7-maandsrapportage belastingen 2014

Transcriptie

1 7-maandsrapportage belastingen 2014

2 7-maandsrapportage 2014 belastingen 1 1. Inleiding 2 2. Algemeen Normenkader Verantwoordelijkheden Bestuur van BSGR Verantwoordelijkheden deelnemer 3 3. Algemene ontwikkelingen 4 4 Toelichting belastingen Totale productie eerste 7 maanden Voorziening debiteuren & Rekening courant deelnemers Bezwaarschriften Kwijtscheldingen en onvermogen Klantcontacten Status WOZ beschikkingen 11 Bijlage 1: Belastingen per deelnemer 14 Bijlage 2: Debiteurensaldo 24 Bijlage 3: Rekening-courantsaldo 25

3 7-maandsrapportage 2014 belastingen 2 1. Inleiding Voor u ligt de 7-maandsrapportage 2014 Belastingen van de Gemeenschappelijke Regeling Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland. De Belastingsamenwerking Gouwe-Rijnland (BSGR) is in juli 2009 formeel in werking getreden en is een samenwerkingsverband van het Hoogheemraadschap van Rijnland en de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk Gouda, Katwijk, Leiden, Oegstgeest, Voorschoten, Wassenaar en Zoeterwoude. De activiteiten richten zich op beleidsadvisering, heffing en invordering van belastingen, alsmede de uitvoering van de Wet waardering onroerende zaken Naast de goedkeurende verklaring bij de jaarstukken over 2013 en het assurance-rapport bij de eindejaars belastingrapportage is in april 2014 eveneens een goedkeurende verklaring bij het ISAE3402 type II rapport ontvangen. Deze goedkeurende verklaring bij het ISAE3402 rapport telde overigens wel een 9-tal beperkingen. Deze beperkingen hadden met name betrekking op de logische toegangsbeveiliging en de autorisaties binnen het softwarepakket. Deze beperkingen zijn inmiddels door de organisatie opgepakt. Over de onderzoeksperiode 2014 wordt verwacht een verklaring met (vrijwel) geen beperkingen te krijgen. In het eerste kwartaal 2014 is gestart met de introductie van LEAN-management bij de BSGR. Kern van deze managementmethodiek is het vereenvoudigen van processen door overdrachtspunten en dubbelslagen zoveel als mogelijk te elimineren zonder additionele inzet van ICT-middelen. Er zijn inmiddels een tweetal processen opgepakt (bezwaren en klantencontacten), een derde proces start in het najaar binnen de afdeling Waarderen. Momenteel wordt in samenwerking met een klankbordgroep vanuit de deelnemers gewerkt aan de verdere ontwikkeling en verfijning van een kostprijsmodel. Verwachting is dat dit model in september door de klankbordgroep zal worden geaccordeerd. Tevens zal in september aan het Bestuur worden gevraagd een keuze te maken voor wat betreft de toepassingsmogelijkheden van dit model. De inhoudelijke vereisten van de 7-maandsrapportage zijn beschreven in de dienstverleningsovereenkomst en zullen voor de belastingrapportage voornamelijk gericht zijn op de stand van zaken met betrekking tot de heffingen, invorderingen, herwaarderingen, bezwaarafhandelingen, beroepschriften, kwijtscheldingen en financiële afwikkeling met de deelnemers.

4 7-maandsrapportage 2014 belastingen 3 2. Algemeen 2.1 Normenkader De specifieke afspraken tussen deelnemer en BSGR met betrekking tot de uit te voeren werkzaamheden zijn vastgelegd in de DVO en vormen een onderdeel van de 7-maandsrapportage voor zover deze reeds zijn ingebed in de organisatie. Het betreft hier afspraken over kwaliteitsvereisten (opgenomen in de bijlage van de DVO kwaliteitskenmerken ), onderlinge communicatie en invulling van de onderlinge afhankelijkheden. Tevens wordt in de DVO aangegeven op welke wijze de verdere ontwikkeling en evaluatie van de afgesproken dienstverlening plaatsvindt. Het controleprotocol (inclusief het normenkader) 2014 ten behoeve van de Belastingrapportage over 2014 is in de vergadering van het Algemeen Bestuur van 16 juni 2014 vastgesteld. Dit normenkader is in een bijeenkomst met de controllers en accountants van de deelnemers op 27 mei 2014 afgestemd. In deze bijeenkomst is afgesproken dat de goedkeuringstolerantie voor het jaar 2014 in principe wordt gebaseerd op een percentage van de belastingopbrengsten (3,5%, tenzij dit hoger is dan 0,75% van de totaal begrote lasten, inclusief dotaties aan reserves, dan geldt de 0,75% van de totaal begrote lasten als maximum), dit vanwege het feit dat een gemeentebegroting jaarlijks kan fluctueren vanwege onder meer de grondexploitaties. 2.2 Verantwoordelijkheden Bestuur van BSGR Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor het opmaken van de 7-maandsrapportage in overeenstemming met de uitgangspunten zoals opgenomen in de DVO Verantwoordelijkheden deelnemer De 7-maandsrapportage heeft als doel de deelnemers te voorzien van een tussentijdse financiële en kwalitatieve verantwoording. De individuele deelnemers hebben hierbij de volgende verantwoordelijkheden: Het samen met de BSGR mede verzorgen van een analyse (ten opzichte van begroting en realisatie voorgaand jaar) op de cijfermatige verantwoordingen zoals opgenomen in de rapportage; Het maken van een aansluiting van de cijfermatige verantwoordingen zoals opgenomen in de rapportage met de individuele financiële verantwoordingen; Indien hiertoe aanleiding is, het verstrekken van additionele informatie ten behoeve van de specificaties zoals opgenomen in de rapportage;

