Océ Online Store. Online Ordering System for all Océ Media

Transcriptie

1 Océ Online Store Online Ordering System for all Océ Media

2 Inhoudsopgave INLEIDING 1. OPSTART / LOGIN SCHERM Wat heb ik nodig? Hoe kan ik Océ via Internet bereiken? Hoe is mijn configuratie het meest optimaal? Hoe log ik in op Océ Direct Supplies? Menu scherm Hoe start ik Direct Supplies sneller op? 8 2. WINKELS Hoe ga ik zoeken? Enkele zoekvoorbeelden DE WINKELWAGEN Inleiding Vullen van de winkelwagen Order samenstellen ORDER STATUS Inleiding Schermen ALGEMEEN/TOT SLOT Snel een order plaatsen De Browser Time-out BEGRIPPENLIJST 20 2

3 INLEIDING In deze handleiding wordt uitleg gegeven over Direct Supplies, het electronisch bestelsysteem van Océ Belgium N.V. Océ introduceert de interactieve ordering. Dankzij ons systeem via het Internet heeft u in één klap toegang tot één van de grootste supplieswinkels van Europa. U vindt tevens de meeste actuele artikel - en prijsgegevens. Daarnaast geven wij u onmiddellijk een bijgewerkte status van uw orderhistorie en inzage in alle prijsinformatie zoals met u is overeengekomen. Helder en duidelijk kunt u nu op een eenvoudige en snelle wijze uw bestellingen bij ons plaasten. U krijgt via de orderstatus altijd een terugkoppeling over de opdracht zodat vergissingen zijn uitgesloten. Winkelen in alle eenvoud en rust. Met Océ Direct Supplies kunt u waar en wanneer u maar wilt op een gemakkelijke en eenvoudige wijze bestellen. Wij hebben het voor u zo ingericht dat u weet waar u mee bezig bent. In de "winkels" staan alle artikels up-to-date die u via een uitgekiende indeling kunt oproepen. Om in ons assortiment rond te kijken hebben wij een zoekmodule voor u gemaakt waarbij u op artikelnummer of productomschrijving kunt zoeken. De artikels die u wilt bestellen, stopt u in de winkelwagen. Heeft u uw keuze gemaakt, dan controleert u de prijs d.m.v. een prijsberekening, vult u de referentie en de naam van de contactpersoon in. Met een enkele click op de knop "bestel" is uw bestelling dan een feit. Actuele informatie met enkele clicks. Wij geven u met Océ Direct Supplies altijd de meest recente informatie. Door de koppeling die wij gemaakt hebben met onze Back-office computers beschikt u onmiddellijk over de actuele artikel-, en voorraadgegevens. Met de orderstatus die u in het menuscherm vindt, kunt u de voortgang en historie van uw orders zien, ongeacht of u die opdrachten nu telefonisch of schriftelijk bij ons heeft geplaatst. Zo beschikt u nu over de meest actuele informatie met betrekking tot onze supplies en uw bestellingen. Snel, betrouwbaar en makkelijk on-line. In de hiernavolgende hoofdstukken zal stap voor stap uitgelegd worden wat de mogelijkheden zijn van Direct Supplies en hoe u deze het makkelijkst en het snelst kunt gebruiken. In hoofdstuk 2 "Winkels" staan we uitgebreid stil bij de digitale catalogus met zijn ruime zoekmogelijkheden. Mochten er naar aanleiding van deze handleiding nog vragen zijn of zou u graag nog extra informatie willen, dan kunt u contact opnemen met onze Internal Sales op het nummer 02/ of via oce.direct@oce.be. 3

4 1. OPSTART / LOGIN SCHERM 1.1. Wat heb ik nodig? Computer (Pentium wordt aangeraden) met min. 8Mb Intern geheugen Internetbrowser (Internet Explorer 4.2 of Netscape 4.52 of hoger) Gebruikersnaam en Wachtwoord (wordt door Océ verstrekt) Verbinding met Internet 1.2. Hoe kan ik Océ via Internet bereiken? Via het adres Hoe is mijn configuratie het meest optimaal? Computer met Pentiumprocessor Verbinding met Océ computer met 28k8 of hoger Schermresolutie 1024x kleuren Lettertype klein: in Internet Explorer klein, in Netscape puntgrootte Hoe log ik in op Océ Direct Supplies? U start uw internet applicatie op en kiest de url; U kiest voor NL (zie afbeelding 1.4.1). Daarna komt U op het inlogscherm van Direct Supplies (zie afb ). Vul hier uw klantnummer en wachtwoord in om in te loggen. Aantekening Klantnummer: (alle klantnummers beginnen met 32 en zijn maximaal 8 cijfers lang) Wachtwoord : (minimaal 6 posities, caps lock moet uit staan) 4

