Stafbureau Concerncontrol

Transcriptie

1 Onderzoek naar omstandigheden en oorzaken van de stijgende uitvoeringskosten en de mogelijkheden om deze te beperken Samenvatting ten behoeve van colleges en raden van de deelnemende gemeenten Datum: 29 januari 2015 Versie: 1 J.W. van Lenthe Concerncontroller Gemeente Harderwijk 1

2 Inhoudsopgave 0. Situatieschets 1. Normstelling 2.Onderzoeksvragen 3. Conclusies 4. Adviezen 5. Reactie SDV 6. Vervolgtraject 2

3 0. Situatieschets De Sociale Dienst Veluwerand kampt al enige jaren met hogere uitgaven op het gebied van uitkeringen en bedrijfsvoeringskosten dan begroot. Dit heeft in 2011 ook geleid tot een verzoek van de directie van de SDV om tot een verhoging van de budgetten voor uitvoeringskosten te komen tot een bedrag van circa , - Dit verzoek is indertijd niet gehonoreerd door de deelnemende gemeenten. Integendeel; de gemeente Harderwijk heeft in het kader van de bezuinigingen die zij zelf doorgevoerd heeft op de bedrijfsvoering een taakstellende bezuiniging opgelegd aan de SDV tot een bedrag van in 2014 en in Om deze bezuiniging te realiseren zou, rekening houdende met de verdeelsleutel van de bedrijfsvoeringskosten tussen de gemeenten, een verlaging van de bedrijfsvoering met , - moeten worden doorgevoerd. Indien deze bezuiniging zou worden doorgevoerd zou dat voor Ermelo leiden tot een lagere bijdrage van circa , - en voor Zeewolde een bedrag van , -. Medio 2014 heeft de huidige directeur via begrotingswijziging bij bestuur en gemeenten een voorstel gedaan om de bedrijfsvoeringsbudgetten te verhogen met , - voor de jaren 2014 en De achterblijvende daling van clienten door een hoger aantal aanmeldingen, de beleidsmatige invoering van de participatiewet en de verwachte stijging van het aantal clienten als gevolg van de invoering van de Participatiewet, zijn o.a. debet aan dit verzoek. Op 1 maart 2014 is de SDV omgezet in een collegeregeling waarbij niet langer raadsleden zitting hebben in het AB van de SDV, maar AB en DB worden bezet door de portefeuillehoudende wethouders. Vóór de verkiezingen in 2014 is het verzoek voor verhoging van de bedrijfsvoeringskosten al aan de orde geweest in het toenmalige bestuur. Hierover is toen geen besluit genomen. Na de verkiezingen (die ertoe geleid hebben dat het bestuur van de SDV geheel vernieuwd is) is deze verhoging opgenomen in de prognose van de bedrijfsvoeringskosten over 2014 en 2015 en is een begrotingswijziging voorgelegd aan het (nieuwe) bestuur. Inmiddels heeft het AB positief besloten op de begrotingswijziging. De gemeente Ermelo heeft naar aanleiding hiervan nog geen zienswijze ingediend. De gemeente Harderwijk, die het grootste deel van de kosten moet dragen, wilde laten onderzoeken in hoeverre dit noodzakelijk is. De gemeente Zeewolde is inmiddels akkoord gegaan. Het collegebesluit naar aanleiding van de 1 e begrotingswijziging evenals de zienswijze van de raad van Harderwijk vermelde: Het stafbureau Concerncontrol, in samenwerking met Ermelo en Zeewolde, onderzoek te laten doen naar de omstandigheden en oorzaken van de stijging van de uitvoeringskosten van de SDV evenals de mogelijkheden om deze te verminderen. Vervolgens heeft het DB van de SDV in overleg met Harderwijk opdracht gegeven dit onderzoek te laten uitvoeren. De uitkomsten van dit onderzoek liggen nu voor. 3

