THE WARRANTY GROUP, INC. WERELDWIJDE ANTICORRUPTIE RICHTLIJNEN EN PROCEDURES

Transcriptie

1 THE WARRANTY GROUP, INC. WERELDWIJDE ANTICORRUPTIE RICHTLIJNEN EN PROCEDURES Goedgekeurd door de raad van bestuur: 18 oktober

2 Inhoudsopgave I. INLEIDING...1 A. Geldigheid van de Richtlijnen en Procedures...1 B. Verantwoordelijkheden van en informatiebronnen voor werknemers...2 C. Sancties tegen overtredingen...2 II. ALGEMEEN VERBOD OP OMKOPERIJ...3 A. Wat is omkoperij?...3 B. Andere vragen inzake het algemene verbod van TWG op omkoperij...4 C. Uitzonderingen Geen uitzondering op smeergelden Gezondheid, veiligheid en vrijheid van werknemers Redelijke promotionele uitgaven en andere betalingen die volgens deze Richtlijnen en Procedures zijn toegestaan of door de Global Compliance Officer zijn goedgekeurd...8 III. GASTVRIJHEID, GESCHENKEN EN ANDERE PROMOTIONELE UITGAVEN VAN HET BEDRIJF...8 A.Geschenken, maaltijden en entertainment...9 B.Reizen en met reizen verbonden onkosten...9 C.Door het bedrijf gesponsorde evenementen...11 IV. GIFTEN AAN LIEFDADIGHEIDSINSTELLINGEN EN STEUN VOOR MAATSCHAPPELIJKE PROJECTEN...11 V. POLITIEKE BIJDRAGEN EN BELEIDSBEINVLOEDING (LOBBYING)...13 VI. VII. ZAKEN DOEN MET FUNCTIONARISSEN OF FAMILIELEDEN VAN FUNCTIONARISSEN EN BEDRIJVEN WAARVAN FUNCTIONARISSEN OF FAMILIELEDEN VAN FUNCTIONARISSEN DE VOLLE OF GEDEELTELIJKE EIGENAAR ZIJN...14 ZAKEN DOEN MET DERDEN...15 A.De juridische risico s begrijpen...15 B.Due diligence en juridische beoordeling Derden als bemiddelaars

3 2. Fusies en overnames Joint Ventures...17 C.Verdachte zaken...18 D.De samenwerking op schrift stellen...19 E.De relatie bewaken: een doorlopende verplichting...19 VIII. BOEKHOUDING EN ADMINISTRATIE...19 A.Witwassen van geld...20 IX. TWAALF PUNTEN DIE MEN NIET MAG VERGETEN...20 X. VERWANTE RICHTLIJNEN EN PROCEDURES...22 XI. CONTACTINFORMATIE

4 I. INLEIDING The Warranty Group, Inc. en haar dochterondernemingen (tezamen, TWG of het Bedrijf ), alsmede de raad van bestuur van TWG en het management zetten zich in om de werkzaamheden van TWG over de hele wereld ethisch en in naleving van alle geldende wetten uit te voeren. In overeenstemming met dit commitment bepaalt de Code voor zakelijk gedrag en ethiek (de Code ) het volgende aangaande omkoperij en corruptie: Wanneer TWG zaken doet maakt zij geen gebruik van omkoperij. TWG zal tevens geen partnership aangaan met enig ander bedrijf dat omkoperij duldt. Daarom zullen wij nooit meedoen aan enige regeling, opgezet om direct of indirect iets van waarde te leveren aan een niet-werknemer van TWG -- inclusief overheidsfunctionarissen voor ongepaste doeleinden (bij voorbeeld, om op oneerlijke wijze handel te verkrijgen of te behouden of op andere wijze de beslissingen van een persoon ongepast te beïnvloeden). Als de bepalingen van de plaatselijke wet strenger zijn dan deze Code, moet u zich aan de plaatselijke wet houden. Zie hoofdstuk IX van de Code, Omkoperij en corruptie. Bovendien voorziet de Code in de volgende specifieke verbodsbepalingen: Het is TWG-werknemers verboden om direct of indirect klanten of andere zakenpartners steekpenningen aan te bieden, te betalen, te geven of te beloven en om zulke aanbiedingen, betalingen, geschenken of beloften goed te keuren ongeacht of de begunstigde van dergelijke steekpenningen in de privé- of openbare sector werkzaam is. Het is TWG-werknemers verboden om direct of indirect steekpenningen te vragen van een zakenpartner of overeen te komen deze te ontvangen of te accepteren. Het is TWG-werknemers verboden om overheidsfunctionarissen om te kopen bijv. direct of indirect steekpenningen aan te bieden, te betalen, te geven of te beloven aan overheidsfunctionarissen, of om zulke aanbiedingen, betalingen, geschenken of beloften goed te keuren. Waakzaamheid wat betreft het naleven van de verbodsbepalingen van zowel de Code als anticorruptiewetten als de U.S Foreign Corrupt Practices Act ( FCPA ) en de UK Bribery Act ( UKBA ) is cruciaal omdat TWG wereldwijd steeds meer zaken doet. De wereldwijde anticorruptie Richtlijnen en Procedures van TWG (de Richtlijnen en Procedures ) zijn aangenomen om de Code aan te vullen door nog meer het belang van naleving van de FCPA, de UKBA en de anticorruptiewetten van alle landen waar TWG werkzaam is te benadrukken. Geen enkel beleid kan iedere mogelijke situatie die zich kan voordoen voorzien. Werknemers worden aangemoedigd met hun managers of met alle leden van de compliance commissie alle vragen over specifieke feiten en omstandigheden die te maken kunnen hebben met enige bepaling uit deze Richtlijnen en Procedures te bespreken. A. Geldigheid van de Richtlijnen en Procedures 1

