En ook: Bent u klaar voor de cloud? Uw nieuwe databaseplatform Veilige opslag en nieuwe mogelijkheden

Transcriptie

1 M a m u t M a g a z i n e Z o m e r H e t k l a n t e n t i j d s c h r i f t g e r i c h t o p h e t v e r e e n v o u d i g e n v a n u w w e r k d a g Bent u klaar voor de cloud? Uw nieuwe databaseplatform Veilige opslag en nieuwe mogelijkheden Microsoft Office 2010 Toegenomen flexibiliteit via internet Bedrijfsstatus via het web Nieuwe Mamut Online Desktop biedt volledige controle Reach Your Goals! En ook: Gebruikerstips Product onder de loep

2 2 M Editorial / Inhoud a m u t M a g a z i n e Z o m e r Dave Kroder Country Manager Nederland, Mamut Software BV Technologie als concurrentievoordeel Technologie ontwikkelt zich in een razend tempo en om zo efficiënt en winstgevend mogelijk te blijven werken, heeft u als de beslissingsverantwoordelijke binnen uw bedrijf de taak om geïnformeerd te blijven over de laatste ontwikkelingen. De meeste van ons hoeven niet op de hoogte te zijn van de details in de techniek achter de oplossingen die we dagelijks gebruiken. U dient u daarentegen te richten op het gebruik, en op welke oplossingen uw werkdag kunnen vereenvoudigen. Een voorbeeld daarvan is de upgrade van onze klanten naar Microsoft SQL Server waar een schaalbare en efficiëntere gegevensverwerking voldoende voor u zijn. Lees in dit magazine meer over waarom wij de keuze hebben gemaakt om onze gebruikers te upgraden naar dit platform. Hoofdartikelen Bent u klaar om in de cloud te werken? THema: TeCHNologie In de media wordt er veel gesproken over het werken in de cloud. Mamut is als een van de eersten klaar om Windows Azure van Microsoft in gebruik te nemen. Dit biedt direct voordelen ten aanzien van het vereenvoudigen van uw werkdag. Microsoft Office 2010 via het web THema: Inzicht Microsoft Office 2010 is de eerste oplossing van de bekende softwareleverancier waarbij software en online diensten worden gecombineerd in één pakket. Daarnaast treft u tevens een reeks van andere nieuwtjes aan die u meer flexibiliteit zullen geven. Nieuw databaseplatform geeft nieuwe mogelijkheden THema: Kennis De overgang naar Microsofts robuuste databaseoplossing Microsoft SQL Server, geeft Mamut gebruikers meer veiligheid, verbeterde stabiliteit en nieuwe mogelijkheden Andere inhoud Nieuwe oplossingen van Mamut 08 Bedrijfsstatus op het internet Profiel 14 Parrots Avenue: Overal werken met Mamut One Product onder de loep 16 Mobiel planningshulpmiddel verbetert de winstgevendheid Gebruikerstips 18 Versie 12 bevat een hoop nieuwe functionaliteit voor het vereenvoudigen van uw werkdag Over Mamut Mamut (OSE MAMUT ) werd opgericht in 1994 en is een toonaangevende leverancier van ERP, CRM en internet gebaseerde oplossingen voor kleine en middelgrote ondernemingen in Europa. Mamut biedt complete en gebruiksvriendelijke oplossingen aan tegen de beste prijs/kwaliteit verhouding met geïntegreerde oplossingen voor de boekhouding, verkoopondersteuning, relatiebeheer (CRM), inkoop/logistiek, werknemers, projectbeheer, e-commerce, domeinen, en webhosting. Meer dan gebruikers vereenvoudigen hun werkdag met Mamut. Aanvullende informatie over Mamut en haar producten vindt u op Over Mamut Magazine Mamut Magazine is Mamuts klantentijdschrift met focus op het vereenvoudigen van de werkdag van onze gebruikers. Copyright 2010 Mamut. Alle rechten. Eventuele fouten en/of wijzigingen voorhouden. Uitgever Mamut Software BV, Postbus 22051, 1100 CB Amsterdam Zuid-Oost. Telefoon: , Fax: , magazine@mamut.com Internet: Hoofdredacteur: Stig Grøndahl Projectleider: Elizabeth Aitken Design/lay-out: Jannicke Valen Productie/ontwikkeling: Mamut Software BV Druk: Media Graphic Dit drukwerk voldoet aan de milieueisen van de ISO norm. Spar Spaar miljøet het milieu og legg en leg magasinet dit tijdschrift til na het lezen bij het oud papier. gjenvinning når det er lest ferdig.

3 Bedrijfsnieuws M a m u t M a g a z i n e Z o m e r U kunt aannemen dat uw concurrenten er alles aan doen om voordelen van nieuwe technologieën te benutten om zo hun eigen situatie te verbeteren. Om niet achterop te raken is het een vereiste dat u hetzelfde doet. Mamut heeft zich jarenlang gefocust op het vertalen van technologie naar gebruiksvriendelijke en innovatieve oplossingen. In deze editie van ons magazine kunt u lezen over Windows Azure en hoe Mamut als één van de eerste ondernemingen in Europa gebruik maakt van deze cloudapplicatie, iets waarvan u als gebruiker zult profiteren door middel van meer functionaliteit, beter gebruik en een lagere prijs. De nieuwe versie van Mamut Online Desktop geeft u meer flexibiliteit in uw werkdag en nog uitgebreider web-based toegang tot transactieregistraties en de kerngetallen in uw bedrijf, waar u zich ook bevindt. Windows Azure en Mamut Online Desktop zijn beide centrale elementen van onze Software + Services-strategie, en tevens voorbeelden van hoe u nog eenvoudiger kunt profiteren van onze online services voor onder andere opslag van en toegang tot uw bedrijfsgegevens, waar en wanneer het u uitkomt. Het is belangrijk dat u de technologie serieus neemt! Wees innovatief; lig voor op uw concurrenten door de nieuwste oplossingen te gebruiken. Dit is eenvoudiger dan u denkt, en wij van Mamut zijn er om u daarbij te helpen. Veel leesplezier! Met vriendelijke groeten, Mamut geeft Mac-gebruikers in Groot-Brittannië een nieuw alternatief met het uitbrengen van AccountEdge-producten. Mamut One wint SME Best Choice Award 2009 De winnaars van de Best Choice Award 2009 zijn zorgvuldig geselecteerd door de redacteurs van WINMAG Pro magazine. WINMAG Pro zet hun reputatie op het spel bij het kiezen van de winnaars terwijl de naam van de prijs al genoeg zegt: De winnaars zijn gekozen als de beste in hun vak. Mamut One is gekozen als de beste SaaS-oplossing op de markt. Mamut kwam onlangs met drie nieuwe producten voor het Mac-platform in Groot-Brittannië, in de portfolio Mamut Business Software; Mamut AccountEdge, Mamut account- Edge Plus en Mamut AccountEdge Plus Network Edition. De nieuwe producten zijn onderdeel van de langdurige strategische samenwerking met Acclivity, welke een internationale ontwikkelaar is van de met prijzen bekroonde administratiesystemen in de AccountEdge-serie. Mamut onderscheidt partners met Partner Excellence Awards Schiphol Rijk, 11 januari 2010, Mamut heeft de winnaars van de Nederlandse Mamut Partner Excellence Awards 2009 bekendgemaakt. Voor het tweede achtereenvolgende jaar is Solidion ICT Solutions Mamut Partner of the Year geworden. De Mamut Integrator of the Year 2009 is wederom RedAnt Internet Solutions. Nieuwkomer fects Business Solutions is New Partner of the Year. Bezoek voor meer nieuws