4 1. Normstelling Bij dit onderzoek zijn de volgende normen gehanteerd: A. De SDV heeft voor de uitvoering voldoende ruimte binnen de begroting om haar werk op een goede wijze te kunnen uitvoeren. B. Ten behoeve van een soepele bedrijfsvoering mag de directie binnen een norm van maximaal 10 % de bedrijfsvoeringsbudgetten zelfstandig overschrijden. C. Vóórdat de begroting wordt overschreden met meer dan 10 % vindt overleg plaats tussen directie en bestuur. Het bestuur geeft vóóraf schriftelijk toestemming. D. Dit bestuursbesluit is door de directie vooraf op de bestuursagenda gezet. Er vindt specifieke (schriftelijke) besluitvorming plaats. Dit blijkt uit de definitieve notulen. E. Vóórdat het bestuur toestemming geeft, hebben de wethouders fiat van hun college voor het toestaan van een overschrijding. F. Bestuursleden en hun colleges zijn ambtelijk geadviseerd alvorens zij een besluit nemen. G. Directie en controller SDV hebben voorafgaande aan de ambtelijke advisering overleg. Dit overleg vindt minimaal 14 dagen voorafgaande aan besluitvorming binnen de colleges plaats. Uitgaande van een toereikende begroting, worden bovenstaande stappen in omgekeerde volgorde doorlopen alvorens de begroting wordt overschreden. Uiteraard is het de kunst het niet zover te laten komen. Tijdens ons onderzoek zijn wij nagegaan in hoeverre deze normen worden nageleefd. Uiteraard verdient het de voorkeur begrotingsoverschrijdingen te voorkomen indien dit mogelijk is in de tijd. In principe is dit de norm. 2. Onderzoeksvragen Het onderzoek zal antwoord moeten geven op de volgende vragen: 1. Welke omstandigheden waren van invloed op de ontstane situatie? 2. Wat zijn de mogelijkheden om de kosten te verminderen? Zijn hierbij meerdere scenario s mogelijk bijvoorbeeld om bijvoorbeeld niet de gehele ophoging van budgetten te honoreren? Of is het: alles of niets? 3. In hoeverre is het technisch mogelijk (in verband met mogelijk al aangegane contracten) om binnen bestaande budgetten te blijven? 4. Waarom is een ophoging van de budgetten nodig? Wat is de oorzaak? Wat zijn de gevolgen als de budgetten niet worden verhoogd? 5. Heeft de SDV de bezuinigingsopdracht van de gemeente Harderwijk adequaat en voortvarend genoeg opgepakt? 4

5 3. Conclusies Onderzoeksvraag 1 Welke omstandigheden zijn van invloed geweest? De begroting van de SDV gaf de afgelopen jaren geen goed beeld weer van de te verwachten kosten. Deels kan dit te wijten zijn het feit dat deze een jaar voor het boekjaar wordt opgesteld. De SDV heeft de afgelopen jaren steeds bij de eerste marap een budgetverhoging voorgesteld en deze is vervolgens ook steeds door het bestuur gehonoreerd. De communicatie hierover met gemeente Harderwijk (grootste betaler) is stroef verlopen. De budgetverhoging 2014 was hoger dan voorgaande jaren. Het nieuwe bestuur van de SDV was onvoldoende bekend met deze situatie en ook niet bereid deze zondermeer te accepteren. Onderzoeksvraag 2/3 Wat zijn de mogelijkheden om de budgetoverschrijding te beperken? Inmiddels waren er verplichtingen aangegaan voor circa 85 % van het gevraagde bedrag. De budgetoverschrijding was daarmee een feit en vrijwel niet te verminderen. Wanneer alle contracten zo snel mogelijk zouden worden beëindigd zouden de kosten circa , - lager uitvallen. Maar dit zou vergaande gevolgen voor de bedrijfsvoering hebben. Om die reden is hiervoor niet gekozen. Onderzoeksvraag 4 Waarom is ophoging van de budgetten nodig? Wat is de oorzaak? Wat zijn de gevolgen als de budgetten niet worden verhoogd? De stijging van het aantal clienten, extra verantwoordingseisen, verbetering interne organisatie (functiescheiding en interne controle) zijn min of meer structurele componenten die ten grondslag liggen aan het verzoek tot budgetophoging. Daarnaast zijn de invoering Participatiewet, extra communicatie en invoering lean werken als incidentele oorzaken aan te merken. Vervolgens leidt het concept van Pay-rol voor het realiseren van een flexibele schil bovenop het vaste personeelsbestand tot een opslag van circa 60% op de loonkosten. Als de budgetten niet worden verhoogd, dan zal dit volgens zeggen van de directeur en controller van de SDV ernstige gevolgen voor de bedrijfsvoering hebben. Mog elijk zou ook de rechtmatigheid van de uitkeringen niet meer kunnen worden gegarandeerd. Onderzoeksvraag 5 Heeft de SDV de bezuinigingsopdracht van de gemeente opgepakt? De SDV heeft geen gehoor gegeven aan de wens van de gemeente Harderwijk om de gemeentelijke bijdrage in 2014 met , - te verlagen en zal in 2015 geen verlaging van het gemeentelijk aandeel met , - realiseren. In het bestuur van de SDV is ook niet besloten deze bezuiniging door te voeren. Wederzijdse verwachtingen/informatieuitwisseling De drie gemeenten gingen tot voor kort verschillend om met de informatie van de SDV. De verwachtingen, te doorlopen bestuurlijke planningen weken ook af. Met de komst van de gemeentelijke contactambtenaar voor drie gemeenten zou dit probleem opgelost worden. 5