5 Deze Richtlijnen en Proceduress zijn wereldwijd geldig voor TWG en al haar Amerikaanse en internationale dochterondernemingen, gelieerde bedrijven, vennootschappen, samenwerkingsverbanden en andere zakelijke verenigingen die TWG feitelijk direct of indirect controleert. Zij gelden voor alle bestuursleden, functionarissen en werknemers van het bedrijf, en ook voor contractanten en uitzendkrachten (samen werknemers ). Zij gelden ook voor iedereen die voor of namens TWG handelt. Bovendien, zoals in detail verderop wordt besproken in hoofdstuk VII, zal TWG alleen samenwerken met die derde partijen die instemmen met het naleven van het verbod van TWG op omkoperij en zich ook anderszins houden aan de in de bedrijfscode genoemde waarden. B. Verantwoordelijkheden en informatiebronnen voor werknemers Het is de individuele verantwoordelijkheid van elke werknemer van TWG om zich op de hoogte te stellen van deze Richtlijnen en Procedures en de wettelijke normen en beperkingen die van toepassing zijn op de hen toegewezen taken, inclusief de FCPA, UKBA, en indien van toepassing -- de normen van het land van oorsprong van de werknemer en de normen van het land waar het werk wordt uitgevoerd, en om zich in alle opzichten dienovereenkomstig te gedragen. Teneinde werknemers te helpen bij hun inspanningen deze verantwoordelijkheid op zich te nemen, heeft de juridische afdeling een uitgebreide samenvatting gemaakt van zowel de FCPA als de UKBA, die bij deze richtlijnen zijn gevoegd als respectievelijk bijlage A en bijlage B. Elke werknemer van TWG dient bekend te zijn met de hier bijgevoegde samenvattingen van de FCPA en UKBA. Bovendien is ieder lid van de compliance commissie van TWG beschikbaar als informatiebron voor werknemers om hen te assisteren bij het begrijpen van deze Richtlijnen en Procedures, de FCPA, de UKBA, of andere relevante anticorruptiewetten, die meestal een overeenkomstig verbod op omkoperij bevatten, vereisten t.a.v. de boekhouding en strenge boetes voor overtredingen. Bovendien moeten werknemers alle vragen die ze hebben richten aan de Global Complicance Officer ( GCO ) of een ander lid van de compliance commissie of, als men anoniem wenst te blijven, via de Ethics Hotline van TWG. Zie hoofdstuk XI hieronder voor relevante contactinformatie. Verder worden werknemers nadrukkelijk aangemoedigd om vermoedelijke overtredingen van deze richtlijnen of van andere anticorruptiewetten door het bedrijf, collega s of derden te melden. Meldingen van vermoedelijke overtredingen dienen te worden gedaan aan de manager van de werknemer, de GCO, of een lid van de compliance commissie, of via de Ethics Hotline van het bedrijf. Voorzover de wet dit toelaat, zijn op een werknemer disciplinaire maatregelen van toepassing als hij of zij verzuimt om gekende of vermoede vergrijpen te melden. Het bedrijf staat vergelding in welke vorm dan ook niet toe tegen een werknemer die te goeder trouw vermoedelijk wangedrag meldt. Bovendien dient een werknemer die een verzoek om steekpenningen krijgt of aan wie steekpenningen worden aangeboden ogenblikkelijk het verzoek of aanbod te melden bij zijn of haar directe manager, de Global Compliance Officer of een lid van de compliancecommissie. Geen enkele werknemer zal nadelige gevolgen ondervinden van zijn weigering om steekpenningen te betalen, zelfs als dat tot gevolg heeft dat het bedrijf hierdoor business verliest of dit een negatieve impact heeft op bestaande programma s. C. Sancties tegen overtredingen 2

6 Deze Richtlijnen en Procedures zijn een wezenlijk deel van het compliance-programma van TWG. Tegen een TWG werknemer die verzuimt in overeenstemming met deze Richtlijnen en Procedures te handelen of die nalaat gekende of vermoede vergrijpen te melden, kunnen disciplinaire maatregelen worden genomen, inclusief de mogelijkheid van beëindiging van het dienstverband, afvloeiing, burgerlijke of strafrechtelijke vervolging of andere correctieve maatregelen of straffen naargelang de omstandigheden. Zulke maatregelen kunnen worden genomen of geïnitieerd door TWG, een overheidsinstantie of een andere bevoegde instantie. TWG zal niet rechtstreeks of indirect een boete betalen die aan iemand is opgelegd als gevolg van de overtreding van internationale anticorruptiewetten, inclusief, zonder beperkingen, de FCPA en de UKBA, of als gevolg van een overtreding van deze Richtlijnen en Procedures. Vooral voor de managers van TWG gelden de hoogste maatstaven. Op een manager zijn verdere disciplinaire maatregelen van toepassing wanneer deze manager weet of reden heeft te vermoeden dat door deze Richtlijnen en Procedures verboden gedrag wordt overwogen door werknemers die aan hem of haar rapporteren en de manager niets doet om dit te verhinderen, of als deze manager weet of reden heeft te vermoeden dat door deze Richtlijnen en Procedures verboden bepalingen door deze werknemers zijn overtreden en de manager verzuimt om passende corrigerende maatregelen te treffen. Kortom, een manager moet zijn of haar team actief aanmoedigen om deze Richtlijnen en Procedures na te leven en mag bewijzen van mogelijke overtredingen niet negeren. II. ALGEMEEN VERBOD OP OMKOPERIJ TWG verbiedt alle vormen van omkoperij. Het bedrijf dat noch een derde die handelt namens het bedrijf mag "iets van waarde" aanbieden, betalen, geven of beloven te betalen of geven aan "overheidsfunctionarissen", "werknemers van zakenpartners", of andere personen of instanties voor "ongepaste doeleinden". Evenmin mogen werknemers van TWG dergelijke aanbiedingen, betalingen, geschenken of beloftes of iets van waarde aan overheidsfunctionarissen, werknemers van zakenpartners, of andere personen of instanties voor ongepaste doeleinden goedkeuren, hetzij expliciet, hetzij impliciet door niet te handelen als deze werknemer van TWG "weet of reden heeft iets te weten" over dergelijke aanbiedingen, betalingen, geschenken of beloftes. Ook mag geen enkele werknemer van TWG iets van waarde ontvangen van een klant of een andere persoon of entiteit waar dit gezien kan worden als misbruik van zijn of haar positie of als het geven van een ongepast voordeel aan de gever of een andere derde. Tenzij specifiek schriftelijk toegestaan door de compliance commissie, is het niet toegestaan een geschenk in contanten of het equivalent daarvan aan of ten behoeve van een niet-werknemer van TWG te geven, noch is het een werknemer van TWG toegestaan een geschenk in contanten of het equivalent daarvan te ontvangen. Elke handeling die ook maar de schijn van ongepastheid wekt, dient te worden vermeden. A. Wat is omkoperij? Omkoperij is het proces van het geven of ontvangen van steekpenningen. Steekpenningen kan omschreven worden als een aanbod, belofte, geschenk of toestemming om iets van waarde te betalen aan een overheidsfunctionaris, werknemer van een zakenpartner, of een andere persoon of entiteit, voor ongepaste doeleinden. Omkoperij kan in de volgende vormen voorkomen: 3

7 Pogingen van werknemers om ongepaste voordelen te bemachtigen op welk gebied dan ook, bij voorbeeld het verkrijgen of behouden van zaken of het bemachtigen van overheidsgoedkeuringen, vergunningen of andere voorkeursbehandeling Aanbiedingen voor enige vorm van onbehoorlijke beloning, niet alleen geld, inclusief extravagante reizen, amusement of geschenken Alle middelen voor het doorsluizen van ongepaste betalingen of andere voordelen, of voor het maskeren van het doel ervan, hetzij in de vorm van steekpenningen, subcontracten, verkooporders, consultancy-overeenkomsten of provisieloon, hetzij via tussenpersonen of andere derde partijen Werknemers die (direct of indirect) iets van waarde ontvangen in ruil voor de ongepaste bevoorrechting van een derde Werknemers en directieleden die van een derde, direct of indirect, iets van meer dan minimale waarde ontvangen in verband met een transactie aangegaan door TWG Omkoperij waarmee een TWG bedrijf of haar werknemers over de hele wereld zich inlaten, kan een overtreding van de FCPA, de UKBA of de anticorruptiewetten van andere landen met zich meebrengen. Overtreding van deze wetten is een ernstig vergrijp dat voor TWG boetes en voor personen gevangenisstraffen tot gevolg kan hebben. Zelfs de schijn van het overtreden van deze wetten kan de reputatie van TWG ernstig schaden. B. Andere vragen inzake het algemene verbod van TWG op omkoperij Werknemers van TWG kunnen geconfronteerd worden met de volgende vragen als wordt geprobeerd het algemene bedrijfsverbod op omkoperij na te leven. Wat wordt bedoeld met iets van waarde? Iets van waarde omvat, doch is niet beperkt tot contanten, aan contanten gelijkgestelde middelen (zoals cheques, postwissels, cadeaubonnen/-kaarten of coupons), geschenken, reizen, maaltijden, amusement, onderdak of waardevolle gunsten zoals onderwijs- en werkgelegenheidskansen voor vrienden en verwanten. In het kader van dit beleid heeft iets van waarde geen minimum waarde. Zelfs een klein geschenk is iets van waarde. Bovendien zijn liefdadigheidsdonaties, bijdragen in natura, beleggingskansen, uitbestedingen, sponsorship van evenementen, functies in samenwerkingsverbanden, gunstige contracten, zakenkansen en dergelijke alle zaken van waarde die een overtreding kunnen vormen van het beleid van TWG en de anticorruptiewetten. Het dient te worden opgemerkt dat er geen uitzondering bestaat voor kleine betalingen als deze worden gedaan met corrupte bedoelingen. Daarom kunnen zelfs geringe betalingen aansprakelijkheid volgens de anticorruptie- en antiomkoperijwetten tot gevolg hebben indien ze met ongepaste bedoelingen worden aangeboden. Wie wordt aangeduid als overheidsfunctionaris? 4

