Meer flexibiliteit met bedrijfsregels

Transcriptie

1 Meer flexibiliteit met bedrijfsregels Inleiding De Business Rules Approach (BRA) staat steeds vaker in de belangstelling. Deze benadering kan nuttig zijn voor kennisintensieve organisaties, voor organisaties die meer Service Oriented willen gaan werken, maar ook bij organisaties met grote ERP-implementaties die flexibeler willen worden. Het biedt een handvat om de binnen een bedrijf gebruikte regels zo vast te leggen dat overdracht en hergebruik worden ondersteund. De belangstelling groeit omdat door standaardisatieorganen een sterk methodologisch kader is vastgesteld dat gedemonstreerd wordt met praktische voorbeelden. Ook nemen leveranciers van software (variërend van ERP-omgevingen tot architectuurtooling en middleware producten) steeds vaker functionaliteit op om met business rules te werken. Daarom is het tijd voor een globale uiteenzetting waarbij wordt ingegaan op de praktische toepasbaarheid van bedrijfsregels zowel voor de bedrijfsvoering als de IT 1. De Business Rules Approach De BRA is een benadering waarin het ontwikkelen en beheren van bedrijfsregels als een taak door de business wordt uitgevoerd 2. De bedrijfsregels worden daarbij als zelfstandige eenheid ontwikkeld en beheerd, los van processen, applicaties en technologie. De benadering kan daardoor een wezenlijke bijdrage leveren aan de verbetering van de alignment tussen Business en IT. Andere drijfveren voor het toepassen van BRA hebben betrekking op regulatory compliance (aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving) en op de wendbaarheid van een organisatie 3, omdat met BRA systemen snel en eenvoudig zijn aan te passen aan wijzigende omstandigheden. Historische context De business rules benadering komt voort uit de bedrijfskunde, niet uit de hoek van de IT consultancy of IT tools. Het is ontstaan als onderdeel van bedrijfskundige oplossingen op bedrijfsmatige problemen waarbij geautomatiseerde systemen een rol spelen. Om problemen en oplossingen helder te krijgen, is een kader ontwikkeld waarbij drie begrippen centraal staan: termen, feiten en regels (terms, facts, rules). Daarbij bouwen regels voort op feiten, en feiten op (bedrijfs)concepten zoals uitgedrukt door termen. Dit is een formele benadering waarbij predikatenlogica en natuurlijke taal belangrijke aspecten zijn. In die zin is deze benadering verwant aan Nijssens Informatie Analyse Methode (NIAM) die begin jaren negentig in zwang was. Het gedachtegoed over bedrijfsregels is opgepakt door de Management Group, bekend van UML en MDA ( Model Driven Architecture), en door het W3C. Er worden standaarden ontwikkeld op het gebied van het vastleggen, interpreteren en automatiseren van Business Rules. In Nederland lopen bij een aantal universiteiten onderzoeken naar business rules en verschillende bedrijven hebben gekozen voor het gestructureerd beheren van hun bedrijfsregels waarbij de BRA in meer of mindere mate wordt gevolgd. Een relatief eenvoudige ingreep in de bedrijfsvoering bijvoorbeeld het aanpassen van een tarievenstelsel kan grote gevolgen hebben voor de ict-voorzieningen. Veelal is de ondersteunende functionaliteit ondergebracht in één of meerdere applicaties. De bedrijfsregels die bij het tarievenstelsel horen bijvoorbeeld jongeren van 15 tot en met 21 jaar krijgen 10% korting zijn bij traditionele toepassingen ondergebracht in de applicatie. Het wijzigen van de bedrijfsregels vereist daarom minimaal de inzet van een ontwerper en een programmeur. Het is daarbij te hopen dat de documentatie van het onderhavige systeem op orde is (en blijft na de ingreep). Bij systemen die op zelfstandige bedrijfsregels zijn gebaseerd, is de ingreep eenvoudiger. De business is zelf in staat om de bedrijfsregels te wijzigen. Vervolgens is nog wel een ingreep in de ondersteunende systemen vereist, maar dit zou beperkt kunnen blijven tot het inbrengen van de gewijzigde regels in een regeldatabase. 1 Een andere blijk van de interesse is dat het NAF (Nederlands Architectuur Forum) dit voorjaar een werkgroep Business Rules heeft opgericht over dit onderwerp. De auteurs zijn lid van deze werkgroep. 2 Als in dit artikel wordt gesproken over de business, worden de mensen bedoeld die direct werkzaam zijn in of voor het primaire proces van een organisatie. Dit wordt ook wel de lijn genoemd. 3 Spreeuwenberg, S. Wat zijn business rules in Informatie, oktober 2005 Artikel TIEM Bergman & Wittkamp NAF werkgroep Business Rules november /6

