CONTROLEPROTOCOL VOOR DE HUISACCOUNTANT VAN DE PARTNER VOOR DE CONTROLE VAN HET FINANCIËLE VERSLAG 2013 EN VAN DE EINDRAPPORTAGE VOOR DEFINITIEVE

Transcriptie

1 CONTROLEPROTOCOL VOOR DE HUISACCOUNTANT VAN DE PARTNER VOOR DE CONTROLE VAN HET FINANCIËLE VERSLAG 2013 EN VAN DE EINDRAPPORTAGE VOOR DEFINITIEVE VASTSTELLING VAN SUBSIDIES UIT HET PROGRAMMA STAD EN REGIO /2017 (Controleprotocol Programma Stad en Regio 2012)

2

3 3 Object van accountantscontrole Object van controle is het door de partner opgestelde financieel verslag dat onderdeel is van het voortgangsverslag 2013 of de aanvraag tot vaststelling. Het inhoudelijk verslag is object van controle voor zover het gaat over het niet strijdig zijn met het financiële verslag. De verantwoording bevat de totale subsidiabele kosten, de bijdrage van de provincie, de bijdrage van de partner en de bijdrage van derden zoals op een vergelijkbare wijze is opgenomen in de subsidiebeschikking. PS hechten eraan zekerheid te verkrijgen omtrent het naleven van het uitgangspunt dat de programma s voor ten minste de helft worden gefinancierd door de partner en derden. Dat betekent dat de controle zich qua financiële omvang beperkt tot tweemaal de provinciale bijdrage. (De materialiteitsbasis bedraagt tweemaal de provinciale bijdrage). Deze begrenzing is verwoord in het oordeel in de controleverklaring. 4 Doelstelling van de accountantscontrole De accountant wordt gevraagd de volledigheid, juistheid en de rechtmatigheid van het financieel verslag te controleren. Volledigheid en juistheid: de verantwoorde uitgaven zijn in de programmaperiode gedaan en hebben betrekking op de gefinancierde activiteit. De ontvangsten die voortkomen uit de activiteit zijn volledig verantwoord. Uitgaven en ontvangsten zijn juist op de daarvoor in aanmerking komende begrotingsregels verantwoord. Rechtmatigheid: tot stand gekomen in overeenstemming met de vereisten volgens de beschikking tot subsidieverlening, het regio- of stadscontract en de van toepassing zijnde wet en regelgeving zoals omschreven in paragraaf 5 en bijlage 1 van dit controleprotocol. Ten slotte stelt de accountant vast dat in het inhoudelijke verslag geen mededelingen zijn opgenomen die strijdig zijn met het financieel verslag. 5 Wettelijk kader Op het financieel verslag zijn een aantal wetten en regelingen van toepassing die de accountant in de controle moet betrekken. In bijlage 1 bij dit controleprotocol is een overzicht van relevante weten regelgeving gegeven. Met de tijd kunnen weten regelgevers wijzigingen doorvoeren. Het is raadzaam om voorafgaand aan de controle kennis te nemen van de laatste stand van zaken. 6 Procedure De controle dient plaats te vinden door een externe deskundige (accountant) zoals bedoeld in artikel 393, lid 1 BW 2 en mondt uit in een controleverklaring, conform bijlage 2 bij dit controleprotocol. De partner geeft de accountant een schriftelijke opdracht. In deze opdracht dient expliciet te worden opgenomen dat de accountant de controle zal uitvoeren met inachtneming van dit controleprotocol. Verder dient de accountant voorafgaand aan de controle aan te geven welke informatie bij de start en tijdens de controle beschikbaar moet zijn teneinde de controle efficiënt uit te kunnen voeren. De accountant dient zijn bevindingen af te stemmen met de partner voordat rapportage plaatsvindt. De accountant richt zijn rapportage aan de partner. Deze voegt de rapportage bij het voortgangsverslag 2013 of de aanvraag tot vaststelling. 7 Controleaanpak De controleaanpak is de primaire verantwoordelijkheid van de accountant. Het controleprotocol is hierin richtinggevend. Controleprotocol Programma Stad en Regio 2012 Pagina 3 van 10

