Expertisecentrum Valpreventie Vlaanderen

Transcriptie

1 Expertisecentrum Valpreventie Vlaanderen Jaarrapport 1 ste Werkjaar November December 2009 J. Coussement, E. Vlaeyen, E. Dejaeger, K. Milisen

2 Inhoud 1. Inleiding De oprichting van het EVV de convenanthouders Externe partners Resultaten van de opdrachten per resultaatgebied Resultaatgebied 1: Het verstrekken van informatie en advies Website Sensibilisatie Resultaatgebied 2: Het ontwikkelen van methodieken en materialen Valpreventie in de thuiszorg Ontwikkeling van totaalpakket valpreventie Financiering Valpreventie in de residentiële setting Literatuurstudie Ontwikkeling Voorstel Uniforme Aanpak 2.3 Resultaatgebied 3: Het ondersteunen van de implementatie van methodieken en materialen Helpdesk Implementatie Totaalpakket Valpreventie in de thuiszorg Stappenplan Registratie Vormingen Bijlagen Appendix 1: Documenten EVV en convenanthouders Appendix 2: Thuiszorg Appendix 2a: totaalpakket Appendix 2b: financiering Appendix 2c: implementatie Appendix 3: Residentiële setting Appendix 4: Overige bijlagen Jaarrapport EVV 1 november december

3 1. Inleiding 1.1 De oprichting van het EVV de convenanthouders Het Expertisecentrum Valpreventie Vlaanderen, afgekort met EVV, werd opgericht op 1 november 2008 en is een samenwerkingsverband tussen Katholieke Universiteit Leuven (K.U.Leuven) Universiteit Gent (UGent) Domus Medica vzw Wetenschappelijke Vereniging van Vlaamse Kinesitherapeuten vzw (WVVK) Wetenschappelijke Vereniging voor Verpleegkunde en Vroedkunde (WVVV) Vlaams Ergotherapeutenverbond vzw (VE) Belgische Vereniging voor Gerontologie en Geriatrie (BVGG) Deze partners worden de convenanthouders genoemd en vormen samen het EVV. De penvoerende instelling van het EVV is de K.U.Leuven. Voor het samenwerkingsverband werd een samenwerkingsovereenkomst opgesteld en een huishoudelijk reglement. In juli-augustus 2009 werd een wijziging aangebracht in de samenwerkingsovereenkomst op artikels 1.3, 5.2, en 5.3 i.v.m. het opstellen van contracten voor deelname aan de werkgroepen en de verdeling van subsidies onder de convenanthouders. De eerste versie van deze artikels bemoeilijkte immers een efficiënte werking van het EVV. Er werd ook in dat verband een artikel 7.4 toegevoegd. Op 30 september 2009 werd de aangepaste samenwerkingsovereenkomst door alle convenanthouders ondertekend. De twee versies van de samenwerkingsovereenkomst (incl. toelichting bij de gewijzigde artikels) en het huishoudelijk reglement zijn gebundeld in APPENDIX 1. Voor de berekening van de honoraria en onkosten van de convenanthouders werd in december 2009 via een akkoord gevraagd van alle convenanthouders over de volgende bedragen: - 45 per bijgewoonde vergadering (exclusief de reisonkosten) - Reisonkosten: persoonlijk berekend o.b.v. aantal kilometers tussen vertrek- en vergaderlocatie - 45 per gegeven schriftelijke feedback via op doorgestuurde documenten - 15 voor elk degelijk antwoord op een helpdeskvraag Een degelijk antwoord = een antwoord dat voldoende onderbouwd is (vb. wetenschappelijk en/of klinisch) en kan gebruikt worden als antwoord op het geheel of een deel van de gestelde helpdeskvraag. Antwoorden zoals ja, nee, ik weet het niet, of antwoorden die verwijzen naar artikels of uitgebreide bijlagen waaruit het EVV zelf het antwoord op de helpdeskvraag moet distilleren, worden in de regel niet vergoed. Opm. Voor Domus Medica worden geen honoraria, maar enkel reisonkosten uitbetaald, aangezien zij al een eigen convenant hebben met de overheid. Jaarrapport EVV 1 november december

4 Alle convenanthouders brachten hun stem uit, behalve de WVVV. Elke convenanthouder die zijn stem uitbracht, ging akkoord met bovenstaande bedragen. Bij de opstart van het EVV werd een visietekst ontwikkeld. Kernwoorden zijn: welzijn van de oudere in zijn dagelijkse omgeving, de oudere als volwaardig individu, wetenschappelijke evidentie, haalbaarheid in de praktijk, sensibilisatie en vorming, ondersteuning bij implementatie, permanente kwaliteitsverbetering, transparantie, samenwerking en gelijkwaardigheid van de partners. De volledige visietekst staat gebundeld in APPENDIX 1. Voor het eerste werkjaar werd een jaarplan en begroting opgesteld. In de begroting werd in augustus 2009 en januari 2010 een verplaatsing gedaan van kosten tussen investering, werking en loon. Het jaarplan en de begroting zoals aanvankelijk ingediend bij het Vlaams Agentschap staat gebundeld in APPENDIX 1. De aanpassingen in de begroting worden weergegeven in het financieel jaarrapport. Het jaarplan voor het eerste werkjaar november 2008 december 2009 werd opgesteld op basis van de drie resultaatsgebieden die vermeld worden in art. 2 tot en met 5 van het convenant: 1. Resultaatsgebied 1: Het verstrekken van informatie en advies 2. Resultaatsgebied 2: Het ontwikkelen van methodieken en materialen 3. Resultaatsgebied 3: Het ondersteunen van de implementatie van methodieken en materialen Onder deze drie resultaatsgebieden worden de opdrachten voor het eerste werkjaar omschreven. De rapportering van de resultaten van deze opdrachten gebeurt onder punt 2 van dit jaarrapport, geordend volgens de drie resultaatsgebieden. Voor de realisatie van de opdrachten werden werkgroepen opgericht, samengesteld uit convenanthouders en externe partners (zie verder onder 1.2 en punt 2). Naast de werkgroepen werden er in het eerste werkjaar drie vergaderingen gehouden voor de convenanthouders: 27/11/2009, 23/01/2009, en 23/10/2009. Op deze vergaderingen werden de basisdocumenten van het expertisecentrum besproken zoals het huishoudelijk reglement, de visietekst, het convenant, het jaarplan en de begroting voor het eerste werkjaar, en het jaarplan en de begroting voor het 2 de werkjaar. De verslagen van deze vergaderingen staan in APPENDIX 1. Jaarrapport EVV 1 november december

