Huishoudelijk regelement

Transcriptie

1 Huishoudelijk regelement

2 Inhoudsopgave Algemeen... 3 Financiële verantwoording... 3 Genootschappen... 3 Actieve leden... 4 Bestuur... 4 Tijdsplanning... 5 Protocol bestuur... 5 Commissies samenstellen... 6 Eerstejaars studenten... 7 Commissies... 8 Raad van Advies... 9 Alumnileden... 9 Slotbepaling Terminologie en spelling

3 Algemeen Artikel 1 1. Met uitzondering van wettelijke bepalingen, het bepaalde in de statuten en de algemene ledenvergadering worden de interne aangelegenheden van de vereniging geregeld door dit huishoudelijk reglement. 2. Ieder lid en iedere bezoeker van een activiteit wordt geacht kennis te hebben van de statuten en het huishoudelijk reglement van Facides Dione en in overeenstemming hiermee te handelen. Financiële verantwoording Artikel 2 1. Het bestuur der Facides Dione brengt tweemaal per boekjaar verslag uit van de financiële stand van zaken van de vereniging op de algemene ledenvergadering. In februari van het boekjaar zal verslag worden gedaan over de periode van 1 augustus tot 1 februari. In september wordt verslag gedaan van het gehele boekjaar wat loopt van 1 augustus tot 31 juli. 2. Het bestuur der Facides Dione stelt de financiële stukken uiterlijk vijf dagen voor de algemene ledenvergadering beschikbaar voor alle leden. Dit zal gebeuren via een mail naar alle leden. 3. De penningmeester der vereniging maakt minimaal één keer per maand de kas op. Bij activiteiten zal de kas zo snel mogelijk na de activiteit worden opgemaakt. Genootschappen Artikel 3 1. Verenigingsleden hebben het recht samen met andere leden tot het oprichten van genootschappen binnen de verenging. Dit opdat de onderlinge band tussen leden ook de vereniging verstrekt. De oprichting van een genootschap dient kenbaar te worden gemaakt aan het bestuur van de vereniging. Tijdens een algemene ledenvergadering kunnen leden zich als genootschap voordragen om officieel erkend te worden binnen de vereniging. Een officiële erkenning betekent dat het genootschap onder de naam Genootschap der Facides Dione naar buiten mag treden en kan rekenen op steun en advies vanuit het verenigingsbestuur. 2. Voor ieder nieuw te vormen genootschap zijn een aantal oprichtingsvereisten vastgesteld. Te noemen: - Een genootschap bestaat tenminste uit twee personen, die lid zijn van Facides Dione. - Een genootschap formuleert een doelstelling, de bestaansreden. Uit deze doelstelling mogen geen ideeën, opvattingen en activiteiten vloeien die in strijd zijn met de Nederlandse- of Europese wetgeving, de statuten en het beleid van Facides Dione. - Een genootschap in oprichting maakt zich kenbaar bij het verenigingsbestuur. Indien het genootschap officiële erkenning wenst van de Algemene Ledenvergadering, dient dit tevens kenbaar gemaakt te worden aan het bestuur. 3