5 7-maandsrapportage 2014 belastingen 4 3. Algemene ontwikkelingen 3.1 Strategie In het jaar 2014 wordt al vooruitgelopen op de bezuinigingstaakstellingen voor de BSGR vanaf het begrotingsjaar 2015, conform de brief van 21 oktober 2013 van het bestuurlijk overleg financiële kaderstelling gemeenschappelijke regelingen van gemeenten in de regio Midden-Holland. Voornoemde taakstelling kan in feite alleen maar behaald worden als er op het personeelsbestand wordt ingekrompen, aangezien er op de grootste materiële posten vrijwel niet bezuinigd kan worden. Inkrimping op het personeelsbestand is alleen mogelijk door een vergaande automatisering van de werkzaamheden, waarbij met betrekking tot de werkzaamheden voor de individuele medewerker er meer een beroep gedaan wordt op inzicht en analytische vaardigheden. Ook de cultuur binnen de organisatie zal wijzigen naar een meer zakelijke, resultaatgerichte organisatie, met meer focus op de productiviteit, flexibiliteit en inzetbaarheid van de individuele medewerker. Door in 2014 financiële middelen beschikbaar te stellen voor verdergaande automatisering, gericht op een hogere productiviteit, wordt er richting gegeven aan de taakstellingen. Door middel van flankerend beleid wordt getracht medewerkers, die de omslag niet kunnen of willen maken, te begeleiden naar alternatieven binnen of buiten de BSGR. Het beschikbare budget flankerend beleid voor 2014 zal naar verwachting geheel worden benut. Daarnaast is er in 2014 gestart met de introductie van LEAN-management bij de BSGR, waarbij processen worden vereenvoudigd door overdrachtspunten en dubbelslagen zoveel als mogelijk te elimineren zonder additionele inzet van ICT-middelen. 3.2 Schaalvergroting en externe toetreders Vooral vanaf het begrotingsjaar 2016 lijkt het zeer moeilijk te worden om de bezuinigingstaakstellingen, zie voorgaande paragraaf, te verwezenlijken. Het toetreden van één of meer grote nieuwe deelnemers kan het voldoen aan de taakstellingen vereenvoudigen. In opdracht van de BSGR heeft in 2013 het adviesbureau Kokx en De Voogd een strategische scan uitgevoerd naar potentiële groeimogelijkheden en samenwerkingsrelaties. Met de resultaten van de scan wordt momenteel gericht gezocht naar mogelijke partners. Er is met één grote gemeente op dit moment een financiële quick scan uitgevoerd. Alhoewel de uitkomst van deze quick scan interessant leek om het traject te vervolgen met een haalbaarheidsonderzoek heeft de betreffende gemeente toch afgezien van vervolg van het traject. Momenteel wordt er nog met één kleinere gemeente uit de regio een quick scan uitgevoerd en is een oriënterende afspraak gepland met een andere kleine gemeente (< inwoners). De afgelopen jaren is een trend gaande waarin niet alleen gemeenten en waterschappen onderling (horizontale samenwerking) maar ook meer en meer gemeenten en waterschappen gezamenlijk (verticale samenwerking) elkaar vinden in op te richten belastingsamenwerkingsverbanden. De verwachting is dat de komende jaren ook bestaande belastingsamenwerkingsverbanden elkaar meer zullen (moeten) gaan vinden om minder kwetsbaar en goedkoper te kunnen acteren op de zogenaamde staf- en overheadtaken en kosten. Samenwerkingsverbanden zijn immers ontstaan om het primaire belastingproces minder kwetsbaar en efficiënter te maken, een kwetsbaarheid van stafen overheaddiensten is hiervoor in de plaats gekomen. Verdere schaalvergroting en daarmee verlaging van kosten is echter alleen een begaanbare weg als de mogelijkheid bestaat tot een verdergaande harmonisatie en standaardisering van beleid, grondslagen en maatstaven. Groei waarbij differentiatie verder toeneemt leidt veelal tot kostenstijging en vermindering van de beheersbaarheid en reductie van de kwaliteit: de inrichting van het systeem verwordt tot een lappendeken en de eisen die aan medewerkers worden gesteld lopen onevenredig hoog op. Een dergelijke turbulente omgeving biedt volop kansen aan (kleine) wendbare commerciële advies- en outsource organisaties om in te springen op de wens tot ontzorging en lage kosten van (tot op heden) met name kleine en middelgrote gemeenten. Het lage kostenniveau van deze externe partijen is één van de stimuli geweest die heeft geleid tot een steeds breder wordende roep om duidelijkheid over en inzicht in kostprijzen.

