Mijnspaarneziekenhuis.nl Spaarne Ziekenhuis

Transcriptie

1 Mijnspaarneziekenhuis.nl Spaarne Ziekenhuis Vrheen had men in het ziekenhuis te maken met medische dssiers van de medisch specialist f verpleegkundige waarin de inzage en/f perspectief van de patiënt nauwelijks tt niet aan de rde was. Twee jaar geleden heeft het ziekenhuis haar 1 e generatie elektrnisch medisch dssier vervangen. Het ziekenhuis heeft ten bewust gekzen vr een systeem waar de patiënt centraal staat. En gekzen vr de aanschaf en intrductie van het EPIC systeem. Het Epic dssier is het dssier van de patiënt. In dat patiëntendssier werken alle zrgverleners die bij de behandeling van de patiënt betrkken zijn. Dit geldt vr zwel de kliniek als de plikliniek, het is een geïntegreerd dssier. Hierdr is er bijvrbeeld een geïntegreerd medicatieverzicht, drdat bij elk ziekenhuiscntact (pname, plibezek) de medicatie, gestuurd dr Epic, aangepast kan wrden. De patiënt heft niet bij verschillende zrgverleners pnieuw zijn/haar verhaal te den, deze infrmatie is vr alle zrgverleners eenvudig terug te vinden, denk hierbij aan medicijngebruik, allergieën, etc. Een van de mdules van het EPIC systeem is het inkijkrecht vr de patiënten in zijn/haar eigen medisch dssier. Iets wat bij wet al vastgesteld is maar in de praktijk (Nederlandse ziekenhuizen) nauwelijks tt niet vr de individuele patiënt mgelijk f gangbaar is. In de gedachte van Planetree en in lijn met de missie van het Spaarne Ziekenhuis wilde men de patiënt meer/zveel mgelijk regie geven ver zijn eigen verblijf en/f behandeling in het ziekenhuis. Daarnaast wil het Spaarne ziekenhuis naar haar patiënten te vlledig transparant zijn en verantwrdelijkheid kunnen dragen vr het medisch handelen en de daarbij hrende patiënteninfrmatie. Mijn Spaarne Ziekenhuis levert een tijdsbesparing p vr de zrgverleners dr vermindering van het aantal telefnische cnsulten en het vraf invullen van data in het dssier dr patiënten. Drdat de patiënt inzage heeft in het dssier heeft hij/zij een signalerende functie met betrekking tt de eigen gegevens, als gegevens niet meer up-t-date zijn kan de patiënt dit aangeven f zelf crrigeren, denk hierbij aan medicatie f allergieën, z draagt Mijn Spaarne Ziekenhuis bij aan de verhging van de patiëntveiligheid. De vlgende zaken hebben gehlpen het initiatief te verwezenlijken: Implementatieplan Mijn Spaarne Ziekenhuis: Een cncreet implementatieplan & planning waarin mschreven staat wat exact in nvember 2011 geïmplementeerd is inclusief een draaibek vr de G Live met de bendigde capaciteit en evaluatie & ptimalisatie. In dit plan zijn tevens de mijlpalen en de wijze van besluitvrming pgenmen. Inrichting Mijn Spaarne Ziekenhuis: Een plan van aanpak inclusief planning waarin beschreven staat p welke wijze de scpebepaling, prcesanalyse, de validatieprcedure, buw- en testprcessen verlpen. PR/cmmunicatie: Vr infrmatie/vrlichting ver Mijn Spaarne Ziekenhuis vr huidige en tekmstige patiënten en eigen medewerkers binnen het Spaarne Ziekenhuis is een cmmunicatie/marketingpalen ntwikkeld. Testen/Trainen: De medisch specialisten, dktersassistenten en medewerkers van de Patiëntenadministratie hebben de aangebden training in Mijn Spaarne Ziekenhuis gevlgd en met succes afgernd Planetree en ieder lid vr zijn eigen bijdrage Verbetergids

