Beleidsplan Tennisvereniging De Gouw Zaandam

Transcriptie

1 TENNISVERENIGING DE GOUW Karel Lotsylaan 6 Postbus 1367 Tel EA Zaandam 1500 AJ Zaandam Beleidsplan Tennisvereniging De Gouw Zaandam 1/9

2 INLEIDING Tennisvereniging De Gouw beschikt niet over een beleidsplan. Het bestuur acht dit van groot belang om niet alleen richting te geven aan de activiteiten binnen de vereniging, maar ook om open en transparant met alle leden te communiceren. Het bestuur wil duidelijke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden voor het bestuur, de commissies en ook van de leden, voor zover deze niet in de statuten reeds zijn vastgelegd. Wij hebben ervoor gekozen om een compact plan op te stellen, met per onderwerp een overzicht waar wij nu staan, waar wij de komende jaren naar toe willen en wie hiervoor de uitvoeringsverantwoordelijke is. De basis van dit beleidsplan komt voort uit het in de Statuten vermeld doel: het doen beoefenen en bevorderen van de tennissport Om hieraan te voldoen wordt aan de volgende punten aandacht geschonken in het beleidsplan: 1. Het in stand houden van TV De Gouw en het behartigen van de belangen van haar leden 2. Het faciliteren van het beoefenen van de tennissport door haar leden 3. Het tennispark, banen en andere voorzieningen zodanig onderhouden dat deze aan de tennis-technische eisen voldoen 4. De kwaliteit van het paviljoen met kantine, keuken, kleedkamers en sanitair voldoen aan de eisen van deze tijd vooral op gebied van milieu, veiligheid en comfort. 5. Het voeren van een verantwoord financieel beleid gericht op de instandhouding van vereniging, park en paviljoen en alle daarbij behorende voorzieningen 6. Het ledenbestand minimaal op het huidige niveau te houden en acties te ondernemen om dit te verhogen 7. De communicatie tussen bestuur, commissies en leden bevorderen 8. De leden bewust maken van hun verantwoordelijkheid om in het belang van TV De Gouw vrijwilligerswerk te verrichten. Wij zijn ons ervan bewust dat het uitvoeren van genoemde punten veel inspanning vereist maar vertrouwen erop dat dit met de inzet en positieve motivatie van vrijwilligers haalbaar is! Het bestuur 2/9

3 1. SITUATIE 2015 In de afgelopen jaren zijn onder andere volgende zaken gerealiseerd onder leiding van de Park & Paviljoen commissie: - Aanleggen nieuwe bestrating - Renovatie douches - Aanpassen groenvoorziening (snoeien bomen) - Renovatie paviljoen en omliggende terrassen, nieuwe serre en overkapping van het terras. - Onderzoek naar aanleggen LED verlichting op de banen wat op dit moment gezien de kosten niet haalbaar is. Mede door de renovatie van ons paviljoen is het uiterlijk en aanzien van ons tennispark aanzienlijk verbeterd en is een goede en gezellige uitstraling verzekerd. Wensen zijn er uiteraard ook: - Nieuw meubilair voor zowel in de kantine als buiten op de terrassen - LED verlichting Het ledenbestand is op dit moment ( ) ukkepukken voor 9 banen. Dit aantal is in het begin van het jaar helaas altijd laag. Wij streven echter toch naar een stijging naar 750 leden. De speelsterkte van de meeste leden is voor de enkel en/of dubbel 7 8 en heeft op dit moment het karakter van een recreatieve vereniging. Het bestuur bestaat op dit moment uit 8 personen. De financiële positie van TV De Gouw is op dit moment goed en reserveringen voor de toekomst kunnen nog steeds gedaan worden. Deze opsomming pretendeert niet volledig te zijn maar geeft wel een indruk van hoe TV De Gouw in elkaar steekt. Communicatie, sponsoring en verenigingsgevoel zijn zaken die de volle aandacht van het bestuur hebben. 3/9

