Postbus AA WORMER. vaststelling begroting 2016 OVER-gemeenten

Transcriptie

1 OOSTZAAN Een OVER-gemeentelijke samenwerking tussen Oostzaan en Wormerland. Datum Uw BSN Uw brief van Uw kenmerk Ons nummer Behandeld door 23 juli S. Plooijer 2h JOU 215 Gemeerde Wormerland Aan de leden van de gemeenteraad van de gemeente Wormerland Postbus 2 153AA WORMER Onderwerp vaststelling begroting 216 OVER-gemeenten Geachte heer/mevrouw, Op 3 juni 215 het algemeen bestuur van OVER-gemeenten de begroting vastgesteld. Bijgaand treft u een exemplaar aan van de vastgestelde begroting. Met vriendelijke groet, namens het bestuur van OVER-gemeenten fiancieel consulent OVER-gemeenten Bijlage(n): begroting 216 OVER-gemeenten Postbus AA Wormer antwoord@over-gemeenten.nl

2 OVER-gemeenten BEGROTING OVER GEMEENTEN OOSTZAAN iwormerland

3 INLEIDING Hierbij bieden wij u de meerjarenbegroting van OVER-gemeenten aan. In de meerjarenbegroting laten we zien wat OVER-gemeenten gaat doen in 216 en kijken we kort terug op de behaalde resultaten. Bij de start van OVER-gemeenten in 21 is bepaald waar de organisatie in 22 wil staan. Als het gaat om de ambitie op het gebied van de organisatieontwikkeling zijn er vier speerpunten benoemd: Klantgerichte dienstverlening, Professionaliteit, Aantrekkelijkheid op de arbeidsmarkt en Bedrijfsvoering. In deze begroting leest u wat wij op deze vier punten ondernemen. Vijfjaar na de start hebben we de afgelopen jaren geëvalueerd. De thermometer afgelezen. En vooral vooruitgekeken naar de komende vijf jaar. Er is al veel bereikt. En daar zijn we blij mee. Maar met name de grote nieuwe taken op 'werk, zorg en jeugd', vragen om een behoorlijke doorgroei en omslag in onze dienstverlening. We gebruiken voor die doorgroei en omslag ook wel de term transformatie. We ervaren al langer een enorme betrokkenheid vanuit de lokale samenleving bij de ontwikkelingen op deze taken. Inwoners en (maatschappelijk) ondernemers, die graag met de medewerkers van OVER-gemeenten - deze doorgroei en omslag willen vormgeven. Kort gezegd: Gewoon samen optrekken met onze inwoners en (maatschappelijk) ondernemers moet heel gewoon worden. Bij het bedenken, uitvoeren en evalueren van al ons beleid. Vanuit de gedachte dat wij als hun overheden mee participeren in hun initiatieven. De genoemde vier speerpunten van de organisatieontwikkeling worden daarmee uiteraard nog belangrijker dan ze al in de afgelopen vijfjaar waren. 'Op weg naar 22' Om dit belang te benadrukken voert OVER-gemeenten een aantal grote opgaven uit op de door ontwikkeling van de organisatie die bij deze doorgroei en omslag hoort: Begroting OVER-gemeenten

4 Dit doen we met name door randvoorwaardelijk in te zetten op het verbeteren van de kwaliteit, de flexibiliteit, de weerbaarheid en het kostenbewustzijn. Op HRM (op vooral talentontwikkeling, mobiliteit, opleiding en training en werkplezier); Op tijd- en iocatieonafhankelijk werken, het herinrichten van de websites, zaakgericht werken en maatwerk in huisvestingsoplossingen; Op het verder in control komen op onze administratieve processen, het met elkaar managen van financiële risico's en een nog meer inzichtgevende P&C cyclus voor onze raden. Op de ambitie om de zorgtaken binnen het sociale domein uit te voeren binnen het door het Rijk beschikbaar gestelde budget. Verbeteringen die de dienstverlening van de ambtelijke serviceorganisatie - als excellente adviseur aan en ondersteuner van colleges en raden - nog verder zullen optimaliseren. De bezuinigingen op de zorgtaken dwingen ons tot een kostenbesparing op de uitvoering van de dienstverlening in het sociale domein. Het is lastige opgave, maar wij zien kansen deze zorgtaken anders te organiseren. Onze doelen zijn helder: betaalbare, toegankelijke en bereikbare ondersteuning voor iedereen die dit nodig heeft en het bouwen aan een toekomstbestendig sociaal domein. Genoeg te doen dus. De organisatie is er klaar voor. Namens het Dagelijks Bestuur van OVER-gemeenten, C^^ R. (Rob) Meerhof Voorzitter Begroting OVER-gemeenten

