Telewerken. Een product van De Unie

Transcriptie

1 Telewerken Een product van De Unie

2 Inhoud Inhoud 3 Voorwoord 5 1 Telewerken in opkomst Inleiding Wat is telewerken? 6 2 Voordelen en aandachtspunten Wat zijn de voordelen van telewerken? Wat zijn de aandachtspunten? 9 3 Invoering Stappenplan 11 4 De ondernemingsraad Adviesrecht Instemmingsrecht Afspraken met de OR 16 5 Telewerken en de belasting Meubilair Computers en bijbehorende apparatuur Telefoonkosten 19 6 Arbeidsomstandigheden 21 7 Telewerken als reïntegratie-instrument Inleiding Methodiek passend telewerken Kosten en baten 26 8 Samenvatting 27 Bijlage 1 - Meer informatie 30 Bijlage 2 - Voorbeeld algemene regeling telewerken 31 Bijlage 3 - Voorbeeld individuele telewerkovereenkomst 34 Bijlage 4 - REA-instrumentaria 38 2

3 3

4 Voorwoord De Unie ziet in telewerken een instrument dat flexibilisering van de arbeid mogelijk maakt en daarmee voordelen met zich meebrengt voor werkgever én werknemer. Zo vergroot het de mogelijkheid voor werknemers om werk en privé beter te kunnen combineren. Door een betere concentratie en een efficiëntere planning van de werkzaamheden kan telewerken ook leiden tot een hogere productiviteit. Tevens levert het voor werknemers een daling van de reistijd op en kan er ruimte komen voor alternatieve werktijden. In specifieke gevallen kan telewerken ook dienen als reïntegratie-instrument. De Unie wijst erop dat telewerken naast voordelen voor werknemers ook nadelen met zich meebrengt. Zo is er minder direct contact met collega s, minder structuur, een neiging tot teveel werken en minder informeel contact. Verder pleit De Unie voor het opstellen van een telewerkregeling in de arbeidsvoorwaarden, waarin de uitgangspunten van het telewerken zijn opgenomen. Daarnaast moet per werknemer de uitwerking van de regeling vastgelegd worden in een telewerkovereenkomst. Ook in Europees verband wordt een impuls aan telewerken gegeven. In juli 2002 hebben Europese werknemers- en werkgeversorganisaties een raamakkoord over telewerken gesloten. Dit akkoord erkent telewerken als een manier van organisatie van het werk, die tegemoet kan komen aan de behoeften van zowel werknemers als werkgevers. Uitgangspunt daarbij is dat werknemers die fulltime of parttime telewerken, dezelfde bescherming krijgen als werknemers die bij de werkgever op kantoor werken. Ook voor Nederland is het raamakkoord een stap vooruit. Een aantal (bedrijfstak-)cao s in Nederland bevatten al bepalingen over telewerken, maar er is nog veel winst te behalen. Het Europese raamakkoord bepaalt dat, als telewerken op regelmatige basis plaatsvindt, de werkgever de kosten dekt of compenseert. Verder bevat het raamakkoord bepalingen over onder andere dataprotectie, privacy, arbeidsomstandigheden, collectieve rechten, training en organisatie van het werk. 4

5 1 - Telewerken in opkomst 1.1 Inleiding De tijden zijn aan het veranderen. Werknemers worden gezien als kenniswerkers die niet onder continu toezicht van hun leidinggevende hun werkzaamheden verrichten. Met de huidige focus op zelfmotivatie, persoonlijke keuzes en voorkeuren, plattere managementstructuren en sturen op resultaat, is de methode van een baas die zijn ondergeschikten op de vingers kijkt, niet meer adequaat. Het is niet meer altijd nodig dat tientallen werknemers elke dag weer naar een kantoorgebouw afreizen. De nieuwe technologieën bieden immers een betaalbare en gemakkelijk te gebruiken toegang tot het netwerk van het bedrijf, zodat de vraag waar het werk gedaan wordt, niet langer relevant is. Wat telt, is het resultaat van het werk. Veel organisaties ontdekken telewerken als een werkwijze waarmee managers en hun team op verschillende locaties werken en toch hun doelstellingen bereiken. Het aantal telewerkers in Nederland is niet precies bekend. Dit wordt veroorzaakt door de verschillende definities die er van telewerken zijn en door het feit dat veel mensen zichzelf geen telewerker noemen, terwijl ze wel regelmatig thuiswerken. De Stichting Nederlands TelewerkForum ging in 2000 uit van telewerkers en mensen die mobiel werken. De voorspelling voor Nederland is dat in het jaar 2010 een miljoen mensen officiële telewerkers of mobiele werkers zijn. 1.2 Wat is telewerken? Aan telewerken kunnen verschillende definities worden toegekend. Wij hebben gekozen voor: Telewerken is het plaats- en tijdonafhankelijk werken, gebruik makend van informatie- en communicatietechnologie. Er zijn verschillende vormen van telewerken mogelijk: Freelance telewerken: vanuit huis wordt gewerkt voor verschillende werkgevers. 5