8 De brede definitie van overheidsfunctionaris omvat alle gekozen of benoemde overheidsfunctionarissen; een werknemer of andere persoon die handelt voor of namens een overheidsfunctionaris, instantie, bemiddelaar of onderneming die een overheidsfunctie vervult; een werknemer of andere persoon die handelt voor of namens een entiteit die in zijn geheel of gedeeltelijk eigendom is van of wordt bestuurd door de overheid; een politieke partij, functionaris, werknemer of andere persoon die handelt voor of namens een politieke partij of een kandidaat voor een openbaar ambt; of een werknemer of persoon die handelt voor of namens een openbare internationale organisatie (zoals de Verenigde Naties of de Wereldbank). De definitie omvat alle functionarissen en werknemers van bedrijven die eigendom zijn of onder de controle vallen van de overheid, zelfs als dit slechts gedeeltelijk het geval is. Dit betekent dat alle werknemers van bedrijven en instanties die eigendom zijn van de overheid hieronder vallen zelfs als de bedrijven worden gerund als een privé-onderneming. Het dient te worden opgemerkt dat het beleid en de procedures van TWG gelden voor overheidsfunctionarissen in de Verenigde Staten en in andere landen (hoewel sommige bedrijven de anticorruptie-richtlijnen en Procedures uit de FCPA toepassen op de omgang met uitsluitend niet-amerikaanse functionarissen). Het dient echter ook te worden opgemerkt dat tal van de Richtlijnen en Procedures van TWG gelden ongeacht of de ontvanger van een betaling, bedrijfsgastvrijheid, enzovoort, een overheidsfunctionaris of een nietoverheidswerknemer is. Worden alleen werknemers van de nationale of federale overheid als overheidsfunctionarissen" beschouwd? Nee. De definitie van overheidsfunctionarissen omvat werknemers op alle niveaus en onderverdelingen van de overheid (dat wil zeggen plaatselijk, provinciaal en nationaal en administratieve, wetgevende, gerechtelijke en uitvoerende macht). Worden werknemers van overheidsbedrijven of bedrijven onder zeggensschap van de overheid als overheidsfunctionarissen beschouwd? Ja, zoals hierboven aangegeven worden de werknemers van bedrijven die geheel of gedeeltelijk eigendom zijn van de overheid dikwijls als overheidsfunctionarissen beschouwd volgens de FCPA en de UKBA en moeten zij als overheidsfunctionarissen worden behandeld volgens de Richtlijnen en Procedures van TWG. Als er enige twijfel bestaat of een entiteit staatseigendom is of gedeeltelijk onder zeggenschap van de overheid valt, neem dan contact op met de Global Compliance Officer. Wie geldt als werknemer van een zakenpartner? De definitie van werknemers van een zakenpartner omvat alle werknemers van de klanten van TWG. TWG gaat echter dikwijls zakelijke transacties aan waarbij talloze partijen betrokken zijn en er misschien slechts één een klant is van 5

9 TWG. Onder zulke omstandigheden kan een andere partij dan de klant van TWG de definitieve controle uitoefenen over de transactie. Dientengevolge bestaat voor TWG de kans op commerciële omkoperij niet alleen bij de rechtstreekse klanten van TWG, maar ook bij de andere bij de transactie betrokken entiteiten. Dientengevolge strekt het verbod van TWG op omkoperij zich niet alleen uit tot de werknemers van de klanten van TWG maar tot de werknemers van alle zakenpartners van TWG (dat wil zeggen alle bij de transacties van TWG betrokken entiteiten). Wat zijn ongepaste doeleinden? Een aanbod, betaling, geschenk of belofte om iets van waarde te betalen of te geven aan een overheidsfunctionaris of een werknemer van een zakenpartner betekent smeergeld in de zin van deze Richtlijnen en Procedures en desbetreffende anticorruptiewetten indien dit geschiedt voor ongepaste doeleinden. Kortom, TWG beschouwt een betaling aan overheidsfunctionarissen en werknemers van zakenpartners als gedaan voor ongepaste doeleinden tenzij de betaling wordt gedaan onder naleving van deze Richtlijnen en Procedures, zoals redelijke bedrijfsgastvrijheid, of anderszins is goedgekeurd door de Global Compliance Officer. Desalniettemin geeft TWG de volgende voorbeelden van ongepaste doeleinden om TWG-werknemers te helpen bij het vaststellen van omkoperij: Een handeling of beslissing van de begunstigde in zijn of haar officiële hoedanigheid beïnvloeden en zo TWG helpen bij het verkrijgen of behouden van zaken voor of met iemand of zaken aan iemand toe spelen; De begunstigde ertoe aan sporen handelingen te verrichten of achterwege te laten onder overtreding van de wettelijke plicht van de begunstigde om TWG helpen bij het verkrijgen of behouden van zaken voor of met iemand of zaken aan iemand toe spelen; Een ongepast voordeel garanderenv(bij voorbeeld het verkrijgen van vertrouwelijke informatie ) om TWG helpen bij het verkrijgen of behouden van zaken voor of met iemand of zaken aan iemand toe te spelen; Een overheidsfunctionaris ertoe aan zetten zijn of haar invloed aan te wenden bij de overheid of een overheidsinstantie en zo een beslissing van die overheidsinstelling of instantie bewerkstelligen of beïnvloeden en daardoor TWG helpen bij het verkrijgen of behouden van zaken voor of met iemand of zaken aan iemand toe te spelen; Een persoon ertoe aan zetten een essentiële functie of activiteit uit te voeren (bijv. een openbare functie, een activiteit verbonden met een bedrijf, een activiteit die wordt verricht tijdens het dienstverband) op een manier die inbreuk maakt op de verwachtingen van de werkgever of van degene met wie deze persoon een vertrouwensrelatie heeft; 6

