succesfactoren over organisatie, processen, software en portfolio nummer 11 Acto Informatisering

Transcriptie

1 succesfactoren over organisatie, processen, software en portfolio nummer 11 Acto Informatisering MAGAZINE Thema: Tijd & Inzicht HVL kiest voor digitale urenregistratie Het dashboard van Mitsubishi: overzicht in een handomdraai Prognotice maakt conditiegericht onderhoud mogelijk Verdien een Ferrari met goed artikelbeheer

2 Home > Voorwoord Voorwoord Tijd en inzicht Willim Verhoef, directeur bij Acto Informatisering B.V. De termen tijd en inzicht zijn haast onlosmakelijk met elkaar verbonden. Inzicht biedt u meer tijd en tijdig het juiste inzicht geeft u de mogelijkheid om sneller de juiste beslissingen te nemen. In dit nummer van de Succesfactoren komen een aantal aspecten naar voren rondom tijd en inzicht die u kunnen helpen uw bedrijfsprocessen efficiënter en effectiever te laten verlopen. Tel uit uw winst! Het ouderwetse urenbriefje verdwijnt langzaamaan uit het bedrijfsleven. Uw medewerkers kunnen nu via internet hun urenverantwoording invullen, thuis, op het werk of onderweg. Dankzij de internet applicatie is dit een klusje geworden dat even in de verloren momenten op de dag overal uitgevoerd kan worden. U kunt de urenverantwoording al voor een groot deel ingevuld aan de werknemer aanbieden (met gewerkte uren, reisuren, kilometers, projectnummers et cetera). Die werknemer hoeft alleen nog maar kleine correcties te maken of het in één keer goed te keuren. Gegevens vanuit voertuigvolgsystemen of digitale werkbonnen worden direct verwerkt in het urenvoorstel. Urenverantwoordingen invullen wordt zo een fluitje van een cent. U heeft snel inzicht in de voortgang van projecten, en u kunt ook sneller de facturen voor bijvoorbeeld een storingsmelding of regiewerkzaamheden versturen. In het artikel Tijd winnen met tijd schrijven leest u meer over de mogelijkheden en voordelen. Het maken van rapportages kost vaak een hoop tijd. Allerlei relevante gegevens moeten uit verschillende bronnen verzameld worden en daarna in een overzichtelijke grafiek worden gerangschikt. Een tijdrovend klus. Samen met Mitsubishi heeft Acto een dashboard ontwikkeld waarin een grote verscheidenheid aan rapportages gemaakt kan worden, met steeds een andere invalshoek of dwarsdoorsnede. Met deze inzichten kan Mitsubishi de service verlening aan zijn klanten nog beter afstemmen. U wellicht ook? In het derde artikel draait alles om de veranderende onderhoudsmarkt. We zien dat in deze markt een verandering gaande is op het gebied van de contractvormen (van inspanningsverplichting naar prestatiecontract) en daarbij de verschuiving van het risico van de opdrachtgever naar de opdrachtnemer, de installateur/aannemer. Deze contracten kennen vaak een langere looptijd, 25 jaar is daarbij geen uitzondering. U als installateur wilt dan goed inzicht hebben in de kosten die u de komende 25 jaar moet gaan maken om de prestatie te leveren die in het contract is vastgelegd. Deze prestatie wordt steeds meer op basis van feiten onderbouwd dankzij de NEN De NEN-normering legt objectief vast wat de conditie van een bepaalde installatie of bouwdeel is. Met de nieuwste software van Prognotice kunt u deze contracten eenvoudig vastleggen, managen en rapporteren, zowel intern als naar de opdracht gever. De instap om met Prognotice te werken is eenvoudig, Acto biedt deze oplossing als een SaaS -concept aan (Software as a Service). Zodoende hoeft er geen software geïnstalleerd te worden en de software is any time en any place te gebruiken. In het laatste artikel keren we weer terug naar uw interne bedrijfsprocessen en laten wij u zien dat een up-to-date artikelbestand u veel tijd en geld bespaart. Wij vergelijken het artikelbestand met de olie in uw auto. Regelmatig verversen en uw motor loopt als een zonnetje. Tijdens een aantal workshops rondom dit onderwerp hebben we aan de hand van een ROI met de deelnemers bepaald wat de besparingen zouden kunnen zijn van een adequaat artikelbestand. Wij kunnen nu al verklappen dat de besparingen kunnen oplopen tot de waarde van een Porsche en zelfs een Ferrari! Ga die garage alvast maar bouwen. 2 Succesfactoren editie 11

3 Home > Voor wie? > Onze klanten > HVL Tijd winnen met tijd schrijven HVL kiest voor digitale urenregistratie door Marcel Uljee Iedereen bij system integrator HVL maakt gebruik van de digitale urenregistratie van Acto. Zo gaat er niet langer onnodig tijd verloren tussen het boeken van uren en bijvoorbeeld de voortgangsbewaking van projecten of de verzending van facturen. Bovendien bevat de digitale urenbon een belangrijke innovatie: een boordcomputer in de auto s van monteurs berekent op basis van gps-gegevens de juiste reiskostenvergoeding. De urenregistratie is voor HVL de basis van onder andere de projectbewaking, de salarissen en de facturatie, vertelt Toon Lemmens, financieel adjunct-directeur van HVL. Het is belangrijk dat alle gewerkte uren zo snel mogelijk het systeem in gaan. Zodat de overuren van medewerkers snel worden uitbetaald. Zodat facturen direct de deur uit kunnen. En zodat projectleiders beter zicht hebben op de voortgang van projecten en kunnen bijsturen als dat nodig is. Minder te doen Tot voor kort maakten de monteurs van HVL nog gebruik van papieren urenbonnen. Daarop vulden ze onder andere hun projectnummer, gewerkte uren en ziekte-uren in. Daarvoor is nu een digitale urenbon in de plaats gekomen: een webapplicatie die monteurs thuis of op kantoor kunnen bedienen. Succesfactoren editie 11 3

