ONTDEK DE ONVERWACHTE BESPARINGSMOGELIJKHEDEN BINNEN UW BEDRIJF.

Transcriptie

1 ONTDEK DE ONVERWACHTE BESPARINGSMOGELIJKHEDEN BINNEN UW BEDRIJF. MANAGED DOCUMENT SERVICES VAN KYOCERA. COUNT ON US.

2 WEET U ECHT WAT UW PRINTKOSTEN ZIJN? HOEVEEL PAGINA'S WORDEN ER BINNEN UW BEDRIJF GEPRINT? HOEVEEL DAARVAN ZIJN EIGENLIJK OVERBODIG? Met Managed Document Services (MDS) van KYOCERA zorgt u niet alleen voor een economisch efficiënte documentuitvoer, maar voldoet u ook aan de wettelijke of interne eisen op het gebied van milieubescherming.

3 WILT U UW KOSTEN SUBSTANTIEEL VERLAGEN? WAAR GAAT HET GELD NAAR TOE? Uw kantoor- en administratiekosten moeten omlaag. U hebt echter al uw kosten al onder de loep genomen en u kunt er niets aan doen, toch? Fout. De meeste bedrijven weten niet hoeveel uitvoerapparaten zij in hun bezit hebben en hoeveel en waarvoor ze worden gebruikt. Ze beseffen niet hoe inefficiënt hun workflows en daaraan gerelateerde processen in elkaar zitten, zoals de aanschaf van voorraden. Of hoeveel tijd ze verspillen door te kiezen voor verschillende serviceverleners. Daarnaast spelen nog een aantal andere zaken een rol: grondstoffen worden verspild en belangrijke thema's zoals milieu- of gegevensbescherming worden verwaarloosd. Mogelijkheden om ondersteunende en administratieve processen te vereenvoudigen worden genegeerd en hoog opgeleide werknemers besteden te veel tijd aan routinetaken. Achter het documentverkeer in uw kantoor gaan dus een groot aantal kosten schuil en zelfs ervaren specialisten zien ze over het hoofd. Deze onoplettendheid kost veel geld: onderzoeken wijzen uit dat bedrijven circa 3% van hun omzet besteden aan documentuitvoer. En een groot deel daarvan is overbodig. HOEVEEL DIENSTVERLENERS VERZORGEN MOMENTEEL UW DOCUMENTUITVOER? HOEVEEL CONTACTPERSONEN HEBT U VOOR HET ONDERHOUDEN EN BEHEREN VAN UW UITVOERINFRASTRUCTUUR? HOE ZIT HET MET DE SNELHEID, HET REACTIEVERMOGEN EN DE ECONOMISCHE ASPECTEN VAN UW SERVICEPARTNERS? Met KYOCERA MDS hebt u slechts één contactpunt voor al uw behoeften inzake documentuitvoer.

4 WEET U HOEVEEL UW VOORRAADBEHEER U KOST? HOEVEEL MEDEWERKERS HOUDEN ZICH BEZIG MET DE BEVOORRADING? HOEVEEL TIJD GAAT ER VERLOREN DOORDAT VOORRADEN NIET VOORHANDEN ZIJN?

5 Met KYOCERA MDS hoeft u zich niet langer zorgen te maken over uw voorraadbeheer en kunt u er zeker van zijn dat u altijd over de benodigde goederen beschikt, waar en wanneer u ze ook nodig hebt. Hierdoor vermijdt u onnodige opslag en bespaart u tijd, geld en inspanningen.

6 HOEVEEL UITVOERAPPARATEN HEBT U IN UW BEZIT? WORDT UW HARDWARE OP EEN EFFICIËNTE MANIER GEBRUIKT? GEBRUIKT U OPLOSSINGEN OM UW WORKFLOWS TE OPTIMALISEREN? KYOCERA MDS zorgt ervoor dat de hardware optimaal wordt gebruikt en dat u altijd werkt met een modern en efficiënt ingericht printerpark.