5 Afb Afb

6 Via de knop "Wijzig wachtwoord" kunt u kiezen om een ander wachtwoord te gebruiken. U dient de velden "Wachtwoord" en "herhaal nieuw wachtwoord" in te vullen met minimaal 6 en maximaal 10 posities, waarna u vervolgens op de knop "wijzig wachtwoord "drukt (zie afb ) Afb Het in te vullen klantnummer en wachtwoord is uitgegeven door Océ. Mocht u uw klantnummer en of wachtwoord vergeten zijn dan kunt u contact opnemen met Océ, via het adres oce.direct@oce.be 6

7 1.5. Menu scherm Via dit centrale scherm (zie afb ) kunt u drie verschillende richtingen uit: 1. Winkels, (linker kolom) hier heeft u de mogelijkheid om ons gehele assortiment te bekijken 2. Order status, (knop in blauwe menubalk) hierin kunt u uw bestelhistoriek bekijken 3. Winkelwagen, (knop in blauwe menubalk) te vullen met de materialen en supplies die u bij ons wil bestellen. Onder de knop "Help" (in de blauwe menubalk) hebben wij beknopt de gegevens uit deze handleiding samengevat. Via "Exit" (in de blauwe menubalk) verlaat u de direct supplies applicatie en beëindigt daarmee de lopende sessie. Let op!!! de gegevens worden niet automatisch opgeslagen. Afb

8 1.6. Hoe start ik Direct Supplies sneller op? Om de volgende keer nog sneller in de applicatie van Direct Supplies te komen, kunt u de gegevens opslaan onder de favorieten van uw browser. Bij sommige browsers is het mogelijk om het klantnummer en wachtwoord in uw browser op te slaan zodat u Direct Supplies automatisch kan starten. Zie ook afbeelding knop Toevoegen aan favorieten Voor de Microsoft browser handelt u als volgt; - ga naar "Favorites" in de menubalk boven in het scherm - voeg handmatig de url in: - kies "Add to favorites" - kies "No, just add the page to my favorites" Voor de Netscape browser handelt u als volgt; - ga naar "Bookmarks" in de menubalk boven in het scherm - voeg handmatig de url in: - kies add current page 8

9 2. WINKELS In de winkels van Direct Supplies kunt u alle artikelen van de Business Unit Imaging Supplies vinden (zie afb. 2.1). Via de uitgebreide zoekfunctie heeft u snel het door u gewenste artikel gevonden. De winkel is opgedeeld in een aantal hoofdgroepen waaronder: - Document Printing Supplies - Wide-format technical supplies - Wide-format Display Graphics Links onderaan het scherm van de winkel kunt u tevens zien of u alle artikels in uw winkelwagen heeft. Afb Hoe ga ik zoeken? Onder de knop "Winkels" kunt u direct voor één van de hoofdgroepen kiezen. Onder de hoofdgroepen hebben wij voor u een verdere onderverdeling gemaakt. Door te klikken op de naam van de artikelgroep geeft Direct Supplies automatisch alle artikels binnen deze rubriek weer. Indien u niet precies weet in welke rubriek het gewenste artikel zich bevindt, kunt u ook zoeken op artikelnummer of productomschrijving. Via de knop zoeken en in het daaronder liggende veld met de knop "Uitgebreid zoeken" kunt u eenvoudig elk gewenst artikel uit het totale assortiment vinden. 9