6 7-maandsrapportage 2014 belastingen 5 Inmiddels is ook onze eigen dienstverlener Centric tegen lage tarieven voor twee gemeenten de belastingaanslagen gaan verzorgen en biedt zij tevens de uitvoering van belastingtaken rondom parkeren aan. Momenteel wordt in samenwerking met een klankbordgroep vanuit de deelnemers gewerkt aan de verdere ontwikkeling en verfijning van een kostprijsmodel. Verwachting is dat dit model in september door de klankbordgroep zal worden geaccordeerd. Tevens zal in september aan het Bestuur worden gevraagd een keuze te maken voor wat betreft de toepassingsmogelijkheden van dit model. 3.3 Management informatie & ISAE In 2013 is binnen de BSGR begonnen met het ontwikkelen van een gestructureerd risicomanagement model te weten de stappen: identificatie, analyse en beoordeling, beheersing van risico s en structurele inpassing in het beleid. Deze ontwikkeling is in 2013 onder andere vormgegeven in het ISAE project. De ISAE werkzaamheden waren gericht op het verkrijgen van een ISAE 3402 controleraamwerk. Het raamwerk beschrijft het volgende: De wijze waarop de belangrijkste processen binnen BSGR, gericht op het waarderen, heffen en invorderen van belastingen, zijn ingericht; Per proces wat de doelstelling is; Welke risico s kunnen optreden binnen deze processen; Welke beheersmaatregelen minimaal zijn ingericht. In september 2013 is de ISAE type I verklaring ontvangen. In april 2014 is ook de ISAE type II verklaring, en daarmee de volledige ISAE verklaring, ontvangen. Deze verklaring bevat evenwel beperkingen betreffende de autorisaties en de logische toegangsbeveiliging. Aan de hand van de opmerkingen van de accountant zijn er in 2014 verbeteracties ingezet met name op het gebied van de voornoemde beperkingen. Deze verbeteracties zullen bij voorkeur moeten uitmonden in een verklaring ISAE3402 type II over 2014 (vrijwel) zonder beperkingen. Het ISAE3402-raamwerk voor 2014 is naar aanleiding van de verbeteracties aangepast en afgestemd met de deelnemers. Dit raamwerk zal vervolgens jaarlijks getoetst moeten worden om de ISAE3402 certificering te behouden. Met betrekking tot de managementinformatie wordt er momenteel gewerkt aan het opzetten van een webbased managementinformatiesysteem, waarmee de managementinformatie actueel en op een gemakkelijke manier beschikbaar gesteld kan worden aan de gebruikers, zowel intern als extern (de deelnemers). Binnen deze applicatie kunnen diverse managementrapportages worden geraadpleegd en geëxporteerd, inclusief de achterliggende detailgegevens. Verwachting is dit managementinformatiesysteem eind dit jaar op te leveren. 3.4 DigiD beveiligingsassessment Het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties heeft de maatregel afgekondigd dat alle overheden inclusief samenwerkingsverbanden jaarlijks een ICT-beveiligingsassessment DigiD moeten uitvoeren. Op deze wijze wordt de veiligheid van koppelingen met DigiD, hét digitale authenticatiemiddel voor de overheid en dienstverleners met een publieke taak, geborgd. Het vertrouwen van burgers in het digitaal regelen van hun zaken bij overheden via DigiD kan zodoende behouden blijven. In 2013 heeft de BSGR met positief resultaat het DigiD beveiligingsassessment doorlopen. Ook in 2014 zal er een DigiD beveiligingsassessment uitgevoerd gaan worden. Er wordt dit jaar gebruik gemaakt van een Third Party Mededeling (TPM) verklaring van BakerWare, waardoor er een reductie op de auditkosten optreedt. Daarnaast leidt de TPM-verklaring tot minder belasting van eigen capaciteit aangezien er op aanzienlijk minder eisen getoetst hoeft te worden bij de BSGR zelf. De opdracht voor het bij de BSGR te houden beveiligingsassessment is net als in 2013 verstrekt aan de onafhankelijke auditor BKBO. De opdracht omvat het onderzoeken van de opzet en het bestaan van maatregelen en procedures gericht op de ICT beveiliging met betrekking tot de DigiD koppeling. De onafhankelijk auditor zal uiterlijk voor 31 december 2014 de verbeteringen beoordelen en de definitieve rapportage opstellen.

7 7-maandsrapportage 2014 belastingen Ontwikkelingen in en effecten van basisregistraties Aanvankelijk werd gedacht dat het jaar 2014 voor wat betreft de basisregistraties voor de BSGR gedomineerd zou worden door de invoering van de Landelijke Voorziening WOZ (LV WOZ). De LV WOZ moet ervoor zorgen dat zoveel mogelijk afnemers van de WOZ actuele gegevens krijgen vanuit één centrale voorziening. Omdat de BSGR de WOZ gegevens beheert van de deelnemende gemeenten zal ook de BSGR aansluiting moeten krijgen op de LV WOZ. De bestaande belastingsoftware (Key2GH) zal hiervoor moeten worden aangepast. Echter het ligt niet in de verwachting dat samenwerkingsverbanden die gebruik maken van het softwarepakket van Centric nog dit jaar aangesloten worden. Pas nadat de eerste gemeente die gebruik maakt van het betreffende softwarepakket aangesloten wordt, wordt een vervolgplanning gemaakt. Ter voorbereiding op de aansluiting op de Landelijke Voorziening WOZ (LV WOZ) wordt het koppelingsniveau BAG-WOZ verder geoptimaliseerd. Tevens wordt er een beheersplan BAG-WOZ opgesteld. Het streven is om in september 2014 een Plan van Aanpak aan de regiefunctionarissen te kunnen voorleggen en verdere afspraken met de BAG-afdelingen van de gemeenten te maken. Voor het Nationaal Handelsregister (NHR) en de basisregistratie Kadaster (BRK) zijn vanaf andere vormen van financiering gekomen. Voor het NHR is dit een zogenaamde inputfinanciering. Voor de BRK bestaat in feite reeds sinds 2012 een budgetfinancieringsregeling. De financiële gevolgen hiervan voor de BSGR zijn momenteel nog niet geheel duidelijk.