4 Dat bespaart alle partijen veel tijd, legt Lemmens uit. Monteurs weten niet altijd precies op welk projectnummer of projectonderdeel ze hun uren moeten boeken. Dat betekende voorheen veel uitzoekwerk voor de administrateurs die de bonnen verwerkten. Nu kunnen monteurs eenvoudig het juiste projectonderdeel uit een menu kiezen. We merkten al snel na de invoering dat de administratie minder te doen heeft. Boordcomputer Op de papieren urenbon hoefden monteurs hun reistijd niet in te vullen. In plaats daarvan gaven ze aan tussen welke postcodes ze reisden. We keren een reisvergoeding uit op basis van de afgelegde route, legt Marlou Sinac uit, hoofd Personeel & Organisatie bij HVL. Dat doen we op basis van de postcodes en een norm voor de reistijd. Als monteurs alleen de gereden kilometers zouden doorgeven, zouden we de reisafstand De nieuwe werkwijze scheelt niet alleen veel tijd, maar voorkomt ook dat er fouten worden gemaakt. In de digitale minder goed kunnen controleren. Bovendien willen wij niet opdraaien voor files of een omweg. urenbon zijn allerlei automatische controles ingebouwd. Daarnaast is er nog gewoon ruimte voor een controle door mensenhanden, stelt Lemmens gerust. Veel leidinggevenden Het is voor ons belangrijk dat alle uren zo snel mogelijk het systeem in gaan. Monteurs vragen om een postcode in te voeren in hun digitale urenbon, is bijna net zo omslachtig als een projectnummer, vindt Lemmens. Dus hielden vroeger lijstjes bij van wie wel of niet zijn urenbriefje had ingeleverd. Dat is niet meer nodig. Op een overzichtelijk scherm zien ze alle ingeleverde bedacht hij samen met Acto een oplossing: een boordcomputer die alle reisgegevens verzamelt, zonder dat de monteur er nog omkijken naar heeft. urenbonnen. Daarmee kunnen ze snel een controleslag toepassen voordat de uitbetaling en facturatie plaatsvindt. Er zijn genoeg pakketjes op de markt die urenregistratie ondersteunen, maar geen enkele oplossing die onze visie ondersteunt: een digitale urenbon die op basis van postcodes ook een reiskostenvergoeding berekent. Dankzij Acto is die oplossing er nu wel. Onzichtbaar De boordcomputer wordt in de auto van elke monteur gemonteerd en doet zijn werk onzichtbaar. Het kastje registreert met behulp van gps alle ritten die een monteur maakt en verzendt deze gegevens naar een centrale server van HVL. Daar worden de gps-gegevens vertaald naar een postcodetabel. In de urenregistratie worden de reisgegevens vervolgens automatisch ingevuld. Het enige wat een monteur hoeft te doen, is van elke rit de vertreklocatie en de eindbestemming aanwijzen in een lijst vooringevoerde adressen. Maar ook dat verandert in de toekomst, als het aan Lemmens ligt. Nu moet je nog aangeven: ik vertrek van huis naar kantoor. Of ik rijd van projectlocatie A naar magazijn B. Straks wordt dat op basis van vooraf gedefinieerde postcodes automatisch ingevuld. Training en dvd Iedereen die met de digitale urenbon werkt, heeft een training gevolgd die is verzorgd door Acto en HVL. Daarnaast heeft Acto samen met HVL een dvd samengesteld voor alle medewerkers. Dat hebben we gedaan om de acceptatie van de nieuwe applicatie te bevorderen, vertelt Daisy van den Brand, hoofd Communicatie & Marketing bij HVL. Op de dvd kunnen medewerkers een interview met de algemeen directeur bekijken. We hebben ons vooraf goed afgevraagd welke kritische vragen er leven. Zoals: waarom moet ik mijn urenbon thuis invul len? Of: wie kan mijn reisgegevens inzien? Dat hebben we vertaald naar een vraag-antwoordgesprek tussen de directeur en een fictieve monteur. De dvd bevat daarnaast een demonstratie van de digitale urenbon. 4 Succesfactoren editie 11