4 3. Het verkrijgen van officiële erkenning van de Algemene Ledenvergadering zal na stemming kunnen geschieden, mits: - Er aan bovenstaande punten is voldaan; - De doelstelling mondeling aan de Algemene Ledenvergadering wordt voorgelegd; - Er moet een absolute meerderheid zijn in de stemmen van de aanwezigen op de algemene ledenvergadering. 4. Indien de doelstellingen van het genootschap in strijd is met een reeds bestaand genootschap kan het verenigingsbestuur besluiten de erkenningsaanvraag reeds voor de algemene ledenvergadering te verwerpen. 5. De voordelen van een officiële erkenning: - Het genootschap mag onder de naam Genootschap der Facides Dione naar buiten treden. - Ondersteuning en advies vanuit het verenigingsbestuur inzake: In overleg te gebruiken faciliteiten Communicatiemiddelen Toegang tot het ledenbestand 6. Genootschap Liever Ludique Liever Ludique is een vrouwengenootschap van Facides Dione. Activiteiten van Liever Ludique worden door de dames in het bestuur georganiseerd of door actieve leden en dit minimaal één keer per jaar. Het bestuur mag ook beslissen om enkele fanatieke vrouwelijke leden te benaderen om Liever Ludique voor een of meerdere jaren te leiden. Het aantal Liever Ludique activiteiten per jaar staat niet vast, dit mag volledige zelf worden ingevuld. De doelstelling van Liever Ludique is om de vrouwen binnen Facides Dione nader tot elkaar te laten komen. Een gezellige middag of avond om elkaar beter te leren kennen en plezier met elkaar te hebben. 7. Genootschap Miscemus Ultile Dulci (MUD) MUD is een mannengenootschap van Facides Dione. Activiteiten van MUD wordt nu door de mannen in het bestuur georganiseerd of door actieve leden en dit minimaal één keer per jaar. Het bestuur mag ook beslissen om enkele fanatieke mannelijke leden te benaderen om MUD voor een of meerdere jaren te leiden. Het aantal MUD activiteiten per jaar staat niet vast, dit mag volledige zelf worden ingevuld. De doelstelling van MUD is om de mannen binnen Facides Dione nader tot elkaar te laten komen. Een gezellige middag of avond om elkaar beter te leren kennen en plezier met elkaar te hebben. Actieve leden Bestuur Artikel 4 Het nieuwe bestuur wordt door middel van sollicitaties gekozen. De sollicitatiegesprekken worden gehouden door het gehele bestuur. Welke posities de nieuwe bestuursleden uiteindelijk gaan bezetten wordt besloten door het bestuur. Het bestuur is een democratisch bestuur en om die reden wordt er niet eerst een nieuwe voorzitter gekozen. Het bestuur kijkt naar de eigenschappen van de sollicitanten en houdt rekening met de voorkeuren van de sollicitanten voor de verschillende posities. Hierdoor kunnen er geen mensen voorgetrokken worden. 4

5 Tijdsplanning Artikel 5 De tijdsplanning van de sollicitaties voor het bestuur zien er als volgt uit: Week Actie 1 (Week na de tentamenweek blok 3) Begin vacature bestuur, promotie en inloop uren voor vragen 2 Promotie en inloop uren voor vragen 3 Promotie en inloop uren voor vragen 4 Promotie en inloop uren voor vragen 5 Einde vacature bestuur 6 Sollicitaties bestuur 7 Sollicitaties bestuur 8 Bekend maken bestuur Dit zijn de uiterlijke data voor het zoeken naar een nieuw bestuur. Protocol bestuur Artikel 6 1. Sollicitaties bij Facides Dione zijn een belangrijk punt en daarom is het belangrijk dat deze sollicitaties zorgvuldig worden uitgevoerd. Allereerst worden de sollicitaties op de volgende manier bekend gemaakt onder de leden: - Via de /nieuwsbrief - Via de website - Mondeling - Posters en ander promotiemateriaal - Social media - De mogelijkheden voor een verkennend gesprek kan worden aangegeven 2. Alle sollicitanten behoren schriftelijk/digitaal een motivatiebrief en CV op te sturen naar het huidige bestuur. De sollicitanten behoren schriftelijk/digitaal een reactie te krijgen van het bestuur met een voorstel om op gesprek te komen. Alle sollicitaties vallen onder geheimhoudingsplicht en mogen niet via het huidige bestuur bij andere leden, niet-leden, donateurs en alumni ter kennis worden gegeven. 3. Nadat de sollicitanten te horen hebben gekregen van de voorzitter van het huidige bestuur (telefonisch) of ze wel of niet zijn aangenomen krijgen de sollicitanten die wel zijn aangenomen een of worden uitgenodigd voor een bijeenkomst met alle bestuursleden en alle beoogd bestuursleden. In deze en tijdens deze bijeenkomst komen de volgende onderwerpen aanbod: - Aangenomen voor welke functie. - Wat de motivatie is voor het positieve of negatieve bericht. - Wat de goede kanten zijn van de sollicitant. - Wat de verbeterpunten zijn van de sollicitant. 4. Na ontvangst van de en de bijeenkomst wordt het beoogde bestuur voorgesteld aan de leden middels de nieuwsbrief. Hierna kan het huidig bestuur beginnen met de overdracht van functies. Op de algemene ledenvergadering wordt een goedkeuring gevraagd aan de leden. Hierna kan het nieuwe bestuur van start. 5

