1. Inleiding. 2. Gebruiksrichtlijnen Raadhuis Uitgangspunten en voorwaarden bij extern verhuur Raadhuis

Transcriptie

1 Nota gebruiksrichtlijnen Raadhuis Inleiding. Bij de productenrapportage 2006 heeft de dienst Bestuur aangegeven dat de inkomsten uit ver van zalen (burgerzaal, raadzaal en vergaderkamers) aan e organisaties, instellingen en bedrijven niet meer gehaald worden. Dit nadeel, dat per saldo is berekend op , is door uw college gecompense en verwerkt in de begroting 2007 van de dienst Bestuur. Een belangrijke oorzaak voor het niet meer realiseren van de inkomsten is de al enige jaren zichtbare tendens dat uw college dan wel individuele wethouders het Raadhuis steeds vaker zogenaamd om niet beschikbaar stellen aan e organisaties en instellingen uit kosten- of PR-overwegingen. Daarnaast speelt ook een rol de gewenste versterking van het imago van het Raadhuis als monument. Tegenover het gratis gebruik worden er uiteraard wel extra kosten gemaakt. Hierbij kan gedacht worden aan bv. de inzet van bodes, catering en in ten behoeve van schoonmaak, beveiliging en de aanwezigheid van wettelijk vereiste bedrijfshulpverleners. Bij het beschikbaar stellen van de extra middelen heeft uw college de dienst Bestuur verzocht met nadere richtlijnen te komen hoe om te gaan met de ver van het Raadhuis aan e gebruikers. De laatste door het college in dit kader vastgestelde richtlijnen dateren uit 2002 (gebruiksrichtlijnen Raadhuis). Naast bovengenoemde aanleiding zijn er nog meer redenen de richtlijnen uit 2002 te actualiseren. In het kader van de voorbereiding op de herhuisvesting heeft eind 2005 / begin 2006 binnen het Raadhuis een grootscheepse verhuisoperatie plaatsgevonden. Als gevolg daarvan zijn extra vergaderzalen beschikbaar gekomen. Het gaat hierbij om zowel vrijgemaakte extra ruimtes als fractiekamers. Naast interne ontwikkelingen hebben ook e ontwikkelingen niet stilgestaan. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan drank- en horecawetgeving en de toegenomen (wettelijke) eisen op het vlak van de milieuzorg (duurzaamheid) en de bedrijfshulpverlening (BHV). 2. Gebruiksrichtlijnen Raadhuis Uitgangspunten en voorwaarden bij ver Raadhuis Bij de ver van zalen in het Raadhuis geldt het volgende uitgangspunt: het Raadhuis van de gemeente Hilversum is er als huis van de gemeente en voor de Hilversumse gemeenschap. Hierbij gelden echter de volgende regels: - bij bijeenkomsten met politieke of maatschappelijke inhoud mag geen suggestie worden gewekt van identificatie van de gemeente met de boodschap van (de organisator van) deze bijeenkomst; - bijeenkomsten van organisaties die het democratische bestel of rechtsorde aantasten worden gewe; - geen medewerking wordt verleend aan bijeenkomsten die hoofdzakelijk een propagandistisch karakter hebben. Bij dit uitgangspunt geldt de volgende beperking: - voor het bedrijfsmatig verstrekken van eten en drank, verzorgd door de huiscateraar of een door de organisator inged cateringbedrijf, is een horecavergunning vereist. De gemeente Hilversum beschikt hier niet over. Dit betekent dat de ver van het raadhuis niet commercieel geëxploite kan worden.

2 VERVOLGBLAD 2 In de bijlage algemene voorwaarden staan algemene voorwaarden weergegeven met betrekking tot de Drank- en Horecawet, veiligheid, beveiliging, Bedrijfsinterne Milieuzorg (BIM) en de monumentenstatus.

