Rekenkamercommissie Land van Heusden en Altena

Transcriptie

1 Bijlage 1 Rekenkamercommissie Land van Heusden en Altena Rapport onderzoek externe inhuur gemeente Aalburg 1. Aanleiding Als Rekenkamercommissie willen wij de gemeenteraad ondersteunen bij haar taakstellende en controlerende taak. Dit doen wij door een of twee keer per jaar een onderzoek te doen en daarover een rapport uit te brengen aan de gemeenteraad. De aanleiding voor dit onderzoek is dat de Rekenkamercommissie uit contacten met onder andere gemeenteraadsleden is gebleken dat de gemeenteraad van Aalburg geen goed inzicht heeft in alle werkelijke kosten van inhuur van derden (externe inhuur). De gemeenteraad van Aalburg staat hierin niet alleen. In vele andere gemeenten maar ook bij het Rijk worden regelmatig kritische vragen gesteld over de omvang van de externe inhuur, zeker in tijden van bezuiniging. 2. Doelstelling Doel van het onderzoek is om na te gaan in hoeverre de gemeente Aalburg grip heeft op het proces van inhuur van externen (waarom, wat, waarvoor, wat niet, bewaking en evaluatie). Het onderzoek is gericht op de totale omvang (in euro s) van de externe inhuur en de werkwijze van de organisatie en strekt zich uit over de jaren 2012 en Centrale vraag en deelvragen De centrale onderzoeksvraag luidt als volgt: Hoe heeft de gemeente Aalburg het beleid ten aanzien van inhuur van externe deskundigheid vorm gegeven?vindt deze op een doelmatige en doeltreffende wijze plaats en wordt de gemeenteraad hierover op de juiste manier geïnformeerd? De centrale onderzoeksvragen wordt beantwoord met behulp van de volgende deelvragen: 1. Is er een beleid opgesteld met adequate regels voor de inhuur van externe deskundigheid en wordt er een adequate definitie van externe inhuur gehanteerd? 2. Wordt de externe inhuur in Aalburg op adequate wijze verantwoord in het financiële administratiesysteem en kan vanuit dit systeem inzicht worden gegeven over de aard en omvang (in euro s) van de externe inhuur? 3. Vindt de inhuur op goede wijze plaats? a. Is er bij de inkoop/aanbestedingsfase aangestuurd op de meest gunstige prijs kwaliteitverhouding? b. Is de opdrachtformulering adequaat? c. Wordt er tussentijds voldoende gemonitord op de inhuur? d. Is het resultaat optimaal ten opzichte van de opdracht? e. Is er meerwaarde geleverd in vergelijking met uitvoering door de gemeente? f. Wordt de externe inhuur geëvalueerd, zo ja wanneer en hoe? 1

2 4. Op welke wijze verkrijgt de gemeenteraad informatie over de inhuur en gebeurt dit adequaat? 4. Onderzoeksmethode Het onderzoek wordt als volgt uitgevoerd: 1. Relevante documenten verzamelen, bestuderen en analyseren. 2. Doornemen van een nader te bepalen aantal dossiers van grotere investeringsprojecten waarbij externe bureaus zijn ingeschakeld. 3. Op 19 mei en 27 mei 2014 zijn interviews gehouden met de volgende functionarissen binnen de gemeentelijke organisatie: a. Hoofd sector Middelen en Afdelingshoofd Financiën b. Hoofd sector Grondzaken c. Afdelingshoofd VROM d. Gemeentesecretaris Van elk interview is een verslag gemaakt dat ter accordering aan de geïnterviewde is voorgelegd. Daar waar nodig, zijn de verslagen aangepast. Tevens zijn naar aanleiding van de interviews nog enkele documenten aangeleverd. 4. Opstellen bevindingen in een eerste conceptrapport. Het rapport met bevindingen is vervolgens besproken in een gesprek tussen gemeentesecretaris, hoofd sector Middelen en de Rkc. 5. Na verwerking van de reacties is het rapport aangevuld met conclusies en aanbevelingen. Dit rapport is voor een bestuurlijke reactie voorgelegd aan het College. Het rapport, de conclusies en aanbevelingen zullen desgewenst vooraf worden besproken met de portefeuillehouder en gemeentesecretaris en waar nodig toegelicht door de Rkc. 6. Na ontvangst van de reactie van het College wordt het rapport eventueel vergezeld van een nawoord van de Rekenkamercommissie aangeboden aan de Raad. Beschrijving bevindingen, conclusies en aanbevelingen Naar aanleiding van de dossierstudie en de afgenomen interviews worden per deelvraag eerst de bevindingen weergegeven. Deze bevindingen zijn afgestemd met de ambtelijke organisatie. Vervolgens trekt de Rekenkamercommissie per deelvraag haar conclusie(s) en geeft één of meerdere aanbevelingen waar dat relevant wordt geacht. 