7 EEN KWESTIE VAN PERSPECTIEF? Bij een efficiënte uitvoer komt meer kijken dan voordelige hardware en een lage TCO (Total Cost of Ownership). Er zijn verborgen kosten die de uitvoer veel duurder maken dan de meeste mensen aannemen. Daarom moeten alle relevante kostenfactoren in acht worden genomen zodat verborgen kosten kunnen worden vastgesteld en waar mogelijk kan worden bespaard. Deze holistische visie ontbreekt niet alleen bij de meeste bedrijven die proberen hun uitvoerkosten omlaag te brengen, maar ook bij de aanpak van externe serviceverleners op het gebied van uitvoerbeheer. Dit is vrij eenvoudig te verklaren: deze serviceverleners kijken namelijk meestal alleen naar die gebieden waar zij in gespecialiseerd zijn. Hierdoor maakt op dit moment slechts 16 % (IdC) van alle bedrijven gebruik van documentoplossingen, terwijl 67 % (Quocirca) een grote strategische waarde toekent aan uitvoer. Door de holistische benadering is Managed Document Services een uniek en onmisbaar gereedschap voor ieder bedrijf dat alle mogelijkheden wil benutten om kosten te besparen. HOEVEEL KOSTBARE TIJD WORDT BESTEED AAN HET BEHEREN VAN UW UITVOERINFRASTRUCTUUR? HEBBEN UW IT-BEHEERDERS VOLDOENDE TIJD VOOR DE BELANGRIJKE ZAKEN? HEBT U EEN LANGE-TERMIJNSTRATEGIE VOOR DE INFRASTRUCTUUR VAN UW DOCUMENTUITVOER? KYOCERA MDS neemt uw IT-beheerders alle vervelende administratieve taken uit handen, zodat zij hun vaardigheden in kunnen zetten voor belangrijkere zaken.

8 KYOCERA MANAGED DOCUMENT SERVICES: HET ANTWOORD OP VELE VRAGEN ALLES WAT U NODIG HEBT AFKOMSTIG VAN SLECHTS ÉÉN AANBIEDER. De professionele Management Document Services (MDS) van KYOCERA helpen bij het exact specificeren van uw uitvoerkosten, op basis waarvan kan worden bepaald welke kostenbesparingen mogelijk zijn. Ervaringen uit de praktijk laten zien dat er met MDS tot 30% kan worden bespaard op documentkosten. Bovendien kunnen onze services uw uitvoerbeheer vereenvoudigen, de werklast van uw IT-afdeling verminderen en de belasting van het milieu door uw printers en MFP s verbeteren. Met KYOCERA MDS bespaart u niet alleen op uw kosten, maar verhoogt u ook uw productiviteit. Met MDS is het mogelijk om uw documentprocessen beter te organiseren. Bovendien kunt u de werklast van uw IT-afdeling verminderen door hen routinetaken uit handen te nemen die veel efficiënter door externe specialisten kunnen worden afgehandeld. KYOCERA MDS is een uitgebreid dienstenpakket. Na een zorgvuldige analyse van de behoeften en structuren binnen uw bedrijf stellen wij een programma op maat voor u samen dat de voor u belangrijke zaken aanpakt. Net als bij uw bedrijfsauto's kunt u afzonderlijke delen of zelfs uw gehele uitvoersysteem aan toegewijde specialisten overlaten. Van controle- en optimalisatiewerkzaamheden, de automatische aanschaf van voorraden tot aan een snelle ondersteuning door de helpdesk, nu ontvangt u alle benodigde services op het gebied van uitvoerbeheer van één enkele aanbieder om het even van welk merk uw apparaten zijn. MDS is niet alleen geschikt voor grote, internationale bedrijven. Onze services zijn ook van groot voordeel voor kleine en middelgrote bedrijven. MDS van KYOCERA helpt ook u bij het bereiken van significante kostenbesparingen binnen uw bedrijf. Zoals u ziet zijn er vele redenen om voor Kyocera te kiezen, vooral zodra u ziet hoe weinig er eigenlijk bekend is over de uitvoerkosten van uw bedrijf en hoeveel mogelijkheden u hebt om hierop te besparen. En hier houdt het niet op! KYOCERA-printers en -multifunctionals staan bekend om hun uitmuntende betrouwbaarheid en zuinig gebruik. Met de software van KYOCERA bent u verzekerd van goed georganiseerde en veilige documentprocessen. Bij de ontwikkeling van producten en technologieën heeft KYOCERA zich altijd bezig gehouden met de bescherming van het milieu en het behoud van natuurlijke hulpbronnen. MDS VAN KYOCERA DE VOORDELEN OP EEN RIJ. Significante besparing op de uitvoerkosten van een kantoor Volledige kostentransparantie en flexibiliteit Eén praktisch contactpunt voor alle uitvoerbehoeften Hogere productiviteit door minder storingen en gestroomlijnde workflows Betere documentveiligheid en -flexibiliteit Betere gevolgen voor het milieu

