FILEMAKER PRO Handleiding december 2009 Tine Defour

Transcriptie

1 FILEMAKER PRO Handleiding december 2009 Tine Defour 1. ALGEMENE INFORMATIE Versies - Mijn versie: Filemaker Pro 7 Laatste beschikbare versie: Filemaker Pro 10 [+ er bestaan ook updates] Beschikbaarheid (+ academische korting) - Licentie voor 1 user: Gewone licentie: 423 (nagevraagd voor Filemaker Pro 9) Academische licentie*: 265 *academische lic.: geldig voor erkende universiteiten, hogescholen; bibliotheken, - Licentie voor 5 users: Academische licentie: 1060 euro (incl. BTW) - Taal kan zowel in Nederlands als in Engels Doel en gebruik van Filemaker Pro - database-applicatie - [relationele database] 2. FILES CREËREN Om een nieuwe file aan te maken: - Klik op het FM Pro icoon (desktop / programma s) en kies create a new empty file Meteen kan je je file een naam geven en opslaan in de gewenste map. Je kan nu ook meteen velden aanmaken: - Per veld dat je wil aanmaken, doe je het volgende: Naam ingeven + druk op create. Type instellen: kies rechts text, number, date,... Zo kan je velden bij blijven maken. - Wil je een ingegeven naam veranderen, selecteer dan het veld dat je wil aanpassen, en typ dan de nieuwe naam in en selecteer change (i.p.v. create ) [dit geldt ook voor het type: vb. als je text wil veranderen in date ] - Als je alle velden ingevoerd hebt, druk dan op OK. Ook nadien kan je altijd velden blijven toevoegen en aanpassen - Om een veld bij te voegen: ga naar file > define > database Dan ga je te werk zoals hierboven. 1

2 - Om de volgorde waarin je velden staan aan te passen: a) Ofwel ga je naar file > define > database daar kan je je velden hoger of lager plaatsen b) Ofwel kan je je velden ook manueel verschuiven, direct op je werkblad. (verschil met excel) Er zijn 3 manieren waarop je je beeld kan instellen, i.e. de manier waarop je je data ziet: Ga naar view > hier kan je kiezen tussen: view as form / view as list / view as table 3. DATA INVOEGEN (MANUEEL OF AUTOMATISCH) Data / records manueel toevoegen of verwijderen - Je kan data manueel toevoegen (i.e. velden zelf invullen): Om een nieuwe record in te voegen: ga naar records > new record Of verkort: klik op het het icoontje [meerdere records tegelijk toevoegen is, denk ik, enkel mogelijk bij niet-manueel invoeren] 2

3 - om records te verwijderen: plaats de cursor in de record die je wil verwijderen + ga naar records > delete record. Of verkort: klik op het rode icoontje Als je alle records wil verwijderen: selecteer records > delete all records! pas op! Als je files, velden of records wist, kan je dit niet ongedaan maken. Maak dus geregeld een kopie van je files. - om records te dupliceren (= kopiëren): Plaats de cursor in de record die je wil kopiëren + ga naar records > duplicate record. [Of verkort: klik op het verdubbelings-icoontje] Data automatisch importeren (vanuit een bestaande file (vb. excel)): 3

4 - Om automatisch een data-set te importeren, ga je naar File > import records > file. Selecteer dan een file, vb. een excel-file, en eventueel de pagina(s) die je wil importeren. Je krijgt dan een kader voor je, waarin je kan bepalen welke kolom uit het bronbestand (i.e. vb. excel) je naar welk veld in het doelbestand (Filemaker) wil overzetten. De overeenkomst wordt aangeduid d.m.v. een pijltje. Als er kolommen zijn die je niet wil importeren, klik je het pijltje gewoon uit. Velden sorteren: - Om velden te sorteren volgens een bepaalde volgorde (vb. alfabetisch, per periode): a) Je kan individuele velden sorteren door bovenaan de kolom te klikken. b) Om meerdere velden te sorteren: records > sort records > Rechts zie je sort order klik in het linkervak op de velden die je wil sorteren (vb. corpus, periode ), en zet die in de rechterkolom door op move te klikken. Je kan de volgorde van de geselecteerde sorteercriteria veranderen door ze te verslepen naar boven of onderen. > Klik op Sort. Een kopie of clone opslaan - Om een kopie te maken van je bestand (heel belangrijk, want Filemaker heeft geen ongedaan maken -knop ), ga je naar: File > Save a copy as > [naam invullen] Hier kan je verschillende opties aanklikken: a) copy of current file: Hiermee heb je een exacte kopie b) compacted copy (smaller): zelfde file, maar kleiner (= minder schijfruimte) c) clone (no files): Hierbij heb je alle categorieën en velden, maar zonder de ingevulde records / data. Dit is handig als je in hetzelfde format andere data wil invoegen). Eindig met opslaan 4. ZOEKSELECTIES UITVOEREN Enkelvoudige zoekopdrachten - Er zijn twee manieren om de zoekfunctie in te schakelen: a) via View > Find Mode b) makkelijker: klik op het vergrootglas-icoontje links boven (linkermarge) 4