2 De applicatiecördinatren zijn getraind en gecertificeerd. Alle werkprcessen binnen Mijn Spaarne Ziekenhuis zijn getest vlgens de pgestelde testscripts. ICT: Een plan van aanpak is ntwikkeld waarin de activiteiten van de ICT-medewerker ten beheve van het prject Mijn Spaarne Ziekenhuis staan mschreven inclusief een tijdsplanning. Beheer: De beheerrganisatie vr de verschillende dmeinen is belegd, de verantwrdelijkheden en bevegdheden en werkprcedures zijn benemd en prcesmatig beschreven. Implementatie Mijn Spaarne Ziekenhuis: Er is een cncreet implementatieplan & planning waarin mschreven staat wat exact per 28 nvember 2011 geïmplementeerd is inclusief een draaibek vr de G Live met de bendigde capaciteit en evaluatie & ptimalisatie. Vr verdere uitwerking verwijzen we naar het prjectplan in de bijlage. Inmiddels maken reeds +/- 300 patiënten gebruik van hun inkijkrecht via Mijnspaarneziekenhuis.nl. De ervaringen van de leden van de patiëntenadviesraad die als testpatiënt gefungeerd hebben zijn dat zij vnden dat het een zeer gebruikersvriendelijk prduct is, zij knden znder prblemen dr de beschikbare velden heen. Issues wrden nauwelijks ntvangen, de issues die binnenkmen van patiënten gaan ver de DigiD inlg, maar niet ver de webpagina zelf. Weerstand Een belangrijk nderdeel van dit prject was het verwinnen van weerstanden. Vrnamelijk weerstanden van medisch specialisten die meite hebben met het vrijgeven van medische infrmatie vr Mijn Spaarne Ziekenhuis. Uitslagen die verkeerd geïnterpreteerd kunnen wrden, etc. Ok weerstand bij dktersassistentes, die bang waren dat de patiënt alle afspraken maar gingen afzeggen f juist elke week p de pli zuden kmen. Deze weerstanden zijn laaggehuden dr in het prjectteam vier medisch specialisten en 2 leidinggevenden van de plikliniek en 2 dktersassistentes plaats te laten nemen, zdat de weerstand al in een vreg stadium nderkend kn wrden. Om de verige behandelaars bij het gehele prces te betrekken zijn vertegenwrdigers van maatschappen van medisch specialisten, afdelingshfden plikliniek en dktersassistenten uitgendigd vr validatie-sessies van de werkprcessen en het testen hiervan. Demnstraties van de mdule aan de medisch specialisten werd dr een arts van het prjectteam gedaan zdat die vanuit zijn eigen werkervaring mgelijke prblemen kn telichten. Ok discussies ver het tnen van medische gegevens aan de patiënt werden geleid dr een medisch specialist, de mening van de specialist heeft een belangrijke rl gespeeld bij het nemen van beslissingen ver deze nderwerpen. Verder zijn er vr de implementatie inlpuren aangebden waar alle medewerkers welkm waren m vragen te stellen m z eventuele nrust weg te nemen. Bij het trainen van de medewerkers is duidelijk gemaakt dat deze mdule vr de patiënt is, alle medewerkers hebben als prefpatiënt kunnen zien wat de patiënt allemaal ziet en kan m z het enthusiasme te bevrderen Planetree en ieder lid vr zijn eigen bijdrage Verbetergids

3 Verder heeft de patiëntenadviesraad een grte rl gespeeld bij het testen van het prduct. Zij hebben als patiënt het prduct drlpen en hier feedback ver gegeven wat uiteraard meegenmen is bij de verdere ntwikkeling Planetree en ieder lid vr zijn eigen bijdrage Verbetergids