5 INHOUD INLEIDING 1 INHOUD ^ ^ 3 OVER-GEMEENTEN ^ # "Jt Missie ibr 4 Visie 4 Kernwaarden 4 Ambitie 4 Gehanteerde uitgangspunten begroting 5 DIENSTVERLENING 6 Bestuurlijke kaders en dienstverleningsconcept 6 Wat gaan we doen in 216 en verder? 7 VERGROTEN PROFESSIONALITEIT 1 Wat gaan wedoen in 216? 1 AANTREKKELIJKHEID OP ARBEIDSMARKT 12 Wat gaan wedoen in BEDRIJFSVOERING 15 Wat gaan we doen in WAT KOST HET? 2 Verschillenanalyse 2 GEREALISEERDE EFFECTEN SAMENWERKING 27 PARAGRAFEN 28 Paragraaf Weerstandsvermogen en Risicobeheersing 28 Paragraaf Bedrijfsvoering 29 Paragraaf Verbonden partyen 3 Paragraaf Financiering 31 Begroting OVER-gemeenten

6 OVER-GEMEENTEN Missie 'ONS CONCEPT "Wij ondersteunen gemeentebesturen om innovatief en kwalitatief hoogwaardige dienstverlening en producten te leveren aan inwoners, bedrijven en instellingen. Gemeenten zijn op deze manier in staat hun doelen te verwezenlijken." ^-*^ ^ ó,. ^ ; ^^^^ Visie In 22 zijn wij: Een vraaggestuurde dienstverlener Een toegangspoort tot de overheid Een aantrekkelijke werkgever Een innovatieve, 'anders' denkende organisatie Een aantrekkelijke partner Kernwaarden Plezierig en passievol werkgeverschap Innovatie en flexibiliteit ï^^!\ ^^' Praktisch en pragmatisch (KISS = niet moeilijker maken dan het is) Betrouwbaar, (een partner waarop je kunt bouwen) Samen Ambitie Infografic OVER concept Klantgerichte dienstverlening: Wij bieden dienstverlening op maat. De diversiteit in behoeften van klanten staat centraal. Wij kennen onze klanten en werken mee aan oplossingen. Wij doen dit door de vraag achter de vraag te achterhalen en op een eenvoudige en snelle manier klanten te helpen Begroting OVER-gemeenten

7 Bedrijfsvoering: WIJ beheersen onze processen en optimaliseren deze doorlopend. Hierbij bewaken we de balans tussen structureren en ruimte om te innoveren. Wij doen dit met informatie die ons m staat stelt om overzicht te houden, belangen af te wegen en beslissingen zorgvuldig te nemen Professionaliteit: WIJ werken op een manier die ons m staat stelt om waar te maken wat wij zeggen. Dit betekent dat wij allen onze rol pakken om het gewenste resultaat te bereiken. Wij doen dit door het waarderen van vakmanschap. Wij handelen met passie binnen de speelruimte die we hebben. Wij weten wie we nodig hebben om samen onze doelstellingen te realiseren Aantreki<eiijkheid op de arbeidsmarkt: WIJ zijn een innovatieve organisatie die medewerkers inspireert om het beste van zichzelf te laten zien. Medewerkers voelen vertrouwen en dragen met trots bij aan het succes van de organisatie. Wij doen dit door medewerkers de vrijheid te geven om het werk zelf te organiseren en verwachten dat zij verantwoordelijkheid nemen voor het resultaat. Plezier m het werk, kennis delen en ontdekken staan voorop Gehanteerde uitgangspunten begroting BIJ het opstellen van de begroting 215 hebben wij de volgende uitgangspunten gehanteerd: In de cijfers gaan wij uit van bestaand beleid; WIJ passen hier een inflatiecorrectie op van 1% voor de verwachte prijsstijgingen m 216; Voor ICT investeringen hanteren wij een afschrijvingstermijn van 3 tot 5 jaar, en een omslagrente van 5%; De nieuwe ontwikkelingen worden afzonderlijk beschreven m een apart hoofdstuk; Nieuw beleid kan alleen als er staand beleid wordt geschrapt. Begroting OVER gemeenten

