Inkopen voor Amsterdam

Transcriptie

1 Inkopen voor Amsterdam Handelingskader voor inkopers en opdrachtgevers en informatie over de werkwijze van de Amsterdamse inkooporganisatie voor ondernemers

2

3 Inhoud Inleiding 4 Gemeentelijke doelstellingen 5 Juridische uitgangspunten 6 Strategische en ethische uitgangspunten 8 Economische uitgangspunten 12 Organisatorische uitgangspunten 14 Definities 15 Colofon 17 Inkopen voor Amsterdam 3

4 Inleiding In het Coalitieakkoord Amsterdam heeft het college van B en W een visie geformuleerd voor de komende jaren. Op basis van het coalitieakkoord zijn in de Uitvoeringsagenda zes ambities benoemd waar het college verder uitvoering aan geeft: Kansengelijkheid Open en tolerante stad Fijne buurten en leefbare stad Vrijheid en veiligheid Gezonde en duurzame stad Participatief en digitaal Bovenstaande ambities zijn en/of worden vertaald naar beleidsdoelen. Deze uitgave geeft aan hoe Amsterdam haar beleidsdoelen mede met de inzet van haar inkopen wil bereiken. Inkopen voor Amsterdam is daarom onlosmakelijk verbonden met de uitgave Inkopen met invloed waarin Amsterdam haar strategische doelen beschrijft met de inzet van inkoop als instrument om deze doelen te realiseren. Beide uitgaven zijn zelfstandig leesbaar en worden gepubliceerd op ter informatie voor ondernemers. Bij haar inkopen staat voor Amsterdam het belang van haar burgers, bedrijven en bezoekers voorop. Met haar grote inkoopvolume van 2,8 miljard is Amsterdam een belangrijke opdrachtgever voor ondernemers. Naast de professionele verantwoordelijkheid, biedt dit inkoopvolume voor Amsterdam ook kansen om beleidsdoelen als duurzaamheid en sociale impact te realiseren en markten te stimuleren tot innovatieve oplossingen. Doelmatig, rechtmatig en integer handelen van zowel Amsterdam als haar opdrachtnemers zijn daarbij een randvoorwaarde. Inkopen voor Amsterdam is geschreven als handelingskader voor gemandateerde inkopers die namens opdrachtgevers van de gemeente opdrachten op de markt zetten. Daarnaast worden ondernemers geïnformeerd over de werkwijze van de Amsterdamse inkooporganisatie. Voor iedere fase in het inkooptraject kent Amsterdam voor de inkopers specifieke instructies. Waar van toepassing zijn standaard formats voor handen om op uniforme wijze te handelen en ondernemers te benaderen. Het is verplicht om gebruik te maken van deze formats waarbij de uitgangspunten uit deze uitgave het vertrekpunt zijn. Zowel de instructies als formats staan gepubliceerd op de intranetpagina Inkoopinformatie onder Kennis en Beleid. Suggesties of verzoeken voor het aanpassen van een format kunnen gezonden worden naar inkoop@amsterdam.nl. 4 Inkopen voor Amsterdam