8 7-maandsrapportage 2014 belastingen 7 4 Toelichting belastingen 4.1 Totale productie eerste 7 maanden 2014 De totale productie voor de eerste 7 maanden van 2014 geeft inzicht in de heffingsactiviteiten met betrekking tot alle lopende heffingsjaren die door de BSGR zijn uitgevoerd. Per deelnemer wordt een overzicht per heffingsjaar/belastingsoort weergegeven in de bijgevoegde bijlage. Nagenoeg alle (combi)kohieren zijn opgelegd volgens de planning. Daar waar dit niet lukte was de reden gelegen in het feit dat de informatie voor een heffing vanuit de betreffende deelnemer niet tijdig aangeleverd werd. Overall is de kwaliteit van de kohieren over het geheel genomen beter dan in voorgaande jaren. De totale bruto oplegging bedraagt in de eerste 7 maanden van miljoen ten opzichte van 334 miljoen in de eerste 7 maanden van De toename in de bruto opleggingen is voornamelijk veroorzaakt door de stijgingen van de tarieven en de betere bronbestanden. Overige ontwikkelingen van de eerste 7 maanden van 2014 zijn: De bestanden met betrekking tot zelfstandig/onzelfstandig woongebruik zijn verder opgeschoond. Als gevolg van een gerechtelijke uitspraak in oktober 2013 is het opwerken voor een groot gedeelte opnieuw gedaan; De Stuf-WOZ bestanden zijn in 2014 volledig ingelezen en verwerkt door eigen personeel wat de kwaliteit zeker ten goede is gekomen; De afspraken ter bevordering van de aanleveringen van bestanden door de deelnemers worden strikt uitgevoerd. Een bestand dat niet aan een van tevoren vastgesteld formaat voldoet, wordt terug gezonden aan de deelnemer; Leveranties en afspraken met derden waaronder de waterbedrijven (voor zuiveringsheffingen en rioolrecht) en afvalverwerkers (voor extra containers), zijn nader uitgewerkt. Deze afspraken zullen gemonitord worden; Er zijn afspraken gemaakt met de deelnemers omtrent de controle op volledigheid en juistheid van de leegstand. Een grove berekening laat zien dat daar nog een taak ligt voor de deelnemers. Het belastingjaar 2014 zal verder in het teken staan van het nader uitwerken van de in gang gezette verbeteringen in de productie- en beheersomgeving. Hierbij zijn de volgende aandachtspunten gedefinieerd: Processen worden onder de loep genomen met behulp van de LEAN-theorie. Een betere product breakdown zal leiden tot betere en efficiëntere processen; Verdere aanscherping van de procesgang waaronder planning, werkinstructies en AO/IC beschrijvingen. Samen met de controles uit ISAE 3402 moet dit leiden tot een betere procesgang; Het bedrijvengedeelte behoeft nog verdere aandacht. Er zijn stappen gemaakt, maar het kan nog beter. In projectvorm zullen procedures geautomatiseerd worden, zodat 80% van de bestanden ingelezen kan worden en er meer aandacht gegeven kan worden aan de 20% uitval. Dit zal leiden tot een significant betere kwaliteit van het bronbestand en zal direct gevolg hebben voor de kwaliteit van de aanslagen. Voor diverse processen zijn inmiddels de mogelijkheden gemaakt om digitaal aangiftes te doen. Het voordeel hiervan is dat de aangeleverde gegevens op dit moment voor 60% geautomatiseerd afgehandeld kunnen worden. De logische controles worden in plaats van reactief veel meer proactief verricht, waardoor minder foute aanslagen verwijderd hoeven te worden uit de kohieren. Nagenoeg alle werkvoorraden staan nu op één centrale plaats. Dit maakt het makkelijker het aanbod te monitoren en op tijd bij te kunnen sturen. 4.2 Voorziening debiteuren & Rekening courant deelnemers In 2013 is een risico-inschatting gemaakt van de voorziening oninbaarheid debiteuren. Momenteel wordt, aan de hand van de inmiddels opgedane ervaring, de methode van risico-inschatting nader geanalyseerd. Ten tijde van de interim controle van de accountant in september zal deze analyse gereed zijn.