8 DIENSTVERLENING Bestuurlijke kaders en dienstverleningsconcept OVER-gemeenten werkt met het dienstverleningsconcept 'Op weg naar vraaggestuurde dienstverlening' als richtinggevend kader. Het dienstverleningsconcept is de leidraad voor de planmatige ontwikkelingen van de dienstverlening in de beide gemeenten. In het dienstverleningsconcept zijn voor de komende jaren de volgende uitgangspunten vastgelegd: De burger kan kiezen op welke manier hij zaken doet met de gemeenten Alle contactkanalen zijn beschikbaar De burger hoeft zijn gegevens maar 1 x aan te leveren De burger weet waar hij terecht kan en wordt niet van het kastje naar de muur gestuurd De burger heeft inzicht in de status van zijn aanvraag De burger heeft recht op juiste, volledige en actuele informatie op maat Wij werken continu aan het verbeteren van de dienstverlening van de beide gemeenten. Om het jaar voeren wij de benchmark 'Waar staat je gemeente' u\t om de klanttevredenheid van de inwoners van de gemeenten Oostzaan en Wormerland te meten. De klantwaardering in de gemeente Oostzaan in 213 is een 7,5. In Wormerland is dit 7,9. Het landelijk gemiddelde is een 7,6. 7,5.. ^ ' - ' ^ 7,8 '^ 7,6 7,9 7,5 6,6 - -Wormerland - Oostzaan C/jfers klanttevredenheid 27 t/m 213 Begroting OVER-gemeenten

9 Deze begroting is opgesteld in april 215. Het herijkte dienstverleningsconcept wordt in 215 bestuurlijk vastgesteld. Op basis van dit dienstverleningsconcept is een uitvoeringsprogramma opgesteld dat wordt geïmplementeerd in de dienstverlening van OVER-gemeenten. Wat gaan we doen in 216 en verder? In het regeerakkoord is afgesproken dat de digitale dienstverlening door de overheid beter moet. Burgers en bedrijven moeten uiterlijk in 217 zaken die ze met de overheid moeten regelen, digitaal kunnen afhandelen. Voorbeelden zijn het aanvragen van een vergunning of het indienen van een bezwaarschrift. Voor wie dat wil, blijven niet-digitale alternatieven bestaan. Het beoogde doel is dat burgers de overheid sneller en makkelijker kunnen vinden en dat ze zaken kunnen doen op de plek en het tijdstip die hen het beste uitkomen. In 215 zijn we in dit kader aan de slag gegaan met: Digiprogramma Rijksoverheid Het dienstverleningsconcept in praktijk brengen Zaakgericht denken en werken Ontwikkeling en implementatie werkwijze sociale teams decentralisaties Lean In 216 gaan we (verder) aan de slag met resultaat- en opgave-gestuurd werken. We continueren uiteraard de in 215 opgezette acties. > Digiprogramma Rijksoveriieid Het streven van de minister is dat de overheid in 217 alle voor burgers relevante informatie digitaal beschikbaar maakt om zaken te kunnen doen met de overheid. Daarnaast moeten burgers alle (aan)vragen aan de overheid digitaal kunnen versturen en alle berichten van de overheid digitaal kunnen ontvangen. Hiervoor is het Digiprogramma (Programma digitale overheid) opgesteld door de door het Rijk aangestelde digicommissaris. Voor de gemeente Wormerland en de gemeente Oostzaan betekent het bovenstaande dat in 216 en 217 nog stappen moeten worden gezet om deze digitaliseringoperatie af te ronden. Begroting OVER-gemeenten