4 2. BELEIDSPLAN 2.1 Algemeen De intentie van TV De Gouw is om het recreatieve karakter te behouden, echter, het bestuur acht het wel wenselijk om competitiespelers de kans te geven hun spelpeil te verhogen. Ondanks dat er uitsluitend gewerkt wordt met vrijwilligers (behoudens de trainers) dient de organisatie wel een professioneel karakter te hebben waarbij de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden duidelijk zijn vastgelegd waardoor het geheel transparant en overzichtelijk zal worden. Het bestuur zal goed dienen te communiceren met de diverse commissies, de commissies onderling en naar de leden. Dit gebeurt door regelmatige bestuursvergaderingen te houden en door middel van nieuwsbrieven, de website en de Facebook-pagina. Het gehele park, het paviljoen, en alle bijbehorende voorzieningen dienen goed te worden onderhouden zodat dit representatief is voor de leden en bezoekers. De consumpties die in de kantine verkrijgbaar zijn dienen te voldoen aan de geldende wet-/ en regelgeving waarbij hygiëne en de kwaliteit van aanbod een grote rol speelt. Er zal meer aandacht en uitvoering gegeven dienen te worden aan public relations naar instanties van buiten TV De Gouw zoals Gemeente, naburige verenigingen en inwoners van Zaanstad. Een goede relatie met genoemde instanties zal de prettige en gezellige uitstraling alsmede het sociale karakter van TV De Gouw bevorderen. 2.2 Organisatie De wijze van benoeming en samenstelling van het bestuur is vastgelegd in de Statuten. De volgende commissies dienen gevormd en genoemd te worden in de statuten: - Technische Commissie TC - Jeugdcommissie JC - Park & Paviljoen Commissie P&P - Evenementencommissie EC - Public Relations Commissie PR - Sponsor Commissie SC Het tijdelijk toevoegen en/of wijzigen van commissies is altijd mogelijk. Er is tevens een aantal toernooicommissies actief. De taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de bestuursleden en de commissies dienen vastgelegd te worden in de statuten 4/9

5 2.3 Communicatie- en vergaderstructuur Er dient minimaal 1 x per jaar een Algemene Ledenvergadering gehouden (jaarvergadering) Het bestuur vergadert ongeveer 8 x per jaar en hiervan worden notulen bijgehouden welke naar de bestuursleden worden verzonden. Elke commissie dient minimaal 3 x per jaar te vergaderen en een verslag hiervan dient aan het secretariaat te worden gezonden. Leden hebben de mogelijkheid om hun vragen/klachten/wensen/ideeën in een bestuurs- of commissievergadering in te brengen. Dit dient bij voorkeur per mail of brief gedaan te worden, in voorkomende (bijzondere) gevallen kan een lid/leden zijn/haar verzoek en met instemming van de betreffende voorzitter mondeling toelichten op een bestuurs-/ of commissievergadering. Onze website zal onze voornaamste informatiebron zijn waarop mensen ook middels een contact button hun vragen, wensen etc. kenbaar maken aan het bestuur of betreffende commissie. Het bestuur geeft op de website bij colofon alle relevante informatie aan over o.a. de bestuursleden en commissies en hoe zij te bereiken zijn. De nieuwsbrief verschijnt digitaal en tevens worden er nieuwsberichten geplaatst op de website en via social media (Facebook). 2.4 Financieel Er wordt een strak financieel beleid gevoerd dat gericht is op het gezond houden c.q. verbeteren van de financiële positie van TV De Gouw alsmede het in stand houden van het park, het paviljoen, de kantine etc. met de bijbehorende voorzieningen en het maken van reserves voor mogelijk mindere tijden. Beleidsvoornemens en investeringen worden gedaan op basis van vooraf gemaakte begrotingen die gebaseerd zijn op offerten van leveranciers en aannemers. Jaarlijks zal het bestuur een begroting voor het daarop volgende verenigingsjaar ter goedkeuring voorleggen aan de Algemene Ledenvergadering (ALV). TV De Gouw heeft inkomsten uit contributies, pacht van het paviljoen, sponsoring op borden en winddoeken, website, giften, toernooien en diverse nevenactiviteiten zoals o.a. Vriendenloterij, verkoop wijn etc. De contributie zal, indien nodig en onderbouwd, kunnen worden verhoogd met goedkeuring van de ALV. Om het spelpeil (speelsterkte) van competitie spelende jeugdleden te verhogen zal de jeugdcommissie met een plan van aanpak komen en selecties aangeven. 5/9

