Beleidsnotitie Werken met en verwerken van gegevens.

Transcriptie

1 Beleidsnotitie Werken met en verwerken van gegevens. De Wet Bescherming Persoonsgegevens, omgaan met datalekken

2 Status: Beleidsnotitie Gegevensverwerking Auteur Henk van Driel Datum 20 juni 2016 Datum vaststelling MT Datum vaststelling bestuurder Datum bespreking Centrale Verwantenraad Datum bespreking Cliëntenraad Datum bespreking Ondernemingsraad Datum bespreking Raad van Toezicht Datum evaluatie doelstelling Datum evaluatie beleid Inhoud Inleiding 3 1.Algemene beschrijving van uitgangspunten 4 2.Aansluiting bij wet- en regelgeving 6 3.Vaststellen van verantwoordelijkheden voor de verschillende gegevens 8 4.Informatie aan cliënten 9 4a.Informatie aan medewerkers 9 5. Per groep medewerkers verantwoordelijkheden en taken vaststellen 10 Versie 7 juli

3 Inleiding Gegevensverwerking is een breed begrip. We hebben te maken met verschillende soorten gegevens (persoonsgegevens, dossiers van cliënten en medewerkers, salarisgegevens, financiële gegevens van de organisatie) en verdere bedrijfsgegevens (denk hierbij aan bijvoorbeeld cijfers over het ziekteverzuim of het aantal zorgplannen dat gereed is). Daarbij hebben we te maken met verschillende wetten en regels. De Lichtenvoorde wenst nadrukkelijk te werken volgens deze wetten en regels (zie de nota compliance). Het wettelijk kader Voor het omgaan met persoonsgegevens is vooral de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van belang. Deze wet is recent nog aangepast onder andere met een paragraaf over datalekken. Op korte termijn zullen ook aanvullende Europese verordeningen van kracht zijn. De Wet op de geneeskundige behandelovereenkomst (Wgbo) regelt veel zaken betreffende dossiervorming en informatieplicht. De Kaderregeling Administratieve Organisatie geeft aanwijzingen over productie en facturering binnen de Wlz. Tenslotte worden ook door externe partijen (zorgkantoren, Inspectie Gezondheidszorg, belastingdienst, NZa) eisen gesteld aan het bewerken van gegevens. De Wbp beoogt een zorgvuldige omgang met privacygevoelige informatie door de organisaties die dergelijke data met een bepaald doel verzamelen en opslaan. Voor De Lichtenvoorde betekent dat vooral het vastleggen van data over cliënten en medewerkers. Deze data zijn noodzakelijk om uitvoering te geven aan de zorgtaken en goed werkgeverschap. In de wet wordt omschreven welke verzamelingen mogen worden aangelegd en hoe deze moeten worden beheerd. De wet beschrijft ook op welke wijze distributie van data moet plaatsvinden en op welke wijze de privacy van de betrokken persoon of personen moet worden beschermd. Datalekken Datalekken (het onbevoegd inzage hebben in informatie die valt onder de Wet bescherming persoonsgegevens) worden gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Een ieder die binnen De Lichtenvoorde het vermoeden heeft van een datalek bij de bewerking van cliëntgegevens of medewerkersgegevens, meldt dit aan de Privacyfunctionaris (lid van het MT). De Privacyfunctionaris draagt er zorg voor dat het datalek wordt opgeheven en indien nodig wordt gemeld aan de AP. Versie 7 juli

