Handboek invoering en gebruik burgerservicenummer in de zorg

Transcriptie

1 Handboek invoering en gebruik burgerservicenummer in de zorg Status Handboek Het Wetsvoorstel gebruik BSN in de zorg (Wbsn-z) is op 10 oktober 2006 door de Tweede Kamer aanvaard. De inhoud van het wetsvoorstel ligt hiermee vast. Het wetsvoorstel wordt nu aan de Eerste Kamer ter behandeling aangeboden. Het wetsvoorstel en de aan de Tweede kamer tijdens de behandeling gedane toezeggingen zijn verwerkt in de nu voorliggende tekst van dit Handboek. Het project BSN in de zorg zal ervaringen die met de invoering en het gebruik van het BSN in de zorg worden opgedaan in een aantal pilots verwerken in de teksten van het handboek. Het is dan ook aan te bevelen u ervan te vergewissen dat u steeds de laatste versie van het handboek hanteert. Als er een gewijzigde versie van het handboek verschijnt, wordt dit via de website van het ministerie van VWS ( dossiers, burgerservicenummer) kenbaar gemaakt. U kunt zich via de website ( contact, abonneren) abonneren op de service waarbij u een bericht ontvangt als er een nieuwe versie van het handboek uit is. 25 oktober

2 Inhoudsopgave Inleiding / leeswijzer Wat is het BSN Algemeen BSN in de zorg Betrouwbare gegevensuitwisseling van gegevens in de zorg Gebruikers van het BSN in de zorg Randvoorwaarden Toezicht en handhaving Wat betekent de invoering van de Wbsn-z voor u? De verantwoordelijkheden rondom de invoering van het BSN in de zorg Inleiding Zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars ICT-leveranciers Ministerie van VWS Directie Macro-economische vraagstukken en arbeidsvoorwaarden (MEVA) Project BSN in de Zorg De Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z) UZI-register Welke stappen doorloopt u bij de invoering van het BSN in de zorg De stappen in schema Start Maken plan van aanpak invoering BSN Besluiten over plan van aanpak invoering BSN Voorbereiding Inleiding Aanpassen organisatie en ICT, aanvragen UZI-middelen Aanpassen organisatie op BSN Aanpassen ICT voor BSN Installeren ICT voor BSN Aanvragen UZI-middelen Ontvangen en installeren UZI-middelen End-to-end-test Schonen bestanden (optioneel) Resultaat van de stap Voorbereiding Gebruik Initiële vulling (optioneel) ICT vrijgeven en werken volgens nieuwe procedures Regulier bevragen BSN Identificatie van een patiënt Controleren wettelijk identiteitsbewijs (WID-controle) Opvragen BSN Verifiëren BSN Opvragen persoonsgegevens Algemene informatie Bijlage 1 Gebruikerseisen BSN Bijlage 2 Template plan van aanpak Bijlage 3 UZI-beslisboom Bijlage 4 Aanvragen UZI-middelen Bijlage 5 Procedure voor identificatie van de patiënt en opvragen BSN Bijlage 6 Bijzondere situaties bij identificatie van de patiënt Bijlage 7 Functionaliteit BSN zoekpaden en verificatievragen Bijlage 8 Afkortingen en begrippenlijst Bijlage 9 Zorgverleners: beroepsgroepen opgenomen in art 3 en 34 van de Wet BIG oktober

3 Inleiding / leeswijzer Dit Handboek invoering en gebruik burgerservicenummer in de zorg, is bedoeld als praktische handleiding voor de (toekomstige) gebruikers van het burgerservicenummer in de zorg. Daarbij gaat het om het brede veld van zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars. Het biedt handvatten voor het implementeren en gebruiken van het burgerservicenummer (BSN) in de eigen organisatie 1. Informatie aan patiënten/cliënten valt buiten het bestek van dit handboek. Zij worden afzonderlijk geïnformeerd over de invoering van het BSN in de zorg. Het handboek is zoveel mogelijk zo opgezet, dat de hoofdstukken en de verschillende onderdelen daarvan onafhankelijk van elkaar gelezen kunnen worden. Dat brengt met zich mee dat hetzelfde onderwerp soms op meerdere plaatsen besproken wordt. Enkele specifieke onderwerpen worden in bijlagen gedetailleerd uitgewerkt. Dit maakt het mogelijk het handboek ook bij het dagelijks gebruik van het BSN als naslagwerk te gebruiken. Leeswijzer In hoofdstuk 1 van het handboek krijgt u uitleg over het burgerservicenummer in algemene zin en het gebruik van het burgerservicenummer in de zorg. In hoofdstuk 2 wordt kort weergegeven hoe het stelsel van voorzieningen rond het gebruik van het BSN in de zorg eruit ziet. In hoofdstuk 3 vindt u een schema waarin alle stappen staan samengevat die u doorloopt om de invoering van het burgerservicenummer in uw organisatie te realiseren. Hierin vindt u ook verwijzingen naar de hoofdstukken en paragrafen waarin de stap nader wordt beschreven en/of naar het hulpmiddel dat u desgewenst kunt gebruiken bij het zetten van de betreffende stap. De hoofdstappen die worden onderscheiden zijn: Start (hoofdstuk 4) Voorbereiding (hoofdstuk 5) Gebruik (hoofdstuk 6) In Hoofdstuk 7 vindt u verwijzingen naar adressen en websites van - voor het BSN - relevante organisaties. Tot slot is er een aantal bijlagen toegevoegd: deels bestaande uit hulpmiddelen die u kunt inzetten bij het invoeren van het BSN in uw organisatie (bijvoorbeeld: gebruikerseisen) en deels bestaande uit achtergrondinformatie (bijvoorbeeld: Hoe liggen de verantwoordelijkheden voor de invoering van het BSN in de zorg). 1 Voor de ICT-leveranciers is vanaf begin 2006 al de benodigde informatie beschikbaar. Informatie is ook te vinden op de websites van UZI en SBV-Z ( en 25 oktober