9 7-maandsrapportage 2014 belastingen 8 De werkelijke oninbaarheid per 31 juli 2014 bedraagt 607K ten opzichte van de eerste 7 maanden van 2013 ad 511K. De oninbaarheid wordt onder andere veroorzaakt door onvermogen, emigratie en vertrokken waarvan onbekend is waarheen. Met betrekking tot de rekening courant posities per deelnemer is de procedure zo ingericht dat (minimaal) wekelijks het totale bedrag aan ontvangen belastingvorderingen wordt overgeboekt naar de betreffende deelnemer. 4.3 Bezwaarschriften Deelnemer Per 31 december openstaande bezwaren uit voorgaande jaren Ontvangen bezwaren in 2014 Afgwezen in 2014 Toegewezen in 2014 In behandeling per ultimo juli 2014 Automatische vermindering in 2014 Bodegraven-Reeuwijk Gouda HH Rijnland Katwijk Leiden Oegstgeest Voorschoten Wassenaar Zoeterwoude Per deelnemer is het aantal bezwaarschriften (zowel bezwaren tegen de WOZ-waarde als alle andere bezwaarschriften) weergegeven dat in 2014 is ontvangen. Per deelnemer zijn alle bezwaarschriften meegenomen inclusief bezwaarschriften betrekking hebbend op meerdere deelnemers (hierdoor kan één bezwaarschrift meerdere malen terugkomen in het overzicht). In het overzicht zijn tevens de uitspraken opgenomen die ambtshalve zijn gedaan, dus niet naar aanleiding van een bezwaarschrift, maar gebaseerd op eigen bevindingen. Het hoge aantal automatische verminderingen bij de gemeente Zoeterwoude is veroorzaakt doordat de aanslagen Diftar in 1 e instantie te hoog werden opgelegd, wat ambtshalve is gecorrigeerd. Een verschil tussen de beginstand 2014 en de eindstand 2013 kan zijn veroorzaakt doordat bezwaren wel waren ingeboekt maar nog niet op bezwaarregel niveau. Daarnaast zijn er bezwaren, ontvangen in voorgaand jaar, ingetrokken, bijvoorbeeld omdat er sprake was van een dubbele inboeking. In bovenstaand overzicht is het aantal bezwaarschriften weergegeven dat vanaf 1 januari 2014 tot en met 31 juli 2014 is ontvangen, toegekend en afgewezen. Alle bezwaarschriften zijn meegenomen waarbij de bezwaarschriften op regelniveau worden toegekend of afgewezen. In het overzicht zijn tevens de automatische ontheffingen meegenomen. In bijlage 1 van de onderhavige rapportage is per deelnemer onder de categorie verminderingen onder meer het bedrag aan toegekende bezwaarschriften opgenomen. Ten behoeve van de eind 2013 nog openstaande en ingekomen bezwaarschriften tegen plicht en maatstaf is deels extra dedicated capaciteit ingehuurd om de bezwaren af te handelen. Het gros van deze oude bezwaarschriften is inmiddels weggewerkt. Er resteert een deel waarvoor nog nadere informatie benodigd is voor de afhandeling van hetzij de belastingplichtige, hetzij van één van de deelnemers, of dat anderszins actie moet worden ondernomen. De achterstand met betrekking tot de afhandeling van de WOZ bezwaren over oudere jaren is opgepakt door een interne werkgroep, bestaande uit toegewezen capaciteit vanuit de afdelingen Bezwaar & Beroep en de WOZ. Deze medewerkers hebben zich in de afgelopen periode sec bezig gehouden met het wegwerken van deze werkvoorraad. Momenteel zijn er nog 70 bezwaarschriften die nog niet zijn afgerond. In deze gevallen is er nog sprake van het (wederzijds) uitwisselen van informatie of zijn er nog gesprekken gaande ter afwikkeling van het bezwaar. Zoals al in de 3-maandsrapportage was aangegeven, zijn de verschillende bezwaarprocedures aangepast. Dit heeft er in ieder geval toe geleid dat de afhandeling van de bezwaarschriften qua doorlooptijd aanzienlijk is terug gelopen. Gelet op de huidige werkvoorraad van de plicht/maatstaf bezwaren wordt dit door de praktijk ook bevestigd; de gemiddelde doorlooptijd bedraagt nu circa 3 weken. Daarnaast is eind mei het LEAN traject met betrekking tot de plicht/maatstaf bezwaren opgepakt. In samenspraak met medewerkers van zowel de afdeling Bezwaar & Beroep als de afdeling Heffen is het

10 7-maandsrapportage 2014 belastingen 9 proces met betrekking tot de afhandeling van deze bezwaarschriften verder geanalyseerd met de bedoeling het proces nog verder te stroomlijnen. Voor de WOZ bezwaren 2014 is naast de aanpassing van de procedure ook een fysieke maatregel getroffen; de bezwaarbehandelaars en de taxateurs zijn bij elkaar geplaatst en handelen, zonder verdere tussenstappen, een bezwaarschrift in één keer af. Ook dit heeft geresulteerd in een positief resultaat. Tot nu toe is circa 65% van de ingekomen bezwaren volledig afgehandeld. Daarnaast staan voor de maand augustus/september de gesprekken met de no-cure-no-pay bureaus op de rol (circa 15% van het aantal bezwaarschriften). De eerder gesignaleerde terugval in het aantal bezwaarschriften heeft zich doorgezet, alleen niet op alle gebieden in dezelfde mate. Ten aanzien van de WOZ bezwaren heeft er in 2013 een grootschalige bestandsoptimalisatie plaatsgevonden waarvan de resultaten in de Herwaardering 2014 tot uitdrukking zijn gekomen. Daarnaast is er sprake van een landelijke dalende tendens in het aantal ingediende WOZ bezwaren. De afname van het aantal plicht/maatstaf bezwaren is te verklaren vanuit een verdere optimalisering van het bestand; deze afname is evenwel beduidend kleiner dan de afname van het aantal WOZ bezwaren. Het grote verschil (30%) dat in de 3 maandsrapportage nog werd gesignaleerd tussen de in 2013 en 2014 ingekomen beroepen tegen uitspraken inzake kwijtschelding is aanzienlijk afgenomen: het huidig aantal beroepszaken (825) tegen afgewezen kwijtscheldingsverzoeken ligt nog slechts 5% lager dan in Dit is een gevolg van het feit dat de verwerking van de digitaal ingekomen kwijtscheldingsverzoeken vertraging heeft opgelopen. De consequentie daarvan is dat de uitspraken op deze verzoeken ook later zijn verzonden Ten opzichte van de vorige rapportage is het aantal verzoeken waarbij een beroep op de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) wordt gedaan behoorlijk toegenomen. In de eerste drie maanden betrof dit vijf verzoeken, in de vier maanden daaropvolgend twintig. Er zijn nu ook verzoeken ontvangen waarin het Wob verzoek verstopt zit in de tekst van de brief. Daarnaast wordt door een aantal belanghebbenden, naast het door hen/namens hen ingediende bezwaarschift, ook een Wob verzoek gedaan, waarbij veelal allerlei algemeen informatie aangaande aantallen wordt gevraagd die niet direct betrekking heeft op het onderhavige bezwaarschrift. Deze Wob verzoeken worden met name gedaan vanuit de achterliggende gedachte om bij het niet tijdig leveren van de gevraagde informatie een ingebrekestelling te kunnen indienen, waarbij de kosten voor een bestuursorgaan tot maximaal 1.260,- kunnen oplopen. Later dit jaar gaat er een wetsvoorstel naar de Tweede Kamer om aan het oneigenlijke gebruik van de Wob, om via ingebrekestellingen dwangsommen te kunnen incasseren, een einde te maken 4.4 Kwijtscheldingen en onvermogen Dit jaar is gestart met het digitaliseren van het proces kwijtscheldingen. Voor het eerst konden burgers via de website, na inloggen met DigiD, kwijtschelding aanvragen, met als resultaat dat een verzoek veel sneller kan worden afgehandeld. Er hebben ongeveer burgers gebruik gemaakt van deze mogelijkheid, dat is bijna 30% van het totale aanbod. Tevens is het mogelijk geworden dat bij binnenkomst van fysieke kwijtscheldingsdocumenten via een vereenvoudigde procedure in de portal de verzoeken sneller afgehandeld kunnen worden. Onderstaand overzicht presenteert de kwijtscheldingsverzoeken per maand (1 tot en met 7). Het totale aantal kwijtscheldingsverzoeken betreft de kwijtscheldingsverzoeken die handmatig zijn verwerkt als ook de automatische verwerkingen via het Inlichtingenbureau. De afgewezen en toegewezen verzoeken bevatten de werkelijke afgehandelde verzoeken in de maand inclusief eventuele verzoeken die betrekking hebben op oudere jaren.