5 Gemeentelijke doelstellingen Bij inkopen wordt gemeenschapsgeld ingezet. Amsterdam heeft de verantwoordelijkheid om deze middelen op een doelmatige, rechtmatige en integere wijze te besteden. De gemeente wil met haar inkopen de volgende hoofddoelstellingen realiseren: 1. Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen Bij de aanpak van belangrijke maatschappelijke en sociale vraagstukken heeft de gemeente een belangrijke rol. Met haar inkopen wil Amsterdam waar mogelijk een bijdrage leveren aan het oplossen daarvan. De gemeente werkt vanuit het stadsbrede MVOI Actieplan dat naar aanleiding van de ondertekening van het Manifest MVI is opgesteld. Met dit actieplan kan en wil Amsterdam de wereld net wat groener en socialer maken. Zij doet dit onder meer door aan de opdrachten van de gemeente groene en sociale wensen en eisen te stellen. 2. Het creëren van maximale maatschappelijke waarde met publieke middelen Amsterdam wil met haar inkopen maximale maatschappelijke waarde creëren. Rechtmatig en doelmatig omgaan met publieke middelen is daarbij het uitgangspunt. In een inkoopstrategie wordt standaard ook gekeken naar andere gemeentelijke en maatschappelijke kosten die, al dan niet achterliggend, een rol spelen bij het inkooptraject. Het goed passend maken van de Amsterdamse behoefte en dat matchen met wat er op de markt te krijgen is, is cruciaal om de waarde te maximaliseren. Daarbij speelt kwaliteit van de inkoop een belangrijke rol. 3. Professioneel, integer en betrouwbaar opdrachtgeven De gemeente heeft professionele inkopers die in nauw overleg met hun opdrachtgevers bewuste keuzes maken hoe opdrachten worden ingekocht. Amsterdam heeft vertrouwen in haar opdrachtnemers waarbij wederzijds respect voor elkaars belangen het uitgangspunt is. De gemeente spant zich in om alle inlichtingen en gegevens te verstrekken aan ondernemers voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. 4. Het beperken van administratieve lasten De gemeente wil de administratieve last die inkooptrajecten met zich meebrengen zoveel mogelijk beperken Dit doet zij door het zoveel als mogelijk uniformeren van inkoopdocumenten en contracten maar ook door het stellen van proportionele eisen en criteria en een efficiënt inkoopproces. Inkopen voor Amsterdam 5

6 Juridische uitgangspunten Algemeen juridisch kader Amsterdam leeft de relevante wet- en regelgeving na. De meest relevante regelgeving die van toepassing is op de Amsterdamse opdrachten volgt uit: Aanbestedingswet 2012 Europese wet- en regelgeving (o.a. Aanbestedingsrichtlijnen) Burgerlijk Wetboek Gemeentewet Gids Proportionaliteit Aanbestedingsreglement Werken (ARW 2016) Algemene beginselen bij inkopen a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht Amsterdam neemt bij haar inkopen de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: gelijke behandeling non-discriminatie transparantie proportionaliteit (evenredigheid) wederzijdse erkenning (het toelaten van ondernemers uit andere lidstaten) b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur Amsterdam neemt bij haar inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals: gelijkheidsbeginsel motiveringsbeginsel vertrouwensbeginsel Mandaat en volmacht De inkopers van Amsterdam kopen in onder het mandaat van het Bevoegdhedenbesluit ambtelijke organisatie Amsterdam. De gemeente wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging. Inkoopsamenwerking Het uitgangspunt is dat Amsterdam inkoopt voor de burgers, bedrijven, bezoekers of de eigen organisatie. Het organiseren van inkooptrajecten voor andere organisaties is geen taak van de gemeente. Maar Amsterdam kan wel een belang hebben bij andere organisaties en meer specifiek de wijze waarop die organisatie inkoopt. Bijvoorbeeld als die organisatie belast is met het uitvoeren van een gemeentelijke taak. Daarnaast kan het wenselijk zijn dat Amsterdam samenwerkt met andere publieke partners, zoals andere gemeentes, provincies of bijvoorbeeld de Stadsregio. Het afwegingskader 6 Inkopen voor Amsterdam