4 4 M Technologie a m u t M a g a z i n e Z o m e r Mamut is kla ar voor de Er wordt de laatste tijd in de media veel gesproken over in de cloud werken, en met name om hoe online opslagruimte de manier waarop we werken zal veranderen. Als één van de eerste Microsoft-partners in de wereld, is Mamut al klaar voor Microsofts cloud-applicatie Windows Azure. Lees verder wat dit voor u in de praktijk zal gaan betekenen. eb-based opslagruimte W is niets nieuws, hier bestaan al meer dan 10 jaar verschillende oplossingen voor. Wat wel nieuw is, en wat cloud-applicaties spannend maken, is wanneer ze Eenvoudig gezegd is een cloud-applicatie naadloos geïntegreerd zijn met gegevenshulpmiddelen die u opslag van uw gegevens op een veilige dagelijks gebruikt, zoals Microsoft Office en Mamut One. online server, zodat deze waar u ook bent, beschikbaar zijn voor u. Dit opent een geheel nieuwe wereld aan mogelijkheden, maar ook enkele uitdagingen. Een monteur bijvoorbeeld, kan direct naar de klant gaan, zijn werk doen, en bijvoorbeeld het aantal gewerkte uren en gebruik van materiaal via zijn smartphone rapporteren. Via de telefoon krijgt hij direct zijn planning en kan hij gelijk door naar de volgende klant, zonder eerst langs kantoor te hoeven, zoals voorheen. Op kantoor heeft de manager volledig overzicht over de locaties van alle werknemers, en ziet wanneer ze vrij zijn voor hun volgende opdracht, zonder daarvoor naar kantoor te hoeven. Via een smartphone of laptop kunnen de troepen aangestuurd worden, ongeacht de locatie. In de praktijk betekent dit dat gegevens zowel lokaal in een administratiesysteem opgeslagen zijn, als op een online server. Deze gegevens worden doorlopend gesynchroniseerd, en zijn daarom 24 uur per dag up-to-date en beschikbaar, Ander spannend nieuws dat met Microsoft Office 2010 uitkomt, waar u zich ook bevindt. is de web-based versie van het hoofdprogramma in het Officepakket. Hiermee kunt u documenten online opslaan, en aan hetzelfde document werken, vanuit de volledige versie van Microsoft Word op uw computer, of via een webbrowser met Office WebApps. De webversie van Office zal beperkter zijn in functionaliteit dan de softwareversie. Voor groter en zwaarder werk zult u daarom nog steeds de lokaal geïnstalleerde software gebruiken. De webversie is handig voor het maken van kleine wijzigingen, en vooral ook voor het kunnen uitwisselen van documenten met andere bijdragers.

5 Technologie M a m u t M a g a z i n e Z o m e r cloud met Windows Azure Zo werkt Windows Azure Microsoft beschrijft Windows Azure als een web-based besturingssysteem, waar softwareontwikkelaars relatief eenvoudig de volledige software, of delen daarvan, in de cloud beschikbaar kunnen maken. Om dit in werking te stellen heeft Microsoft een solide reeks opslagoplossingen, hulpmiddelen en services ontwikkeld die ontwikkelaars kunnen gebruiken om webversies te maken van hun software. Opslag staat centraal in Azure, en Microsoft biedt hier een uitgebreide reeks mogelijkheden. Voor algemene opslag van documenten tot aan foto s en video heeft Microsoft een nieuw opslagconcept ontwikkeld, dat Blob genoemd wordt. Dit is een efficiënt soort block-based opslag, die het mogelijk maakt om grote hoeveelheden gegevens te hanteren. Voor een meer structurele opslag kunnen tabellen gebruikt worden, maar deze moeten niet verward worden met traditionele relatiedatabases. Hiervoor heeft Microsoft een eigen Azureversie ontwikkeld van Microsoft SQL, die de mogelijkheid geeft tot een volledige SQL-opslag. H et eigenlijke Azureplatform bestaat uit vier hoofdbestanddelen; Windows Azure, Windows SQL Azure, Windows Azure Platform AppFabric, en een nieuw bestanddeel dat vooralsnog de codenaam Dallas draagt. De basisdienst op het Azureplatform is Windows Azure. Eenvoudig uitgelegd werkt dit ook als een online besturingssysteem met mogelijkheden voor opslag, hosting en administratie. Alle aspecten rondom veiligheid en toegangscontrole worden ook gehanteerd. Dallas is een nieuwe spannende applicatie die het inhoudsleveranciers mogelijk maakt om hun inhoud als service te leveren. Dat kan van alles zijn; van weermeldingen, alle typen nieuwsdiensten, tot entertainment- en kennisservices. Windows SQL Azure is een versimpelde online versie van het meest erkende databasehulpmiddel ter wereld. Windows Azure Platform AppFabric is een serie met diensten en hulpmiddelen die het softwareproducenten zoals Mamut eenvoudig maken hun bestaande oplossingen te verbinden met Windows Azure. Online of lokaal? Allebei graag! Één van de belangrijkste voordelen waarvoor Windows Azure de deuren opent is flexibiliteit. Analytici en overige media hebben lange tijd gediscussieerd over wat het beste is om de gegevenshulpmiddelen van een bedrijf lokaal op een computer of server geïnstalleerd te hebben, of om toegang te hebben tot de hulpmiddelen via online services. Voor beide oplossingen zijn er vele voor- en nadelen te noemen. De kracht achter lokaal geïnstalleerde software is altijd snelheid geweest, en ook de verwerkingskracht en functionaliteit waar geen enkele andere oplossing aan kan tippen. Typische voorbeelden zijn grote spreadsheets of zware boekhoudtaken, die minder geschikt zullen zijn om via een webbrowser uit te voeren. Daar tegenover staat dat web-based oplossingen een groot voordeel hebben met de blik op toegankelijkheid. Alles wat u nodig hebt is via internet en een webbrowser beschikbaar, zodat u met bedrijfskritische gegevens kunt werken. Het grote voordeel dat gebruikers zullen ervaren bij het gebruik van oplossingen gebaseerd op Windows Azure, zoals Mamut One, is dat u niet langer hoeft te kiezen. Uw gegevens zullen zowel lokaal als op internet beschikbaar zijn, zodat u als gebruiker zelf kunt bepalen wat de meest geschikte werkwijze voor u is. Deze hybride oplossing zal volgens Microsoft in de komende 10 jaar de toon zetten. Lees meer op