2 BRA biedt een methodisch kader voor het ontwikkelen, beheren en toepassen van bedrijfsregels. De basisprincipes hiervoor zijn de volgende: 1. Bedrijfsregels worden gescheiden van ondersteunende componenten, zoals een ictsysteem; 2. Bedrijfsregels zijn traceerbaar naar de bron (welke afdeling of instantie is de bedenker en/of gebruiker van de regel); 3. Bedrijfsregels worden expliciet beheerd, los van bijvoorbeeld projecten voor systeemontwikkeling of procesverandering; 4. Bedrijfsregels worden gepositioneerd in de bedrijfsprocessen en informatiesystemen, waarbij één bedrijfsregel in meerdere processen en systemen kan voorkomen; 5. Bedrijfsregels worden expliciet beheerd en onderhouden conform afgesproken procedures. 4 Doelstellingen, beleidsregels en andere vormen van bedrijfsregulering worden volgens deze principes door de business vertaald in concrete regels. Dit dwingt de business om haar doelstellingen en beleid strak en duidelijk te formuleren, waardoor het bedrijf meer grip krijgt op zijn eigen effectiviteit. Een bijkomend effect is de vereenvoudiging van de mogelijkheid tot automatisering. De concrete regels kunnen door informatiesystemen eenvoudig geïnterpreteerd en toegepast worden. Een belangrijk hulpmiddel daarbij is het gebruik van een Business Rule Engine (BRE). Met een BRE kunnen executeerbare softwarecomponenten worden gegenereerd uit concrete sets van regels. De gegenereerde softwarecomponenten kunnen als service of module geïntegreerd worden in concrete toepassingen. Bedrijfsarchitectuur Strategy Structure Skills Shared Values Vertaal de bedrijfsarchitectuur in concrete regels IT ondersteuning Rule database Systems Staff Style samenhangende set van waarden, normen en regels die gelden binnen een organisatie Rule Engine Bedrijfsvoering Functionele Interface Met het toepassen van de BRA en het gebruiken van een Business Rules Engine wordt de bedrijfslogica niet langer ingebed in de applicaties en/of workflows. Dit biedt een belangrijk voordeel bij het aanpassen en/of vernieuwen van ict-systemen. Wijzigingen en aanvullingen op de regels kunnen sneller doorgevoerd worden, zonder nog de hinder te ondervinden van specifieke eigenschappen van geautomatiseerde systemen. BRA maakt zo de business logica weer toegankelijk voor de eigenlijke stakeholders. De afhankelijkheid van ontwikkelaars van ictsystemen neemt daarmee af. 4 Spreeuwenberg S. Beheer bedrijfsregels vergroot flexibiliteit in Informatie, juni Zie voor verdere verdieping over dit onderwerp, ook Artikel TIEM Bergman & Wittkamp NAF werkgroep Business Rules november /6

3 Modelleren met bedrijfsregels Organisaties acteren bewust en onbewust op basis van regels. De omgeving legt regels op, bijvoorbeeld de wet- en regelgeving, maar ook stelt de organisatie zelf regels vast. Soms zijn dat algemene beleidslijnen, soms concrete operationele regels. Zonder regels kan de organisatie niet goed functioneren. De bedrijfsregels beschrijven de definities en afspraken waarmee een organisatie zijn doelstellingen wil realiseren. Ze zorgen dat mensen en systemen in de organisatie doelgericht en effectief tot resultaten kunnen komen, doordat ze richting geven aan handelingen en gedrag van de mensen en de systemen. De BRA geeft richtlijnen voor het formuleren van bedrijfsregels en het toetsen van de naleving. De richtlijnen zijn opgetekend in het Business Rules Manifest. 