7 waarbinnen de opdrachtgever een beslissing neemt om wel of niet over te gaan tot een inkoopsamenwerking, is door het college vastgesteld in de notitie Samen Inkopen. Samenwerkingsverbanden / alleenrechten Amsterdam heeft alleenrechten gevestigd (ook wel uitsluitend recht). Dit houdt in dat een aantal ondernemingen een uitsluitend recht heeft om voor de gemeente Amsterdam een dienst te mogen verrichten of een activiteit mogen uitvoeren. Voorbeelden zijn het AEB voor afvalverwerking, het GVB voor oeververbindingen, Pantar Amsterdam voor sociale werkvoorziening of Waternet voor binnenwaterbeheer. Een totaaloverzicht van de gevestigde alleenrechten is voor inkopers te vinden op de intranetsite van de gemeente. Contractuele voorwaarden In de aanbestedingsdocumenten moet een eenduidig contractueel kader worden vastgelegd. Algemene voorwaarden vormen daarbij een bruikbaar hulpmiddel en zijn onderdeel van het contract. In beginsel hanteert Amsterdam de volgende sets voorwaarden: Algemene Inkoopvoorwaarden voor leveringen en diensten van de gemeente Amsterdam Gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT (GIBIT) van de gemeente Amsterdam Beide sets voorwaarden zijn gebaseerd op de VNG-voorwaarden. In het geval van paritair vastgestelde voorwaarden (voorwaarden die gezamenlijk tot stand zijn gekomen) worden deze voorwaarden op de opdracht van toepassing verklaard. Daarbij kan de gemeente in bepaalde gevallen gemotiveerd afwijkingen toepassen. In de aanbestedingsdocumenten wordt hiernaar verwezen. Leveringsvoorwaarden van ondernemers worden in beginsel afgewezen. Klachtenregeling Voor klachten kent Amsterdam een klachtenprocedure. In de aanbestedingsdocumenten wordt duidelijk opgenomen hoe een klacht kan worden ingediend en op welke wijze de gemeente de klacht zal behandelen. Geschillen Amsterdam heeft ervoor gekozen alle geschillen die mochten ontstaan rond aanbestedingen (precontractuele fase), voor te leggen aan de bevoegde rechter te Amsterdam. Ditzelfde geldt ook voor geschillen ontstaan tijdens de contractuele fase. Rechtmatigheid en controle Zoals alle uitgaven van de gemeente Amsterdam vallen ook inkopen binnen de gemeentelijke controles zoals deze voor de jaarrekening worden toegepast. De naleving van regels voor aanbesteding door de opdrachtgevers worden ook gecontroleerd. Deze controle betreft zowel aanbestedingen die volgens de Europese richtlijnen moeten plaatsvinden als de inkopen en aanbestedingen die niet op basis van die richtlijnen plaats hoeven te vinden. Inkopen voor Amsterdam 7

8 Strategische en ethische uitgangspunten Hieronder staan in het kort een aantal strategische uitgangspunten van de gemeente Amsterdam vermeld. Meer informatie over deze strategische doelen en hoe inkoop Amsterdam helpt om deze te bereiken staan in het visiedocument Inkopen met invloed. Duurzaamheid De duurzaamheidsambities uit het Coalitieakkoord van de gemeente Amsterdam zijn vertaald in vijf gemeentebrede programma s: Circulaire economie Doel: 50% minder gebruik van primaire grondstoffen in 2030 en een volledig circulaire economie in Doel circulaire inkoop: 10% in 2022, 50% in 2025 en 100% in Amsterdam Klimaatneutraal Doel: 55% minder CO2-uitstoot in 2030 en 95% minder in Doel klimaatneutrale inkoop: uiterlijk in 2030 is de bedrijfsvoering van de gemeente klimaatneutraal. Aardgasvrij Doel: 100% aardgasvrije stad in Luchtkwaliteit Doel: 100% van verkeer (m.u.v. personenauto s), mobiele werktuigen en aggregaten binnen de bebouwde kom uitstootvrij in 2025 en 100% incl. personenauto s vanaf Doel uitstootvrije inkoop: uiterlijk 100% in Klimaatadaptie Doel: Hemelwaterbestendig (60 mm per uur) in 2020 en klimaatbestendig in Inkoop wordt strategisch ingezet om de duurzaamheidsdoelstellingen te helpen realiseren en waar mogelijk te versnellen. Daarbij geeft Amsterdam het goede voorbeeld. Dit vraagt om een impactgerichte aanpak van duurzaam inkopen. Hierbij staan zogenaamde kansrijke inkooppakketten of categorieën maar ook kansrijke assets van de gemeente met een potentiële grote duurzaamheidsimpact, centraal. Het is aan de (verantwoordelijk) ambtelijk opdrachtgever om de inhoud te bepalen. Welke duurzaamheidsthema s relevant zijn bij een voornemen tot inkoop van een levering, dienst of werk wordt afgestemd met de inkoper en een adviseur Duurzaam Inkopen. Vervolgens vertalen zij dit naar een heldere opdracht voor de inkoper waarmee de vertaalslag kan worden gemaakt naar een uitdagende uitvraag voor de markt. 8 Inkopen voor Amsterdam