6 Commissies samenstellen Artikel 7 1. Voorzitters Het samenstellen van commissies vindt plaats in het nieuwe studiejaar. De huidige intern coördinator zal samen met de beoogd intern coördinator een lijst maken van eventuele geschikte voorzitters voor de commissies, dit zullen voornamelijk tweedejaars studenten zijn. Ook zullen leden zelf de kans krijgen om te solliciteren. Alle leden die gezien worden als geschikte kandidaat of leden die zelf gesolliciteerd hebben zullen benaderd worden en gevraagd worden om op gesprek te komen bij de huidige intern coördinator en de beoogde intern coördinator. Of de huidige coördinator van het jaar daarvoor daarbij aanwezig is, is afhankelijk van de algemene ledenvergadering. Wanneer het oud bestuur al gedechargeerd is zullen deze gesprekken met alleen de nieuwe coördinator intern en de oud voorzitter van de commissie plaats vinden. 2. Nieuwe leden kunnen op hun inschrijfformulieren aangeven of zij actief lid willen worden. Zij komen op een gesprek bij de huidige (of beoogde) coördinator intern om hun voorkeur voor commissies aan te geven. De huidige (of beoogde) coördinator intern plaatst de leden in commissies. Hierbij wordt ervoor gezorgd dat er geen mensen worden voorgetrokken en dat de ervaring van afgelopen jaar/jaren van de sollicitant naar voren komt. De voorzitter van de commissie zorgt ervoor dat alle benodigde informatie betreffende de commissie aan de leden wordt gecommuniceerd. De voorzitters van de commissies worden hiervan op de hoogte gesteld en zij plannen vervolgens een afspraak met hen in om een passende functie voor hen te vinden. De voorzitter van de commissie mag wel advies geven tijdens het sollicitatie proces maar heeft geen bindende stem. 3. De tijdsplanning van de sollicitaties voor commissievoorzitter ziet er als volgt uit: Vijf weken voor het einde van het schooljaar wordt er gevraagd binnen de commissie of er animo is voor een voorzittersrol binnen de commissie voor het volgende jaar. Vervolgens wordt er in samenspraak met de coördinator intern en de huidige voorzitter van de commissie een nieuwe voorzitter aangesteld voor het volgende schooljaar. Deze tijdsplanning gaat direct in werking wanneer het nieuwe bestuur bekend is gemaakt. Week Actie 1 Kijken binnen commissie voor nieuwe voorzitter 2 Indien geen animo binnen commissie buiten commissie zoeken 3 Gesprekken met geïnteresseerde partijen 4 Overleg tussen huidige voorzitter en zowel de nieuwe en oude coördinator intern over beste keus voor opvolger 5 Bekend making nieuwe voorzitter van commissie 6