6 Mobiel telewerken: minimaal 10 uur per week wordt niet vanuit huis of de kantoorwerkplek gewerkt, maar bijvoorbeeld op een satellietkantoor of bij een opdrachtgever. Mobiel werken: maximaal twee uur per dag wordt thuis gewerkt en de resterende tijd op de kantoorwerkplek of bijvoorbeeld bij een klant. Telethuiswerken: er wordt alleen thuis gewerkt voor een thuiswerkgever. Telewerken: een substantieel deel van de tijd in een werkweek wordt thuis gewerkt. Door de overheid is dit vertaald naar minimaal één dag per week thuiswerken. De overeenkomst tussen deze vormen van telewerken is dat thuis werk wordt verricht. Er zijn ook grote verschillen, zoals de rechtspositie van de telewerker, het aantal uren dat thuis gewerkt wordt en het contact met collega s. In deze brochure wordt uitgegaan van de laatste vorm van telewerken; een substantieel deel van de tijd worden werkzaamheden vanuit huis verricht, maar deze werkzaamheden kunnen ook op kantoor plaatsvinden. 6

7 2 - Voordelen en aandachtspunten 2.1 Wat zijn de voordelen van telewerken? Naast het algemene maatschappelijke motief dat telewerken een bijdrage levert aan het verminderen van woon-werkverkeer, hebben zowel ondernemingen als werknemers verschillende motieven voor telewerken. Motieven die voor bedrijven een rol kunnen spelen, zijn: Verbetering van de productiviteit en de efficiency van de werknemers Omdat telewerken voor werknemers motiverend werkt, zijn deze veelal productiever en leveren ze een betere kwaliteit. Opmerkelijk is ook dat veel mensen buiten werktijd zeer creatieve oplossingen kunnen verzinnen, terwijl ze op hun werk een standaardmanier van werken hebben ontwikkeld waar vaak veel minder van die creativiteit is terug te vinden. Thuis kan de concentratie beter zijn dan op kantoor omdat men niet of minder afgeleid wordt door collega s. Tevens worden thuis de werktijden vaak aangepast aan de meest productieve uren. Er zijn mensen die s morgens vroeg veel werk kunnen verzetten terwijl anderen zich s avonds veel beter kunnen concentreren. Kostenbesparing Als werknemers gedeeltelijk thuis werken, kunnen werkplekken op kantoor worden gedeeld. Hiermee kan op kantoorruimte bespaard worden. Ook een zich uitbreidend bedrijf kan hiermee de personele groei opvangen in de bestaande ruimte. De vergoeding voor woonwerkverkeer kan verminderen indien de werknemer een aantal dagen thuiswerkt. Meer flexibiliteit en betere dienstverlening Flexibele werkers zijn meer geneigd hun inzet af te stemmen op de momenten dat voor het werk extra inzet vereist is. Ook is de bereikbaarheid buiten kantooruren beter te realiseren als werknemers vanuit huis werken. Behoud van personeel en een argument bij werving nieuw personeel Telewerken kan een goed instrument zijn om het aantrekken van personeel te vergemakkelijken en het al aanwezige personeel te 7