9 Sociaal Opdrachtgeverschap De gemeente Amsterdam is een sociale opdrachtgever en heeft als doel dat haar investeringen, naast het gewone rendement, ook sociale impact opleveren. Social Return Het Amsterdamse Social Return-beleid is een logisch onderdeel van het Amsterdamse beleid Maatschappelijk Verantwoord Opdrachtgeverschap en Inkopen. Social Return is een instrument om sociale impact te realiseren bij aanbestedingen en berust op het principe dat opdrachtnemers naast het uitvoeren van de reguliere opdracht een bijdrage leveren op maatschappelijk vlak voor de opdrachtgever. Bij sociale impact gaat het specifiek om het toevoegen van sociale waarde voor (Amsterdamse) mensen met een (grote) afstand tot de arbeidsmarkt (arbeidsparticipatie) en/of aan andere sociale opgaven in de stad zoals armoede, gezondheid, sociale cohesie. Social return betekent dat de gemeente contractueel vastgelegde sociale voorwaarden stelt aan een opdrachtnemer. Het beleid is gericht op maatwerk zowel bij uitvraag als na gunning. Social return is van toepassing op alle opdrachten boven het drempelbedrag voor Europese aanbestedingen van diensten. Voor meer informatie over het Social Return-beleid van de gemeente Amsterdam zie: Pantar De gemeente heeft een alleenrecht verleend aan Pantar. Pantar is aangewezen als de sociale werkvoorziening van de gemeente Amsterdam en Diemen. Het alleenrecht is verleend in het kader van de uitvoering van de sociale werkvoorziening en de Participatiewet. Het heeft betrekking op re-integratievoorzieningen, trajecten, taken en de daaruit voortvloeiende werkopdrachten. Waar mogelijk dient werk aan werkleerbedrijf Pantar te worden voorbehouden. Amsterdamse Sociale Firma s Sociale firma s zijn een bijzondere groep sociale ondernemers waar Amsterdammers in dienst zijn met een aanzienlijke begeleidingsbehoefte en veelal een lage arbeidsproductiviteit. Amsterdam classificeert sociale firma s als bedrijven die zich richten op zowel bedrijfseconomische continuïteit en/of winstgevendheid als op het creëren van werkplekken (en arbeidsmatige dagbesteding) voor Amsterdamse mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Op dit moment zijn er circa 45 bedrijven die voldoen aan de definitie van de gemeente. Het aantal sociale firma s in de stad groeit nog steeds. Internationale Sociale Voorwaarden Amsterdam koopt waar van toepassing haar producten onder Internationale Sociale Voorwaarden in. Het streven hierbij is om producten tegen een eerlijke prijs in te kopen en misstanden op het gebied van arbeid en mensenrechten in productketens tegen te gaan. Inkopen voor Amsterdam 9