1. Is er een beleid opgesteld met adequate regels voor de inhuur van externe deskundigheid en wordt er een adequate definitie van externe inhuur gehanteerd? Beleid De gemeente Aalburg beschikt (behoudens het Inkoop- en aanbestedingenbeleid 2012) niet over een uitgeschreven en vastgesteld beleid met betrekking tot inhuur. Wel is er in de loop van de tijd een vast stramien aan spelregels ontstaan, op basis waarvan tot externe inhuur wordt besloten. Dit is een permanent proces, waar bij iedere gelegenheid weer opnieuw wordt bezien wat de beste aanpak is. Zelf doen, inhuren van capaciteit of aanbesteding. Het beleid ontwikkelt zich gaandeweg, waarbij het organisatie jaarplan een belangrijke schakel vormt. In het organisatie jaarplan (plus de sector jaarplannen) worden opdracht en capaciteit naast elkaar gelegd en wordt de vraag beantwoord wat de organisatie zelf oppakt en waarvoor de organisatie gaat inhuren. Het organisatie jaarplan heeft het 2

3 karakter van een contract tussen College en het managementteam (MT). In geval van ziekte en vacatures, wordt door het MT de afweging gemaakt al dan niet over te gaan tot inhuur om de knelpunten in de organisatie op te vangen. De kosten van dergelijke inhuur worden ten laste gebracht van het personeelsbudget en indien er onvoldoende dekking is, worden deze kosten in een tussenrapportage verwerkt. Mocht er anderszins sprake zijn van frictie, wat moet blijken uit het organisatie jaarplan, wordt het besluit tot inhuur voorgelegd aan het college en vervolgens meegenomen in een tussenrapportage aan de Raad. Afhankelijk van onderwerp en omvang is het ook mogelijk dat het voorgenomen besluit afzonderlijk wordt voorgelegd aan de Raad. Inhuur kent verschillende aanleidingen: - Het flexibel houden van de vacatureruimte, zeker wanneer onduidelijk is of een taak ook in de huidige vorm moet worden voortgezet; - Inhuur van tijdelijk extra capaciteit (in verband met ziekte of extra werkzaamheden). Een voorbeeld van het laatste is de inhuur van specifieke deskundigheid voor de actualisatie van de bestemmingsplannen; - Gebruik van payroll-constructies met nieuwe medewerkers (waar mogelijk en noodzakelijk) om de risico s van eventuele beëindiging van aanstelling te beperken. De afspraken met Flex netwerk West-Brabant kunnen als procedureel kader bij inhuur worden beschouwd. Het voordeel van deze flexpool is dat men kwalitatief de goede mensen kan inhuren, daarbij voldaan wordt aan de voorwaarden van aanbesteding en de administratieve verwerking eenvoudig en eenduidig is. Definitie Er is binnen de gemeente Aalburg geen duidelijke definitie van externe inhuur. Diverse gesprekspartners geven naar eigen inzicht de volgende definities: 1. Inhuur moet tijdelijk zijn, er moet sprake zijn van kortlopende klussen die een paar maanden duren; 2. Inhuur of aanbesteding laat zich scheiden door de post ten laste waarvan de kosten worden geboekt: a. Ten laste van de exploitatie b. Ten laste van projecten c. Ten laste van het personeelsbudget (ziekte, vacatures) 3. Er is sprake van inhuur als de inhuurkracht rechtstreeks door een medewerker van de gemeente wordt aangestuurd en er sprake is van vergoeding op basis van geleverde uren. Als er sprake is van een prestatie door een externe, en dat de grondslag voor de vergoeding vormt, is er sprake van aanbesteding of inkoop. Conclusie Op basis van haar bevindingen trekt de Rkc de conclusie dat de gemeente Aalburg geen expliciet beleid heeft opgesteld met adequate regels voor de inhuur van externe deskundigheid en er wordt geen eenduidige adequate definitie van externe inhuur gehanteerd. Ook de door het College op vastgestelde Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012 voorziet niet in deze lacune. Het gevolg is dat de organisatie het onderscheid tussen de verschillende soorten van inhuur en aanbesteding niet scherp heeft. De Rkc onderkend dat dit onderscheid ook lastig te maken is, echter naar onze mening is het voor zowel de Raad, het College alsook voor de ambtelijke organisatie een goede zaak wanneer hier meer eenduidigheid gaat ontstaan door beleid op te stellen met adequate regels voor de inhuur van externe deskundigheid, alsmede een eenduidige adequate definitie van de verschillende soorten van externe inhuur. 3