8 behouden. Vooral mensen die behoefte hebben aan flexibiliteit en die een grote reisafstand naar kantoor moeten overbruggen, worden aangetrokken door de mogelijkheid om te telewerken. Voor de werknemer kan één of meerdere van de volgende motieven een rol spelen: Betere combinatiemogelijkheid van werk en privé Werknemers hebben dankzij telewerken de mogelijkheid om het werk naar eigen inzicht in te delen, waardoor werk en privé-leven beter op elkaar kunnen worden afgestemd. Daling van de reistijd Door één of meerdere dagen per week thuis te werken wordt reistijd bespaard, waardoor men meer tijd voor privé overhoudt. Verkrijgen of behouden van werk Telewerken kan voor arbeidsgehandicapten een instrument zijn om te (blijven) werken. Vaak kunnen zij in hun thuisomgeving meer activiteiten verrichten dan elders. Ruimte voor alternatieve werktijden Men is niet gebonden aan 9-tot-5-kantoortijden. Afgezien van afspraken over bereikbaarheid kan de werktijd ingedeeld worden naar eigen behoefte. De Unie ondersteunt zowel de motieven voor de werkgevers als de werknemers, met die kanttekening dat indien telewerken ingezet wordt om de flexibiliteit en dienstverlening van het bedrijf te vergroten (24-uursbereikbaarheid), maatregelen getroffen moeten worden om de grens tussen werken en vrije tijd niet te laten vervagen. 2.2 Wat zijn de aandachtspunten? Naast voordelen kent telewerken ook enkele nadelen: Er zijn minder spontane ontmoetingen, er is minder face-to-facecontact met collega s, minder structuur en een neiging tot te veel werken (stress). Deze nadelen zijn echter te regelen en te structureren binnen de organisatiecultuur, mits het niet gaat om een 8

9 enkeling die aan het telewerken is. Organisaties zullen voorzieningen moeten treffen waardoor werknemers de informele contacten op peil kunnen houden (bijvoorbeeld door middel van het organiseren van face-to-facevergaderingen of informele bijeenkomsten waarbij de locatie niet altijd het kantoor hoeft te zijn). Er is een kans dat de telewerker te veel soleert en/of van de organisatie vervreemdt. De contacten kunnen verzakelijken. Belangrijk is dat de telewerker de mogelijkheid wordt geboden om ook af en toe wat meer op kantoor te komen. Hierin ligt ook een taak voor de leidinggevende die dit met zijn werknemers bespreekbaar moet maken. De personeelsvereniging kan eventueel een grotere rol gaan spelen bij het in stand houden van het contact tussen het bedrijf en de telewerkers. Flexibel werken geeft de werknemer meer verantwoordelijkheid en meer vrijheid. Niet iedereen heeft het in zich permanent discipline en zelfmanagement op te brengen. Bij de selectie van flexibele werkers zal hiermee rekening moeten worden gehouden. Ervaringen tot nu leren echter dat flexibel werken slechts bij weinig werknemers een gedrag van slecht functioneren ontwikkelt. De grens tussen werken en vrije tijd vervaagt. De potentiële workaholic heeft geen fysieke barrières meer die zijn werktijd beperken. Een aantal werknemers zal mogelijk tegen grenzen in zichzelf aanlopen en vervolgens ook moeten leren grenzen aan te brengen. In de selectie van werknemers moet ook hiermee rekening worden gehouden. De Unie is van mening dat bij het invoeren van telewerken in de organisatie van tevoren ingespeeld moet worden op de mogelijke risico s. Leidinggevenden moeten bewust worden gemaakt van de mogelijke gevaren en vooraf getraind worden in het begeleiden van telewerkers. Tevens moeten er concrete plannen gemaakt worden voor het in stand houden van zowel de zakelijke als de informele contacten. 9