5 - In deze modus kan je een zoekwoord of zoekvorm selecteren. Voorbeeld: Je data zijn in het veld corpus ingedeeld volgens drie corpora (HC, CEECS, CED). Als je enkel de data wil selecteren die uit het Helsinki Corpus komen: Ga naar zoekmodus > typ HC (afhankelijk van hoe je die categorieën genoteerd hebt) > klik op Enter of op Find (in linkermarge) [Je ziet in de linkermarge een overzicht: het aantal records dat voldoet aan je selectie (Found: ) en het totale aantal records (Total: )] - Als je alle records wil zien waar een bepaalde zoekvorm niét in voorkomt, dan zijn er twee manieren: a) Doe zoals boven (zoekmodus > zoekvorm intypen > find / enter + ga dan naar records > show omitted only b) of: naar zoekmodus > zoekvorm intypen, in linkermarge omit aanvinken > find / enter Gecombineerde zoekopdrachten - Om een gecombineerde zoekopdracht uit te voeren: Ga naar zoekmodus > geef twee of meer zoekopdrachten tegelijk in > enter / find Voorbeeld: Als je een veld corpus en een veld data-periode hebt, en je wil enkel de gegevens uit vb. het Helsinki Corpus, én uit de periode : ga dan naar de zoekmodus, typ in het veld corpus de zoekvorm HC, en typ in het veld periode de zoekvorm Klik dan op find of op enter. Omgekeerd: als je alle data wil, behàlve die uit het Helsinki corpus én de periode , doe je hetzelfde maar ga je achteraf naar records > show omitted only - Als je één zoekvorm (of meerdere) wil zoeken en tegelijk andere wil uitsluiten, doe je het volgende: Voorbeeld: Als je alle data uit het HC wil selecteren, behalve die uit : Zoekmodus > vul HC in in het veld corpus > klik op find of enter >> ga meteen terug in zoekmodus (vb. door op het zoekicoontje te klikken) > vul in in het veld periode > vink in de linkermarge omit aan > klik nu niet op find, maar ga naar Requests > Constrain found set. 5

6 - Om een leeg veld te selecteren: zoekmodus > plaats een = in het juiste veld > klik op find / enter. Omgekeerd: wil je alle velden behàlve de lege vinden: zoekmodus > plaats = in het juiste veld > vink omit aan in de linkermarge > klik op find / enter - Combinatie: Wil je vb alle HC-entries selecteren & daarin dan lege records zoeken: Zoekmodus > typ HC in het Corpus-veld > Find/Enter > meteen hierna opnieuw in zoekfunctie > typ = in de categorie waarin je de lege velden wil vinden > selecteer Request > Constrain Found set. Zo kan je blijven combineren: 1 pos. zoekterm: Zoekmodus > zoekterm invullen in juiste veld > find / enter 2 pos. zoektermen: Zoekmodus > zoektermen invullen in juiste velden > find / enter 1 neg. zoekterm: Zoekmodus > zoekterm invullen in juiste veld > omit aanvinken > find / enter 2 neg. zoektermen: Zoekmodus > zoektermen invullen in juiste velden > omit > find / E 1 pos. & 1 neg. zoekterm: Zoekmodus > pos. term invullen in juiste veld > find / E > zoekmodus > neg. zoekterm invullen in juiste veld > omit aanvinken > requests > constrain found set 1 pos., 1 neg. zoekterm & 1 leeg veld: Zoekmodus > + term invullen & = invullen in veld waarvan je de lege records zoekt > find / enter > zoekmodus > neg. zoekterm invullen in juiste veld > omit aanklikken > requests > constrain found set Je kan dus gelijkaardige zoekopdrachten combineren (= alle pos. of alle neg. samen in 1 zoekopdracht), of je kan verschillende zoekopdrachten 1 voor 1 doen (werk dan met constrain found set ). Om terug te keren naar een volledig overzicht van alle records: Control + J Tip: Om efficiënt te kunnen zoeken, is het belangrijk dat je wat je invult zo simpel mogelijk houdt. Je kan verfijnen in andere categorieën. 6