4 1. Algemene beschrijving van uitgangspunten Dataopslag intern Gegevens worden verzameld met een bepaald doel. Bij het omgaan met en verzamelen, verwerken en opslaan van gegevens is het van belang dat men zich daarvan bewust is. Zorgvuldigheid is bij gegevensverwerking van belang. Dat geldt niet alleen voor de juistheid van de gegevens, maar ook voor de manier waarop gegevens worden opgeslagen en verwerkt. Binnen De Lichtenvoorde wordt nog beperkt gewerkt met fysieke dossiers (mappen) maar vooral met digitale dossiers. Voor beide soorten dossiers is het belangrijk dat waarborgen worden ingebouwd voor bescherming. Voor fysieke dossiers zijn dat de afspraken over waar het dossier wordt bewaard, wie er toegang hebben tot het dossier, wie gegevens mogen toevoegen en verwijderen. Deze regels dienen strikt te worden toegepast. Zo is het meenemen van een dossier (of delen ervan) naar huis nimmer toegestaan. Voor digitale dossiers gelden dezelfde regels, maar daar is een en ander eenvoudiger te organiseren door het toekennen van rechten, gekoppeld aan wachtwoorden. Door het steeds belangrijker worden van automatisering en het gebruik van informatietechnologie zal dit steeds aandacht vragen. Uiteraard is het hierbij van het grootste belang dat zorgvuldig wordt omgegaan met het gebruik van de wachtwoorden. Van toenemend belang is de beveiliging van digitale opslag en verwerking. Alleen werken met wachtwoorden volstaat niet meer. Distributie van data dient beveiligd te zijn zodat geen datalek kan ontstaan. Dataopslag bij derden De gegevensopslag en distributie bij derden moet aan strenge regels voldoen. Beveiliging van dataopslag en distributie van cliëntgegevens (het ECD van Nedap) is geregeld en controleerbaar via een actuele bewerkersovereenkomst! De informatie-uitwisseling tussen cliënt en verwant via de App Caren van Nedap is geregeld via een overeenkomst tussen partijen! De Lichtenvoorde draagt dan geen verantwoordelijkheid. Beveiliging van dataopslag en distributie van cliëntgegevens (het ECD Jouw Omgeving) is geregeld en controleerbaar via een actuele bewerkersovereenkomst! Beveiliging van het cliëntvriendelijk zorgplan (Mijn Zorgplan) is nog in bewerking! Beveiliging van het personeelssysteem SDB is geregeld in een bewerkersovereenkomst. Gebruik van Procare (factuurcontrole) buiten Citrix is nog niet afdoende beveiligd via SMS verificatie. Uitwisseling van informatie (een logische verzameling van gegevens) Bij de (digitale) uitwisseling van informatie uit dossiers aan anderen binnen de organisatie, publieke organen, toezichthouders of andere zorginstellingen via Outlook worden om identificatie te voorkomen slechts initialen, geslacht en geboortedatum vermeld. De combinatie van naam, geslacht en burgerservicenummer is bij wet verboden tenzij van een beveiligde omgeving gebruik gemaakt wordt. Dit soort informatie wordt ook niet op andere wijze zoals via Whatsapp en dergelijke uitgewisseld. Een uitzondering wordt gevormd door het fysiek overdragen van informatie op papier tussen bevoegde personen. Versie 7 juli