9

10 DE DRIE STAPPEN NAAR UW SUCCES: ASSESS, OPTIMALISEER, BEHEER KYOCERA MDS is een dynamisch proces dat in drie stappen de documentprocessen binnen uw kantoor optimaliseert. Stap-voor-stap worden de zwakke punten van uw uitvoeromgeving vastgesteld, oplossingen ontwikkeld en mogelijkheden geboden om meer efficiëntie en besparingen te bereiken. MDS Samen met u bekijken we uw gehele situatie en bepalen we welke aspecten van het MDS-proces het meest waardevol zijn voor uw bedrijf. Vervolgens creëren we een oplossing op maat die bestaat uit die elementen die voor u van belang zijn. ASSESSMENTFASE Uit het MDS-assessmentproces rolt een gedetailleerd overzicht van uw huidige uitvoer- en documentomgeving, de efficiëntie van uw processen en de daaruit voortvloeiende kosten. Met behulp van gesprekken en onderzoeken stellen we uw persoonlijke behoeften en workflows vast en nemen deze mee in onze analyse. ONZE SERVICES: Controle / beoordeling analyse van de verzamelde gegevens en vaststelling van de zwakke punten zoals overbelaste of juist onderbelaste systemen, risico op defecten en reparaties, berekening van gebruikscijfers van voorraden Rapport een heldere samenvatting en analyse van uw huidige situatie, sterke en zwakke punten en uw huidige behoeften. Met constante controles zorgen we er ook in de toekomst voor dat in al uw behoeften wordt voorzien. Voorraadanalyse nauwkeurige registratie van alle gegevens die relevant zijn voor uw printomgeving, waaronder meterstanden, gebruikscijfers, consumptiecijfers voor toners en papier, staat van de afzonderlijke apparaten

11 OPTIMALISATIEFASE Op basis van de verzamelde gegevens wordt voor uw uitvoerbeheer een concept op maat ontwikkeld dat rekening houdt met alle interne eisen van uw bedrijf zowel op technisch, economisch als organisatorisch gebied. ONZE SERVICES: Advies / voorstel een gedetailleerd plan dat beschrijft hoe u processen kunt verbeteren en kosten kunt besparen Implementatie het in de praktijk brengen van alle overeengekomen plannen Hardware-installatie levering, installatie en toepassing van nieuwe systemen inclusief systemen van derde partijen Software-installatie de software wordt zo geïnstalleerd en geconfigureerd dat deze voldoet aan al uw behoeften omtrent boekhouding, workflowbeheer en veiligheid Customisation (op maat) aanpassen van hardware en software aan de specifieke eisen van uw bedrijf Training / begeleiding bij de overstap trainen en begeleiden van uw personeel om bijv. de nieuwe software zo efficiënt mogelijk te gebruiken en zoveel mogelijk kosten te besparen Projectbeheer beheer van de optimalisatiefase inclusief troubleshooting Milieubeheer aanpassen van de uitvoeromgeving om te zorgen voor een zo laag mogelijk energieverbruik en een lage CO2-uitstoot, geluidsreductie, milieuvriendelijke afvalprocessen, etc. BEHEERFASE Na de optimalisatiefase houden wij uw processen continu in beheer om ervoor te zorgen dat alles soepel en effectief verloopt. We werken proactief om ervoor te zorgen dat de prestaties altijd op het hoogste niveau blijven. We controleren de gebruikscijfers van uw uitvoerapparaten en de kosten continu. Door regelmatig verslag te doen aan het management en het systeem continu aan te passen aan uw behoeften wordt altijd gezorgd voor de hoogste mate van efficiëntie. Dit betekent dat wij zelfs in de beheerfase blijven controleren en optimaliseren, om ervoor te zorgen dat uw uitvoerinfrastructuur zich altijd aanpast aan de veranderingen binnen uw bedrijf. ONZE SERVICES: Ondersteuning op afstand controle en diagnose op afstand van de gehele uitvoeromgeving, inclusief de staat van de apparaten, onderhoud, contractvoorwaarden en -duur, gebruik van voorraden, etc. Helpdesk snelle, vriendelijke en efficiënte ondersteuning door ons team van specialisten Preventief onderhoud proactieve onderhoudsservice Voorraadbeheer proactieve service voor tijdige levering van voorraden zoals papier en toner Retourenbeheer beheren en organiseren van het retourneren van hardware aan het eind van de leasekoopovereenkomst. Service ter plaatse het leveren van opgeleid personeel om indien nodig ter plaatse te werken Beheer van bedrijfsmiddelen beheer van lease- en koopovereenkomsten, contractvoorwaarden, etc. Online rapportage snelle en efficiënte rapportage via het internet Accountbeheer beheer van alle kosten en facturen voor onderhoud, reparaties, lease en bevoorrading AANVULLENDE VOORDELEN: Service-overeenkomsten scheppen duidelijkheid en bieden bescherming bij alle zaken omtrent prestaties en levertijden Europawijd aanbod KYOCERA MDS kan ook over de internationale grenzen worden gebruikt