4 1 Wat is het BSN 1.1 Algemeen Het burgerservicenummer (BSN) is een nieuw begrip in een oud jasje. Het huidige sofinummer wordt omgezet naar het BSN en tegelijkertijd wordt het gebruik van het nummer verbreed naar alle overheidsinstellingen. Dat gebeurt allemaal via de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb), die naar verwachting eind 2006 in werking zal treden. Met deze Wet introduceert de overheid één persoonsnummer dat gebruikt zal worden als hulpmiddel voor het ontsluiten van persoonsgegevens (zoals naam, adres, geboortedatum, geslacht) in praktisch alle registraties met persoonsgegevens van de overheid. Met dit persoonsnummer, het burgerservicenummer, kunnen persoonsgebonden gegevens doelmatig en betrouwbaar uitgewisseld worden binnen de overheid en tussen de overheid en burgers. Bij inwerkingtreding van de Wabb mogen overheidsinstanties voor de uitwisseling van persoonsgegevens gebruik maken van het BSN als persoonsnummer voor de burger. Voor de burger betekent dit dat hij in alle administraties van de overheid onder één en hetzelfde nummer bekend is, wat de communicatie met de overheid ook voor hem of haar eenvoudiger zal maken. Zoals gezegd: het huidige sofi-nummer wordt bij inwerkingtreding van de Wabb omgezet naar het BSN. Het BSN onderscheidt zich alleen van het sofi-nummer voor wat betreft het gebruik en het beheer. Het BSN staat (nu nog als sofi-nummer) op de wettelijke Nederlandse identiteitsbewijzen (paspoort, rijbewijs en identiteitskaart). Het BSN zal ook vermeld gaan worden op Nederlandse documenten voor vreemdelingen. In de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA) zijn op dit moment de sofi-nummers van alle geregistreerden opgenomen. Bij de inwerkingtreding van de Wabb worden deze nummers automatisch omgezet naar BSN s. Nieuwe burgers ontvangen bij inschrijving bij een gemeente (in de GBA) een BSN. Van dat nummer ontvangt de burger binnen 4 weken na inschrijving schriftelijk bericht. 1.2 BSN in de zorg De minister van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) heeft besloten om het BSN ook in de zorgsector in te voeren. Kern van het wetsvoorstel dat hierop betrekking heeft, de Wet gebruik BSN in de zorg (Wbsn-z), is dat zorgaanbieders, zorgverzekeraars en indicatieorganen het BSN moeten opnemen in de eigen administratie én gebruiken bij onderlinge uitwisseling van gegevens over hun patiënten (persoonsgegevens, medisch-inhoudelijke en (financieel-)administratieve gegevens). Dit betekent dat bij persoonsgebonden gegevensuitwisselingen het BSN vermeld moet staan op alle (papieren en elektronische) dragers. Voorbeelden van dragers zijn een doktersrecept, een declaratie, een verwijsbrief en een ziekenhuisdossier. Onderdeel van de nieuwe regelgeving is dat er voor het gebruik van het BSN door de zorgsector een eigen sectorportaal is, de Sectorale Berichtenvoorziening in de Zorg (SBV-Z) (zie paragraaf 2.4.3), en er nieuwe registers komen voor de registratie van gebruikers van het burgerservicenummer in de zorg (zorgaanbieders, zorgverzekeraars en indicatieorganen. Ook worden eisen aan de beveiliging van elektronische communicatie vastgelegd. Het doel van de wet is de kwaliteit van de zorgverlening te verbeteren dankzij betrouwbare gegevensuitwisseling in de zorg. Welke voordelen het gebruik van het BSN in de zorgsector biedt is te lezen in paragraaf Wie de gebruikers zijn van het BSN in de zorgsector wordt aangeduid in paragraaf In het wetsvoorstel en in nadere regelgeving is veel aandacht besteed aan maatregelen die ervoor moeten zorgen dat de betrouwbaarheid en de 25 oktober

5 vertrouwelijkheid van de gegevens gewaarborgd worden (paragraaf 1.2.3). Hoe het toezicht en de handhaving op de wet is geregeld staat beschreven in paragraaf De artikelen in de Zorgverzekeringswet die gebruik van het sofi-nummer/bsn in het declaratieverkeer verplicht stellen, treden gelijktijdig met de Wbsn-z in werking. Nadat de Wbsnz in werking is getreden en de zorgaanbieder op grond daarvan het BSN moet gaan gebruiken zal een zorgaanbieder bij zijn declaraties aan de zorgverzekeraar dus het BSN dienen te vermelden. De zorgaanbieder zal het BSN ook gaan gebruiken om te controleren wat de verzekeringsrechten van een patiënt zijn Betrouwbare gegevensuitwisseling van gegevens in de zorg In de zorgsector bestaat al lange tijd behoefte aan een uniek nummer om betrouwbaar vast te kunnen stellen welke gegevens bij welke patiënt horen. Uit diverse onderzoeksrapporten 2 is gebleken dat gebrekkige of onjuiste medische informatie als gevolg van persoonsverwisseling in de gegevensverwerking en -uitwisseling binnen de zorgsector voor onnodige problemen zorgt. Ook zorgpas- en declaratiefraude en foutuitval in het declaratieverkeer zijn gesignaleerd 3. Het invoeren van het gebruik van het BSN voorziet in deze behoefte aan een uniek nummer. De voordelen op een rij: Het BSN maakt een eind aan de verschillende persoonsnummers die zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars nu nog gebruiken. Het aanduiden van een persoon bij het vastleggen en uitwisselen van persoonsgegevens kan met het BSN simpeler en minder foutgevoelig dan door middel van een combinatie van naam, geslacht, geboortedatum en woonadres van de cliënt. Het gebruik van het BSN maakt hierdoor vereenvoudiging en verbetering van de werkprocessen in de zorg mogelijk. Zowel in de zorgverleningsprocessen zelf, als in de financieel-administratieve afhandeling daarvan. Door een betrouwbaar verband te leggen tussen een persoon, diens BSN én zijn (medischinhoudelijke) gegevens kunnen in de zorgsector onnodige fouten als gevolg van persoonsverwisseling voorkomen worden. Het maakt het declareren effectiever en efficiënter, geeft een betere bescherming tegen identiteitsfraude en verschaft een uniek identificerend nummer voor patiënten voor het toenemende gebruik van ICT in de zorg. Het BSN is als voorwaarde gesteld voor de realisatie van het elektronisch medicatiedossier (EMD) en het waarneemdossier voor huisartsen (WDH), de eerste twee hoofdstukken van het elektronisch patiëntendossier (EPD). Als alle zorgaanbieders hetzelfde nummer het BSN - gaan gebruiken voor een bepaalde patiënt, kan een daartoe bevoegde zorgaanbieder in de toekomst met behulp van het BSN alle (medische) informatie over de betreffende patiënt (mits die heeft aangegeven dat zijn gegevens uitgewisseld mogen worden) opzoeken die nodig is voor bijvoorbeeld een diagnose, behandeling of medicatievoorschrift. 2 Onderzoek door het Wetenschappelijk Instituut Nederlandse Apothekers (WINap) uit 2002; Rapport Fouten duur betaald (TNS NIPO december 2003 en februari 2004) 3 Rapport Frauderisicoanalyse gezondheidszorg (Universiteit Twente 28 maart 2003) 25 oktober

