticketsoort en ticketprijs. Als men op de naam van de dag klikt opent er een nieuw venster waarin cijfers op detailniveau dienen te worden ingevoerd. Standaard worden altijd vier regels getoond, waarbij in het voorbeeld de onderste regel de lege standaardregel is. Regels toevoegen en verwijderen kan via de button + en de button x die naast het printericoontje staan. Als het detailvenster na het opslaan wordt afgesloten wordt het hoofdscherm ververst en worden per dag de totalen getoond. Deze dagtotalen kunnen alleen gewijzigd worden door terug te gaan naar de details op voorstellingsniveau per dag, daar de correcties aan te brengen en opnieuw op te slaan. Opslaan data Regel meer/minder Facturen Nadat de boeking is ingevoerd, de speelweek voorbij is en de exploitant de definitieve cijfers heeft aangeleverd zal de distributeur de factuur aanleveren. Ook voor de factuur geldt dat deze altijd gekoppeld moet kunnen worden aan een bestaande boeking. MaccsBox zal signaleren en een notificatie sturen indien de gegevens van een factuur niet overeenkomen met de gegevens van de borderel. Tevens wordt dan het discussievinkje bij de factuur aangezet en wordt de bijbehorende reden opgeslagen. 9

10 Elektronische facturen kunnen alleen worden aangeleverd via de elektronische interface. MaccsBox geeft geen elektronische facturen door van distributeurs die geen lid zijn van de NVF. In die gevallen komt de factuur als hard copy per post van de desbetreffende distributeur, net als vroeger. Zowel distributeurs als exploitanten hebben via het facturatie -menu online toegang tot hun eigen factuurgegevens via MaccsBox. Zie onderstaand voorbeeld. Aanklikken van factuurnummer opent die specifieke fatuur. Mocht die factuur, naar de mening van de exploitant foutief zijn, dan kan hij/zij deze op discussie zetten. De distributeur ontvangt dan een bericht. Afhankelijk van het overleg tussen distributeur en exploitant daarover kunnen de o.a. volgende acties ondernomen worden: 10

11 o Factuur blijft ongewijzigd bestaan o Er volgt een gedeeltelijke creditnota, bijv. voor verlaagde filmhuur o Er volgt een volledige creditnota en een nieuwe, correcte debetnota. Het is essentieel voor de integriteit van de data in MaccsBox dat alle correcties ook via MaccsBox verlopen! Rapporten MaccsBox bevat een breed scala aan informatie. Dit is te vinden onder het menu-item Rapporten. In het menu zijn de volgende rapporten opgenomen: o Import rapporten (alleen eigen gegevens) Geweigerde cijfers: een exploitant ontvangt een notificatie per mail indien er iets mis is met de gerapporteerde bezoekcijfers, de details zijn dan ook hier te vinden o Titel rapporten Première rapport Prolongatie rapport Releaselijst Windowrapport: dit rapport zal op termijn per titel de windows tonen tussen bioscoop- en dvd-release, sorteerbaar naar distributeur en totaal Nederland Release historie rapport: om bijv. per exploitant en/of distributeur historische bezoekgegevens op te vragen o Boxoffice/admissions reports Title top 20 report: Top X opvraagbaar over kortere of langere periode, bijv. top 50 over Recette/bezoekers rapport: heel flexibel rapport, gegevens opvraagbaar per periode, per titel en/of distributeur en/of bioscoop en/of exploitant en/of plaats, etc. Zie onderstaand voorbeeld uit de testdatabase. Recette/bezoekers per distributeur/film rapport: landelijke gegevens opvraagbaar per periode per titel en/of distributeurs Week/weekend Top 20 rapport: Top X rapport voor een bepaald weekend of week Weekfacts Top 20: vast rapport, geeft resultaat van de speelweek en cumulatief jaar t.o.v. vorig jaar o Facturatierapporten (alleen eigen gegevens) Gefactureerde filmhuur: geeft per periode overzicht van gefactureerde en nog te factureren filmhuur 11

