Tweede Kamer der Staten-Generaal

Transcriptie

1 Tweede Kamer der Staten-Generaal 2 Vergaderjaar Raming der voor de Tweede Kamer in 2003 benodigde uitgaven, alsmede aanwijzing en raming van de ontvangsten Nr. 9 INFORMATISERINGS- EN AUTOMATISERINGSPLAN (BIJLAGE 4) Goed geïnformeerd is het halve werk Plan voor de vernieuwing van informatisering en automatisering bij de Tweede Kamer Inleiding Het Presidium biedt hierbij een geïntegreerd plan aan voor de ontwikkeling van de informatisering en automatisering bij de Tweede Kamer. Bij de schriftelijke antwoorden op de Ramingsstukken 2002 op opmerkingen van de PvdA fractie was dit toegezegd. Het plan omvat twee met elkaar samenhangende delen, te weten een informatiseringsplan («Naar een nieuw informatiseringsplan, content») en de Beleidsvisie Dienst Automatisering Beide stukken samen beschrijven in samenhang de beoogde ontwikkelingen op het gebied van informatiebeleid en automatiseringsbeleid. Daar waar het informatiseringsplan in gaat op de functionele behoefte van informatieontsluiting binnen en buiten de Tweede Kamer, behandelt de Beleidsvisie DA de beoogde ontwikkelingen op technologisch gebied. Algehele lijn is dat de techniek de functionele behoefte volgt. Niet de techniek bepaalt de ontwikkeling, maar dat waar de klant (burger, belangengroep, Kamerlid, ambtenaar, etc) behoefte aan heeft op het gebied van parlementaire informatievoorziening. De stukken bestrijken een periode van drie jaar. Dat lijkt een beperkte periode, maar de ontwikkelingen op contentmanagement en ICT-technologie ontwikkelen zich in hoog tempo. In de loop van 2004 zal dan ook een evaluatie van deze plannen moeten plaats vinden en kan vooruitgekeken worden naar een volgende periode. Beide plannen staan in het teken van integratie. Het informatieplan geeft ideeën voor de integratie van de informatiebronnen waardoor leden en het grote publiek beter, eenvoudiger en sneller worden geinformeerd. Het ICT-beleidsplan werkt aan integratie van verschillende technologieën waaronder telefonie en data. Dit zal de klant straks in staat stellen binnen de Tweede Kameromgeving flexibel, veilig en snel te werken. KST60946 ISSN Sdu Uitgevers s-gravenhage 2002 Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 1

2 Beide plannen staan ook in het teken van relevante ontwikkelingen binnen de Rijksdienst op ICT-gebied. Een duidelijk waarneembare trend is die van de participerende burger, die vroegtijdig participeert in het beleidsproces. De overheid komt meer in de rol van regisseur. ICT is hier een hulpmiddel. Websites, verkeer, maar ook de één-loket-benadering door middel van call centers ondersteunen het proces ten volle. Door Internet krijgt de burger (en organisaties) meer en sneller informatie. Niet zelden is de burger beter geïnformeerd dan de overheid. Op het terrein van de elektronische participatie door burgers kan meer gebeuren. Het toegankelijk maken van overheidsinformatie is een eerste stap, maar het verspreiden van overheidsinformatie is iets anders dan het voeren van elektronische discussies op basis van die informatie. Het rapport van de commissie Wallage (In dienst van de democratie) is primair een advies aan de Regering. De aanbevelingen op strategisch niveau zijn echter zeer bruikbaar voor de inrichting van de Tweede Kamer informatieomgeving, zoals het STOI (Strategisch Overleg Informatievoorziening) reeds adviseerde aan het Presidium. De aanbevelingen van de commissie Wallage zijn in dat advies «vertaald» naar het parlement. Meer specifiek gaat het om positionering naar buiten toe van de contentverantwoordelijkheid en de communicatiefunctie. De ICT-infrastructuur blijft een interne randvoorwaarde. In het Beleidsplan DA wordt een ICT-infrastructuur beschreven die in ieder geval voldoet aan de beleidscriteria voor het rapport Wallage. Het Rapport Burger en overheid in de informatiesamenleving De noodzaak van institutionele innovatie (Rapport Docters van Leeuwen) ondersteunt de lijn voor het rapport Wallage. Overheidsinformatie is van en voor iedereen. Concreet betekent dit dat de toegang van de burger tot de informatiemaatschappij moet worden gegarandeerd. De toegang van de burger tot proces- en productinformatie moet beschouwd worden als een grondrecht. Als de overheid dit wil garanderen, dan zal er fors geïnvesteerd moeten worden in ICT-technologie. Deze investeringen moeten gericht zijn op het verbeteren van de dienstverlening. Met betrekking tot het primaire proces is al een aantal jaren de beweging op gang naar integrale informatievoorziening. Basis hiervoor is de grondwettelijke plicht om de burger toegang te geven tot de parlementaire processen, stukken en besluitvorming. Recent is deze ontwikkeling in een stroomversnelling geraakt door het rapport Wallage. Het proces van integratie van parlementaire informatie is nog steeds in beweging. Het informatiseringsplan zet de mogelijkheden en uitdagingen op een rijtje. Belangrijk doel waarnaar gestreefd wordt is het beschikbaar krijgen van alle informatie en data rond het parlementaire proces op ieder moment, iedere plaats en in iedere gewenste vorm. Er is voor gekozen om de integraliteit van de parlementaire bestanden stapsgewijs te realiseren. Alleen op deze wijze kunnen de relatief complexe projecten op een beheersbare wijze worden geïmplementeerd. Het realiseren van een optimale samenwerking van applicaties vraagt een gedegen afweging van de keus voor applicaties en technologie. De Beleidsvisie van de Dienst Automatisering is bedoeld om de hiervoor benodigde infrastructuur en kantoorautomatisering op optimale wijze te leveren. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 2