4 De accountant beoordeelt het financieel beheer inzake de subsidie door een onderzoek naar de opzet en het bestaan van de interne procedures die: - de juistheid en rechtmatigheid van de kosten; en - de volledigheid, juistheid en rechtmatigheid van de opbrengsten, waaronder bijdragen van derden, borgen. Op grond van deze beoordeling en gegeven de vereiste betrouwbaarheid en nauwkeurigheid bepaalt de accountant de combinatie van systeem- en gegevensgerichte werkzaamheden. Bestedingen door derden Dit onderdeel is relevant indien de partner minder bijdraagt dan de provincie. De partner kan activiteiten door derden (andere overheden of instellingen) laten uitvoeren op basis van een overeenkomst of een subsidie. De partner heeft expliciet geregeld hoe de derden verantwoording afleggen aan de partner en hoe de partner controleert dat het verantwoorden dienovereenkomstig heeft plaatsgevonden. De partner is ervoor verantwoordelijk dat de specifieke uitkeringen ook door de derden rechtmatig worden besteed. De partner moet expliciet regelen hoe en wanneer de derden verantwoording afleggen aan de partner. T.a.v. derden dient de verantwoordings- en controlestructuur zodanig te zijn opgezet dat de partner kan voldoen aan de vereisten van dit controleprotocol en dat de accountant een controleverklaring kan afgeven. Dat impliceert dat de partner en zijn accountant afspraken maken over welke controles de partner verricht (interne controle), de controles die de accountant van de derde dient uit te voeren en wat de accountant van de partner controleert. Geadviseerd wordt dit tijdig te doen zodat niet tijdens de uitvoering discussies ontstaan! Indien er sprake is subsidieverlening door de partner aan een derde wordt het volgende in ogenschouw genomen. Uitgangspunt is single information, single audit. Het ministerie van BZK heeft t.a.v. de Sisa-bijlage aangegeven dat COS 600 niet van toepassing is. Indien de derde aan de partner een verantwoording laat vergezellen van een controleverklaring behoeft de accountant van de partner geen nader onderzoek te doen bij die derde. De accountant van de partner kan steunen op de verklaring van de accountant van de derde, tenzij de accountant van de partner aanwijzingen heeft dat de controle bij de derde niet goed is uitgevoerd. Het is aan de accountant om voldoende zekerheid voor zijn verklaring te krijgen. Indien de derde zonder overeenkomst of subsidie van de partner aan het programma bijdraagt, dient de partner ervoor te zorgen dat de verantwoorde bijdrage door derden voorzien is van een controleverklaring. Dat hoeft niet voor alle bijdragen door derden, maar wel tot het niveau dat de som van partnerbijdrage en bijdrage door derde (op programmaniveau) minimaal gelijk is aan de provinciale bijdrage. Rijksbreed subsidiekader Bij de provincie heeft de invoering van het rijksbreed subsidiekader ertoe geleid dat bij het verzoek tot vaststelling van subsidies tot ,-- geen controleverklaring hoeft te worden overlegd (Algemene subsidieverordening Gelderland 1998; artikel 5.3, lid 7). Deze grens van ,-- is alleen van toepassing op subsidies die de provincie rechtstreeks verstrekt. In het voorliggende geval gaat het om de subsidie aan de partner. De grens van ,-- geldt derhalve niet voor de subsidies die de partner aan derden verleent. De provincie eerbiedigt in beginsel de implementatie van het rijksbreed subsidiekader door de partner. De accountant van de partner moet echter wel voldoende zekerheid verkrijgen om zijn controleverklaring te onderbouwen. 8 Accountantsdossier De accountant draagt zorg voor een controledossier in overeenstemming met Standaard 230 (Controledocumentatie). In het controledossier zijn tenminste aanwezig: controleplan, controleprogramma, controleverslagen, evaluatiememorandum. Controleprotocol Programma Stad en Regio 2012 Pagina 4 van 10