6 1.2.2 Gebruikers van het BSN in de zorg Het BSN zal over de hele zorgsector gebruikt gaan worden: door zorgaanbieders, zorgverzekeraars en indicatieorganen. Zorgaanbieders Bij zorgaanbieders gaat het om: Zorginstellingen, die voldoen aan de criteria uit de Kwaliteitswet Zorginstellingen; Alle beroepsbeoefenaren als bedoeld in de artikelen 3 en 34 van de Wet op de Beroepen in de Individuele Gezondheidszorg (Wet BIG). Een overzicht van deze beroepsgroepen vindt u in bijlage 10. Indicatieorganen Bij indicatieorganen gaat het om: Het indicatieorgaan voor cliënten die gebruik maken van AWBZ-instellingen: het Centrum Indicatiestelling Zorg (CIZ); De indicatieorganen in de jeugdzorg: de Bureaus Jeugdzorg, voor wat betreft de zorgindicaties. Zorgverzekeraars Een zorgverzekeraar is degene bij wie de patiënt zichzelf verzekert voor zorg 4. Dit handboek gaat verder niet in op de invoering van het BSN bij zorgverzekeraars Randvoorwaarden Een zorgaanbieder moet in het belang van zijn patiënt er op kunnen vertrouwen dat medische gegevens die hij opvraagt met behulp van het BSN ook daadwerkelijk bij de juiste patiënt horen. En een patiënt moet erop kunnen vertrouwen dat een zorgaanbieder, een indicatieorgaan of zorgverzekeraar zorgvuldig omgaat met zijn persoonsgegevens. Om ongewenst gebruik van het BSN te voorkomen in de zorg heeft de minister van VWS randvoorwaarden gesteld op het gebied van juiste en zorgvuldige omgang met persoonsgegevens en informatiebeveiliging. Belangrijk daarbij is dat wordt gehandeld in overeenstemming met de Wet bescherming persoonsgegevens en de uitgangspunten uit de Wet Geneeskundige behandelingsovereenkomst. Er zijn drie sets randvoorwaarden. Randvoorwaarden 1 Zeker moet zijn dat de juiste persoonsgegevens van een patiënt worden vastgelegd én dat de verwerkte persoonsgegevens en medische gegevens betrekking hebben op díe betreffende patiënt. Uitwerking Patiënt identificeren en BSN opvragen/verifiëren bij een betrouwbare bron: - Om vast te stellen dat het om de juiste persoon gaat moet u de identiteit van uw patiënt vaststellen met behulp van een wettelijk identiteitsbewijs (identificatieplicht). Bij patiënten met wie u reeds een behandelrelatie heeft dient u zich van de (juiste) identiteit van de patiënt te vergewissen (vergewisplicht). - U moet het BSN van een patiënt, bij een 4 Voor de goede orde wordt opgemerkt dat zorgverzekeraars in het stelsel van gegevensuitwisseling uitsluitend toegang hebben tot algemene (financieel-administratieve) gegevens, nodig voor het afhandelen van het declaratieverkeer. Zij hebben geen toegang tot medische gegevens. 25 oktober

7 Randvoorwaarden 2 Waarborgen dat degene die de gegevens verwerkt of er inzage in krijgt, ook het recht heeft dat te doen. Medische persoonsgegevens mogen alleen worden geraadpleegd en bewerkt door zorgaanbieders die een behandelrelatie met de desbetreffende patiënt hebben. Uitwerking eerste contact na het ingaan van de wet, opvragen of verifiëren bij de Sectorale Berichtenvoorziening in de Zorg (SBV-Z), tenzij u het BSN kunt overnemen van een andere gebruiker waarvan vaststaat dat die het BSN al opgevraagd of geverifieerd heeft bij een betrouwbare bron. Autorisatie en authenticatie van gebruikers: Om een gesloten systeem van gebruikers te creëren worden registers ingesteld: één register van zorgaanbieders, één van zorgverzekeraars en één van indicatieorganen. Een gebruiker schrijft zich in bij het register en ontvangt op basis daarvan een UZIservercertificaat, een UZI-pas (voor zorgaanbieders en indicatieorganen) of een ZOVAR-servercertificaat (voor zorgverzekeraars) die toegang geeft tot de SBV-Z. Logging van het gebruik: De SBV-Z legt vast wie welke dienst bij de SBV-Z heeft afgenomen: opvragen BSN, verifiëren BSN, opvragen persoonsgegevens etc. Zo kunnen achteraf eventuele onrechtmatige raadplegingen worden gesignaleerd. De gelogde gegevens worden steekproefsgewijs gecontroleerd. Beveiliging dataverkeer De gegevens die via een Internetverbinding uitgewisseld worden tussen zorgaanbieder en de SBV-Z worden versleuteld zodat ze niet door onbevoegden gelezen kunnen worden. 3 Rechten van burgers Mogelijkheid van informeren bij de SBV-Z: Iedere zorgconsument kan bij de SBV-Z vragen welke zorgaanbieder gegevens over hem heeft opgevraagd (inzagerecht) Toezicht en handhaving Het toezicht en de handhaving zijn geregeld in de Kwaliteitswet zorginstellingen en de Wet op de beroepen in de individuele gezondheidszorg. Het gebruik van het burgerservicenummer is een aspect van verantwoorde zorg op basis van deze wetten. In het kader daarvan houdt de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) toezicht op het gebruik van het BSN door zorgaanbieders en de daarbij horende verplichtingen. Voor wat betreft toezicht op het gebruik van het BSN door zorgverzekeraars houdt de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) toezicht. 5 Hoe een zorgconsument dit recht kan uitoefenen vindt u op de website van de SBV-Z: bij het onderdeel Inzagerecht. 25 oktober