3 Dienst Informatievoorziening Naar een nieuw informatiseringsplan, content Inleiding Meer en meer wordt bij de Kamer een bewust onderscheid gemaakt tussen automatiseren en informatiseren. Automatisering is het werkveld van de Dienst Automatisering (DA), informatisering gaat vooral over de «content», de applicaties en systemen met gegevens betreffende de processen in de Kamer. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de Dienst Informatievoorziening, die uiteraard de verantwoordelijkheid deelt met de meest in aanmerking komende andere Diensten zoals de Griffie. De verantwoordelijkheid voor gespecialiseerde interne systemen berust bij de betrokken afdeling dan wel bij DA. Het betreft hier zaken als een Financieel Informatiesysteem, een gebouwenbeheerssysteem, beveiligingssystemen, klachtenregistratie etc. Automatiseringsplan en informatiseringsplan zijn de twee pijlers waarop het ICT-beleid van de Kamer rust. Ten behoeve van het primaire proces van de Tweede Kamer, te weten wetgeving en controle op regeringsbeleid, beschikt de Tweede Kamer thans over een vijftal grote informatiesystemen. Deze systemen zijn deels verouderd dan wel zeer gebruikersonvriendelijk en de applicaties moeten één voor één geraadpleegd worden en zijn niet onderling gelinkt. Een deel van de applicaties draait op een verouderd computerplatform dat niet meer onderhouden wordt en waarvan de exploitatie niet meer te garanderen is. Het betreft de volgende systemen: 1. TWEKIS, het Tweede Kamer Informatiesysteem, een in eigen beheer ontwikkeld mengsel van convocatiemaker, Kamerstukkenbeheer, zalenreservering etc. dat technisch niet meer onderhoudbaar is; 2. STAR, de recente vervanger van Document Manager (beter bekend als STAIRS), een zeer uitgebreid documentatiesysteem met daarin ontsluiting van nagenoeg alle kamerstukken en Europese documenten alsmede de catalogi van de bibliotheken rond het Binnenhof, en veel pers- en tijdschriftmateriaal; 3. Globit Dis, met brievenregistratie van de «politieke» post voor de Kamer en de commissies verouderd en gebruikersonvriendelijk; 4. Parlando, een Sdu-systeem dat op de website van de Kamer full text kamerstukken en Handelingen bevat sinds 1995, met een beperkte documentaire ontsluiting; 5. De medio maart 2002 vernieuwde parlementaire intranet-website, waarvan een deel gebruikt wordt als internet-website, maar goeddeels zonder weergave van de bovengenoemde applicaties en met veel handmatig ingevoerde zgn. ongestructureerde gegevens. Impliciet uitgangspunt bij het te voeren beleid is de ambtelijke perceptie van de al dan niet expliciet uitgesproken wensen van enerzijds de Kamerleden en hun medewerkers en anderzijds de wens het grote publiek beter van informatie te voorzien, op een kostenbewuste wijze. Lopende het proces dat leidt naar de gewenste verbeteringen zal bijstelling nodig zijn aan de hand van de signalen vanuit de doelgroepen en op basis van nieuwe technologische mogelijkheden. Het STOI zal een voorname rol kunnen spelen in het signaleren van nieuwe wensen bij de doelgroepen en zal een gesprekspartner zijn bij het evalueren van nieuwe technologie. Gewenste eindsituatie, uitgangspunten voor dit informatiseringsplan Internationale vergelijking met websites van buitenlandse parlementen Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 3

4 geeft aan dat veel mogelijk is wat in ons land nog niet gerealiseerd is. Verwezen wordt bijvoorbeeld naar de websites van parlementen in landen als Ierland (bezoek vooral de website maar ook o.a. Canada, IJsland, Zweden, Estland en Luxemburg (te benaderen via de portal Een vergelijking met de VS gaat mank door de voor ons land onhaalbare personele en financiële inspanning die men zich aldaar getroost. Het streven dat de parlementen van de genoemde landen, maar ook andere parlementen, zich hebben gesteld en in meer of mindere mate hebben bereikt, is om op één internet-website de parlementaire documenten, de processen, de actoren (leden en commissies), de evenementen (vergaderingen met agenda en locatie) en eindproducten als wet- en regelgeving, geïntegreerd te presenteren op een doorzichtige en voor het grote publiek informatieve wijze die evenzeer bruikbaar is voor de parlementaire professionals zoals leden, hun medewerkers, ambtelijk apparaat van de Kamer en de departementen en de media. 1 XML= extended Markup Language, een systeem van gestandaardiseerde codering van zgn. platte tekst (ASCII) volgens een open standaard zodat er een scheiding is tussen tekst (inhoud) en opmaak (vorm), waarbij de vorm bepaald wordt door in het document te verwijzen naar bestanden met de opmaakgegevens (DTD s dan wel zgn. Schema s). De uitwisseling van teksten tussen verschillende programma s in een eenvormige presentatie wordt hierdoor mogelijk. Er hoeft niet meer met één programma (applicatie) gewerkt te worden maar combinatie van verschillende programma s wordt mogelijk. 2 Waar nuttig of (tijdelijk) onvermijdelijk, inclusief hosting door derden, mits onmerkbaar naadloos in presentatie op onze site en integraal doorzoekbaar vanaf onze site. 3 In dezen vertegenwoordigd door de overheidspartners in het zgn. Drukwerkcontract, te weten de Ministeries van Justitie, van Buitenlandse Zaken en van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Tweede en de Eerste Kamer. Doelstelling op termijn van ultimo 2003, uitlopend naar later liggende jaren, is een dergelijke presentatie ook voor de Kamer te realiseren. Dit stemt overeen met de aanbevelingen van het Rapport «In dienst van de democratie», rapport van de Commissie Toekomst Overheidscommunicatie (de commissie Wallage) zoals vertaald door de gezamenlijke commissie van beide Kamers der Staten-Generaal, het Strategische Overleg Informatievoorziening, ten behoeve van toepassing door de Kamers. Kort samengevat betekent deze aanbeveling dat in principe alles wat bij de Kamer bekend is (voor zover niet van vertrouwelijke aard of auteursrechtelijk beschermd) op internet beschikbaar moet worden gesteld, om niet. Kern van het nieuwe beleid is 1. uit te gaan van uitsluitend systemen die hun rapportages doen in het XML-formaat en XML 1 te gebruiken als het middel bij uitstek om alle applicaties met elkaar «te laten praten» in een éénvormige presentatie van alle parlementaire zaken en daartoe 2. bij de realisatie van het presenteren op de website (door middel van zgn. web enabled applicaties) uit te gaan van parlementaire autonomie, resulteren in de wens 3. alle databases en applicaties die bijdragen aan de website onder eigen beheer van de Kamer te brengen 2 (dit komt ook de snelheid ten goede en lijkt kostenbesparing mogelijk te maken). 4. uit te gaan van in principe aankoop en aanpassing van systemen «van de plank» en geen maatwerk te (laten) programmeren. Hiertoe dient de nieuwe website van de Kamer aanzienlijk uitgebreid te worden met politiek relevante informatie die automatisch gegenereerd wordt door nieuwe systemen of systemen die aangepast moeten worden aan presentaties op de website (web enabling) met gebruikmaking van de XML-standaard voor documentuitwisseling en -presentatie. De kamerorganisatie dient zich het gebruik van deze standaard eigen te maken en in de toekomst als eis te stellen aan alle in te voeren applicaties en de bestaande programmatuur daarop aan te passen dan wel te vervangen. Geïnventariseerd zal worden wat nut en noodzaak zijn van het in eigen beheer nemen van alle op de parlementaire website te presenteren gegevens. Niet zal worden teruggeschrokken als dit afbouw op contractuele termijn betekent van overeenkomsten met derden voor het voorzien in de verzorging van parlementaire gegevens. Hiermee is reeds een begin gemaakt doordat het Rijk 3 eigenaar is geworden van de XML-versie van Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 4