10 Iemand belonen voor het verrichten van een essentiële functie of activiteit op een manier die inbreuk maakt op de verwachtingen van de werkgever of degene met wie deze persoon een vertrouwensrelatie heeft; en Een begunstigde een financieel of ander voordeel leveren in de wetenschap of overtuiging dat het aanvaarden van zo n voordeel inbreuk maakt op de verwachte verrichtingen van de begunstigde bij zijn/haar desbetreffende functie of activiteit. Wanneer weet een werknemer van TWG of heeft hij/zij reden om kennis te hebben van mogelijke omkoperij? Een TWG-werknemer hoeft zich niet uitdrukkelijk bewust te zijn van omkoperij of essentiële bewijzen te hebben die bijv. een betaling aan een overheidsfunctionaris of werknemer van een zakenpartner met elkaar in verband brengen om te weten of een reden te hebben om te weten dat er sprake is van omkoping. In feite, als een TWG-werknemer zich bewust is van geruchten, "verdachte zaken" of andere indirecte bewijzen met betrekking tot een transactie, heeft de TWG-werknemer wellicht voldoende kennis en/of reden omkoperij te veronderstellen en dient hij de juiste stappen te ondernemen zoals de bewijzen melden aan een medewerker van de juridische afdeling van TWG. C. Uitzonderingen Zoals hieronder aangegeven staat TWG geen enkele uitzondering op deze Richtlijnen en Procedures toe in geval van kleine omkoperijen (ook wel genoemd Smeergeld ), maar biedt wel beperkte uitzonderingen wanneer de gezondheid, veiligheid of vrijheid van een werknemer op het spel staat. 1. Geen uitzondering in geval van Smeergeld In navolging van een rechtsgeldige uitzondering op de FCPA staan sommige ondernemingen hun werknemers toe smeergelden te betalen; dit zijn kleine, niet-openbaar gemaakte en niet transparante betalingen die worden gedaan om routinehandelingen te versnellen of te bespoedigen, meestal door overheidsfunctionarissen, zoals de afgifte van vergunningen, goedkeuring van aanvragen, en verlening van andere diensten. TWG verbiedt zodanige betalingen echter in overeenstemming met het bedrijfsverbod op omkoping. Bovendien zijn zulke betalingen niet toegestaan volgens de UKBA en andere anticorruptiewetten. Als u vragen heeft over dit beleid, neem dan contact op met de GCO of een ander lid van de compliance commissie. 2. Gezondheid, veiligheid en vrijheid van werknemers Onder zeer zeldzame omstandigheden kan het personeel van TWG het nodig achten een betaling te doen aan een overheidsfunctionaris om onmiddellijk gevaar voor de persoonlijke gezondheid, veiligheid of vrijheid van een werknemer te voorkomen. Verweer op basis van afpersing en dwang kan gelden voor betalingen die een overheidsfunctionaris opeist indien het leven van een werknemer wordt bedreigd of lichamelijk letsel dreigt, hetgeen indruist tegen de FCPA, UKBA 7

11 of andere anticorruptiewetten. In zo n situatie moet die persoon een weloverwogen beslissing nemen en zo snel mogelijk contact opnemen met de GCO om het voorval te melden. De juridische afdeling en de compliance commissie zullen vervolgens eventuele bijkomende te nemen maatregelen vaststellen, zoals het voorval melden aan de Amerikaanse Ambassade in het desbetreffende land of een andere relevante overheidsinstantie. Werknemers van TWG moeten alle betalingen, die onder deze uitzondering vallen, op zijn of haar reis- en onkostendeclaratie noteren. Voorts moeten zulke betalingen nauwkeurig, duidelijk en volledig in de bedrijfsadministratie en boeken worden genoteerd. Als u vragen heeft over deze uitzondering, neem dan contact op met de GCO of een lid van de compliance commissie. Het is werknemers nooit toegestaan om een betaling trachten te verhullen als zijnde gedaan voor iets anders dan het eigenlijke doel. De boete voor pogingen om een betaling te verhullen kan veel groter zijn dan de eventuele boete die staat op het doen van de betaling zelf. 3. Redelijke promotionele uitgaven en andere betalingen die volgens deze Richtlijnen en Procedures zijn toegestaan of door de Global Compliance Officer zijn goedgekeurd. Deze Richtlijnen en Procedures voorzien in redelijke promotionele uitgaven en andere betalingen die niet voor ongepaste doeleinden worden gedaan. Als er sprake is van aanbiedingen, betalingen, geschenken of beloften om iets van waarde te betalen of te geven die uitdrukkelijk zijn voorzien in deze Richtlijnen en Procedures en volledig in overeenstemming met de Richtlijnen en Procedures worden gedaan, dan vormt het algemene verbod op omkoperij geen beperking op zodanige handelingen. Bovendien is de Global Compliance Officer gemachtigd om aanbiedingen, betalingen, geschenken of beloften om iets van waarde te betalen of te geven aan een overheidsfunctionaris, werknemer van een zakenpartner of andere persoon of entiteit goed te keuren als de Global Compliance Officer schriftelijk en na afdoend onderzoek en bestudering heeft bevestigd dat een zodanige handeling niet wordt gedaan met ongepaste bedoelingen. Zodanige goedkeuring moet worden verzocht aan en verkregen van de Global Compliance Officer voordat een aanbod, betaling, geschenk of belofte om iets van waarde te betalen of te geven wordt gedaan. III. GASTVRIJHEID, GESCHENKEN EN ANDERE PROMOTIONELE UITGAVEN VAN HET BEDRIJF Hoewel geschenken en gastvrijheid (waaronder vervoer, onderdak, maaltijden en entertainment) in veel gevallen gepast kunnen zijn, mogen deze niet worden verstrekt als hiermee het verbod van TWG op corruptie wordt overtreden. Als publiciteitswerkzaamheden overheidsambtenaren betreffen, dient men speciale zorg te betrachten om de schijn te vermijden dat wij deze functionarissen economische voordelen verstrekken met het doel hen op ongepaste wijze bij hun officiële verantwoordelijkheden te beïnvloeden. Dit hoofdstuk omvat drie verschillende soorten uitgaven: (1) geschenken, maaltijden en entertainment; (2) reizen en met reizen verbonden uitgaven; en (3) door het bedrijf gesponsorde evenementen. U moet hoofdstuk V van de Code voor zakelijk gedrag en ethiek raadplegen alsmede het Bedrijfsbeleid inzake reizen en onkosten of, indien van toepassing, uw plaatselijke of 8

12 regionale beleid inzake reizen en onkosten voor nadere inlichtingen over de specifieke beperkingen die van toepassing zijn op het verlenen of ontvangen van bedrijfsgastvrijheid. A. Geschenken, maaltijden en entertainment In overeenstemming met en onderhevig aan de Code voor zakelijk gedrag en ethiek van TWG moeten alle geschenken, gastvrijheid en entertainment die namens het bedrijf aan een ontvangende partij worden verstrekt: echte bedrijfsontwikkeling tot doel hebben; redelijk van waarde zijn en in verhouding staan tot de functie van de ontvanger en omstandigheden, en niet overdadig zijn; overeenstemmen met de gebruikelijke beleefdheid; toegestaan zijn onder de geldende wet; volledig overeenstemmen met de Code en het geldende plaatselijke of regionale beleid en de richtlijnen die door het bedrijf zijn aangenomen; en mogen niet worden verstrekt of aangeboden met de bedoeling om de ontvanger daarvan ongepast te beïnvloeden bij het verrichten van zijn/haar officiële verantwoordelijkheden ten behoeve van het bedrijf. Om er zeker van te zijn dat de geldende wet niet wordt overtreden en dat de schijn van ongepastheid niet wordt gewekt, moet de frequentie waarmee geschenken of gastvrijheid worden aangeboden dan wel verleend door het bedrijf aan een enkele ontvanger, telkens opnieuw worden overwogen. Het is werknemers niet toegestaan om de geldende plaatselijke of regionale richtlijnen te omzeilen wanneer zij meerdere geschenken die onder de overeenkomstige beperkingen vallen aanbieden. Wegens speciale regels die gelden als de bedoelde ontvanger overheidsfunctionaris is, moet men eerst de Global Compliance Officer om een beoordeling en schriftelijke goedkeuring verzoeken voordat een geschenk, maaltijd of gastvrijheid aan een zodanige persoon wordt verstrekt. Betalingen en uitgaven voor alle geschenken en gastvrijheid, ongeacht hoe onbeduidend de geldelijke waarde daarvan is, moeten nauwkeurig in de bedrijfsadministratie worden genoteerd in overeenstemming met de geldende procedures voor onkostendeclaraties. Alle onkostenrapporten en verwante documenten moeten duidelijk de identiteit van de ontvanger(s) vermelden. B. Reizen en met reizen verbonden onkosten Locatiebezoeken, vergaderingen buiten het bedrijf en andere zakelijke transacties die de betaling of terugbetaling door het bedrijf inhouden in verband met reizen en met reizen verbonden onkosten (waaronder bijv. vervoer, onderdak, maaltijden en incidentele uitgaven) van overheidsfunctionarissen en/of werknemers van zakelijke partners kunnen ook aanleiding geven tot corruptie. Van zulke gelegenheden kan bijv. sprake zijn bij een bezoek aan het hoofdkantoor van het bedrijf voor een rondleiding en vergaderingen, een vergadering op een neutrale plaats om over een overeenkomst te onderhandelen, of een vergadering met buitenlandse overheidsfunctionarissen in een andere stad dan hun hoofdstad. Het voornaamste doel van de betaalde reis moet een zakelijk verband hebben, m.a.w. een met zaken verbonden reis moet niet 9