8 De IGZ kijkt of zorgaanbieders het/een BSN verkeerd gebruiken. Indien meldingen of andere informatie die de inspectie verkrijgt, duiden op een mogelijk structureel risico in het gebruik van het BSN in de zorg, kan de inspectie een thematisch onderzoek instellen (voorbeeld: bij ziekenhuizen controleren of ze het BSN structureel gebruiken). Bij verkeerd of niet gebruik heeft de IGZ de mogelijkheid handelend op te treden. Dit varieert van het geven van waarschuwingen tot aan het geven van een bestuurlijke boete. Uiteraard zal bij handhaven gelet worden op de ernst van de geconstateerde niet-naleving van de wettelijke voorschriften. Het gewicht van de in te zetten handhavingsinstrumenten hangt af van aard, omvang en gevolgen van de niet-naleving van de wettelijke regels. Naast de IGZ controleert ook het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) zelfstandig of er sprake is van onterecht gebruik of misbruik van persoonsgegevens. Dit kan leiden tot een gerechtelijke procedure. De zorgconsument kan de SBV-Z ook raadplegen en zien wie zijn gegevens heeft bekeken (Inzagerecht, zie ook voetnoot 5). Hiervoor kan men het formulier inzagerecht, dat zodra de Wbsn-z van kracht is, te vinden is op de website van de SBV-Z, invullen en opsturen naar de SBV-Z. Voor klachten en foutmeldingen van zorgaanbieders heeft de SBV-Z een loket ingericht. Dit loket is er ook voor klachten van zorgconsumenten Wat betekent de invoering van de Wbsn-z voor u? Vanaf het moment dat u op grond van de Wbsn-z het BSN gebruikt geldt een aantal regels. U bent verplicht om het BSN op te nemen in uw administratie en te gebruiken bij élke uitwisseling (zowel elektronisch als schriftelijk) van persoonsgegevens met andere zorgaanbieders en met zorgverzekeraars. Bij deze gegevensuitwisseling moet het BSN worden gebruikt als persoonsnummer 7. Om er zeker van te zijn dat u met een betrouwbaar BSN werkt, moet u als zorgaanbieder twee dingen doen voordat u het BSN van een patiënt in gebruik neemt: de patiënt identificeren én zijn BSN opvragen of verifiëren bij een betrouwbare bron. Identificatie patiënten Na inwerkingtreding van de Wbsn-z moet u bij het eerste contact met nieuwe patiënten de identiteit vaststellen aan de hand van een wettelijk identiteitsbewijs. Wat een geldig identiteitsbewijs is, wordt bepaald door de Wet op de identificatieplicht. Deze wet bepaalt dat burgers vanaf de leeftijd van 14 jaar een identiteitsbewijs moeten kunnen tonen. Kinderen beneden die leeftijd kunnen zich identificeren met het identiteitsbewijs van hun ouder of een uittreksel uit de Gemeentelijke basisadministratie (GBA). Wettelijke identiteitsbewijzen zijn: een Nederlands paspoort, een Nederlands rijbewijs, een Nederlandse identiteitskaart of een Nederlands vreemdelingendocument zoals bedoeld in de Vreemdelingenwet Voor patiënten met wie u op het moment dat u het BSN gaat gebruiken al een behandelrelatie heeft en die dus reeds in uw bestand staan, geldt een andere situatie. U heeft als zorgaanbieder ten aanzien van deze patiënten geen identificatieplicht, maar een vergewisplicht, omdat verondersteld mag worden dat u goed bekend bent met de patiënt. U dient zich in die gevallen van de identiteit van de patiënt te vergewissen. Dat betekent dat u in bepaalde situaties, als u twijfelt aan de juistheid van de koppeling tussen patiëntgegevens en het BSN, alsnog om een 6 Helpdesk SBV-Z 7 Voor gegevensuitwisseling binnen de eigen instelling of organisatie hoeft het BSN niet gebruikt te worden. Maar het is uiteraard wenselijk om ook binnen de eigen organisatie het BSN te gebruiken als intern patiëntnummer bij de uitwisseling van gegevens. De wet verplicht hier echter niet toe. 25 oktober

9 wettelijk identiteitsbewijs zult vragen. Maar in andere situaties, als u de patiënt al jarenlang kent, zult u kunnen volstaan met herkenning. Overigens laat de vergewisplicht onverlet dat u als zorgaanbieder verantwoordelijk bent voor het vaststellen van de identiteit van de patiënt om zo fouten met het gebruik van het BSN te voorkomen. Bij volgende contacten geldt voor alle patiënten de vergewisplicht. Voor bijzondere situaties waarin identificeren in de praktijk niet mogelijk is, gelden uitzonderingen (zie bijlage 6). Opvragen BSN Om BSN s te verwerken in de administratie en te kunnen gebruiken bij het uitwisselen van informatie zal een zorgaanbieder de BSN s van zijn patiënten moeten verkrijgen uit of verifiëren bij een betrouwbare bron. Een betrouwbare bron om BSN s te verkrijgen is de Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z) of de Gemeentelijke Basisadministratie Persoonsgegevens (GBA). De SBV-Z is speciaal opgericht voor de zorgsector om geverifieerde nummers te leveren. Een BSN kan ook overgenomen worden van een andere gebruiker van het BSN, die het nummer al heeft geverifieerd. Bij twijfel moet het BSN opnieuw geverifieerd worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer NAW-gegevens en BSN die u meegeleverd krijgt op een verwijsbrief niet overeenkomen met de NAW-gegevens die u tot dan toe over de betreffende patiënt in uw administratie had staan. U kunt, als u dit wenst, als zorgaanbieder gebruik maken van het BSN en persoonsgegevens die u via het COV-bericht van de verzekeraar doorgestuurd krijgt. De verzekeraar is immers krachtens de wet op het BSN ook verplicht om met een geverifieerd nummer te werken. Mocht u twijfelen aan de gegevens, dan kan u via de Sectorale Berichten Voorzieningen in de zorg (de GBA-aansluiting voor de zorg) altijd zelf aan geverifieerde BSN's komen. Zie verder paragraaf Declaraties huisartsen Voor de driemaandelijkse abonnementsdeclaraties van alle patiënten van huisartsen mag de huisarts volstaan met het gebruiken van een geverifieerd BSN bij de declaratie. Het is niet verplicht om alle patiënten eerst te identificeren alvorens deze financiële afhandeling gedaan kan worden; er is in dit geval geen zorg in het spel, dus geen sprake van het leveren en uitwisselen van zorginformatie, alleen van een declaratie. Daarom kan volstaan worden met een geverifieerd BSN. Spoedeisende hulp Als verlening van zorg acuut nodig is en er geen tijd is om eerst het BSN te verifiëren en de patiënt te identificeren, geldt een uitzondering op het BSN-gebruik. Als de acute zorg eenmaal is geleverd, moet achteraf alsnog de identiteitscontrole en verificatie van BSN plaatsvinden. Ook deze spoedeisende medische gegevens moeten immers op de juiste manier in de administratie opgenomen worden. Als er wel een BSN beschikbaar is van de patiënt, kunnen aan de hand daarvan wel zijn gegevens worden gebruikt. Deze gegevens kunnen immers een belangrijke bijdrage leveren aan de juiste spoedeisende hulp. U moet zich er wel bewust van zijn dat wanneer u de identiteit van de patiënt niet hebt kunnen vaststellen, u er niet altijd zonder meer van uit kan gaan dat de gegevens op de desbetreffende patiënt betrekking hebben. Geen BSN beschikbaar Als er via verificatie geen BSN gevonden wordt voor de patiënt, of wanneer bij controle van de identiteit gegevens van de patiënt niet overeen blijken te komen, kan het BSN niet gebruikt worden. In dat geval moeten de medische gegevens aan de hand van alternatieve persoonsgegevens worden vastgelegd (zie bijlage 6 voor meer informatie over wat te doen in die gevallen dat er geen BSN beschikbaar is). 25 oktober