5 Wat zijn goede bedrijfsregels? Goede bedrijfsregels zijn in formele taal geformuleerd en door zowel mensen als (geautomatiseerde) systemen, eenduidig te interpreteren. Het gaat dan niet alleen om operationele constraints zoals in databases geprogrammeerd, maar ook om regels over de principes van de bedrijfsvoering, de beleidsuitgangspunten en richtlijnen van een bedrijf. De bedrijfsregels moeten eenduidige worden gespecificeerd. Ze zijn declaratief, dat wil zeggen dat ze beschreven worden door alleen gebruik te maken van termen en feiten en onafhankelijk van hoe ze toegepast worden, waardoor de bedrijfslogica van de business rules herbruikbaar is over processen en platformen heen. Belangrijker is dat de bedrijfsregels bedrijfsvriendelijk zijn, zodat de bedrijfsvoerders en analisten in staat zijn de bedoeling van de bedrijfsvoering onafhankelijk van een inrichtingsplatform (bijvoorbeeld een IT systeem) te vatten. Als een groot aantal regels is vastgelegd, moet de onderlinge consistentie worden bewaakt. Beheer en onderhoud moeten worden opgezet vanuit een bedrijfsperspectief, niet vanuit een IT perspectief. Bij traditionele procesmodellering worden de beslisregels (vaak weergegeven met zogenaamde wiebertjes ) ondergebracht in het proces. Een proces hoort echter de volgorde der dingen aan te geven. Het uitvoeren van regels laat het proces over aan services die ze daarvoor aanroept. 6 Een dergelijke modelleerwijze stimuleert systeemarchitecturen die bestaan uit onafhankelijke componenten zoals: Workflow-componenten waarmee de procesflow wordt doorlopen en elke processtap de juiste kennis doorgeeft aan de volgende stap; Interfaces voor het aanroepen van de bedrijfsregels; Een Business Rules Engine waarmee bedrijfsregels worden ingelezen en gepresenteerd aan de gebruiker in de vorm van functionaliteit en/of data; Interfaces die de resultaten van uitgevoerde functionaliteit teruggeven aan het proces; Een database waarin bedrijfsregels worden beheerd. Praktijk Ter illustratie van de toepasbaarheid van bedrijfsregels, schetsen we een tweetal praktijksituaties bij organisaties die al gebruik maken van een regelgebaseerd systeem. Het betreft de overheidsorganisatie Inspectie Verkeer en Waterstaat en het Landbouw Economisch Instituut, een onderdeel van Wageningen Universiteit en Researchcentrum. Inspectie Verkeer en Waterstaat (IVW) IVW is het toezichthoudende orgaan van het ministerie van Verkeer en Waterstaat. IVW houdt toezicht op de duurzaamheid van het milieu en de transportveiligheid in Nederland rond weg, water, lucht en rail 7. IVW ontwikkelde de toepassing I-check. Dit systeem kan worden gezien als een regelgebaseerd informatiesysteem. Het systeem genereert behandelschema s voor inspecties en levert toetsresultaten op basis van wettelijke normen. In die systematiek is de business verantwoordelijk voor het invoeren en onderhouden van wet- en regelgeving in de regeldatabase. 5 Terug te vinden op internetpagina 6 Zie ook Spreeuwenberg S. Beheer bedrijfsregels vergroot flexibiliteit in Informatie, juni Zie ook Artikel TIEM Bergman & Wittkamp NAF werkgroep Business Rules november /6

4 Onderstaande figuur visualiseert de inspectieprocessen in de traditionele situatie en in de situatie met ondersteuning door het regelgebaseerde I-check. Observeer genormeerd in W&R JA Onderzoek Kenmerken van Voorbereiden Wet Registreer object, kenmerken en waarden Toets Waarde Kenmerk Registreer Afwijking Kenmerk genormeerd in W&R Checklist I-CHECK Toetsresultaat JA Waarde kenmerk binnen Norm JA Registreer Kenmerk en Waarde Wet- en regelgeving Inspectieproces traditioneel Inspectieproces ondersteund door I-check In de traditionele situatie bepaalt de inspecteur wat hij gaat onderzoeken als onderdeel van het inspectieproces. De ondersteuning van het I-check systeem bestaat eruit, dat de te onderzoeken objecten in de vorm van een checklijst worden aangeleverd door de service I- check. In de checklijst worden de waarnemingen ingevoerd, waarna deze door I-check worden vergeleken met de norm. Belangrijke voordelen hiervan zijn: Wetswijzigingen en ook beleidsmaatregelen worden direct verwerkt, waardoor inspecties altijd conform actuele normen worden uitgevoerd. Eenheid van inspectie, d.w.z. dat het resultaat van een inspectieactiviteit niet meer volledig afhankelijk is van de wetskennis en inzichten van