10 Het resultaat van uw zoeken wordt aan de rechterzijde afgebeeld. Hierna kunt u de resultaten op artikelnummer, omschrijving of op prijs op -of aflopend laten sorteren. In het resultaat worden maximaal 100 verschillende artikelen aan u getoond. Indien het zoekresultaat hoger ligt dan 100 artikelen dat kunt u de zoekopdracht verder verfijnen (zie afb ). Vervolgens kunt het artikel toevoegen aan uw winkelwagentje of toevoegen aan de lijst met favorieten door respectievelijk te klikken op het desbetreffende winkelwagen icoontje. Daarnaast is het mogelijk om door op het onderstreepte artikelnummer te klikken meer product informatie te verkrijgen. Via dit scherm is het mogelijk om naar de andere zoekresultaten te scrollen en het artikel direct met de gewenste bestelgrootte in de winkelwagen te leggen (zie afb ). Afb Enkele zoekvoorbeelden Zoeken via het veld product omschrijving a* resultaat alle artikelen die beginnen met A. *paper* resultaat alle artikelen met het woord paper in de omschrijving 10

11 Zoeken via het veld artikelnummers 998* alle artikelnummers die beginnen met 998 *554 alle artikelnummers die eindigen op 554 *253* alle artikelnummers waarin 253 voorkomt 11

12 3. DE WINKELWAGEN 3.1. Inleiding Met de Direct Supplies winkelwagen kunt u met enkele clicks van uw muis de voor u benodigde materialen bestellen. Voordat u de opdracht naar ons verzendt, krijgt u een prijsopgave en tevens een melding of de door u bestelde artikelen voorradig zijn. Deze gegevens krijgt u nadat u op de knop prijsberekening heeft gedrukt Vullen van de winkelwagen Op het moment dat u een order gaat plaatsen geeft het systeem de mededeling "Uw winkelwagen is leeg". U kunt de winkelwagen op vier manieren vullen met artikelen d.m.v. 1. Winkelwagen ophalen 2. Het invulscherm 3. Favorieten 4. De Winkels 1. Met de optie "Winkelwagen ophalen" kunt u in één keer een eerder samengestelde winkelwagen gebruiken als vertrekpunt voor uw nieuwe opdracht. U vult dan in één keer uw winkelwagen. Let op!: De artikels die u al in uw winkelwagen had liggen, zullen met deze optie overschreven worden. Deze optie is uitermate geschikt om orders te verzamelen/bundelen. In vele gevallen voorkomt u hiermee dat er transportkosten in rekening gebracht gaan worden. 2. Door het invulscherm in de winkelwagen kunt u de artikelnummers invullen waarvan u de nummers heeft opgezocht uit de catalogus, overgenomen van de verpakking van eerder bestelde materialen of de artikelnummers die u uit het hoofd kent. Artikelen invullen en op de knop Naar winkelwagen klikken om toe te voegen aan uw bestellijst. 3. "Uw favorieten" is een lijst met artikels, die u naar eigen inzicht kunt aanvullen en wijzigen. Door enkel het juiste aantal in te vullen bij het artikel kunt u met een druk op de knop, Toevoegen aan winkelwagen, de bestelling completeren. De lijst met artikels is statisch, dat wil zeggen dat het beheer na aanleveren door Océ aan u wordt overgedragen. Voor het wijzigen van uw favorietenlijst kunt u heel eenvoudig artikels verwijderen of toevoegen. Verwijder een artikel, plaats een vinkje in de kolom verwijder bij die artikelen die verwijdert dienen te worden. Onderaan het scherm kunt u per keer een viertal artikels invoeren en via de knop naar favorieten toevoegen aan de favorietenlijst. 4. In de winkels (te bereiken via de knop "Menu" in de blauwe menubalk) kunt u alle artikels uit ons assortiment opzoeken en bestellen. Vanuit de zoekresultaten kunt u de artikels naar uw favorietenlijst sturen en/of naar uw winkelwagen. afb het scherm van de winkelwagen. Voor het gebruik van de winkels kunt u hoofdstuk 2. van deze handleiding raadplegen. 12