10 3 - Invoering 3.1 Stappenplan De aanleiding voor het invoeren van telewerken in een bedrijf of organisatie kan variëren. Wij geven u enkele voorbeelden: verhoging van de arbeidsproductiviteit; een groot aantal werknemers dat wil telewerken; een verhuizing van het kantoor; enkele werknemers werken al thuis vanwege fileproblemen; aantrekkelijke arbeidsvoorwaarde voor aan te trekken personeel. Hoewel het in eerste instantie misschien eenvoudig lijkt om telewerken in te voeren, is het toch een radicale verandering van de werkwijze. Een doordachte stap-voor-stapaanpak is daarom essentieel. In een plan van aanpak dienen de volgende zaken te worden opgenomen: Doel van telewerken Vastgelegd moet worden wat de organisatie met telewerken wil bereiken. Haalbaarheid Inventarisatie van de problemen die kunnen ontstaan en welke oplossingen er zijn om die te overbruggen. Selectie van functies Niet elk type werk is geschikt voor telewerken. Toch blijkt in de praktijk dat telewerken voor veel meer functies geschikt is dan bedrijven denken. In feite is ieder werk waarbij niet voortdurend face-to-face-contact met andere mensen op kantoor noodzakelijk is, geschikt om te telewerken. Van belang is ook dat er op resultaat gestuurd kan worden. Selectie van personen Het eerste uitgangspunt daarbij is dat telewerken gebeurt op basis van vrijwilligheid. Medewerkers kunnen niet verplicht worden om te telewerken en moeten ook het recht hebben om ermee te stoppen indien ze dat wensen. Telewerken vereist van de werknemer 10

11 een bepaald soort initiatief en zelfstandigheid, de mogelijkheid om de benodigde contacten te onderhouden, de discipline om werk en vrije tijd goed uit elkaar te houden en een privé-situatie waardoor men thuis kan werken. Daarnaast moeten telewerkers goede timemanagers zijn, die in staat zijn uit hun totale werkpakket een selectie te maken van werkzaamheden die ze thuis kunnen doen met een inschatting van de daarvoor benodigde tijd. Ook zijn communicatieve eigenschappen essentieel. Selectie van afdelingen De keuze van de afdeling wordt bepaald door het percentage mensen dat wil telewerken en de houding van de manager ten opzichte van telewerken. Van belang is ook dat de manager kundig is in resultaatgericht leiding geven, zijn managementstijl eventueel wil/kan aanpassen en bereid is om nieuwe dingen te proberen. Tijdsduur Hoewel in veel literatuur twee dagen per week als het maximum wordt beschouwd, zijn er zeer goede projecten in Nederland waar werknemers veel meer dagen telewerken. De manager en de werknemer kunnen hierover het beste duidelijke afspraken maken, omdat het optimale aantal dagen zeer verschillend kan zijn. Let wel: voor de belasting dient minimaal 1 dag per week thuis gewerkt te worden, zonder dat daarbij gereisd wordt naar een arbeidsplaats die buiten de woning is gelegen. Technische ondersteuning Afhankelijk van de functie van de telewerker dient de telewerker op de thuiswerkplek door technische voorzieningen ondersteund te worden. Hierbij moet niet alleen gedacht worden aan computerapparatuur, printer, telefoonverbinding en een fax maar ook aan toegang tot , elektronische agenda, documenten op netwerkschijven en intranet. Hierbij moeten gelijktijdig afspraken gemaakt worden over beveiliging en gebruik van apparatuur. Bedrijfskundige ondersteuning Naast technische voorzieningen op de thuiswerkplek dient ook gedacht te worden aan bedrijfskundige ondersteuning. Er moeten (op de afdeling) afspraken gemaakt worden over het doorschakelen van telefoons, versturen en ontvangen van post. Verder brengt 11

12 telewerken veranderingen en afspraken met zich mee over bereikbaarheid en overleggen, bijvoorbeeld kan men iemand die telewerkt s avonds bellen om te overleggen en hoe worden de informele contacten in stand gehouden? Belangrijk is ook dat vooraf plannen en afspraken gemaakt worden om de informele contacten in stand te houden. Het bedrijf kan bijvoorbeeld vergaderingen verplicht stellen, (verplichte) uitjes organiseren, data afspreken om verjaardagen te vieren enzovoort. Elektronische hulpmiddelen als bulletinboards en chatboxen kunnen een rol spelen in het informele contact. Ook het uitgeven van nieuwsbrieven is een goede manier om telewerkers betrokken te houden bij de organisatie. Kostenbegroting De kosten die gemaakt worden bij het invoeren van telewerken hebben betrekking op de volgende zaken: pc/laptop thuis, additionele telefoonkosten, aanpassing telefooncentrale, inrichting werkplek thuis, aanpassing kantooromgeving, vergoedingen aan telewerkers, verzekeringen, kosten projectbegeleiding en kosten training. Vastleggen afspraken De Unie pleit voor het formaliseren van telewerken in een telewerkregeling in de arbeidsvoorwaarden. Hierin wordt vastgelegd wat de uitgangspunten voor telewerken zijn, bijvoorbeeld: - vrijwilligheid; - rechten en plichten van leidinggevende en werknemer; - voorzieningen die getroffen worden; - arbochecklist; - uitwerkingen wel of niet per individu vastleggen in een telewerkovereenkomst; - vergoedingen; - apparatuur en software; - ziekmeldingen; - ongevallenverzekering; - procedures helpdesk; - evaluatie van de regeling. Naast een algemene telewerkregeling in de arbeidsvoorwaarden is De Unie er ook voorstander van om per werknemer de uitwerking van de regeling vast te leggen in een telewerkovereenkomst. 12