5 1.2 Externe partners Voor de meeste opdrachten werden werkgroepen opgericht. Hiervoor werd een onderscheid gemaakt tussen 1. Opdrachten voor de thuiszorg 2. Opdrachten voor de residentiële zorg Voor opdrachten voor de thuiszorg werd in het eerste werkjaar, naast de convenanthouders, samengewerkt met de volgende externe partners: Vlaams Instituut voor Gezondheidspromotie en Ziektepreventie (VIGeZ) Rode Kruis Vlaanderen Logo's (Lokaal Gezondheidsoverleg) SIT's (Samenwerkingsinitiatieven Thuiszorg) Vlaams Ouderen Overleg Komitee (OOK) Vereniging van de Diensten voor Gezinszorg van de Vlaamse Gemeenschap (VVDG) Seniorama Federatie van Socialistische Mutualiteiten van Brabant (FSMB) Deze externe partners werden ingelicht over de verschillende werkgroepen tijdens een infosessie voor de thuiszorg op vrijdag 23 januari 2009 van 14u-16u. Tijdens deze infosessie werden kort de projecten voorgesteld voorgaand aan het EVV en werd het ontstaan, de werking, en de opdrachten van het EVV uitgelegd. De powerpointpresentatie staat in APPENDIX 1. Voor opdrachten voor de residentiële zorg werd in het eerste werkjaar samengewerkt met de volgende externe partners: Coördinerende Raadgevende Artsen (CRA s) via Craetagus Zorgnet Vlaanderen Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) Federatie Onafhankelijke Seniorenzorg (FOS) Ferubel (de vertegenwoordigende werkgeversvereniging van ouderenvoorzieningen voor Vlaamse initiatiefnemers in Vlaanderen en Brussel) Logo s (Lokaal Gezondheidsoverleg) Deze externe partners werden ingelicht over de opdrachten voor de residentiële setting tijdens een infosessie op vrijdag 5 juni 2009 van 11u-13u. Tijdens deze infosessie werden de volgende punten toegelicht: valproblematiek, het ontstaan, de werking, visie, structuur van het EVV, en de opdrachten voor de residentiële setting. De powerpointpresentatie staat in APPENDIX 1. Jaarrapport EVV 1 november december

6 2. Resultaten van de opdrachten per resultaatgebied Hieronder worden de resultaten beschreven van de opdrachten uit het eerste werkjaar. Voor de opdrachten waar een werkgroep werd voor opgericht, wordt ook de samenstelling van de werkgroepen gegeven. In het lichtgrijs wordt telkens de opdracht zoals omschreven in het jaarplan weergegeven. Per onderdeel worden daarna de resultaten beschreven in het zwart. 2.1 Resultaatgebied 1: Het verstrekken van informatie en advies Website Opdracht: De huidige website wordt voorzien van een nieuwe achtergrond waarbij op zijn minst het logo van de K.U.Leuven vervangen wordt door een nieuw logo dat specifiek wordt aangemaakt voor het Expertisecentrum Valpreventie Vlaanderen. De website wordt aangevuld met: het ontstaan van het expertisecentrum, de samenstelling van de stuurgroep (convenanthouders), de werking, en de visie, en de doelstellingen voor het werkjaar 1 november 2008 tot en met 31 december De wetenschappelijke informatie op de website wordt geëvalueerd en zo nodig bijgestuurd op vlak van nieuwe wetenschappelijke evidentie. Resultaat: Voor de ontwikkeling en update van de website werden verschillende ontwerpbureaus aangeschreven en een offerte gevraagd. Er kwamen drie offertes binnen: Blau ( 5120), Helena ( 7300), en Mind!Yob ( 4025). Na extern advies van een ICT er en stemming onder de convenanthouders werd gekozen voor Blau (zie verantwoording keuze in verslag convenanthoudersvergadering van in APPENDIX 1). Dhr. Bart Houben (Blau) maakte 19 logo s aan die op 24 maart verstuurd werden naar de convenanthouders voor een stemming. Aan iedere partner werd een top 3 gevraagd, waarbij nr. 1 drie punten kreeg, nr. 2 twee punten, en nr. 3 één punt. Op 1 Artikel 2 tot en met 7 van het convenant. Jaarrapport EVV 1 november december

7 6 april werd de stemming afgerond en had het volgende logo de meeste punten gekregen: Voor feedback op de inhoud van de webpagina s werd een werkgroep opgericht die als volgt was samengesteld: Convenanthouders: K.U.Leuven (prof. Koen Milisen, prof. Eddy Dejaeger) UGent (prof. Stefan Goemaere) WVVK (Dhr. Theo Hamblok) Domus Medica (Dr. Frans Govaerts, Dr. Arlette Wertelaers) WVVV (Dhr. Koen Van den Bossche) EV (Dhr. Jonny Peeters) Externe partners: VIGeZ (Mevr. Mia Van Laeken) OOK (Mevr. Mie Moerenhout) LOGO s (Dhr. Willy Smeulders, Dhr. Oliver Wagner) De externe partners voor de residentiële setting werden nog niet geraadpleegd i.v.m. de website aangezien er voor de residentiële setting voorlopig nog geen inhoud op de website staat. De vernieuwde website kwam online op 30/09/2009. Opdracht: De (wetenschappelijke) informatie op de website die van belang is voor de oudere en zijn omgeving, wordt omgezet in een taal die voor hen begrijpbaar is en aangeboden in een afzonderlijke rubriek. Resultaat: Er werd op de website een onderdeel algemeen publiek aangemaakt, maar nog niet inhoudelijk ingevuld aangezien de praktijkrichtlijn valpreventie bij thuiswonende ouderen hiervoor eerst klaar moest zijn (zie verder). Het onderdeel algemeen publiek zal inhoudelijk uitgewerkt worden in het tweede werkjaar 2010 in samenspraak met het communicatiebureau CHOCO dat de sensibilisatiecampagne naar het algemeen publiek zal uitwerken (zie ook verder). Jaarrapport EVV 1 november december

8 Het is immers belangrijk om in een campagne steeds dezelfde symbolen, figuren, en/of slagzinnen te gebruiken. Opdracht: De website wordt verder uitgebouwd en onderhouden met: Een regelmatig kort verslag betreffende de realisatie van de opdrachten zoals beschreven onder 1.2 (rubriek Nieuws ). de nieuwe ontwikkelingen die voortvloeien uit de opdrachten die beschreven zijn onder 1.2 (waar nodig de pagina s van de website aanpassen of aanvullen). een viermaandelijks geactualiseerd aanbod van wetenschappelijk gefundeerde en praktijkrelevante informatie en hulpmiddelen. (bv. onder rubriek bibliotheek en hulpmiddelen ). De website wordt bij opstart en nadien jaarlijks geëvalueerd op volgende criteria (art. 4, 1, 2, 3 en 4 ): Tijdigheid en actualisatiegraad Toegankelijkheid Resultaatgerichtheid Hierbij worden het VIG, de LOGO s en SEL s betrokken. Resultaat: Aangezien de website pas online kwam eind september 2009, zullen bovenstaande opdrachten uitgevoerd worden in het tweede werkjaar Opdracht: De kerninformatie van de website wordt naast het Nederlands, ook aangeboden in het Engels (Bevordering internationale communicatie en samenwerking). Resultaat: Aangezien de website pas eind september online kwam en het deel algemeen publiek nog niet werd ingevuld, werd de website nog niet vertaald worden naar het Engels. Dit zal gebeuren in één van de komende werkjaren. Jaarrapport EVV 1 november december