10 Innovatie De innovatiestrategie en -infrastructuur van de gemeente Amsterdam ontwikkelt zich vanuit de stedelijke opgaven als bedoeld in het Coalitieakkoord en de daarin benoemde economische kansen. Daarnaast kan de gemeente een rol spelen in het aanjagen van nieuwe verdienmodellen, nieuwe projecten/samenwerkingen/samenwerkingspartners en het verbeteren van de inkoopprocessen voor kleinere bedrijven. Zo is een belangrijk thema het toegankelijk maken van aanbestedingen voor kleine(re) innovatieve onder nemers zoals startups, scale-ups, innovatief/klein MKB. Middels het Startup in Residence-programma zet de gemeente Amsterdam vraagstukken in de markt waarvoor de gemeente nog geen vastomlijnde oplossing heeft met als doel een lange (vijf jaar) samenwerking met deze doelgroep aan te gaan om samen te ontwikkelen. Ook ontwikkelt de gemeente continu nieuwe samenwerkingsvormen met de markt. De samenwerking in de verschillende innovatieopgaves verloopt veelal via de in de markt gezette opdrachten van de gemeente Amsterdam. In die zin ziet de gemeente een inkooprelatie steeds meer als een (in potentie) structurele samenwerkingsrelatie op het gebied van Research and Development (R&D). Dit houdt in dat van ondernemers zowel tijdens het inkoopproces als in de contractuele periode die daarop volgt wordt gevraagd om samen met de gemeente in te zetten op innovatieopgaves. Dit doet de gemeente door te kiezen voor inkoopprocedures die gericht zijn op het inkopen van innovatiegerichte producten, maar ook door meer ruimte te bieden voor intensievere samenwerking op innovatie zoals bijvoorbeeld in een innovatiepartnerschap gebeurt. Het gebruik maken van contractvormen die gericht zijn op het samen innoveren tijdens de looptijd van een contractuele relatie maakt ook een onderdeel uit van deze strategie. Voorbeelden van thema s waarop gemeente stuurt zijn: Duurzaamheid, circulaire economie en energie Smart Mobility Data en Nieuwe technologieën Integriteit Integriteit staat binnen Amsterdam hoog op de (politieke) agenda. Uitgangspunt voor de gemeente is de integriteit van de eigen organisatie waarborgen en het tegengaan van criminele beïnvloeding van bestuurlijke beslissingen door burgers en bedrijven voor eigen gewin. Integriteit kent verschillende dimensies. Voor inkopen geldt dat: integriteit van de gemeente als één aanbestedende dienst met aandacht voor en afweging van de belangen van zowel de opdrachtnemer als de eigen organisatie; integriteit van de Amsterdamse inkoper. Deze wordt geborgd door het integriteitsbeleid van Amsterdam; integriteit van een in een opdracht geïnteresseerde ondernemer. 10 Inkopen voor Amsterdam

11 Beleidsregel Integriteit en Overeenkomsten en wet Bibob De Beleidsregel Integriteit en Overeenkomsten (BIO) biedt een algemeen kader voor het meewegen van integriteit bij privaatrechtelijke overeenkomsten en de daarvoor nodige screening en toetsing. Op alle opdrachten van de gemeente Amsterdam is de BIO van toepassing. De gemeente geeft uitvoering aan de BIO door een vorm van screening uit te voeren op een potentiele opdrachtnemer. Dit kan een basale toets door inkoop zijn of een diepergaande screening. Ultiem kan voor een integriteitscreening advies worden gevraagd bij het Landelijk Bureau Bibob. De uitkomsten van de screening of het Bibob-advies kunnen ertoe leiden dat een ondernemer wordt uitgesloten op basis van de verplichte en/of facultatieve uitsluitingsgronden. Ook kunnen extra afspraken in de overeenkomst worden opgenomen. Specialisten van de Screeningsunit van Bureau Integriteit adviseren opdrachtgevers en inkopers bij integriteitsindicaties en voeren waar van toepassing een diepergaande screening uit. Non-discriminatie en inclusiviteit Amsterdam staat voor vrijheid van levensovertuiging, politieke keuze, godsdienst en een inclusieve organisatie. Zij wil daarom zakendoen met ondernemers die een zo inclusief mogelijk beleid voeren en niet discrimineren. Waar juridisch mogelijk stelt Amsterdam voor haar opdrachten passende eisen en neemt contractuele voorwaarden op die inclusie en gelijke behandeling bevorderen en discriminatie tegen gaan. Naast genoemde strategische uitgangspunten kent Amsterdam meer beleidsdoelen waarmee zij het verschil wil maken zoals de Aanpak gezond gewicht. Inkopen voor Amsterdam 11