13 overschaduwd worden door niet-zakelijke activiteiten, zoals uitstapjes naar bezienswaardigheden of bezoek aan familieleden van de buitenlandse functionarissen. Derhalve moeten transacties als het betalen van de reiskosten van een functionaris om een door het bedrijf gesponsord evenement bij te wonen of een bedrijfsfaciliteit te bezoeken zorgvuldig worden georganiseerd zodat consistentie met de FCPA en UKBA wordt gegarandeerd. Op gelijke wijze bevatten de wetten of voorschriften in het land van de overheidsfunctionaris in de meeste gevallen ook bepalingen die de betaling of vergoeding van uitgaven door de functionaris regelen. Zelfs als de plaatselijke wetten het bedrijf toestaan om de uitgaven van de functionaris te voldoen, kunnen er wettelijke vereisten gelden inzake de behandeling, administratie en verslaglegging van zodanige betalingen. Deze wetten en voorschriften moeten ook worden overwogen bij het plannen van door het bedrijf betaalde officiële reizen. Elke situatie moet strikt en op zichzelf staand worden beoordeeld waarbij met alle relevante feiten en omstandigheden rekening wordt gehouden. Voorstellen aangaande door het bedrijf betaalde reizen voor overheidsfunctionarissen en werknemers van zakenpartners vallen onder elk van de volgende procedures en beoordelingsvereisten: Alle verzoeken aan TWG om de reis en aan de reis verbonden onkosten te betalen voor overheidsfunctionarissen vereisen de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de Global Compliance Officer. De verzoeken aan TWG om de reis en de met de reis verbonden onkosten voor werknemers van een zakenpartner te betalen die de in de Code voor zakelijk gedrag en ethiek en in het Bedrijfsbeleid inzake reizen en onkosten vermelde bedragen overschrijden, of indien van toepassing, waarbij een lager bedrag is toegestaan volgens uw plaatselijke of regionale beleid inzake reizen en onkosten, vereisen de voorafgaande goedkeuring van de Global Compliance Officer of in sommige gevallen de Audit Commissie. Voordat de Global Compliance Officer de betaling van reiskosten voor een overheidsfunctionaris kan goedkeuren moet TWG eerst de schriftelijke goedkeuring van de manager of werkgever van de bezoeker ontvangen waarin deze wordt gemachtigd de door TWG betaalde reis en/of verwante onkosten te accepteren. Door het bedrijf betaalde onkosten voor overheidsfunctionarissen en werknemers van zakenpartners moeten het reisbeleid van het bedrijf weerspiegelen dat geldt voor werknemers van het bedrijf, afhankelijk van de bijkomende in het onderhavige beleid vermelde overwegingen. Het bedrijf betaalt de reis of verwante onkosten niet voor echtgenoten of andere familieleden van een overheidsfunctionaris en werknemer van een zakenpartner voor wie de Global Compliance Officer de betaling van reisonkosten heeft goedgekeurd. Het bedrijf betaalt de reisonkosten van de overheidsfunctionaris en werknemer van een zakenpartner alleen in geval van de rechtstreekse reis van en naar de plaats van het bedrijfsevenement met inbegrip van de incidentele kosten en het plaatselijk vervoer in verband met de deelname van de overheidsfunctionaris en werknemer van een zakenpartner aan vergaderingen of andere zakelijke activiteiten met bedrijfswerknemers. Daarom kan het bedrijf bijv. redelijkerwijs betalen voor een standaard auto (gebruik van extravagant vervoer dient vermeden te worden) om de overheidsfunctionaris van en naar de betrokken bedrijfslocaties te vervoeren, maar het bedrijf mag bijvoorbeeld redelijkerwijze niet de kosten betalen voor de auto van 10

14 een overheidsfunctionaris als deze een weekend doorbrengt met toeristische excursies. Verblijfskosten die het bedrijf betaalt mogen uitsluitend de kosten van het onderdak omvatten (met redelijke uitgaven voor maaltijden) die daadwerkelijk zijn gemaakt of gerelateerd zijn aan onderdak in businessclass hotels en uitsluitend tijdens het verloop van de specifieke vergadering, het bezoek aan het bedrijf, seminar of evenement, of op weg naar zodanige activiteit. Betalingen van onkosten moeten rechtstreeks worden gedaan aan de leveranciers (bijv. luchtvaartmaatschappijen, hotels, autoverhuurbedrijven) en niet aan de overheidsfunctionarissen en werknemers van zakenpartners zelf. Als rechtstreekse betaling niet mogelijk is, vindt de terugbetaling plaats op voorwaarde dat de overheidsfunctionaris en/of werknemer van de zakenpartner betalingsbewijzen voor de uitgaven waarvoor om terugbetaling wordt verzocht kan voorleggen. Indien mogelijk moeten deze onkosten worden terugbetaald aan de werkgever van de overheidsfunctionaris en de werknemer van de zakenpartner (bijv. de overheid van de overheidsfunctionaris in plaats van aan de individuele functionaris). Betaling in contanten of per cheque zijn streng verboden tenzij de contractvoorwaarden tussen de klant (of ander entiteit) die de overheidsfunctionaris of de werknemer van de zakenpartner vertegenwoordigt en het bedrijf dat expliciet vereisen; deze voorwaarden moeten in ieder geval altijd vooraf en schriftelijk worden goedgekeurd door de Global Compliance Officer. In zulke gevallen dient de overheidsfunctionaris of de werknemer van de zakenpartner een ondertekend ontvangstbewijs af te geven. Deze structuur draagt er mede toe bij dat het bedrijf alleen betaalt voor de feitelijk gemaakte onkosten. Voorschotten in contanten mogen nooit aan overheidsfunctionarissen en werknemers van zakenpartners worden verstrekt. C. Door het bedrijf gesponsorde evenementen Werknemers van TWG moeten ook voorzichtigheid betrachten als door het bedrijf gesponsorde evenementen worden georganiseerd, vooral als hier overheidsfunctionarissen bij worden uitgenodigd. Deze speciale evenementen houden dikwijls meer gastvrijheid in dan het hierboven beschreven doorsnee zakelijke entertainment. Dergelijke evenementen kunnen zich uitstrekken over meerdere dagen en brengen dikwijls aanzienlijke kosten met zich mee in verband met geschenken, reis- en onderdak. Daarom vereist de organisatie van dergelijke evenementen zorgvuldige planning en analyse om te verzekeren dat alle geldende wetten worden nageleefd, met inbegrip van de FCPA, UKBA en het bedrijfsbeleid. Om ethische redenen leggen veel landen beperkingen op aan de deelname van hun overheidsfunctionarissen aan deze evenementen. Deze beperkingen moeten worden bestudeerd voordat de uitnodigingen worden gedaan en men dient zich hier strikt aan te houden. Voorafgaande schriftelijke goedkeuring door de Global Compliance Officer is vereist voor alle door het bedrijf gesponsorde evenementen. De goodwill die wordt gecreëerd als het bedrijf dergelijke evenementen sponsort, kan snel ongedaan worden gemaakt als ook maar de schijn van één ongepaste handeling wordt gewekt. IV. LIEFDADIGHEIDSINSTELLINGEN EN STEUN VOOR MAATSCHAPPELIJKE PROJECTEN 11