6 4. Adviezen Advies 1. Afstemming bij het opstellen van financiële stukken van de gemeente Bij het opstellen van kadernota en begroting van de gemeente vindt inhoudelijke afstemming plaats tussen gemeente en de SDV over (financiële) ontwikkelingen die nog geen weerslag in de gemeentelijke begrotingen hebben gevonden. De gemeentelijke contactfunctionaris zorgt voor afstemming tussen afdelingen van de gemeenten en SDV. Advies 2 een redelijke budgettaire vrijheid voor de directeur SDV Kom als bestuur SDV met de directeur SDV overeen dat tot een maximum van 10 % van de uitvoeringskosten mag worden overschreden zonder toestemming vooraf van het AB. Bij de marap en jaarrekening wordt achteraf verantwoording afgelegd en binnen deze marge is geen begrotingswijziging nodig. Voorwaarde is wel dat vervolgens de begroting niet structureel met 10% wordt overschreden. Advies 3 Niet meer uitgaven dan begroot Kom als bestuur SDV met de directeur SDV overeen dat niet meer ui tgaven worden gedaan dan de begroting toelaat. Voorafgaande aan meerkosten wordt een gewijzigde begroting door het AB van de SDV vastgesteld. Advies 4 duidelijke (voorbereiding van) besluitvorming in het bestuur SDV Kom als bestuur van de SDV met de directeur SDV overeen dat belangrijke besluitvorming in het bestuur wordt voorafgegaan door duidelijke schriftelijke vraagstelling aan het be stuur. Implicite besluitvorming is niet wenselijk en schept verwarring. In dit kader is het ook van belang dat bestuursvergaderingen ambtelijk tijdig kunnen worden voorbereid. Hierbij moet ook rekening worden gehouden met de agenda s bij gemeenten. Vier weken voor de bestuursvergadering is hierbij aan te merken als een minimumvoorbereidingstijd die moet worden gehanteerd. Ambtenaren moeten tijdig hun colleges kunnen adviseren. Advies 5 terugkoppeling vanuit het bestuur SDV Koppel als bestuurder van de SDV de besluitvorming binnen de SDV terug naar de ambtelijke beleidsadviseurs, zoadat zij bij de daarop volgende advisering rekening kunnen houden met genomen besluiten. De gemeentelijke P&C-cyclus kan op deze wijze aan kwaliteit winnen. Advies 6. verduidelijk de rolverdeling tussen gemeente, de gemeentelijk contactfunctionaris en de advisering door de SDV De gemeente heeft de regie De gemeente stelt het beleid vast en heeft de regie bij de uitvoering van dit beleid. Dat betekent dat een ambtenaar in dienst van de gemeente een begeleidend advies bij een beleidstuk schrijft voor B&W en raad bij de diverse gemeenten. De SDV(participatiewet) en IG(WSW-oud)schrijven beleidsvoorstellen De SDV en de RNV/bestuurscommissie/Inclusief Groep doen voorstellen voor het beleid participatiewet in overleg met de contactfunctionaris/het programmateam. De contactfuctionaris zorgt ervoor door afstemming in het voortraject dat beide beleidsvoorstellen beleidsmatig op 6

7 elkaar aansluiten. De beleidsvoorstellen worden van commentaar voorzien in een begeleidend advies voor de colleges/raden door de contactfunctionaris/het programmateam. Door een duidelijke scheiding tussen beleidsmakers en ambtelijk adviseurschap ontstaat een optimale en transparante rolopvatting. Zo wordt een doelmatige uitvoering door uniformiteit bereikt en ook voorkomen dat de SDV beleid van een ander moet uitvoeren. De gemeente bepaalt het budget participatiewet SDV en IG. Aangezien de SDV en de RNV/Inclusief Groep beide belanghebbende zijn bij de verdeling van het participatiebudget, adviseren zij niet B&W en raad van de individuele gemeenten. Wel kunnen zij voorstellen doen die bij de advisering over de verdeling van het budget worden meegenomen. Duidelijkheid over de benodigde formatie/formatie-onderzoek Geadviseerd wordt een aanvullend (formatie-)onderzoek in opdracht van het bestuur van de SDV uit te laten voeren. Allereerst zou daarbij nagegaan moeten worden of de opdrachtbeleving van de SDV overeenstemt met die van de gemeenten. Zijn partijen het daar over eens geworden dan kan de daarbij behorende formatie worden onderzocht en kan worden nagegaan op welke wijze hierin het best (tijdelijk, structurel etc.) voorzien kan worden. 7

8 5. Reactie SDV De directie SDV onderschrijft het geschetste beeld en de voorgestelde oplossingsrichtingen. Dit betekent dat op het gebied van bedrijfsvoering en in control komen van de SDV, gezamenlijk het beeld bestaat dat nog stappen moeten worden gemaakt. Door transparante informatie - uitwisseling zal dit ten goede komen aan de relatie tussen SDV en gemeenten. 8

9 6. Vervolgtraject Het rapport is behandeld in het DB van de SDV. Het vervolgtraject ziet als volgt uit: 1. Het DB van de SDV heeft uitgesproken hoe zij met de adviezen wil omgaan. Hierover worden de colleges en raden separaat geïnformeerd. 2. De gemeenten bepalen in onderling overleg en in overleg met de SDV hoe zij met eventuele in de in de toekomst nog te verwachten overschrijdingen op de bedrijfsvoering willen omgaan. 3. Harderwijk bepaalt zelf hoe zij wil omgaan met de niet gerealiseerde financiële taakstelling. 9