4 Bijlage prjectplan Hfdstuk 1 Uitgangssituatie Ndzaak & aanleiding: My Chart is een mdule van Epic waarin de cmmunicatie met de patiënt en de betrkkenheid van de patiënt bij het eigen ziekteprces centraal staat. Het biedt de patiënten de mgelijkheid m nline p de hgte te blijven van het eigen ziekteprces en daarin een actieve rl te spelen dr inzage in dr het ziekenhuis bepaalde vrijgegeven velden van het medisch dssier. De patiënt kan zelf plikliniekafspraken maken en zndig af te zeggen, de patiënt kan digitaal recepten aanvragen, medisch advies aan de behandelend arts vragen en zelf een e- visit met zijn/haar arts initiëren. Daarbij kan de patiënt de eigen gebruikte thuismedicatie, de vrgeschiedenis, de allergieen in het eigen dssier bekijken en zelf data dmv questinaires in het dssier inveren. Ok familie/partner van patiënten hebben de mgelijkheid m by pxy acces het dssier van hun familie in te zien, denk hierbij aan kinderen en uders. Deze applicatie sluit aan bij de visie patiënt is tp f ur cncern en innvatie die het Spaarneziekenhuis nastreeft. Met My Chart heeft het Spaarneziekenhuis een krachtig hulpmiddel m de adherentie te vergrten dr een tename van de patiententevredenheid en lyaliteit. In ziekenhuizen in Amerika, waar My Chart is geïmplementeerd is uit nderzek gebleken dat 97% van de patiënten die zich hebben aangemeld vr My Chart deze mdule een belangrijke rl speelde bij de ziekenhuiskeuze. Het Spaarneziekenhuis is het eerste ziekenhuis in Eurpa wat heeft gekzen vr vlledig digitale dssiervering met rdermanagement mbv het EPD Epic, en zal (misschien) de eerste zijn met een patientendssier waarin de patiënt nline tegang tt heeft en in kan participeren. My Chart speelt k een rl in de patientveiligheid; drdat de patiënt zicht heeft p zijn/haar dssier heeft hij/zij een signalerende rl bij bepaalde fute f veruderde infrmatie zals een allergie f een al gestpte medicament. My Chart levert een tijdsbesparing p vr de medisch specialisten; dr recepten nline te vernieuwen, resultaten dr My Chart vrij te geven, en dr telefnische cnsulten dr nline adviezen en e-visits te vervangen. Ok bestaat de mgelijkheid m de patiënt vr een nieuw bezek een standaard vragenlijst per specialisme in te laten vullen zdat de arts meer tijd kan besteden aan specifieke patiëntgebnden prblemen. Uitgangsdcumentatie: My Chart implementatie handbek Ntitie David Jairath My Chart UGM Delstelling: Uitvering van het prject dient te leiden tt het behalen van de vlgende delstellingen: My Chart draagt bij aan een efficiente, patientvriendelijke zrgverlening binnen het Spaarneziekenhuis en verhgt daarmee de tevredenheid en lyaliteit van patiënten. My Chart levert een tijdsbesparing p vr de zrgverleners dr vermindering van het aantal telefnische cnsulten en het vraf invullen van data in het dssier dr patiënten. Drdat de patient inzage heeft in het dssier heeft hij/zij een signalerende functie met betrekking tt de eigen gegevens, als gegevens niet meer up-t-date zijn kan de patient dit aangeven f zelf crrigeren,denk hierbij aan medicatie f allergieen, z draagt My Chart bij aan de verhging van de patientveiligheid Planetree en ieder lid vr zijn eigen bijdrage Verbetergids