10 Door het project Zaakgericht Denken en Werken en de realisatie van een aantal landelijke stelselvoorzieningen zoals Digikoppeling is in 214 en 215 al een belangrijk fundament gelegd om in 217 als overheidsorganisatie onze dienstverlening volledig digitaal aan te kunnen bieden. Om echter te kunnen voldoen aan de rijksambities uit het Digiprogramma dienen wij per deelnemende gemeente bijvoorbeeld op het gebied van elektronische identificatie het eld-stelsel te implementeren (als opvolger van DiglD en e- Herkenning), Wij verwachten hiervoor in 216 en 217 extra gemeentelijke middelen in te moeten zetten. Wij vertalen het Digiprogramma in 215 naar een concreet plan van aanpak voor de digitale dienstverlening van de gemeente Oostzaan en de gemeente Wormerland. Dienstverleningsconcept in praktijk brengen De klanten van de gemeenten Oostzaan en Wormerland kunnen via diverse kanalen met hun vraag terecht bij de gemeente: via de balie, telefonisch, schriftelijk, via internet of via social media. Onder de noemer 'kanaalsturing' stimuleren wij de klant om zoveel mogelijk gebruik te maken van het meest efficiënte en effectieve kanaal. Wij richten ons concept - vanuit de kanalen digitaal (internet), telefonisch en fysieke ontmoeting - in op het stimuleren van het internet als preferent kanaal. Alle enkelvoudige en generieke vragen en producten moeten via dit kanaal worden ontsloten. Zodanig dat 8% van de vragen in 216 in één keer kunnen worden beantwoord via dat kanaal. Telefonisch of fysiek contact is in de gewenste situatie alleen nog nodig voor de meervoudige, complexe en specialistische vragen en producten. Maatwerk dus. Dit laatste geldt bijvoorbeeld voor klanten in het Sociaal Domein met een meervoudige ondersteuningsvraag, wij blijven ervoor zorgen dat de gemeente Oostzaan en de gemeente Wormerland laagdrempelig blijven voor onze inwoners, instellingen en bedrijven. In het kader van het project reductie kantoorruimten is de vestiging van de gemeentewinkel in het centrum van Wormer actueel geworden. Ons dienstverleningsconcept vertalen we voor deze locatie naar een fysiek concept dat aansluit bij de wensen van onze klanten. > Zaakgericht denken en werken Na de pilotfase richten wij vanaf 215 stapsgewijs processen in ons zaaksysteem in met als doel dat wij (aan)vragen van klanten zaakgericht en volledig digitaal kunnen afhandelen. Dit vergt naast de benodigde ICT-aanpassingen ook een veranderkundige aanpak om de medewerkers van OVER-gemeenten mee te nemen in deze nieuwe werkwijze waarin transparantie in de werkprocessen en de afhandeling van de Begroting OVER-gemeenten

11 werkvoorraad centraal staat. In 216 is het zaaksysteem zo ingericht dat de post- en archiefregistratie in dit systeem plaatsvindt. > Doorontwikkeling werkwijze sociale teams decentralisaties De gemeenten Wormerland en Oostzaan zijn vanaf 215 verantwoordelijk voor de reintegratie en participatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Zij zijn vanaf 215 ook verantwoordelijk voor de totale jeugdzorg en voor de ondersteuning en begeleiding van mensen met een beperking plus beschermd wonen. In de eerste helft van 215 is in een pilot gestart met de Sociale Teams in Wormerland en Oostzaan. Aan de hand van evaluaties en door onze praktijkervaring met de decentralisaties worden onze werkwijzen verder uitgekristalliseerd om onze dienstverlening adequaat te kunnen bieden. Integraliteit en meervoudig kijken zijn hierbij sleutelwoorden. In dat kader wordt de interactie met het Jeugdteam en integratie met het Buurt- en Wijkgericht Werken steeds belangrijker. > Lean De in 215 herontworpen processen (diverse burgerzakenproducten, grafproces, proces Participatiewet) worden in 216 verder geïmplementeerd in het zaaksysteem Mozard conform de vastgestelde planning. Doelstelling is om deze processen zoveel als mogelijk digitaal af te doen zodat de klant snel een besluit heeft op een aanvraag. De procesinrichting voor de Participatiewet wordt specifiek voor de gemeente Wormerland ingericht om de doelstellingen uit het Verbeterplan Werk en Inkomen in het kader van de doelmatigheid en de rechtmatigheid te borgen. In 216 gaan wij enkele nieuwe processen via de leanmethodiek herontwerpen. De keuzes hiervoor worden in het najaar van 215 gemaakt, mede aan de hand van de managementletter en andere op dat moment urgente procesherinrichtingsvraagstukken. Meer over onze visie op dienstverlening: Begroting OVER-gemeenten