10 2 De verantwoordelijkheden rondom de invoering van het BSN in de zorg 2.1 Inleiding De verantwoordelijkheid voor de invoering van het BSN in de zorg is verdeeld over verschillende organisaties en partijen. Om te kunnen werken met het BSN zullen zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars zelf de nodige voorbereidingen moeten treffen. Zo zullen zij er in overleg met hun ICTleveranciers voor moeten zorgen dat hun systemen worden aangepast aan het gebruik van het BSN. Maar ook andere partijen, met name het Ministerie van VWS en het CIBG hebben hun verantwoordelijkheden rond de invoering van het BSN in de zorg. In dit hoofdstuk worden de verantwoordelijkheden van de verschillende partijen nader toegelicht. 2.2 Zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars Zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars hebben in het kader van de invoering van het BSN de volgende verantwoordelijkheden: Elke zorgaanbieder, indicatieorgaan en zorgverzekeraar is verantwoordelijk voor en aanspreekbaar op de (voorbereidingen die getroffen moeten worden voor de) invoering van het BSN binnen de eigen organisatie. Voor sectoren met een grote groep gebruikers van het BSN achter zich, verdient het vanuit het oogpunt van effectiviteit en efficiency aanbeveling om te bezien in hoeverre activiteiten in het kader van de invoering van het BSN gezamenlijk kunnen worden opgepakt. Elke zorgaanbieder, indicatieorgaan en zorgverzekeraar is verantwoordelijk voor de aanpassing van zijn/haar (geautomatiseerde) systemen op het BSN; in voorkomende gevallen dient daartoe opdracht te worden verleend aan de leverancier van de programmatuur die een zorgaanbieder, indicatieorgaan of zorgverzekeraar gebruikt voor zijn administratie. Voor alle zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars geldt straks de plicht om het BSN te verwerken in hun administratie en te gebruiken bij de onderlinge communicatie over cliënten. Het BSN wordt ook gebruikt in het declaratieverkeer tussen zorgaanbieders, zorgverzekeraars en indicatieorganen. Het is van belang om de voorbereidingen voor de invoering van het BSN voortvarend ter hand te nemen. Om die reden verdient het aanbeveling dat elke zorgaanbieder, indicatieorgaan en zorgverzekeraar een invoeringsplan opstelt. Bij het opstellen van het invoeringsplan kan gebruik worden gemaakt van de informatie in het onderhavige handboek. 25 oktober

11 2.3 ICT-leveranciers Softwareleveranciers van zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars zorgen ervoor dat in opdracht van hun klanten (opdrachtgevers) programmatuur voor de patiënten- en cliëntenadministraties zijn / worden aangepast op het gebruik van het BSN. Een voorwaarde om het BSN binnen de zorg te kunnen gebruiken is, dat de systemen van zorgorganisaties voor wat betreft hun patiënten- en cliëntenadministraties zijn aangepast op het gebruik van het BSN. Landelijk zijn / worden aan softwareleveranciers de technische specificaties beschikbaar gesteld om de benodigde aanpassingen te realiseren. De voortgang van de aanpassing van systemen wordt door het project BSN (zie paragraaf 2.4.2) in de zorg gemonitoord. 2.4 Ministerie van VWS Binnen het ministerie van VWS is een aantal onderdelen betrokken bij de invoering van het BSN in de zorg: Directie Macro-economische vraagstukken en arbeidsvoorwaarden (MEVA); Project BSN in de Zorg; Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z); UZI-register. In het navolgende wordt kort ingegaan op de verantwoordelijkheden van deze onderdelen Directie Macro-economische vraagstukken en arbeidsvoorwaarden (MEVA) De directie MEVA van het ministerie van VWS is verantwoordelijk voor het gereed komen van de benodigde wet- en regelgeving en het tot stand komen van de centrale voorzieningen die nodig zijn om het BSN in de zorg te kunnen gaan gebruiken. Verder draagt de directie de verantwoordelijkheid voor de invoering van het BSN-stelsel in de zorg Project BSN in de Zorg Voor de uitvoering van de benodigde werkzaamheden in het kader van de invoering van het BSN in de zorg heeft VWS een projectorganisatie ingericht, te weten het project BSN in de Zorg. Het project BSN in de zorg van het ministerie van VWS is enerzijds belast met de zorg voor de centrale voorzieningen die daarvoor nodig zijn, zoals het inrichten van de SBV-Z. Anderzijds is ze verantwoordelijk voor de afstemming met, voorlichting aan en ondersteuning van de (toekomstige) gebruikers van het BSN in de zorg bij de invoering van het BSN. In concreto: de projectorganisatie is (mede) verantwoordelijk voor de totstandkoming van centrale voorzieningen die nodig zijn om het BSN in de zorg te kunnen gaan gebruiken, de overkoepelende Wet- en regelgeving, de SBV-Z, etc.; geeft voorlichting over BSN in de zorg aan betrokken partijen (zorgaanbieders, indicatieorganen en zorgverzekeraars) biedt bij de voorbereiding van de invoering van het BSN ondersteuning aan deze partijen, bijvoorbeeld door het ter beschikking stellen van handboeken over de invoering en het gebruik van het BSN; is verantwoordelijk voor het (doen) aansluiten van gebruikers op de SBV-Z; heeft de monitorfunctie ten aanzien van de invoering, hieronder wordt onder meer verstaan dat het project BSN de voortgang van toekomstige gebruikers monitoort. 25 oktober

12 2.4.3 De Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z) De Sectorale Berichten Voorziening in de Zorg (SBV-Z) is verantwoordelijk voor het leveren van een aantal diensten voor de zorgsector rond invoering en gebruik van het BSN. De SBV-Z is een onderdeel van het agentschap CIBG, uitvoeringsorganisatie van het Ministerie van VWS. De SBV-Z heeft toegang tot de gegevens van de GBA, waaronder dus het BSN.. De SBV-Z levert de volgende diensten aan zorgaanbieders en indicatieorganen: A. Initiële vulling (eenmalig); B. Opvragen BSN (wat is het BSN van deze persoon?); C. Verifiëren BSN (hoort dit BSN bij deze persoon?); D. Opvragen persoonsgegevens (wat zijn de persoonsgegevens bij dit BSN?); E. Toetsen van het wettelijk identiteitsbewijs (WID-controle); F. Helpdesk; G. Foutenmeldpunt; H. Inzagerecht. Aan deze diensten zijn geen kosten verbonden (m.u.v. de situatie waarin u voor een tweede maal uw bestanden voor initiële vulling zou willen aanbieden). A. Initiële vulling Om de zorgsector te ondersteunen bij de invoer van het BSN, biedt de SBV-Z de mogelijkheid bestanden met persoonsgegevens van patiënten in één keer aan te vullen met BSN s: de zogenoemde initiële vulling. Initiële vulling biedt de zorgaanbieder de volgende voordelen: bij het eerste patiëntencontact beschikt de zorgaanbieder al over een BSN zodat het niet opnieuw ingevoerd hoeft te worden; de zorgaanbieder krijgt de mogelijkheid om in één keer de persoonsgegevens van zijn patiëntenregistratie te actualiseren waardoor de persoonsgegevens overeenkomen met de persoonsgegevens uit de GBA; de administratie van de zorgaanbieder kan verder opgeschoond worden (ontbrekende gegevens, ontdubbelen, etc.) aan de hand van de resultaten van de initiële vulling. Voordat medische gegevens mogen worden uitgewisseld moet u zich ervan vergewissen dat patiënt en het BSN dat u verkregen heeft via initiële vulling bij elkaar horen. Initiële vulling is niet verplicht, het is vooral van belang voor categorieën zorgaanbieders, die hun bestand snel na de invoering van de Wbsn-z gaan uitwisselen en daarvoor BSN s nodig hebben 8. 8 Bijvoorbeeld huisartsen die eens per kwartaal gegevens uitwisselen met zorgverzekeraars voor de declaratie van inschrijfgelden zullen initieel gaan vullen. 25 oktober