13 Afb Order samenstellen We geven hierbij stap voor stap aan want u moet doen om een order via Direct Supplies te kunnen plaatsen. De basis van uw bestelling is de winkelwagen. De winkelwagen kan gevuld worden met de benodigde materialen op de vier manieren zoals in de paragraaf 3.2"Vullen van de winkelwagen" is beschreven. Klik op de knop winkelwagen U komt nu in de winkelwagen terecht van waar uit u de keuze heeft om op vier manieren artikels toe te voegen, namelijk met uw favorietenlijst, met het invulvenster en het ophalen van een opgeslagen winkelwagen. U ziet op het scherm staan dat uw winkelwagen leeg is. Is dit niet het geval dan moeten er al een of meerdere artikelen in uw winkelwagen zitten. In dat geval ziet u de artikels staan onderaan de pagina staan en heeft u de mogelijkheid om een ordernummer en een contactpersoon in te vullen. Vul uw winkelwagen U kunt uw winkelwagen vullen zoals in paragraaf 3.2 is beschreven. We raden u echter aan, indien u de optie "Winkelwagen ophalen" wilt gebruiken, dit als eerste te doen. Deze optie overschrijft namelijk alle andere artikelen in uw winkelwagen! Indien u de benodigde artikels gevonden heeft, vult u de velden uw referentie en contactpersoon in. Dit zijn verplichtte velden zodat bij vragen direct kan worden teruggekoppeld met de juiste persoon. De referentie die u intern hanteert, maakt het allemaal nog eenvoudiger om de order terug te vinden. Let voor het doen van een "prijsberekening" op of u de aantallen goed ingevuld heeft (zie afb ). 13

14 Afb Prijsberekening Voordat u de uiteindelijke opdracht verstuurt, dient u eerst een prijsberekening te doen. Dit heeft als reden dat u onmiddellijk te zien krijgt of de bestelde hoeveelheden overeenstemmen met de vastgestelde bestelgrootte en of de artikelen op voorraad liggen. Tevens kunt u uw prijsafspraken verifiëren. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om uw opdracht op een ander adres te laten afleveren. Uw afleveradressen die momenteel in Direct Supplies zitten kunnen uitgebreid worden. Neem voor nieuwe afleveradressen contact op met Océ, zodat wij per omgaande nieuwe adressen aan uw afleverlijst kunnen toevoegen. (zie afb ). Gebruik hiervoor NIET de ruimte bij wijzig het afleverpunt Zie ook pag.14 14

15 3.3.2 Afb. Na het doen van een prijsberekening krijgt u het volgende te zien; - Bestelde artikels met omschrijving, aantal en de prijs zoals die aan u gaat worden berekend. - Het orderadres, facturatie-adres en het afleveradres waarnaar de goederen verzonden worden. De volgende mogelijkheden heeft u nog voor het verzenden van de opdracht; - Ander afleveradres toewijzen die via het scroll down menu, via de knop selecteer adres te benaderen zijn. - wijzig het afleverpunt is bedoeld om goederen op het geselecteerde adres bij een specifieke ingang af te laten leveren - de knop Bestel om uw opdracht te verzenden. De opdracht wordt dan onmiddellijk in ons backoffice systeem geplaatst. Versturen order Heeft u alle artikels die u wilt hebben in uw winkelwagen liggen?, zijn de bestelde aantallen correct ingevuld?, klopt het afleveradres?, druk dan op de knop "Bestel". Er verschijnt nu een melding dat u bedankt wordt voor het plaatsen van uw opdracht. Deze pagina vermeld het ordernummer van uw opdracht, de bestelde artikels met aantallen, de prijs zoals wij die met u zijn overeengekomen, de leverdatum en het adres waar de goederen naar verstuurd worden. (zie afb ). U kunt direct na het plaatsen van uw opdracht via de optie "Order status" uw geplaatste order gaan bekijken. 15

16 3.3.3 Afb. 16

17 4. ORDER STATUS 4.1. Inleiding Met de order status kunt u de historiek van de door u reeds geplaatste orders bekijken. In de order status staan alle geplaatste orders, ongeacht of deze via het internet, telefonisch dan wel schriftelijk geplaatst zijn. In het overzicht treft u ook die orders aan die gedeeltelijk of nog niet geleverd zijn Schermen In het welkomstveld van de order status kunt u een selectie maken op ordernummer, uw referentie, artikelnummer en/of op besteldatum (zie afb ). Afb

