UPDATE Procedure visitor badge vanaf 03/05/ u

Transcriptie

1 UPDATE Procedure visitor badge vanaf 03/05/ u Visitors Elke persoon die de luchthaventerreinen wil bezoeken, zonder er op regelmatige basis te werken, kan een luchthavenidentificatiebadge voor visitor badge aanvragen. Deze aanvraag kan enkel gebeuren door een gemachtigde badgeaanvrager van Brussels Airport Company of een (sub)contractor die bij Brussels Airport Company geregistreerd is. Bij afwezigheid van een gemachtigde badgeaanvrager kan uitzonderlijk ook een afdelingshoofd of verantwoordelijke een luchthavenidentificatiebadge voor visitors aanvragen. In dat geval wordt deze persoon als verantwoordelijke geregistreerd. Landside zone: Dit is een publieke zone die je kan betreden zonder visitor badge. (Werknemers die deze zone betreden, moeten wel beschikken over een geldige luchthavenbadge). Opgelet: De vertrekhal is momenteel nog géén publieke zone, maar een landside non-public zone. Hier gebeurt een toegangscontrole. 1. Landside non-public zone: Dit zijn de zones waar een toegangscontrole verplicht is. Het gaat om zones als de reclaimzone, de pre-check tent Als de visitor in de landside zone of de landside non-public zone wilt gaan, moet hij steeds begeleid worden door een medewerker die in het bezit is van een permanente (met rode datum). Per begeleider zijn er maximum 5 bezoekers toegelaten. De bezoekersbadge (groene kleur) is maximum 7 dagen (opeenvolgend of losstaand) geldig. Na deze periode is een badge voor luchthavenmedewerkers nodig.

2 2. Airside Als de bezoeker airside wil gaan, moet hij steeds begeleid worden door een G4S-agent of door iemand van BAC Security. Per begeleider is er maximum 1 bezoeker toegelaten. De bezoekersbadge (oranje kleur) is maximum 7 dagen (opeenvolgend of losstaand) geldig. Na deze periode is een permanente badge voor luchthavenmedewerkers nodig. Voor deze bezoeken moet er telkens een G4S agent/bac-medewerker beschikbaar zijn. Daarom willen we vragen om zorgvuldig met deze aanvragen om te gaan en deze enkel te doen indien echt noodzakelijk. Werknemer Als luchthavenmedewerker heb je een permanente luchthavenbadge nodig: een luchthavenidentificatiebadge (witte kleur) met groene datum (landside) of rode datum (airside) voor een periode van 1 dag tot 5 jaar, afhankelijk van de operationele noodzaak. Medewerkers die nog niet in het bezit zijn van een luchthavenbadge, kunnen er één aanvragen bij de badgedienst in gebouw 56. Het volgen van de e-learning is hier wel verplicht, zowel voor de landside - als de airside -badge. Landside

3 Landside + Airside Voordat de medewerker landside of landside non-public kan gaan, geldt een administratieve afhandelingstijd van maximum 2 werkdagen. Als de medewerkers airside wil gaan, moet er eerst een veiligheidsverificatie te gebeuren. Dit duurt 30 kalenderdagen. Als medewerker met een luchthavenbadge om airside te gaan, is er geen begeleider nodig. Hoe vraag je een visitor badge aan? 1. De aanvrager doet de aanvraag via volgende link: 2. De aanvrager ontvangt een automatische bevestigingsmail. 3. BAC Security gaat na of de aanvraag gegrond is en de geldigheidsduur niet overschreden wordt. 4. Wanneer een aanvraag geweigerd wordt, wordt deze weigering ook schriftelijk of telefonisch gemotiveerd. 5. Wanneer een aanvraag goedgekeurd wordt, verzorgt G4S de administratieve afhandeling omtrent de begeleiding airside, waarna de aanvrager wordt geïnformeerd Alle afspraken in verband met begeleiding worden gecommuniceerd door G4S. Voor bijkomende vragen omtrent begeleidingen en/of afspraken kan g d worden naar naar dispatch.airport@be.g4s.com 6. De badgedienst levert enkel een visitor badge af wanneer de bezoeker geregistreerd staat in het systeem en de aanvraag is gebeurd volgens de link (zie punt 1). Aanvragen die rechtstreeks naar de badgedienst of naar BAC Security gestuurd worden, worden niet behandeld. 7. De badgedienst (of plantondienst, buiten de kantooruren van de badgedienst) registreert de naam van de begeleider (landside) of agent (airside) bij afhaling van de badge en overhandigt de badge aan de begeleider. 8. Aan het einde van het bezoek wordt de bezoekersbadge overhandigd aan de begeleider, die de badge onmiddellijk terug naar de badgedienst brengt

4 9. Wanneer de badge niet binnen een tijdspanne van 48u ingeleverd is, wordt deze als verloren beschouwd en aangerekend conform het badgereglement. 10. Buiten de openingsuren van de badgedienst, worden dringende bezoekersbadges overhandigd door / aan de plantondienst. 11. De kost van de begeleidingen airside wordt gefactureerd aan de organisatie die de bezoekersbadge aanvraagt. 12. Spoedprocedure: Voor dringende aanvragen die deze procedure niet kunnen toepassen, moet BAC Security gecontacteerd worden. Deze dienst beslist in samenspraak met G4S welke aanvragen effectief als dringend beschouwd en aanvaard worden. Belangrijke bijkomende informatie: Vooropgestelde termijn: - Aanvraag voor 12u: begeleiding dag nadien - Aanvraag na 12u: begeleiding 2 dagen nadien Aanvragen tijdens het weekend worden pas op maandag behandeld De begeleider is verantwoordelijk voor de bezoeker gedurende de volledige duur van diens aanwezigheid op de luchthaventerreinen, van afhaling tot en met inlevering van de visitor badge. De begeleider mag de bezoeker nooit alleen laten en moet er zich van verzekeren dat deze laatste geen inbreuk op de regels pleegt noch inbreuken op de goede orde en veiligheid. De bezoeker wordt op de hoogte gebracht van het badgereglement door de gemachtigde aanvrager of de begeleider. Er zullen op regelmatige basis willekeurige controles gebeuren door de dienst Security omtrent het correct gebruik van de visitor badges. Wanneer een begeleider een bezoeker niet op gepaste wijze begeleidt, kan hij zijn bevoegdheden om nog op te treden als begeleider verliezen, zoals het badgereglement voorschrijft. Definitie spoedbezoekersprocedure: Vereisten om gebruik te maken van een spoedprocedure: 1. Deze procedure wordt ingezet als er sprake is van een acute situatie waarin het afleveren van een bezoekersbadge niet uit te stellen is. Niet uit te stellen betekent in dit geval dat het niet verlenen van de bezoekersbadge binnen 24 tot 48 zou leiden tot onaanvaardbare operationele hinder. 2. Als de badgedienst gesloten is (avonden en weekend- en feestdagen, dan is er geen standaard verstrekking aanwezig en wordt het verlenen van de spoedzorg toegestaan mits het voldoet aan bovenstaande punt 1.

5 3. Een aanvraag voor spoed toegang wordt gericht aan BAC Security: 02/ Nog vragen? Contacteer de Security Services Coördinator 02/ of de Duty manager Security 02/ Alvast bedankt voor je begrip.