5 Rekensom Lemmens is nauw betrokken geweest bij de ontwikkeling van de oplossing van Acto. De grootste uitdaging zat daarbij niet in de boordcomputer, verduidelijkt hij, maar in de verwerking van de gegevens op de centrale server. Daar moet de data vertaald worden naar een postcodetabel en vervolgens naar een rittenscherm dat van iedere monteur laat zien welke routes zijn afgelegd. Vervolgens berekenen we een reiskostenvergoeding door de ritten te combineren met alle regels uit CAO- en andere regelingen op het gebied van reiskosten. We maken bijvoorbeeld onderscheid tussen woonwerkverkeer, verkeer tijdens het werk en verkeer in het kader van een opleiding. En er zijn aparte regels voor meerijders. Al die regelingen bij elkaar leveren een complexe rekensom op, die Acto voor ons heeft vertaald naar software. reisvergoeding altijd lastig te controleren voor leidinggevenden. Nu is dat niet meer aan de orde en lopen we minder kans op fouten. Ov-chipkaart Het gebruiksgemak van de urenregistratie is groot, al Dat brengt Sinac op een ander voordeel van de boordcomputer in combinatie met de digitale urenbon. Vanwege de ingewikkelde regelgeving was de hoogte van de Iedereen ziet dat dit in de toekomst geld oplevert Ad van Oers is als montageleider van HVL zo n negentig procent van zijn tijd op projectlocaties. Hij rijdt in een bedrijfsauto met een boordcomputer. Al mijn ritten worden automatisch ingelezen in de digitale urenregistratie. Op basis van de postcodes van mijn projectlocaties vult het systeem de juiste projectcodes in. Thuis achter mijn pc vul ik de ritgegevens aan met mijn gewerkte uren. De digitale registratie kost Ad minder tijd dan het invullen van papieren urenbonnen, maar de echte winst wordt volgens hem geboekt op de administratie. De medewerkers van onze administratie hoeven geen bonnen meer over te tikken en projectcodes op te zoeken. Dat scheelt heel veel tijd. Daarnaast is het ook plezierig dat er geen bonnen meer kunnen kwijtraken, zoals in het verleden wel eens gebeurde. Medewerkers kunnen hun uren invoeren op hun werkplek als ze toegang hebben tot een pc van HVL. Zo niet, dan kunnen ze hun uren ook thuis invoeren. Van Oers heeft daarover geen klachten van collega s gehoord. Iedereen ziet dat dit in de toekomst geld oplevert voor HVL. Zodra een monteur zijn uren heeft ingevoerd, kan een leidinggevende ze meteen accorderen. Daardoor krijgen we sneller inzicht in de voortgang van projecten en kunnen we ook eerder factureren. Succesfactoren editie 11 5

6 vergeten sommige monteurs in de eerste weken nog wel eens om zich aan te melden bij de boordcomputer. Dat moeten ze aan het begin van elke rit doen met een speciale sleutelhanger. En dat schiet er wel eens bij in als je na een stop bij het tankstation snel verder wil. Een kwestie van wennen, verwacht Lemmens, zoals reizigers in het openbaar vervoer moeten leren om in te checken met hun ov-chipkaart. Er is geen weerstand tegen het feit dat alle ritgegevens centraal worden verzameld. We hebben onze plannen uiteraard voorgelegd aan de leden van de OR, vertelt Sinac. Zij konden zich in onze visie vinden. Als je op kantoor werkt, weet je chef ook voortdurend waar je bent. Bovendien gaan we zorgvuldig met de gegevens om. De directie heeft duidelijk afgesproken eens reacties op: big brother is watching you. Maar het is heel handig, dat HVL de reisgege vens van medewerkers alleen gebruikt voor de urenregistratie en de planning. Dat laatste houdt in dat de planners van Er was nog geen geschikte oplossing op de markt. Dankzij Acto is die er nu wel. vooral voor servicemonteurs. Als er bij een klant een storing optreedt, zien onze planners in één oogopslag welk busje in de buurt is. Monteurs zien dat HVL op hun scherm kunnen zien waar voordeel ook in. alle auto s rijden. Sinac: Dat levert wel ITmobile: de auto als digitale prikklok HVL maakt voor de urenregistratie gebruik van de urenverantwoordingsmodule van Acto en een registratiesysteem dat in alle bedrijfswagens is geïnstalleerd, Fieldlog van ITmobile. In de urenverantwoordingsmodule kunnen medewerkers via internet hun gewerkte uren registreren. De gereisde kilometers worden door Fieldlog geregistreerd. De combinatie van de gegevens uit beide systemen zorgt voor een complete en tot op projectnummer correcte digitale urenverantwoording. Geen fouten mogelijk Een van de belangrijkste eigenschappen van Fieldlog is dat het systeem volkomen objectief is, vertelt Klaas Collet, directeur van ITmobile: Fieldlog legt alle feiten realtime vast. Er zijn geen fouten mogelijk. De gegevens vormen een zeer betrouwbare basis. Fieldlog is een autogebonden registratiesysteem, maar de auto is ondergeschikt, vertelt Collet. Wij beschouwen de auto eigenlijk als een soort prikklok: we gebruiken de auto om de inzet van medewerkers te meten. Integratie digitale werkbon Fieldlog heeft met de software van Acto gemeen dat het systeem breed toepasbaar is en dat de gegevens zich eenvoudig laten integreren met andere systemen. Een mogelijke volgende stap voor HVL zou een integratie met de digitale werkbon kunnen zijn, vertelt Collet. Een dergelijke oplossing ontwikkelen we samen met Acto voor een andere klant. De medewerkers van dat bedrijf hoeven geen projectgegevens meer in te voeren. Op basis van gps-gegevens worden hun uren automatisch aan het juiste project gekoppeld. Het werkbon systeem van Acto maakt vervolgens alle berekeningen: de uren die direct gefactureerd kunnen worden op basis van de werkbon, de uren die op basis van nacalculatie in rekening gebracht moeten worden, de reisuren en de uren die moeten worden uitbetaald aan de medewerker. Meer informatie: 6 Succesfactoren editie 11