5 Verplichte rapportages aan externe organisaties Cliëntgegevens naar het CBS; - De overdracht is beveiligd! Verplichte rapportages aan externe toezichthouders, zorgkantoren en gemeenten; - Meldingen aan de IGZ zijn beveiligd! - Rapportages aan Menzis en Achmea lopen via beveiligde Vecozotoepassing! - Sommige rapportages aan gemeenten lopen via beveiligde Vecozotoepassing! - Sommige informatie-uitwisseling zoals bij beschikkingen en aanpassingen is door gemeenten onvoldoende beveiligd! Overige informatie-uitwisseling Individuele medewerkers, waaronder zorgmedewerkers en zorgprofessionals, ontvangen of verzenden soms vertrouwelijke informatie over cliënten naar derden binnen of buiten de organisatie. Om dit afdoende beveiligd te doen zijn er regels en procedures opgesteld. Informatie uit een zorgdossier die bestemd is voor verwanten die beschikken over internet Verwanten van Wlz-cliënten kunnen gebruik maken van de APP Caren van Nedap. Daarmee wordt een beveiligde verbinding aangelegd tussen de verwant en het ECD ONS. De cliënt machtigt de verwant voor de toegang. Familie van jongeren die gebruik maken van jeugdhulpverlening kunnen zelf thuis gebruik maken van de beveiligde verbinding van Jouw Omgeving. Informatie uit een zorgdossier die bestemd is voor verwanten die niet beschikken over internet of er niet mee kunnen omgaan en het dossier niet fysiek kunnen ophalen In het dossier wordt alleen de voornaam van de cliënt gemeld. Achternaam, adres, woonplaats, geslacht en BSN worden uit het exemplaar verwijderd. Dit exemplaar kan dan via de post worden verzonden. De betreffende verwant wordt vooraf geïnformeerd. Informatie uit een zorgdossier die bestemd is voor artsen, andere zorginstellingen, zorgkantoren of gemeenten De persoonlijk begeleider verzoekt het sectorsecretariaat om het betreffende dossier via een beveiligde mail (encrypted PDF) te verzenden. Zorgcoördinatoren en de medewerkers van Bureau Zorgexpertise kunnen zelfstandig beveiligde data verzenden. Overdracht van informatie aan derden buiten de organisatie in het kader van persoonlijke informatie over personeelsleden (fiscus, banken, schuldeisers) Werkgeversverklaringen of salarisstroken moeten persoonlijk door de betreffende medewerker worden opgehaald. De post is vanwege het privacygevoelige karakter van deze data niet geschikt. Onbeveiligde data van derden ontvangen Derden die onbeveiligde data naar De Lichtenvoorde opsturen dienen daarop te worden aangesproken door de ontvanger of door een sectormanager. Versie 7 juli

6 2. Aansluiten bij wet- en regelgeving Voor het werken met persoonsgegevens (cliënten en medewerkers) is vooral de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) van belang. De regels uit die wet zijn te vinden op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens. ( ) Uitgangspunt van de Wbp is dat persoonsgegevens voor een bepaald doel worden opgeslagen. Als dat doel niet meer bestaat, dienen de persoonsgegevens zo snel mogelijk te worden verwijderd. In de Wbp worden geen bewaartermijnen genoemd; er wordt wel verwezen naar andere wetten waarin wel bewaartermijnen worden genoemd, zoals het Burgerlijk Wetboek of de belastingwetgeving. Cliëntgegevens De informatie die over cliënten in de ECD s (elektronisch cliëntendossier) ONS, Mijn Zorgplan en Jouw Omgeving is opgeslagen valt in zijn geheel onder de Wet bescherming persoonsgegevens. Dat betekent dat De Lichtenvoorde in ieder geval: - cliënten (en/of wettelijk vertegenwoordigers) inzage moet geven in hun eigen dossier - en hen correctiemogelijkheden moet geven - de bronnen en de gegevens zelf moet beschermen. en ervoor zorgt dat de informatie alleen maar in het kader van zorg en begeleiding is vergaard en opgeslagen. Individueel gerichte informatie mag alleen gedeeld worden met cliënten en wettelijk vertegenwoordigers, andere betrokken zorgverleners binnen de organisatie en zorgverleners buiten de organisatie als zij onderdeel van het zorgproces uitmaken. Slechts enkele publieke (en bevoegde) organen zoals ministeries, gemeenten en formele toezichthouders mogen privacygevoelige informatie opvragen. Als zorgverlenende instelling is voor De Lichtenvoorde ook de Wet inzake de geneeskundige behandelovereenkomst (Wgbo) van belang (deze wet is onderdeel van het Burgerlijk Wetboek). Daarin zijn voor de cliëntdossiers aanvullende eisen gesteld, zoals een bewaartermijn van 15 jaar. Ook worden in de Wgbo aanvullende eisen gesteld aan de geheimhouding- en informatieplicht. Medewerkersgegevens De informatie die over medewerkers en vrijwilligers in SDB is opgeslagen valt in zijn geheel onder de Wet bescherming persoonsgegevens. Dat betekent dat De Lichtenvoorde in ieder geval: - medewerkers en vrijwilligers inzage moet geven in hun eigen dossier, - medewerkers en vrijwilligers correctiemogelijkheden moet geven, - de bronnen en de gegevens zelf moet beschermen. en er voor zorgt dat de informatie altijd in het kader van goed werkgeverschap is vergaard en opgeslagen. Versie 7 juli