5 Hfdstuk 2 Prjectresultaat Prjectresultaat: Bvenstaande delstellingen meten gerealiseerd wrden met de vlgende p te leveren resultaten: Inrichting My Chart: Het systeem wrdt binnen My Chart z ingericht dat iedere zrgverlener van dezelfde tls gebruik maakt met als gevlg een unifrme registratie van gegevens. De inhud is uiteraard specialisme afhankelijk. Het beeld vr de patient is verzichtelijk en het gebruik vanzelfsprekend. PR: Vr infrmatie/vrlichting ver My Chart vr huidige en tekmstige patiënten binnen het Spaarneziekenhuis is een marketingsplan ntwikkeld waarin cncrete en meetbare delstellingen zijn gefrmuleerd. Testen/Trainen: De medisch specialisten, dktersassistenten en medewerkers van de patientenadministratie hebben de aangebden training in My Chart gevlgd en met succes afgernd. De applicatie-crdinatren zijn getraind en gecertificeerd in My Chart. Alle werkprcessen binnen My Chart zijn getest vlgens de pgestelde testscripts. Beheer: De beheerrganisatie vr de verschillende dmeinen is belegd, de verantwrdelijkheden en bevegdheden zijn benemd en prcesmatig beschreven. Randvrwaarden: Betrkkenheid van de medisch specialisten, dktersassistenten, en het management van de pliklinieken. Prjectndersteuning van Epic, My Chart wrdt vr de eerste, f tweede keer in Eurpa geïmplementeerd, medewerkers van Epic Eurpa hebben ng weinig ervaring met de implementatie van deze mdule. Vldende ndersteuning vanuit de ICT vr de implementatie en het beheer van deze mdule p een aparte webserver en ntwikkeling en beheer van de website. Het prject met wrden uitgeverd binnen de huidige bezetting van het Spaarne Epicteam. Het prject met vlden aan de regelgeving p het gebied van privacy. Kwaliteitseisen prjectresultaat: De wijze waarp de patient zich kan aanmelden vr My Chart en kan werken binnen het eigen dssier is zdanig beschreven dat k mensen met weinig ervaring met het werken met cmputerssystemen dit prbleemls beheersen. Het Spaarneziekenhuis heeft de prcedure betreffende het inzien van gegevens binnen het eigen dssier getetst aan de eisen die gesteld zijn binnen de Wet bescherming persnsgegevens en vldet aan deze eisen. Het Spaarneziekenhuis heeft de prcedure betreffende het inzien van gegevens by prxy acces in het dssier van uders en/f kinderen getetst aan de eisen die gesteld zijn binnen de Wet p geneeskundige behandelingsvereenkmst en vldet aan deze eisen. Het Spaarneziekenhuis staat brg vr een snelle, beveiligde internetverbinding, heeft alle ndzakelijke maatregelen getrffen die de privacy van de patient waarbrgen Planetree en ieder lid vr zijn eigen bijdrage Verbetergids

6 Prjectpdracht: Per 1 juni 2011 Implementatie van My Chart binnen het Spaarne Ziekenhuis. Schrijf een prjectplan. Relaties andere prjecten: Epic 2010; Risicmanagement: Hfdstuk 3 Prjectfasering Algemeen: Deelresultaten (verticale fasering): Inrichting My Chart: Alle dr de patiënt nline aan te leveren infrmatie is per specialisme geinventariseerd en middels questinaires in Epic gebuwd. De questinaires zijn gevalideerd dr de medisch specialist per specialisme en een dktersassistente. Per specialisme is een inventarisatie gemaakt van de flders die p de site meten staan waaruit de patiënt specifieke, vr hem/haar tepasselijke infrmatie kan halen. Nieuwe afspraaksrten zals e-visit en medisch advies zijn gebuwd in Epic. Alle pliklinieken passen hun rster aan zdat er plekken zijn waarp de patiënt zelf een afspraak kan plannen. Beleid mtrent het vrijgeven van resultaten in My Chart is vastgesteld en beschreven. Flwsheets waarin patiënten nline hun eigen meetwaardes kunnen invullen zijn ntwikkeld en het beheer hiervan is vastgesteld. Wijze van registratie van een patiënt is eenduidig en duidelijk beschreven. Aparte webserver is ingericht, website is Spaarne specifiek Tegang by prxy acces is ntwikkeld mbv de privacy cmmissie en de juridisch adviseur en is cnfrm de eisen van de Wet p geneeskundige behandelvereenkmst. Charges e-visits en medisch advies zijn belegd bij Finance & Cntrl.(verleg zrgverzekeraar?) PR: Alle betrkken zrgverleners en het management hebben een dem van My Chart gezien. Er is een dem aan de patientenadviesraad gegeven De afdeling cmmunicatie is vanaf de start bij dit prject betrkken en werkt vlgens een zelf pgesteld, dr de prjectgrep gevalideerd marketingplan. Testen/Trainen: Het trainingsplan met de planning van de trainingen is eind februari gereed De trainingsdcumenten zijn in het Nederlands beschikbaar Vr elke functie is er een aangepast trainingsdcument De dktersassistenten hebben. uur training gevlgd in My Chart De medisch specialisten hebben.training gevlgd in My Chart. De medewerkers van de patientenadministratie hebben uur training gevlgd in My Chart 2012 Planetree en ieder lid vr zijn eigen bijdrage Verbetergids