6 3. BESTUURS- EN COMMISSIEBELEID 3.1 Bestuur Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de gehele gang van zaken binnen TV De Gouw en zal hierover verantwoording afleggen over het in het afgelopen jaar gevoerde beleid. Het bestuur zet zich in voor het voortbestaan van de vereniging, waarbij het werven en begeleiden van nieuwe leden en het behouden van het gezellige, recreatieve en sportieve karakter van de vereniging prioriteit heeft. 3.2 (Sub-)Commissies Algemeen De diverse commissies worden gevormd door vrijwilligers uit het ledenbestand en bestaan uit een commissievoorzitter en een aantal commissieleden. Commissies zijn vrij om de grootte zelf te bepalen. De commissies zijn verantwoordelijk voor het specifieke onderdeel waarvoor de commissie is ingesteld. De (sub-)commissies zijn officieel na goedkeuring van het bestuur. Het is mogelijk dat een bestuurslid voorzitter c.q. lid is van een commissie. Bestuursleden kunnen bijeenkomsten bijwonen van commissievergaderingen. De (sub-)commissies zijn verantwoording schuldig aan het bestuur en dienen plannen met financiële onderbouwing aan hen voor te leggen ter goedkeuring. Alleen de genoemde commissies die deelnemen in het bestuur leggen in de jaarlijkse ALV verantwoording af over het gevoerde beleid en geven plannen aan voor het komende verenigingsjaar. Toernooicommissies dienen minimaal 2 maanden voor de start van een toernooi een onderbouwde begroting te overleggen Zoals eerder aangegeven zullen de commissies minimaal 3 x per jaar vergaderen namelijk in de winterperiode ter voorbereiding op het nieuwe tennisseizoen, tijdens het tennisseizoen om bij te kunnen sturen en in het najaar om te evalueren. De begeleidingsteams / commissies van vertegenwoordigende teams zijn verantwoording schuldig aan het algemeen bestuur Technische commissie TC De voornaamste taak van de TC is: - Organiseren en begeleiden van de officiële KNLTB competities - In overleg met de tennisleraren organiseren en plannen (van) extra trainingen voor de junioren competitiespelers (zie 2.4) om het spelniveau te verhogen. De TC kan in overleg met en ter goedkeuring van het bestuur haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden uitbreiden of wijzigen. 6/9

7 3.2.3 Jeugdcommissie JC De jeugdcommissie is verantwoordelijk voor de begeleiding van de juniorleden in al zijn aspecten. De JC zal in samenspraak met de TC en tennisleraren overleggen over de indeling van de competitie, de lessen en de trainingen. Het verhogen van het spelniveau moet een aandachtspunt zijn, hiervoor kunnen de jeugdleden extra lessen en trainingen aangeboden worden (zie 2.4) Het geven van lessen of clinics door spelers van een 1 ste heren, dames of mix-team zou een enorme stimulans kunnen zijn. Dit zal de JC verder uit kunnen werken. De JC organiseert en begeleidt de jeugdclubkampioenschappen, een eventueel open jeugdtoernooi, ouder/ kind toernooi en alle leeftijdsgerichte activiteiten om het spelplezier van de jeugdleden te verhogen en aan de club te binden. Mogelijkheden zijn schooltennis, zomerkamp e.d. Het betrekken van ouders bij de activiteiten van de JC is aan te bevelen. De JC kan, in overleg met en ter goedkeuring van het bestuur haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden uitbreiden of wijzigen Park & Paviljoen commissie P&P De P&P is verantwoordelijk voor en heeft tot taak het gehele tennispark inclusief het clubgebouw, kantine, keuken in een goede staat te onderhouden en eventueel te verbeteren. Tevens zal P & P minimaal 1 x per jaar overleg hebben met de pachters. Door P&P wordt een meerjarenplan van de uit te voeren noodzakelijke (onderhouds-) werkzaamheden aan banen, hekwerken, bestratingen, groenvoorzieningen, verlichting, clubgebouw etc. opgesteld inclusief een deugdelijke financiële onderbouwing. Dit dient ter goedkeuring te worden voorgelegd aan het bestuur en eventueel, indien nodig, aan de ALV. P&P houdt contact met de groundsman over de staat van onderhoud van de banen, drainage, netten etc. P&P kan, in overleg met en ter goedkeuring van het bestuur haar taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden uitbreiden of wijzigen Evenementencommissie EC De EC is gericht op het sociale aspect binnen de vereniging. Zij organiseert en is actief bij diverse evenementen en toernooitjes zoals sponsor-/ werkerstoernooi, nieuwe ledentoernooi, nieuwjaarstoernooi en wellicht uitwisselingstoernooien met naburige tennisverenigingen. Toekomstige toernooien zijn wellicht nog een Ladies Night (of Day) midzomernacht etc. Financieel gezien is de EC neutraal, indien noodzakelijk kan de EC bij het bestuur een met reden omkleed verzoek indienen voor een bijdrage. De EC kan, in overleg met en ter goedkeuring van het bestuur, haar taken, verantwoordelijk- Heden en bevoegdheden uitbreiden of wijzigen. 7/9