5 alle officiële publicaties zoals o.a. Kamerstukken, Handelingen en ander regeringsstukken die als.pdf-file zijn opgenomen in Parlando. Het Rijk is reeds doende met de voorbereiding van een wijziging van de Publicatiewet (en daarmee samenhangende wetten) in die zin dat opname op Internet ook gelden zal als officiële publicatie van wet- en regelgeving en dat niet (alleen) het papieren stuk (Staatsblad, Staatscourant, Tractatenblad, etc.) als zodanig geldt. De Kamer zal dit op termijn kunnen volgen door ook de publicatie van Kamerstukken en Handelingen op deze wijze vorm te geven en elektronisch te laten geschieden en als originele bron te beschouwen. Het voorstel voor aanpassing van het Reglement van Orde aan deze mogelijkheid, is reeds in procedure gebracht. Aan behoefte aan eventuele papieren exemplaren kan dan in eigen beheer worden voorzien. Het is denkbaar een beperkte publieke dienstverlening in te stellen voor het tegen kostprijs leveren van prints van documenten. Het kan aan de markt worden over gelaten de (niet auteursrechtelijk beschermde) Kamerstukken en Handelingen in gedrukte vorm, als secundaire bron, al dan niet ter beschikking te stellen in de losse verkoop en via abonnementen. Thans is een aanzienlijk bedrag gemoeid met het laten drukken en als elektronische bestanden teruggeleverd krijgen van de Kamerstukken en Handelingen. De vraag naar papieren exemplaren van de Kamerstukken en Handelingen is volgens opgave van de Sdu sterk dalend en zal nog verder wegvallen als het Internet definitief de primaire bron wordt. Doorvoering van deze gedachte zal wijzigingen met zich meebrengen in de werkwijzen van vooral de Stenografische Dienst en de Griffie. Met name de Griffie zal zich de vormgeving eigen moeten maken die reeds gemeengoed is voor de Stenografische Dienst. Beknopt overzicht van gewenste informatiesystemen, databases en andere applicaties; nieuwe eisen aan systemen Essentieel in dit plan is dat gewerkt gaat worden met bestaande programmatuur die «van de plank» gekocht wordt maar die natuurlijk dan nog wel (aanzienlijke) inrichting en uitrusting behoeft om bruikbaar te zijn voor de specifieke behoeften van de politiek. Afgezien wordt dus van het (doen) ontwikkelen van specifieke eigen programmatuur. Dit is een trend waarmee wordt voortgeborduurd op wat in andere parlementen gemeengoed is. Opvallend is overigens dat er veel meer gelijkenis is tussen parlementen waar ook ter wereld, dan dat er gelijkenis is met de behoeften van binnenlandse instellingen, zelfs in het openbaar bestuur. Evenzeer is essentieel dat de organisatie om te beginnen zich verzekert van de kennis en vaardigheden die nodig zijn om te kunnen omgaan met XML. Dat vergt dat strategische doelen worden geïdentificeerd en dat praktische oplossingen en methodieken worden gevonden en ontwikkeld. Dit is een project met hoge prioriteit. Voor het behulpzaam zijn bij het vormen van beleid op dit gebied wordt reeds externe deskundigheid aangetrokken op tijdelijke basis. I. 1. Een procesbeheersingsysteem annex documenten- en brievenregistratiesysteem (workflow- en recordmanagement) ter vervanging van Globit Dis en van delen van TWEKIS. (Daarbij moet worden gegarandeerd dat de overige delen van TWEKIS niet verloren gaan.) 2. Hiermee samenhangend en onverbrekelijk verbonden, is een nieuw convocatiesysteem. 3. Ook zal een zalenreserveringssysteem ter beschikking komen (met mogelijkheid om alles t.b.v. vergaderingen in één keer te bestellen, zoals restauratieve voorzieningen, geluid, beamers etc.). Deze drie nauw samenhangende wensen zijn voorwaarde voor het buiten Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 5

6 gebruik stellen van de verouderde en kostbaar te onderhouden AS400- computers. II. 4. Een documentair ontsluitingssysteem als het recent ingevoerde en nog te verbeteren STAR, in eigen beheer en raadpleegbaar via de website. 5. Éénvormige primaire invoer van de Kamerstukken en Handelingen in alle systemen en niet zoals nu invoer van hetzelfde in zowel Parlando als Twekis als STAR. 6. Combinatie van de full text van Kamerstukken en Handelingen (zoals nu in Parlando) met de zeer complete documentaire ontsluiting van STAR. Ontsluiting ook van amendementen, die nu niet opgenomen zijn in STAR. 7. Presentatie op de website ook van de STAR-gegevens inzake pers- en tijdschriftartikelen bibliotheken rond het Binnenhof en Europese documenten. De projecten 4 t/m 8 hangen nauw met elkaar samen en leveren bij elkaar een nieuw en buitengewoon krachtig informatiesysteem op, waarvoor de naam PINCET is bedacht: Parlementair Informatie Centrum Eerste en Tweede kamer. III. PINCET kan nog uitgebreid worden met een ambitieus project waarvan de realisatie zich over tenminste 6 jaar uitstrekt na de besluitvorming. 8. Het digitaliseren van alle Handelingen en Kamerstukken sinds Veel parlementen zijn ons voorgegaan met een dergelijk project, dat veelal is ingegeven door het feit dat de papieren exemplaren door milieuredenen op de duur verloren zullen gaan en dus niet meer raadpleegbaar zijn. Het behoud van dit cultuurgoed voor wetenschappelijke studiedoeleinden heeft eveneens de aandacht van bijvoorbeeld de Koninklijke Academie van Wetenschappen en ook de Koninklijke Bibliotheek is hierbij betrokken. Voor België heeft dit project bijzonder betekenis: de Belgische parlementaire geschiedenis is vanaf 1813 tot 1830 gemeenschappelijk met de onze: in die zin sluit het project goed aan bij het lopende project om de parlementaire stukken van België vanaf 1830 te digitaliseren. Uitvoering in XML-formaat en het realiseren van een eenvoudige ontsluiting maken een vorm van raadpleging via PINCET uitvoerbaar als de database bij de Kamer geplaatst wordt. IV. Kamerstukken, Handelingen en eindproducten zoals de Weten regelgeving 9. De complete thans geldende wet- en regelgeving wordt nu op het Kamernetwerk ter beschikking gesteld in de vorm van aansluiting op de commerciële Algemene Databank Wet- en Regelgeving van Wolters-Kluwer. Het Rijk heeft inmiddels besloten zelf alle wet- en regelgeving in een eigen publiekelijk beschikbare Wettenbank gratis ter beschikking te stellen. 10. Deze Wettenbank die doorklikmogelijkheden krijgt naar de officiële publicaties, dient naadloos raadpleegbaar te zijn via de Kamerwebsite, zodat de parlementaire eindproducten dáár gevonden kunnen worden waar men ze verwacht. Uiteraard moet doorgeklikt kunnen worden van bijvoorbeeld de PINCET-gegevens naar de Wettenbank en terug. 11. Oriëntatie op vervanging van geluidsopslag op banden door digitale audiobestanden, waardoor de mogelijkheid ontstaat voor een geheel vernieuwde systematiek en werkwijze voor vervaardiging van de vergaderverslagen (Handelingen en commissievergaderingen). Landen als België, Finland en Ierland zijn ons hierin voorgegaan. Dit project sluit aan op het recente besluit dat niet meer gebruik gemaakt wordt van stenografie maar dat banden uitgewerkt worden. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 6