7 4. De tijdsplanning van de sollicitaties voor commissieleden ziet er als volgt uit: Tijdens de introductieweek kunnen alle leden zich via het aanmeldformulier of via de mail aanmelden voor een gesprek. De sollicitaties zullen in week 2 tot 4 plaats vinden. De bekendmaking voor commissies is in de daarop volgende week. Week Actie 1 Begin vacature commissieleden tijdens de introductieweek 2 Begin van de sollicitaties 3 Sollicitaties 4 Sollicitaties 5 Bekendmaking commissieleden Eerstejaars studenten Artikel 8 Eerstejaars studenten zijn apart opgenomen in dit hoofdstuk, dit omdat eerstejaars studenten een belangrijke doelgroep is voor Facides Dione. De eerstejaars studenten zijn namelijk potentiële bestuursleden in verband met dat het tweedejaar stagevrij is. Dit sluit echter niet uit dat derde- en vierdejaars studenten geen zitting kunnen nemen in het bestuur van Facides Dione. Zij zullen dan hun studieloopbaan moeten aanpassen. Om eerstejaars studenten actief te in een commissie te laten deelnemen moeten de volgende acties worden genomen: - Met mensen die actief lid hebben aangevinkt op het aanmeldformulier moet contact worden opgenomen. Deze leden kunnen dan op gesprek komen bij de coördinator intern. Hier kunnen leden hun voorkeur bekend maken van de commissies. De gekozen personen worden bekend gemaakt bij de desbetreffende voorzitter. Zij plannen een eerste vergadering met de leden. - Er moet door het huidige, het beoogde bestuur en alle vrijwilligers in de introductieweek worden uitgedragen dat het erg leuk en leerzaam is om in een commissie plaats te nemen. - De week na dat het kamp is afgelopen moeten de website en de social media pagina s van Facides Dione up to date zijn. - Alle informatie voor eerstejaars studenten moet makkelijk te vinden zijn. Ook is het raadzaam om een inloopdag of enkele inloopuren in de week na dat het kamp is afgelopen te organiseren. Dit is een inloopdag waardoor de drempel voor studenten lager wordt om informatie te vragen over actief lid worden. Nadat de eerstejaars leden op gesprek zijn geweest, krijgen ze van de coördinator intern te horen of zij zijn aangenomen of niet. Voor de mensen die zijn aangenomen is er een informatiepakket waar instaat wat Facides Dione inhoudt en wat de commissie inhoudt. Hierin staat ook wat er van een commissielid verwacht wordt. 7

8 Commissies Artikel 9 Facides Dione bestaat uit elk jaar uit twaalf commissies en in een lustrumjaar uit dertien commissies. Alle commissie worden in het begin van het jaar opgestart tenzij anders beschreven. 1. Alumnicommissie De alumnicommissie houdt zich bezig met het de alumnileden. Zij organiseren minimaal één activiteit per jaar voor de alumnus en houden het alumniledenbestand bij. Deze commissie bestaat uit ongeveer zes leden. 2. Feestcommissie De feestcommissie organiseert elk jaar drie feesten. Zij bedenken voor elk feest een thema, organiseren het gehele feest en zorgen voor een goede sfeer op de avond. Deze commissie bestaat uit ongeveer zes leden. 3. Galacommissie In samenwerking met ongeveer vijf verschillende verenigingen van de Hanzehogeschool wordt er jaarlijks een gala georganiseerd. Deze commissie is elk jaar anders qua invulling. Het ene jaar nemen leden plaats in de commissie, het andere jaar bestuursleden of een combinatie van beiden. Het doel van deze commissie is om het gala te organiseren: een thema bedenken, de locatie, de artiest(en), zaaldecoraties regelen en de avond indelen. 4. International Study Committee The International Study Committee (ISC) houdt zich bezig met het bedenken van ideeën voor het actief betrekken van IFM studenten. De ISC zal minimaal één activiteit per jaar organiseren. Ook zal de commissie kunnen bijdragen aan het vertalen van stukken, brieven, toespraken en promotieverhalen. De commissie bestaat uit ongeveer vijf leden. 5. Introductiecommissie De introductiecommissie wordt elk jaar in maart/april opgestart. Deze commissie organiseert de gehele introductieweek van Facides Dione. De introductiecommissie zorgt ervoor dat de eerstejaars studenten een leuke eerste week hebben en dat ze positief in aanraking komen met Facides Dione. De introductiecommissie bestaat uit zes personen: voorzitter, secretaris, penningmeester, intern coördinator, extern coördinator en een hoofd vrijwilligers. 6. Kascommissie De kascommissie komt tenminste twee keer per jaar samen om te vergaderen. Deze commissie controleert de geldstromen van Facides Dione en of alle financiële stukken in orde zijn. Als leden lid willen worden van deze commissie moet hun kandidatuur eerst worden goedgekeurd op een algemene ledenvergadering, dit doormiddel van een stemming. Deze commissie bestaat uit ongeveer vijf leden. 7. Lustrumcommissie Voor elk lustrumjaar wordt er een lustrumcommissie gevormd om het lustrum te organiseren. De commissie dient een jaar voor het daadwerkelijke lustrum bekend te zijn. De lustrumcommissie bestaat uit zes leden: voorzitter, secretaris, penningmeester, intern coördinator, extern coördinator en een hoofd promotie. 8. Multimediacommissie De multimediacommissie zorgt ervoor dat de website en alle sociale media pagina s die Facides Dione gebruikt up to date zijn. Zo benaderen ze commissies voor het schrijven van een stukje voor 8