7 voor installatiebedrijven, projectmatige bedrijven, SERVICE- en infrabedrijven Software ACCURAAT ZEKER SNEL GEMAK INZICHT Digitale urenverwerking levert ons veel tijdbesparing. WINSTGEVEND BEWEZEN Joseph Kuling, directeur HVL Onze monteurs werken met de digitale urenverantwoording van Acto. Hiervoor hebben we samen een instructiefilm gemaakt. Daarin is duidelijk uitgelegd hoe alles werkt en wat de gevolgen zijn. Een perfecte vorm van samenwerking tussen leverancier en klant! Je kunt dus zeggen dat HVL en Acto partners zijn, want echte samenwerking gaat verder dan alleen het leveren van een product. De grote voordelen van de digitale urenverantwoording voor HVL zijn: Minder administratieve handelingen. De informatie is sneller en nauwkeuriger in te voeren. Management, klanten & projectleiders kunnen we sneller en beter voorzien van de juiste informatie. meer informatie Acto Informatisering, Amsterdamseweg 51a, 3812 RP Amersfoort. Bel (033) of naar Succesfactoren editie 11 7

8 Home > Voor wie? > Onze klanten > Mitsubishi ActoService Het dashboard van Mitsubishi: Overzicht in een handomdraai door Mandy Tjong Tjin Tai-Klaver Een servicebedrijf heeft al gauw te maken met een enorme hoeveelheid gegevens. Met ActoService kun je die gegevens beheren. Maar hoe kun je ze nu eenvoudig toegankelijk maken? Marco van Gelder, financieel manager van Mitsubishi Elevators Europe, draait zijn beeldscherm en toont het dashboard waaraan hij samen met Acto heeft gewerkt. Hiermee kan iedereen heel eenvoudig de informatie ophalen die hij of zij op dat moment nodig heeft. weekend en de avond ervoor is er keihard gewerkt om alles af te krijgen. Niemand had het eindresultaat gezien. Het werd voor het eerst getoond aan de Board of Directors uit Japan en iedereen was laaiend enthousiast. Alle onderwerpen van discussie konden nu in één keer worden gestaafd met cijfers. Hoe werkt het dashboard precies? ActoService kun je zien als een verzameling van heel veel gegevens; een ballenbak. Maar wat nou als je uit die ballenbak alleen de gele ballen wilt? Dat kan met het dashboard. Je kunt bijvoorbeeld bekijken welke contracten er slecht lopen. En je kunt de oorzaken daarvoor boven water krijgen, want je hebt werkelijk alle gegevens tot je beschikking. Het dashboard kan je dus op ieder niveau het inzicht verschaffen dat je nodig hebt. Het dashboard werd in december gepresenteerd aan de Board of Directors. Hoe werd het ontvangen? Uitermate goed. Het was wel spannend, want de boardmeeting was de deadline van het project. In het Inzicht op ieder niveau? Tot in detail? Jazeker. Ik kan bijvoorbeeld de resultaten opvragen van alle klanten, maar ook alleen van klant type A. Binnen die selectie kan ik dan een samenvatting opvragen van de resultaten per contract. Daarbinnen kan ik weer kijken wat een bepaald type lift doet. Of een bepaald onderdeel van dat type lift. Je kunt dus van algemene informatie 8 Succesfactoren editie 11

9 dieper gaan tot je uiteindelijk op boutje-enschroefjeniveau zit. Dat is wel heel gedetailleerd De insteek die wij hebben gekozen, is dat je vanuit het topniveau naar beneden moet kunnen gaan. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar dat is het niet. Het is hoogst ongebruikelijk dat je kunt zeggen: ik heb de jaarrekening - het resultaat - en nu kan ik van elk aspect verklaren hoe dat resultaat tot stand is gekomen. Op man-, dag- en onderdeelniveau. Daarvoor moet je je gegevens dus op het laagst mogelijke niveau vastleggen, in een zo hoog mogelijke mate van detail. Welke mate van detaillering je nodig hebt, is natuurlijk per bedrijf verschillend. Maar het doel ervan moet zijn dat je inzicht krijgt in je resultaten. Want zonder inzicht kun je geen sturing geven. De meeste bedrijven willen graag weten of ze ook nog iets verdienen met de dingen die ze doen. Als het gemiddelde wat ik verdien tien is, wil ik daarnaast weten waar ik dan twaalf verdien en waar zes. Dan kan ik pas echt sturen. Een financiële invalshoek dus Tja, bottom line rapporteer je in cijfers en uiteindelijk wil je weten of je een bepaalde activiteit rendabel kunt uitoefenen. Het aardige van een cijfer is dat het de ultieme samenvatting geeft van wat er is gebeurd. Vanuit die samenvatting kun je dan naar de operationele werkelijkheid gaan. Als daar iets aan de hand is, kun je een oplossing gaan bedenken. Dat komt dan weer terug in het resultaat en zo is het kringetje rond. in de rivier van gemiddeld een halve meter diep. Met het dashboard zie je direct wat eruit schiet, zowel naar de bovenkant als naar de onderkant. Doordat je detailinformatie hebt, kun je vervolgens de incidenten uitfilteren. Op basis van wat je dan over hebt, kun je gericht gaan bijsturen. Het is een kringloop: resultaat, onderzoek, bijsturing. Hebt u veel steun gehad aan Acto in het proces? Theo Kuijer en Daniël Hoogkamer, twee consultants van Acto, hebben keihard gewerkt, harder dan je normaal gezien mag verwachten. Zij zijn in staat geweest om werkelijk alle moeilijkheden die we in de praktijk tegenkwamen, te overwinnen. En dat is een uitzonderlijke prestatie. Er zijn namelijk maar weinig mensen die een vergelijking kunnen maken tussen gegevens en een rapportage. Dat klinkt simpel, maar dat is het niet. Wij hebben bijvoorbeeld vaak meegemaakt dat de gegevens een negen toonden en de rapportage een tien. En dan Wie is Mitsubishi Elevator Europe? Mitsubishi is wereldwijd een van de grootste leveranciers van liften en roltrappen. In Azië en het Midden-Oosten is Mitsubishi marktleider. De marktpositie in West-Europa wordt steeds verder uitgebouwd. Mitsubishi Elevator Europe is de Nederlandse vertegenwoordiger. Het bedrijf beschikt over eigen engineering- en productiefaciliteiten, waardoor het maatwerk kan leveren. Kijk voor voorbeelden op wordt het zoeken naar de oorzaak om de gegevens en de rapportage in lijn te krijgen. Bent u nu helemaal klaar? Nee, het is een doorlopend proces. Als onze manier van werken verandert of de klant wil iets specifieks, dan moeten er aanpassingen komen. Onze volgende grote opgave wordt procesbeheersing. Alles wat we nu hebben, willen we nóg efficiënter kunnen verwerken. Hoe ging het eigenlijk vóór het dashboard? Heel simpel: het totaalresultaat is goed, dus het zal wel goed zijn. Dat is hoe veel bedrijven werken. In Excel kun je alles bijhouden, maar dat kan alleen maar vanuit één invalshoek. Je hebt dus beperkte informatie tot je beschikking. Om echt te kunnen sturen, heb je meer inzicht nodig. En dat geeft het dashboard. ActoService: zekerheid en flexibiliteit ActoService en het dashboard zijn uiterst flexibel. Dat maakt de producten geschikt voor heel veel soorten werk. Marco van Gelder: Je kunt instappen op een laag niveau als je bedrijf nog aan het opbouwen is en groeien naar waar je wilt zijn. Dat is ook een van de ideeën achter Acto Service. Het is geen statisch pakket. Het is een onderdeel van het totale ontwikkelingsproces van een bedrijf. Omdat ActoService en het dashboard op zichzelf al zoveel mogelijkheden bieden, heb je bovendien zekerheid. Zekerheid dat iets wat jij als bedrijf wilt ook daadwerkelijk kan. Was het dashboard eenvoudig te ontwikkelen? Het was een enorme klus. In de eerste fase is het centrale thema: we moeten meer weten. Daarvoor moet je gegevens verzamelen. Vervolgens moet je die gegevens bij elkaar brengen. Dat is fase twee. De derde fase is de terugkoppeling en daarin zitten we met het dashboard. Dit betekent dat we nu kunnen gaan bijsturen. Dat kun je als volgt zien. Een resultaat is een soort gemiddelde. En een gemiddelde is pas relevant als de spreiding er omheen niet te groot is. Om een grapje van Godfried Bomans aan te halen: De statisticus verdronk jammerlijk Marco van Gelder, financieel manager van Mitsubishi Elevators Europe Succesfactoren editie 11 9