7 12. Een nieuw systeem (tekstverwerker met XML-faciliteiten) voor het in eigen beheer vervaardigen en op internet publiceren van Handelingen en Kamerstukken. De uitvoering zal enige menskracht vergen. V. Overige informatiesystemen 13. Een volgend informatiesysteem, dat wellicht om auteursrechtelijke redenen 1 alleen op ons intranet raadpleegbaar zal kunnen zijn (het streven is de inhoud ook op internet te kunnen presenteren), is de zogenoemde «electronic library» zoals die nu reeds bestaat. Deze door de Dienst Informatievoorziening dagelijks actueel gehouden webpagina s bevatten alles uit de DIV-collectie of verwijzen daarheen. Deze pagina s zijn vatbaar voor sterke uitbreiding en bevatten een schat aan publicatie van derden en samenvattingen gemaakt in eigen beheer, toegespitst op de parlementaire behoeften. In 2002 wordt hier een studie naar verricht door een stagiaire bij DIV. 14. Een veelheid van gegevens die thans door met name de Griffie maar ook door de Diensten Commissieondersteuning via de in- en extern verspreid wordt, kan via zgn. push-technieken verzonden worden en kan ook op de website gepresenteerd worden zoals ten dele nu reeds gebeurt. De verwerking op de website kan via XML minder tijdrovend (nl. niet door handmatige invoer) geschieden. VI. RYX Een aantal informatiesystemen dat nu via het Kamernetwerk benaderd kan worden en informatie die alleen bij of via het CIP beschikbaar is alsmede een aantal nieuwe kostbare informatiebronnen komt begin 2002 beschikbaar via een Rijksbreed initiatief, het Rijksintranet RYX. 15. RYX moet op het intranet geïmplementeerd worden en het gebruik moet via diverse middelen bevorderd worden voor zelfgebruik van leden en hun medewerkers. Omgekeerd verdient het grote voorkeur dat de hele parlementaire internetsite raadpleegbaar wordt op RYX, met name ten behoeve van de ambtenaren die op hun werkplek geen beschikking hebben over internet. 16. Er moet geleerd worden creatief om te gaan met de krachtige zoek- en attenderingsmethoden van zowel onze nieuwe website als van RYX, om «de klant» zelf in staat te stellen de gewenste gegevens op te sporen of te bestellen. Dit punt vergt veel aandacht, omdat het de leden en hun medewerkers in staat stelt veel doelmatiger te werken en omdat het het CIP ontlast van veel eenvoudig zoekwerk en dus capaciteit vrijmaakt voor beantwoording van complexere vragen. RYX bevat o.a. de ANP-telex, krantenbestanden, Europmaat, een reiswijzer, de wettenbank etc. 17. Op RYX zal een applicatie beschikbaar komen voor registratie van toezeggingen etc. aan het parlement. Ook voor de Kamers zal deze applicatie bruikbaar kunnen zijn. Studie hiernaar wordt binnen de Rijksoverheid verricht. 18. Op de website dienen ook doorklikbaar gegevens te vinden te zijn zoals samenstelling van commissie, fracties, curricula vitae van (oud)leden, adressen etc. Waar mogelijk dienen deze gegevens automatisch vanuit applicaties doorgegeven te worden. 1 Voorkomen moet worden dat voor Pers- en tijdschriftartikelen auteursrecht moet worden betaald wegens herpublicatie op internet. Dit zou zeer kostbaar worden. De «eigen productie» van de ambtelijke dienst zoals notities en analyses, kan wel desgewenst op internet getoond worden. VII. Publieksgerichte systemen 19. Audio- en videostreaming, oftewel Beeld en Geluid op de site, zowel life als archief. Zowel van de plenaire vergadering als van de commissievergaderingen in de drie grote commissiezalen. Bij voorkeur met duiding (wie spreekt en waar gaat het over?). De voorziening met archiefbeelden vergt ontwikkeling van een fijnmazige programmatuur voor het terugvinden van de passage waar men naar op zoek is. Voorbeelden uit buitenlandse parlementen tonen aan dat moeilijk goed aan deze eis voldaan kan worden. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 7