13 B en C. Opvragen en verifiëren BSN Dit houdt in dat de zorgaanbieder het BSN van een patiënt opvraagt op het moment dat hij contact heeft met de patiënt. Een zorgaanbieder zal dit doen wanneer hij een nieuwe patiënt krijgt, van wie hij het BSN niet van een andere betrouwbare bron heeft ontvangen. Een zorgaanbieder kan er voor kiezen zijn bestaande patiëntenbestand op deze wijze te vullen met BSN s, dit wordt druppelsgewijze vulling genoemd. Hiervoor kan de zorgaanbieder gebruik maken van de volgende diensten: Opvragen BSN: het opvragen van het BSN op basis van een set identificerende persoonsgegevens (wat is het BSN van deze patiënt?) Verifiëren BSN: het verifiëren van een BSN en de bijbehorende set identificerende persoonsgegevens (klopt deze BSN bij deze patiënt?) D. Opvragen persoonsgegevens Met de dienst Opvragen persoonsgegevens biedt de SBV-Z de zorgaanbieder de mogelijkheid om op basis van het burgerservicenummer de bijbehorende (identificerende) persoonsgegevens op te vragen. E. Toetsen in omloop zijn van het wettelijk identiteitsbewijs (WID-controle) Via de SBV-Z controleert de zorgaanbieder zo nodig of het door de patiënt getoonde wettelijke identiteitsbewijs nog in omloop is. F. Helpdesk Om zorgaanbieders te ondersteunen bij het invoeren van het BSN heeft de SBV-Z een helpdesk ingericht. Deze helpdesk kunt u benaderen voor ondersteuning bij het invoeren van het BSN, algemene informatievragen over het gebruik van het BSN en klachten (schriftelijk). De helpdesk is op de volgende wijze te bereiken: - telefonisch: op werkdagen van tot en met uur en van uur tot en met uur. Het telefoonnummer is info@sbv-z.nl - schriftelijk: SBV-Z, postbus 16114, 2500 BC te Den Haag. G. Foutenmeldpunt Indien het vermoeden bestaat dat er iets mis is in de combinatie BSN en persoonsgegevens kan dit aangemeld worden bij de helpdesk SBV-Z als een foutvermoeden. Het foutvermoeden wordt vervolgens bij de BV BSN in onderzoek gegeven. Voor de terugkoppeling over het resultaat dient u rekening te houden met een verwerkingstijd van twee weken. H. Inzagerecht Tot slot maakt de SBV-Z het zogenoemde inzagerecht mogelijk: elke burger (zorgconsument) kan bij de SBV-Z navragen of én welke zorgaanbieders zijn gegevens hebben opgevraagd of geverifieerd en of er een WID-controle is uitgevoerd. Zie voor een nadere beschrijving van de BSN-diensten. 25 oktober

14 2.4.4 UZI-register Om veilig elektronisch contact te kunnen leggen met de SBV-Z moet u zich als legitieme gebruiker van het BSN kenbaar kunnen maken. Daarvoor maakt u gebruik van een zogenaamde UZI-pas, UZI-servercertificaat. Deze, zogenaamde authenticatiemiddelen, kunnen worden aangevraagd bij het UZI-register. Het UZI-register is een onderdeel van agentschap CIBG, uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). UZI staat voor Unieke Zorgverlener Identificatie. Meer informatie vindt u op de website Het UZI-register beheert registers van zorgaanbieders en indicatieorganen die in aanmerking (willen) komen van een UZI-pas en/of een UZI-servercertificaat; schrijft zorgaanbieders en indicatieorganen in als abonnee in die registers; neemt verzoeken voor het aanvragen van een UZI-pas en/of UZI-servercertificaat van zorgaanbieders en indicatieorganen in behandeling en onderhoudt daartoe een aanvraagprocedure; verstrekt een UZI-pas en/of UZI-servercertificaat aan zorgaanbieders en indicatieorganen, volgens een vastgestelde veilige procedure. Voor zorgaanbieders is er het ZOVAR. Zorgverzekeraars identificatie en Authenticatie Register (ZOVAR) Het ZOVAR: beheert het register van zorgverzekeraars die in aanmerking (willen) komen voor een ZOVAR-servercertificaat; schrijft zorgverzekeraars in als abonnee in die registers; neemt verzoeken voor het aanvragen van zorgaanbieders in behandeling en onderhoudt daartoe een aanvraagprocedure; geeft ZOVAR-servercertificaten aan zorgverzekeraars volgens een vastgestelde veilige procedure.. 25 oktober

15 3 Welke stappen doorloopt u bij de invoering van het BSN in de zorg 3.1 De stappen in schema 25 oktober

16 4 Start 4.1 Maken plan van aanpak invoering BSN Doel Vóórdat u aan de voorbereidingen begint is het zinvol te bepalen hoe straks in uw organisatie met het BSN wordt gewerkt. Het zorgveld is breed en divers. Voor grote en kleine zorgaanbieders zullen de voorbereidende werkzaamheden in de praktijk andere accenten kennen. Een plan van aanpak geeft u inzicht in de activiteiten die gedaan moeten worden en helpt u bij het bepalen van uw vragen aan uw ICT-leverancier. Acties Het advies is om voor alle activiteiten een plan van aanpak op te stellen. In het plan moet ook aandacht worden besteed aan de benodigde (doorloop)tijd en personele capaciteit, de prioriteit ten opzichte van andere reguliere of projectmatige activiteiten en eventuele financiële consequenties. Het is belangrijk om mogelijke risico s in kaart te brengen en vast te stellen welke maatregelen nodig zijn om de risico s te beperken of te voorkomen. Resultaat Een plan van aanpak waarmee u goed voorbereid bent op de volgende stap: de daadwerkelijke voorbereiding van de invoering van het BSN in uw organisatie. Hulpvragen (vragen die zich vooraf kunt stellen) Op welk moment is het gebruik van BSN voor mijn organisatie verplicht? Hoeveel voorbereidingstijd schat ik in dat ik nodig heb? (Voor grote zorgaanbieders zal dit meer tijd vergen dan voor kleine zorgaanbieders) Is het nodig/wenselijk een project in te richten? (met name voor grote zorgaanbieders); Indien ja: wie/welke functionarissen maken deel uit van dit project?) Indien er een interne/externe ICT leverancier is, is het wenselijk deze in een zo vroeg mogelijk stadium in te schakelen Hoeveel capaciteit van anderen zal ik nodig hebben? Hoe ga ik de voortgang bewaken? Met wie ga ik wanneer waarover overleggen? Hoe ga ik om met verstoringen in doorlooptijd? Wie moet er over het plan van aanpak besluiten? Op welk moment dient er uiterlijk goedkeuring aan het plan van aanpak worden gegeven? Aan welke randvoorwaarden moet worden voldaan (zie paragraaf Handboek) Wat is nodig om aan deze randvoorwaarden te voldoen? Wat is mijn planning? Hulpmiddel / verwijzing Bij het opstellen van het plan van aanpak kunt u gebruik maken van bijlage 2: Template opstellen plan van aanpak. 25 oktober