12 Exploitanten kunnen uiteraard al dit soort rapportages over de eigen bioscoop of filmtheater opvragen. Daarvan mag en kan men natuurlijk ook alles zien. Voor wat betreft data van anderen en van de gehele markt (stad, provincie, land) zijn bepaalde zaken minstens 12 weken afgeschermd. In de standaardinstelling heeft een exploitant steeds toegang tot de gegevens over het aantal bezoekers. Deze default is gekozen omdat onze business per slot van rekening wordt aangedreven door bezoekers en de boxoffice een resultante daarvan is. Mocht u echter voor uw eigen analyses van de markt liever de beschikking hebben over de omzetgegevens (boxoffice), dan kunt u maximaal één maal per jaar aan de NVB vragen om een aanpassing van de instellingen van uw bedrijf (exploitant c.q. concern) in MaccsBox. Wij zorgen er dan voor dat u de boxoffice kunt zien en dat bezoekers wordt afgesloten. Bij de overschakeling naar MaccsBox zal een deel van bovenstaande systematiek nog niet operationeel zijn. Helaas moet er nog extra geprogrammeerd worden om gelijktijdig toegang te geven tot data over bezoekers en boxoffice van eigen complexen. Deze toegang is voorlopig beperkt tot bezoekers (of boxoffice). Ook van de gegevens die ouder zijn dan 13 weken kan alleen of bezoekers of boxoffice opgevraagd worden (afhankelijk van de gekozen instelling). Zodra dit punt opgelost is, ontvangen alle exploitanten daar bericht over. Relatiegegevens Adres en communicatiegegevens voor alle relaties zijn via de webapplicatie op te vragen. Export Een exploitant kan bij de NVB aangeven dat hij automatische exports wil kunnen afnemen. De export is voor boekingen naar keuze mogelijk in XML, CSV of Fixed Length tekstformaat en voor facturen in XML of Fixed Length textformaat. Er kan hierbij per export type tevens worden opgegeven of dit Unicode of ANSI moet zijn. Deze formaten 12

13 zijn gekoppeld/afhankelijk van het kassasysteem. Voorbeeld: TAS gebruikt textformaat in ANSI. In 2005/2006 hebben alle exploitanten aan de NVB opgegeven welk kassasysteem zij gebruiken. Dit is opgenomen in de huidige database van MaccsBox. Opgave van het formaat van de automatische exports is dus alleen nodig indien er sindsdien een ander systeem in gebruik is genomen. Indien een exploitant ervoor kiest exports uit MaccsBox te willen ontvangen worden op de FTP server de geëxporteerde bestanden klaargezet. Er worden dan exports gegenereerd voor de betreffende exploitant op de FTP server op een locatie waar alleen de betreffende ingelogde persoon toegang toe heeft. Het is dus niet mogelijk via de FTP server bestanden van iemand anders op te halen. Nieuwe gegevens worden steeds aan het bestand toegevoegd. Het is daarom verplicht om zodra het bestand van de FTP server wordt gedownload dit bestand meteen daarna van de FTP server te verwijderen. Notificaties notificatie vindt op drie momenten plaats. Er kan naar schatting maximaal een kwartier tijd zitten tussen het opsturen van het bestand en het daadwerkelijk ontvangen van een met het verwerkingsverslag. De exploitant heeft bij de NVB aangegeven naar welk adres de notificatie voor welk import type ( i.e. boekingen, cijfers of facturen ) verstuurd moet worden. Deze adressen dus reeds bij MaccsBox bekend. Alleen wijzigingen moeten meteen worden doorgegeven. De drie notificatie-momenten zijn: 1) Notificatie vindt plaats na elektronische aanlevering van bestanden. De notificatie- zal de status van de aangeleverde data per aangeleverd bestand bevatten. 2) Ook vindt er notificatie richting de distributeur plaats wanneer een boeking of factuur op discussie wordt gezet door de exploitant. 3) Wanneer de boekingscijfers aan het einde van de week uitblijven zal de exploitant hiervan automatisch een ontvangen. 13