4 Aanbeveling Stel beleid op met adequate regels voor de inhuur van externe deskundigheid alsmede een eenduidige adequate definitie van de verschillende soorten van externe inhuur. 2. Wordt de externe inhuur in Aalburg op adequate wijze verantwoord in het financiële administratiesysteem en kan vanuit dit systeem inzicht worden gegeven van de aard en omvang (in euro s) van de externe inhuur? Van inhuur wordt ieder kwartaal een overzicht opgesteld, door het MT besproken en ter kennis gebracht van OR en college. Wanneer zich knelpunten voordoen (budgetoverschrijdingen) wordt dit in een tussenrapportage aan de Raad gerapporteerd. Uit de ontvangen overzichten blijkt dat de kosten van inhuur in 2012 in totaal 1,01 mln bedragen en in 2013 in totaal 1,05 mln. Van de totale uitbestedingen (inhuur, aanbestedingen en taken uitgevoerd door gemeenschappelijke regelingen) bestaat geen regulier overzicht. De aanbestedingen zijn in de verschillende begrotingsposten ondergebracht. Uit aangeleverde gegevens blijkt dat de totale kosten van inhuur, aanbestedingen en taken uitgevoerd door gemeenschappelijke regelingen uitkomen op 10,90 mln. in 2012 en 12,86 mln. in Bij de afdeling VROM wordt wekelijks door de inhuurkrachten een urenverantwoording opgeleverd, waarin gemaakte uren per project worden verantwoord. Dit dient voor de interne kostenverantwoording per project en tegelijk als controlemogelijkheid voor de declaratie van de uitlenende organisatie. De afdeling VROM is de afdeling waar veruit de meeste inhuur plaats vindt. Deze afdeling is de enige afdeling die een dergelijk urenverantwoordingssysteem hanteert. Bijkomende reden waarom juist deze afdeling een urenverantwoordingssystematiek hanteert is de doorbelasting van gemaakte kosten naar derden (bijvoorbeeld bestemmingsplanwijzigingen). Conclusie Op basis van haar bevindingen concludeert de Rkc dat de ambtelijke organisatie in staat is gebleken zowel de kosten van inhuur alsook de kosten van de totale uitbestedingen (inhuur, aanbestedingen en taken uitgevoerd door gemeenschappelijke regelingen) over de jaren 2012 en 2013 inzichtelijk te maken. Van de totale uitbestedingen bestaat nog geen regulier overzicht. Tevens concludeert de Rkc dat het urenverantwoordingssysteem dat door de afdeling VROM wordt gehanteerd een toegevoegde waarde kan hebben voor andere afdelingen die ook met inhuur te maken hebben. Aanbeveling Nadat het beleid met regels voor inhuur van externe deskundigheid en een eenduidige definitie van de verschillende soorten van externe inhuur is vastgesteld, verdient het aanbeveling om zo spoedig mogelijk conform daaraan het financiële administratiesysteem in te richten, zodat vanuit dit systeem op elk gewenst moment eenvoudig inzicht kan worden gegeven van de aard en omvang (in euro s) van de externe inhuur. Zorg dat alle afdelingen werken met een eenduidig urenverantwoordingssysteem van waaruit correcte boekingen in het financiële administratiesysteem worden ondersteund. 4

5 3. Vindt de inhuur op goede wijze plaats? Is er bij de inkoop/aanbestedingsfase aangestuurd op de meest gunstige prijs kwaliteitverhouding? Is de opdrachtformulering adequaat? Inkoop- en aanbestedingenbeleid 2012 In oktober 2011 heeft de Raad de nieuwe kaders voor het nieuwe Inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld (voor leveringen, diensten en werken). De Raad hecht er veel waarde aan dat deze nieuwe inkoop- en aanbestedingsregels zorgvuldig worden toegepast. Met name het behalen van een scherpe prijs wordt belangrijk gevonden, waarbij ook roulatie van het aantal inschrijvende partijen bij meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedures van belang wordt geacht. Organisatiebreed en met name bij de afdeling Openbare Werken omdat deze regelmatig aanbestedingstrajecten uitvoert, betekent dit dat in 2012 en de komende jaren er extra aandacht zal moeten worden besteed aan het borgen en monitoren van deze processen. Voor de gehele organisatie zal hierover jaarlijks aan de Raad over rapporteren. Het inkoop- en aanbestedingenbeleid wordt in zijn algemeenheid goed hanteerbaar bevonden. Bij inhuur zijn er geen in het oog springende knelpunten. Dat ligt iets anders bij de aanbesteding van diensten. De verplichting tot meervoudige aanbesteding is van toepassing op relatief kleine opdrachten. De organisatie vraagt zich af of opdrachten die net boven die grens zitten wel zo omvangrijk zijn dat het verplicht opvragen