8 20. Een mogelijk alternatief is wellicht te vinden in TV-uitzendingen Deze mogelijkheid gaat deze planvorming enigszins te buiten. 21. Interactief gebruik van de website. Denkbaar is het houden van elektronische hoorzittingen openstellen van commentaarsites, mogelijk maken van chassis etc. Technisch is hier geen belemmering voor; de personele en organisatorische problemen zijn echter aanzienlijk en moeten afgewogen worden tegen het betrekkelijke nut in vergelijking met traditionele vormen van interactieve beleidsvorming. 22. De Kamer dient alert te blijven op de ontwikkeling van een UMTSwebsite zodra de techniek zover is en indien gebruik hiervan een even hoge vlucht neemt als in Japan het geval is. VIII. Intern gerichte projecten 23. Noodzakelijk dan wel nuttig is een aantal kleinere applicaties zoals een vraagvolgsysteem, een toezeggingenregistratie (als niet besloten wordt tot het RYX-systeem (punt 16) en het massa-scannen voor zowel de brievenregistratie als de pers- en tijdschriftdocumentatie. 24. Ten behoeve van het Duurzaam Elektronisch Archief zal er óf een aparte applicatie moeten komen óf het documentbeheersingssysteem (zie project 1) zou hierin adequaat moeten voorzien. Bij dit alles blijft natuurlijk de -voorziening en de gebruikelijke aansluiting op internet alsmede alle gebruikelijke kantoorautomatisering zoals tekstverwerker, rekenprogramma etc. Prioriteiten Gelijktijdige invoer van alle of de meeste van de bovengenoemde informatiesystemen is ondenkbaar. De middelen ontbreken ervoor en de opnamecapaciteit van de organisatie (en de haalbaarheid van verdere veranderingen van werkwijzen) is al danig op de proef gesteld door de recente reorganisaties, de invoering van nieuwe programmatuur als STAR en de nieuwe website. Dus moeten er prioriteiten gesteld worden. In hoog tempo zal de Kamerorganisatie zich moeten oriënteren op de «architectonische» mogelijkheden die XML biedt en zal de organisatie moeten worden doordrongen van het belang van en de vaardigheid in gebruik van XML. Dit proces is begin 2002 reeds opgestart. Er zal wordt doorslaggevende strategische betekenis aan toegekend. (Project nul) Voor dit project zal externe expertise moeten worden ingeschakeld. Deels volgen de prioriteiten uit de aard van de systemen zelf. Zo kan ten eerste relatief snel een experiment begonnen worden met beeld en geluid op de site. (Project 18). Ten tweede kan zonder probleem in maart gestart worden met beschikbaarstelling van RYX. (Project 14 en 15) De toezeggingenregistratie kan rond het zomerreces beschikbaar zijn. (Project 16) Ten derde is de samenvoeging van STAR en Parlando voor het eind van het jaar haalbaar. Met name de gezamenlijke invoer kan direct grote doelmatigheidswinst opleveren. De internetsite wint belangrijk aan politieke betekenis. Mogelijke belemmering zijn de noodzakelijke onderhandelingen met de Sdu, die zeker op korte termijn onmisbaar zal zijn. Pas op iets langere termijn zal blijken of het vervangende systeem in eigen beheer genomen kan worden. (Projecten 4 t/m 7) Ten vierde is het logisch dat zelfs met grote inspanning het complex workflow- en record managementsyateem pas medio 2003 beschikbaar kan komen, als daar nu mee wordt begonnen. In de eerste helft van 2003 kan dan worden ingespeeld op de veranderingen in werkwijzen (en mogelijk in organisatie) bij Griffie en Diensten Commissieondersteuning. (Projecten 1 t/m 3) Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 8

9 Op de vijfde plaats moet het begin van het overleg over een geheel andere wijze van vervaardiging van verslagen van de plenaire en commissievergaderingen genoemd worden. (Project 10, doorlopend naar 11) De projecten onder IV. Kamerstukken, Handelingen en eindproducten zullen pas op middellange termijn, dus vanaf 2004, aangepakt kunnen worden, maar ondertussen is wel van belang dat er bij de voorafgaande projecten geen beslissingen vallen die deze projecten storen. Ten zesde is het project Digitalisering een vrij tijdloze aangelegenheid. (Project 8) Er moet ooit mee begonnen worden, en na de besluitvorming zal het een jaar of zes duren voordat men er mee gereed is. Bovendien is de Koninklijke Bibliotheek bereid de regie van het werk op zich te nemen, zodat het Kamerapparaat niet belast wordt. Ten zevende zal pas na medio 2003 een studie kunnen beginnen naar interactief gebruik van de website en naar de organisatorische, personele en formele voorwaarden waaraan (en experiment) met vormen van interactiviteit zal moeten voldoen. Ook de wil tot directe betrokkenheid van de Kamerleden zelf zal onderzocht moeten worden. (Project 20) Besturingsmodel, van plan naar projecten Voor alle projecten zullen voorstellen gemaakt worden, óf door de ambtelijke dienst óf door aan te trekken externe consultants. De Dienst Automatisering heeft ondertussen ervaring opgedaan met het produceren van standaard-projectvoorstellen en kan behulpzaam zijn om deze methodiek toe te passen op de onderhavige projecten. De capaciteit van het kleine ambtelijke Kamerapparaat is niet voldoende om al deze projecten in het gewenste tempo aan te kunnen, zodat daar extern in voorzien moet kunnen worden waar nodig. De benodigde middelen (zowel personeel als financieel) zullen nog ter beschikking moeten komen, want in de bestedingsplannen is er geen rekening mee gehouden. Een en ander zal in de komende voorjaars- of najaarsnota geregeld moeten worden, en afhankelijk van het moment van besluitvorming voor de wat verder wegliggende prioriteiten in de raming 2003 dan wel in de voorjaarsnota van dat jaar. De besluitvorming over de projecten kan in handen worden gelegd van het Managementteam van de Kamer, dat zich daartoe laat bijstaan door een nieuw ambtelijk voorportaal, het Integraal Informatiseringberaad Tweede Kamer. In dit II-TK worden de hoofden van de DCO s, DIV, Griffie, Voorlichting, DA en Communicatie opgenomen en wordt plaats ingeruimd voor de directeur Stenografische Dienst. Het II-TK staat onder extern voorzitterschap. Voor de vorming op korte termijn van een interne projectorganisatie zou gebruik gemaakt kunnen worden van de afdeling Informatieontwikkeling en -beheer (IO&B) van DIV. Deze afdeling is voorzien bij de reorganisatie van DIV is maart vorig jaar, maar daar was aanvankelijk nog geen invulling aan gegeven. Voor de afdeling zijn drie fte s beschikbaar, nadat één plaats is gebruikt voor de beheerder van STAR. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 9

