Strafrechtketen Versterkt en Versnelt Borging en kennisdeling. Is dat anders bij insiders dan bij toeschouwers?

Transcriptie

1 Strafrechtketen Versterkt en Versnelt Borging en kennisdeling Vraagje Hoe praat men over LEAN? Is dat anders bij insiders dan bij toeschouwers? Hoe is de verhouding insiders <-> toeschouwers? 2 1

2 3 Wat stuurkaartjes 2

3 SIOO: Miles & Snow Er bestaat geen werkelijkheid, alleen maar individuele beelden van de werkelijkheid. Hoe meer die beelden overeen komen, hoe prettiger men zich voelt 5 Definitie interne communicatie Het intentioneel produceren van boodschappen waarop ontvangst en interpretatie plaats kan vinden, in een informationele en organisationele context 6 3

4 Een andere invalshoek Als je draagvlak hebt voor de verandering, is deze niet ingrijpend genoeg (Viehoff) 7 Oogsten Pluk bij een verandering laaghangend fruit, maar blijf ook streven naar kortere bomen 8 4

5 Formule voor veranderen Visie Condities Noodzaak Change Lef 9 Het denkmodel 5

6 Denkmodel Geplande interventies Context Veranderidee Verandertraject Uitkomsten Gebeurtenissen 11 Context Type organisatie en organisatieomgeving Mensen Redenen om te veranderen Historie met verandering (en met verandercommunicatie) 12 6

7 Aandachtspunten Mijlpalen Wat kunnen we leren van de vorige reorganisatie? Zichtbaarheid management Rol OR en wie faciliteert hun communicatie? 13 Soort verandering Verbeteren of vernieuwen Gaan we ergens weg of gaan we ergens naartoe? Zelf verzonnen of opgelegd? Wat is de kern van de verandering? 14 7

8 Kennen, kunnen, mogen willen 15 Leiders. Creëren betekenis en bepalen het tempo Trekken patronen in twijfel en bieden nieuwe perspectieven Weten wat er speelt in de organisatie (sociale antenne) Weten gebruik te maken van crises en onverwachte situaties Zijn helder over de zaken die belangrijk zijn voor de organisatie en wat men NIET wil dat er gebeurt Hebben waardering voor de successen van het verleden Engage management 16 8

9 Het team Wie is de trekker Wie moet het doen? Dominante coalitie? Wie doen er mee? Hoe houdt de kopgroep contact met het peleton? Hoe is de OR betrokken? 17 Integrale aanpak Zowel van verschillende elementen van het plan Als van interventies En let op communicatieve concurrentie van andere veranderplannen. Soms is het beter het LEAN traject even on hold te zetten als andere veranderingen (zoals samenvoegingen) meer aandacht vragen. 18 9

10 Interventieplan Houtskoolschets interventieplan Uitwerken eerste interventie 19 Monitoren en bijstellen Blijven monitoren situatie Bijstellen houstkoolschets Uitwerken tweede interventie, etc 20 10

11 Welke veranderkleur passen we toe? projectmatig machtsbalans wortel en de stok lerend holistisch co-creerend crisis top-down 21 Fasen in het LEAN proces 1. Bekendheid met LEAN 2. De analysefase 3. Het leren van nieuw gedrag, na de analyse 4. Laten beklijven gedrag 22 11

12 Stap 1: Bekendheid met LEAN Kennen mensen Lean Six Sigma? Weten ze waar het aan bijdraagt en wat het inhoudt? Is daar bewijs voor? Wat betekent het als je meedoet met LEAN? Hoe denken collega s over Lean Six Sigma? 23 Praktisch: positioneren/framen LEAN Formuleer de veranderingsdoelstellingen zodanig dat zij: - Helder en uitdagend, specifiek en realistisch zijn. Geef aan welke (materiële, dan wel immateriële) verliezen worden geleden, indien de veranderingen niet worden gerealiseerd. Zorg dat er een gevoel van urgentie ontstaat. Besteed met voorrang aandacht aan dagelijkse ongemakken, laat ze niet ondersneeuwen door 'het grote doel'. Voorkom eenrichtingsverkeer, door voldoende zorg te tonen voor vragen, suggesties, kritiek en vormen van tegendruk

13 Komt me bekend voor Visie Condities Noodzaak Change Lef 25 Stap 2: de analysefase Uitgebreid gedocumenteerd!! Wat heeft jou geholpen om bij te dragen aan de analyse? Is dat aan anderen te leren? Soms leidt het tot kill your darlings Omgaan met rouwprocessen 26 13

14 Stap 2: de analysefase (RACI) Responsability (verantwoordelijkheid) Mensen waarvan verwacht wordt actief deel te nemen in de activiteit, en bijdragen op het best van hun kunnen. Accountability (toerekenbaarheid) De persoon die uiteindelijk verantwoordelijk is voor de resultaten. Consultation (Begeleiding) Mensen die of een bepaalde expertise hebben, of die geconsulteerd moet worden om een of andere reden voor een uiteindelijke beslissing vertaald wordt Inform (Informeer) mensen die beinvloed worden door de activiteit/beslissing en daarom op de hoogte dienen te worden gehouden, maar niet deelnemen in de inspanningen. (ze worden op de hoogte gebracht nadat de uiteidnelijke beslissingen zijn gemaakt.) 27 Ringen van invloed 1. Meebeslissen 2. Meedoen 3. Meedenken 4. Meeweten 28 14

15 Stap 3: Het leren van nieuw gedrag: kunnen ze het? Hoe komen mensen in beweging? Instructie? Leren? Onderhandelen? Overtuigen? Zelf zaken inbrengen? 29 Praktisch Stel vast hoe de fasen in de tijd zullen worden gepland.: hoeveel mensen betreft het, is er een differentiatie in doelgroepen? Stel reeds in de eerste fase een plan op voor de interne communicatie. Bereid presentaties (zoals een inleiding, peptalk of meeting) professioneel voor, begeleidt coaches en docenten, en zoek ook dan naar een goede combinatie van middelen Maak LEAN toegankelijk 30 15

16 Tips bij verandering Houd er rekening mee dat de ontvanger in volgorde van belangrijkheid ontvankelijk is voor: Consistent en geloofwaardig gedrag van de leiding. Datgene wat door de leiding met de mond wordt uitgedragen. Datgene wat met beelden wordt uitgedrukt. Datgene wat louter op schrift is gesteld. 31 Stap 4: Laten beklijven van gedrag Beloon positief gedrag en corrigeer afwijkend gedrag Geef de steunzenders (hoger, midden en lager kader) de expliciete opdracht om de beoogde veranderingen te vertalen in operationele doelen en werkwijzen. Vertrouw er niet op dat dit wel vanzelf zal gebeuren. Monitor successen Bevorder dat zoveel mogelijk door middel van directe, persoonlijke contacten wordt gecommuniceerd (gesprekken, werkoverleg, opleidingen, conferenties en dergelijke)

17 Interventieniveau Per onderdeel Per organisatie Ketenbreed 33 Waar moet nu de meeste energie in gaan zitten? 1. Bekendheid met LEAN 2. De analysefase 3. Het leren van nieuw gedrag, na de analyse 4. Laten beklijven gedrag 34 17

18 Om verder te lezen 35 18