6 6 M Inzicht a m u t M a g a z i n e Z o m e r Microsoft Office 2010 als webversie geïntroduceerd Bij het uitbrengen van de nieuwe Microsoft Office 2010 voor de zomer, zal het de eerste oplossing van de softwaregigant zijn die software en web-based services in één pakket combineert. Voor de gebruiker betekent dit vrijheid om te kiezen waar u wilt werken. De bètaversie van Microsoft Office 2010 is al een tijd beschikbaar geweest, en wij hebben deze met grote interesse getest. Het is nu al duidelijk dat Microsoft gebruiksvriendelijkheid naar een hoger niveau heeft getild, maar het spannendste nieuws is misschien wel de introductie van Microsoft Office 2010 WebApps. Simpel gezegd is dit de webversie van Word, PowerPoint, Excel en OneNote. Het programma Outlook bestaat al in een webversie, en de vele ervaringen hiermee vinden nu hun weg naar de nieuwe Officedienst. Wat is nieuw in Microsoft Office 2010? Via internet documenten aanpassen en uitwisselen. Één van de belangrijkste verbeteringen in Office 2010 is de introductie van Office 2010 WebApps. Dit zijn web-based services die het u mogelijk maken documenten in Word, Excel en PowerPoint vanuit een webbrowser te wijzigen. Daarnaast wordt er ook een webversie uitgebracht van OneNote. Microsoft zorgt ervoor dat thuisgebruikers de cloud-applicatie SkyDrive kunnen gebruiken voor het online opslaan en uitwisselen van documenten. Bedrijven en andere organisaties die uitgebreidere functionaliteit wensen voor het online uitwisselen van informatie kunnen SharePoint 2010 gebruiken. Wijzig foto s, grafieken en video s in Word en PowerPoint. Het gebruik van foto s, grafieken en video s is flink verbeterd in deze versie van Microsoft Office. In PowerPoint kunt u nu eenvoudig video s importeren vanuit een bestand of bijvoorbeeld vanuit YouTube. U zult ook eenvoudig video s kunnen wijzigen, zoals bijvoorbeeld de lengte van de video, of slechts een deel van de videoclip tonen. Ook kunt u foto s bewerken vanuit PowerPoint of Word, en verschillende effecten toevoegen. SmartArts werd in Office 2007 geïntroduceerd als een gebruiksvriendelijk hulpmiddel om indrukwekkende grafieken in uw documenten te maken. Dit is nu flink uitgebreid met vele nieuwe figuren en diagrammen. Office 2010 op uw mobiele telefoon. Office 2010 kan nu op een Windows Mobile, iphone en een reeks andere smartphones gebruikt worden. Hier kunt u verschillende documenten en openen en wijzigen, in een mobiele versie van Outlook, Word, PowerPoint, Excel en OneNote. Betere zichtbaarheid in Excel In Excel 2010 vindt u nu een nieuwe functie die Sparklines heet. Dit zijn minigrafieken die in één cel passen, waar u bijvoorbeeld trends kunt tonen in een tabel. Dit is nog slechts één van de vele nieuwe functies die het u makkelijker maken visueel aantrekkelijkere spreadsheets te creëren.

7 Inzicht M a m u t M a g a z i n e Z o m e r Vereenvoudig uw werkdag door software en services te combineren Net als Mamut One heeft Microsoft een sprong in het diepe genomen door software en services te combineren. Gebruikers worden hierdoor vrijer in de keus hoe, en ook waar, ze willen werken. Velen brengen hun werkdag bij klanten door, daar waar het geld verdiend wordt. Door toegang te hebben tot alle belangrijke informatie via een webbrowser op een willekeurige computer of mobiele telefoon, hoeft u niet meer langs kantoor om het werk gedaan te krijgen. gesprekken die op kantoor beginnen, hoeven niet meer te wachten tot u terugbent van uw vergadering. Via uw smartphone kunt u eenvoudig de dialoog voortzetten terwijl u onderweg bent. Het resultaat is een efficiëntere en flexibelere werkdag, en in de meeste gevallen meer tevreden klanten. Zo verbetert u de voorwaarden voor een verhoogde winstgevendheid in uw bedrijf Sociaal netwerken in Outlook. Outlook 2010 is op verschillende manieren overzichtelijker geworden. Er is nu ondersteuning voor sociale netwerken zoals Facebook, LinkedIn en Windows Live. Wanneer u een opent van één van uw contacten, kunt u in hetzelfde scherm de laatste statusupdates in de verschillende sociale netwerken van deze persoon zien. Daarnaast is het een stuk eenvoudiger geworden om overzicht te houden over communicatie. Een nieuwe functie gesprekken ordent alle s in één overzicht, zodat u zowel uw antwoord als dat van uw contact ziet. Publiceer presentaties via internet. Wanneer u toegang hebt tot SharePoint 2010 kunt u vanuit PowerPoint 2010 live online presentaties publiceren en uitvoeren. Uw toeschouwers ontvangen via een uitnodiging voor de presentatie, en hoeven PowerPoint niet geïnstalleerd te hebben om de presentatie te kunnen bekijken. Met PowerPoint WebApps kan iedereen die toegang heeft tot internet en een webbrowser uw presentatie bekijken. Ideeën opslaan en uitwisselen op één plek. Office OneNote is voor velen een nog onbekend juweeltje geweest in Microsoft Office. Met OneNote kunt u eenvoudig al uw ideeën, actielijsten, notities en internetknipsels op één plek bewaren. In OneNote 2010 is het nog eenvoudiger geworden om informatie met anderen uit te wisselen. Thuisgebruikers kunnen via SkyDrive hun notitieblokken delen, en op die manier actielijsten, ideeën en notities uitwisselen. Bedrijven met toegang tot SharePoint kunnen hun notitieblokken met iedereen in de organisatie delen, en op die manier één gezamenlijke plek hebben voor het uitwisselen van informatie. Lees meer op