11 7-maandsrapportage 2014 belastingen ontvangen verzoeken toegewezen verzoeken afgewezen verzoeken In totaal zijn er tot en met juli 2014, ruim meer verzoeken binnengekomen dan in dezelfde periode van Dit betekent een toename van ongeveer 8%. In 2014 is wederom op grote schaal gebruik gemaakt van het Inlichtingenbureau. In 2014 is tot en met juli 60% van de afgewikkelde kwijtscheldingsverzoeken automatisch afgehandeld. Van de behandelde kwijtscheldingsverzoeken tot en met juli 2014 is 80% binnen een termijn van 6 weken afgehandeld, 6% is binnen een termijn van 6 tot 12 weken afgehandeld en 6% heeft een doorlooptijd van meer dan 12 weken gekend. De overige 8% is nog in behandeling en kent dus nog geen afhandeltermijn. Van de totaal ontvangen verzoeken is ongeveer 11% een eerste kwijtscheldingsverzoek. De verwachting is dat de doorlooptijd volgend jaar versneld zal worden aangezien er zich dit jaar opstartperikelen hebben voorgedaan bij de introductie van het digitale kwijtscheldingsformulier. Er is een behoorlijke stijging te zien in het aantal binnengekomen documenten met betrekking tot schuldhulpverlening, onvermogen en faillissementen. Tot nu toe zijn er individuele casussen binnengekomen. Dit is 15% meer dan in dezelfde periode van Om de documenten toch tijdig te kunnen blijven verwerken wordt momenteel het proces aangepast. Ook is er landelijk in samenwerking met de NVVK (brancheorganisatie voor schuldhulpverlening en sociaal bankieren) een projectgroep gestart. Deze projectgroep bekijkt de mogelijkheid om een landelijke portal te ontwikkelen waar alle instanties gegevens kunnen aan- en uitleveren.

12 7-maandsrapportage 2014 belastingen Klantcontacten De klantcontacten laten in de eerste zeven maanden van 2014 (ten opzichte van dezelfde periode 2013) het volgende beeld zien: Het totale aanbod van telefoon is licht afgenomen. Als gevolg van de invoering van het keuzemenu is er meer telefoon direct afgehandeld via de backoffice afdelingen. Gerekend over de periode januari tot en met juli 2014 is het serviceniveau 99,58%. Voor wat betreft de schriftelijke correspondentie en zijn er tot en met eind juli documenten binnengekomen, dit is inclusief digitale balie bezwaren. Dit is een afname van zo n stuks ten opzichte van vorig jaar. Naast de uitbreiding van de digitale balie met een digitaal kwijtscheldingsformulier zijn er ook meerdere bezwaaropties toegevoegd aan de digitale balie. Het WOZ bezwaar is uitgebreid met een vragenformulier en kan in de toekomst automatisch ingeboekt worden. Er zijn in 2014 veel meer bezwaren ingediend via de digitale balie, een toename van 164% (4.213 in 2014 ten opzichte van in 2013, een toename van 2.619). De totale toename van acties in de digitale balie is 285% ( in 2014 ten opzichte van in 2013, een toename van ). Geconcludeerd kan worden dat steeds meer burgers en bedrijven inloggen met DigiD op de website en daar hun zaken zelf regelen, zonder tussenkomst van een medewerker. Vanaf 1 januari 2014 zijn de contante betalingen aan de kas afgeschaft, mede vanwege de veiligheid van het personeel. Dit heeft tot niet noemenswaardige problemen geleid. In de eerste zeven maanden is er in totaal een bedrag van gepind. 4.6 Status WOZ beschikkingen Momenteel wordt op de afdeling WOZ een aanvang gemaakt met de Herwaardering belastingjaar 2015 (Waardepeildatum ); hierbij wordt de planning voortgangspercentage van belastingjaar 2014 gehanteerd zijnde 70% per 1 november en 90% per 15 december Er zal tussentijds op 1 september, 1 november en 15 december 2014 aan de regiefunctionarissen gerapporteerd worden; deze rapportage omvat het voortgangspercentage alsmede het op dit voortgangspercentage gebaseerde dalingspercentage voor woningen en niet-woningen.