5 Verder moet het dossier in ieder geval kopieën van stukken bevatten die betrekking hebben op de bevindingen van de accountant. 9 Betrouwbaarheid en nauwkeurigheid 1 Goedkeuringstoleranties - De accountant gebruikt ten behoeve van de oordeelsvorming over de verantwoording de volgende goedkeuringstoleranties: - ten aanzien van fouten in de verantwoording 1 % van de omvangsbasis - ten aanzien van onzekerheden in de controle 3 % van de omvangsbasis - De omvangbasis is gerelateerd aan de provinciale bijdrage aan het programma. De omvangsbasis = 2 x provinciale bijdrage. - De accountant onthoudt een goedkeurende controleverklaring aan het financieel verslag indien één of beide goedkeuringstoleranties, zoals opgenomen in het eerste lid, worden overschreden. 2 Betrouwbaarheid De controleverklaring dient een redelijke mate van zekerheid te verschaffen omtrent de getrouwheid en rechtmatigheid van de verantwoording. In procenten uitgedrukt bedraagt de betrouwbaarheid minimaal 95%. Bij de oordeelsvorming over de verantwoording spelen de goedkeuringstoleranties een belangrijke rol. De goedkeuringstoleranties zijn kwantitatieve criteria. Als de goedkeuringstoleranties niet worden overschreden, wordt in beginsel een goedkeurende controleverklaring afgegeven. Als één of beide goedkeuringstolerantie(s) worden overschreden zal de accountant geen goedkeurende controleverklaring afgeven maar één van de drie andere hieronder aangegeven oordelen. goedkeurend met beperking oordeelonthouding afkeurend Fouten (F) in het financieel verslag t/m 2013 of eindverslag (in % van omvangsbasis) Onzekerheden in de controle (O) (in % van omvangsbasis) F 1% 1% < F < 3% F 3% O 3% 3% < O < 10% O 10% 10 Het ontdekken van fouten door de accountant De provincie verwacht dat alle bekende fouten in het financieel verslag zijn gecorrigeerd. Bij het nalaten van deze correctie moet de accountant het totale bedrag van niet gecorrigeerde fouten vermelden in het controleverslag. Er kan sprake zijn van verschil van mening over de interpretatie van regelgeving tussen de partner en de accountant. De provincie verwacht dat de accountant resterende interpretatiekwesties in het controleverslag vermeldt. 11 Rapportage Rapportage vindt plaats in de vorm van een controleverklaring en een accountantsverslag. In bijlage 2 is de model-controleverklaring opgenomen. De controleverklaring en het accountantsverslag zijn bestemd voor de provincie en dienen uiterlijk binnen de termijnen vermeld in de subsidiebeschikking afgegeven te zijn. Controleprotocol Programma Stad en Regio 2012 Pagina 5 van 10

6 Het accountantsverslag bestaat uit de volgende drie onderdelen: - Controleverslag: dit bevat ten minste: een korte beschrijving van de controleaanpak en voor zover van toepassing: het totaalbedrag aan niet gecorrigeerde fouten en resterende interpretatiekwesties. - Verslag van het onderzoek naar het financieel beheer: de accountant rapporteert in zijn verslag over de door hem uitgevoerde werkzaamheden en de feitelijke bevindingen op het gebied van het financieel beheer. Ten slotte voegt de accountant de door hem/haar gewaarmerkte eindrapportage bij. Het sjabloon hiervoor is opgenomen in bijlage 3. Controleprotocol Programma Stad en Regio 2012 Pagina 6 van 10