10 ICT-beleidsvisie Dienst Automatisering PERIODE Deze beleidsvisie heeft betrekking op de door de Dienst Automatisering aangeboden ICT-diensten m.b.t. kantoorautomatisering, (tele)communicatie en multimedia, alsmede de onderliggende technische infrastructuur. Managementsamenvatting In dit beleidsvisiedocument geeft de Dienst Automatisering (DA) haar visie voor de komende drie jaar over de richting van het ICT-beleid binnen de Tweede Kamer. De Tweede Kamer beschikt momenteel over een moderne Windows NT omgeving die volgens de wensen van de organisatie in 1998 is geïmplementeerd en is gebaseerd op de inzichten en technologieën van dat moment. De werkstations en het serverpark zijn binnenkort aan vervanging toe omdat de technische levensduur van deze apparatuur zo n drie jaar bedraagt. Ook zijn de grenzen van de huidige omgeving met betrekking tot beheer en opslagcapaciteit bereikt. Gebleken is dat de behoefte van de organisatie en het veld waarin de Tweede Kamer zich bevindt aan het veranderen is. Zoals uit een inventarisatie blijkt van trends en ontwikkelingen in de eigen organisatie, de overheid, en de ICT-markt, zijn een aantal criteria voor de komende jaren naar voren gekomen; 1. Openbaarheid van informatie van de overheid naar de burger toe is met de uitkomsten van de Commissie Wallage en Docters van Leeuwen hoog op de agenda geplaatst; 2. De klanten van de DA hebben steeds meer behoefte om ook buiten de openingstijden van de DA te kunnen werken met de ICT-voorzieningen (7x24). 3. Een groot deel van de gebruikers verricht ook werkzaamheden buiten de Tweede-Kamergebouwen. Ook daar wensen zij volledige toegang tot de informatiesystemen bijvoorbeeld via gsm, laptop of Internet. 4. De ICT-omgeving wordt geacht meer en sneller in te spelen op veranderingen in de organisatie en haar werkwijze. 5. Vertrouwelijkheid en integriteit van informatie wordt als zeer belangrijk aangemerkt nu bijna alle documenten en gevoelige informatie via en het Internet worden uitgewisseld. 6. De vraag naar ICT-middelen ter ondersteuning van werkprocessen en informatiestromen in de organisatie neemt sterk toe. Met name ten behoeve van poststromen, archiefvorming, dossiervorming, informatieverzoeken en het organiseren van overleggen. 7. ICT-diensten horen door de DA geleverd te worden conform gemaakte afspraken en de levering ervan moet bewaakt worden. Men wenst inzicht in afgenomen diensten en verwacht een proactieve houding van de DA. Naast een goed lopende DA-organisatie is een technische infrastructuur noodzakelijk die deze wensen en eisen ondersteunt en daarnaast toekomstvast is. De DA hanteert voor het invullen van de nieuwe infrastructuur een architectuurmodel zoals in de markt gebruikelijk is. Deze beleidsvisie dient als basis voor de jaarlijkse beleidsplannen van de DA en wordt elk jaar in overleg met de (gebruikers)organisatie en het management van de Kamer geactualiseerd. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 10

11 De DA wil door instemming te verkrijgen met de inhoud van dit document zijn voorgenomen ICT-beleid bevestigt zien door de Tweede-Kamerorganisatie. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 11

12 MANAGEMENTSAMENVATTING BELEIDSVISIE 13 Beschrijving uitgangssituatie 13 Beschrijving huidige situatie 13 ICT-infrastructuur ontwerp Trends en ontwikkelingen 14 Relevante ontwikkelingen binnen de overheid 14 Algemene ontwikkelingen in de ICT-markt 14 Technologische ontwikkelingen 16 Ontwikkelingen in de tweede kamer organisatie 19 Tweede Kamer Fracties 19 Directie Constitutioneel Proces 19 Directie Bedrijfsvoering en de Stafdiensten 19 Bezoekers en gasten 20 De dienst automatisering 20 Huidige Organisatievorm 20 Ambitie 20 ITIL (IT Infrastructure Library) 22 Integratie van de C in de ICT (reorganisatie Facilitaire Dienst) 22 Overzicht kwaliteitskenmerken 23 ICT-ARCHITECTUUR EN BLAUWDRUK 24 Architectuurmodel 25 Niveau 0 27 Niveau 1 27 Niveau 2 27 Niveau 3 28 Niveau 4 28 Niveau 5 28 Niveau 6 28 VKA document 29 Hoe nu verder 29 Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 12

13 BELEIDSVISIE Beschrijving uitgangssituatie Beschrijving huidige situatie Het ICT beleid van de Tweede Kamer bevindt zich op dit moment in een overgangsfase. De periode 1998 tot en met 2001 werd gekenmerkt door standaardisatie, stabilisering en normering van de technische infrastructuur. Dit is ondersteund door het stroomlijnen van de organisatie en het actief vorm geven van het klantenoverleg via relatiebeheer. Resultaat is dat de Tweede Kamer beschikt over een stabiele infrastructuur waarop bestaande en recent beschikbaar gestelde diensten kunnen worden beheerd. De periode vraagt een vernieuwing van de infrastructuur. De functionele informatiesystemen van de Tweede Kamer moeten zijn toegesneden op de communicatie met de burger. De maatschappij vraagt een dynamische benadering van data. De Leden en medewerkers van de Tweede Kamer krijgen steeds meer de behoefte op ieder moment en op iedere plaats te kunnen beschikken over relevante informatie. Dat stelt eisen aan de vorm van dataopslag en ontsluiting en dus ook aan de opzet van de technische infrastructuur. Knelpunten die de komende jaren moeten worden opgepakt zijn onder andere: van separate informatiesystemen naar geïntegreerde informatiesystemen, een transparante en éénduidige technische infrastructuur en vervanging van verouderde besturingssoftware. Blijvend aandachtspunt is het kennisniveau, zowel van de ICT-organisatie als van de klantenorganisatie. Wat betreft de ICT-infrastructuur zal op korte termijn geïnvesteerd moeten worden in dataopslag, serverinfrastructuur en PC s. Grootste knelpunt op dit moment is de explosieve groei van data. Zeker met de komst van nieuwe internet- en intranettoepassingen, streaming audio en video en workflowapplicaties zal de behoefte aan dataopslag alleen maar toenemen. De huidige besturingssystemen hebben hun beperkingen om deze groei te kunnen beheren. Het limiteren van de opslagcapaciteit per gebruiker (quota) biedt op korte termijn een oplossing maar zal begin 2002 weinig effectief meer blijken. Het server- en PC-park is grotendeels in 1998 en 1999 aangeschaft en inmiddels technologisch verouderd. Zwaardere applicaties vragen een grotere processorkracht. In 2001 is geïnvesteerd in beheerssoftware met als doel de druk op de beheerorganisatie te verminderen. De komende jaren zal dit een punt van blijvende aandacht zijn. Alleen hierdoor kan tijd en energie vrij gemaakt worden voor het innoveren van de infrastructuur. Voorliggend plan geeft op hoofdlijnen de visie van de Tweede Kamer weer op de manier waarop de benoemde knelpunten opgelost en de ambities gerealiseerd kunnen worden. ICT-infrastructuur ontwerp In 1998 is een ontwerp gemaakt voor de Tweede Kamer ten behoeve van de implementatie van Windows NT. Grote aandacht in dit traject is geschonken aan het betrekken van de klanten bij dit proces en het creëren van draagvlak in de organisatie voor deze grote migratie. De gebruikers schakelden daarbij over van een Windows 3.1 omgeving met WordPerfect naar Windows NT met de MS-Officeomgeving. Tevens werd in het ontwerp een strikte logische en visueel herkenbare scheiding aangebracht tussen de ambtelijke organisatie en de politiek, en tussen de fracties onderling in het bijzonder. Ondanks dat bij dit ontwerp rekening was gehouden met functionaliteiten Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 13