8 8 M Nieuwe oplossingen van Mamut a m u t M a g a z i n e Z o m e r Bedrijfsstatus Op het internet Als manager in een klein of middelgroot bedrijf hebt u vaak te weinig tijd voor de rapportage en analyse van de verschillende delen van uw bedrijf. Nu krijgt u een hulpmiddel dat uw werkdag op dit gebied vereenvoudigt. Mamut Online Desktop versie 2 voorziet u van een uitgebreid statusrapport direct op het internet, met behulp van het nieuwe rapport Bedrijfsstatus. Het maakt niet uit waar u zich bevindt; op kantoor, thuis, op reis of in een externe vergadering. Met behulp van deze status ziet u snel een actuele status over uw bedrijf. Het enige dat u nodig hebt is een internetverbinding en de laatste versie van Mamut One met Silver- of Gold-overeenkomst. Vereenvoudig de aansturing van uw bedrijf Mamut Online Desktop met de online Bedrijfsstatus geeft op diverse manieren de kracht van een Software + Services-oplossing weer, namelijk een oplossing welke lokaal geïnstalleerde software met online diensten combineert. Mamut Online Desktop maakt rapportages en geregistreerde transacties in het financiële systeem beschikbaar via het internet. Alle gegevens worden zowel in de lokale database als via het internet opgeslagen. Wijzigingen (bijvoorbeeld urenregistratie), lokaal of via het internet, worden continu op beide plekken bijgewerkt, zodat alle gebruikers op elk moment over de laatste informatie beschikken. Mamuts gebruiksvriendelijkheid ten opzichte van het activeren van de synchronisatie tussen het internet en de lokale database is uniek, en wordt gedaan in enkele klikken. Uw bedrijf hoeft niet te investeren in infrastructuur (zoals een webserver) of hulp bij de implementatie. Een internetverbindig is het enige dat nodig is. We kunnen wanneer we willen een situatiestatus zien. Met het oude systeem was dit onmogelijk door het grote aantal rapporten dat we moesten gebruiken om deze kerngetallen te verkrijgen. Jayne King, Mamut One-gebruiker Bedrijfsstatus via de webbrowser geeft toegang tot voortdurend bijgewerkte kerngetallen, direct vanuit uw Mamut-programma. Het gaat hierbij om onder andere informatie over resultaat, balans, omzet, liquiditeit, winstgevendheid en informatie over de belangrijkste klanten en artikelen en de vele grafische presentaties maken het eenvoudig om de ontwikkeling te zien. Meerdere van onze Mamut One-klanten hebben ervaren hoe bedrijfsstatus een belangrijk hulpmiddel is om het bedrijf effectief aan te kunnen sturen en zo onze doelen te behalen. Jayne King, van de Engelse klant Osteotech, die 18 gebruikers van Mamut One heeft, is erg

9 Nieuwe oplossingen van Mamut M a m u t M a g a z i n e Z o m e r tevreden met de gebruiksvriendelijke statusmogelijkheden die ze kreeg ten opzichte van het programma dat ze voorheen gebruikte. Met Mamut One kunnen we met één druk op de knop bijvoorbeeld in één venster onze grootste klanten, de kasstroom en uitstaande facturen zien. We kunnen wanneer we willen een situatiestatus zien. Met het oude systeem was dit onmogelijk door het grote aantal rapporten dat we moesten gebruiken om deze kerngetallen te zien, verklaart ze. Het Noorse reclamebureau Completto heeft ervaren dat de web-based analyse- en planningsfuncties in Mamut One zeer nuttig zijn voor de ontwikkeling van het bedrijf. Ik wil benadrukken dat ik met Mamut One extreem weinig tijd gebruik met het achterhalen van informatie; ongeacht of het klantinformatie is of een overzicht van inkomsten en kerngetallen. Daarnaast is de online jaarplanner heel nuttig om het bedrijf naar de toekomst te sturen, zegt bedrijfsleider Knut Westgaard. Eenvoudig delen van informatie Met Bedrijfsstatus via Mamut Online Desktop kiest u zelf eenvoudig welke perioden u wenst weer te geven en de informatie wordt overzichtelijk in een aantal statusboxen, in éen venster, weergegeven. Informatie kan eenvoudig met medewerkers of bestuursleden, die het programma wellicht niet dagelijks gebruiken, gedeeld worden. Met 16 statusboxen met grafische presentaties, meer dan 44 verschillende kerngetallen en vrije keuze over de grootboekrekeningen die u wenst te monitoren, kan deze rapportage eenvoudig aan uw wensen worden aangepast. Derhalve hebben alle managers met Bedrijfsstatus de mogelijkheid om de economische ontwikkeling van het bedrijf te volgen van dag tot dag en uur tot uur, ongeacht waar zij zich bevinden, zolang zij toegang hebben tot het internet. Dit is een belangrijk hulpmiddel om te evalueren hoe het bedrijf wordt aangestuurd ten opzichte van het bereiken van de doelen. Een Paar voordelen Snel en flexibel overzicht over de status van het bedrijf Eenvoudig toegang tot kerngetallen buiten het kantoor Eenvoudig informatie delen met personen die Mamut niet dagelijks gebruiken Kies zelf de perioden, kerngetallen en grootboekrekeningen die u wenst te analyseren Lees meer op

10 10 M Kennis a m u t M a g a z i n e Z o m e r

11 Kennis M a m u t M a g a z i n e Z o m e r Meer veiligheid en stabiliteit met een nieuw databaseplatform Vele Mamut-gebruikers hebben al een tijdje de nieuwe mogelijkheden van Mamut One in gebruik genomen, door lokaal geïnstalleerde software en web-based services te combineren. Een belangrijke reden waardoor dit mogelijk is, was de overgang naar Microsofts krachtige database-oplossing; Microsoft SQL Server.