7 Er worden voor dossiers van medewerkers geen bewaartermijnen genoemd. Volgens de belastingwetgeving moeten de fiscaal relevante gegevens van de werknemer gedurende 7 jaar na beëindiging van het dienstverband worden bewaard. Daarna moeten de gegevens zo spoedig mogelijk worden verwijderd. Van sollicitanten moeten alle gegevens verwijderd worden, uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure, behalve natuurlijk als de sollicitant wordt aangesteld. Overigens kan de sollicitant toestemming geven om deze gegevens langer te bewaren. NB. Het valt te overwegen om de afspraken rond de omgang met persoonsgegevens in de arbeidsovereenkomst van medewerkers op te nemen. Versie 7 juli

8 3. Vaststellen van verantwoordelijken voor de verschillende gegevens Voor het beheer van de verschillende gegevens zijn eindverantwoordelijke functionarissen aangesteld. De eindverantwoordelijken worden geacht: 1. op de hoogte te zijn en blijven van wettelijke regels 2. de uitvoerende werkzaamheden vast te leggen 3. de uitvoering te controleren. In de diverse taak- en functiebeschrijvingen is hier al aandacht aan besteed. Eindverantwoordelijken: a. Gegevens cliënten: - algemeen: de manager van Bureau Zorgexpertise in de rol van privacyfunctionaris - intake: de zorgcoördinator van het zorgloket. - bij start dienstverlening: de verantwoordelijke sectormanager samen met de persoonlijk begeleider, persoonlijk begeleider behandeling of behandelcoördinator. - na vertrek/overlijden cliënt: de zorgcoördinator van het zorgloket. b. Gegevens medewerkers: - Adviseur Personeelszaken (uitvoering door afdeling P&O) in de rol van Privacyfunctionaris c. Overige gegevens - Manager Bedrijfsbureau (uitvoering Administratie). Versie 7 juli

9 4. Informatie aan cliënten In de dienstverleningsovereenkomst is een verwijzing opgenomen naar het privacyreglement. Dit privacyreglement is gescheiden van deze notitie opgesteld. Daarin is ook opgenomen dat persoonsgegevens onder voorwaarden ook aan andere personen en instanties kunnen worden doorgegeven. Het inzagerecht is in de dienstverleningsovereenkomst opgenomen. In de brochure Voorwaarden Zorgovereenkomst wordt in artikel 13 nader invulling gegeven over dossiervorming, geheimhouding en privacy. Daarin is onder andere vastgelegd dat De Lichtenvoorde het dossier na het beëindigen van de zorg- en dienstverleningsovereenkomst 15 jaar zal bewaren. 4a. Informatie aan medewerkers Het privacyreglement lijkt in eerste oogopslag alleen te gelden voor cliënten. Voor zover van toepassing zijn de bepalingen in dit reglement ook van toepassing voor medewerkers (inclusief stagiaires en vrijwilligers). Tijdens de introductiebijeenkomsten voor nieuwe medewerkers wordt hieraan aandacht besteed. Versie 7 juli