12 KYOCERA MDS: UW SERVICEPAKKET MET VELE VOORDELEN VOLLEDIGE KOSTENTRANSPARANTIE EN -BESPARINGEN TOT 30%. Goed georganiseerde processen. Lagere kosten. Toegenomen productiviteit en tevredenheid van werknemers. MDS heeft vele praktische voordelen die u kunnen helpen bij het efficiënter inrichten van uw bedrijf en het verhogen van winst. Er zijn vele manieren waarop MDS uw kosten kan reduceren. Bijvoorbeeld: u kunt een bindend printbeleid opstellen dat bepaalt wanneer er in kleur mag worden geprint, waardoor onnodige kosten worden tegengegaan. En omdat de leeftijd en levensduur van de systemen bekend zijn, kunnen systemen die de kosten omhoog drijven eenvoudig worden ontdekt en vervangen. Meer voorbeelden? Hoog opgeleide (en dure) IT-personeelsleden besteden niet langer tijd aan routinetaken als het bestellen en vervangen van toners, zodat ze hun tijd en vaardigheden kunnen besteden aan productievere taken. UW BESPARINGSMOGELIJKHEDEN OP EEN RIJTJE. door de duurzaamheid op het gebied van milieu te verbeteren door zuinige softwareapplicaties en ECOsys-technologie door de beheerkosten te minimaliseren door het gebruik van uw printerpark te optimaliseren MDS REDUCEERT KOSTEN door de werklast te reduceren voor het IT-personeel dat voor uw printerpark zorgt door de productiviteit te verhogen door workflows te optimaliseren door het gebruik van middelen als papier en toner te reduceren door uw TCO te verlagen door storingen te reduceren door u uiterst rendabele voorwaarden op maat te bieden door de service- en ondersteuningskosten te reduceren door te besparen op energiekosten