15 TWG zet zich in om hulp te verlenen aan liefdadigheidsorganisaties en goede doelen die de levenskwaliteit van mensen in de gemeenschappen waar de TWG-werknemers woonachtig zijn verbeteren. Om deze inzet te bevorderen levert TWG regelmatig bijdragen aan liefdadigheidsinstellingen en burgerlijke, gemeenschaps- of andere openbare projecten. Deze bijdragen worden gedaan in contanten of in aan contanten gelijkwaardige middelen, diensten en artikelen, hetzij direct, hetzij indirect via derden, aan liefdadigheids-, burgerlijke, politieke, overheids- en niet-overheidsorganisaties. Liefdadigheidsbijdragen en sociale bijdragen zijn aan beperkingen onderhevig volgens de FCPA en vergelijkbare anticorruptiewetten voor zover liefdadigheidsinstellingen kunnen worden gebruikt om betalingen aan personen (bijv. overheidsfunctionarissen of werknemers van zakenpartners) door te sluizen of indien de overheidsfunctionarissen of de werknemers van zakenpartners uit een dergelijke bijdrage persoonlijk (tastbaar of ontastbaar) voordeel kunnen halen. Deze procedures zijn bedoeld om te verzekeren dat de liefdadige en maatschappelijke bijdragen niet in hun geheel of deels worden misbruikt of omgeleid voor het persoonlijk voordeel van overheidsfunctionarissen of andere ongepaste begunstigden (bijv. een werknemer of klant) die in strijd zijn met de FCPA of andere geldende anticorruptiewetten. Voorstellen van TWG inzake liefdadige of maatschappelijke bijdragen zijn onderworpen aan de volgende procedures en beoordelingsvereisten: Alle voorgestelde bijdragen moeten door de Global Compliance Officer worden beoordeeld en goedgekeurd door de CEO en General Counsel. Bij de beoordeling van voorstellen voor liefdadige en maatschappelijke bijdragen moet voldoende gedocumenteerd onderzoek worden verricht om vast te kunnen stellen of de voorgestelde ontvanger legitiem is en er dient een controle plaats te vinden op de functionarissen en opdrachtgevers van de ontvangende partij. Ongeacht waar deze bijdragen worden gedaan mogen zij slechts worden overgemaakt aan liefdadigheidsinstellingen met een bewezen historie van betrokkenheid bij het liefdadigheidsdoel (of met voldoende rechtmatigheid naar het oordeel van de compliance commissie als de voorgestelde ontvangende partij geen erkende en gevestigde liefdadigheidsinstelling is) of een openbaar project met een legitiem openbaar doel en aantoonbare steun van de gemeenschap. Voor voorgestelde bijdragen aan een project met slechts één doel (ook wel genoemd een voor een bijzonder doel opgerichte entiteit) of een recent opgerichte liefdadigheidsorganisatie is de voorafgaande schriftelijke goedkeuring vereist van de CEO en de General Counsel. Verzoeken van een overheidsfunctionaris aan TWG of een individuele werknemer om een bijdrage te geven aan een bepaalde organisatie is verdacht. Het is ook verdacht als een opdrachtgever of functionaris van de voorgestelde ontvangende partij een overheidsfunctionaris is wiens verantwoordelijkheden TWG rechtstreeks raken of deze een familielid is van zodanige functionaris. Dergelijke verdachte verzoeken moeten aan de Global Compliance Officer worden gemeld. Alle bijdragen moeten worden gedaan per cheque of overschrijving met een begeleidende brief,et logo van TWG, waarin het bedrijf bevestigt dat het legitieme doel van de bijdrage bekend is. Zonodig kunnen garanties van de ontvanger worden gevraagd m.b.t. het 12

16 voorgestelde gebruik van de schenking. Bovendien kan het controleren van de geschonken middelen worden vereist. Er mogen geen bijdragen in contanten worden gedaan zonder de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de CEO en de General Counsel. Alle bijdragen moeten nauwkeurig in de bedrijfsadministratie worden geboekt en voorzien zijn van het juiste ontvangstbewijs. Kortom, als TWG besluit donatie te doen aan een noodfonds of een humanitair of ander liefdadig doel, moet het bedrijf er zeker van zijn dat de geschonken middelen voor het aangegeven doel worden gebruikt, dat de middelen niet worden weggesluisd ten behoeve van overheidsfunctionarissen of werknemers van zakenpartners, hun naaste familie of andere ongepaste begunstigden alsmede dat de bijdrage anderszins geen vragen oproept volgens de FCPA, UKBA of andere anticorruptiewetten. V. POLITIEKE BIJDRAGEN EN BELEIDSBEINVLOEDING (LOBBYING) Politieke bijdragen die beogen een zakelijke kans van een overheidsfunctionaris of een werknemer van een zakenpartner te beïnvloeden of te verkrijgen zijn verboden. Het gebruik van bedrijfsmiddelen, eigendommen, diensten of waardevolle voorwerpen voor of ter ondersteuning van politieke partijen of kandidaten voor openbare ambten is over het algemeen verboden. Alle uitzonderingen op deze verboden moeten worden beoordeeld door de Global Compliance Officer en vereisen de voorafgaande schriftelijke goedkeuring van de General Counsel en de CEO van TWG. Lobbying is het woord dat in de VS wordt gebruikt ter beschrijving van het proces waarbij de positie en het belang van het bedrijf bij een voorgestelde of voorgenomen overheidshandeling wordt gecommuniceerd en waarbij wordt getracht overheidsfunctionarissen ertoe over te halen te handelen op een wijze die TWG geschikt acht voor zijn werkzaamheden en openbaar beleid. TWG zou het communiceren van de gezichtspunten van het management aan gekozen en benoemde vertegenwoordigers van overheidsinstellingen kunnen bevorderen en zou hieraan kunnen deelnemen. Dit proces van beïnvloeding van het openbaar beleid bestaat overal ter wereld en neemt verschillende vormen aan, waaronder het gebruik van advocaten, consulenten en handelsorganisaties. Tal van overheden, waaronder de federale en staatsoverheden in de VS, regelen het fenomeen lobbying, waaronder mede verstaan wordt bepaalde communicatie die rechtstreeks verband houdt met opdrachten van de overheid. Overtreding van deze wetten kan behoorlijke boetes of strafrechtelijke maatregelen tot gevolg hebben voor individuele personen en het bedrijf. TWG-werknemers moeten zich houden aan alle wettelijke vereisten en regelgeving op dit gebied. U moet de General Counsel of de GCO (Globe Compliance Officer) raadplegen voor specifieke begeleiding. Onder lobbying wordt niet verstaan de regelmatige contacten met overheidsfunctionarissen of werknemers in verband met normale overheidsprocedures. Voorbeelden van zulke normale overheidsprocedures zijn o.a. belastingcontrole op bedrijfswerkzaamheden van TWG, communicatie met ministeries over verzekeringen en andere contacten met regelgevende instanties in het kader van het gewone zaken doen. 13

