Obstacle Course Racing Association Benelux. Jaarverslag. Obstacle Course Racing Association Benelux Jaarververslag 2015

Transcriptie

1 Obstacle Course Racing Association Benelux Jaarverslag 2015

2 Voorwoord Op 23 maart 2015 is de Obstacle Course Racing Association Benelux (OCRA Benelux) opgericht kenmerkte zich door het neerzetten van de basis, waar we de komende jaren op kunnen voortborduren. Het was het jaar waarin gezocht werd naar wegen om tot een optimale samenwerking te komen (zowel intern als met externe partijen) en welke structuren hierbij het beste passen. Het was het jaar waarin de eerste successen werden bereikt en we ons meer en meer bewust werden van de rol die de OCRA Benelux in de toekomst kan gaan spelen. Met de introductie van het Rulebook, en de opleiding en inzet van OCR officials, hebben wij grote stappen genomen in de ontwikkeling van de sport. Gedreven door de passie voor de sport, gesteund door de resultaten die we kunnen laten zien en met behulp van onze leden en enthousiaste vrijwilligers, kijken wij vol vertrouwen naar de toekomst. Hartelijk dank aan iedereen die in welke vorm dan ook heeft bijgedragen aan de ontwikkeling van de OCRA Benelux en de sport. Samen kunnen wij elk obstakel overwinnen! Het bestuur van de OCRA Benelux Michel de Jong, Bas Smit en Helen van der Corput 1. OCRA Benelux OCRA Benelux is een sportbond met als doel het (doen) bevorderen en reguleren van (de beoefening van) het Obstacle Course Racing. Ons werkgebied is niet perse beperkt tot Obstacle Course Racing: gerelateerde sporten en activiteiten zijn niet uitgesloten. Geografisch gezien is onze focus gericht op Nederland, België en Luxemburg. De OCRA Benelux is een (formele) vereniging. Wij bestaan derhalve uit leden. Iedereen met een passie voor Obstacle Course Racing kan lid worden van de vereniging. Op termijn kunnen ook evenementen, bedrijven en andere rechtspersonen lid worden van de OCRA Benelux. Daarnaast kan iedereen (individuen, bedrijven, teams etc) de OCRA Benelux steunen als begunstiger. De OCRA Benelux is niet commercieel. Wij streven niet naar winst en mogen deze ook niet verdelen onder onze leden. Alle middelen worden benut ten behoeve van het doel van de OCRA Benelux. Kenmerkend voor de OCRA Benelux is dat wij onafhankelijk zijn. 2. Missie en visie De OCRA Benelux wil Obstacle Course Racing op de kaart zetten als leuke en veilige sport. Op basis van deze visie hebben wij een aantal obstakels te overwinnen.