12 12 Kennis Mamut Magazine Zomer 2010 SQL Microsoft Server Enterprise Is berekend op grote ondernemingen met grote databases en hoge eisen aan balans in ballast en gegevensverlies Standard Is geschikt voor afdelingen en het kleinen middenbedrijf. Workgroup Is speciaal ontwikkeld voor bedrijven die werken met meerdere locaties, waar de behoefte bestaat lokale kopieën van de bedrijfsgegevens te hebben. Express N a vele jaren discussiëren over wat het beste is voor de gebruiker; lokaal geïnstalleerde software of dezelfde programma s als service beschikbaar via internet, hebben toonaangevende softwareproducenten zoals Microsoft en Mamut besloten dat u moet kunnen kiezen u kunt beide krijgen. Dit is grotendeels mogelijk door het gebruik van online opslagoplossingen vooral bekend als Cloud Computing, en zo worden lokaal opgeslagen gegevens gesynchroniseerd met gegevens die online opgeslagen zijn. Dit geeft u een verhoogde veiligheid doordat uw bedrijfskritische gegevens op meerdere locaties tegelijkertijd worden opgeslagen, en tegelijkertijd opent het de deuren voor een wereld aan nieuwe mogelijkheden. Na de upgrade die Mamut heeft doorgaan naar een nieuw databaseplatform, is dit een wereld waar al onze gebruikers nu deel van uit kunnen maken. Uw belangrijkste bezit de database Bij het maken van een lijst van de belangrijkste bezitten van uw bedrijf zullen de meesten de grootste posten van de balans nemen, zoals gebouwen, machines en productiemateriaal. De realiteit is echter dat wanneer deze posten verloren zullen gaan, ze bij de meeste van ons goed verzekerd zullen zijn, en zoals vele materiële zaken, ze zeer snel vervangen kunnen worden. Onderzoeken hebben echter aangetoond dat als men de database met alle crediteureninformatie, administratieoverzichten en ook orders en facturen verliest, er maar weinig bedrijven zijn die langer dan drie maanden zullen overleven. Een speciale versie voor mobiele applicaties. Toegang tot altijd bijgewerkte klantinformatie, van de laatste orders, facturen, offerteaanvragen en lopende acties is zonder twijfel essentiële informatie, die voortdurend beschikbaar moet zijn, wil uw bedrijf een succes worden. In een modern administratiesysteem zoals Mamut Business Software ligt deze onmisbare informatie opgeslagen in een zogeheten relatiedatabase. Developer Mamut koos voor de Microsoft SQL Server Gratis versie die aan de behoeften van de meeste kleine en middelgrote bedrijven voldoet. Compact Een volledige versie speciaal ontwikkeld met het oog op ontwerp en ontwikkeling. Toen Mamut Business Software in 2001 op de markt werd gebracht, werd er gekozen voor een databaseoplossing die destijds duidelijke voordelen had. Maar sinds 2001 is er veel veranderd, en omdat Mamut een paar jaar later begon met de ontwikkeling van een eigen bedrijfsplatform voor het combineren van software en web-based services (Software + Services), was het een natuurlijke ontwikkeling om deze oplossing te herzien. De keuze viel vrij automatisch op Microsofts databaseoplossing Microsoft SQL Server, die geleverd wordt in verschillende variaties, zoals die in een eigen versie voor Microsofts nieuwe cloudapplicatie Windows Azure met alle nieuwe mogelijkheden die dat met zich meebrengt. Microsoft SQL Server wordt gezien als s werelds meest gebruikte databasehulpmiddel, en Microsoft investeert jaarlijks aanzienlijk in zowel onderhoud als upgrades.

13 Kennis M a m u t M a g a z i n e Z o m e r Krachtiger en met minder fouten Één van de grootste voordelen aan de keuze voor Microsoft SQL Server als databaseoplossing is dat het in verschillende versies beschikbaar is, afhankelijk van de behoefte. Meestal zal de Express-versie volstaan, die gratis bij Mamut geleverd wordt, en aan de eisen van de meeste Mamut-gebruikers voldoet. Heeft u behoefte aan een uitgebreidere versie, dan kunt u probleemloos upgraden. Voor de meeste Mamut-gebruikers zal het niet nodig zijn om zich met databaseonderhoud of optimalisering bezig te houden; alles wordt automatisch door het programma uitgevoerd. Een upgrade vanaf eerdere versies zal voor de meeste gebruikers van Mamut pijnloos verlopen zijn. Één van de grote voordelen aan Microsoft SQL Server is de uitgebreide functionaliteit voor het controleren van gegevens op fouten. Enkele Mamut-gebruikers hebben daardoor tijdens de upgrade ervaren dat fouten gevonden en verbeterd werden. In de meeste gevallen wordt dit automatisch uitgevoerd, maar in enkele gevallen is er assistentie van het Mamut Supportcenter nodig geweest. Een andere spannende functie die met de nieuwe databaseoplossing meekomt is de functie voor automatische optimalisatie. Dit betekent dat de werking zichzelf over tijd zal verbeteren, doordat de gegevens langzaam maar zeker beter geordend worden. Open voor nieuwe mogelijkheden Een belangrijk argument voor Mamut op het moment dat de keuze op Microsoft SQL Server viel, waren de al bestaande plannen om de databaseoplossing in Windows Azure op te nemen. Voor Mamut betekende dit dat we niet hoefden te investeren in de ontwikkeling van een cloudapplicatie voor de database, maar dat we de SQL server konden gebruiken om handige hulpmiddelen te ontwikkelen, die zullen bijdragen aan het vereenvoudigen van de werkdag van onze gebruikers. Mamut heeft een aantal web-based hulpmiddelen en services ontwikkeld (en zal deze blijven ontwikkelen) die via de flexibiliteit in Microsofts SQL-database het op ieder moment mogelijk maakt gegevens te gebruiken uit uw Mamut administratiesysteem. Dit kunnen de laatste verkoopresultaten zijn, maar bijvoorbeeld ook de geregistreerde uren die bij een klant zijn gemaakt. Dit maakt de weg vrij voor nieuwe mogelijkheden als het gaat om het kiezen van de manier waarop u wenst te werken. Een aantal van deze hulpmiddelen zijn beschikbaar via een webbrowser, en andere kunt u zelfs gebruiken vanaf een mobiele telefoon. Mamuts nieuwe Vlaggenschip Mamut komt met een nieuwe oplossing die ontworpen is voor de bovenkant van het segment in het midden- en kleinbedrijf; Mamut One Platinum. Dit is ons vlaggenschip in de productportfolio binnen ERP-oplossingen, en is onlangs uitgebracht op de internationale IT-beurs CeBIT 2010 in Hannover. De oplossing is gebaseerd op Mamuts bekroonde software + servicesconcept, en bevat een reeks uitgebreide softwareoplossingen en naadloos geïntegreerde web-based services. De oplossing bevat ook Microsoft SQL Workgroup Edition en uitgebreide Platinum VIP Support. Daarnaast zullen ook toegewijde partners helpen bij de implementatie die voor ieder type bedrijf wordt aangepast. Vergeleken met andere oplossingen op de markt heeft Mamut One Platinum een gunstige prijsstructuur die bedrijven met meer dan vijf gebruikers in de ERP-oplossing meer waar voor hun geld bieden. Zie voor meer informatie. Als gebruiker is het onwaarschijnlijk dat u zelf de SQL-database zult gaan aanpassen. Waar u wel van zult kunnen profiteren, zijn de vele mogelijkheden die vrijkomen wanneer uw bedrijfsgegevens zowel lokaal als in de cloud beschikbaar zullen zijn. Bezoek voor meer informatie