van meerdere offertes niet een te grote belasting oplevert voor zowel de gemeente als de aanbieders. Bij vaste aanbestedingen en bij raambestekken vindt de organisatie de regels wel prima toe te passen, al kost het wel enige doorlooptijd. In geval van innovatieve aanbestedingen loopt men soms tegen problemen op. Het wordt als waardevol ervaren wanneer er meer mogelijkheden zouden bestaan om in dergelijke gevallen meer ruimte te hebben. Afwijkingen van de voorgeschreven werkwijze in het inkoop- en aanbestedingenbeleid worden ter besluitvorming voorgelegd aan het College. Daar waar daadwerkelijk moet worden afgeweken beslist het College en via de besluitenlijst wordt de Raad geïnformeerd. In een enkel uitzonderlijk geval is in het verleden ook de Raad betrokken bij de keuze voor de wijze van aanbesteding. Bij de gunning wordt in de regel gebruik gemaakt van het criterium economisch meest voordelig. Het benoemen en beschrijven van de gunningcriteria dwingt om goed te formuleren aan welke kwaliteit de aanbesteding moet voldoen. Het komt voor dat de organisatie voor andere criteria kiest dan alleen de prijs. Als voorbeeld is genoemd de aanleg van een fietspad langs de Veensesteeg. Aalburg heeft hier gekozen voor de aanleg van een fietspad dat naar verwachting op langere termijn minder onderhoudskosten met zich mee zal brengen. Door middel van reguliere interne controle wordt ook de rechtmatigheid van inkoop- en aanbestedingstrajecten gecontroleerd. Overigens doet ook de accountant daar steekproefsgewijs onderzoek naar. De evaluatie van het inkoop- en aanbestedingenbeleid moet nog plaatsvinden en ook de rapportage over inhuur aan de Raad, zoals aangekondigd in het jaarplan 2013, is tot op heden nog achterwege gebleven. Het College is voornemens in 2014 het inkoop- en aanbestedingenbeleid te evalueren en te starten met de toegezegde jaarlijkse rapportage aan de Raad. Rechtmatigheid 5

6 In de nota Inkoop- en aanbestedingenbeleid 2012 is de intentie uitgesproken om het inkoopbeleid te professionaliseren. Volgens de geïnterviewden zijn er weinig of geen problemen met de naleving van de inkoopregels. Daar waar sprake is van afwijkingen, wordt dit aan het College voorgelegd. Als het gaat om rechtmatigheid, wordt dit steekproefsgewijs ook gecontroleerd door een medewerker van Financiën. Deze stelt van zijn bevindingen ook een rapportage op. De geïnterviewden geven aan dat het belangrijkste knelpunt de vastlegging van de aanbestedingen is. Daardoor is de gevolgde procedure niet meer geheel reconstrueerbaar. Ook de accountant heeft in de controle 2012 op dit punt een opmerking gemaakt. De accountant heeft verder aangegeven dat de kwaliteit van de interne rechtmatigheidcontroles over 2012 en 2013 voldoende is. Conclusie De Rkc concludeert dat Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012 correct wordt toegepast. De vastlegging van de aanbestedingen krijgt reeds extra aandacht waardoor de gevolgde procedures reconstrueerbaar zijn. Er worden adequate opdrachtformuleringen gehanteerd en de gunning gaat in de regel naar de partij die de economisch meest voordelige aanbieding heeft geoffreerd. Tevens concludeert de Rkc dat de evaluatie van het inkoop- en aanbestedingenbeleid nog moet plaatsvinden en dat de toegezegde jaarlijkse rapportage over inhuur aan de Raad tot op heden nog achterwege is gebleven. Het college heeft aangegeven voornemens te zijn nog in 2014 het inkoop- en aanbestedingenbeleid te evalueren en te starten met de toegezegde jaarlijkse rapportage aan de Raad. Aanbeveling Evalueer nog in 2014 de Nota Inkoop- en Aanbestedingenbeleid 2012, betrek bij deze evaluatie in elk geval ook de praktijkervaringen tot nu toe. Gebruik dit evaluatiemoment tevens om te starten met de toegezegde jaarlijkse rapportage aan de Raad. Wordt er tussentijds voldoende gemonitord op de inhuur? Is het resultaat optimaal ten opzichte van de opdracht? Is er meerwaarde geleverd in vergelijking met uitvoering door de gemeente? Wordt de externe inhuur geëvalueerd, zo ja wanneer en hoe? Kwaliteit Het monitoren van de kwaliteit van inhuur gebeurt niet volgens een vooraf vastgelegd proces en er zijn geen nadere regels opgesteld. Kwaliteit ziet men nadrukkelijk wel als aandachtspunt. Voldoet iemand niet, dan wordt er snel afscheid van genomen. Evaluatie achteraf wordt wel gedaan, maar