8 3.2.6 Sponsorcommissie SC De SC is belast met het werven en aan TV De Gouw verbinden van sponsors en ontwikkelt activiteiten ten behoeve van sponsoren zoals bijvoorbeeld een sponsortoernooi, BBQ of iets dergelijks. Bij het uitbesteden van werkzaamheden bij TV De Gouw dienen de sponsoren die de betreffende dienst kunnen aanbieden c.q. uitvoeren mede gevraagd te worden voor het uitbrengen van een offerte. De toernooicommissies dienen contact te onderhouden met de sponsorcommissie en vice versa. Het onderhouden van een goede band met sponsoren is heel belangrijk, geen aandacht schenken of afspraken niet nakomen betekent dat de sponsor zal afhaken. 4. Vrijwilligersbeleid TV De Gouw kan absoluut niet zonder de inzet van vrijwilligers. Het beleid is erop gericht om de vrijwilligers in een prettige werkomgeving en een goede sfeer hun werkzaamheden te laten uitvoeren. Om dit laatste en het gehele beleidsplan te laten slagen is het noodzakelijk dat zoveel mogelijk leden zich als vrijwilliger op een positieve wijze inzetten en zich verantwoordelijk voelen voor datgene wat hij/zij voor de club doet. Hiermee wordt in hoge mate het karakter van de club bepaald. Het algemene beleid is er op gericht dat leden, die daartoe in staat zijn, vrijwilligerswerk voor de club verrichten. Bij nieuwe leden is het een idee om te vragen wat de persoon voor werk doet of heeft gedaan en te vragen of men eventueel bereid is vrijwilligerswerk te doen. 5. Ledenwerving Mogelijkheden voor werving zijn: - Samenwerking met basisscholen - Aanbieden extra les-/ en trainingsmogelijkheden - Organiseren evenementen waar niet-leden welkom zijn zoals nu invitatie-/ vechtparentoernooi - Reclame in dag-/ weekbladen, regionale websites, flyers - Prijs beschikbaar stellen voor de beste ledenwerver, leden werven leden - Onderzoeken of: Instellen weekendlidmaatschap zinvol is Daluren instellen Samenwerking met voetbalclubs o.i.d. - Bedrijfstennis Met eventueel een nieuw digitaal afhangsysteem zijn een aantal van de bovengenoemde punten goed af te dekken. 8/9

9 6. Doelstellingen met bijbehorende planning De doelstelling voor de komende jaren tot 2020 zijn: A. In 2015 o Het beleidsplan concretiseren en implementeren o Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden bestuur en commissies vaststellen voor zover nog niet in de statuten bepaald o Vacatures in commissies invullen o Ledenwervingsacties organiseren en scholen meer interesseren voor TV De Gouw o Het aanbieden en stimuleren extra les-/en trainingsmogelijkheden o Het behouden van de huidige sponsoren e aantrekken nieuwe sponsors o Bezuinigingsmogelijkheden op bijv. energie in kaart brengen (denk ook aan de pachter met diverse vrieskast/kisten die verouderd zijn!) o Onderzoek of zonnepanelen via subsidie gemeente interessant is B. Voor 2016: o Doelstelling A t/m F verder uitbouwen o Als blijkt dat zonnepanelen rendabel zijn deze met bijbehorende installatie aanbrengen o In het voorjaar 2016 het afgelopen jaar evalueren en zo nodig beleidsplan en doelstellingen bijstellen C. Voor 2017: o De doelstellingen A t/m F blijven actueel waarbij aanpassing t.g.v. wijzigend inzicht mogelijk zijn o In het voorjaar 2017 afgelopen jaar evalueren o Doelstellingen voor de komende jaren zo nodig bijstellen dan wel aanvullen 7. Slotwoord Het uiteindelijke doel van dit beleidsplan is om TV De Gouw nieuwe impulsen te geven waardoor de vereniging (nog meer) aantrekkelijk wordt voor bestaande leden resp. nieuwe leden. Dit beleidsplan moet voor alle leden een uitdaging zijn om hun club te blijven steunen in woord en daad wat nodig zal zijn om dit beleidsplan te kunnen realiseren. De vele vrijwilligers en medewerkers die los of in commissies voor de club werken zijn onze steunpilaren van de toekomst Zonder hen zou TV De Gouw niet zijn wat zij nu is. Het bestuur. 9/9