personen. Inspecteur is aanzienlijk minder tijd kwijt met routinematige zaken, waardoor meer aandacht kan worden besteed aan advisering, aanvullende signalering (bijv. t.b.v. andere inspectiedisciplines), holistische beschouwing van objecten van toezicht en de omgeving, etc. Verder biedt het systeem de mogelijkheid om bedrijven beter te ondersteunen. De wet- en regelgeving kan in de vorm van concrete checklijsten via het web beschikbaar worden gesteld aan de doelgroepen. Bedrijven kunnen daarmee zelf eenvoudiger controleren of ze aan de regelgeving voldoen, zonder dat ze door dikke wetboeken en beleidsdocumenten hoeven te worstelen. Landbouw Economisch Instituut (LEI) LEI is het instituut voor bedrijfs- en sociaal economisch onderzoek op het terrein van landbouw, tuinbouw, visserij, bosbouw en landelijke gebieden. Het LEI oriënteert zich nationaal en internationaal op de toenemende integratie van landbouw en agribusiness met de maatschappelijke omgeving. Het instituut is leidend in landbouweconomische informatie voor beleid, bedrijf en markt. 8 LEI maakt gebruik van ARTIS, een in eigen beheer ontwikkeld regelgebaseerd systeem. ARTIS ondersteunt onderzoek door medewerkers in de buitendienst. Het onderzoeksproces wordt aangestuurd vanuit de centraal beheerde bedrijfsregels. Op basis van de regels worden schermformulieren gegenereerd die de medewerkers in het veld tijdens hun onderzoeken kunnen invullen. De modellen en regels in ARTIS worden beheerd door domeinspecialisten. 8 Bron: Artikel TIEM Bergman & Wittkamp NAF werkgroep Business Rules november /6

5 ARTIS werd ontwikkeld om de kosten, doorlooptijd en beheersbaarheid van systeemaanpassingen te verbeteren. Hiermee werd een belangrijk fundament gelegd voor de privatisering van dit voormalige overheidsinstituut. Het LEI kan zich als zelfstandig bedrijf goed handhaven, mede doordat ARTIS de flexibiliteit biedt om snel in te kunnen spelen op ontwikkelingen in de markt. Ook heeft het gebruik van ARTIS geleid tot een aanzienlijke verbetering van de kwaliteit en eenduidigheid van de verzamelde data, waardoor de betrouwbaarheid van de onderzoeksresultaten sterk is verbeterd. De organisatie is met het gebruik van ARTIS efficiënter gaan opereren. Verschillende systemen en werkwijzen die naast elkaar onderhouden werden, zijn vervangen door een uniforme, regelgestuurde werkwijze. Daarbij heeft het LEI de (vaak kostbare) afhankelijkheid van ontwikkeling en onderhoud van ict-systemen beduidend zien afnemen. Een en ander heeft wel wat voeten in de aarde gehad. Om uniform en regelgestuurd te kunnen werken, moest de organisatie worden aangepast. Veel impliciet aanwezige regels moesten expliciet gemaakt worden en daarbij ook geüniformeerd tussen verschillende organisatieonderdelen. Dit vergde een grote mate van managementaandacht, die opgebracht kon worden uit de overtuiging dat de aanpassingen bittere noodzaak waren voor de continuïteit van het instituut na de verzelfstandiging. Toepasbaarheid BRA In de voorgaande praktijkvoorbeelden worden bedrijfsregels gebruikt bij kennisintensieve processen. Kenmerkend voor de voorbeelden is dat er veel regels zijn, dat ze regelmatig veranderen en dat de regels vertaald moeten worden naar een complex toepassingsgebied. In omgevingen met veel en veelvuldig veranderende regels, is zeker een goede business case te maken voor het werken volgens BRA. Als regels zelden of nooit veranderen, heeft BRA minder toegevoegde waarde ten opzichte van traditionele benaderingen, maar kan toch interessant zijn. De regels worden immers duidelijk zichtbaar en zijn daardoor beter te communiceren en na te leven. Ook als een organisatie zich oriënteert op het werken volgens een service georiënteerde benadering, is het raadzaam om de business rules approach nader te bestuderen. Kenmerkend voor de service oriëntatie is de aandacht voor business process management waarmee de inrichting en werking van de ict meer vanuit het bedrijfsproces wordt gestuurd. De bedrijfsregels bepalen mede wanneer welke service moet worden aangeroepen. Ze spelen in de besturing en de