17 VI. ZAKEN DOEN MET FUNCTIONARISSEN OF FAMILIELEDEN VAN FUNCTIONARISSEN EN BEDRIJVEN WAARVAN FUNCTIONARISSEN OF FAMILIELEDEN VAN FUNCTIONARISSEN DE VOLLE OF GEDEELTELIJKE EIGENAAR ZIJN Potentiële belangenconflicten waarbij overheidsfunctionarissen betrokken zijn verdienen de bijzondere aandacht van het bedrijf. De FCPA en UKBA regelen en, in sommige gevallen, beperken de mogelijkheid van TWG om rechtstreeks zaken te doen met afzonderlijke overheidsfunctionarissen en/of hun familieleden. Zaken doen omvat het volledige bestek van zakelijke werkzaamheden zoals het aangaan van een samenwerkingsverband, het aannemen van een overheidsfunctionaris of een familielid van een functionaris als consulent of vertegenwoordiger, het toewijzen van contracten of subcontracten of het uitbesteden van goederen of diensten, het geven van bijdragen in natura, het creëren van beleggingskansen of eenvoudigweg het betalen van een vergoeding voor diensten. In al deze gevallen levert het bedrijf iets van waarde aan een overheidsfunctionaris, hetgeen een overtreding van de FCPA en UKBA kan inhouden. Daarom kan zaken doen met particuliere bedrijven waarvan een overheidsfunctionaris de volle of gedeeltelijke eigenaar is of waarin een overheidsfunctionaris een ander economisch belang heeft, vragen oproepen in het kader van de FCPA. Bijvoorbeeld, als een contract, vooral een contract tegen gunstige voorwaarden, aan een bedrijf wordt toegekend waarin een overheidsfunctionaris een financieel of ander economisch belang heeft, kan dit volgens de FCPA worden beschouwd als een verboden betaling. Zaken doen met een familielid van een overheidsfunctionaris of een particulier bedrijf waarvan het familielid van een overheidsfunctionaris de volle of gedeeltelijke eigenaar is kan een aantal van dezelfde vragen oproepen omdat het waarschijnlijker is dat het familielid de betaling aan de betrokken overheidsfunctionaris doorgeeft. Alle zakelijke transacties met overheidsfunctionarissen, familieleden van overheidsfunctionarissen, of bedrijven die het volle of gedeeltelijke eigendom zijn van een overheidsfunctionaris of een familielid daarvan moeten vooraf worden goedgekeurd door de Global Compliance Officer. Zakelijke transacties, met inbegrip van beleggingen of relaties met derden, met huidige of voormalige overheidsfunctionarissen of hun familieleden, dienen ook nauwgezet gecontroleerd te worden op mogelijke belangenconflicten. Een relatie met een functionaris of familielid van een overheidsfunctionaris waardoor een belangenconflict wordt gecreëerd of de schijn daarvan wordt gewekt is verdacht volgens de FCPA. Plaatselijke wettelijke beperkingen inzake de werkzaamheden van overheidsfunctionarissen buiten hun ambt moeten beoordeeld worden en alle niet-openbaar gemaakte belangen van de overheidsfunctionaris moeten worden verkend voordat een relatie met een zodanige functionaris wordt aangegaan. Veel landen hebben geen wettelijke regels met betrekking tot belangenconflicten of officiële ethische normen voor overheidsfunctionarissen. Maar het feit dat de plaatselijke wet niet uitdrukkelijk belangenconflicten verbiedt betekent niet dat ze kunnen worden genegeerd. Zelfs als er geen plaatselijke wet is die deze transacties verbiedt, kan het bedrijf volgens de FCPA verhoogd risico lopen en verlies van goodwill als de transactie de schijn van ongepastheid wekt. In dit geval is de Wall Street Journal-toets van toepassing, d.w.z., zou u er zich prettig bij voelen als iets wat u 14

18 overweegt te doen of te zeggen op de voorpagina van de Wall Street Journal zou verschijnen. Als uw antwoord luidt: Misschien niet of Nee, moet u ervan afzien hiermee door te gaan. Een transactie met een overheidsfunctionaris of familielid daarvan moet in dit opzicht zorgvuldig worden bekeken. VII. ZAKEN DOEN MET DERDEN Zoals hierboven besproken kan het bedrijf onder bepaalde omstandigheden aansprakelijk worden gehouden voor betalingen gedaan door derden die betrekkingen hebben met overheidsfunctionarissen of zakenpartners, waaronder klanten van TWG. In het volgende deel worden de door het bedrijf aangenomen procedures besproken voor het screenen en controleren van derden en zich in te dekken tegen mogelijke aansprakelijkheid voor hun handelingen. A. De juridische risico s begrijpen Het bedrijf en de afzonderlijke functionarissen en werknemers kunnen aansprakelijk worden gesteld voor betalingen door een derde, zoals een vertegenwoordiger, makelaar, introducer, onderaannemer, consulent, agent, distributeur, curator of partner in eenjoint-venture, als dit een zaak van waarde betreft, aan een overheidsfunctionaris of een werknemer van een zakenpartner, zelfs als deze derde niet onder de FCPA of de UKBA valt en zelfs als het bedrijf zich niet bewust is van de betaling. De FCPA stelt het bedrijf aansprakelijk als het bedrijf of diens functionarissen of werknemers bijvoorbeeld een zodanige betaling verstrekken, voldoen, beloven, aanbieden of goedkeuren waarvan het bedrijf weet of reden heeft om aan te nemen dat die betaling in zijn geheel of gedeeltelijk zal worden gebruikt om een overheidsfunctionaris te betalen. Deze richtlijn van reden voor wetenschap wordt agressief ten uitvoer gelegd door de Amerikaanse rechtshandhavers. In het algemeen worden volgens de bedrijfspraktijk alle contracten aan een juridische beoordeling onderworpen. Gezien de risico s op grond van de FCPA en andere wettelijke risico s die in internationale zakelijke transactiesnaar boven komen, is het van groot belang dat de juridische afdeling wordt geraadpleegd over voorgestelde contractuele of beleggingsrelaties met betrekking tot zaken buiten de Verenigde Staten, zodat alle wettelijke risico s kunnen worden bepaald, begrepen en aangepakt. Het bedrijf heeft een zogenaamde derden -procedure aangenomen om zich in te dekken tegen relaties met een hoog risico en tegen potentiële wetsovertredingen voortkomende uit de handelingen van derden. Het bedrijfsbeleid vereist een gedetailleerde beoordeling van alle voorgestelde relaties met derden waarbij de belanghebbende derde op een of andere wijze deelneemt aan de inspanningen van het bedrijf om zaken te verwerven buiten de Verenigde Staten (zoals makelaars of introducenten), of op andere wijze omgaat met overheidsfunctionarissen uit naam van het bedrijf (zoals advocaten die geschillen behandelen, belastingsadviseurs die te maken hebben met de fiscus, immigratieagenten en douanemakelaars). De Global Compliance Officer houdt toezicht op dit proces, waarbij de definitieve goedkeuring voor het inhuren van de derden bij de Audit Commissie berust. B. Due diligence en wettelijke beoordeling 1. Derden als bemiddelaars 15