niet standaard. Het is aan de inhurende manager om toe te zien op de geleverde prestatie en de kwaliteit ervan. De organisatie vindt het belangrijk dat de kwaliteit van de inhuur scherp in de gaten wordt gehouden, contracten worden niet automatisch verlengd en een bureau krijgt niet vanzelfsprekend nieuwe opdrachten. Als complicerend wordt ervaren dat de inhuurkracht zoveel expertise opbouwt dat veranderen om te veranderen soms een verkeerde strategie is. Daarom wordt bij iedere aanbesteding of verlenging afgewogen of het zinvol is om te veranderen. In een aantal concrete gevallen (Veense Plassen) vindt de organisatie het beter om de rode lijn vast te houden, maar wordt verlenging aangegrepen om opnieuw te spreken over het uurtarief. Omdat budgetten jaarlijks worden vastgesteld door de Raad zijn contracten veelal niet langer dan een jaar. Daarmee creëert de organisatie weliswaar de mogelijkheid tot heroverweging, de organisatie loopt ook een risico. De opdrachtnemer kan besluiten om aan het einde van de contractperiode te vertrekken. Daarmee kan discontinuïteit en 6

7 verlies aan kennis optreden. Geprobeerd wordt om de inhuur van externe capaciteit te benutten om de kwaliteit van de eigen organisatie te verbeteren, enerzijds door externe deskundigheid te delen met de eigen organisatie, anderzijds door te schuiven in de werkvoorraad zodat een individuele medewerker ook taken krijgt die voor hem of haar een uitdaging vormen. Zo worden eigen medewerkers betrokken bij projecten waardoor zij kennis en ervaring kunnen opdoen onder supervisie van externe projectleiders. Hierdoor wordt deze ervaring naar de toekomst toe in de organisatie geborgd en ontstaat voor medewerker(s) en organisatie een win-win situatie. Ingehuurde capaciteit wordt in die situatie ook ingezet om de reguliere taken mee op te vangen waar door de inzet van een eigen medewerker op een project een hiaat was ontstaan. Ingehuurde krachten worden betrokken bij de organisatie. Zo is het gebruikelijk dat inhuurkrachten deelnemen aan de werkoverleggen om zo ook onderdeel van het team te zijn en informatie en kennis zo meer natuurlijk wordt overgedragen. In een enkel geval wordt daarnaast waar dat relevant is een persoonlijk werkplan opgesteld en worden er ook beoordelingsgesprekken gehouden. Conclusie Op basis van de bevindingen concludeert de Rkc dat het tussentijds monitoren en achteraf evalueren van ingehuurde externe capaciteit zeker aandacht krijgt, doch dat deze onderwerpen nog meer gestructureerd zouden kunnen worden opgepakt. De frequentie en mate waarin dit aandacht krijgt kan nader worden bepaald en deze afspraken zouden dan voor alle organisatieonderdelen kunnen gaan gelden. Verder neemt de Rkc met waardering kennis van het feit dat geprobeerd wordt om de inhuur van externe capaciteit zo mogelijk tevens te benutten om de kwaliteit van de eigen organisatie te verbeteren, waardoor dit voor de gemeente op langere termijn een meerwaarde kan opleveren. Aanbeveling Maak afspraken over de frequentie en diepgang van het tussentijds monitoren en achteraf evalueren van ingehuurde externe capaciteit en breng deze afspraken voor alle organisatieonderdelen in de praktijk. Uitbesteding als strategie Nadrukkelijk is er voor gekozen om sommige zaken niet meer zelf te doen. Het is denkbaar dat in de toekomst de beweging naar het uitbesteden van zaken die tot de core business behoren zal toenemen, dit bijvoorbeeld als gevolg van de VTH-kwaliteitscriteria 2.1 uit de Omgevingswet. In een aantal gevallen is uitbesteding ook goedkoper, zeker als er een complexe regelgeving aan gekoppeld is of specifieke apparatuur noodzakelijk is (complexe milieutaken worden al jaren uitbesteed (RMD/OMWB). Een specifieke partij wordt relatief vaak en langdurig ingehuurd voor majeure projecten met een langere looptijd. Bij deze partij werkt naast een programmamanager ook een projectleider al enkele jaren voor de gemeente Aalburg. De programmamanager wordt in principe alleen voor de complexe werkzaamheden ingezet, voor het projectmanagement worden zo veel mogelijk zaken bij de projectleider belegd. Hierdoor wordt volgens de ambtelijke organisatie het risico van het wegvloeien van kennis beperkt, het heeft in de afgelopen vijf jaar niet tot problemen geleid. De behaalde resultaten van de bij deze externe partij in behandeling zijnde complexe projecten zijn volgens de organisatie tot 7