orkestratie van services een prominente rol. De business logica wordt geabstraheerd uit de processen. Bij het vastleggen van de processen is het dan belangrijk om de bedrijfslogica als bedrijfsregels beschikbaar te hebben. Deze regels blijven in principe van kracht, ook als het proces verandert. Het gebruik van bedrijfsregels is ook interessant om de ontwerpvrijheid van ontwikkelaars te reguleren 9. Als duidelijk is wat wel en niet is toegestaan en gewenst in een organisatie, dan wordt het voor ontwikkelaars eenvoudiger om binnen de juiste kaders te blijven. Een voorbeeld is het ministerie van Defensie dat binnen zijn Enterprise Architectuur algemene beleidsuitgangspunten heeft vastgelegd waarbinnen veranderprojecten moeten acteren. De veranderprojecten zorgen zelf voor een verdere detaillering van die beleidsuitgangspunten maar steeds zodanig, dat herleidbaar is welke bovenliggende beleidsuitgangspunten daarmee worden ingevuld. Hierbij wordt het bedrijfsbeleid geconcretiseerd in regels en zorgen afspraken over terminologie en referentiemodellen voor betere beheersing. 9 Zie artikel in Tiem Hoogervorst J., Dietz J. (2005) Kernbegrippen Enterprise Architectuur Artikel TIEM Bergman & Wittkamp NAF werkgroep Business Rules november /6

6 bedrijfsregels Beleid van de diverse beleidsterreinen Geconsolideerde beleidsuitgangspunten verandertrajecten Voorbeeld ministerie Ontwerprichtlijnen Richtlijnen voor diverse realisatie en verandertrajecten implementatie architectuurprincipes Ook kan het gebruik van bedrijfsregels een meerwaarde leveren voor projecten die nieuwe applicaties implementeren. Bijvoorbeeld bij erp-implementaties geldt een situatie waarbij een best practise uit een applicatie door een organisatie wordt geadopteerd. De consequenties van het gebruik van deze best practise moeten afgezet kunnen worden tegen de gangbare bedrijfsregels. Dit kan door de bedrijfsregels vanuit de erp-practise te matchen met de bestaande bedrijfsregels. Het bedrijf kan dan bewust kiezen welke regel ze gaat toepassen. Conclusie Het is duidelijk dat bedrijfsregels, of ze nu zichtbaar zijn gemaakt of niet, onmisbaar zijn voor het functioneren van een organisatie. Bedrijfsregels bestaan daar waar beslissingen worden genomen. Als beslissingen worden genomen in een geautomatiseerd proces dat wordt ondersteund met een business rule systeem, kan dit leiden tot verdergaande kostvoordelen, betere consistentie tussen externe en interne regels en meer transparantie. BRA kan daarmee ook gaan leiden tot dat wat er sinds bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd vaak ontbreekt: flexibiliteit. De gedachte achter BRA is zeker niet nieuw. Ook in de jaren 80 en 90 van de vorige eeuw, leefden ideeën over regelgebaseerd ontwerpen en bouwen. Het kwam echter niet of moeizaam van de grond. De reden daarvoor hebben we niet nader onderzocht. We vermoeden dat de aandacht van de IT-industrie zich teveel heeft gericht op procesautomatisering en dat daardoor de innovatie voor regelgebaseerd werken niet voldoende interessant was. Goed instrumentarium zoals een Business Rule Engine bleef daardoor uit. Momenteel is de markt rond business rules instrumentarium sterk in ontwikkeling. Zowel in de hoek van de propriety software als in de hoek van open source software, worden en zijn inmiddels de nodige Of The Shelf - Business Rules Engines ontwikkeld. Ook de erp-markt begint interesse te tonen voor deze ontwikkeling, getuige de alliantie van een grote erpleverancier met een leverancier van OTS BRE. Volledig geïntegreerde ict-oplossingen zijn vooralsnog in ontwikkeling, toch is het mogelijk om nu al voordelen te behalen met de Business Rules Approach. De beschreven voorbeelden laten dat zien. Organisaties die zich hierin herkennen en bijvoorbeeld bezig zijn met meer procesgericht werken doen er goed aan zich te oriënteren op deze trend. Peter Bergman is senior adviseur bij de Inspectie Verkeer en Waterstaat ( Walter Wittkamp is enterprise architect en ondernemer bij MEAS BV ( Artikel TIEM Bergman & Wittkamp NAF werkgroep Business Rules november /6