10 Home > Wat bieden wij? > Prognotice Prognotice maakt conditiegericht onderhoud mogelijk door Remco Iburg & Marcel Uljee In de onderhoudsbranche is de tijd van uurtje-factuurtje definitief voorbij. Opdrachtgevers verwachten proactief advies of vragen zelfs om prestatiecontracten. Wie daar geen antwoord op heeft, loopt het risico steeds meer interessante opdrachten mis te lopen. Om goed in te spelen op de behoeften in de markt is conditiegericht onderhoud vereist. De software van Prognotice biedt het inzicht dat daarvoor nodig is en vereenvoudigt het opstellen van een meerjarenonderhoudsplanning. Niet op basis van gevoel, maar van feiten. De Rijksgebouwendienst (RGD) sloot vorig jaar voor een groot aantal kavels een nieuwe onderhoudsovereenkomst af voor het beheer en onderhoud van bestaande installaties. Op zichzelf geen nieuws, ware het niet dat de RGD koos voor een andere contractvorm dan gebruikelijk: Conditie meting van bouw- en installatiedelen. Deze norm beschrijft welke gebreken kunnen voorkomen en hoe je die kunt uitdrukken in een conditiescore. Wat vroeger op gevoel ging, kan nu door een onafhankelijke partij worden uitgedrukt in een score van 1 (uitstekend) tot 6 het prestatiecon tract. Daarin maakt de RGD met onderhoudsbedrijven Kosten altijd up-to-date Prognotice bevat actuele gegevens over de vervangingscycli en (zeer slecht). Kennisvoorsprong afspraken over onderhoudskosten van instal- Prognotice laat zien de minimale conditie laties en componenten. Alle wat de conditie is van waarin installaties moeten kosten worden automatisch alle installaties in een worden gehouden. geïndexeerd, zodat duidelijk is gebouw en welke kosten Bovendien zijn storingen hoe ze zich in de toekomst en werkzaamheden tot een bepaalde waarde afgekocht. Met andere ontwikkelen. er nodig zijn om ze te onderhouden voor een woorden: daar verwacht de RGD geen factuur meer voor. Bedrijven die erin slagen om dergelijke storingen met preventief onderhoud te voorkomen, hebben daar dus zelf baat bij. Om zulke afspraken te maken, moet de conditie van een installatie objectief vast te stellen zijn. Dat is sinds een paar jaar mogelijk dankzij NEN 2767 periode van bijvoorbeeld 25 jaar. Ook zonder dat er sprake is van een prestatiecontract levert Prognotice belangrijke inzichten op voor installateurs. Wat kost het onderhoud de komende twee jaar? Wat is er mogelijk met een onderhoudsbudget dat met 5% daalt? Dergelijke vragen zijn met Prognotice snel beantwoord. Bedrijven die Prognotice in gebruik nemen, leggen 10 Succesfactoren editie 11