18 Nadat u de zoekcriteria heeft opgegeven en op "Login" heeft geklikt, krijgt u een scherm te zien zoals in afbeelding Let op!: nadat u op login heeft geklikt, ziet alleen u het zandlopertje verschijnen wanneer u met de muis op de rode balk staat. Afb (Om privacy redenen zijn de klantgegevens weggehaald) Via de selectieknop meer details krijgt u een uitgebreider resultaat van uw order status, zie afbeelding Let op!: nadat u op login heeft geklikt, ziet alleen het zandlopertje verschijnen wanneer u met de muis op de bovenste blauwe balk staat Afb. 18

19 5. ALGEMEEN/TOT SLOT 5.1. Snel een order plaatsen - ga naar winkelwagen - vul de gewenste artikels en aantallen in vanuit de favorieten (knop rechts boven in het scherm) of direct via het invulscherm of via winkelwagen ophalen of via winkels. - vul uw referentie en contactpersoon in (verplichte velden) - Druk op de knop prijsberekening - Controleer de gegevens en druk op de knop Bestel (links onder in het scherm) 5.2. De browser De Browser is een essentieel onderdeel om goed van het Internet gebruik te kunnen maken. Daarom is het raadzaam om altijd de juiste Browser versie voor uw Internet applicaties te gebruiken Voor uw gemak geven wij hierbij de url's aan waar u de meest gebruikte Browsers kunt downloaden. Voor Netscape Voor Microsoft Time-out Time-out wil zeggen dat de applicatie automatisch afsluit indien u er gedurende een bepaalde tijd geen gebruik van maakt. Deze time-out wordt meestal ingebouwd om onnodige systeembelasting en eventueel misbruik te voorkomen. De time-out voor de Direct Supplies applicatie is op 60 minuten gesteld. Dit betekent dat, indien u meer dan 60 minuten de applicatie niet gebruikt, de applicatie opnieuw gestart dient te worden om opnieuw toegang tot Direct Supplies te kunnen krijgen. 19

20 6. BEGRIPPENLIJST Banner of Button Een reclame-uiting op een website van derden om bezoek naar de eigen website te trekken. Het verschil tussen een banner (groot) en een Button (klein) zit in de afmetingen. Bookmark Een elektronisch geheugensteuntje in een Browser om het adres van een website vast te leggen. Vergelijk het met een boekenlegger of een ezelsoor in een boek.. Browser Cookie Bladerprogramma voor het bekijken van websites. Een soort serienummer dat door een webserver achtergelaten wordt op de computer van een Internet-gebruiker. Hierdoor kan men herkend worden bij een volgend bezoek aan dezelfde website. Domeinnaam De unieke aanduiding van een lokatie op het Internet. Bijvoorbeeld: 'Oce.be'. De domeinnaam wordt gebruikt om adressen en web-adressen ( aan te duiden. Naast '.be' wordt ook '.com' veel gebruikt door bedrijven. Vooral als men zich internationaal wil profileren op het Internet. Downloaden Het kopiëren van computerbestanden van een 'server' naar uw eigen computer.. E-commerce Electronic Commerce. Elektronisch Zakendoen, meestal via het Internet. Definitie: Ondernemen met behulp van een elektronisch medium.e-business is een term die in opkomst is, en aangeeft dat E- commerce meer is dan producten verkopen via een website. Extranet FAQ Flash Een gesloten netwerk voor een bedrijf en haar partner-bedrijven in de keten (opgebouwd op basis van TCP/IP-standaarden). Frequently Asked Questions. Veelgestelde vragen worden met de antwoorden gepubliceerd op een webpagina. Techniek waardoor animaties en geluid aan een website toegevoegd kunnen worden (leverancier: Macromedia). Firewall Frame Afscherming tussen het Internet en een intern (bedrijfs)netwerk. Dit ter voorkoming van computerinbraak en de verspreiding van virussen. Deel van een webpagina dat op zich ook weer een webpagina is. Hierdoor kan de inhoud van een 20