13 In een overeenkomst worden de volgende afspraken vastgelegd: - aantal en welke telewerkdagen; - bereikbaarheid/aanwezigheid; - inrichting van de werkplek en andere voorzieningen; - software; - vergoedingen (telefoon, meubilair); - contactmogelijkheden en werkoverleg; - beveiliging/vertrouwelijkheid/geheimhouding; - aansprakelijkheid van werkgever en werknemer; - prestatiecontrole/huisbezoek; - duur en beëindiging van de overeenkomst. In bijlage 2 en 3 wordt een voorbeeld van een telewerkregeling en een telewerkovereenkomst gegeven. Evaluatie Van belang is dat met enige regelmaat een evaluatie van het telewerken plaatsvindt. Vooraf dient een plan opgesteld te worden waarin vermeld staat wanneer er geëvalueerd wordt en wat het doel is van de evaluatie, waar wordt op gelet en wat zijn de criteria om het telewerken voort te zetten. 13

14 4 - De ondernemingsraad Als een bedrijf telewerken wil gaan invoeren, vindt veelal afstemming met de ondernemingsraad (OR) plaats. Op basis van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR) heeft de ondernemingsraad zowel adviesrecht (artikel 25) als instemmingsrecht (artikel 27). 4.1 Adviesrecht Volgens de WOR moet de OR door de ondernemer in de gelegenheid worden gesteld advies uit te brengen over onder andere voorgenomen besluiten tot belangrijke wijziging van de werkzaamheden van de onderneming, over wijziging in de organisatie van de onderneming en over invoering of wijziging van een belangrijke technologische voorziening. Dit is vaak van toepassing als beslissingen worden genomen rondom invoering van telewerken. Bij het vragen van advies wordt de ondernemingsraad een overzicht verstrekt van: de beweegredenen voor het besluit; de gevolgen die het besluit naar te verwachten valt voor de in de onderneming werkzame personen zal hebben; de naar aanleiding daarvan voorgenomen maatregelen. Als na het advies van de ondernemingsraad een besluit wordt genomen, wordt de ondernemingsraad door de ondernemer zo spoedig mogelijk van het besluit schriftelijk in kennis gesteld. Indien het advies van de OR niet of niet helemaal is gevolgd, wordt aan de OR tevens meegedeeld waarom van het advies is afgeweken. De OR heeft ook adviesrecht over de uitvoering van het besluit. Een besluit met een experimenteel karakter is niet adviesplichtig als de gevolgen van het besluit beperkt én tijdelijk zijn (omkeerbaar), terwijl tevens vaststaat dat de eigenlijke besluitvorming pas later zal plaatsvinden. Wanneer sprake is van proefprojecten die gericht zijn op uiteindelijke realisering van een technologische voorziening, heeft de OR wel adviesrecht. Daarmee wordt voorkomen dat de OR buitenspel staat als de besluitvorming stapsgewijs plaatsvindt. 14