9 op de website, promoten ze via sociale media voor aankomende activiteiten, houden ze de website bij en maken ze foto s tijdens activiteiten. Deze commissie bestaat uit de secretaris als voorzitter ongeveer vier leden. 9. Maatschappelijk verantwoorde commissie Een commissie die zich bezig houdt met maatschappelijk verantwoorde activiteiten waardoor de reputatie van de verenging wordt versterkt. De commissie organiseert minimaal één activiteit per jaar en helpt het bestuur om maatschappelijk verantwoord te zijn. De commissie bestaat uit ongeveer vijf leden. 10. Partnershipcommissie De partnershipcommissie houdt zich bezig met alle sponsoren. Zij onderhouden het contact en zijn elk jaar opzoek naar nieuwe partners. Deze commissie bestaat uit de coördinator extern als voorzitter met daarnaast ongeveer vijf leden. 11. Promotiecommissie De promotiecommissie is verantwoordelijk voor al het promotie materiaal en promoot elke activiteit. Het is bij deze commissie erg belangrijk om nauw samen met andere commissies te werken, zodat ze de goede informatie verkrijgen en op tijd kunnen starten met het maken van promotieroosters. Om deze reden promoten de promotiecommissie en met behulp van de desbetreffende commissie een activiteit. 12. Redactiecommissie De redactiecommissie maakt elk jaar drie Facides Dione magazines en een almanak. De commissie schrijft en verzamelt studiegerelateerde interviews, stukken en gegevens. In elk magazine staat ook een foto overzicht met activiteiten die gedurende de periode hebben plaats gevonden. Deze commissie bestaat uit ongeveer zes leden. 13. Studiecommissie De studiecommissie organiseert studiegerelateerde activiteiten. De studiegerelateerde activiteiten bestaan o.a. uit: een bedrijfsbezoek in Groningen, de Heinekentour, het Christmas Diner, de Randstadtour, de Hanzetour en het Facilitair congres. De commissie bestaat uit ongeveer negen leden. Raad van Advies Artikel 10 De Raad van Advies (RvA) is een adviesorgaan voor het bestuur. Elk bestuur kiest een eigen RvA, bestaande uit vijf personen: oud bestuur, oud-oud bestuur, alumnus, algemeen lid en een docent van het instituut van (internationaal) Facility Management. Het bestuur kan de RvA inschakelen als ze vragen hebben of tegen problemen aanlopen. De RvA zal het bestuur bijstaan met hun advies, maar de RvA kan ook ongevraagd advies geven als zij denken dat er iets niet goed gaat. Alumnileden Artikel 11 9