3 2.1.2 Categorie gebruikers. VERVOLGBLAD 3 Het Raadhuis wordt door zowel in- als e gebruikers voor diverse bijeenkomsten gebruikt. Deze gebruikers kunnen worden onderveeld in de volgende categorieën: ambtelijke bijeenkomsten en vergaderingen van gemeentelijke bestuursorganen tijdens kantooruren ambtelijke bijeenkomsten en vergaderingen van gemeentelijke bestuursorganen in de avonduren / weekenden bijeenkomsten van instellingen die aan de gemeente gelie zijn (bijvoorbeeld GNR) bijeenkomsten politieke partijen (uitsluitend besloten bijeenkomsten) inspraakavonden evenementen met een cultureel karakter (Raadhuisconcerten en Raadhuis literair) bijeenkomsten / rondleidingen die door Dudok-centrum georganise worden aanvragen van maatschappelijke of bestuurlijke organisaties (bijvoorbeeld provincie, VNG) voor evenement of congres aanvragen van commerciële organisaties voor feesten en partijen / productpresentaties etc. filmproducties, fotosessies en tv-opnames Beschikbare zalen. In onderstaand schema staat voor de beschikbare zalen van het Raadhuis aangegeven wat de standaardcapaciteit is en in welke mate de zaal beschikbaar is (voor intern en/of gebruik). zalen standaardcapaciteit beschikbaar Burgerzaal 250 zitplaatsen of 360 intern / staanplaatsen B&W kamer 10 personen intern Raadzaal 40 personen intern / (bij gebruik vanaf 20 personen) Trouwkamer 40 personen intern / B.43 Tuinkamer 20 personen intern / 1.02 Omroepkamer 20 personen intern / 1.20 Noordkamer 20 personen intern / 2.01 Dudokkamer 20 personen intern / 3.02 Leslokaal 8 personen intern B.11 Fractiekamer 4 personen intern DLP Hilversum B.15 Fractiekamer SP 8 personen intern B.16 Fractiekamer 8 personen intern LH 2.08 Fractiekamer D66 6 personen intern De overige fractiekamers (CDA / PVDA / VVD / Groen Links / ChristenUnie) zijn om diverse redenen niet beschikbaar als algemene vergaderkamer Voorzieningen. Bij gebruik van een vergaderzaal in het Raadhuis wordt uitgegaan van een standaardopstelling en een aantal vergadervoorzieningen (o.a. flip-over). Daarnaast worden bijeenkomsten in de vergaderzalen van koffie en thee voorzien door de bodekamer. Uitzondering hierop vormen de

4 VERVOLGBLAD 4 bijeenkomsten in de vanaf 2006 voor ambtelijke bijeenkomsten beschikbare fractiekamers. Deze bijeenkomsten worden niet van koffie en thee voorzien; deelnemers kunnen zelf koffie en thee halen bij de diverse koffieautomaten. Het gaat hierbij vaak om interne kleine groepen.

5 2.1.5 Kostendekking. VERVOLGBLAD 5 Aan de exploitatie van het Raadhuis zijn kosten verbonden. Het gaat hierbij om de volgende aspecten: zaal (incl. energie / water en afval) catering (koffie / thee en overige voorzieningen) apparatuur inrichten zalen inzet bodes facilitaire kosten (in B.H.V. / in beveiliging / extra schoonmaak) De kosten voor de vergaderingen van de gemeentelijke bestuursorganen worden gedekt door de hiervoor beschikbare financiële middelen in de begroting van de dienst Bestuur. Voor overige activiteiten zijn geen middelen beschikbaar en worden de kosten doorberekend aan de organiserende afdeling of instelling. In het ene geval zijn dat uitsluitend catering, apparatuur en/of facilitaire kosten, in andere gevallen ook zaal. In de onderstaande tabel is een en ander samengevat. De bijbehorende tarieven staan vermeld in de bijlage tarieven 2008 van deze nota. Er is onderscheid gemaakt in 3 tarieven: intern (voor interne gebruikers), (voor aan gemeente geliee organisaties) en (voor commerciële organisaties en voor foto- en filmproducties en tv-opnames). De interne tarieven zijn tarieven tegen kostprijs. Externe tarieven zijn tarieven tegen kostprijs, met daarbij een administratieve toelage (o.a. voor de financiële afhandeling). Hierbij is onderscheid gemaakt tussen commerciële en niet-commerciële organisaties. Commerciële organisaties betalen een toelage van 15%, niet commerciële organisaties betalen een toelage van 10%. Kostendekking: categorie zaal koffie / thee ambtelijke bijeenkomsten en vergaderingen van gemeentelijke bestuursorganen tijdens kantooruren ambtelijke bijeenkomsten en vergaderingen van gemeentelijke bestuursorganen in de avonduren / weekenden bijeenkomsten van instellingen die aan de gemeente gelie zijn overige catering geen geen intern geen geen intern geen geen geen geen intern bijeenkomsten (besloten) politieke partijen inspraakavonden geen geen evenementen met een cultureel karakter bijeenkomsten / rondleidingen dudokcentrum apparatuu inrichten inzet facilitair r zalen bodes geen geen geen geen geen geen geen geen geen geen geen geen geen geen geen geen geen geen geen geen n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t.