9 Sensibilisatie Opdracht: De Folder Zelfstandig Thuis Wonen, Iets voor U! wordt geactualiseerd op basis van de resultaten van het project Uniforme Aanpak Valpreventie (Mei 2007 Oktober 2008) en de ontwikkeling van het totaalpakket. Op de folder wordt tevens gezorgd dat de verwijzing naar de website meer in het oog springt. De folder wordt elektronisch verspreid naar alle betrokken zorgverleners in Vlaanderen met o.a. de medewerking van VIG, LOGO s, en SEL s. De folder wordt in een eerste oplage gedrukt om verspreid te kunnen worden via de lokale vormingen gegeven door de valpreventietrainer. Hiervoor wordt samengewerkt met o.a. VIG, LOGO s en SEL s. De (wetenschappelijke) informatie op de website die van belang is voor de oudere en zijn omgeving, wordt omgezet in een taal die voor hen begrijpbaar is en aangeboden in een afzonderlijke rubriek. Deze rubriek wordt aantrekkelijk, leerbevorderend en herkenbaar gemaakt door er vb. interactieve onderdelen en casussen aan toe te voegen. Resultaat: In de loop van het eerste werkjaar werd duidelijk dat het pas zin heeft om de folder aan te passen wanneer duidelijk is op welke wijze het EVV de ouderen zal sensibiliseren in het kader van valproblematiek. Eerst moet er dus een plan komen van een sensibilisatiestrategie en -campagne. In het tweede werkjaar 2010 wordt hiervoor samengewerkt met het communicatiebureau CHOCO dat gesubsidieerd wordt door het Vlaams Agentschap. Het onderdeel algemeen publiek zal inhoudelijk uitgewerkt worden in het tweede werkjaar 2010 (zie eerder). Opdracht: Medewerking aan externe organisaties om valpreventie in de kijker te plaatsen (bv. richten tot studenten van universiteiten en hogescholen, tentoonstellingen oa. PVI, media, congressen, externe werkgroepen, seniorenbeurzen, ) Jaarrapport EVV 1 november december

10 Resultaat: In 2008 werd vanuit de K.U.Leuven en nadien het EVV meegewerkt aan het project valpreventie dat uitging van het Provinciaal Veiligheidsinstituut in Antwerpen (PVI). Dit project omvatte twee delen: 1) een tentoonstelling over vallen (Valdisni) die loopt van 9 december 2008 tot 24 mei 2009 in het PVI. 2) de valbus. De valbus is een mobiele campagnebus met als doel de zelfstandigheid, mobiliteit en onafhankelijkheid van 55 plussers te vergroten door te voorkomen dat ze vallen. De bezoeker loopt langs de verschillende voorbeeldfiguren en informeert zich over vallen, valgevaar en valpreventie. De bezoeker kan op verschillende plaatsen in de bus zijn valrisico testen (op basis van zicht, medicatie, evenwicht en mobiliteit, voeten en schoeisel, omgeving en gedrag, valangst, duizelen, osteoporose), en krijgt tips om valvrij door het leven te gaan. In de zomer van 2009 werd meegewerkt aan de ontwikkeling van de folder Valdisni, Over fit en gezond blijven door veilig te bewegen en stevig op je benen te staan. Deze folder is gericht naar ouderen, bespreekt verschillende risicofactoren in de taal van de oudere, en wordt mee met de bus verspreid. Vanuit het EVV werd op 15 mei 2009 een kandidatuur ingediend voor lid van de Vlaams Werkgroep Bevolkingsonderzoek. Prof. Milisen kreeg op 4 augustus 2009 bericht dat zijn kandidatuur door de nieuwe Vlaamse minister van Volksgezondheid, de heer Jo Vandeurzen, werd weerhouden. Prof. Dirk Cambier stelde op 6 oktober 2009 als vertegenwoordiger van het EVV, zijn kandidatuur voor lidmaatschap in de Vlaamse werkgroep Voeding en Beweging. Er is tot nu nog geen nieuws of zijn kandidatuur werd weerhouden. Vanuit het EVV werden vanaf november 2008 volgende lessen en lezingen gegeven over valpreventie bij thuiswonende ouderen: 28/11/2008 Verpleegschool Ic Dien, Roeselare, studiedag geriatrie voor verpleegkundigen in de Oude Melkerij te Hooglede-Gits Valpreventie bij thuiswonende ouderen. (Mevr. Joke Coussement) 03/12/2008 Les Valpreventie aan studenten in de master verpleegkunde, optie ouderenzorg, K.U.Leuven. (Mevr. Joke Coussement) 11/12/2008 KHLim, Studiedag Gezond ouder worden (multidisciplinair), Workshop Valpreventie bij Thuiswonende Ouderen met Verhoogd Risico te Jaarrapport EVV 1 november december

11 Bilzen (Landcommanderij Alden Biesen). (Mevr. Joke Coussement, Mevr. Katrijn Libens, Dhr. Theo Hamblok en Mevr. Arlette Wertelaers) 24/01/2009, lezing in het kader van de interuniversitaire cursus geriatrie: Evidence-based aanpak van valproblematiek bij thuiswonende ouderen, Brussel. (Prof. Dejaeger) 6/02/2009, Valpreventie bij geriatrische patiënten opgenomen in het ziekenhuis. 32ste Winter-Meeting, Belgische Vereniging voor Gerontologie en Geriatrie. Oostende, Belgium (Prof. Koen Milisen) 22/03/2009, Falls prevention. Invited lecture at the 3rd Masterclass in Oncology Nursing, European School of Oncology. Sintra, Portugal. (Prof Milisen) 15/05/2009. Valpreventie bij gehospitaliseerde ouderen. Lezing op uitnodiging op studiedag Naar een kwaliteitsvolle ouderenzorg: een uitdaging voor geriatrische en niet-geriatrische diensten. Dienst geriatrie UZ Leuven. Leuven, Belgium (Prof. Koen Milisen) 06/10/2009, Les Valpreventie aan de postgraduaatopleiding verpleegkunde, geriatrie aan de Katholieke Hogeschool Mechelen (Joke Coussement) 30/10/2009, Falls in older persons: An introduction. Invited lecture at Camera Based Fall Detection Symposium. Geel (Prof. Koen Milisen) 19/11/2009, Valpreventie: Praktijkrichtlijn voor de geriatrische patiënt opgenomen in het ziekenhuis. Lezing op uitnodiging op Dag van de Oudere Zorgvrager. Virga Jesseziekenhuis, Hasselt (Prof. Koen Milisen) 02/12/2009, Les Valpreventie aan studenten in de master verpleegkunde, optie ouderenzorg, K.U.Leuven. (Mevr. Joke Coussement) 08/12/09, Doordacht omgaan met fysieke fixatie en valproblematiek in het ziekenhuis, centrale opleiding in UZLeuven, campus Gasthuisberg (Prof. Koen Milisen, Prof. Eddy Dejaeger, Mevr. Annick Vandevelde, Mevr. Joke Coussement). In het 1 ste werkjaar publiceerden we volgende artikels over valpreventie: Dejaeger, E., Boonen, S., Coussement, J., Milisen, K. (2009). [Recurrent falling, osteoporosis and sarcopenia, three major problems, an integrated approach]. Tijdschrift voor Gerontologie en Geriatrie, 40, Milisen, K., Geeraerts, A., Dejaeger, E. (2009). Use of a Fall Prevention Practice Guideline for Community-Dwelling Older Persons at Risk for Falling: A Feasibility Study. Gerontology, 55(2), Coussement, J., Dejaeger, E., Lambert, M., Van Den Noortgate, N., De Paepe, L., Boonen, S., Schoevaerdts, D., Milisen, K. (2009). Translating Fall Jaarrapport EVV 1 november december

12 Incidence Data into Fall-Preventive Measures in Geriatric Wards - A Survey in Belgian Hospitals. Gerontology, 55(4), Milisen, K., Lambert, M., Van den Noortgate, N., Baeyens, J., Boonen, S., Coolens, P., Coussement, J., Daniëls, H., De Coninck, L., Delbaere, K., De Paepe, L., Lesage, V., Lemper, J., Petermans, J., Pieters, R., Schoevaerdts, D., Swine, C., Dejaeger, E. (2009). Valpreventie bij geriatrische patiënten opgenomen in het ziekenhuis. België, Leuven: Acco. Milisen, K., Dejaeger, E., Coussement, J., Vlaeyen, E. (2009). Valpreventie bij thuiswonende ouderen. In: Thuis Verplegen, Milisen, K. (2009). Nieuwe praktijkrichtlijn valpreventie in het ziekenhuis. In: Artsenkrant, Resultaatgebied 2: Het ontwikkelen van methodieken en materialen Valpreventie in de thuiszorg Ontwikkeling van Totaalpakket Valpreventie Opdracht: de Uniforme aanpak Valpreventie bij Thuiswonende Ouderen met Verhoogd Risico 2 wordt samen met het Vormingspakket Valpreventie voor de Thuisverzorgende 3 (VIG, Rode Kruis, Wetenschappelijke Werkgroep Uniforme aanpak Valpreventie Vlaanderen) en het BOEBS-pakket 4 (VIG) in één totaalpakket gegoten, gericht op alle betrokken zorgverstrekkers in valproblematiek. Hieraan wordt tevens een onderdeel Fractuurpreventie toegevoegd. Het totaalpakket wordt voorzien van een rode draad. Het totaalpakket wordt multidisciplinair samengesteld en binnen de stuurgroep geëvalueerd op vlak van wetenschappelijke evidentie. Resultaat: Voor bovenstaande opdracht werd een werkgroep totaalpakket samengesteld. Deze werkgroep bestond uit de volgende partners: Convenanthouders 2 Zie 3 Dit pakket is in ontwikkeling. 4 Zie Jaarrapport EVV 1 november december

13 K.U.Leuven (prof. Koen Milisen, prof. Eddy Dejaeger, prof. Steven Boonen) UGent (prof. Stefan Goemaere, prof. Dirk Cambier) WVVK (Dhr. Theo Hamblok) Domus Medica (Dr. Frans Govaerts, Dr. Arlette Wertelaers) WVVV (Dhr. Koen Van den Bossche) EV (Mevr. Leen De Coninck) BVGG (prof. Ivan Bautmans) Externe partners: VIGeZ (Mevr. Hilde Janssens, Mevr. Mia Van Laeken) Rode Kruis (Mevr. Mieke De Ridder) Seniorama (Mevr. Hilde Meulemans) OOK (Mevr. Mie Moerenhout) LOGO s (Mevr. Ruth Vandeweert, Mevr. Mieke Van Croonenburg, Mevr. Annelies Huysentruyt) VVDG (Mevr. Myriam De Cuyper, Mevr. Ingrid Bertrand) FSMB (Dhr. Koen Michiels, Mevr. Tiny Vanmeensel) Op 27 februari ging de werkgroep totaalpakket van start. Een voorbereidend document werd naar alle leden doorgestuurd (zie APPENDIX 2a). Dit document werd besproken tijdens de vergadering. Het verslag van de vergadering staat eveneens in APPENDIX 2a. De Uniforme aanpak Valpreventie bij Thuiswonende Ouderen met Verhoogd Risico 5 en het BOEBS-pakket 6 (VIG) werden nadien in één totaalpakket gegoten. Op 9 april was een draftversie klaar die na intern overleg met prof Milisen en prof Dejaeger, op 27 april voor feedback verstuurd werd naar de leden van de werkgroep totaalpakket. Op 24 mei werd de feedback samengevoegd in een document als leidraad voor de volgende vergadering. Op vrijdag 29 mei ging de 2 de vergadering door van de werkgroep totaalpakket (11u-13u). Omdat deze vergadering onvoldoende was om alle feedback op het pakket te overlopen, werd een volgende vergadering gepland op vrijdag 26 juni (11u-14u). Er werden tijdens deze laatste vergadering taakafspraken gemaakt. De verslagen van beide vergaderingen staan in APPENDIX 2a. 5 Zie 6 Zie Jaarrapport EVV 1 november december

14 Op vrijdag 2 oktober ging de 4 de vergadering door van de werkgroep totaalpakket. Er werden nog een aantal taakafspraken gemaakt om de praktijkrichtlijn valpreventie bij thuiswonende ouderen (het totaalpakket) te kunnen finaliseren. Het verslag van deze vergadering staat in APPENDIX 2a. Eind oktober 2009 werd de prefinale versie van de praktijkrichtlijn naar de werkgroep doorgestuurd voor een laatste nalezing (deadline 20 november 2009). Na 20 november was er nog geen consensus wat betreft het deel fractuurpreventie. Er werd op 25 januari 2010 een vergadering gepland met UGent, K.U.Leuven, Domus Medica, en het Vlaams Agentschap. In december 2009 kwam er nog een bemerking vanuit het Vlaams Agentschap i.v.m. het advies om 65-plussers jaarlijks te laten screenen op verhoogd valrisico. Aangezien dit aanleiding geeft tot een bevolkingsonderzoek waarvoor toestemming vereist is van de minister, moest dit aangepast worden in de praktijkrichtlijn. Deze wijziging werd op de agenda geplaatst van de eerstvolgende vergadering met de convenanthouders op 22 januari In maart 2010 zal de richtlijn gefinaliseerd en verspreid worden in Vlaanderen volgens de geplande implementatiestappen in het jaarplan van De richtlijn zal in 2010 ook in boekvorm gepubliceerd worden en op de website geplaatst worden Financiering Opdracht: Er wordt overleg gepleegd met de geschikte overheidsinstanties om tot een structurele financiering te komen om een multidisciplinaire aanpak op te starten en te coördineren, en de zorgverleners te vergoeden voor het multidisciplinair overleg. Er wordt een dossier voorbereid voor aanvraag bij het RIZIV van een nomenclatuur voor de pro-actieve interventies in het kader van valproblematiek. Resultaat: Voor bovenstaande opdracht werd een werkgroep financiering opgericht. Deze werkgroep bestond uit de volgende partners: Convenanthouders K.U.Leuven (prof. Koen Milisen, prof. Eddy Dejaeger) Jaarrapport EVV 1 november december

15 UGent (prof. Dirk Cambier) WVVK (Dhr.Theo Hamblok) Domus Medica (Dr. Frans Govaerts, Dr. Arlette Wertelaers) WVVV (Dhr. Koen Van den Bossche) EV (Mevr. Leen De Coninck) BVGG (prof. Jean-Pierre Baeyens, prof. Ivan Bautmans) Externe partners: VVDG (Dhr. Donaat Van Eynde, Mevr. Jacintha Eben) FSMB (Dhr. Koen Michiels, Mevr. Tiny Vanmeensel) Er is een werkdocument opgesteld voor de werkgroep financiering. Op 17 april was een draftversie klaar die na intern overleg met prof Milisen en prof Dejaeger begin mei werd doorgestuurd naar de werkgroepleden. Er werd ook gevraagd aan de leden om vanuit hun discipline een voorstel te doen voor verbetering van vergoeding voor het nemen van valpreventiemaatregelen. Tijdens de vergadering van 29 mei (11u-13u) werd het werkdocument en de voorstellen van de leden besproken. Zie verslag vergadering werkgroep financiering 29 mei in APPENDIX 2b. Op 6 augustus 2009 werden de aanpassingen aan het werkdocument doorgestuurd naar de leden ter voorbereiding van de volgende vergadering. Op 18 september 2009 (13u-15u) ging de tweede vergadering door van de werkgroep financiering. Zie verslag in appendix 2b met taakafspraken met als deadline 9 november Aan de leden werd gevraagd om concreet te formuleren welke soort vergoedingen er nog nodig zijn bovenop de bestaande mogelijkheden om als discipline te kunnen meewerken aan valpreventie. De feedback die gegeven werd, werd opgenomen in het werkdocument. De derde vergadering vond plaats op 27 november (13u-15u). Zie verslag in APPENDIX 2b. Tijdens deze vergadering werd het basisdocument grondig doorgenomen waarbij de nodige correcties en aanvullingen werden gegeven. Het onderdeel stand van zaken betreffende vergoeding van gezondheidswerkers voor pro-actieve interventies in het kader van valproblematiek kon afgerond worden. In het werkjaar 2010 zullen de randvoorwaarden voor een vergoeding voor gezondheidswerkers bij het toepassen van een multidisciplinaire aanpak valpreventie bij thuiswonende ouderen met verhoogd risico verder onderzocht worden en zal een ruwe schatting gemaakt worden van de kosten en baten van valpreventiemaatregelen. Jaarrapport EVV 1 november december

16 Valpreventie in de residentiële setting Literatuurstudie Opdracht: Er wordt een literatuurstudie verricht om een overzicht te verkrijgen van de wetenschappelijke evidentie van valpreventiemaatregelen bij ouderen in de residentiële en de psychogeriatrische setting. Resultaat: Ellen Vlaeyen, stafmedewerkerster van het EVV, werd vanaf april 2009 voor 25% extra tewerkgesteld om deze literatuurstudie te verrichten dat als doel heeft een overzicht te verkrijgen van de wetenschappelijke evidentie van valpreventiemaatregelen bij ouderen in de residentiële en psychogeriatrische setting. De systematische zoektocht werd op 15 april 2009 afgerond. De eerste resultaten van de analyse werden besproken op de 1 ste vergadering van de werkgroep residentiële zorg (zie samenstelling van deze werkgroep hieronder) op 18 september De presentatie en het verslag van deze vergadering staat in APPENDIX 3. De resultaten worden uitgeschreven in een artikel (systematische review) die in 2010 zal afgewerkt en ingediend worden voor publicatie Ontwikkeling Voorstel Uniforme Aanpak Opdracht: Op basis van bovenstaande literatuurstudie wordt een voorstel tot uniforme aanpak valpreventie ontwikkeld voor de residentiële en de psychogeriatrische setting. Samenwerking en aftoetsing met CRA s en experten uit residentiële en psychogeriatrische setting. Resultaat: Voor bovenstaande opdracht werd een werkgroep residentiële setting opgericht. Deze werkgroep werd samengesteld na een infosessie voor de residentiële setting op vrijdag 5 juni 2009 van 11u-13u waarop de volgende externe partners werden uitgenodigd: CRA s, Zorgnet Vlaanderen, Vereniging van Vlaamse Steden en Jaarrapport EVV 1 november december

17 Gemeenten (VVSG), Federatie Onafhankelijke Seniorenzorg (FOS), en Ferubel. Tijdens deze infosessie werden de volgende punten toegelicht: valproblematiek, het ontstaan, de werking, visie, structuur van het EVV, en de opdrachten voor de residentiële setting. De powerpoint staat in APPENDIX 1. De werkgroep bestond uit de volgende partners: Convenanthouders K.U.Leuven (prof. Koen Milisen, prof. Eddy Dejaeger, prof. Steven Boonen) UGent (prof. Stefan Goemaere, prof. Dirk Cambier, prof. Nele Van Den Noortgate) WVVK (Dhr. Theo Hamblok) Domus Medica (Dr. Frans Govaerts, Dr. Arlette Wertelaers) WVVV (Dhr. Koen Van den Bossche) EV (Mevr. Leen De Coninck, Dhr. Jonny Peeters) BVGG (prof. Ivan Bautmans) Externe partners: Coördinerend Raadgevende Artsen (Crataegus) (Dhr. Dirk Van Peel) Zorgnet Vlaanderen (Dhr. Tarsi Windey, Dhr. Rudi Logist, Dhr. Alain Boone, Mevr. Hilde Sierens) Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten vzw (VVSG) (Dhr. Joris Peeraer) Federatie Onafhankelijke Seniorenzorg (FOS) (Dhr. Luc Griep) Ferubel (de vertegenwoordigende werkgeversvereniging van ouderenvoorzieningen voor Vlaamse initiatiefnemers in Vlaanderen en Brussel) (Dhr. Daniël Vandermeulen) Logo s (Dhr. Willy Smeulders, Mevr. Sophie Goetghebuer, Mevr. Veerle Van Aerschot) Experten: Dhr. Jan De Schepper (podoloog) Tijdens de eerste vergadering met deze werkgroep werden de resultaten van de literatuurstudie besproken (zie eerder). Na deze vergadering werd een eerste draft opgesteld voor een uniforme aanpak of praktijkrichtlijn voor de residentiële en psychogeriatrische setting in Vlaanderen. Dit eerste voorstel werd besproken op de vergadering van 27 november (13u- 15u). Het verslag van deze vergadering staat in APPENDIX 3. Na deze vergadering kon ook nog schriftelijk feedback gegeven worden tot 9 december Jaarrapport EVV 1 november december

18 Op basis van de gegeven feedback werd de praktijkrichtlijn aangepast. Ze zal gefinaliseerd worden in de eerste helft van het werkjaar Hiervoor zullen nog enkele vergaderingen met de werkgroep doorgaan. De finale versie zal daarna uitgetest worden in een haalbaarheidsstudie. 2.3 Resultaatgebied 3: Het ondersteunen van de implementatie van methodieken en materialen Helpdesk Opdracht: Er wordt een praktijkgerichte helpdesk ontwikkeld om zorgverstrekkers in de eerstelijn en de residentiële ouderenzorg te ondersteunen. De helpdesk krijgt een plaats op de website Het verstrekken van informatie en advies op vraag gebeurt in de eerste plaats aan de hand van een lijst van standaardvragen (Frequently Asked Questions FAQ). In het geval dat de lijst geen afdoend antwoord kan bieden, kan de vragende partij via de helpdesk een persoonlijke vraag richten tot het Expertisecentrum Valpreventie Vlaanderen. Er wordt tijdig, afhankelijk van de dringendheid van de vraag en ten laatste na 30 werkdagen, een gericht antwoord geboden (art. 4, 1, 2, 3 ). Gezondheidswerkers opgeleid door valpreventietrainers worden op de hoogte gesteld van het bestaan van een helpdesk. Bijzondere aandacht zal besteed worden aan de reeds opgeleide valpreventietrainers uit het project Uniforme Aanpak Valpreventie (Mei 2007 Oktober 2008). Dit zal gebeuren via het opstarten van een virtuele community, gemodereerd en aangestuurd door het Expertisecentrum Valpreventie, en toegankelijk voor de valpreventietrainers en de deelnemende LOGO s en SEL s. Via het principe van peer support wordt dit online netwerk gebruikt voor de ondersteuning en coaching van valpreventietrainers. Resultaat: In afwachting van de praktijkgerichte helpdesk op de website werd tot oktober 2009 op de oude website het algemeen adres van het EVV geplaatst: expertisecentrum@valpreventie.be. Vanaf 30/09/2009 stond de nieuwe website online en konden vragen ook binnenkomen via de helpdesk (zie Jaarrapport EVV 1 november december

19 onder de link De vragen die binnenkwamen werden via een registratiesysteem (Microsoft Access, 2007) verzameld in een databank. Op 31 december 2009 werden er 66 vragen gesteld. De gemiddelde tijd om een antwoord te geven bedroeg 6 dagen. Overige gegevens die werden bijgehouden zijn: het aantal vragen, de naam en contactgegevens van de vragende persoon, de discipline van de vraagsteller alsook of hij in dienstverband of als zelfstandige werkt, de datum van ontvangst en antwoord, het antwoord, de expert die de vraag beantwoordt en of de vragende persoon op de hoogte wil worden gehouden. Elke vraag werd in een categorie ondergebracht. Op 31 december 2009 bevatte het registratiesysteem vijf categorieën: thuiszorg, residentiële setting, ziekenhuis, externe deelname, varia. Binnen elke categorie zijn er verschillende subcategorieën voorzien: o.a. informatiematerialen, testen/schalen/vragenlijsten, advies verlenen, richtlijn residentiële setting, presentaties/lezingen/voorstellingen. Het aantal vragen per subcategorie werd verzameld onder een apart formulier. Volgend schema geeft een overzicht van het aantal vragen per subcategorie: Subcategorie Aantal vragen 1) Neurologische patiënten 1 2) Testen, schalen en vragenlijsten 8 3) Informatiematerialen 16 4) Richtlijn residentiële setting 6 5) Registratie 2 6) Samenwerking klinische studies 1 7) Presentaties, lezingen en voorstellingen 6 8) Dementie 1 9) Medicatie 3 10) Fixatie 2 11) Aansprakelijkheid 1 12) Financiering 1 13) Advies verlenen 8 14) Mentaal gehandicapte personen 4 15) Implementatie 1 16) Valpreventie interventies 3 17) Sensibilisatie 2 Jaarrapport EVV 1 november december

20 Aan de hand van dit formulier zullen standaardvragen worden opgesteld (Frequently Asked Questions FAQ) die in het werkjaar 2010 op de website zullen worden geplaatst. Personen die wensen op de hoogte te worden gehouden van nieuwe ontwikkelingen werden eveneens opgeslagen onder een apart formulier zodat er een overzicht blijft van de personen die het EVV terug dient te contacteren. Op 31 december 2009 waren er in totaal 18 personen die op de hoogte willen blijven. Het discussieforum zal in het werkjaar 2010 aangemaakt worden voor de referentiepersonen valpreventie (zie jaarplan 2010 in APPENDIX 2c). Het discussieforum werd nog niet aangemaakt voor de valpreventietrainers omdat eerst duidelijk moest worden hoe de nieuwe praktijkrichtlijn geïmplementeerd zou worden in Vlaanderen. (zie jaarplan 2010 in APPENDIX 2c). Op 9 en 11 juni 2009 werd er een terugkommoment georganiseerd voor de valpreventietrainers uit het project Uniforme Aanpak Valpreventie (mei oktober 2008). Tijdens dit moment werden de trainers geïnformeerd over de website en de helpdesk die in september 2009 online zou komen Implementatie Totaalpakket Valpreventie in de thuiszorg Stappenplan Opdracht: In samenwerking met VIG, LOGO s en SEL s wordt een strategie uitgewerkt om het totaalpakket (zie 1.2.1) lokaal te implementeren in de dagelijkse praktijk van de betrokken zorgverstrekkers. Deze strategie omvat minstens: Een voorstel tot stappenplan om samenwerking tussen verschillende disciplines en zorgverstrekkers op te starten en te continueren. Dit plan omvat tevens verwijzingen naar geschikte instanties bij wie men terecht kan voor meer informatie of advies, en wordt toegevoegd aan het totaalpakket. Er wordt gekeken of het totaalpakket en de implementatiestrategie voldoet op vlak van resultaatgerichtheid, gebruiksvriendelijkheid, toegankelijkheid, duurzaamheid, multidisciplinariteit en integreerbaarheid in de praktijk (art. 4, 2, 2-6 ). Hiervoor wordt o.a. aan het VIG, LOGO s en SEL s gevraagd of zij akkoord gaan met het totaalpakket en de implementatiestrategie vooraleer verdere stappen ondernomen worden tot implementatie (art. 4, 2, 7 ). Jaarrapport EVV 1 november december

21 Resultaat: Voor bovenstaande opdracht werd een werkgroep implementatie opgericht. Deze werkgroep bestond uit de volgende partners: Convenanthouders K.U.Leuven (prof. Koen Milisen, prof. Eddy Dejaeger) UGent (prof. Stefan Goemaere) WVVK (Dhr.Theo Hamblok) Domus Medica (Dr. Frans Govaerts, Dr. Arlette Wertelaers) WVVV (Dhr. Koen Van den Bossche) EV (Mevr. Leen De Coninck) BVGG (prof. Jean-Pierre Baeyens) Externe partners: VIGeZ (Mevr. Hilde Janssens, Mevr. Mia Van Laeken) Rode Kruis (Mevr. Mieke De Ridder) Seniorama (Mevr. Hilde Meulemans) OOK (Mevr. Mie Moerenhout) LOGO s (Mevr. Annelies Huysentruyt, Dhr. Willy Smeulders, Mevr. Marleen Roesbeke) SIT s (Mevr. Julie Descamps, Mevr. Ilse Pynaert, Mevr. Kristel Van den Driessche) VVDG (Mevr. Myriam De Cuyper, Mevr. Ingrid Bertrand) Op 17 juli 2009 werd een startdocument doorgestuurd naar de werkgroep implementatie op basis waarvan voorstellen konden doorgestuurd worden voor een implementatieplan voor de praktijkrichtlijn valpreventie bij thuiswonende ouderen. De feedback werd besproken op de eerste vergadering die doorging op 4 september 2009 (11u-13u). Het verslag van deze vergadering staat in APPENDIX 2c. Op basis van de besprekingen tijdens de eerste vergadering werd een eerste draft opgesteld voor een implementatieplan (incl. implementatiematrix o.b.v. het model van Rogers) dat op 9 oktober werd doorgestuurd naar de leden voor feedback. Het plan werd met de feedback besproken op de tweede vergadering op vrijdag 23 oktober (11u-13u). Het verslag van deze vergadering staat in APPENDIX 2c. Na de 2 de vergadering werd het implementatieplan verder aangepast en onmiddellijk verwerkt in het jaarplan voor 2010 (onderdeel thuiszorg). Het Jaarrapport EVV 1 november december

22 jaarplan werd verstuurd naar de werkgroep op 13 november voor een laatste feedback. De feedback kon ook mondeling gegeven worden op een 3 de vergadering die doorging op 20 november Het verslag van deze vergadering vindt u in APPENDIX 2c, als tevens het finale jaarplan voor In het werkjaar 2010 gebeurt een eerste procesevaluatie van de ganse implementatie. Een grondige evaluatie gebeurt vanaf 2011 via een uitgewerkt indicatorenset (zie verder) Registratie Opdracht: Er wordt een registratievorm uitgewerkt om de implementatie van het totaalpakket te evalueren. Dit omvat o.a. de indicatorenset 7 die ontwikkeld is tijdens het project Uniforme Aanpak Valpreventie bij Thuiswonende Ouderen met Verhoogd Risico (mei 2007 oktober 2008). Deze set wordt verder uitgebouwd op basis van art. 4 2 en 3 van het convenant en voorzien van meetinstrumenten (art. 5). Resultaat: Deze opdracht kon wegens tijdsgebrek niet gerealiseerd worden tijdens het eerste werkjaar en wordt verschoven naar het werkjaar Vormingen Opdracht: In samenwerking met LOGO s/sel s wordt per provincie een terugkommoment/intervisie (+/- 2 uur) gepland voor de periode februari - maart 2009 voor de valpreventietrainers uit het project Uniforme Aanpak Valpreventie (mei oktober 2008) (zie verder), alsook een planning van nieuwe lokale vormingen voor het jaar Deze lokale vormingen zullen gegeven worden door een valpreventietrainer. 7 Deze indicatorenset is toegevoegd in bijlage. Jaarrapport EVV 1 november december

23 Resultaat: Op 9 en 11 juni is een terugkom- en intervisiemoment geweest voor de valpreventietrainers uit het project Uniforme Aanpak Valpreventie (mei oktober 2008). Op deze bijeenkomst werd informatie gegeven over het EVV en werd de mogelijkheid geboden om tips te geven aan het EVV. Op 9 juni ging de bijeenkomst door in het Baudelohof in Gent (12u-14u) (in samenwerking met de LOGO s Oost-Vlaanderen), en op 11 juni in de ziekenhuisschool in Gasthuisberg, Leuven (12u-14u). Valpreventietrainers kregen voor hun aanwezigheid een forfaitaire vergoeding van 50 euro. Een uitnodiging werd verstuurd naar alle trainers op 23 februari Tijdens deze intervisiemomenten waren er 22 hulpverleners aanwezig, waarvan 7 kinesitherapeuten, 7 ergotherapeuten en 8 verpleegkundigen. Er waren geen huisartsen aanwezig. Zie verslag van de intervisies in APPENDIX 4. Aangezien de implementatiemethodiek van de praktijkrichtlijn valpreventie bij thuiswonende ouderen pas vaststond eind november 2009 (zie eerder), werden nog geen lokale vormingen gepland voor 2009 die zouden gegeven moeten worden door valpreventietrainers. In 2010 zullen lesgevers opgeleid worden voor verzorgenden, poetshulp, en maatschappelijk werkers, en referentiepersonen valpreventie voor huisartsen, kinesitherapeuten, ergotherapeuten, en verpleegkundigen. Zij zullen in het najaar van 2010 op vraag van organisaties vormingen over valpreventie geven. Zie jaarplan 2010 in APPENDIX 2c. Naast de lezingen vermeld onder (sensibilisatie) werden er vormingen over valpreventie gegeven door de valpreventietrainers, logo s en SIT s in de periode september 2008 oktober Vormingen gegeven door valpreventietrainers: Er werden 29 vormingen gegeven door 6 trainers (3 ergotherapeuten, 2 kinesitherapeuten, 1 verpleegkundige) De meeste vormingen werden gegeven door een ergotherapeut (16), gevolgd door een kinesitherapeut (9), en een verpleegkundige (4). De vormingen vonden plaats in West-Vlaanderen (10), Oost-Vlaanderen (9), en Antwerpen (10). Van de overige provincies zijn geen gegevens bekend, bij uitzondering in Limburg. In Limburg werden vormingen gegeven via de Logo s (zie verder). Voor sommige vormingen deden de logo s beroep op een valpreventietrainer. Jaarrapport EVV 1 november december

24 De vormingen werden gegeven aan huisartsen (7), kinesitherapeuten (1), ergotherapeuten (1), mantelzorgers/ouderen (8). De overige drie lezingen/vormingen vonden plaats op een congres of symposium. Vormingen gegeven door de logo s: Er werden 22 vormingen valpreventie gegeven door de logo s in Vlaanderen in de periode september 2008 oktober Deze vormingen werden gegeven door de volgende logo s: Logo Zuid-West-Vlaanderen, Roeselare-Tielt, Oostende-Ieper-Veurne- Diksmuide, Brugge Logo s Limburg De vormingen werden gegeven aan ouderen/mantelzorgers (14), meerdere disciplines (multidisciplinair) (3), verpleegkundigen (2), artsen (1), poetshulp (2). Het Rode Kruis en het VIGeZ hebben daarnaast nog 5 train-the-trainers cursussen gegeven tot lesgevers voor verzorgenden. Hierbij werd het vormingspakket valpreventie voor verzorgenden toegelicht die werd samengesteld door het Rode Kruis Vlaanderen, het VIGeZ, de K.U.Leuven/het EVV, de Logo s Vlaanderen, en Familiehulp. In APPENDIX 4 wordt een gedetailleerd overzicht gegeven van de vormingen door de valpreventietrainers, logo s, en het Rode Kruis/VIGeZ. Jaarrapport EVV 1 november december

25 Bijlagen Appendix 1: Documenten EVV en convenanthouders Samenwerkingsovereenkomst ste versie november 2008 Toelichting bij wijzigingen naar 2 de versie 2 de versie september 2009 Huishoudelijk reglement EVV Visietekst Jaarplan en begroting 1 ste werkjaar zoals ingediend bij het VA Verslag vergaderingen /11/ /01/ /10/2009 Powerpointpresentatie infosessie thuiszorg op 23/01/ Powerpointpresentatie infosessie residentiële setting op 5/06/ Appendix 2: Thuiszorg Appendix 2a: totaalpakket Werkdocument voor de werkgroepvergadering totaalpakket op 27 februari Verslag vergaderingen /02/ /05/ /06/ /10/2009 Appendix 2b: financiering Verslag vergaderingen /05/ /09/ /11/2009 Jaarrapport EVV 1 ste werkjaar BIJLAGEN 25

26 Appendix 2c: implementatie Verslag vergaderingen /09/ /10/ /11/2009 Jaarplan Appendix 3: Residentiële setting Presentatie 18/09/2009 (resultaten literatuurstudie) Verslag vergaderingen /09/ /11/2009 Appendix 4: Overige bijlagen Verslag intervisies valpreventietrainers op 9 en 11 juni Overzicht vormingen door valpreventietrainers en logo s Jaarrapport EVV 1 ste werkjaar BIJLAGEN 26

27 Appendix 1: Documenten EVV en convenanthouders Samenwerkingsovereenkomst 1ste versie november 2008 Toelichting bij wijzigingen naar 2 de versie 2 de versie september 2009 Huishoudelijk reglement EVV Visietekst Jaarplan en begroting 1 ste werkjaar zoals ingediend bij het VA Verslag vergaderingen 27/11/ /01/ /10/2009 Powerpointpresentatie infosessie thuiszorg op 23/01/2009 Powerpointpresentatie infosessie residentiële setting op 5/06/2009 Jaarrapport EVV 1ste werkjaar APPENDIX 1 EVV & convenanthouders 27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41

42 Toelichting bij wijziging samenwerkingsovereenkomst naar 2 de versie naar convenanthouders op vrijdag 10 juli 2009 Onderwerp: samenwerkingsovereenkomst Beste convenanthouders, Na onze convenanthoudersvergadering op 27 november 2008 werd een excellijst doorgestuurd waarop u uw deelname aan de verschillende werkgroepen kon aanduiden. Op 23 januari 2009 werd tijdens een tweede vergadering een overzicht gegeven van ieders deelname (zie bijlage verslag van beide vergaderingen + excellijst deelname werkgroepen EVV). Voor het geven van feedback en het bijwonen van vergaderingen krijgt u zoals al op de eerste vergadering meegedeeld een honorarium + reisonkostenvergoeding. In onze samenwerkingsovereenkomst staat hierover: 1.3 De stuurgroep vermeld in art. 3, beslist in onderling overleg welke activiteiten elke partner zal uitvoeren. Ze stelt daartoe de nodige overeenkomsten op waarin de verplichtingen van elke partner worden opgenomen en uitgewerkt. 5.2 De stuurgroep beslist per werkingsjaar over de verdeling van de subsidie onder de partners, overeenkomstig de door hen opgenomen activiteiten vermeld in art. 1. De penvoerende instelling gebruikt de subsidie om de partners te vergoeden evenredig met hun prestaties en zoals beslist in de stuurgroep. 5.3 Binnen de dertig dagen na de ontvangst van iedere schijf, vermeld in artikel 10 van het convenant (4 schijven per werkjaar), maakt de penvoerende instelling het deel van de subsidie dat toekomt aan de andere partners over aan elke partner in kwestie. Die partners moeten voor de ontvangen subsidie schuldvorderingen opmaken aan de penvoerende instelling. Deze artikels hebben echter een aantal beperkingen: 1.3: aangezien de opdrachten voor dit werkjaar voorlopig bestaan uit feedback en aanwezigheid op vergaderingen, is het opstellen van contracten nogal omslachtig. Bovendien kan mis begrepen worden dat de werkgroepen al vastgelegd werden bij aanvang van het werkjaar, terwijl dit in de loop van het werkjaar gebeurt. 5.2 en 5.3: aangezien het aantal vergaderingen en feedbackmomenten niet vaststond bij het begin van het werkjaar (enkel ruwe schatting), was het moeilijk om dan al te beslissen over de verdeling van subsidies onder de partners. Daarnaast vormt het uitbetalen per schijf (per 3 maanden) een vrij grote administratieve belasting die de werking van het EVV zal vertragen. De werkgroepen ronden vaak ook niet af na een periode van 3 maanden. Jaarrapport EVV 1 ste werkjaar APPENDIX 1 Toelichting bij wijziging in samenwerkingsovereenkomst 42

43 Om die redenen werden de volgende aanpassingen gedaan aan de samenwerkingsovereenkomst (zie ook in bijlage het document Samenwerkingsovereenkomst (met track changes)): 1.3. De convenantgroep vermeld in art. 3, beslist in onderling overleg welke activiteiten elke werkgroep zal uitvoeren. In de loop van het werkingsjaar worden de werkgroepen samengesteld aan de hand van de deelnemende partners en eventuele externe partners of experts De convenantgroep beslist op het einde van elk werkingsjaar over de verdeling van de subsidie onder de partners door de penvoerende instelling, overeenkomstig de door hen opgenomen activiteiten en overeenkomstig hun deelname aan de werkgroepen vermeld in art De partners zullen uitbetaald worden aan het einde van elk werkingsjaar na goedkeuring van het ingediend financieel verslag, vermeld in art 7, bij het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. Ellen en ik houden intussen heel nauwkeurig bij wie op welke vergadering aanwezig is en wie feedback geeft. Op basis daarvan zullen we een excellijst invullen (zie bijlage) per persoon en partner. Deze sturen we dan door naar de juiste persoon en partner ter verificatie + met de vraag om het aantal kilometers aan te vullen (reisonkosten). Na ieders goedkeuring en goedkeuring van het Vlaams Agentschap (februari) kan iedere partner een schuldvordering opmaken aan de K.U.Leuven (penvoerende instelling) en zal het bedrag aan iedere partner worden uitbetaald (bij uitzondering Domus Medica omwille van het eigen convenant met de overheid). Iedere partner kan daarna het gekregen bedrag verdelen over de personen die de partner hebben vertegenwoordigd, overeenkomstig de excellijst per persoon. Deze regeling resulteert in een aanvulling in de samenwerkingsovereenkomst: 7.4. Elke partner levert daartoe de nodige inbreng en bezorgt de penvoerende instelling uiterlijk op 10 februari van het volgend werkingsjaar een financieel verslag met: Genummerde lijst, volgens sjabloon in bijlage, van de gemaakte kosten met een verwijzing naar de uitgavencategorie Een voor waar en echt verklaarde schuldvordering Daarnaast werden nog kleine zaken aangepast zoals: - stuurgroep wijzigt in convenantgroep om verwarring te vermijden met de stuurgroep thuiszorg en stuurgroep residentiële zorg. - Sommige partners hebben andere vertegenwoordigers (wijziging van namen) Om al deze wijzigingen in de samenwerkingsovereenkomst te laten gelden (en opdat onze financiële dienst correct kan werken), zou iedere partner (zie vertegenwoordiger in de samenwerkingsovereenkomst in bijlage) deze aangepaste samenwerkingsovereenkomst opnieuw moeten tekenen. Vooraleer dit te doen, willen we iedereen de kans geven om hierop te reageren. De deadline is 3 augustus Daarna sturen we een finale versie door die daarna ondertekend teruggestuurd moet worden met de post. Jaarrapport EVV 1 ste werkjaar APPENDIX 1 Toelichting bij wijziging in samenwerkingsovereenkomst 43