12 VERGROTEN PROFESSIONALITEIT Wat gaan we doen in 216? In 21 6 werken we aan: Resultaatgericht werken Kwaliteitsmanagement Informatievoorziening gemeenteraden Strategisch opleidingsplan > Resultaatgericht werken In 215 hebben we de zogeheten Performance management cyclus - een nieuwe gesprekkencyclus die de functionerings- en beoordelingsgesprekken vervangt - geëvalueerd. Deze gesprekkencyclus koppelt de werkzaamheden en ontwikkeling van de medewerkers aan de te behalen resultaten. In 216 gaan we aan de slag met de aanbevelingen die uit de evaluatie naar voren zijn gekomen. > Kwaliteitsmanagement In 216 zal de kwaliteitsregisseur - ook naar aanleiding van de evaluatie van de gesprekkencyclus - het management en medewerkers feedback geven over de behaalde resultaten en ze verleiden om zelf verdere verbeteringen voor te stellen. De kwaliteitsregisseur heeft een onafhankelijke positie in de organisatie. Informatievoorziening gemeenteraden In 214 hebben wij de informatievoorziening aan de beide gemeenteraden verder ontwikkeld. Dit is gebeurd naar aanleiding van de uitgevoerde evaluatie van OVERgemeenten. Daarin kwam als aanbeveling naar voren dat het wenselijk is om de informatievoorziening aan de beide gemeenteraden verder te ontwikkelen. In 216 zetten wij deze lijn voort. Begroting OVER-gemeenten

13 > strategisch opleidingsplan Het opleidingsplan voor 216 biedt inzicht m de wijze waarop opleiding en training ons de komende vijfjaar zowel vakmatig inhoudelijk als procesmatig ondersteunt. Met aandacht voor instrumenten als 'tram je collega'. De strategische doelstellingen van OVER-gemeenten zijn het uitgangspunt voor dit plan. OVER-gemeenten is een lerende organisatie en wij stellen voor de medewerkers jaarlijks een gericht opleidingsaanbod samen om hen verder te ontwikkelen en te ondersteunen bij het behalen van de strategische doelstellingen van onze organisatie Het opleidingsplan voor 216 houdt vooral ook rekening met wat er aan coachen en begeleiden nodig is om het resultaatgericht werken en het werken binnen opgaven als onderdeel van de organisatieontwikkeling verder te helpen. Begroting OVER-gemeenten

14 AANTREKKELIJKHEID OP ARBEIDSMARKT Wat gaan we doen in 216 In 216 werken we aan: Regie op het werk Reductie kantoorruimte en tijd- en locatieonafhankelijk werken Kantoor als ontmoetingsplek Werkplezier Vieren van succes Beoordelen en evt. aanpassen arbeidsvoorwaarden Klussenbank voor medewerkers ^ Regie op het werk (opdrachtgever - opdrachtnemer relatie) In 215 IS de aansturing op de werkinhoud, de -processen en de personele inbreng verder verstevigd. In 215 heeft het Algemeen Bestuur van OVER-gemeenten een nieuwe 'stip aan de horizon gezet' voor de organisatie om naar toe te werken, gebaseerd op de trends en ontwikkelingen die het bestuur voor de komende vijfjaar voorziet binnen onze (lokale) samenleving. Met het daarbij behorend leiderschap van de ambtelijke serviceorganisatie. De regievoermg op de werkvloer is versterkt, op werkinhoud en -werkproces, dwars door de organisatie heen. Leidinggevenden focussen zich onder meer op het continue matchen van 'de juiste persoon op de juiste plek'; de stip indachtig. Grote beleidsthema's worden als heldere opgaven voor de organisatie aangestuurd. > Reductie kantoorruimte en tijd- en locatieonafhankelijk werken In 215 IS het onderzoek naarde (stapsgewijze) reductiemogelijkheden van de kantoorruimte afgerond. 216 wordt het jaar waarin we de kansen die de gemeentehuizen op dit onderwerp bieden willen oppakken, in verhuur of verkoop en herinrichting. Hiermee kunnen we niet alleen de structurele besparingsdoelemden die m de begroting zijn opgenomen realiseren, maar ook het flexibele kantoorconcept dat hieraan verbonden IS. Begroting OVER-gemeenten