7 BIJLAGE 1: Referentiekader regelgeving De basis voor de rechtmatigheidscontrole vormt het normenkader van de partner. Dat normenkader bevat onder meer de nationale en Europese weten regelgeving inzake aanbesteding en subsidieverlening. Bij de rechtmatigheidscontrole dient in ieder geval te worden betrokken: Nationale en Europese weten regelgeving over aanbesteding Bij het verstrekken van opdrachten aan derden dienen nationale en Europese weten regelgeving in acht te worden genomen. Deze weten regelgeving is van toepassing op aanbestedende diensten te weten: overheidsinstellingen (ministeries, provincies en gemeenten) en publiekrechtelijke organisaties en op de nutssector, waaronder energie- en openbaar vervoerbedrijven. Aanbestedende diensten moeten opdrachten met een geraamde waarde boven de toepasselijke drempelwaarde van de Europese aanbestedingsrichtlijnen. Wet- en regelgeving is aan wijzigingen onderhevig. Van toepassing zijnde regelgeving vindt u op: De betekenis van nationale en Europese weten regelgeving voor dit controleprotocol (in de zin van de toetspunten) wijkt niet af van de betekenis die zij hebben voor de controle van de jaarrekening van de partner als decentrale overheid. Europese weten regelgeving over staatssteun Voor het bereiken van een goed werkende interne markt is vrije mededinging tussen ondernemingen uit alle lidstaten essentieel. Als de provincie haar eigen bedrijfsleven met financiële maatregelen bevoordeelt ten opzichte van ondernemingen uit andere lidstaten kan dit concurrentievervalsend werken. In het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VwEU) zijn daarom staatssteunregels opgenomen. Steunmaatregelen van de overheid of met overheidsmiddelen bekostigd, die de mededinging door begunstiging van bepaalde ondernemingen of bepaalde producties vervalsen of dreigen te vervalsen en die het handelsverkeer tussen de lidstaten ongunstig beïnvloeden, zijn onverenigbaar met de interne markt (artikel 107, lid 1 van het VwEU). Het gaat daarbij bijvoorbeeld om subsidies aan ondernemingen of het verstrekken van een lening aan een onderneming onder gunstigere voorwaarden dan de markt dit zou doen. Staatssteun is dus verboden, maar dit verbod is niet absoluut en onvoorwaardelijk. In veel gevallen is staatssteun toegestaan. Dit is nader uitgewerkt in Europese regels. De partner dient bij subsidiëring na te gaan of er sprake is van staatssteun. Hierbij moet worden gekeken naar de totale overheidsbijdrage (dus in ieder geval de bijdrage van de partner en de provinciale bijdrage). Indien sprake is van staatssteun, dienen de Europese regels ten aanzien van staatssteun te worden toegepast. Voor nadere informatie wordt verwezen naar: - (tabblad Dossiers onderdeel Staatssteun ) - Op de site van de Rijksoverheid: Provinciale regelgeving Op de provinciale subsidie is van toepassing: - Subsidieregeling meerjarenprogramma s Gelderland Algemene subsidieverordening Gelderland Deze regelgeving treft u aan op (zoeken op: regelgevingsbank). Controleprotocol Programma Stad en Regio 2012 Pagina 7 van 10

8 BIJLAGE 2: Voorbeeldtekst goedkeurende controleverklaring bij het financieel verslag. Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Afgegeven ten behoeve van de provincie Gelderland Aan: Opdrachtgever Wij hebben het, in dit accountantsverslag opgenomen en door ons gewaarmerkte, financieel verslag, [onderdeel van de aanvraag tot vaststelling] inzake de subsidie in het kader van het Programma Stad en Regio /2017 met het zaaknummer (zaaknummer) van (naam partner) [voor andere partners dan gemeenten: te (statutaire vestigingsplaats)] over (periode/jaar), gecontroleerd. Het financieel verslag is opgesteld door het bestuur van de partner. Verantwoordelijkheid van het bestuur Het bestuur van (naam partner) is verantwoordelijk voor het opstellen van het financieel verslag in overeenstemming met de voor de uitvoering van het Programma Stad en Regio /2017 van toepassing zijnde regelgeving. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opstellen van het financieel verslag mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over het financieel verslag op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol Programma Stad en Regio Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat het financieel verslag geen afwijking van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in het financieel verslag. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico s dat het financieel verslag een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opstellen van het financieel verslag door de partner, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van de partner 1. Een controle omvat tevens het evalueren van de toepassing van de gebruikte grondslagen voor het financieel verslag. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel Naar ons oordeel geeft het financieel verslag de inkomsten en uitgaven in alle van materieel belang zijnde aspecten juist en volledig weer en zijn deze tot stand gekomen in overeenstemming met de relevante weten regelgeving als genoemd in de beschikking en in het Programma Stad en Regio Controleprotocol Programma Stad en Regio 2012 Pagina 8 van 10

