Functie- en competentieprofiel

Transcriptie

1 Functie- en competentieprofiel 1. Identificatiegegevens Functiefamilie: Strategisch leidinggevenden Functietitel: Bibliothecaris Afdeling: Cultuur en Vrije Tijd Dienst: Bibliotheek 2. Positionering in het organogram Rapporteert aan/ krijgt leiding van: Geeft leiding aan: Afdelingshoofd Cultuur en Vrije Tijd Deskundigen bibliotheek 3. Doel van de functie De bibliothecaris geeft leiding aan het personeel van de bibliotheek zodat het beleid inzake bibliotheek zo efficiënt en effectief mogelijk wordt voorbereid, uitgevoerd en geëvalueerd. 4. Resultaatsgebieden Generieke resultaatgebieden Voorbereiden, bijsturen en evalueren van de strategische en operationele planning zodat de beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden Op basis van indicatoren, onderzoek en maatschappelijke evoluties, beleidsvoorstellen voorbereiden voor de beleidsorganen Bepalen van indicatoren, kwantitatieve en kwalitatieve criteria, die de opvolging van de dienstverlening mogelijk maken Rapporteren over de werking op basis van nota s, verslagen, met zowel kwantitatieve als kwalitatieve gegevens Regelmatig aftoetsen van de strategische visie aan de realiteit en aanpassen waar nodig Analyseren van relevante signalen uit het werkveld Beleidsvoorbereidende dossiers en nota s opmaken voor de beleidsverantwoordelijken Spontaan beleidsadviezen formuleren en inhoud geven aan de beleidsnota s Vertalen van strategie en beleid naar concrete doelstellingen, acties

2 Op regelmatige tijdstippen een evaluatie opstellen met het oog op vernieuwing/optimalisering van de werking en het gevoerde beleid Leiding geven aan en coördineren van de werking van de afdeling/dienst met het oog op een efficiënte, effectieve en kwaliteitsvolle dienstverlening - Dagdagelijkse leiding van de afdeling/dienst (werkverdeling, verlofregeling, functioneringsgesprekken, evaluatie ) - Ondersteuning bieden aan de medewerkers van de afdeling/dienst bij hun specifieke noden - Zorgen voor de competentieontwikkeling en detecteren van vormingsbehoeften van de medewerkers van de afdeling/dienst - Waken over een effectieve en efficiënte dienstverlening van de (sub)dienst/afdeling - Bewaken en opvolgen van de voortgang van projecten, activiteiten en indien nodig acties nemen om bij te sturen - Afstemmen van systemen, procedures, middelen, tijd en mensen - Instaan voor budgetbeheer en controle van de afdeling/dienst in functie van een financieel gezond beleid binnen de organisatie - Toezicht uitvoeren op het beleid inzake preventie en bescherming op het werk, gaande van communicatie en preventieve maatregelen tot het rapporteren van onveilige situaties of inbreuken Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn Instaan voor constructief overleg en samenwerking met de beleidsverantwoordelijken Voortgangs- en beleidsgericht rapporteren aan de beleidsorganen Organiseren van een dienstoverschrijdend overleg Bewaken van een optimale interne communicatie binnen de diverse (sub)diensten van de afdeling of dienst Verzorgen van een optimale top-down en bottom-up communicatie: rapporteren, aftoetsen van voorstellen, Specifieke resultaatgebieden Initiëren en organiseren van inspraakmomenten om het draagvlak van het uit te voeren beleid te verruimen bij de belanghebbenden Dit omvat onder meer volgende taken: Opvolgen cultuurraad Opvolgen beheerraad bibliotheek

3 Gebruikersvergaderingen organiseren en begeleiden Inspraakgroepen oprichten in het kader van grote projecten - Voorleggen van adviezen aan andere gemeentelijke adviesraden bij grensoverschrijdende thema s Opvolgen van relevante ontwikkelingen en wetgevingen binnen het gemeentelijk en cultureel landschap met betrekking tot bibliotheken met het oog op de uitbouw van een correct hedendaags cultuurbeleid binnen de bibliotheek Dit omvat onder meer volgende taken: - Op de hoogte zijn van wetgeving in verband met lokaal cultuurbeleid - Opvolgen van relevante nieuwe ontwikkelingen binnen de digitale wereld 5. Competenties Inlevingsvermogen leeft zich in de situatie van anderen (klanten, collega s, ) in Toont aandacht en interesse voor gevoelens en behoeften van andere(n) stelt zich dienstverlenend op voor interne en eterne klanten Gaat respectvol om met anderen en toont waardering voor ieders eigenheid speelt in op de wensen van klanten in lijn met de beleidsrichtlijnen neemt verantwoordelijkheid op bij fouten of klachten streeft naar klanttevredenheid Loyaal zijn voelt zich betrokken bij de opdracht van de organisatie en de eigen taken hierin gaat ervoor om deze taken uit te voeren gaat gepast en discreet om met vertrouwelijke informatie vertegenwoordigt de organisatie op een passende wijze bij anderen en eterne contacten toont maatschappelijke dienstbaarheid of public service gezindheid bouwt mee aan een positief imago van de organisatie Kwaliteitsvol werken Komt gemaakte afspraken na stelt hoge eisen aan kwaliteit evalueert het eigen gedrag/werk in het licht van kwaliteitsnormen stuurt bij als de kwaliteit ondermaats is voorkomt dat er fouten worden gemaakt