7 De applicatiecrdinatren hebben de My Chart training gevlgd en zijn gecertificeerd Er is een testplan pgesteld met daarin beschreven wanneer, in welke mgeving wat getest wrdt. Het testen gebeurt middels pgestelde testscripts Beheer: De wijze van registreren van patiënten en het beheer hiervan is vastgesteld en belegd Handleidingen vr het gebruik van alle mgelijkheden vr de patiënt binnen My Chart zijn beschreven (dr patiënten gevalideerd?) en het beheer is vastgesteld Beheer infrmatie/marketing betreffende My Chart is ndergebracht Beheer webserver/website is bij de ICT belegd. Aanpassingen aan de website zijn prcedureel vastgelegd. Prcedures vr het ntwikkelen/aanpassen van questinaires en het beheer hiervan is vastgesteld en belegd. Tussenresultaten (hrizntale fasering): Orientatie: Januari/februrari 2011: ICT cntactpersn is bekend; My Chart in de testmgeving laden. Dem My Chart aan leidinggevenden pliklinieken en dktersassistenten. Dem My Chart aan medisch specialisten. Samenstelling Prjectgrep. Training applicatie-crdinatren. Definitie: Scpe prjectteam bepalen Delen en resultaten bepalen Werkprcessen in kaart brengen Ontwerp: Buw My Chart Prcedures vr beheer en nieuwe functinaliteit/aanpassingen. Validatie bvenstaande punten. Uitvering: Testen Trainen Invering: G-live Nazrg: Evaluatie Optimalisatie. De resultatenmatrix: 2012 Planetree en ieder lid vr zijn eigen bijdrage Verbetergids

8 Hfdstuk 4 Prjectkader Prjectrganisatie: Opdrachtgever: Jhan Ensing, prgrammamanager Epic is namens de stuurgrep pdrachtgever vr het prject. Dhr Ensing is k lid van de stuurgrep. Stuurgrep: De stuurgrep creeert een breed draagvlak vr het prject in de rganisatie, heeft een cntrlerende en cördinerende taak tussen lijn- en prjectrganisatie en is eindverantwrdelijk vr het prject. Prjectleider: De prjectleider is Sandra Kp. Zij is de pdrachtnemer van dit prject. Zij bepaalt in verleg met de pdrachtgever het prjectresultaat. Werkt dit resultaat uit naar een fasering, inrichting en planning vr het prject en stemt dit af met de pdrachtgever en andere betrkkenen. Heeft de gedelegeerde verantwrdelijkheid vr de beschreven resultaten en staat aan het hfd van de prjectgrep. Zij bewaakt en bespreekt de vrtgang van het prject met de pdrachtgever. Prjectgrep: David Jairath, plastich chirurg Mark vd Krn, applicatiebeheerder Cadence Leidinggevende(n) plikliniek Dktersassistente(n) ICT medewerker Medewerker afdeling Cmmunicatie. Vrwaarden aan de pdrachtgever: Berdeelt en accrdeert de tussenresultaten tijdens de mijlpaalmmenten. Is verantwrdelijk vr de ndzakelijke persnele capaciteit vr het prject. Prjectcmmunicatie: Er is 1 keer per 2 weken prjectteamverleg, van elke verleg wrdt een besluiten- en actielijst gemaakt. De prjectleider heeft samen met de prjectleider Epic 1 keer per 2 weken verleg met de pdrachtgever, vr elk verleg heeft de pdrachtgever een vrtgangsrapprtage ntvangen van de prjectleider.in de vrtgangsrapprtage zijn mijlpalen benemd, deze wrden tijdens het verleg met de pdrachtgever besprken en hij zal de g/n-g beslissing nemen vr verdere cntinuering van het prject. Faciliteiten en hulpmiddelen: 2012 Planetree en ieder lid vr zijn eigen bijdrage Verbetergids

9 Hfdstuk 5 Prjectplanning Activiteitenplanning: Capaciteitenplanning: Inzet prjectleider: Inzet leidinggevende(n) plikliniek: Inzet dktersassistente(n): Inzet medisch specialisten: Inzet ICT medewerker: Inzet medewerker afd cmmunicatie: Financiële planning: 2012 Planetree en ieder lid vr zijn eigen bijdrage Verbetergids