11 Powered by Acto Prognotice kan worden gekoppeld aan een ERP-pakket. Dat maakt het bijvoorbeeld mogelijk om taken uit de meerjarenplanning van Prognotice in een ERP-systeem in te lezen als werkbon. Of omgekeerd: om de componentenlijst uit een calculatiemodule of de storingshistorie van installaties in Prognotice te importeren. Prognotice wisselt deze bestanden met groot gemak uit met elke ERP-oplossing. Powered by Acto betekent voor de afnemers van Prognotice dat zij profiteren van de schaalgrootte en ondersteuning van Acto in de vorm van bijvoorbeeld consultancy en een servicedesk. Prognotice OnLine: via internet Technisch beheerder GSH heeft Prognotice in januari officieel in gebruik genomen voor het maken van meerjarenonderhoudsplannen. Bij die gelegenheid overhandigde Acto een gloednieuwe ipad. De keuze voor dat apparaat was niet toevallig. Dankzij de OnLine-variant van Prognotice kunnen medewerkers van GSH de software via internet op elke plek en op elk moment gebruiken. De doorslaggevende reden om voor Acto te kiezen is kennis, vertelt Tim Melis, accountmanager van GSH. Acto weet precies wat onze klanten verwachten. eerst alle installaties vast. Het pakket is in staat een grote variëteit aan bestanden in te lezen. Dat gebeurt volgens de NL/Sfbcodering, de STABU-codering of een eigen codering. Vervolgens worden alle waarneembare gebreken ingevoerd volgens NEN 2767, vertelt Arjen Koster van Prognotice: Een inspecteur vinkt alle geconstateerde gebreken per installatie of component aan. Op basis daarvan berekent Prognotice de huidige conditiescore. Omdat de norm niet altijd compleet is, biedt het pakket ruimte om handmatig gebreken toe te voegen. Meerjarenonderhoudsplanning Na de inventarisatie en inspectie biedt Prognotice een volledig overzicht van alle installaties en hun componenten, volgens de indeling van het betreffende gebouw, voorzien van de gemeten en gewenste condities. Vervolgens stelt de inspecteur in Prognotice (aan de hand van de conditie en de wensen van de klant) een volledige meerjarenonderhoudsplanning op: wanneer is een volgende onderhoudsbeurt nodig om aan de gewenste conditie te blijven voldoen, wanneer moet een installatie worden vervangen? Alle correctieve taken worden in kaart gebracht, vertelt Koster. Prognotice maakt conditiegericht onderhoud mogelijk. Niet op basis van gevoel maar van feiten. En met oog voor wijzigende omstandigheden. Elke planning is aan verandering onderhevig. Het komt bijvoorbeeld geregeld voor dat een onderhoudsbeurt wordt uitgesteld of overgeslagen. Dat kan niet zonder gevolgen blijven. Door de meerjarenplanning up-todate te houden, biedt Prognotice op elk moment een actueel inzicht. Proactief advies Naast overzichtelijke schermen bevat Prognotice rapportagemogelijkheden op vele verschillende niveaus, van gebouw tot component en van project tot kostensoort. Daarmee kunnen onderhoudsbedrijven hun opdrachtgevers volledig op de hoogte houden. Nog interessanter wordt het als ze een stap verder gaan en proactief advies geven aan hun klanten. Koster: Neem de keuze tussen onderhoud en vervanging. Alleen kennis over de conditie is niet voldoende om die keuze te maken. Je moet bijvoorbeeld ook de onder houds geschiedenis en de theoretische levensduur kennen om een goed besluit te kunnen nemen. Prognotice combineert alle gegevens op een slimme manier en vertaalt die in heldere inzichten die als basis kunnen dienen voor advies op maat. Dat levert installateurs een kennisvoorsprong op waarmee ze zich onderscheiden, verwacht Koster. Ze zijn voorbereid op de groeiende vraag naar prestatiecontracten en nemen een voorsprong op concurrenten die afwachten. Opdrachtgevers leggen steeds meer verantwoordelijkheid bij onderhoudspartijen. Installateurs hebben er dus zelf belang bij dat ze hun werk zo efficiënt mogelijk doen: niet te veel, maar zeker ook niet te weinig. Prognotice maakt dat mogelijk. Succesfactoren editie 11 11

12 Home > Wat bieden wij? > Artikelbeheer MyProject Verdien een Ferrari met goed artikelbeheer Bij Acto vergelijken we artikelbeheer met de olie in uw auto. De olie is van groot belang om de motor lekker soepel te laten draaien, maar misschien niet het eerste waarnaar je gaat zoeken als de motor even hapert. Maar ook de olie moet wel eens ververst worden en bij een te laag oliepeil komt uiteindelijk alles tot stilstand. Als we deze vergelijking doortrekken naar artikelbeheer binnen het installatiebedrijf, dan wordt duidelijk dat eigenlijk het artikelbestand de olie binnen de organisatie is. Hoeveel afdelingen maken er in uw organisatie géén gebruik van dit bestand? U staat er waarschijnlijk niet dagelijks bij stil, maar vanaf de calculatie tot aan de administratie wordt gewerkt met de informatie uit dit artikelbestand, met als belangrijk doel de afhandelingen van de verschillende opdrachten zo soepel en snel mogelijk te kunnen laten verlopen. Heeft u wel eens berekend wat de extra kosten in tijd en geld zijn van een artikelbestand dat niet op orde is? door Marjolein Hos Om de bewustwording van een goed artikel bestand te vergroten, organiseerde Acto onlangs een workshopserie rondom het thema Artikelbeheer. Aan het begin van de bijeenkomst beloofden we de bezoekers dat zij alleen al door het up-to-date houden van hun artikelbestand toch minstens een Porsche of een Ferrari konden verdienen. Uiteraard werd hierop wat lacherig gereageerd, maar aan het einde van de bijeenkomst was dit meer de lach van een boer met kiespijn. Wel degelijk kon die bolide besteld worden! Hoe? Dat zullen wij u verder in dit artikel vertellen. Met de neus op de feiten Bij de initiële inrichting van een nieuw ERP-systeem wordt veel aandacht besteed aan het artikelbeheer. Hoe gaan we het bestand vullen? Hoe is het beheer geregeld? Allemaal zaken die in deze eerste fase ruim aandacht krijgen. Maar na verloop van tijd, als alles eigenlijk goed loopt en ingeregeld is, verschuift de focus meer naar het operationele proces in de organisatie. De ene offerte die snel de deur uit moet, 12 Succesfactoren editie 11