8 op heden tot volle tevredenheid van college en raad. Het risico van een open-eind constructie wordt volgens de organisatie beperkt doordat er heel bewust wordt gewerkt met korte contracten en bij ieder nieuw contract een afweging wordt gemaakt of contractverlenging of uitbreiding de meest wenselijke optie is. 4. Op welke wijze verkrijgt de gemeenteraad informatie over de inhuur en gebeurt dit adequaat? Het is de rol van de Raad om de (financiële) kaders te stellen en de uitvoering door het College te controleren. De kaders heeft de Raad onder andere gesteld door het geformuleerde Inkoop- en aanbestedingsbeleid. De ambtelijke organisatie wil bij voorkeur achteraf informeren over bereikte resultaten en wat daarvoor is gedaan. Daarnaast is men van mening dat het apart informeren over inhuur niet nodig zou moeten zijn, maar dat dit onderdeel uit kan maken van de reguliere planning- en controlcyclus. De in de nota Inkoop- en aanbestedingenbeleid toegezegde jaarlijkse rapportage aan de Raad is nog niet geoperationaliseerd. Het streven is om dit met de evaluatie en actualisatie van het inkoop- en aanbestedingenbeleid in 2014 op te pakken. De Raad is tot op heden geïnformeerd door middel van tussenrapportages en raadsvoorstellen, een totaalbeeld is er bij de Raad niet. Ook in de Jaarrekeningen wordt inhuur tot op heden niet in één overzicht opgenomen, maar wordt deze verantwoord bij de verschillende begrotingshoofdstukken. Zolang de inhuur binnen de kaders plaatsvindt en binnen budget blijft, vindt de ambtelijke organisatie het geen specifiek aandachtspunt in de tussenrapportage aan de Raad. Anders is het bij afwijkingen waartoe door het college wordt besloten, deze zaken worden door de Raad gezien. Een andere keer is juist vooraf bij de Raad gesondeerd over inhuur. Met name rond bestemmingsplannen en handhaving is aan de Raad extra krediet gevraagd om de achterstand bij handhaving in te lopen en de bestemmingsplannen versneld te actualiseren. De Raad is in deze situaties vooraf op de hoogte. Hoe de inhuur vervolgens praktisch geregeld wordt, is naar de mening van de geïnterviewden - binnen de gestelde kaders- de verantwoordelijkheid van de ambtelijke organisatie. Conclusie De Rkc concludeert dat de in de Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012 toegezegde jaarlijkse rapportage over inhuur aan de Raad tot op heden nog achterwege is gebleven. Het College heeft aangegeven voornemens te zijn nog in 2014 te starten met de toegezegde jaarlijkse rapportage aan de Raad. Aanbeveling Aanvullend op de eerste aanbeveling (stel beleid op met adequate regels voor de inhuur van externe deskundigheid alsmede een eenduidige adequate definitie van de verschillende soorten van externe inhuur) bevelen wij aan om in het nieuwe beleid aan de Raad voor te leggen welke informatie en met welke frequentie door het College met de Raad wordt gedeeld rondom het onderwerp externe inhuur. Eenduidige afspraken hierover vergroot de transparantie op dit onderwerp en voorkomt het risico op misverstanden. 8

9 Beoordeling normenkader Norm Criterium Voldaan Er is een beleid met adequate regels voor externe inhuur De uitgaven zijn op juiste en consistente wijze verwerkt in de financiële administratie De dossiervorming is adequaat Er is een beleid voor de gehele organisatie voor externe inhuur. Regels wanneer ingehuurd mag worden, bevoegdheden en proces zijn duidelijk De uitgaven staan juist en op uniforme wijze in de financiële administratie Het bevat de onderwerpen die volgens het beleid + opgenomen zouden moeten worden Er is aangestuurd op de meest gunstige Vereiste aantal offertes gevraagd, gebruik van ++ prijs- kwaliteitsverhouding raamcontracten Opdrachtformulering is adequaat Opdracht is duidelijk (smart), keuze voor inhuur is ++ gemotiveerd en budget is vastgesteld. Er wordt tussentijds voldoende Voortgang uitvoering opdracht en budget worden +/- gemonitord tussentijds bewaakt Het resultaat is optimaal Resultaat is behaald en budget is niet overschreden + Meerwaarde externe inhuur De inhuur is geëvalueerd +/- Informatievoorziening aan de raad Verantwoording is volledig, juist en begrijpelijk