10 5. Per groep medewerkers verantwoordelijkheden en taken vaststellen In hoofdstuk 3 is vastgelegd dat het de taak is van de eindverantwoordelijke om per groep medewerkers de verantwoordelijkheden en taken op het gebied van gegevensverwerking vast te stellen. De grootste groep medewerkers die veel met gegevensverwerking van cliënten te maken heeft, wordt gevormd door de (persoonlijk) begeleiders (behandeling). Voor deze groep zijn in deze notitie de verschillende taken en verantwoordelijkheden opgenomen. Opslag van gegevens De manager van het Bureau Zorgexpertise is de (systeem)verantwoordelijk privacyfunctionaris voor de opslag en verwerking van cliëntgegevens. De sectormanagers zijn eindverantwoordelijk voor het beheer van het zorgdossier. Zij zijn verantwoordelijk voor het bewaren en schonen van het dossier. Het fysieke dossier van de cliënt wordt (zolang dit nog bestaat) bewaard in een afgesloten kast op het sectorbureau. Zorgcoördinatoren, (Persoonlijk) begeleiders (behandeling) en behandelcoördinatoren hebben inzagerecht; het dossier verlaat in principe dit kantoor niet. De persoonlijk begeleider bewaakt de inhoud van het dossier. Het verzenden van te ondertekenen en ontvangen van getekende zorgplannen (onderdeel van het zorgdossier) is de taak van de bureausecretaresses (zie stroomschema zorgplannen in de task-manager). Zij zorgen ook voor het opbergen van het getekende zorgplan en vervolgens verwijdering (en vernietiging) van het oude zorgplan en zorgdossier. De cliënt heeft een origineel getekend exemplaar van het zorgplan; de verwant/belangenbehartiger heeft een kopie. Als er sprake is van een cliënt die wilsonbekwaam is, of de cliënt is minderjarig of staat onder curatele of mentorschap, dan gaat het originele exemplaar naar degene die het zorgplan heeft ondertekend. Deze wettelijk vertegenwoordiger kan dus ouder, voogd, curator of mentor zijn. Eventuele uitzonderingen worden vastgelegd in het zorgdossier. Het digitale dossier is te raadplegen via ONS zorgplan. De rechten zijn daarbij geregeld door de inlogcodes en de wachtwoorden. Met deze codes en wachtwoorden (die regelmatig worden vernieuwd) moet altijd zorgvuldig worden omgegaan. Alle vorige zorgplannen worden in ONS bewaard. Niet-digitale gegevens zoals identiteitsbewijs, testverslagen en dergelijke zijn gescand en in het digitale dossier opgeslagen. Versie 7 juli

11 Bewerking van gegevens Bij de overdracht van gegevens of de bewerking van gegevens moet uiterst zorgvuldig worden omgegaan met de systemen, de gebruikte hardware en de gegevens zelf om datalekken te voorkomen. Om datalekken te voorkomen zijn er een aantal regels: - Tijdens de bewerking binnen de organisatie (kantoren en voorzieningen) kunnen alleen bevoegde personen in een beveiligde omgeving (Citrix) toegang hebben tot een aantal dossiers en bewerkingen uitvoeren. - Passwords worden regelmatig ververst en worden niet overgedragen aan onbevoegden. - Ambulante medewerkers hebben de beschikking over een beveiligd digitaal tablet dat onder controle van de afdeling IT staat en niet anders gebruikt kan worden. Deze medewerkers zijn ervoor verantwoordelijk dat niemand anders van dit tablet gebruik maakt. Diefstal of verlies moet direct worden gemeld aan de afdeling IT. - Medewerkers die vanwege hun participatie in de calamiteitendienst (bestuurder, managers psychologen) thuis met behulp van SMS-verificatie in hun eigen computer dossiers kunnen inlezen, dienen zelf deze computers afdoende te beveiligen en er zorg voor te dragen dat geen onbevoegden toegang hebben. - Sommige verwanten kunnen er met instemming van de cliënt voor kiezen om informatie uit het dossier in te lezen via de app Caren van Nedap. Zij tekenen ervoor dat zij deze informatie en de toegang via de app niet zonder toestemming van de cliënt aan derden overdragen. Een datalek dat ontstaat tussen cliënt en verwant is niet de verantwoordelijkheid van De Lichtenvoorde. Bij het afsluiten van de relatie Bij vertrek van een cliënt bij De Lichtenvoorde wordt het fysieke dossier geschoond en in overleg met de cliënt/belangenbehartiger ter hand gesteld aan de cliënt of, indien van toepassing, aan de nieuwe zorgverlener. Het digitale dossier wordt gearchiveerd en toegewezen aan het zorgloket. Bij overlijden van een cliënt wordt het fysieke dossier geschoond en ter hand gesteld aan de nabestaanden. Stellen die daar geen prijs op, dan wordt het fysieke dossier gearchiveerd door het zorgloket. Het digitale dossier wordt gearchiveerd en toegewezen aan het zorgloket. Versie 7 juli