14 14 M Profiel a m u t M a g a z i n e Z o m e r Parrots Avenue: Overal werken met Mamut One Marco van Eijbergen heeft twee bedrijven; Global Parrot en Parrots Avenue. Met Global Parrot importeert en exporteert hij papegaaibenodigdheden vanuit Canada en de VS naar bedrijven en detaillisten in onder andere de Benelux, Duitsland, Denemarken en Frankrijk. Parrots Avenue is vooral gericht op de particuliere markt in Nederland. Zijn administratie hield hij eerst bij in Excel, maar op den duur ging hij op zoek naar een omvangrijker programma waarin hij zowel zijn administratie als zijn verkopen, contacten etc. in kon bijhouden. Zo kwam hij al gauw bij Mamut terecht: Mamut is een prettig geprijsd en volledig geïntegreerd programma; alles is aan elkaar gekoppeld, dit werkt zeer plezierig. Het feit dat met Mamut One alles online beschikbaar is, geeft veel voordeel. Mamut One is erg divers en geeft mijn bedrijf mogelijkheden om overal te kunnen werken. Ik sta veel op beurzen door het hele land, het is dan handig om met BusinessMail overal en altijd mijn en agenda via mijn telefoon te kunnen checken en klanten direct antwoord te kunnen geven. Doordat Mamut One een totaaloplossing is, heb je alles in één systeem, met één factuur. Dit bespaart tijd en kosten. Met Mamut One heb je alle informatie op één plek, ik win hier een hoop tijd mee. Doordat je niet in verschillende programma s naar bijvoorbeeld de voorraad of een verkooporder hoeft te zoeken. De klant merkt dit verschil ook; die hoeft niet te wachten en is daardoor sneller geholpen. Mamut One heeft met de integratie een groot voordeel op andere leveranciers vertelt Marco van Eijbergen enthousiast. Een stukje extra service Omdat ik veel zaken doe met het buitenland is het prettig om facturen en dergelijke in de taal van de klant/leverancier te kunnen versturen. Met Mamut One kan dit, zonder dat ik tijd in de vertaling hoef te stoppen. Ik kan per klant of leverancier niet alleen de betreffende taal, btw of valuta instellen, maar ook kortingen of productvoorkeuren. Hierdoor kan ik mijn klanten nog beter bedienen aldus een tevreden Marco. Één pakket, één factuur Doordat Mamut One een totaaloplossing is, heb je alles in één systeem, met één factuur. Je hoeft geen verschillende pakketten voor relatiebeheer of boekhouding aan te schaffen; alles zit erin. Dit scheelt in tijd en in kosten. Zelfs de klant heeft hier voordeel van; doordat bijvoorbeeld de webshop met Mamut One geïntegreerd is, kunnen ze direct zien of een artikel nog op voorraad is. Online betalingen werken tevens direct door in de administratie. Zo heeft zowel de klant als ik een beter overzicht.

15 Profiel M a m u t M a g a z i n e Z o m e r Met Mamut One kan ik mijn klanten een stukje extra service bieden, zonder dat het mij extra werk kost. Mooie website Ik ben op dit moment bezig met het creëren van een nieuwe website met Mamut ez Publish, vertelt Marco van Eijbergen. Het is zeer eenvoudig om een mooie professionele website te maken. Vooral het uploaden van foto s en video s is een leuke extra van het pakket. Doordat het helemaal niet moeilijk is is om nieuwe producten of nieuws te publiceren zal ik vaste klanten nog meer kunnen betrekken en bij de ontwikkeling op het gebied van papegaai- en parkietbenodigdheden, en daarmee een nog betere service kunnen bieden. Mamut One maakt flexibel werken werkelijkheid. ProfiEl: Bedrijf: Parrots Avenue Web: Activiteiten: Inkoop en verkoop van papegaaibenodigdheden Aantal medewerkers: 1 medewerker Aantal gebruikers: 1 gebruiker Systeem: Mamut One Silver Daarom hebben wij voor Mamut gekozen: > Overal toegang tot informatie > Alles in één pakket > Goede prijs-kwaliteitverhouding Resultaten: > Meer flexibiliteit > Betere service naar klanten toe > Altijd en overal geïnformeerd zijn Lees meer klantenervaringen op

16 16 M Product onder de loep a m u t M a g a z i n e Z o m e r Mobiel planningshulpmiddel verbetert de winstgevendheid Door de administratie in Mamut bij te houden besparen we zo n zes uur op een dag. Eric Minkhorst, Schoonmaakgilde Zo wordt uw werkdag eenvoudiger en efficiënter met Mamut Bekijk een compleet overzicht van de dagelijkse doelen Wijzig de status tijdens afspraken en opdrachten die plaatsvinden Maak bij de klant een bestelling met artikelen aan ServiceSuite Planning > Krijg een overzicht van vergaderingen, nieuwe opdrachten en afspraken > Plaats en tijden met details > Op kantoor is doorlopend de status van activiteiten te volgen > Volledig overzicht van voorraad op kantoor en voor medewerkers op locatie.