14 van Windows NT 5.0 (het huidige Windows 2000) is drie jaar later een grondige herziening van dit ontwerp noodzakelijk gebleken. In de volgende paragrafen zal duidelijk worden dat de reden hiervoor is dat onze klanten momenteel andere eisen stellen aan de dienstverlening. Op verzoek van de DA is in juni 2001 een blauwdruk opgesteld voor de ICT-infrastructuur van de Tweede Kamer. In dit document is, naast de vele trends en ontwikkelingen die zij constateren, ook aangegeven welke oplossingen en invullingen mogelijk zijn voor de DA om hierop in te spelen. Trends en ontwikkelingen In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de externe ontwikkelingen die van invloed zijn op de werking en actualiteit van de automatisering binnen de Tweede Kamer. Niet alleen wat betreft de technologie, maar belangrijker nog wat betreft de toepassingen daarop. Om de komende jaren afgewogen beslissingen te nemen is geprobeerd een beeld te schetsen van de ontwikkelingen in de maatschappij, met name wat betreft de communicatie tussen burger en overheid, algemene ontwikkelingen in de ICT-markt en technologische ontwikkelingen. In het volgende hoofdstuk worden de ontwikkelingen binnen de Tweede Kamer behandeld. Relevante ontwikkelingen binnen de overheid De DA heeft in het voorliggende beleidsplan ingespeeld op de in de inleiding bedoelde kenmerken van relevante ontwikkelingen binnen de overheid. Eén en ander is verder uitgewerkt met betrekking tot de keuzes rond de nieuwe technische infrastructuur. De informatie (content) zal functioneren als brandstof, communicatie en voorlichting bewaken de koers en ICT levert het vervoermiddel. In de nabije toekomst blijft de dienstverlening niet beperkt tot de kantooruren, maar verwacht de burger dat er zeven dagen lang, 24 uur per dag toegang mogelijk is tot alle beschikbare bestanden, waaronder beeld en geluid. Dat zal ook tegen hoge snelheden moeten gebeuren. De investeringen in de nabije toekomst richten zich daarom op breedbandtechnologie, ondersteund met een zeven maal 24-uurs beheersdienst. Algemene ontwikkelingen in de ICT-markt Bandbreedtebehoefte Meer en zwaardere gebruikers van de elektronische wegen vergen jaarlijks een verdubbeling van de benodigde bandbreedte. De toegenomen bandbreedte van het openbare vaste net door verglazing, die van het mobiele telefonienet door digitalisering van de ether en die van de kabelmaatschappijen door het geschikt maken voor tweewegverkeer, kunnen de vraag maar amper bijhouden. Daarbij komt dat het beschikbaar stellen van meer bandbreedte direct leidt tot nieuwe toepassingen met nog meer vraag. Werken waar je bent Dit houdt in dat plaatsgebonden werken afneemt. De gebruiker wil alle informatie en beschikbaar gestelde toepassingen op elk moment en overal kunnen benaderen. Vanzelfsprekend zonder verlies van snelheid en tegen redelijke kosten. Dit alles heeft grote gevolgen voor de beveiliging van het verkeer, maar ook voor beschikbaarheid. Gebruikersprofielen ICT-dienstverlening waarbij elke individuele gebruiker specifiek op zijn behoefte afgestemde voorzieningen krijgt aangeboden is een fictie Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 14

15 gebleken. Zo het al geleverd kan worden, is het niet beheersbaar. De oplossing die hiervoor gevonden is, ligt in het indelen van de organisatie in gebruikerscategorieën. Elke gebruiker wordt ingedeeld in een categorie met eenvoudig te beheren standaarddiensten. Uiteraard is er boven op de profielindeling nog altijd een individuele set specifieke functies mogelijk. Maar maatwerk is kostbaarder dan confectie en vergt langere oplostijden. En daar waar de gebruiker de kosten van de geleverde diensten betaalt, is de keuze vaak snel gemaakt. Continuïteit en beschikbaarheid De beschikbaarstelling van ICT-diensten houdt gelijke tred met de openstelling van gebouwen. De stap naar het twaalfuurs bedrijf is reeds lang gezet en de volgende stap naar 7 x 24 uur dienstverlening is niet ver meer. Net als met gebouwen waar niet de gehele functionaliteit 24-uur per dag beschikbaar is (kopieermachines wel, restaurant niet), zien we dat ook bij ICT-diensten. Doordat er nu ook in andere dan een bedrijfsgebouw gebonden lokatie kan worden gewerkt, ontstaat de noodzaak om de ICT-dienstverlening onafhankelijk van de beschikbaarheid van de lokatie te maken. Dit besef is nog nauwelijks ontwikkeld. De afhankelijkheid van ICT-voorzieningen noopt tot een meer gegarandeerde service. Enerzijds moet die worden gezocht in betrouwbaardere oplossingen, anderzijds staan ook meer alternatieven ter beschikking (denk aan SMS 1 als alternatief voor ). Of een centraal opgestelde printer als alternatief voor de lokale printer. Convergentie van infrastructuren Het samengaan van verschillende infrastructuren wordt vaak vanuit een technische invalshoek nagestreefd. Immers schaalgrootte biedt mogelijkheden en lijkt het beheer te vereenvoudigen. Vaak wordt voorbijgegaan aan het probleem dat alle eisen van alle gebruikers van dergelijke infrastructuren sommeren, waardoor een onbeheersbare situatie ontstaat. Integratie op verbindingsniveau is uitgekristalliseerd (denk aan universele gebouwbekabeling zoals UTP en glasvezelkabels), maar op bovenliggende niveaus nog moeizaam. Zo blijkt dat het mobiele netwerk tot een heel ander internetgebruik leidt dan het vaste net. Wel is er veel behoefte aan transparantie: diensten kunnen tot op zekere hoogte infrastructuuronafhankelijk worden geboden. Een voorbeeld is dat berichten behalve op de PC ook via de GSM (WAP 2 ) kunnen worden ontvangen en verstuurd. 1 Short Message Service voor GSM-netwerken. 2 Wireless Application Protocol, een internationale standaard voor het kunnen Internetten op mobiele apparatuur. 3 Biometrische herkenning is het aan de hand van lichamelijke kenmerken zoals vingerafdruk of netvliesscan vaststellen van de juiste identiteit van de aanmelder. De Tokens zijn fysieke apparaatjes die een unieke toegangssleutel voor het aanmelden genereren bijvoorbeeld op een LCD-schermpje. Delen van informatie, beveiliging De zich ontwikkelende netwerksamenleving leidt tot het frequent uitwisselen van informatie. Privé en werk lopen meer en meer door elkaar. Beveiliging van vertrouwelijke informatie wordt daarmee zeer complex. Niet alleen is het van belang om de vertrouwelijkheid van informatie te bewaren, maar nog belangrijker is het om de authenticiteit van de bron te kunnen achterhalen: informatie op waarde schatten. Uiteraard zal er alles aan gedaan moeten worden om de integriteit van informatie veilig te stellen. Vaak voorzien beveiligingsoplossingen in het beschikbaar stellen van wachtwoorden en pasjes. Dit moet worden gezien als een achterhaalde zaak. Een gemiddelde gebruiker loopt momenteel met tenminste 6 toegangspassen rond en beheert minimaal 20 wachtwoorden. Ingezet moet worden op combinaties van biometrische herkenning tezamen met tokens 3. Gebruikers beschouwen beveiliging als een soort verzekering: iedereen heeft er één, maar wil er eigenlijk niet van weten, totdat... Vermenging zakelijke en privé-middelen Veel medewerkers hebben thuis een betere PC dan op het werk. Logisch dat men de thuis-pc ook inzet voor het verrichten van zakelijke taken. Ook Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 15