15 4.2 Instemmingsrecht Naast adviesrecht heeft de OR bij de invoering van telewerken ook instemmingsrecht. In de WOR is bepaald dat indien de ondernemer wijzigingen wil aanbrengen op het gebied van het sociale beleid van de onderneming, de instemming van de ondernemingsraad nodig is. Deze wijzigingen dienen betrekking te hebben op: een werktijdregeling; een regeling op het gebied van de arbeidsomstandigheden, het ziekteverzuim of reïntegratiebeleid; een regeling op het gebied van personeelsbeoordeling; een regeling op het gebied van het werkoverleg; het verwerken van - en de bescherming van persoonsgegevens en voorzieningen die gericht zijn op of geschikt zijn voor waardering van - of controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van werknemers. Indien door invoering van telewerken één of meerdere van bovengenoemde regelingen wijzigt, is instemming van de OR noodzakelijk. De ondernemer dient het te nemen besluit schriftelijk aan de ondernemingsraad voor te leggen, met daarbij een overzicht van de beweegredenen voor het besluit en de gevolgen die het besluit naar verwachting heeft. 4.3 Afspraken met de OR Naast een verdere uitwerking van de punten die in de CAO zijn opgenomen, kunnen in een regeling met de OR de volgende afspraken over telewerken worden vastgelegd: beoordeling functies die voor telewerken in aanmerking komen; aantal thuiswerkdagen; werktijden; bereikbaarheid; ziek- en herstelmelding; voorbereiding op telewerken (instructie, voorlichting); contactmogelijkheden; personeelsbeoordeling; coaching door leidinggevende; aanwezigheid/bereikbaarheid helpdesk; privacy; evaluatie van de regelingen. 15

16 5 - Telewerken en de belasting Zowel voor computers, meubilair en telefoonkosten is het werkgevers toegestaan onder voorwaarden een belastingvrije vergoeding te geven of producten ter beschikking te stellen aan telewerkers. NB: De bedragen en regelingen die in dit hoofdstuk genoemd worden, zijn de bedragen en regelingen zoals die golden in Voor actuele informatie over regelingen en vergoedingen wordt verwezen naar de belastingdienst ( 5.1 Meubilair Voor de inrichting (bureau, stoel, verlichting e.d.) van een goede telewerkplek in de woning van de werknemer mag de werkgever een belastingvrije vergoeding schenken of goederen ter beschikking stellen. Per vijf kalenderjaren mag maximaal g 1.815,- (incl. BTW) onbelast worden vergoed of ter beschikking gesteld. Toepassing van deze regeling is mogelijk als aan de volgende voorwaarden is voldaan: Er is een schriftelijke, gedagtekende overeenkomst die tenminste naam en adres van de werknemer en de werkgever bevat en de dag of dagen in de week waarop de werknemer in de werkruimte thuis werkt. De werknemer werkt tenminste eenmaal per week gedurende de gebruikelijke werktijd thuis, zonder dat ook naar een arbeidsplaats buiten de woning wordt gereisd. In de werkruimte thuis zijn mogelijkheden aanwezig om het werk met behulp van telematica te verrichten. De inrichting van de werkruimte voldoet aan de eisen gesteld in het Arbeidsomstandighedenbesluit (zie hoofdstuk 6). Indien een werknemer 70% of meer van zijn arbeidsinkomen in de werkruimte thuis verdient (en nog wel een werkplek op kantoor heeft) geldt een andere regeling. In dat geval mag een werkgever 20% van de huur of 20% van de huurwaarde van de woning (bij een eigen woning) verstrekken of vergoeden in verband met kosten van werkruimte thuis. In deze 20% zijn ook de energiekosten en de kosten van de inrichting begrepen. 16