13 personeelsverloop en dus kennisverlies, het zijn allemaal legitieme redenen om de focus op uw artikelbeheer te verliezen. Het gevolg is wel dat uw artikelbestanden verouderd raken, prijzen en verpakkings- en besteleenheden kloppen niet meer en er komen nieuwe producten in het assortiment van uw leverancier. U loopt al deze belangrijke informatie mis en u wordt met de neus op de feiten gedrukt als de facturen en de bestelorders steeds grotere afwijkingen gaan vertonen. Tijd voor actie! Vier focusgebieden Wij hebben vier focusgebieden onderkend die, mits u deze goed geregeld hebt, een enorme besparing voor uw onderneming kunnen opleveren. Aan de hand van een fictieve onderneming A1 Techniek willen wij u duidelijk maken wat deze besparing kan zijn. Prijsbewust Het is natuurlijk een open deur, maar het begint allemaal bij de juiste en actuele prijsinformatie. Op gezette tijden ontvangt u deze informatie van uw leveranciers via een schijfje of steeds vaker via internet. Het inlezen van deze gegevens kost u inderdaad tijd, maar levert u zeker voldoende op! Als de prijzen niet juist in het artikelbestand staan, zal men het vertrouwen in deze gegevens kwijtraken en gaan uw medewerkers zelf zoeken in catalogi of via internet, waardoor ze kostbare tijd verliezen. U zult begrijpen dat de extern gevonden prijzen de bruto prijzen zijn en waarschijnlijk hoger liggen dan de prijzen die u heeft afgesproken met uw vaste leveranciers. Door gebruik te maken van deze bruto prijzen worden uw offertes en calculaties hoger dan waarvoor u werkelijk het werk kunt aanbieden. Of wat dacht u van producten die gebaseerd zijn op een dagprijs (bijv. soldeertin) die enorm kan fluctueren? Uiteindelijk zullen uw inkoopfacturen niet overeenkomen met de bestelorders en ook hier gaat dan weer een hoop uitzoekwerk (en dus tijd) zitten. Ons fictieve bedrijf A1 Techniek bespaart op jaarbasis alleen al ruim een ton als ze de prijzen wel actueel en dus betrouwbaar houden. Vergelijk en kies Een tweede belangrijk focusgebied is de mogelijkheid van het matchen van artikelen. Als u hier op juiste wijze gebruik van maakt, kunt u eenvoudig gelijke artikelen vergelijken bij verschillende leveranciers. U kunt daardoor altijd de goedkoopste kiezen of bestellen bij die leverancier met de beste levertijd voor het project. In de Acto-software kunt u alle artikelen met eenzelfde artikelcode (door de fabrikant aan het artikel gekoppeld) onder een materiaalcode plaatsen, waardoor een vergelijking eenvoudig is gemaakt. Deze matching vindt geheel automatisch plaats, dus ook hier weer tijdswinst. Bij het toekennen van een materiaalcode is het ook makkelijker om de juiste materialen terug te vinden, omdat hierbij gebruik gemaakt kan worden van de verschillende zoekcriteria van de leveranciers die bij de matching samengevoegd worden. In het overzicht ziet u dat A1 Techniek bijna 1,5 ton per jaar kan verdienen als de matching goed geregeld is. Ik zoek, jij zoekt Vindbaarheid van de juiste artikelen binnen het ERP-systeem is misschien het belangrijkste punt om besparing te kunnen realiseren dankzij een up-to-date artikelbestand. Als uw medewerkers een artikel niet kunnen vinden, zullen zij wederom in diverse andere bronnen gaan zoeken en worden er (te) Profiel van A1Techniek 20 miljoen omzet 9 miljoen inkoop materiaal 245 medewerkers 200 monteurs, waarvan 20 bestellende uitvoerders (op de bouwplaats) 20 werkvoorbereiders 5 calculatoren 1 magazijnmedewerker 2 inkopers 2 administrateurs Gemiddeld uurloon 50 euro Mogelijke besparing Prijs Matchingsgraad Vindbaarheid Logistieke info Succesfactoren editie 11 13