17 4.2 Besluiten over plan van aanpak invoering BSN Doel Een besluit nemen over het plan van aanpak invoering BSN Acties Afhankelijk van de organisatie waarin of waarvoor u werkt wordt het plan van aanpak ter goedkeuring voorgelegd aan de verantwoordelijke perso(o)n(en). Resultaat Een goedgekeurd plan van aanpak. 25 oktober

18 5 Voorbereiding 5.1 Inleiding In deze fase bereidt u uw administratieve organisatie en ICT voor op de invoering en het gebruik van het BSN. De hierna volgende uitwerking van de voorbereidende stappen gaat alleen over eisen die rechtstreeks voortvloeien uit de Wbsn-z (m.u.v. het schonen van bestanden: dat is optioneel). Het gaat dan om de volgende voorbereidingsactiviteiten: Paragraaf 5.2, aanpassen organisatie en ICT, aanvragen UZI-middelen Paragraaf 5.3 End-to-end-test Paragraaf 5.4 Schonen bestanden (optioneel) Paragraaf 5.5 Resultaat van de stap Voorbereiding 25 oktober

19 5.2 Aanpassen organisatie en ICT, aanvragen UZI-middelen Aanpassen organisatie op BSN Doel U bereidt uw organisatie voor op het gebruik van het BSN in de zorg. Acties 1. U inventariseert welke organisatieaanpassingen er nodig zijn voor de invoering van het BSN en welke activiteiten daaruit voortvloeien. 2. Vervolgens voert u de geïnventariseerde organisatieaanpassingen door. U moet hierbij denken aan: Het aanpassen van procedures en werkprocessen gericht op het kunnen: o Identificeren van de patiënt; o Opvragen en verifiëren van het BSN; o Opvragen van persoonsgegevens; o Initieel vullen (optioneel); o Verwerken van de antwoordgegevens in het zorginformatiesysteem; o Gebruik en beheer van een beveiligde verbinding met de SBV-Z met behulp van UZImiddelen (zie deelstappen d en e) Het vaststellen wie deze taken gaan uitvoeren, waar deze taken gaan plaatsvinden en welke overige administratieve handelingen dit vraagt (zie hulpvragen); Het geven van werkinstructies en/of opleiden van medewerkers (indien van toepassing); Het opschonen van uw patiëntenadministratie (geadviseerd, niet verplicht, zie paragraaf 5.4); Het initieel vullen van uw patiëntenadministratie met BSN s (optioneel, niet verplicht, zie paragraaf 6.1 Resultaat Het resultaat van deze stap is dat u als zorgaanbieder organisatorisch bent voorbereid op de invoering van het BSN in de zorg. Hulpvragen Relevante vragen die u zich kunt stellen zijn: Moet ik mijn werkproces gaan aanpassen in verband met BSN? Welke aanpassingen zijn nodig? Wat is er nodig om deze aanpassingen door te voeren? Op welk moment ga ik deze aanpassingen doorvoeren? Welke functionaris zal: Het BSN opvragen en verifiëren, de identiteitscontrole uitvoeren en de persoonsgegevens opvragen? Waar in mijn organisatie zal BSN regulier bevraagd worden? Waar dienen patiënten zich te identificeren? Wil ik kopieën van de identificatie bewaren? Op welke plek wil ik dat doen? Op hoeveel afdelingen in mijn organisatie dienen patiënten zich te identificeren? Wat betekent dit voor het inrichten van het proces? Op welk moment ga ik deze functionaris(sen) informeren over deze werkzaamheden? Op welke manier ga ik deze mensen informeren? Met behulp van welke informatie ga ik deze mensen informeren? Moeten er mensen opgeleid worden in de BSN werkwijze? Indien ja: hoe en op welk moment ga ik dat doen? 25 oktober

20 5.2.2 Aanpassen ICT voor BSN Doel Het aanpassen van uw ICT (zorginformatiesysteem) voor reguliere gegevensuitwisseling op basis van BSN behelst het (laten) aanpassen van het systeem om gegevensuitwisseling op basis van het BSN mogelijk te maken. Indien u daarnaast ook gebruik wil maken van de dienst initiële vulling, moet ook hier systeemtechnisch iets voor geregeld worden door uw ICT-leverancier. Aangezien u verplicht bent het BSN te vermelden op verwijsbrieven, recepten etc., is het handig het zo te regelen dat het BSN automatisch wordt ingevoegd op de betreffende documenten zodat u dat niet steeds handmatig hoeft te doen. Acties 1. Voorbereiden ICT-aanpassingen U inventariseert welke ICT-aanpassingen er nodig zijn en geeft aan uw ICT-leverancier opdracht het systeem aan te passen. 2. Aanvragen UZI-testmiddelen U (of uw ICT-leverancier) vraagt UZI-testmiddelen aan. Met behulp van de UZI-beslisboom (zie bijlage 3) kunt u bepalen welk authenticatiemiddel voor u het meest geschikt is. 3. Aanpassen ICT Op basis van de technische specificaties van de SBV-Z voert uw ICT-leverancier systeemtechnische aanpassingen door in uw zorginformatiesysteem. Resultaat Het resultaat van deze stap is dat uw ICT is aangepast, maar nog niet geïnstalleerd is. Hulpvragen Pas ik alleen mijn zorgsysteem aan of wil ik dat het BSN ook automatisch op mijn declaraties en recepten wordt ingevoerd (i.p.v. handmatig)? Ga ik de BSN processen uitvoeren via een webservice of via de website van de SBV-Z? Ga ik initieel vullen? Voor welke patiënten ga ik dit doen en hoe ga ik dit verdelen? Ga ik mijn bestanden schonen? Wat ga ik doen met uitzonderingen? (bijvoorbeeld als u afwijkende gegevens retour krijgt of een bericht krijgt dat de betreffende persoon overleden is) Wil ik dat mijn ICT-systeem mij attendeert op afwijkende gegevens? Hoeveel tijd gaat het kosten voordat deze aanpassingen gerealiseerd zijn? Wanneer vraag ik (of mijn ICT-leverancier) UZI-testmiddelen aan? Levert mijn ICT-leverancier ook nieuwe handleidingen en instructies op? Hulpmiddel / verwijzing Bij het uitvoeren van deze stap kunt u gebruik maken van een aantal hulpmiddelen. Bijlage 1: Gebruikerseisen BSN. Bijlage 3: UZI-beslisboom. Helpdesk UZI-register, bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot en van tot op of via info@uzi-register.nl. Technische specificaties en gebruikershandleiding op (hulpmiddelen) 25 oktober