17 Deze vergoeding is ook mogelijk indien de werknemer elders geen werkruimte heeft. In dat geval dient de werknemer minimaal 30% van zijn inkomen in de werkruimte thuis te verdienen en tevens minimaal 70% van zijn inkomen in of vanuit de werkruimte thuis. Met ingang van 2005 hanteert de belastingdienst een ander begrip voor werkruimte. Dit heeft tot gevolg dat de werkgever minder vaak een belastingvrije vergoeding voor de werkkamer zal kunnen geven. De werkkamer moet aan twee criteria voldoen om in aanmerking te kunnen komen voor een belastingvrije vergoeding van de werkgever. Allereerst moet de werkkamer als een zelfstandig gedeelte van de woning kunnen worden aangemerkt (eigen ingang, sanitair e.d.) waardoor er additionele kosten aan de werkruimte verbonden zijn. Het tweede criterium is dat de werkkamer intensief moet worden gebruikt voor de verwerving van inkomen. Om dit te meten blijft het huidige criterium bestaan. 5.2 Computers en bijbehorende apparatuur Voor computers en bijbehorende apparatuur is een belastingvrije vergoeding of verstrekking mogelijk. Per drie kalenderjaren mag in totaal maximaal g 2.269,- (incl. BTW) belastingvrij worden vergoed. Bijbehorende apparatuur is apparatuur die bestemd is om aan de computer te worden gekoppeld om informatie uit te wisselen. Voorbeelden hiervan zijn een modem, een printer, een fax, een docking station en een digitale fotocamera. Een organizer voldoet niet aan de definitie van bijbehorende apparatuur, omdat deze vooral bedoeld is om zelfstandig te worden gebruikt. De voorwaarde voor toepassing van deze regeling is dat bij de aanschaf van een computer met bijbehorende apparatuur het zakelijke gebruik wordt getoetst. Bij de vergoeding van later los aangeschafte bijbehorende apparatuur hoeft het zakelijke gebruik niet nogmaals voor de afzonderlijke delen te worden getoetst. Dit dient wel te gebeuren als deze apparatuur geheel of gedeeltelijk zelfstandig kan worden gebruikt en niet snel kan worden aangenomen dat zij mede dient voor de uitoefening van de dienstbetrekking (bijvoorbeeld een digitale camera). 17

18 5.3 Telefoonkosten Vergoedingen voor telefoonkosten en het verstrekken van (mobiele) telefoons kunnen geheel of gedeeltelijk van belasting vrijgesteld zijn. De belastingdienst heeft hiervoor verschillende regelingen. Er zijn twee regelingen die alleen gelden voor abonnementen: Voor een telefoonabonnement van de werknemer met meer dan één nummer of aansluiting (bijvoorbeeld een ISDN-abonnement) geldt dat een bedrag van g 19,59 per maand voor eigen rekening van de werknemer komt. Alleen het bedrag daarboven kan belastingvrij worden vergoed. Voorwaarde voor deze gedeeltelijke vrijstelling is dat het zakelijke gebruik meer dan 10% van het totale gebruik is. Het tweede en volgende telefoonabonnement kan geheel belastingvrij worden vergoed. Ook daarvoor geldt de voorwaarde dat het zakelijke gebruik meer dan 10% van het totale gebruik is. Er zijn ook twee regelingen voor abonnementen en gesprekskosten samen: Een werkgever mag een (mobiele) telefoon ter beschikking stellen of vergoeden mits een bedrag van g 22,69 per maand bij het loon van de werknemer opgeteld wordt. Deze gedeeltelijke vrijstelling is niet van toepassing als de waarde van het privé-gebruik van de telefoon (incl. abonnement) hoger is dan g 454,- per jaar. In dat geval moet het werkelijke privé-voordeel tot het loon gerekend worden (zie voorbeeld hierna). Een tweede of volgende (mobiele) telefoon kan belastingvrij worden vergoed of verstrekt, als de telefoon voor 90% of meer wordt gebruikt voor het werk. Voorbeeld: Een werknemer ontvangt een vergoeding voor abonnements- en gesprekskosten van een ISDN-aansluiting. Het zakelijke gebruik is meer dan 10% van het totale gebruik. Eerst dient bepaald te worden of het privé-gebruik niet meer is dan g 454,- per jaar. Daarvoor moet de omvang van de kosten van het abonnement en de privé-gesprekskosten vastgesteld worden. Voor de abonnementskosten bij ISDN neemt de belastingdienst g 235,08 per jaar (g 19,59 per maand) in aanmerking. 18

19 Als de kosten van de privé-gesprekken op jaarbasis niet meer dan g 218,92 (g g 235,08) bedragen, geldt het normbedrag van g 22,69 per maand. Dit bedrag dient opgeteld te worden bij het loon. Als het privé-gebruik meer is dan g 235,08 per jaar, mag de regeling voor abonnementen en gesprekskosten niet toegepast worden. Wel kan de regeling voor abonnementen toegepast worden. In dat geval geldt een onbelaste vergoeding van de werkelijke abonnementskosten verminderd met g 19,59 per maand en mogen de werkelijke zakelijke gesprekskosten onbelast vergoed worden. De belastingdienst rekent in dit geval dus de werkelijke kosten van de privé-gesprekken en g 19,59 per maand (voor het abonnement) tot het loon. 19