10 Bevindingen dossierstudie De volgende documenten zijn bestudeerd en geanalyseerd: 1. Jaarrekening gemeente Aalburg Begroting gemeente Aalburg Kadernota Kadernota Het organisatie jaarplan Het organisatie jaarplan Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid SLA met de uitzendbureau s 9. De algemene voorwaarden van Flex West-Brabant 10. Raadsvoorstellen aanvraag extra budget: 10 A. 1e begrotingswijziging B. Actualisatie bestemmingsplannen Wijk en Aalburg en Veen 10 C. Handhaving De Veense Put 10 D. Handhaving bouwovertredingen De Veense Put 11. Overzicht externe inhuur over Overzicht externe inhuur over Organogram Ad 1. Jaarrekening gemeente Aalburg 2012 Op pag. 4 staat vermeld dat de accountant kijkt naar inkoop en aanbesteding. In het Controlerapport maakt de accountant melding van het feit dat er één formele onrechtmatigheid is geconstateerd m.b.t. de inhuur van externe projectbegeleiding in De omvang van de opdracht (ongeveer ) overschreed de grens voor Europese aanbestedingsregels voor leveringen en diensten ad De gunning van het contract had in 2012 moeten worden gepubliceerd. Na de opmerking van de accountant heeft de publicatie in 2013 alsnog plaatsgevonden. Externe inhuur wordt in de jaarrekening 2012 verder niet vernoemd. Ad 2. Begroting gemeente Aalburg 2013 Externe inhuur wordt in de begroting niet vernoemd. Ad 3. Kadernota 2012 Op pag. 17, onder groenbeleid, wordt vermeld dat in de zomerperiode wordt gewerkt met een kleine flexibele schil aan inhuurkrachten. Verder wordt het onderwerp externe inhuur niet vernoemd in de Kadernota Ad 4. Kadernota 2013 Op pag. 5 wordt vermeld dat het stellen van kaders en geven van sturing in het duale stelsel kerntaken zijn van de raad. Verder wordt het onderwerp externe inhuur niet vernoemd in de Kadernota

11 Ad 5. Het organisatie jaarplan 2012 Op pag. 9 staat onder het kopje externe inhuur vermeld dat per kwartaal de inzet en kosten worden gerapporteerd aan MT en ter kennisname naar college. Zie ook onder 11 en 12. Bij de verschillende sectoren wordt aangekondigd welke knelpunten door externe inhuur kunnen worden opgelost. Na accordering van het jaarplan door het college bestaat hiervoor feitelijk een fiat vanuit het college. Ad 6. Het organisatie jaarplan 2013 Pag. 9, Inkoop- en aanbestedingsbeleid In oktober 2011 heeft de raad de nieuwe kaders voor het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid vastgesteld (voor leveringen, diensten en werken). De raad hecht er veel waarde aan dat deze nieuwe inkoop- en aanbestedingsregels zorgvuldig worden toegepast. Met name het behalen van een scherpe prijs wordt belangrijk gevonden, waarbij ook roulatie van het aantal inschrijvende partijen bij meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedures van belang wordt geacht. Organisatiebreed en met name bij de afdeling Openbare Werken omdat deze regelmatig aanbestedingstrajecten uitvoert, betekent dit dat in 2012 en de komende jaren er extra aandacht zal moeten worden besteed aan het borgen en monitoren van deze processen. Voor de gehele organisatie zal hierover jaarlijks aan de raad over rapporteren. Uit de interviews is gebleken dat aan dit voornemen t/m 2013 nog geen invulling is gegeven. De organisatie is voornemens dit in 2014 op te pakken. Bij de verschillende sectoren wordt aangekondigd welke knelpunten door externe inhuur kunnen worden opgelost. Na accordering van het jaarplan door het college bestaat hiervoor feitelijk een fiat vanuit het college. Ad 7. Nota Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2012 Pag 2, de gemeente Aalburg heeft de intentie uitgesproken om zoveel mogelijk inkoop- en aanbestedingstrajecten te professionaliseren. Zowel op het gebied van de rechtmatigheid als de doelmatigheid. Uit de documenten en interviews is niet duidelijk geworden wat men n.a.v. deze intentie in 2012 en 2013 concreet heeft ondernomen. Pag , onder Wettelijk kader staat nogal veel Verwachte regelgeving aangekondigd. De evaluatie van het inkoop- en aanbestedingenbeleid moet nog plaatsvinden. Het college is voornemens in 2014 het inkoop- en aanbestedingenbeleid te evalueren en waar nodig aan te passen aan de nieuwe regelgeving Pag. 6, Interne controle is een belangrijk instrument voor de gemeente om inzichtelijk te maken in hoeverre de gemeente voldaan heeft aan naleving op de wet- en regelgeving met betrekking tot inkoop. Om bovengenoemde fouten en/ of tekortkomingen te voorkomen, tijdig te kunnen handelen en als onderbouwing van de verantwoording van het rechtmatigheidbeheer is het raadzaam regelmatig interne controles te verrichten op het proces inkoop. Om een goede interne controle te kunnen uitvoeren is het hebben van een goed aanbestedingsdossier een absolute voorwaarde. De interne controles worden steekproefsgewijs uitgevoerd door een medewerker van financiën. Deze 11