12 Economische uitgangspunten Drempelbedragen De gemeente Amsterdam heeft de vrijheid om zelf zorg te dragen voor haar taken. Zij maakt daarbij de keuze om taken zelf uit te voeren, met partijen samen te werken of ultiem om in te kopen. Kiest Amsterdam voor een inkooptraject dan gelden afhankelijk van de opdrachtwaarde de volgende drempelbedragen: Europees aanbesteden (drempels )* Openbaar aanbesteden of aanbesteden met voorafgaande selectie** Meervoudig onderhands, op basis van minimaal drie offertes** Enkelvoudig onderhands, op basis van minimaal een bestek Enkelvoudig onderhands, op basis van een offerte gebaseerd op minimaal een mondelinge opdrachtformulering Diensten / leveringen Sociale en andere specifieke diensten Werken Waarde van de opdracht (exclusief btw) * De Europese drempels worden voor een periode van 2 jaar vastgesteld en zijn aan veranderingen onderhevig. In de Nieuwsbrief Inkoop wordt tijdig melding gemaakt van de nieuwe drempelbedragen. ** De directeur Lead Buyer kan in bijzondere situaties toestemming geven om af te wijken van de voorgeschreven inkoopprocedures onder de Europese drempelbedragen, mits de noodzaak hiervoor gemotiveerd is. Deze bevoegdheid geldt niet voor opdrachtverlening voor externe inzet/inhuur (zzp -er of detacheringsovereenkomsten). Het is aan het college om hierover een besluit te nemen. Voor bovenstaand schema geldt dat het vanzelfsprekend altijd is toegestaan een inkoopprocedure van een hogere orde te kiezen. Inhuur van tijdelijke arbeidskrachten Amsterdam hanteert voor de inhuur van externen strikte richtlijnen. Het Vacatureloket zorgt voor de naleving hiervan. Als intern en vanuit raamovereenkomsten niet aan de tijdelijke capaciteitsvraag kan worden voldaan, publiceert Amsterdam haar opdracht op het platform Externe Inzet. Detacheringsbureau's en zzp-ers kunnen zich vooraf aanmelden voor dit platform en meedingen naar een opdracht. 12 Inkopen voor Amsterdam

13 MKB en de MRA Amsterdam wil zowel nieuwe ondernemers als bestaande opdrachtnemers kansen bieden. Daarnaast wil Amsterdam recht doen aan het belang van MKB-bedrijven en wil zij voor de economie en leefbaarheid van de stad ook mogelijkheden bieden voor regionale bedrijven. De richtlijn is dat bij meervoudig onderhandse opdrachten twee MKB-bedrijven en twee bedrijven uit de Metropoolregio Amsterdam (MRA) wordt gevraagd een aanbieding te doen. De motivatie welke ondernemers gevraagd worden mee te dingen naar een onderhandse opdracht wordt in het inkoopdossier vastgelegd. Dit geldt ook als op de richtlijn met betrekking tot de keuze van ondernemers vanwege marktomstandigheden of andere redenen moet worden afgeweken. Amsterdam geeft steeds meer aandacht aan de prestaties die bestaande opdrachtnemers hebben geleverd. Goede prestaties uit het verleden zullen in de toekomst de kans verhogen om uitgenodigd te worden om een aanbieding te doen. Raming en financiële budget Amsterdam koopt in op basis van een goed onderbouwde en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De gemeente wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen. Eerlijke mededinging en commerciële belangen De gemeente Amsterdam bevordert eerlijke mededinging. Geïnteresseerde ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om een opdracht gegund te krijgen. Door objectief, transparant, proportioneel en non-discriminerend te handelen, bevordert Amsterdam een eerlijke mededinging. Dit draagt bij aan het in standhouden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De gemeente betrekt in haar inkoopproces geen ondernemers die de mededinging vervalsen. Inkopen voor Amsterdam 13