17 Product onder de loep M a m u t M a g a z i n e Z o m e r Mamut ServiceSuite Planning is een online planningshulpmiddel speciaal ontwikkeld voor medewerkers die buiten de deur werk uitvoeren en gebaat zijn bij toegang tot up-to-date informatie en de mogelijkheid voor het registeren van nieuwe opdrachten De resultaten van het toegankelijk maken van data en opdrachtregistreringen op de mobiele telefoon, PDA of laptop zullen direct merkbaar zijn door middel van een effectievere tijdsbesteding en professionelere klantenopvolging. De werkdag wordt zodoende eenvoudiger en met meer winstgevendheid tot gevolg. Eenvoudiger toegang tot informatie Mamut ServiceSuite kan onafhankelijk van andere systemen gebruikt worden, maar het is een groot voordeel om de informatie met uw eigen Mamut administratiesysteem te synchroniseren. Dit planningshulpmiddel geeft kleine en middelgrote bedrijven een mobiele werk plaats voor service- en consultancywerkzaamheden. U krijgt te allen tijde een overzicht van gemaakte afspraken, planningen van nieuwe afspraken en opdrachten, informatie met betrekking tot verkopen, materiaal, klanten, leveranciers, beschikbare medewerkers en nog veel meer. Daarnaast krijgen medewerkers onder andere een volledig overzicht van prijzen en artikelen, welke afspraak ze dienen uit te voeren en waar en bij wie die opdracht zal zijn Registreer uitgevoerde opdrachten > Geef direct de status door aan het kantoor Geef het aantal gewerkte uren en complete beschrijving van de opdracht door > Urenregistratie van opdracht overboeken naar het kantoor > Direct overboeken naar de boekhouding Routinewerk effectiever uitvoeren Uw bedrijf zal al gauw ondervinden dat routinetaken sneller uitgevoerd worden met een online samenwerkingshulpmiddel. Servicemedewerkers op klantenbezoek kunnen bijvoorbeeld snel en eenvoudig een nieuwe order registreren met het aantal uur dat ze gewerkt hebben alsmede het materiaal en de artikelen die daarbij zijn gebruikt, uiteraard met hierbij de goedkeuring van de klant. De administrateur op het kantoor kan vervolgens eventueel de factuur direct uitsturen. Daarnaast is er op kantoor een volledig overzicht van alle gemaakte afspraken van medewerkers, het werk dat gedaan moet worden en de actuele status van deze opdrachten - zodoende is het een fluitje van een cent om nieuwe en gewijzigde opdrachten te coördineren. Met behulp van de inventarisatiefunctie en barcodelezer is het zeer eenvoudig om de artikelen in uw magazijnen te tellen. Een efficiëntere werkdag Door Mamut ServiceSuite is onze werkdag een stuk soepeler. De medewerkers op de weg kunnen via hun telefoon realtime bestellingen en afspraken wijzigen en inzien, waardoor iedereen, op kantoor en onderweg, altijd up-to-date is. Ook is het handig dat de Laat de klant het werk direct goedkeuren d.m.v. een handtekening op de PDA > De opdracht is onmiddellijk klaar om gefactureerd te worden. klant direct in het scherm een handtekening kan zetten. Daarnaast scheelt het heel veel tijd met invoerwerk en het is minder foutgevoelig. Ook de combinatie met de verschillende modules in Mamut Enterprise maakt alles efficiënter. Urenregistraties en verkoopfacturen bijvoorbeeld zijn direct bijgewerkt. Zodra de order geplaatst is, is de planning klaar en kunnen we zelfs de route naar de klant vanuit Mamut uitdraaien, vertelt Eric Minkhorst. Enkele voordelen Beter overzicht en gebruik van uw tijd Voorkom papierwerk en dubbele registratie Betere en professionele klantenservice Ondertekening van uitgevoerd werk van de klant op uw PDA automatische overboeking naar uw administratiesysteem voor snelle facturering Beter overzicht van voorraad en bestellingen minder kapitaalbinding ten aanzien van de voorraad Betere cash-flow en betere basis om winstgevendheid te verbeteren. Bezoek voor meer informatie