14 Home > Wat bieden wij > Artikelbeheer Stelling Door onjuiste logistieke informatie (zoals verpakkingsvormen, aantal per verpakkingseenheid enz.) ontstaan onjuiste leveringen. Welke effecten heeft dit bij de diverse afdelingen? Calculatie Offertebewaking CRM Werkvoorbereiding Werkbegroting Planning Projectleiding Inkoop Bestellen Magazijn Goederenontvangst Retourmateriaal Uitvoering Urenregistratie Monteurs Magazijn Goederenontvangst Retourmateriaal Hoeveel oponthoud ontstaat op de werkvloer doordat vereiste middelen niet tijdig aanwezig zijn? Verliesminuten per medewerker per week Aantal FTE (monteurs) Hoeveel minuten bent u per week kwijt aan het afhandelen van retourorders? Verliesminuten per medewerker per week Aantal FTE vaak projectmaterialen aangemaakt worden. Een handmatige actie met alle gevolgen van dien. U las al eerder dat matching een belangrijke rol kan spelen bij het terugvinden van de juiste artikelen. A1 Techniek bespaart dankzij een betere vindbaarheid ruim een half miljoen op jaarbasis! Een krachtige tool die hen daarbij helpt, is de Zoekbox in de Acto-software. Door deze in te richten met de zoektermen die dankzij de matching op alle gelijke artikelen van toepassing zijn geworden, is het vinden van een bepaald materiaal heel eenvoudig geworden. Een doosje of een hele truck? Logistieke informatie is vaak nog een ondergeschoven kindje. Iedereen kent wel een ludiek voorval waar het een keer goed mis ging, zoals de man die dacht een doosje wandcontactdozen te bestellen, waarna er de volgende dag een complete truck vol bij het magazijn stond Typisch voorbeeld van een verkeerde bestel- en verpakkingseenheid. Een enkele keer zal uw leverancier u misschien nog bellen met de vraag of u zeker weet dat u zo veel van een bepaald materiaal wilt bestellen, maar vaak genoeg ook niet. De tijd die u kwijt bent aan het retourneren van de materialen, retourbonnen, creditnota s en dergelijke krijgt u in ieder geval niet meer terug. Erger is het nog als er door logistieke fouten te weinig wordt geleverd. Dan ontstaan er faalkosten in de uitvoering. Controle PAB-berichten In dit artikel hebben wij geprobeerd u te laten inzien dat het onderhouden van uw artikelbestand een belangrijk onderdeel is binnen uw bedrijfsproces. Iemand hier verantwoordelijk voor maken en vooral hier ook capaciteit voor vrij maken, verdient zich dubbel en dwars terug. Het onderhoud blijft immers mensenwerk, ondanks de PABberichten en het automatisch inlezen van artikelbestanden. Want ook aan de andere kant, bij de leveranciers die deze bestanden aanleveren, is een foutje zo gemaakt. Het blijft dus voor een groot deel ambachtelijk werk. Acto heeft speciale software ontwikkeld die het u een stuk gemakkelijker kan maken. Bij het inlezen van de PAB-bestanden worden verschillende checks(*) uitgevoerd op de consistentie van de bestanden zoals u die aangeleverd krijgt van uw leverancier. Regels die niet voldoen, worden in een apart bestand gezet, dat u alsnog handmatig kunt aanpassen en weer inlezen. Door hiervan gebruik te maken, bent u al een hele stap dichter bij een correct artikelbestand. Heeft u naar aanleiding van dit artikel vragen over hoe ook u een Porsche of Ferrari kunt verdienen met uw artikelbeheer? Neem dan contact op met René Koch, Business Consul tant bij Acto Informatisering of volg een van onze workshops over dit onderwerp. (*) Controle van de bestanden op ingevulde prijs, marge afwijking van historische prijs, prijsdatum, verpakkingseenheid, gebruikseenheid, besteleenheid, prijseenheid etc. 14 Succesfactoren editie 11

15 voor installatiebedrijven, projectmatige bedrijven, SERVICE- en infrabedrijven Software ACCURAAT ZEKER SNEL Onze logistiek is flink verbeterd dankzij de bouwplaats automatisering van Acto. GEMAK INZICHT WINSTGEVEND BEWEZEN Rick van de Giessen, medewerker inkoop bij Installatiebedrijf en Ingenieursbureau Koldijk B.V. De logistiek op de bouwplaats goed op orde hebben, is een hele klus. Daarom hebben wij bij Koldijk ervoor gekozen om met de bouwplaatsautomatisering van Acto te werken. Hiermee zijn veel bestaande processen geautomatiseerd. Onze logistiek is nu een stuk efficiënter. We kunnen beter plannen waar en wanneer het benodigde materieel en materiaal wordt geleverd. Alles is beter geregistreerd. Ons management kan nu op de juiste manier sturen en tijdig ingrijpen bij knelpunten. meer informatie Acto Informatisering, Amsterdamseweg 51a, 3812 RP Amersfoort. Bel (033) of naar Succesfactoren editie 11 15

16 COLOFON UITGEVER Dit is een uitgave van Acto Informatisering B.V. Amsterdamseweg 51a 3812 RP Amersfoort Postbus BP Amersfoort T (033) F (033) I E info@acto.nl RECHTEN Alle rechten blijven voorbehouden voor Acto Informatisering B.V. UITGEVER Ondanks alle zorg die aan deze uitgave is besteed, blijven vergissingen mogelijk. Uitgever en auteurs kunnen daarvoor echter geen aansprakelijkheid aanvaarden. EINDREDACTIE & VORMGEVING Acto Informatisering B.V., ir. W.J.M. Goyen E-VERSIE Deze pdf kunt u met Acrobat Reader lezen en printen, maar is beveiligd tegen kopiëren van teksten en afbeeldingen. Wilt u iets overnemen uit dit blad? Neem dan contact op met Acto. 16 Succesfactoren editie 11 MEER INFORMATIE? Acto Informatisering B.V. Amsterdamseweg 51a 3812 RP Amersfoort Postbus BP Amersfoort t (033) f (033) e info@acto.nl i Succesfactoren editie 11