4 Leidinggeven formuleert de opdrachten, verwachtingen en rollen van de medewerkers duidelijk volgt medewerkers op en stuur bij indien nodig staat open voor de vragen van medewerkers en heeft voeling met wat er bij de medewerkers leeft komt op voor behoeften en verwachtingen van medewerkers voorkomt conflicten of helpt ze indien nodig op te lossen versterkt de samenhorigheid en de goede sfeer in het team leidt het team naar een gezamenlijk resultaat past de leiderschapsstijl aan naargelang de situatie kan de rust bij zichzelf behouden en bij de groep Visie ontwikkelen neemt afstand van de dagelijkse problemen neemt tijd om vooruit de denken overziet grote gehelen en vereenvoudigt complee situaties ziet trends of verbanden met andere situaties of evoluties richt zich op de hoofdlijnen en langere termijn kan strategieën op een heldere manier voorstellen Adviseren verwerkt informatie en vormt deze om in meerjarenplan, afsprakennota, vertaalt het beleid naar concrete doelstellingen houdt rekening met alle relevante aspecten van een dossier onderbouwt zijn/haar oordeel met beschikbare informatie en argumenten betrekt de juiste personen of instanties bij een dossier Netwerken legt en onderhoudt relaties met mensen in en buiten de organisatie neemt initiatief tot samenwerking met andere diensten, ook buiten de organisatie kan relaties opbouwen en onderhouden met mensen van allerlei niveaus zoekt naar mogelijkheden om het netwerk te benutten voor het verkrijgen van informatie, steun, medewerking houdt bij eigen beslissingen rekening met de opdracht en belangen bij andere diensten doorziet belangen en posities van anderen en kan daarmee omgaan Zelfontwikkeling neemt verantwoordelijkheid voor de eigen professionele ontwikkeling vraagt naar feedback bij eigen prestaties en trekt hieruit conclusies staat geregeld kritisch stil bij het eigen functioneren en kent eigen sterktes en zwaktes werkt met een duidelijk aan verbetering van de eigen prestaties; zet leerpunten om in acties kan nieuwe informatie en ideeën in zich opnemen en effectief toepassen

5 Besluitvaardigheid kan snel en doordacht standpunt innemen neemt beslissingen op tijd en stelt ze niet onnodig uit kan beslissingen nemen zonder overleg met anderen informeert alle betrokkenen verdedigt een beslissing Onafhankelijk denken - is duidelijk omtrent eigen positie of standpunten - schat adviezen in op hun waarde en bruikbaarheid - is in staat autonoom te denken - streeft naar neutraliteit, objectiviteit en gelijke behandeling - blijft standvastig bij druk of machtsuitoefening - is weerbaar bij tegenstand Ondernemen: - ziet en signaleert kansen of opportuniteiten - onderzoekt behoeften en neemt acties om de dienstverlening te optimaliseren - weet bestaande diensten kenbaar te maken aan het brede publiek - ziet nieuwe toepassingsmogelijkheden voor bestaande instrumenten - kan veranderingen initiëren, ondersteunen en begeleiden - betrekt personen die te maken zullen hebben met de gevolgen van de verandering - toetst voorstellen aan de realiteit Onderhandelen: - geeft eigen standpunten en argumenten aan - vraagt en luistert naar andermans standpunten en argumenten - brengt uiteenlopende visies behoeften en standpunten samen - zoekt naar oplossingen die voor alle partijen aanvaardbaar zijn - hanteert een passende onderhandelingsstijl in lijn met de aard van het probleem, de gesprekspartner en de gestelde termijnen Vaktechnische competenties Vakkennis Administratieve regels en procedures van toepassing binnen de dienst en organisatie Computerkennis MS Windows/Office(Word, Ecel, Internet Eplorer, Outlook, ) Wetgeving Wet op de Overheidsopdrachten Wetgeving m.b.t. cultuursector Kennisniveau Grondig Goed Basis