21 5.2.3 Installeren ICT voor BSN Doel Het realiseren van een technische aansluiting van uw zorgsysteem (ICT) op de SBV-Z. Acties 1. Technisch aansluiten ICT op SBV-Z realiseren op de SBV-Z 2. Testen van de gegevensuitwisseling tussen uw zorginformatiesysteem en de SBV-Z 2.1 Testen van uw programmatuur en infrastructuur (intern) 2.2 Testen met behulp van testtool SBV-Z (koppeling met SBV-Z, dataproof). Resultaat Het resultaat van deze stappen is dat de technische aansluiting van uw ICT op de SBV-Z is gerealiseerd. Hulpvragen Wanneer vraag ik (of mijn ICT-leverancier) de testtool SBV-Z aan bij de SBV-Z? Wanneer kan de gegevensuitwisseling tussen mijn ICT-systeem en de SBV-Z worden getest? Hulpmiddel / verwijzing Voor het testen van de gegevensuitwisseling van de aanpassing van uw ICT-systeem met de SBV-Z, kan gebruik gemaakt worden van de testtool SBV-Z. Het doel van de testtool SBV-Z is drieledig: ten eerste bestaat hij om de technische aansluiting te testen, ten tweede om de authenticatie met de UZI-testpas of het UZI-testservercertificaat te testen en ten derde om de GBA-waardigheid van de gegevensbestanden te testen. Het gaat hierbij alleen om de kwaliteit van de gegevensbestanden en niet om de juistheid van de gegevens. Een goede kwaliteit van bestanden verhoogt de kans op een match van aangeleverde gegevens en BSN s. Op de SBV-Z website vindt u meer informatie over de testtool SBV-Z. 25 oktober

22 5.2.4 Aanvragen UZI-middelen Doel Voor het bevragen van de SBV-Z is een UZI-servercertificaat of UZI-pas nodig. Om dit certificaat aan te vragen registreert u zich bij het UZI-register als abonnee en vraagt u UZIservercertificaten of UZI-passen aan. Dit proces kent drie deelstappen (acties) die hieronder zijn toegelicht. Acties 1. Voorbereiden UZI-middelen Met behulp van de UZI-beslisboom kiest u welk UZI-middel en abonneevorm voor u en/of uw organisatie het meest geschikt is. 2. Registratie als abonnee Om een UZI-servercertificaat of UZI-pas aan te kunnen vragen dient u zich als abonnee bij het UZI-register te registreren. Deze registratie is eenmalig en duurt gemiddeld tussen de 2 en de 10 werkdagen. 3. Aanvraagprocedure UZI-servercertificaat en UZI-pas U kunt een UZI-pas of UZI-servercertificaat aanvragen met een formulier dat bij UZI kan worden opgevraagd. Het is mogelijk de registratie als abonnee (actie 2) en het aanvragen van UZI-middelen (actie 3) in één stap te regelen. De procedure voor het aanvragen (en installeren) van UZI-middelen staat uitgebreid beschreven in Bijlage 4 Aanvragen UZI-middelen. Resultaat De UZI-middelen zijn aangevraagd. Hulpvragen Ga ik gebruik maken van een UZI pas of van een UZI-servercertificaat? Wie gaat het UZI middel aanvragen (u of uw ICT leverancier)? Op welk moment ga ik het UZI middel (laten) aanvragen? Hulpmiddel Bijlage 3: UZI-beslisboom Bijlage 4: Aanvragen UZI-middelen Om u als abonnee te laten inschrijven bij het UZI-register en UZI-passen of UZIservercertificaten aan te vragen kunt u zich wenden tot de helpdesk van het UZI-register, bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot en van tot op of via info@uzi-register.nl. Meer informatie over het UZI-register is te vinden op 25 oktober

23 5.2.5 Ontvangen en installeren UZI-middelen Doel De te ontvangen UZI-middelen moeten worden geïnstalleerd op uw ICT-systeem. Acties 1. Levering UZI-servercertificaat en/of UZI-pas Nadat de aanvraag door UZI is gecontroleerd en als het gaat om een aanvraag voor een UZI-servercertificaat - ook de identiteitsvaststelling heeft plaatsgevonden wordt het UZIservercertificaat of de UZI-pas geproduceerd en geleverd. 2. Installatie en beveiliging Het servercertificaat moet op het systeem geïnstalleerd worden. Dit is een technische activiteit die meestal uitgevoerd zal worden door de beheerder of ICT-leverancier van het systeem waarvoor het UZI-servercertificaat wordt aangevraagd. Resultaat Uw UZI-pas of UZI-servercertificaat is ontvangen, geïnstalleerd en gereed voor gebruik. Hulpvragen Indien een servercertificaat is aangevraagd: wie gaat deze installeren? Wanneer moet e.e.a. geïnstalleerd worden? Hulpmiddel / verwijzing De procedure voor het aanvragen (en installeren) van UZI-middelen staat beschreven in Bijlage 4 Aanvragen UZI-middelen. De helpdesk van het UZI-register is bereikbaar op werkdagen van 9.00 tot en van tot op of via info@uzi-register.nl. Meer informatie over het UZI-register is te vinden op 25 oktober

24 5.3 End-to-end-test Doel Als afsluiting van de fase Voorbereiding wordt een end-to-end test uitgevoerd. Het doel hiervan is de (toekomstige) gebruikers het geheel van de (aangepaste) organisatie, de (aangepaste) ICT en UZI-middelen in samenhang te laten toetsen. In de end-to-end test moet worden vastgesteld dat alle organisatorische en technische maatregelen, die in verband met de invoering van het BSN moeten worden getroffen, in samenhang en in de praktijk goed werken. Acties Het uitvoeren van de end-to-end test. Op basis van de resultaten wordt besloten (al dan niet) te starten met de fase Gebruik. Resultaat De end-to-end test is uitgevoerd en heeft geleid tot een beslissing over de start van de fase Gebruik. Hulpvragen Wanneer ga ik de end-to-end-test plannen? Wanneer ga ik de end-to-end-test voorbereiden? Wanneer licht ik de (toekomstige) gebruikers in over de end-to-end-test? Wat heb ik nodig om deze test te kunnen uitvoeren? Wat zijn randvoorwaarden om de end-to-end-test te kunnen uitvoeren? (bijvoorbeeld productie-omgeving?) Welke knelpunten zijn voor mij showstoppers? Wat moet in ieder geval goed worden bevonden nadat is getest? Wie moet ik verder inlichten over de end-to-end-test? Hoe lang zal de end-to-end-test gaan duren? (met hoeveel gebruikers en in welke omgeving?) Hulpmiddel Uw eigen plan van aanpak (zie paragraaf 4.1) Uw beschrijving van de aangepaste werkprocessen (zie paragraaf 5.2.1) De handleiding bij uw aangepaste ICT-systeem (zie paragraaf 5.2.2) 25 oktober