3 Obstacle Course Racing is nieuw, is uitdagend en groeit heel snel. En terecht! De OCRA Benelux richt zich op het promoten en ondersteunen van het Obstacle Course Racing binnen de Benelux. Obstacle Course Racing is voor iedereen: voor de fanatieke topsporters, voor de recreanten, voor mensen met een handicap en voor de volgende generatie. Dit doen wij op vele manieren, zoals door actief en rechtstreeks de OCRA Benelux onder de aandacht te brengen, door het verzorgen en organiseren of begeleiden van de organisatie van trainingsprogramma s en (trainings) activiteiten, maar ook door verschillende samenwerkingen aan te gaan, te lobbyen voor bijv. trainingslocaties en het bieden van een ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering aan onze leden. Wij willen dat alle deelnemers aan Obstacle Course Racing evenementen erop kunnen vertrouwen dat de organisatie van het evenement een hoog niveau van veiligheid in acht neemt. De OCRA Benelux werkt aan het bevorderen van de veiligheid en het zetten van minimum standaarden binnen het Obstacle Course Racing. Hierbij werken wij samen met o.a. de organisatoren van evenementen en vergelijkbare organisaties om kennis te bundelen en draagkracht te vergroten. Met oog op de deelnemers aan Obstacle Course Racing evenementen met wedstrijdelementen, zet de OCRA Benelux zich in voor het zetten van de (spel) regels, het toezien op het volgend van de (spel) regels, het beheren en aansturen van kampioenschappen en wedstrijden, alsmede de begeleiding van deelnemers (in voorbereiding hierop). Obstacle Course Racing als sport? Momenteel is Obstacle Course Racing geen erkende sport. Hier willen wij in de komende jaren verandering in brengen. Door samenwerkingen aan te gaan met Obstacle Course Racing bonden in het buitenland, werken wij op internationaal gebied aan het opbouwen van de sport. Daarnaast streven wij ernaar dat Obstacle Course Racing over een aantal jaar erkend zal worden door de NOC*NSF (Nederland), de BOIC (België) en de COSL (Luxemburg). Openheid, eerlijkheid en integriteit Binnen de OCRA Benelux hebben de leden veel zeggenschap. Zij benoemen het bestuur en hebben inspraak middels de algemene (leden)vergadering. Binnen de OCRA Benelux is iedereen zich bewust van het belang van openheid, eerlijkheid en integriteit: alleen op die manier kunnen wij een goede, toekomstbestendige sportbond opbouwen. Dit onderstrepen wij door ons beleid op het gebied van integriteit en onafhankelijkheid. Om het integriteitsbeleid te benadrukken en toegankelijk te laten zijn voor alle leden is in 2015 een integriteitsfunctionaris aangesteld. Openheid betekent voor ons ook dat wij communicatief moeten zijn, alle bestuursleden en coördinatoren zijn rechtstreeks bereikbaar via de contactgegevens op de website. Samenwerking Wij weten als geen ander dat sommige obstakels niet alleen te nemen zijn. Samenwerken staat derhalve hoog in ons vaandel. Niet alleen binnen het bestuur, de coördinatoren en binnen de projectgroepen, maar ook extern met alle partijen die ons doel ondersteunen. 3. Organisatie De OCRA Benelux wordt geleid door het bestuur. Het bestuur wordt bijgestaan door de adviseur van het bestuur.

4 Initieel is de OCRA Benelux gaan werken met een aantal commissies: de commissie Lidmaatschap en inhoud, de commissie Aansluiting Eventpartners, de commissie Veiligheid en Regelgeving, de commissie Competitie en kampioenschappen, de commissie Lobby politiek en olympische comités, de commissie Subsidie, sponsoring en financiën en de commissie Onafhankelijkheid, Visie en Missie. In november 2015 werd deze werkwijze omgezet naar een project gerelateerde aanpak. De OCRA Benelux werkt met een aantal projectgroepen, welke worden aangestuurd door de betreffende coördinatoren. Bestuur In 2015 startte de OCRA Benelux met een vijftal bestuurders, die door de ledenvergadering zijn benoemd. Gedurende 2015 traden een tweetal bestuursleden af, namelijk Eric Lemmens en Jeroen Winters. Momenteel bestaat het bestuur van de OCRA Benelux uit een drietal bestuurders. De bestuursleden zijn benoemd voor een periode van 3 jaar en zullen aftreden overeenkomstig het rooster van aftreden. Elk bestuurslid mag maximaal 2 keer herbenoemd worden. Naam Datum initiële Einde termijn benoeming Michel de Jong 23 maart 2015 Eerste ALV na 23 maart 2017 Helen van der 23 maart 2015 Eerste ALV na Corput 23 maart 2018 Bas Smit 25 maart 2015 Eerste ALV na 25 maart 2018 Vacature Vacature Herbenoeming mogelijk? Ja Ja Ja Het bestuur heeft zeer regelmatig en intensief overleg. Vanaf september 2015 is dit meer gestructureerd aangepakt, namelijk door vaste overlegmomenten op de maandag avond. Coördinatoren: Coördinatoren zijn leden van de OCRA Benelux die vanuit hun achtergrond, kennis en ervaring een specifieke taak op zich hebben genomen binnen de bond. Zou zijn er onder andere een coördinator voor Opleidingen, voor Officials, voor Veiligheid, voor het Secretariaat etc. Ook zijn er diverse vertegenwoordigers van landen betrokken. 4. Leden Het ledenbestand bestaat uit individuele leden. In april 2015 konden de eerste leden zich gaan aanmelden, namelijk alle mensen die een rol op zich hebben genomen in de initiële fase van de opstart van de OCRA Benelux (kaderleden). In mei 2015 ging de registratie open voor andere leden. In 2015 hebben wij 322 nieuwe leden mogen verwelkomen. Aan het lidmaatschap van de OCRA Benelux zitten een aantal voordelen verbonden, waaronder een ongevallen- en aansprakelijkheidsverzekering. De voordelen van de OCRA Benelux voor leden zijn als volgt samen te vatten: - Ongevallen en aansprakelijkheidsverzekering;