14 Organisatorische uitgangspunten De Amsterdamse inkooporganisatie Het huidige organisatiemodel is gebaseerd op gecoördineerde inkoop. Daarbij is Concern Inkoop en Strategie van de directie Financiën en Inkoop (onderdeel van het cluster Interne Dienstverlening) verantwoordelijk voor het inkoopbeleid, het stellen van kaders en inkooprapportages op interne beheersing. Ook ondersteunt Concern Inkoop en Strategie de gespecialiseerde inkoopteams (zogenaamde Lead Buyers) en adviseert bestuur en management. Concern Inkoop en Strategie werkt voor het inhoudelijk vormgeven van de gemeentelijke inkoopfunctie samen met de teammanagers van de Lead Buyers in het Managementoverleg Inkoop. De Lead Buyers dragen een eigen inkoopverantwoordelijkheid in het verlengde van hun takenpakket. Zij zijn gepositioneerd in de lijn onder een directie maar werken stadsbreed. De Lead Buyers treden naar buiten toe als onderdeel van de gemeente Amsterdam en zetten namens de aanbestedende dienst Amsterdam inkooptrajecten in de markt. Zij hebben de exclusieve bevoegdheid om gunningsbesluiten te nemen en stadsbrede (raam)overeenkomsten te sluiten. Opdrachtgeverschap en rolverdeling De inkoopfunctie van Amsterdam is een functie die in dienst staat van de belangen van burgers, bedrijven en bezoekers. Inkopen voor de eigen organisatie faciliteren hieraan. Rekening houdend met gemeentelijke doelstellingen bepalen opdracht gevers wat ingekocht moet worden op basis van hun eisen en wensen. Inkoop neemt de gunningsbesluiten en faciliteert het proces, opdrachtgevers tekenen de overeenkomsten met ondernemers. Uiteindelijk is de opdrachtgever eindverantwoordelijk voor de inkoop. De rolverdeling tijdens het inkoopproces ziet er als volgt uit: Inkoopvoorbereiding Specif iceren Selecteren Contracteren Bestellen Gebruiken en bewaken Nazorg Inkoper en Opdrachtgever Inkoper en Opdrachtgever Inkoper en Opdrachtgever Inkoper en Opdrachtgever Opdrachtgever Contractmanager en Opdrachtgever Contractmanager en Opdrachtgever Bestuurlijke verantwoordelijkheid Gelijk aan het opdrachtgeverschap is de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor inkoop op eenzelfde manier vormgegeven. De portefeuillehouder Inkoop is in het college verantwoordelijk voor de inrichting en werking van de inkoopfunctie. De vakwethouders zijn verantwoordelijk voor wat en hoe er daadwerkelijk wordt ingekocht door de opdrachtgevers. 14 Inkopen voor Amsterdam

15 Definities In Inkopen voor Amsterdam wordt verstaan onder: Aanbesteden De uitnodiging aan twee of meer ondernemers om deel te nemen aan een procedure, met als doel het doen van een aanbod (offerte) voor de uitvoering van een opdracht. Aanbesteden maakt dus onderdeel uit van het inkoopproces en heeft betrekking op de wijze waarop de inkoper de (externe) markt benadert en tot een afspraak met een of meerdere partijen komt. Diensten Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Gemeente De gemeente Amsterdam, gevestigd Amstel 1 te Amsterdam. Onder gemeente Amsterdam wordt verstaan alle organisatieonderdelen van Amsterdam waarop deze uitgangspunten betrekking op hebben. Inkoop De activiteiten die de gemeente verricht om alle goederen (zogenaamde leveringen), diensten of werken die noodzakelijk zijn voor de taken en verantwoordelijkheden die Amsterdam heeft, buiten de gemeente te betrekken met de meeste maatschappelijke toegevoegde waarde tegen de meest aantrekkelijke voorwaarden. Leveringen Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Ondernemer Een aannemer, een marktpartij, een leverancier of een dienstverlener. Offerte Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Offerteaanvraag Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de gemeente voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG. Werken Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Inkopen voor Amsterdam 15