13 7-maandsrapportage 2014 belastingen 12 De afgelopen periode heeft de afdeling met name hard gewerkt aan afhandeling van de objecten Nog op te leggen 2014, de bezwaren 2014 en Oude jaren alsmede de verwerking van de achterstand op het proces WOZ-onderzoeken oude jaren : Gedurende de eerste helft van 2014, tot en met het kohier van juli 2014, is voor circa 98% van de te taxeren objecten een waarde-beschikking belastingjaar 2014 verzonden. Gedurende de 2 e helft van 2014 zal een groot deel van het restant van deze beschikkingen verzonden worden. Voor de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk en Katwijk is een, deels door inbreng van externe capaciteit, grootschalige opwerkactie ingezet ter optimalisatie en validering van met name de primaire objectkenmerken. Gezien het grootschalige karakter kan deze kwaliteitsinvestering niet volledig in 2014 worden uitgevoerd en afgerond zonder nadelige gevolgen, in de vorm van het ontstaan van nieuwe achterstanden, voor de overige deelnemende gemeenten. Zoals ook in de 3-maands-rapportage opgenomen, zal de doelstelling zijn om in 2015 zover te zijn dat ook voor deze twee gemeenten het algemene oordeel naar behoren door de Waarderingskamer kan worden toegekend. Een groot deel van de nog te beschikken objecten in de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk en Katwijk bestaat uit nieuwbouwobjecten, waarop op dit moment extra interne capaciteit wordt ingezet, alsmede objecten waarvoor nog lopende onderzoeken afgerond moeten worden. Vanaf juni 2014 wordt op deze laatste groep objecten ook vanuit het reguliere budget extra capaciteit ingezet. De achterstand op de WOZ-onderzoeken belastingjaren 2012 en 2013 (betreffende objecten welke op basis van een onderzoek voor Oude jaren nog niet op aanslag zijn gegaan) wordt gedurende de 2 e helft van 2014 afgerond. Voor de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk en Katwijk kan een resterende (kleine) achterstand niet worden uitgesloten. Voor belastingjaar 2012 staan nog nauwelijks onderzoeken open (15); deze waarde-beschikkingen zullen dan ook met de kohieren september en oktober 2014 verzonden worden. De achterstand belastingjaar 2013 zal einde 2014 (vrijwel) geheel zijn weggewerkt; voor de gemeenten Bodegraven-Reeuwijk en Katwijk wordt een resterende, kleine achterstand echter niet uitgesloten. Naast het wegwerken van de bovenstaande werkvoorraden heeft het 2 e kwartaal van 2014 met name in het teken gestaan van het verwerken van de WOZ bezwaarschriften. Waar einde juli 2013 voor ongeveer objecten een bezwaarschrift was ingeboekt, zijn er voor belastingjaar 2014 tot op heden bezwaarschriften op objectniveau ingediend (48%). Naast de bestandsoptimalisatie in 2013 heeft ook de landelijke tendens in 2014 geleid tot substantieel minder ingediende bezwaarschriften. De efficiëntere WOZ bezwaarprocedure heeft een succesvolle bijdrage geleverd aan het afhandelen van de ingediende bezwaarschriften Einde juli 2014 is ongeveer 87% van de bezwaarde objecten voorzien van een taxatie-technisch advies en heeft voor circa 65% van de bezwaarde objecten belanghebbende een antwoord op zijn bezwaarschrift ontvangen. Vanaf augustus en september zal ook het grootste deel van de gemachtigden (waaronder de no-cure-no-pay bedrijven) juridisch worden afgerond. Voor de voorgaande belastingjaren 2012 en 2013 staan nog ongeveer 70 dossiers open voor taxatie-technische afhandeling; veelal betreffen dit objecten waarvan de afhandelingstermijn is verlopen maar waarbij er nog sprake is van constructieve informatie-uitwisseling of (afrondende) gesprekken tussen BSGR en belanghebbenden. Doelstelling is om qua planning aan te sluiten bij het beoordelingsprotocol van de Waarderingskamer waarin is opgenomen dat 40% van de WOZ objecten waarvoor een bezwaarschrift is ontvangen, afgerond zou moeten zijn voor 1 juli 2014 en 90% uiterlijk 1 oktober De eerste doelstelling hebben we glansrijk kunnen behalen, aan de daarop volgende doelstelling wordt enorm hard gewerkt. In navolging van de eerste 7 maanden zullen gedurende de tweede helft van 2014 de speerpunten, welke voor 2014 door de Waarderingskamer benoemd zijn en welke van invloed zijn op het algemene oordeel, verder vorm gegeven worden. De doelstelling van de BSGR is om in 2015 zover te zijn dat voor alle deelnemende gemeenten (minimaal) het algemene oordeel naar behoren door de Waarderingskamer kan worden toegekend. Er wordt extra aandacht geschonken aan: Het procesmatig onderhouden van de juistheid van de primaire en secundaire objectkenmerken alsmede een juiste (modelmatige) uitsplitsing van deelobjecten; Bewaking van de tijdige afhandeling alsmede kwaliteit van de WOZ bezwaarschriften middels periodieke controle en analyse van de resultaten uit de bezwaarfase;

14 7-maandsrapportage 2014 belastingen 13 Waarborgen van aansluiting van de taxaties van woningen en niet-woningen op het marktniveau alsmede een aansluitend juiste onderlinge waardeverhouding (indexering vanuit voorgaande herwaardering is niet/nauwelijks toegestaan); voor de incourante objecten zal geautomatiseerd aansluiting gevonden moeten worden bij landelijke kengetallen.