6 aanvragen van maatschappelijke of bestuurlijke organisaties aanvragen van commerciële organisaties filmproducties / fotosessies / tv-opnames VERVOLGBLAD 6

7 2.1.6 Organisaties met afwijkende afspraken. VERVOLGBLAD 7 In het verleden zijn met diverse organisaties door diverse personen en gremia afspraken gemaakt over het gebruik van zalen en voorzieningen in het Raadhuis. Bij het maken van deze afspraken zijn niet altijd de richtlijnen eenduidig gehante, waardoor de afspraken ook zeer divers van aard zijn. Een aantal afspraken is in strijd met wet- en regelgeving als Drank- en Horecawet. Afspraken zijn ook niet altijd schriftelijk vastgelegd. Het gaat om afspraken voor zowel eenmalige als terugkerende bijeenkomsten. In veel gevallen wijken deze afspraken af van deze nieuwe gebruiksrichtlijnen Raadhuis. Om in de toekomst misverstanden te voorkomen is het belangrijk, bij het vaststellen van de nieuwe gebruiksrichtlijnen Raadhuis, te bepalen welke afspraken uit het verleden (vooralsnog) gehandhaafd kunnen worden en welke aangepast moeten worden aan de nieuwe gebruiksrichtlijnen en de wet- en regelgeving. Deze screening heeft in overleg met de gemeentesecretaris plaatsgevonden. Voor organisaties die, in het verleden, eenmalig gebruikt hebben gemaakt van het Raadhuis, worden bij nieuwe aanvragen deze nieuwe gebruikrichtlijnen gehante. Voor organisaties die vaker en gedurende langere tijd gebruik hebben gemaakt van het Raadhuis is de afbouwregeling drieledig en afhankelijk van het type organisatie en de relatie met de gemeente Hilversum. Deze regeling staat samen met een overzicht van de in het verleden gemaakte afspraken in de bijlage afbouwregeling huidige afspraken Verantwoordelijkheid en bevoegdheid. De bevoegdheid voor de concrete uitwerking en uitvoering van de nieuwe gebruiksrichtlijnen Raadhuis is gemandate aan het hoofd F&I. In een aantal gevallen is het wellicht gewenst uit hoofde van bv. public relations of gelet op de bijzondere relatie van de organisatie met de gemeente af te wijken van de nieuwe gebruiksrichtlijnen Raadhuis en aan e organisaties geen of aangepaste tarieven in rekening te brengen. Hiervoor is enige speelruimte in de begroting aanwezig. Over deze verzoeken wordt door hoofd F&I - na overleg met de gemeentesecretaris en/of wethouder - beslist Gebruikershandleiding. Voor zowel interne als e gebruikers wordt een gebruikershandleiding opgesteld (door F&I) waarin procedures, richtlijnen, voorwaarden en een overeenkomst voor gebruik van het Raadhuis staan vermeld.

8 VERVOLGBLAD 8 Bijlage algemene voorwaarden bij gebruiksrichtlijnen Raadhuis Drank- en Horecawetgeving: In het Raadhuis van de gemeente Hilversum worden diverse bijeenkomsten en evenementen georganise. Dit zijn zowel interne (met alleen interne gebruikers) als e bijeenkomsten. Bij e bijeenkomsten worden zalen van het Raadhuis vert of ter beschikking gesteld aan den (o.a. instellingen en gemeente geliee organisaties). Voor het bedrijfsmatig verstrekken van eten en drank bij dit soort bijeenkomsten, verzorgd door de huiscateraar of een door de organisator inged cateringbedrijf, is een horecavergunning vereist. De gemeente Hilversum beschikt hier niet over. - Geen vergunning vereist In onderstaande situatie is geen vergunning ingevolge de Drank- en Horecawet vereist: indien een cateringbedrijf: - op steeds verschillende locaties - in opdracht van een cliënt - voor rekening van deze cliënt - in besloten sfeer - gratis aan de gasten eten en drank verstrekt. Bijvoorbeeld: er is geen vergunning nodig indien de Burgerzaal wordt verd aan een bedrijf ten behoeve van de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering en deze onderneming schakelt een cateraar in die vervolgens na afloop van de vergadering hapjes en drankjes uitserveert waarbij de aanwezigen niet betalen. - Incidentele ontheffing Het is mogelijk een ontheffing van de horecavergunning aan te vragen. Dit kan slechts op incidentele basis (2 tot 3 keer per jaar) en op grond van een bijzondere gelegenheid van zeer tijdelijke aard (zie artikel 35 van Drank- en Horecawet). - Aanvraag horecavergunning? Vanuit juridisch en politiek oogpunt is het niet wenselijk om binnen de wettelijke norm een horecavergunning aan te vragen. Dit zou betekenen dat er een wijziging van het bestemmingsplan, van de huidige kantoorbestemming naar horecabestemming, moet plaatsvinden. Daarnaast zal de gemeente, met een dergelijk gebruik van het raadhuis, een actieve bijdrage leveren aan het paracommercialisme. Iets wat juist door de gemeente bestreden wordt.