9 Verenigbaarheid van het inhoudelijk verslag met het financieel verslag Voor zover wij dat kunnen beoordelen, is het inhoudelijk verslag verenigbaar met het financieel verslag. Beperking in gebruik en verspreidingskring Het financieel verslag is opgesteld om (naam partner) in staat te stellen te voldoen aan de relevante weten regelgeving als genoemd in de beschikking en in het controleprotocol Programma Stad en Regio Hierdoor hoeft het financieel verslag niet geschikt te zijn voor andere doeleinden. Dit doet geen afbreuk aan ons oordeel. Het financieel verslag en onze controleverklaring zijn uitsluitend bedoeld voor (naam partner) ter verantwoording aan de provincie Gelderland en kunnen derhalve niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Ondertekening Plaats en datum Naam accountantspraktijk Naam accountant Paraaf voor waarmerkingsdoeleinden Bijlage a: accountantsverslag Bijlage b: gewaarmerkt voortgangsverslag 2013 of gewaarmerkte aanvraag tot vaststelling Controleprotocol Programma Stad en Regio 2012 Pagina 9 van 10

10 Bijlage 3: voortgangsverslag 2013 of gewaarmerkte aanvraag tot vaststelling Rapportagemodel Partner Meerjarenprogramma Zaaknummer subsidiebeschikking Datum subsidiebeschikking Rapportage betreft Totaal financieel Totale subsidiabele kosten/uitgaven Financiering/inkomsten: - provincie Gelderland - partner - derden Stad en Regio /2017 Verslag inhoudelijke en financiële voortgang over de periode t/m 31 december 2013 (ijkmoment) Aanvraag tot subsidievaststelling (gehele verslagperiode) Verslag inhoudelijke en financiële voortgang over andere periode dan hierboven genoemd (zonder controleverklaring) Begroot (1) Gerealiseerd Programma 1 Doel(en) Inhoudelijk Resultaten Maatschappelijke effecten Financieel Totale subsidiabele kosten/uitgaven (2) Financiering/inkomsten: - provincie Gelderland - partner - derden Toelichting / bijzonderheden (3): Beoogd (1) Begroot (1) Behaald Gerealiseerd Programma 2 Doel(en) Inhoudelijk Resultaten Beoogd Behaald Maatschappelijke effecten Financieel Totale subsidiabele kosten/uitgaven Financiering/inkomsten: - provincie Gelderland - partner - derden Toelichting / bijzonderheden: Begroot Gerealiseerd (1) Als basis hiervoor geldt hetgeen is opgenomen de programma-fiches en door de provincie goedgekeurde aanpassingen in de programma-fiches. (2) In de subsidiebeschikking zijn de totale kosten opgenomen. Deze geraamde kosten zijn de totale geraamde subsidiabele kosten, die horen bij de te behalen resultaten. Ze zijn de som van de geraamde bijdragen van de partner, derden en provincie. In statenvoorstel PS pag. 11 is het begrip cofinanciering toegelicht. (3) In deze ruimte kan een verzoek tot aanpassing van de beoogde activiteiten of resultaten worden gedaan. Ook kan worden verzocht om middelen van het ene programma in te zetten voor het andere; dan het kopje Verzoek tot aanpassing programma opnemen in de kolom Beoogd / Begroot. De rapportage dient overeenkomstig het model te worden ingediend. De opmaak mag in excel of Word. Controleprotocol Programma Stad en Regio 2012 Pagina 10 van 10