16 Toelichting organisatiebegrippen van de gemeente Amsterdam: Clusters Onder clusters wordt verstaan de functionele organisatieclusters die, de organisatie van de gemeente Amsterdam vormen. De clusters zijn: Digitalisering, Informatie en Innovatie Gebiedsgericht Werken en Stadsbeheer Interne Dienstverlening Ruimte en Economie Sociaal Bestuur en Organisatie (de bestuurs- en concernstaf) stelt het bestuur en management in staat te sturen op resultaten en versterkt het strategisch vermogen en de control van de organisatie. Directie Onder een directie wordt verstaan een organisatieonderdeel van een cluster dat zelfstandig de verantwoordelijkheid draagt voor een taak of taken die aan het cluster zijn toebedeeld. Lead Buyer De Lead Buyer is namens de gemeente Amsterdam verantwoordelijk voor het zo optimaal mogelijk verwerven en managen van een of meer inkooppakketten. Een Lead Buyer is geen functie maar een rol die wordt vervuld door een directie die verantwoordelijk is voor een betreffend inkooppakket. Metropoolregio Amsterdam (MRA) De Metropoolregio Amsterdam is het samenwerkingsverband van de provincies Noord- Holland en Flevoland, 32 gemeenten en de Vervoerregio Amsterdam. Zie voor meer informatie Organisatieonderdeel Onder organisatieonderdeel wordt verstaan een cluster, een directie of een ander organisatieonderdeel van de gemeente Amsterdam. Stadsdelen Onder stadsdelen wordt verstaan de in totaal zeven stadsdelen die deel uitmaken van de gemeente Amsterdam. De stadsdelen werken gebiedsgericht (Noord, Oost, Zuidoost, Zuid, West, Nieuw-West en Centrum). 16 Inkopen voor Amsterdam

17 Colofon Inkopen voor Amsterdam Versie 11, 1 juni 2022 Tekst Gemeente Amsterdam / Concern Inkoop en Strategie Amstel 1 / Postbus AE Amsterdam inkoop@amsterdam.nl Context In Inkopen met invloed beschrijft de gemeente de strategische beleidsdoelen van Amsterdam in relatie tot het instrument inkoop. Inkopen voor Amsterdam is een handelingskader voor inkopers en informatie voor ondernemers over de werkwijze van de Amsterdamse inkooporganisatie. Beide uitgaven zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden maar wel zelfstandig leesbaar. Communicatie Inkopen voor Amsterdam wordt gepubliceerd op zowel de internetsite Inkoop en opdrachten van de gemeente Amsterdam als de intranetsite Inkoopinformatie onder Kennis en Beleid. Deze uitgave mag door publieke organisaties worden overgenomen met bronvermelding en is gebaseerd op het VNG-model Inkoop- en Aanbestedingsbeleid. Wijzigingen Inkopen voor Amsterdam is een uitgave van de gemeente Amsterdam, directie Financiën en Inkoop en is vastgesteld door het college van B en W. Eventuele technische wijzigingen en/of met een rechtstreekse werking van de Europese Unie worden door Concern Inkoop en Strategie verwerkt. De gewijzigde uitgave van Inkopen voor Amsterdam wordt zowel op internet als intranet met begeleidende communicatie gepubliceerd. Inkopen voor Amsterdam 17

18 18 Inkopen voor Amsterdam