10 1. Alumnibestand Lid zijn van Facides Dione betekent meer dan alleen lid zijn van een studievereniging van (Internationaal) Facility Management om wat extra uit de studie te kunnen halen. Om de afgestudeerde leden van Facides Dione blijvend te verbinden aan de vereniging heeft Facides Dione een alumnibestand opgezet. 2. Alumnus Als leden afstuderen worden zij automatisch alumnilid van Facides Dione. Zij worden hier via de mail of telefonisch van op de hoogte gesteld. 3. Doelen - Binding tussen afgestudeerde Facides Dione leden en de vereniging behouden. - Verkleinen van de afstand tussen de opleiding en het werkveld. 4. Middelen De binding tussen afgestudeerde leden en de vereniging zal worden behouden door afgestudeerde leden verschillende documentatie aan te bieden en ze de mogelijkheid te geven om te participeren in verenigingsactiviteiten. Daarnaast wordt er ook minimaal één activiteit per jaar georganiseerd voor de alumnileden. Documentatie die aan de alumni wordt aangeboden is: - De maandelijkse nieuwsbrief (op aanvraag) - Drie keer per jaar het Facides Dione Magazine (FDM) - Één maal per jaar een almanak (op aanvraag) 5. Kosten De kosten voor het alumnilidmaatschap bedragen 10,- per jaar. Het lidmaatschap van de alumnus kan worden uitgebreid door middel van een donatie naar keuze. Deze donatie wordt aangegeven op het lidmaatschapformulier. Slotbepaling Artikel In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, of indien verschil van mening ontstaat over de zin van de bepalingen van dit reglement, beslist het bestuur. 2. Wijzigingen van dit reglement kunnen op voorstel van het bestuur of tenminste een meerderheid van de stemgerechtigde leden geschieden door middel van een algemene ledenvergadering. 3. Elk lid kan inzage krijgen in de statuten. 4. Elk lid kan op aanvraag een kopie van het huishoudelijk regelement ontvangen. 5. Dit reglement treedt in werking onmiddellijk na goedkeuring door de Algemene Ledenvergadering bij een absolute meerderheid. Na dit tijdstip worden alle vroegere huishoudelijke reglementen als vervallen beschouwd. 6. Wijzigingen in dit reglement kunnen slechts worden behandeld in een algemene ledenvergadering, met voorafgaande kennisgeving van de te behandelen wijzigingen. Zij behoeven voor hun aanneming de volstrekte meerderheid der geldig uitgebrachte stemmen en treden direct na aanneming en publicatie, in de ruimste zin genomen, in werking. 7. Ontheffing van dit reglement kan worden verleend door volstrekte meerderheid van stemmen van de Algemene Ledenvergadering of in spoedeisende gevallen door het bestuur, dat hiervoor verantwoording aflegt op de eerst volgende algemene ledenvergadering. Ontheffing moet niet in strijd zijn met de statuten of met de wet. 10

11 Terminologie en spelling - Algemene ledenvergadering (ALV) en algemene ledenvergadering (alv): De ALV, met hoofdletters, duidt op de aanwezigen bij de algemene ledenvergadering, het beslisorgaan. De alv, met kleine letters, duidt op de algemene ledenvergadering zelf. - Almanak: een boek dat terugkijkt op gebeurtenissen van afgelopen jaar - Alumni: oud-studenten die wel lid zijn van Facides Dione, enkelvoud alumnus. - Commissies: Alle commissies worden aan elkaar geschreven zoals feestcommissie, redactiecommissie, introductiecommissie, etc. - Lustrum: vijfjarig bestaan - Raad van Advies (RvA): Deze groep mensen wordt door het bestuur samengesteld en bestaat uit ervaren mensen. Zij ondersteunen het bestuur en brengen gevraagd en ongevraagd advies uit. Dankzij de Raad van Advies worden er betere (bestuurs)beslissingen genomen en blijft de kennis binnen de vereniging gewaarborgd. De raad heeft, de naam zegt het al, een adviserende functie. De uiteindelijke beslissingen en de eindverantwoordelijkheid liggen bij het bestuur. 11