9 VERVOLGBLAD 9 Veiligheid: Gebruikersvergunning: Voor het Raadhuis is een geldige gebruikersvergunning afgegeven. Momenteel wordt deze gebruikersvergunning herzien en aangepast aan nieuwe wetgeving. De bouwkundige en inrichtingstechnische aanpassingen worden op dit moment uitgevo. Bij grote evenementen is er een mogelijkheid de brandweer om aanvullend advies te vragen. BedrijfsHulpVerlening: De brandweer heeft aangegeven dat de aanwezigheid van gekwalificee bedrijfshulpverleners bij bijeenkomsten en evenementen vereist is en wel met 1 hulpverlener per 50 bezoekers. Door de brandweer is het maximaal toelaatbare aantal personen voor de zalen bepaald: zalen maximale capaciteit Burgerzaal 360 personen B&W kamer 20 personen Raadzaal 80 personen Trouwzaal 80 personen B.43 Tuinkamer 40 personen 1.02 Omroepkamer 40 personen 1.20 Noordkamer 40 personen 2.01 Dudokkamer 40 personen 3.02 Leslokaal 12 personen B.11 Fractiekamer DLP Hilversum 4 personen B.15 Fractiekamer SP 8 personen B.16 Fractiekamer LHB 8 personen 2.08 Fractiekamer D66 6 personen Beveiliging: Het Raadhuis wordt beveiligd tegen inbraak. Binnen de standaard toegangstijden (ma vr: 7.00 en uur) is het Raadhuis toegankelijk voor in- en e gebruikers (deze laatste tot uur). Ditzelfde geldt voor avonden met raads- en commissievergaderingen. Het alarmsysteem is dan uitgeschakeld en de receptie is bemand. Bij aanvragen buiten de standaardopeningstijden dient de in- en uitschakeling van het alarmsysteem aangepast te worden door medewerkers van de sectie Facilitaire Dienstverlening en wordt een beveiligingsmedewerker inged voor algeheel toezicht en bemensing van de receptie. Duurzaamheid / bedrijfs interne milieuzorg: Binnen de gemeente Hilversum spelen duurzaamheid en bedrijfsinterne milieuzorg een belangrijke rol. De gemeente richt zich hierbij op de volgende thema s: duurzaam inkopen duurzaam bouwen energiebesparing gebruik van duurzame materialen De gemeente Hilversum houdt, door middel van het thema duurzaamheid, rekening met milieu en sociaal-economische aspecten. Deze zijn gericht op: de generaties die na ons komen, zodat ook zij nog gebruik kunnen maken van grondstoffen en energie, het milieu en mensen, economische ontwikkeling De gemeente Hilversum vindt het belangrijk dat deze uitgangspunten ook bij de ver en gebruik van het Raadhuis door zowel interne als e partijen gehante worden.

10 VERVOLGBLAD 10 Monumentenstatus: Het Raadhuis is een rijksmonument. Deze monumentale status is belangrijk voor de gemeente Hilversum. Door de monumentenstatus zijn er echter ook beperkingen voor het gebruik van het pand. Bij gebruik van stijlkamers en zalen en algemene ruimten zijn kenmerken als marmer / goudkleurige tegeltjes / vloerbedekking en meubilair kwetsbaar.

11 VERVOLGBLAD 11 Bijlage tarieven 2008 Zaal: zaal intern tijdens kantooruren avond / weekend tijdens kantooruren avond / weekend Burgerzaal geen 250,00 per 375,00 per 750,00 per 1000,00 per B&W kamer geen n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Raadzaal geen 250,00 per 375,00 per 750,00 per 1000,00 per Tuinkamer geen Omroepkamer geen Dudokkamer geen Noordkamer geen 3.02 Leslokaal geen n.v.t. n.v.t. B.11 geen n.v.t. n.v.t. Fractiekamer DLP Hilversum B.15 geen n.v.t. n.v.t. Fractiekamer SP B.16 Fractiekamer LHB 2.08 Fractiekamer D66 geen geen n.v.t. n.v.t. n.v.t. n.v.t. Tarieven apparatuur (per dag): apparatuur intern (eigen intern bezit) (ged) flipover geen geen geen geen beamer geen 50, % + 15% laptop geen 25, % + 15% overheadprojector geen 34, % + 15% projectiescherm geen 45, % + 15% tv + video-combi geen 45, % + 15% dvd-speler geen 45, % + 15% diaprojector geen 34, % + 15% tafelmicrofoon geen 14, % + 15% interruptie / draadloze geen 60, % + 15% microfoon spreekgestoelte geen geen geen geen presentatiepanelen (100 geen 25, % + 15% x 125) podium n.v.t. geen + 10% + 15% aankleding zaal kostprijs kostprijs kostprijs + 10% kostprijs + 15%