5 - Professionalisering van de sport - Onafhankelijk en transparant; - Voor iedereen, voor alle obstacle runners en racers; - Kortingen en voordeel; - Vraagbaak voor alles wat met obstacle running te maken heeft; - Meer aandacht voor veiligheid evenementen; - Aandacht voor begeleiding bij evenementen; - Deelname aan activiteiten. Voor leden die voor een het wedstrijdelement gaan, zijn er nog een aantal extra voordelen, namelijk: - Opgeleide OCR officials; - Eenduidige (spel) regels; - Deelname aan trainingsprogramma s en de competitie; - Voordelen van beheren en aansturen kampioenschappen en wedstrijden vanuit 1 punt; - Begeleiding in voorbereiding op evenementen. 5. Opleidingen In 2015 zijn er pilots geweest voor een drietal opleidingen, namelijk een cursus voor safety inspector, een cursus voor OCR instructor en de cursus voor OCR official. Twee van de drie pilots waren geslaagd. De cursus voor safety inspector heeft geen gevolg gekregen daar parcourschecks een meer intensieve opleiding en kennisbasis vergen dan hetgeen in een enkele cursus overgebracht kan worden. Om die reden worden parcours checks op dit moment uitgevoerd door externe deskundigen. De OCR instructor cursus pilot was een succes. De cursus wordt nu regelmatig gegeven door de Survival Academy. Ook de OCR Official cursus pilot was een succes. Deze cursus wordt zeer regelmatig aangeboden door de OCRA Benelux en wordt gegeven door de Survival Academy. De OCR Official cursus Na een geslaagde pilot zijn er in OCR Officials opgeleid. De cursus heeft in 2016 een succesvol vervolg gehad waardoor we op moment van publiceren van het jaarverslag 117 opgeleide OCR officials hebben. In 2016 zal de cursus worden geëvalueerd en zal besloten worden hoe het vervolg op de cursus eruit zal gaan zien. 6. Kampioenschappen In 2015 heeft de OCRA Benelux de competitie overnemen van de Dutch Mud Men. De competitie bevat alleen races die onder toezicht staan van OCR Officials. In 2015 kondigde de OCRA Benelux de organisatie van het eerste onafhankelijke OCRA Europees kampioenschap aan. Dit kampioenschap werd gehouden op 12 juni 2016 in Wychen, Nederland. 7. Aansluiting bij NOC*NSF Het bestuur heeft met oog op aansluiting bij het NOC*NSF uitvoerig gekeken naar de 13 aanbevelingen van Goed Sportbestuur en heeft deze reeds bij de oprichting van de OCRA Benelux in overweging genomen. Hierdoor garanderen we dat de OCRA Benelux direct vanaf het begin in lijn werkt met de aanbevelingen. Wel zullen een aantal zaken in de komende jaren nog uitgediept moeten worden en zijn

6 met oog op de kosten enkele behouden en afwijkende keuzes gemaakt. Zo is nog niet al het beleid opgezet en/of uitgewerkt en werkt de organisatie nog niet met een betaalde accountant. 8. Jaarrekening 2015 Balans per 31 december 2015 ACTIVA 31 december 2015 Beginbalans (in euro's) Vlottende active Vorderingen Debiteuren Nog te ontvangen bedragen Liquide middelen ING Bank PASSIVA 31 december 2015 Beginbalans (in euro's) Bedrijfsvermogen Kapitaal Kortlopende schulden Leningen Lening B. Smit Crediteuren