15 Een vereiste voor het kunnen realiseren van de reductiemogelijkheden van de kantoorruimte is het uitbreiden van onder meer de juiste ICT-faciliteiten, waardoor tijden locatieonafhankelijk werken meer worden ondersteund. Als we de reductie daadwerkelijk kunnen realiseren zal dat een vertaling vinden in lagere huisvestingskosten. En dus in een lagere bijdrage van de gemeenten Wormerland en Oostzaan aan OVER-gemeenten. De verwachting is dat deze operatie een totaal jaarlijks voordeel kan opleveren van 3% van de totale lasten. Het flexibele kantoorconcept faciliteert overigens zo optimaal mogelijk het behalen van resultaten en begeleiden van opgaven; met het werkplezier dat daarbij hoort. Kantoor als ontmoetingsplek De manier waarop wij werken is aan verandering onderhevig. Dat heeft zijn weerslag op onze eisen aan de fysieke werkomgeving. De werkomgeving is van invloed op de prestaties van medewerkers. Soms is er behoefte aan een stille plek, terwijl op een ander moment juist een inspirerende ruimte nodig is waarin collega's tot creatieve oplossingen kunnen komen. We noemen dit ook wel het activiteitsgerichte kantoor waarbij het kantoor steeds meer gaat fungeren als een plek om te ontmoeten. Een kantoor waarin ruimten aansluiten op de activiteit die er plaatsvindt. Dit maakt de behoefte aan kantoorruimte anders dan dat we van oudsher gewend zijn. In het onderzoek naar de reductiemogelijkheden van de kantoorruimte is ook meegenomen hoe we kunnen komen tot de aantrekkelijke activiteitsgerichte werkomgeving, die we in 216 willen realiseren. ^ Werkplezier (^een uitstekende plek om te werken') In het najaar van 213 hebben we de tweede meting gehouden over de tevredenheid van de medewerkers met behulp van de benchmark Great Place To Work (GPTW). Uitgangspunt hierbij is om samen, medewerkers en management, te bouwen aan tevredenheid van de medewerkers. Het resultaat van het GPTW onderzoek 213 is benut voor het bepalen van het vervolg. Doelstelling is om stapsgewijs het werkplezier verder binnen OVER-gemeenten te bevorderen. In 216 bekijken we vooral of GPTW nog steeds een effectief middel is om dit werkplezier verder te bevorderen of dat hiervoor andere acties in gang zetten. > Vieren van succes Het vieren van grote en kleine successen is een vorm van waardering en vergroot het vertrouwen, de betrokkenheid en saamhorigheid in de organisatie. Hoewel op dit moment successen soms wel al worden gevierd, is dit nog geen automatisme. In 216 zetten we Begroting OVER-gemeenten

16 actief in op het op meer structurele basis stilstaan bij behaalde successen, zowel op individueel als op team-, afdeling- en projectniveau. Beoordelen en evt. aanpassen arbeidsvoorwaarden In 216 nemen we de arbeidsvoorwaarden binnen OVER-gemeenten onder de loep en kijken we naar meer mogelijkheden om maatwerk in de arbeidsvoorwaarden toe te passen. Met het huidige persoonlijk arbeidsvoorwaardenbudget kunnen medewerkers nu zelf investeren in hun eigen toekomst en het budget vrij besteden aan professionalisering, vitaliteit of ICT middelen die zij nodig hebben om hun werk optimaal te kunnen doen. In 216 kijken we of we de mogelijkheden van het huidige PAB kunnen verruimen met bijvoorbeeld een "PAB-i- budget". > Klussenbank voor medewerkers Ons doel is om medewerkers de gelegenheid te bieden om op basis van interesse opdrachten te verrichten. Dit vraagt om mobiliteit bij medewerkers, bewustzijn van talenten die op een juiste wijze gedeeld en worden geëtaleerd. Medewerkers kunnen klussen in andere organisaties doen en wij kunnen tijdelijk medewerkers van andere organisaties op een klus voor onze organisatie zetten. In 215 is een regionale klussenbank een feit geworden (regioflexwerk); een bank waaraan wij deelnemen. Kracht van een regionale klussenbank is de grotere massa en hierdoor het vergroten van de mogelijkheden voor medewerkers en voor de deelnemende gemeenten. Los daarvan vinden verschillende mobiliteitsactiviteiten tussen gemeenten plaats die belangrijk zijn om de beweging, het kennisdelen, het innoveren te bevorderen. Daarnaast werken wij in 216 ook met een klussenbank voor de eigen medewerkers, dus binnen onze organisatie, zodat wij het talent dat in de organisatie aanwezig is, optimaal kunnen benutten en medewerkers de mogelijkheid krijgen om zich ook intern verder te ontwikkelen. In 216 evalueren wij de regionale klussenbank. Begroting OVER-gemeenten