12 (bloemen etc.) VERVOLGBLAD 12

13 VERVOLGBLAD 13 Tarieven facilitair: dienstverlening omschrijving intern inrichten zalen klaarzetten stoelen geen 1,50 / stoel + 10% 1,50 / stoel + 15% bode voorbereiding en geen uur + 10% uur + 15% begeleiding B.H.V. in bij grote geen uur + 10% uur + 15% bijeenkomsten beveiliging in avond / weekend geen uur + 10% uur + 15% schoonmaak extra inzet schoonmaak geen uur + 10% uur + 15% Alle tarieven worden jaarlijks geïndexe op grond van de concernrichtlijnen en e ontwikkelingen. Interne tarieven voor ambtelijke bijeenkomsten en vergaderingen van gemeentelijke bestuursorganen tijdens kantooruren ambtelijke bijeenkomsten en vergaderingen van gemeentelijke bestuursorganen in de avonduren / weekenden Externe en -e tarieven gelden voor e organisaties. Deze kunnen alleen gebruik maken van het raadhuis binnen geldende voorwaarden waaronder drank- en horecawetgeving. Extern e tarieven voor bijeenkomsten van instellingen die aan de gemeente gelie zijn (bijvoorbeeld GNR) inspraakavonden evenementen met een cultureel karakter (Raadhuisconcerten en Raadhuis literair) bijeenkomsten / rondleidingen die door Dudok-centrum georganise worden aanvragen van maatschappelijke of bestuurlijke organisaties (bijvoorbeeld provincie, VNG) voor evenement of congres Externe tarieven voor aanvragen van commerciële organisaties voor feesten en partijen / productpresentaties etc. filmproducties, fotosessies en tv-opnames

14 Tarieven catering 2008: product intern koffie / thee geen geen geen pistolet assorti 2,30 intern + 10% intern + 15% luxe assorti 2,60 intern + 10% intern + 15% bolletje assorti 2,00 intern + 10% intern + 15% pak melk / karnemelk 1,90 intern + 10% intern + 15% krentenbol 1,00 intern + 10% intern + 15% stuks fruit 0,70 intern + 10% intern + 15% broodje kroket 2,20 intern + 10% intern + 15% kop soep 2,50 intern + 10% intern + 15% glas fris 1,05 intern + 10% intern + 15% glas jus d'orange 1,30 intern + 10% intern + 15% glas wijn 1,95 intern + 10% intern + 15% glas jenever 1,55 intern + 10% intern + 15% fles/glas bier 1,60 intern + 10% intern + 15% portie nootjes 1,50 intern + 10% intern + 15% koude hapjes eenvoudig 0,40 intern + 10% intern + 15% koude hapjes luxe 0,95 intern + 10% intern + 15% personele inzet normaal 22,50 intern + 10% intern + 15% personele inzet hoog 33,75 intern + 10% intern + 15% (zatag) personele inzet bijzonder 45,00 intern + 10% intern + 15% (zondag) Alle tarieven worden jaarlijks geïndexe op grond van de concernrichtlijnen en e ontwikkelingen. De cateringtarieven zijn geldig tot 1april VERVOLGBLAD 14 Interne tarieven voor: ambtelijke bijeenkomsten en vergaderingen van gemeentelijke bestuursorganen tijdens kantooruren ambtelijke bijeenkomsten en vergaderingen van gemeentelijke bestuursorganen in de avonduren / weekenden Externe en e tarieven worden gehante bij e organisaties. Deze kunnen alleen gebruik maken van het raadhuis binnen geldende voorwaarden waaronder dranken horecawetgeving. Extern e tarieven voor: bijeenkomsten van instellingen die aan de gemeente gelie zijn (bijvoorbeeld GNR) inspraakavonden evenementen met een cultureel karakter (Raadhuisconcerten en Raadhuis literair) bijeenkomsten / rondleidingen die door Dudok-centrum georganise worden aanvragen van maatschappelijke of bestuurlijke organisaties (bijvoorbeeld provincie, VNG) voor evenement of congres Externe tarieven voor: aanvragen van commerciële organisaties voor feesten en partijen / productpresentaties etc. filmproducties, fotosessies en tv-opnames