19 De belangrijkste stap die het bedrijf kan nemen om zich tegen aansprakelijkheidsstelling voor door derden ongepaste betalingen te beschermen is de verkoopagenten, makelaars, introducers, consulenten, advocaten, belastingsadviseurs, immigratieagenten, douanemakelaars en andere bemiddelaars die op enige wijze deelnemen aan de inspanningen van het bedrijf om zaken te verwerven buiten de Verenigde Staten of op andere wijze omgaan met overheidsfunctionarissen of werknemers van zakenpartners uit naam van het bedrijf zorgvuldig te selecteren en om van tevoren eventuele verdenking vast te stellen die de voorgestelde relatie kan doen ontstaan. Derhalve heeft het bedrijf verplichte due diligence-procedures aangenomen die bedoeld zijn om de voorgestelde zakelijke relaties met deze derden te beoordelen. Als er enige twijfel is of een derde onder de due diligence procedures valt, moet de Global Compliance Officer worden geraadpleegd. De tijd die nodig is tussen het tijdstip waarop de behoefte aan samenwerking met een derde partij wordt vastgesteld tot het,moment waarop die derde partij de werkzaamheden namens het bedrijf aanvangt verschilt van geval tot geval. De belangen van het bedrijf worden het best gediend door een doeltreffend en efficiënt proces. Due diligence is alleen doeltreffend en efficiënt als er sprake is van een doordacht samenwerkingsproces, niet een afvink -oefening op het laatste moment. Alle bij de transactie betrokken werknemers hebben dezelfde verantwoordelijkheid voor het slagen van dit proces. De verantwoordelijke managers moeten onmiddellijk contact opnemen met de Global Compliance Officer zodra de behoefte aan samenwerking met een derde partij wordt vastgesteld en moeten samenwerken met de Global Compliance Officer om de feitelijke achtergrond te verstrekken voor de afronding van het due diligence proces. De Global Compliance Officer moet snel tewerk gaan om eventuele problemen vast te stellen en die op te lossen op een wijze die het bedrijf tegen risico s beschermt, maar waarbij tegelijkertijd de inspanningen om te concurreren op de marktmoeten worden bevorderd. Het bedrijf mag nooit betrekkingen met een derde partij aangaan zonder de achtergrond en reputatie van die derde aan een onderzoek te onderwerpen. De omvang van het due diligence onderzoek moet afdoende vaststellen dat (1) de derde partij geen overheidsfunctionaris is of een bedrijf is waarin een overheidsfunctionaris een aanzienlijk belang heeft en (2) de derde partij in geen enkel opzicht een ongeschikte persoon is, d.w.z. zich niet zal inlaten met ongepaste praktijken die een aansprakelijk van het bedrijf zouden kunnen stellen creëren of anderszins niet stroken met de zakelijke praktijken van het bedrijf. Daartoe moeten het land en de derde partij aan een onderzoek onderworpen worden en eventuele kwesties moeten worden opgelost naar tevredenheid van het bedrijf voordat men de voorgestelde relatie aangaat. De voor due diligence vereiste tijd en inspanning hangt af van het aantal kwesties, dat tijdens het due diligenceonderzoek naar voren komt en van de complexiteit van dergelijke kwesties. Er mag geen werk worden verricht door een voorgestelde derde partij tot de schriftelijke goedkeuring van de Global Compliance Officer van het bedrijf en de Vice-Directeur voor de betreffende regio verzekerd is. Van alle bij het proces betrokken bedrijfspersoneel wordt verwacht dat zij slagvaardig handelen zodat het due diligence-proces de zakelijke onderhandelingen en werkzaamheden niet vertraagt. 2. Fusies en overnames Volgens de FCPA en UKBA kan het bedrijf aansprakelijk zijn voor omkoperij of pogingen daartoe door een volledig onafhankelijke derde partij waarmee het bedrijf fuseert of die het bedrijf overneemt, zelfs als het ongepaste gedrag van het betreffende bedrijf voor de voltooiing 16

20 van de fusie of de overname door het bedrijf heeft plaats gehad, zelfs als het bedrijf hierover niets wist op het moment dat dit heeft plaats gevonden en zelfs als het betreffende bedrijf ten tijde van het ongepaste gedrag niet onder de FCPA en UKBA viel. Daarom is het van het grootste belang, en dit is ook het Bedrijfsbeleid, dat strenge due diligence volgens de FCPA wordt verricht voordat een definitieve overeenkomst inzake een fusie of overname wordt aangegaan (ongeacht de grootte) die betrekking heeft op (a) een Amerikaanse tegenpartij die niet-amerikaanse werkzaamheden of een niet-amerikaanse omzet heeft; en (b) een niet-amerikaanse tegenpartij (zelfs als deze momenteel niet onder de FCPA of UKBA valt). Het feit dat er corruptie bestaat in veel andere delen van de wereld, vooral in opkomende markten, betekent nog niet dat het bedrijf geen zaken probeert te doen, met inbegrip van fusies en overnames, in die rechtsgebieden. Evenmin betekent het stuiten op een probleem noodzakelijkerwijs dat de voorgestelde transactie niet wordt voltooid. Het is echter cruciaal dat het bedrijf volledig inzicht krijgt in de zakelijke praktijken, zakencultuur, administratieve praktijken, financiële controle van de betreffende onderneming en diens bereidheid om zaken te doen op een toekomstgerichte basis met strikte navolging van de FCPA, de UKBA, de plaatselijke wetten en deze Richtlijnen en Procedures. Als het bedrijf overtuigd is van de bereidheid en het vermogen van de doelonderneming om zich aan deze strenge nalevingsvereisten te houden, kan het bedrijf tot de conclusie komen dat de transactie door kan gaan. Zo niet, dan moet het bedrijf niet doorgaan met de voorgestelde transactie. 3. Joint Ventures Bij het oprichten van Joint Ventures is volgens de FCPA en UKBA een grondig en aangepast due diligence onderzoek vereist, alsmede afdoende contractuele bepalingen. Het bedrijfsbeleid houdt in dat de Global Compliance Officer alle due diligence activiteiten volgens het FCPA regisseert m.b.t. de oprichting van Joint Ventures. Behalve het uitvoeren van een grondige due diligence betreffende de mogelijke partner en een aantal van de voornaamste leidinggevenden van de eventuele Joint Venture voordat dit wordt aangegaan, moet het bedrijf nadat de Joint Venture is aangegaan de activiteiten van de Joint Venture en de deelnemers daaraan in de gaten houden om te verzekeren dat alle geldende wetten en de in de samenwerkingsovereenkomst verzekerde contractverplichtingen voortdurend nageleefd worden. Meer in het bijzonder: als het bedrijf een meerderheidsbelang of zeggenschap heeft, is het bedrijf volgens de wet verplicht te garanderen dat de Joint Venture de anticorruptievereisten naleeft (en ook te garanderen dat de Joint Venture de vereisten inzake controle van de boekhouding en documentatiebeheer van de FCPA naleeft). Het bedrijf moet onbeperkt toegang tot de boekhouding van de Joint Venture hebben; als het bedrijf een minderheidsbelang heeft en geen zeggenschap, is het bedrijf wettelijk verplicht om zich te goeder trouw in te spannen en te verzekeren dat de Joint Venture de anticorruptiebepalingen van de FCPA naleeft (en hetzelfde doet m.b.t. controle van de boekhouding en documentatiebeheer). In alle gevallen moet het beleid van het bedrijf zijn waakzaam te zijn met betrekking tot compliance kwesties en de werkzaamheden van de Joint Venture doorlopend controleren. 17