20 6 - Arbeidsomstandigheden De werkgever is primair verantwoordelijk voor de arbeidsomstandigheden waaronder werknemers werken. Dit betekent dat de werkgever moet zorgen voor een goede werkplek van de telewerker. In beginsel zijn alle algemene verplichtingen van de Arbowet onverkort van toepassing op telewerk. Dat geldt bijvoorbeeld voor de algemene zorg voor veilig en gezond werken, de verplichting tot het maken van een risico-inventarisatie en de verplichting tot het geven van voorlichting en onderricht. Sommige wettelijke bepalingen blijven bij telewerk buiten toepassing, omdat de werkgever daaraan niet kan voldoen. Dit geldt bijvoorbeeld voor de verplichting om eerste hulp bij ongevallen te bieden en in noodsituaties de werknemers te evacueren. Voor de belastingdienst dient de inrichting van de werkruimte te voldoen aan artikel 5.15 en artikel 6.30 van de Arbowet. Dit houdt in: Arbobesluit 5.15 De arbeidsplaats van een thuiswerker is zodanig ingericht dat de arbeid zoveel mogelijk zittend op ergonomische wijze kan worden verricht. Daartoe zijn een doelmatige zitgelegenheid en een doelmatig werkblad of een doelmatige werktafel ter beschikking gesteld. Indien de thuiswerker reeds uit eigen hoofde beschikt over de bedoelde voorzieningen, behoeven deze niet alsnog ter beschikking te worden gesteld. Arbobesluit 6.30 Op de arbeidsplaats zijn de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting aanwezig. Indien de thuiswerker reeds uit eigen hoofde beschikt over de bedoelde voorziening, behoeft de thuiswerkgever deze niet alsnog ter beschikking te stellen. Bij telewerk gelden bovendien een tweetal aanvullende verplichtingen: Op grond van het Besluit Thuiswerk moet de werkgever bepaalde gegevens beschikbaar hebben: de naam en het adres van de telewerkers, gegevens over werkzaamheden en apparatuur die daarbij gebruikt wordt. Bovendien heeft de werkgever de verplichting om voorzieningen te treffen wanneer de werkplek niet aan de gestelde 20

21 Arbo-eisen voldoet, of de telewerker niet over de benodigde middelen beschikt. Op grond van het Besluit Beeldschermwerk moet de werkgever de telewerker in de gelegenheid stellen om oogonderzoek te ondergaan. In dit besluit wordt tevens een aantal specifieke eisen gesteld aan de apparatuur, het werkblad en dergelijke waarvan de telewerker gebruik maakt. De werkgever is verantwoordelijk voor het onderhoud van de apparatuur waarmee de telewerker werkt. Voor beeldschermwerkplekken in een thuissituatie gelden in principe dezelfde eisen als in een kantoorsituatie. De werkplekgebonden voorzieningen - zoals stoel, werktafel, verlichting en beeldschermapparatuur - dient ook bij telewerk te voldoen aan algemene eisen van ergonomisch ontwerp. De verplichtingen van de werkgever zijn beperkt tot deze werkplekgebonden voorzieningen en strekken zich niet uit tot de omgevingsfactoren, zoals verwarming en ventilatie. Beeldschermwerk thuis moet als dit langer dan twee uur gemiddeld per dag plaatsvindt, voldoen aan dezelfde eisen die gelden voor beeldschermwerk op kantoor. Dit betreft ook: de afwisseling van het werk door andersoortig werk of pauzes; het oogonderzoek en het verschaffen van oogcorrectiemiddelen; de beeldschermapparatuur en het meubilair; de inrichting van de beeldschermplek en de gebruikte programmatuur; de verlichting. Alle kosten die verbonden zijn aan de naleving van de Arbowet komen voor rekening van de werkgever en mogen niet ten laste van de werknemers worden gebracht. Werkgevers hebben het recht om de arbeidsomstandigheden van hun telewerkers thuis te controleren, maar niet zonder toestemming van de telewerker. De werkgever moet bij eventueel huisbezoek de nodige zorgvuldigheid in acht nemen. Het moet altijd vooraf worden aangekondigd en op een redelijk tijdstip plaatsvinden. De telewerker heeft recht op eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer: tegen de wil van de bewoner mag de werkgever nooit de woning binnentreden. 21