17 BEDRIJFSVOERING Wat gaan we doen in 216 In 215 werken we aan: Planning & Controle documenten Digitaliseren P&C cyclus Contract accountant Informatiebeveiliging Data center Invulling ICT-functie Aanbesteding back-office aplicaties Omgevingswet Nieuwe voorschriften Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) Regelgeving > Planning & Control (P&C) documenten De documenten van de P&C cyclus helpen ons vinger aan de pols te houden bij de bedrijfsvoering. In 216 leveren we de volgende P&C documenten op; Wanneer Oostzaan Wormerland Over-gemeenten maart Contourennota 217 Ie voortgangsrapportage Rapportage 3D's 216 kwartaal 4 (215) Rapportage 3D's kwartaal 4 (215) april Kadernota en Ie voortgangsrapportage 216 Jaarverslag 215 mei Jaarverslag 215 Jaarverslag 215 Voorjaarsbericht 216 Kadernota Begroting OVER-gemeenten

18 Wanneer Oostzaan Wormerland Over-gemeenten juni Voorbereidingsnota begroting rapportage 3 D's kwartaal 1 Zomerbericht 216 rapportage 3D's kwartaal 1 Begroting Zomerrapportage 216 juli -aug sept 2e voortgangsrapportage 216 rapportage 3D's Rapportage 3D's kwartaal 2 kwartaal 2 okt Begroting Begroting Najaarsbericht 216 nov dec 3e voortgangsrapportage 216 Rapportage 3D's rapportage 3D's kwartaal 3 kwartaal 3 We zijn voornemens op het gebied van de 3d's ook een jaarrapportage op te stellen, waarin de kwartaalrapportages zijn geïntegreerd. K Digitaliseren P&C proces De gemeenteraden hebben verzocht meer transparantie en samenhang in de financiële documenten aan te brengen. Om dit te kunnen realiseren en het opstelproces van de planning en control (P&C) producten efficiënter en op flexibele wijze op te zetten, wordt het P&C proces gedigitaliseerd. Hiervoor is voor 2 jaar extra budget beschikbaar gesteld. In het tweede kwartaal van 215 zijn we gestart met de Implementatie en de begrotingen 216 voor Wormerland en Oostzaan worden de eerste documenten die digitaal worden opgesteld. In 216 volgt de digitalisering van de voortgangsdocumenten. > Contract accountant In 214 is met Ernst & Young Accountants LLP (EY) een overeenkomst voor het leveren van accountantsdiensten afgesloten. Deze overeenkomst is ingegaan op 1 oktober 214 Begroting OVER-gemeenten