12 stelt van zijn bevindingen ook een rapportage op. In de interviews is aangegeven dat het belangrijkste knelpunt nog steeds de vastlegging van de aanbestedingen is. Daardoor is de gevolgde procedure niet meer geheel reconstrueerbaar. Ook de accountant heeft in de controle 2012 op dit punt een opmerking gemaakt. De accountant heeft verder aangegeven dat de kwaliteit van de interne rechtmatigheidcontroles over 2012 en 2013 voldoende is. Pag. 7, Jaarlijkse rapportage. De gemeenteraad is eindverantwoordelijk voor een doelmatige besteding van publieke middelen. Een jaarlijkse eindcontrole op inkopen moet onder andere toezien op de rechtmatigheid van de gemeentelijke uitgaven en de correcte naleving van wet- en regelgeving, alsmede de eigen procedures en protocollen van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. Bij de behandeling van de jaarrekening wordt gerapporteerd over de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsproces. Bij de jaarrekeningen 2012 en 2013 is nog niet gerapporteerd over de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsproces. Pag. 8, Naast de tactische en operationele inkoop onderscheidt men de strategische inkoop. De strategische inkoop omvat naast het inkoop- en aanbestedingsbeleid bijvoorbeeld ook vraagstukken rondom uitbesteding. Uit de documenten en interviews is niet duidelijk geworden waar het onderwerp strategische inkoop verder is uitgewerkt. Pag. 18, Evaluatie en bijstelling inkoopbeleid. Inkoop- en aanbestedingsbeleid is geen vaststaand gegeven, maar een dynamisch proces. Om het beleid actueel te houden en te zorgen voor een hoge gebruikswaarde is het noodzakelijk dit beleid regelmatig te evalueren en waar nodig aan te passen. Het beleid is in 2012 en 2013 nog niet geëvalueerd en/of aangepast. Het college heeft het voornemen dit in 2014 op te pakken. Ad 8. SLA met de uitzendbureau s Verschillende functieniveaus zijn niet in de flexpool West-Brabant ondergebracht, maar worden met uitzendbureaus geregeld. Deze zijn een soort van preferred suppliers. Omdat dit vooral de lagere functieniveaus betreft (tot schaal 8), wordt in de praktijk geen gebruik gemaakt van de uitzendbureaus. Knelpunten in deze functieniveaus worden veelal op een andere manier ingevuld. Ad 9. De algemene voorwaarden van Flex West-Brabant Deze algemene voorwaarden regelen de procedure van het daadwerkelijk inhuren van een tijdelijke kracht via Flex West-Brabant. Ad 10. Raadsvoorstellen aanvraag extra budget: Ad 10 A. 1e begrotingswijziging 2013 Ad 10 B. Actualisatie bestemmingsplannen Wijk en Aalburg en Veen Ad 10 C. Handhaving De Veense Put Ad 10 D. Handhaving bouwovertredingen De Veense Put Geen opmerkingen. Ad 11. Overzicht externe inhuur over 2012 Ad 12. Overzicht externe inhuur over

13 Met behulp van deze overzichten bewaakt het MT de inhuur en de budgetuitputting. Uit de overzichten blijkt dat de volgende verdeling wordt aangehouden: - kosten inhuur derden ten laste van vacaturegelden en budget inhuur wegens ziekte opgenomen in de exploitatie - kosten inhuur derden ten laste van budgetten opgenomen in de exploitatie - kosten inhuur derden ten laste van projecten en grondexploitaties Ad 13. Organogram (functies + namen) Geen opmerkingen Drietal gemeentelijke dossiers met betrekking tot investeringsprojecten: 1. Aanbesteding openbare verlichting 2. Aanleg fietsverbinding Veense Steeg Middenweg 3. Aanleg Wandelpad Genderen Bevindingen Ad 1. Aanbesteding openbare verlichting Op basis van benoemde criteria behorend bij de economisch meest voordelige inschrijving is het werk in november 2013 gegund aan Gebr. Van der Steen. Ad 2. Aanleg fietsverbinding Veense Steeg Middenweg Op basis van de laagste inschrijving is het werk in augustus 2013 gegund aan Zijlstra Infra BV te Giessen. Ad 3. Aanleg Wandelpad Genderen Op basis van de laagste inschrijving is het werk in januari 2013 gegund aan Zijlstra Infra BV te Giessen. ********************************************* 13