7 Zoeken en vervangen - Om een deel van een veld te vervangen (vb. als je een geïmporteerde (te) lange filenaam c:/ceecs wil inkorten tot CEECS): Zet je cursor in het veld waarin je iets wil vervangen Ga naar edit > find/replace > find/replace. Hier krijg je een kadertje waarin je je aanpassingen kan ingeven. Vul vb. c:/ceecs in bij Find what: ; vul CEECS in bij Replace with. Extra selecties: Search within all fields / current field: duidt op de horizontale zoekrichting, i.e. de kolommen (vb. vervangen in alle velden, of slechts in het veld waarin de cursor staat) Search across all records / current record: duidt op de verticale zoekrichting, i.e. de rijen. Daarna kan je klikken op replace all (= vervangen in de volledige file) of replace (= enkel vb. voor individuele records) Je kan deze methode ook gebruiken om iets te vinden (zelfde principe, maar dan hoef je enkel iets in te vullen op find what, en op het einde klik je dan op Find next ). 5. DATA IMPORTEREN! Let op: maak altijd eerst een kopie van je bestand, want het is makkelijk om hierbij fouten te maken (vb. import- en doelfile verwisselen). De file waaruit je records importeert is de source, de file waar je de geïmporteerde data naartoe brengt, is de target. Data importeren Via Filemaker kan je: a) met geïmporteerde data een nieuwe tabel creëren: Zie boven b) nieuwe (= extra) data toevoegen in een bestaande tabel c) bestaande data in een bestaande tabel updaten d) overeenstemmende data ( matching records ) in een bestaande tabel bijwerken 7

8 - Ga naar File > Import records > File selecteer bestandstype (vb. Filemaker, Excel) en bestand dat je wil importeren (+ eventueel pagina) - Optie a: Om data te importeren en zo een nieuwe tabel te creëren: selecteer add new records - Optie b: Om nieuwe data te importeren in een bestaande tabel: Selecteer add new records. Duid met het pijltje aan welke velden uit het bronbestand je wil overzetten naar het doelbestand. De nieuwe data zullen nu onder de data van je bestaande (target)file geplaatst worden. - Optie c: Om bestaande data in een bestaande tabel bij te werken: Selecteer Update existing records in found set. Hierbij vervang je data uit het targetbestand met data uit het (geïmporteerde) bronbestand. De 1 e rij uit het targetbestand wordt vervangen door de 1 e rij uit het bronbestand, enz. Hierbij worden geen velden vergeleken (zoals bij optie d). Je kan kiezen of je alle velden of slechts enkele velden wil vervangen door geïmporteerde data (opnieuw: pijltjes duiden aan welke velden je wil importeren). Hierbij zullen evenveel records geïmporteerd worden als er records in het targetbestand zijn. Als de file waaruit je wil importeren meer records bevat, moet je ook add remaining data as new records aanvinken. - Optie d: Om bestaande data in een tabel bij te werken, op basis van overeenstemmingen Selecteer Update matching records in found set. Hierbij kan je bestaande data in het targetbestand bijwerken aan de hand van nieuwe gegevens, op basis van matching fields. Dit is handig als je vb. twee files hebt, en in één ervan aanpassingen (vb. onderweg, op de laptop) gemaakt hebt. Je kan hier dus niet enkel werken met pijltjes, om velden aan te duiden, maar ook met = -tekens, die aanduiden op basis van welke velden je het importeren wil verrichten. Op basis van de matching fields zullen de geüpdate files dan ingevoegd worden. Deze velden moeten identiek zijn in bron- en targetfile, om een goede overeenkomst te vinden. 8