13 TOEGENOMEN PRODUCTIVITEIT EN MOTIVATIE VAN WERKNEMERS. BETER MILIEU- EN DUURZAAMHEIDSBEHEER. Duidelijk waarneembare kostenvoordelen worden ook veroorzaakt door andere voordelen waarbij kosten niet of nauwelijks een rol spelen. Geavanceerde uitvoeroplossingen maken documentbeheer sneller en effectiever, bijvoorbeeld door automatische vastlegging en het versturen en archiveren van documenten zoals facturen, inkooporders of verzekeringsformulieren. Door een optimaal beheer van het printerpark worden overbelasting en defecten voorkomen, waardoor u minder lang hoeft te wachten op uw uitvoer. Verder kunt u ervoor zorgen dat de uitvoer daar plaatsvindt waar werknemers deze het meeste nodig hebben. Dit bespaart niet alleen tijd, maar verhoogt ook de tevredenheid van de werknemers. PROFESSIONEEL, OP MAAT GEMAAKT EN VAN ÉÉN ENKELE AANBIEDER. Met slechts één contactpunt bespaart u met MDS inspanningen en mankracht. Of het nu gaat om toner, papier of reserveonderdelen, wij leveren u alles wat u nodig hebt: voor iedere printer en multifunctional. U hebt slechts één contactpersoon, één factuur en een heleboel tijd die uw werknemers kunnen besteden aan andere, productievere taken. Hetzelfde geldt voor het onderhoud. Wij kunnen alle onderhouds- en reparatiewerkzaamheden overnemen. En hiervoor hoeft u niets te doen. Dankzij ons controlesysteem op afstand stellen wij afwijkingen in het functioneren van een apparaat vast en kunnen we waar nodig snel reageren, zonder dat wij daarvoor ter plaatse aanwezig hoeven te zijn. KYOCERA MDS verbetert uw balans zowel economisch als ecologisch. Wij helpen u bij het terugbrengen van uw energieverbruik. Door uw hardware met elkaar in verbinding te brengen en gebruik te maken van elektronisch gegevensbeheer gaat u veel efficiënter om met energie. Wanneer u dit wenst kunnen kunnen wij u ook informeren over het overstappen op energiebesparende printers en kopieerapparaten die een nog groter verschil maken voor uw energiekosten. KYOCERA biedt nog veel meer services die uw ecologische balans kunnen verbeteren. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het gebruik van gerecycled papier of het ontwikkelen van een bedrijfsspecifiek afvalconcept. Het invoeren van een 'printbeleid' kan een zeer effectieve maatregel zijn. Dit beleid eist van werknemers dat zij op ecologische wijze printen en kopiëren. De omvang van de belangrijke kosten- en organisatorische voordelen heeft er al voor gezorgd dat 54% (bron: Infotrends) van middelgrote bedrijven overwegen MDS binnen hun bedrijf te introduceren!

14 KYOCERA MDS: HET WERKT DELOITTE: NEW COLLEGE DURHAM: Verkleinen van het printerpark voor een betere kwaliteit en kostenefficiëntie. Kostenbesparing in een complexe omgeving met gebruikers. "Wij kunnen nu een consistent, kwalitatief hoogwaardig beeld uitdragen naar de markt dat strookt met onze doelstellingen om onze klanten uitzonderlijke beheeroplossingen te bieden. Het KYOCERA-team doet er alles aan om de verwachtingen van de klant te overtreffen. Dit is echt een rendabele samenwerking." Dhr. Simon Njuguna, regiomanager EA Information Technology Deloitte, Kenia "Een van de belangrijkste voordelen van KYOCERA Managed Document Services is de transparantie van de printkosten. Nu weten we precies wat onze maandelijkse kosten voor het printnetwerk zullen zijn en komen we bij het onderhoud niet voor nare verrassingen te staan!" Alan Race, ICT-manager New College Durham, UK DE GEMEENTE NAUMBURG: Hoe zelfs kleine steden grote kostenbesparingen kunnen bereiken. Andere gemeentekantoren zijn compleet verrast over hoeveel er kan worden bespaard via de kopieer- en printinfrastructuur en komen naar ons toe om te kijken hoe we dat hebben bereikt. Matthias Walther, Manager Gegevensverwerkingssystemen Gemeente Naumburg, Duitsland

15

16 Uw KYOCERA partner: KYOCERA MITA Nederland B.V., Beechavenue 25, 1119 RA Schiphol-Rijk, Tel +31 (0) , Fax +31 (0) , * KYOCERA kan niet garanderen dat de vermelde specificaties geen fouten bevatten. Specificaties kunnen zonder voorafgaande kennisgeving worden gewijzigd. De informatie was juist op het moment dat deze ter perse ging. Alle andere merk- en productnamen kunnen gedeponeerde handelsmerken of handelsmerken van de betreffende eigenaren zijn en worden bij dezen erkend.