18 18 M Gebruikerstips a m u t M a g a z i n e Z o m e r Deze editie van Gebruikerstips geeft u een aantal voorbeelden van nieuwtjes met de komst van de laatste versie van uw Mamut-programma. Versie 12 vereenvoudigt uw werkdag, en wij raden u daarom aan om te updaten naar de laatste versie indien u dat al niet heeft gedaan. Mamut Online Desktop Nieuws! Bedrijfsstatus in Mamut Online Desktop Bedrijfsstatus geeft u via internet overzicht over uw belangrijkste financiële getallen. De cijfers worden voortdurend bijgewerkt met de gegevens in Mamut Business Software. Zo gebruikt u Bedrijfsstatus: U dient eerst in te loggen op Daarna kiest u Werkgebieden Bedrijfsstatus. Indien u al eerder heeft ingelogd zult u dezelfde data zien als de laatste keer dat u uit Bedrijfsstatus uitlogde. Indien u ook de gegevens wilt meenemen die daarna zijn geregistreerd, dan dient u op Bijwerken te klikken. Met behulp van de tijdlijn (1-12) kunt u perioden selecteren. Direct wanneer de selectie wijzigt zal de knop Selectie wijzigen verschijnen. Klik hierop als u de gewenste selectie hebt gemaakt, zodat de getallen bijgewerkt worden. De meeste informatieboxen hebben de knop Deze box configureren aan de linkerzijde van het venster. Door hierop te klikken krijgt u de mogelijkheid andere financiële gegevens en rekeningen te bekijken. In alle vensters vindt u de knop Deze box verbergen, welke handig is als u niet alle informatie wilt laten zien. Om deze box weer te tonen klikt u op Normale weergave herstellen. In de meeste vensters vindt u ook de knop Deze box gedetailleerd weergeven. De box zal dan over het hele venster openen, en in de boxen met getallen (geen grafieken) krijgt u gedetailleerdere informatie gepresenteerd. Mamut Online desktop Nieuws! Hoe voer ik uren in Mamut Online Desktop in? Bij het gebruik van Urenregistratie in Mamut Online Desktop krijgt u een webbased overzicht over de urenstaten in uw bedrijf. Hier kunt u urenstaten creëren, bekijken en wijzigen, waar en wanneer u maar wilt. In slechts enkele seconden zal de nieuwe informatie gesynchroniseerd zijn met uw Mamut-programma, en omgekeerd. Zo registreert u een urenstaat: 1. Log in op Mamut Online Desktop, vanuit uw Mamut-programma of op 2. Ga naar Werkgebieden en kies Urenregistratie 3. Klik in het flowdiagram dat nu verschijnt op Nieuwe urenstaat 4. Voeg een omschrijving toe en vul de betreffende velden op de urenregel in. 5. Wenst u meerdere urenregels, klik dan op de knop Nieuwe toevoegen. Deze vindt u aan de rechterzijde, boven de eerste urenregel. Wanneer u een urenregel wilt verwijderen, dient u naar het eind van de urenregel te scrollen en op de knop te klikken. 6. Wanneer u klaar bent met het registreren van uren, kunt u met behulp van de knoppen hieronder kiezen of u slechts wilt Opslaan of dat u ze wilt Voltooien 7. Wanneer de urenstaat voltooid is, heeft u de mogelijkheid deze te Goedkeuren of Weigeren. Wanneer de urenstaat naar andere modules wordt overgedragen, dan zal deze na goedkeuring de status Klaar voor overdracht krijgen. Let op: Het is niet mogelijk om urenstaten naar andere modules in Mamut Online Desktop over te dragen, dit is iets dat in uw Mamut-programma dient te gebeuren. Bezoek voor meer gebruikerstips

19 Gebruikerstips M a m u t M a g a z i n e Z o m e r Mamut verkoopmodule Mamut boekhouding Registreer interne informatie over het offerte-/verkoopproces In Mamut Business Software kunt u interne informatie toevoegen die gerelateerd is aan offerte-/verkoopprocessen. Op die manier kunt u eenvoudig blijven zien waar in het proces uw offertes zich bevinden. Indien u een lijst wilt zien van alle offertes, met dezelfde informatie die u hebt toegevoegd, kunt u vanuit de rapportmodule eenvoudigweg een Offertelijst afdrukken. Selecteer Beeld Order/Factuur /Offerte Offerte. Onder het tabblad Diversen kunt u Offertegegevens registreren. Beschikbare velden zijn Startdatum, Verwachte einddatum, Verkoopprognose (%), Status en Notitie. Door met de rechtermuisknop in het veld te klikken is het ook mogelijk om een eigen status in het standaardregister te creëren. Ik zou graag verschillende opstellingen bij het inboeken gebruiken, afhankelijk van het boekstuk dat ik inboek Vanuit de gebruikersinstellingen bij inboeken kunt u eigen inboeksjablonen definiëren. Dit betekent dat u eenvoudig kunt wisselen tussen welke kolommen en informatie er getoond wordt. U kunt per gebruiker totaal vijf verschillende sets met gebruikersinstellingen definiëren. Iedere set gebruikersinstellingen kunnen zo aangepast worden zodat de gewenste kolommen en functies weergegeven worden. wijzigt u het inboeksjabloon Standaard. Selecteert u Valuta in de afrollijst, en klikt u daarna op Gebruikersinstellingen, dan wijzigt u het inboeksjabloon Valuta. Op deze manier kunt u het venster aanpassen naar het type boekstuk dat u gaat inboeken. 3. Stel de gewenste instellingen in onderde tabbladen Kolommen en Functionaliteiten. Dit is wat u moet doen: 1. Ga naar Beeld Administratie - Inboeken 2. Klik op Gebruikersinstellingen Let op: De knop Gebruikersinstellingen heeft betrekking op de selectie in de afrollijst aan de linkerzijde. Indien daar Standaard staat, en u daarna op Gebruikersinstellingen klikt, Tip: U kunt zelf de naam van uw inboeksjablonen kiezen. Indien u bijvoorbeeld de naam van het inboeksjabloon Valuta wilt wijzigen, dient u eerst Valuta in de afrollijst te selecteren. Daarna klikt u op Gebruikersinstellingen, en selecteert u het tabblad Functionaliteiten. Wijzig de naam in het veld Omschrijving. Om een overzicht over de geregistreerde urenregels te krijgen kunt u in de werkbalk op de knop Agenda klikken. U krijgt dan een agendaweergave van de urenregels te zien, waar u onder andere werknemers kunt selecteren, per maand, week of dag. Mamut systeemadministratie Hoe kan ik het bureaublad aanpassen naar mijn eigen gebruikersvoorkeur? U hebt de mogelijkheid om het bureaublad in Mamut Business Software aan te passen naar uw voorkeur, zodat u snel toegang krijgt tot de modules en functies die u het meest gebruikt. Ga naar Beeld Instellingen Gebruiker Moduleinstelingen Bureaublad. In het bovenste deel van het venster selecteert u welke aandachtsgebieden u wenst weer te geven. Selecteer wat er per aandachtsgebied wordt getoond. Dit doet u door op de naam voor het aandachtsgebied, bijvoorbeeld Relatiebeheer, te klikken, en daarna op Bewerken. Er zal dan een nieuw venster openen waar u kunt kiezen welke informatievensters en knoppen getoond worden op het bureaublad Relatiebeheer. Bezoek voor meer gebruikerstips

20 De kracht van Mamut One ligt in het gebruik van de combinatie van de lokaal geïnstalleerde business software die continu wordt gesynchroniseerd met de online database en beschikbare diensten, waardoor je zowel op kantoor als buiten de deur altijd over een bijgewerkte database beschikt. WinMag Pro, november 2009 Complete oplossingen Gebruiksvriendelijk Beste prijs-kwaliteitverhouding Service Kennis Mamut Alliance Partners Meer dan gebruikers vereenvoudigen hun werkdag met Mamut Copyright Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut- logo zijn geregistreerde merken van Mamut. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven.