voor medewerkers U-Sports

Transcriptie

1 administratie CSPE KB 2010 bijlage 1 Informatieboekje voor medewerkers U-Sports Versie: april 2010 PK-0801-b-10-1-b1

2 Bedrijfsinformatie...3 Naam- en adresgegevens...3 Organisatieschema...4 Algemene werkinstructies...5 Omgangsvormen...5 Ziek melden...5 Huisstijl...5 Werken met Telraam...5 Werken in twee programma s tegelijk...6 Digitale bestanden opslaan...6 , brief, offerte, order of bevestiging maken...6 Document klaarmaken voor verzending door de postkamer...6 Inleveren van documenten door stagiairs...6 Afdeling Inkoop...7 Bestelregels...7 Betalingstermijnen leveranciers...7 Afdeling Verkoop...8 Leveringsvoorwaarden...8 Betalingsvoorwaarden...8 Afdeling Personeelsadministratie...9 Stamkaart nieuwe medewerker...9 Ziek- & herstelmelding...9 Afdeling Magazijn...10 Assortiment...10 PK-0801-b-10-1-b1 2 lees verder

3 BEDRIJFSINFORMATIE Naam- en adresgegevens Bedrijfsnaam en officiële schrijfwijze: U-Sports Soort bedrijf: groothandel in sportartikelen Adres: Herenstraat 116 Postcode: 3513 BM Vestigingsplaats: Utrecht Telefoon: (030) Fax: (030) Website: ABN-AMRO-bankrekeningnummer: Kvk Btw-nummer B76 eigenaar: Hans Uitenboogaard is eigenaar en directeur van U-Sports. Verder zijn er nog vijf medewerkers in dienst van het bedrijf. PK-0801-b-10-1-b1 3 lees verder

4 Organisatieschema Directeur Hans Uitenboogaard Boekhouding / Crediteuren- & Debiteurenadm. Lucyanne Vriens Personeelsadministratie Hans Uitenboogaard Inkoop Peter Havinga Magazijn Marco van de Akker Ali Saygili Verkoop Ayoub Moreno Expeditie Ali Saygili Ayoub Moreno PK-0801-b-10-1-b1 4 lees verder

5 ALGEMENE WERKINSTRUCTIES Omgangsvormen - Gebruik correcte omgangsvormen. - Medewerkers mogen elkaar met de voornaam aanspreken. - Spreek klanten en leveranciers aan met U en met hun achternaam. - Gebruik correct Nederlands bij alle werkzaamheden. Ziek melden Ziekmeldingen indien mogelijk voor 8:30 uur, of anders zo spoedig mogelijk, doorgeven aan de directeur: (030) of (030) Huisstijl (niet voor ) Gebruik in documenten - lettertype Arial, puntgrootte 11 - regelafstand 1,5 - voor de hoofdstuk-titels: hoofdletters, niet vet - voor de alinea-titels: kleine letters (maar begin met een hoofdletter), vet. Werken met Telraam - Brief maken: gebruik het menu Programma. - Boekingen doen: gebruik het menu Programma. - Voor een offerte-aanvraag, inkooporder, inkoopfactuur, pakbon akkoord: gebruik de menu-opties Programma - Inkoopadministratie. - Voor een offerte, verkooporder, verkooporderbevestiging, verkoopfactuur: gebruik de menu-opties Programma - Verkoopadministratie. - Inkooppakbon invoeren, verkooppakbon maken, contante verkopen, inventarisatie: gebruik de menu-opties Programma - Voorraadadministratie. - Gegevens wijzigen van klanten, leveranciers, artikelen en bedrijfsgegevens van U-Sports: gebruik het menu Onderhoud. - Afdruk maken en voor alle overzichten: gebruik het menu Overzicht. PK-0801-b-10-1-b1 5 lees verder

6 Werken in twee programma s tegelijk - Gebruik de toetscombinatie alt-tab om bijvoorbeeld van het programma Telraam over te schakelen naar het programma Word of Excel, als je Word of Excel geopend hebt. Digitale bestanden opslaan - Sla je werk in het programma Telraam op elke keer als je klaar bent met een Telraam-opdracht. - Sla een digitaal bestand waarin je gewerkt hebt, direct op. Een , brief, offerte, order of bevestiging maken - Zorg voor een correcte aanhef. - Sluit af met je naam en de afdeling waar je werkt. Document klaarmaken voor verzending door de postkamer Voordat je het document afdrukt: - Controleer het document op gebruik van de juiste gegevens (adressering, aanhef, datum, inhoud en afsluiting met naam en afdeling). - Controleer het document op correct taalgebruik. Als je het document hebt afgedrukt: - Zet bovenaan het document het nummer van de stage-opdracht (= examenopdracht) waar het document bijhoort. - Zet (als dat er nog niet op staat) onderaan het document je handtekening en de naam van je afdeling. - Doe het document in het mapje Documenten voor de leidinggevende (examinator). Inleveren van documenten door stagiairs Alle documenten van stagiairs worden gecontroleerd. Daarom is het volgende verplicht: - Zet bovenaan het document het nummer van de stage-opdracht (= examenopdracht) waar het document bijhoort. - Zorg dat op elk afgedrukt document je naam en kandidaatnummer staat. - Doe het document in het mapje Documenten voor de leidinggevende (examinator). PK-0801-b-10-1-b1 6 lees verder

7 AFDELING INKOOP Bestelregels - Bestel een artikel bij een leverancier als de aanwezige voorraad onder de minimumvoorraad komt. - Bij een bestelling de voorraad altijd aanvullen tot de maximumvoorraad. Betalingstermijnen leveranciers leverancier Sporteon Klunder Sub Zero Aktief Sport FlowerPower Sport Lenten Sportfashion Wear Sport WorldXtreme Sports Asahi Sport Nationale Sporttas ATC International betalingstermijn in dagen na factuurdatum 7 dagen 10 dagen 2 weken 5 dagen 8 dagen 21 dagen 7 dagen 5 werkdagen binnen 1 week na ontvangst factuur 14 dagen PK-0801-b-10-1-b1 7 lees verder

8 AFDELING VERKOOP Leveringsvoorwaarden kosten binnen de plaats Utrecht franco buiten de plaats Utrecht 0,40 per kilometer over de afstand van een enkele reis Utrecht - afleverplaats De artikelen worden binnen 7 werkdagen na besteldatum geleverd bij de klant (behalve bij artikelen met clublogo en clubnaam). Betalingsvoorwaarden bedrag goederentotaal administratiekosten 0,00 tot 250,00 10,00 250,00 en hoger geen Het gefactureerde bedrag dient binnen 30 dagen na factuurdatum betaald te zijn door de klant. PK-0801-b-10-1-b1 8 lees verder

9 AFDELING PERSONEELSADMINISTRATIE Stamkaart nieuwe medewerker - Gebruik het bestand: stamkaarten.xls. - Kies Nieuwe medewerker. - Vul de stamkaart zo volledig mogelijk in. - Gebruik de gegevens uit het cv van de nieuwe medewerker en eventuele andere aangeleverde gegevens. Ziek- & herstelmelding - Gebruik het digitale formulier: ziek_&herstelmelding.xls. - Vul het formulier zo volledig mogelijk in. - Gebruik de gegevens op de stamkaart van de betreffende medewerker in het bestand: stamkaarten.xls. PK-0801-b-10-1-b1 9 lees verder

10 AFDELING MAGAZIJN Assortiment Het assortiment van U-Sports bestaat uit de volgende artikelgroepen: 1 Accessoires 2 Badkleding 3 Sportschoenen 4 Sportkleding PK-0801-b-10-1-b1* 10 lees verder einde