7 Overlopende passive Vooruitontvangen bedragen Nog te betalen kosten Toelichting op de balans In 2015 heeft Bas Smit een rentevrije lening verschaft aan de OCRA Benelux. Deze lening bedroeg EUR 2500 en is in 2016 terug betaald. Winst- en verliesrekening over 2015 Netto- omzet Kostprijs van de omzet Brutowinst Verkoopkosten Kosten organisatie Algemene kosten Som der bedrijfskosten Bedrijfsresultaat Financiele baten en lasten Resultaat Toelichting op de winst en verlies rekening TOELICHTING W&V 2015

8 Netto- omzet Lidmaatschappen Levering Officials Donaties 4.133, ,00 55, ,10 Kostprijs van de omzet Kosten lidmaatschappen kosten Officials 1.339,51 77, ,73 Verkoopkosten Promotiekosten 2.042, ,18 Kosten organisatie Cursussen Deelname NKS + verzekering Bestuur en kader vergaderingen 3.665,97 175,00 592, ,97 De bronnen van inkomsten voor de OCRA Benelux zijn op te splitsen in contributies, tegemoetkomingen in de opleiding van officials en overige (donaties). In de komende jaren zullen hier in ieder geval vergoedingen parcours checks en inkomsten uit sponsoring bij komen. De OCRA Benelux vraagt van elke organisatie waar officials worden ingezet om een tegemoetkoming in de opleiding van officials. De contributie bedraagt EUR 24 per jaar per kalenderjaar. Voor het kalenderjaar 2015 bestond in verband met de start van de OCRA Benelux een eenmalige korting voor leden (exclusief bestuur en kader) in combinatie met lidmaatschap in 2016: het lidmaatschap bedroeg in dit geval EUR 30 voor 2015 en 2016 samen. Deze inkomsten zijn gelijkmatig over 2015 en 2016 verdeeld. Aanmeldingen na 1 november 2015 zijn alleen voor 2016 meegenomen. Daar het innen van de contributie via een incasso verloopt, zat er een vertraging tussen de aanmelding en het moment waarop wij de bedragen ontvingen. In 2015 hebben zich 322 nieuwe leden aangemeld. Hiervan waren er 22 kaderleden, welke alleen voor 2015 hebben betaald. Van de 322 nieuwe leden hebben zich er 60 na 1 november geregistreerd. Voor een totaal van 9 leden is nog geen contributie ontvangen. Een vijftal leden is direct uitgeschreven daar geen betaling is ontvangen ondanks herhaaldelijk verzoek. De opgenomen kosten gevende kosten van derde partijen weer. Hierbij dienen wij te vermelden dat dit een vertekend beeld geeft van de werkelijke kosten die er voor de OCRA Benelux zijn gemaakt. Veel kosten zijn voorkomen door sponsoring in natura te vragen en andere kosten zijn gedragen door onze vrijwilligers.

9 Onder kosten worden ook niet meegenomen de telefoonkosten, benzinekosten, kantoorkosten en alle overige kosten die de leden van het bestuur, de adviseur van het bestuur en overige vrijwilligers hebben gemaakt. Het jaar 2015 sluiten wij af met een verlies. Dit is in lijn met de verwachtingen van het bestuur. In 2015 hebben wij flink geïnvesteerd in de opleidingen van OCR Officials. Deze investering is in 2016 voortgezet, en zal zich in de komende jaren terug betalen. Voor 2016 verwachten wij een positief exploitatie resultaat. De overeenkomsten die zijn aangaan ten behoeve van de ledenadministratie zijn lange termijn verbindingen. Het contract met Groupcard heeft een initiële looptijd tot eind De overeenkomst met Sportlink is in mei 2015 aangegaan voor een periode van 2 jaar. Het jaarverslag 2015 zal ter goedkeuring worden voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering van de OCRA Benelux, te houden op 26 juni Handtekening Handtekening Naam: Michel de Jong Naam: Bas Smit Handtekening Name: Helen van der Corput