21 pagina gedeeltelijk veranderen terwijl bijvoorbeeld het navigatie-menu blijft staan. Hit Een minder geschikte eenheid voor het bepalen van het aantal mensen dat een website bezoekt. Eén hit staat voor één opgevraagd bestand. Webpagina's bestaan meestal uit tientallen bestandjes met teksten en afbeeldingen. Zie ook 'Pageview'. Homepage HTML HTTP De startpagina van een website. HyperText Mark-up Language. Een stelsel van opmaakcodes waarmee webpagina's kunnen worden gemaakt. HyperText Transfer Protocol. De technische afspraken voor het verzenden van hypertextdocumenten over het Internet, dus van webpagina's door een webserver naar uw browser. Hyperlink ICT Verwijzing naar een gerelateerd onderwerp binnen een website of daarbuiten op het World Wide Web. Hypertext is een synoniem voor hyperlink. De officiële benaming is Hypertextlink. Informatie- en Communicatie Technologie. Internet Wereldwijd netwerk van gekoppelde computernetwerken (opgebouwd op basis van TCP/IPstandaarden). Intranet ISDN Een gesloten netwerk voor een bedrijf en/of partner-bedrijven (opgebouwd op basis van TCP/IPstandaarden). Integrated Services Digital Network. De opvolger van het analoge telefoonnetwerk. Via één paar koperdraden zijn twee communicatie-kanalen met ieder een snelheid van 64kbs beschikbaar, plus een derde kanaal voor speciale diensten zoals nummerherkenning. Het is een digitale transmissietechniek bestemd voor uitwisseling van spraak, data en beeld, gebruik makend van het normale telefoonnet. Java De programmeertaal Java is ontwikkeld door Sun Microsystems. Een Java-applet is een klein stukje software dat een specifieke taak kan uitvoeren en opgeroepen kan worden vanuit een webpagina (in de HTML-code). Kenmerk is dat een Java-applet naar binnen is gericht. Er worden geen gegevens of acties met de omgeving uitgewisseld. Java-script komt vaak voor als integraal onderdeel van een webpagina. Modem Apparaat om via een telefoonlijn gegevens uit te wisselen tussen twee computers. Het woord Modem is opgebouwd uit Modulator en Demodulator, technieken om signalen van digitaal naar analoog (en andersom) om te zetten. Een ISDN-modem wordt een 'Adapter' genoemd omdat hier geen omzetting van analoog naar digitaal plaatsvindt. Bij ISDN wordt alles digitaal verzonden. 21

22 On-line - Off-line Men is 'on-line' als men verbinding heeft met het Internet of een ander netwerk. Meestal bereidt men eerst 'off-line' werkzaamheden voor, zoals het schrijven van , om vervolgens 'on-line' te gaan en de berichten te verzenden. Provider Een Internet Access Provider verschaft via modems toegang aan derden tot het Internet. Een Internet Content Provider stelt informatie beschikbaar via het Internet. Zie ook ASP. Real Time Surfen Deze term wordt gebruikt voor processen die zo snel werken dat er ogenschijnlijk geen vertraging is. Bijvoorbeeld bij het verwerken van videobeelden. Rondkijken op het World Wide Web waarbij men van de ene naar de andere website springt. Tracking and Tracing URL Het elektronisch volgen van producten tijdens een productie- of distributie-proces. Uniform Resource Locator. Het adres van een webpagina. Bijvoorbeeld: Virus Computervirussen gedragen zich op een computernetwerk net zo destructief als een biologisch virus. Zij kunnen zichzelf vermenigvuldigen en verspreiden via het netwerk door zich aan software te koppelen. Relatief nieuw zijn macro-virussen, die aan attachments van worden gekoppeld en actief worden wanneer er macro's worden gebruikt in de software waarmee de bijlage wordt gelezen. Website WWW Een verzameling gerelateerde webpagina's met bijvoorbeeld een bedrijfspresentatie. Zie ook homepage. Het World Wide Web is, net zoals , een functie op het Internet. Het Web is opgebouwd uit grafische pagina's met daarop bijvoorbeeld een bedrijfspresentatie, een Virtual Community of een on-line veiling. Gebruikers kunnen via de browser met een muis langs de websites surfen. 22

23 23

24 Océ Belgium N.V. / S.A. Printing for Professionals Av. JulesBordetlaan Evere Tel : 02 / Fax : 02 / For Océ information and services, visit us at Océ-Technologies B.V. Illustrations and specifications do not necessarily apply to the standard version of machines in all local markets. Technical specifications subject to change without prior notice. All product names mentioned in this brochure are claimed as trademark or registered trademark of their respective owners. 24