19 en duurt twee jaar. In deze twee contractjaren verzorgt EY de controles op de jaarrekeningen 214 en 215. In 216 zal er een evaluatie plaatsvinden over de uitvoering van de geleverde diensten in relatie tot het programma van eisen dat is vastgesteld. Bij een positieve evaluatie wordt gebruik gemaakt van de verlenging en eindigt het contract op 3 september 219. In deze volgende drie contractjaren verzorgt EY de controles op de jaarrekeningen 216, 217 en 218. Belastingen In 216 stelt OVER-gemeenten voor zowel de gemeente Oostzaan als de gemeente Wormerland een tarievennota op. Ook wordt onderzocht of de mogelijkheden van precarioheffing kunnen worden uitgebreid. Daarnaast wordt het aspect van toeristenbelasting in Oostzaan voor wat betreft de mogelijkheden onderzocht. Informatiebeveiliging De overheid is conform de voorschriften van het College Standaardisatie, verplicht om aan ISO normen (ISO 271 en ISO 272)4e voldoen. De Tactische Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) is geheel gestructureerd volgens NEN/ISO 271, bijlage A en NEN/ISO 272. De Basisrichtlijn Informatiebeveiliging Rijksdienst (BIR)^ is de toepassingshandleiding voor NEN/ISO 271 en 272 voor de rijksoverheid. OVER-gemeenten heeft op basis hiervan in 215 het Informatiebeveiligingsbeleid hernieuwd en 215 gebruikt om de Quick Wins en eerste onderdelen te implementeren. In 216 worden meer onderdelen van het Informatiebeveiligingsbeleid ingevoerd zodat aan de BIG wordt voldaan. > Data center De hardware van de eigen systemen is in 215 afgeschreven. Voor de bedrijfsvoering van OVER-gemeenten is een hoge redundantie, beschikbaarheid (24x7), en fysieke beveiliging van de ICT-systemen van cruciaal belang. Daarnaast geldt dat door technologische ontwikkelingen de systeemhardware sneller veroudert dan de economische afschrijvingstermijn en worden de eisen aan de technische onderlaag steeds zwaarder en bestaat er behoefte aan schaalbaarheid en locatie onafhankelijkheid. Wij 1 NEN/ISO 271 en 272 beschrijven details voor implementatie, zogenaamde implementatierichtlijnen, en eisen voor wat betreft de piocesinrichting (o a. het ISMS uit NEN/ISO 271). Deze documenten geven dus de details voor toepassing en kunnen naast de tactische BIG gebruikt worden. 2 De BIR beschrijft de aanvullingen op NEN/ISO271 en 272 voor de overheid. In de Tactische Baseline zijn die aanvullingen gemerkt met een [A]. Begroting OVER-gemeenten

20 hebben daarom besloten om de ICT voorzieningen in een extern datacenter onder te brengen. In 215 zijn voorbereidende werkzaamheden gestart om de ICT-voorzieningen vanuit een extern data center middels Infrastructure As A Service (IAAS) concept te betrekken. Afhankelijk van de startdatum aanbesteding verwachten wij de transitie in 216 af te ronden. > Invulling ICT-functie Door natuurlijk verloop en ontwikkelingen op het gebied van ICT moeten taken opnieuw toegewezen worden. Uitgangspunt hierbij is dat het reguliere beheer bij de medewerkers Informatie blijft maar dat er versterking gewenst is op de regievoerende taken. Daarnaast zien wij dat de complexiteit van de ICT steeds verder toeneemt en dat hierdoor de behoefte aan een flexibele schil toeneemt. In 216 vullen wij de ICT-functie in door interne en externe expertise en taakstelling aan elkaar aanvullend te laten zijn. Door het inzetten van externe expertise vanuit de flexibele schil kan er een scheiding worden gemaakt in functieniveau en kan expertise (kosten)efficiënt worden ingekocht. Naast de herverdeling van taken en aandachtsgebieden zien we ook nieuwe functies die 215 zijn ingevuld op tijdelijke of projectbasis (rond informatiemanagement, gegevensbeheer, zaakgericht werken, informatiebeveiliging, contract- en leveranciersmanagement en de functie van een CISO (al dan niet binnen het ICT-domein belegd). In 216 moeten deze tijdelijke (ingevulde) functies een vaste plaats krijgen binnen het functiegebouw en de organisatie. Aanbesteding Back-office applicaties OVER-gemeenten heeft Back-office applicaties (kernapplicaties) van de leverancier Centric. Het onderhoudscontract van deze kernapplicaties vervalt in 217. Wij gaan daarom in 216 het applicatielandschap en de applicatiearchitectuur heroverwegen en de functionele eisen en wensen bepalen voor de Kern-applicaties en dit opnemen in een Pakket van Eisen (PvE). ^ Omgevingswet Een groot aantal wetten uit het omgevingsrecht wordt samengevoegd, waaronder de Wet ruimtelijke ordening, de Wet milieubeheer, de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), de Crisis- en herstelwet en de Waterwet. Ook het Bouwbesluit en delen van de erfgoedwetgeving gaan in de wet op of worden daarmee gelijkgetrokken. Naast de samenvoeging op wetsniveau worden ook de huidige 117 AMvB's (algemene maatregelen van bestuur) in het fysieke domein teruggebracht tot 4 AMvB's. Deze zeer grote wetgevingsoperatie moet volgens de ambitieuze planning van het kabinet in 218 Begroting OVER-gemeenten