15 7-maandsrapportage 2014 belastingen 14 Bijlage 1: Belastingen per deelnemer Hieronder volgen de produktierapportages per deelnemer over de periode januari 2014 tot en met juli 2014: Jaar Heffing Produktierapportage Gemeente Bodegraven-Reeuwijk Bruto opgelegd Verminderingen Kwijtscheldingen Netto opgelegd 2012 AFV OZBG AFV EXCO HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON REIN RIOE NWN RIOE WON RIOG NWN RIOG WON TOER WOFO WON AFV EXCO HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON REIN RIOE NWN RIOE WON RIOG NWN RIOG WON TOER WOFO WON Totaal

16 7-maandsrapportage 2014 belastingen 15 Produktierapportage gemeente Gouda Jaar Heffing Bruto Netto Verminderingen Kwijtscheldingen opgelegd opgelegd 2007 AFV LLG RIOG AFV LLG RIOG RIOG WON AFV LLG OZBE OZBG NWN REIN RIOG RIOG WON AFV OZBE OZBG NWN PARK REIN RIOE WON RIOG RIOG NWN RIOG WON AFV HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN PREC REIN RIOE NWN RIOE WON RIOG NWN RIOG WON AFV ALEG BLEG HOND HVNG OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PARK PREC REIN RIOE NWN RIOE WON RIOG NWN RIOG WON AFV ALEG BLEG HOND HVNG LIGG OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PARK PREC REIN RIOE NWN RIOE WON RIOG NWN RIOG WON AFV ALEG BLEG HOND LIGG MKTG OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PARK PREC RIOE NWN RIOE WON RIOG NWN RIOG WON STAN Totaal

17 7-maandsrapportage 2014 belastingen 16 Produktierapportage Hoogheemraadschap Rijnland Jaar Heffing Bruto opgelegd Verminderingen Kwijtscheldingen Netto opgelegd 2006 INGO WVOW INGO WSO WVOW INGO WSO WVOW WSHE WSHG ZUIB ZUIW WSHE GEB WSHE ONG WSHG WVOB ZUIB ZUIW RLEG WSHE GEB WSHE ONG WSHE WEG WSHG WVOB ZUIB ZUIW RLEG WSHE GEB WSHE NAT WSHE ONG WSHE WEG WSHG WVOB ZUIB ZUIW RLEG WSHE GEB WSHE NAT WSHE ONG WSHE WEG WSHG ZUIB ZUIW RLEG WSHE GEB WSHE NAT WSHE ONG WSHE WEG WSHG WVOB ZUIB ZUIW Totaal

18 7-maandsrapportage 2014 belastingen 17 Produktierapportage Gemeente Katwijk Jaar Heffing Bruto Netto Verminderingen Kwijtscheldingen opgelegd opgelegd 2012 HVNG AFV EXCO GRAF HOND HVNG MKTG OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN PARK PREC RIOG NWN RIOG WON TOER AFV EXCO HOND MKTG OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PARK PREC RIOG NWN RIOG WON Totaal

19 7-maandsrapportage 2014 belastingen 18 Produktierapportage Gemeente Leiden Jaar Heffing Bruto opgelegd Verminderingen Kwijtscheldingen Netto opgelegd 2001 OZBG WON OZBE WON RIOW AFV RIO WON AFV RIOP WON AFV OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN RIOP WON AFV OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN PREC RIOP WON AFV OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PREC RIOG NWN RIOP WON AFV OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN PREC RIOG NWN RIOP WON TOER AFV OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PREC RIOG NWN RIOP WON TOER AFV OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PREC RIOG NWN RIOP WON TOER Totaal

20 7-maandsrapportage 2014 belastingen 19 Produktierapportage Gemeente Oegstgeest Jaar Heffing Bruto Netto Verminderingen Kwijtscheldingen opgelegd opgelegd 2006 OZBE RIOG WON OZBE OZBG NWN AFV OZBE OZBE NWN OZBG NWN RIOG WON AFVT HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN RIOG NWN RIOP WON AFVT HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON RIOG NWN RIOP WON AFVT HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PREC RIOG NWN RIOP WON TOER AFVT EXCO HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PREC RIOB WON RIOG NWN RIOP WON Totaal

21 7-maandsrapportage 2014 belastingen 20 Produktierapportage Gemeente Voorschoten Jaar Heffing Bruto opgelegd Verminderingen Kwijtscheldingen Netto opgelegd 2009 AFV RIOG WON AFV OZBE OZBG NWN RIOG NWN RIOG WON AFV HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN RIOT NWN RIOT WON AFV HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN RIOT NWN RIOT WON AFV HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN PREC RIOT NWN RIOT WON TOER AFV HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PREC RIOT NWN RIOT WON TOER Totaal

22 7-maandsrapportage 2014 belastingen 21 Produktierapportage Gemeente Wassenaar Jaar Heffing Bruto Netto Verminderingen Kwijtscheldingen opgelegd opgelegd 2009 OZBE AFV OZBE OZBG NWN RIOG WON AFV OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN PREC REIN RIOG NWN RIOG WON AFV EXCO HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN PREC REIN RIOG NWN RIOG WON AFV BAAT EXCO HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN PREC REIN RIOG NWN RIOG WON TOER AFV BAAT EXCO HOND OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PREC REIN RIOG NWN RIOG WON Totaal

23 7-maandsrapportage 2014 belastingen 22 Produktierapportage Gemeente Zoeterwoude Jaar Heffing Bruto Netto Verminderingen Kwijtscheldingen opgelegd opgelegd 2009 AFV DTAR EXCO AFV DTAR EXCO DTAR EXCD OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN RIOE NWN RIOE WON VASR BIZ NWN DTAR EXCD OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON RIOE NWN RIOE WON VASR BIZ NWN DTAR EXCD OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PREC RIOE NWN RIOE WON VASR VRZC BIZ NWN DTAR OZBE NWN OZBE WON OZBG NWN OZBG WON PREC RIOE NWN RIOE WON VASR Totaal