16 de circa 11 miljoen mobiele telefoonaansluitingen worden niet alleen voor werk of privé gebruikt. Een recent geuite klacht binnen de Kamer is, dat men met twee toestellen moet rondlopen. Hier helpt geen rigoureuze maatregel, maar is een afgestemd en toekomstgericht functioneel en technisch beleid vereist. Gedacht kan worden aan het afstemmen van (financiële en fiscale) regelingen en vergoedingen, technische voorzieningen voor gebruik van privé apparatuur binnen afgesproken kaders en het verantwoorden van het gebruik ervan door registratie en rapportage. Digitale informatievoorziening De toename van de verschijningsvormen van informatie zoals geluid, video, databases, multimedia presentaties, websites, agenda-items, , etc, is de laatste jaren sterk toegenomen. De omvang van deze bestanden is vaak vele malen groter dan de traditionele bestanden zoals tekstverwerkerbestanden. Omdat de technologie om deze bestanden te maken en te gebruiken algemeen goed is geworden is er momenteel een explosieve behoefte aan opslagruimte voor deze bestanden. Opslag van alle digitale informatie leidt al snel tot onbeheersbare hoeveelheden data. De overheid heeft voor de opslag van digitale informatie, regels opgesteld. Vooralsnog biedt centrale opslag met decentrale bevoegdheden en verantwoordelijkheden de beste kansen op een succesvolle realisatie. Technologische ontwikkelingen Unified messaging Unified messaging omvat de integratie van verschillende communicatiemedia zodanig dat gebruikers in staat zijn om spraak, fax en berichten met een enkele interface kunnen ontvangen en versturen ongeacht of dit een telefoon, een mobiele telefoon, een PC of een PDA 1 is. Met unified messaging kunnen gebruikers zelf plaats en middel kiezen om te controleren of er nieuwe spraak, fax of berichten voor hen zijn binnengekomen. Binnen een omgeving als de Tweede Kamer waarbij communicatie essentieel is voor de bedrijfsvoering zal unified messaging de komende jaren een steeds belangrijker rol gaan spelen. Naar de technologie voor unified messaging wordt volop onderzoek gedaan (spraakherkenning, tekst naar spraak conversie, etc. ). Oplossingen die leveranciers bieden, zijn nog sterk aan ontwikkeling onderhevig. Toch is het belangrijk voor de DA om een begin te maken met het leggen van een fundament waarop unified messaging straks naadloos kan worden ingevoerd. 1 Personal Digital Assistant is een elektronische organiser of handcomputer. 2 Application Service Providing. 3 Citrix Metaframe is een productuitbreiding voor Windows Terminal Services. Software als dienst Beheer van software blijkt in de praktijk een tijdrovende zaak. Met het volwassen worden van de markt blijkt het mogelijk om, op basis van vooraf overeengekomen normen, het beheer van software uit te besteden. Soms leidt dit tot een oplossing waarbij de applicatie centraal draait en alleen de transactie communiceert of dat de gebruiker elke keer bij het aanloggen zijn applicatie ophaalt. Deze markt wordt aangeduid als ASP 2. Deze markt is momenteel sterk in beweging. De resultaten zijn nog niet unaniem positief. CITRIX 3 als tijdelijke oplossing is goed mogelijk indien de gebruiker ook de mogelijkheid krijgt om nog stand-alone te kunnen werken. Het voordeel van CITRIX is dat het beheer een stuk eenvoudiger wordt. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 16

17 Voice over IP (VoIP) Transport van spraaksignalen over het netwerk is niets nieuws. Wel is hiervoor nodig dat het netwerk over voldoende bandbreedte beschikt. Indien dat niet gegarandeerd kan worden, dan is toepassing van QoS 1 noodzakelijk. Het voordeel van VoIP is dat er geen gescheiden infrastructuren meer zijn voor spraak en data. Het nadeel is dat de data infrastructuur nog niet dezelfde beschikbaarheid heeft als het spraaknetwerk. Spraakfunctionaliteit van een telefooncentrale (PBX) in een netwerkserver, is momenteel nog onvoldoende beschikbaar voor organisaties met een omvang van die van de Tweede Kamer der Staten-Generaal. Naar verwachting zal dit tot 2003 zo blijven. Ook het assortiment toestellen is zeer beperkt. Nu reeds is het van belang om datanetwerken voor te bereiden op VoIP. Op de prioriteitenlijst staat mobiele communicatie boven VoIP. Internet Enabled Webdiensten Een Webdienst is een elektronische dienst die een afnemer via Internet van een aanbieder kan afnemen zonder directe gebruikersinteractie. Voorbeelden van Webdiensten zijn: het bestellen van een boek, het downloaden van een film, het verifiëren van een creditcard, het reserveren van een vlucht, het uitbrengen van een stem voor een referendum en het vertalen van een tekst van het Nederlands naar het Engels. Webdiensten zullen de komende jaren een snelle vlucht nemen. Dankzij Webdiensten is de elektronische integratie van organisaties eenvoudiger geworden. Belangrijke standaarden zijn SOAP voor het gebruiken van Webdiensten, UDDI voor het registreren van en het zoeken naar Webdiensten en XML voor het structureren en vastleggen van berichten om een dienst aan te roepen en het resultaat terug te ontvangen. Web-aansluitingen Volgens een onderzoek van TNO krijgen alle kantoorapparaten binnen enkele jaren Web-aansluitingen. Hiermee is het mogelijk om te kunnen opereren in een bedrijfsbreed netwerk. XML XML is een techniek die zich richt op het structureren en vastleggen van berichten en documenten. Met XML is het eenvoudiger en goedkoper om berichten te manipuleren dan met de oude technieken zoals EDIFACT en SGML mogelijk was. Het voordeel van XML ligt derhalve vooral bij de aanbieder van (nieuwe) diensten en indirect bij de eindgebruiker. Het voordeel voor de eindgebruiker kan zijn dat diensten goedkoper zijn en meer functionaliteit te bieden hebben. Belangrijke toepassingen van XML van vandaag de dag zijn: B2B (business-to-business) procesintegratie: in plaats van EDIFACT wisselen bedrijven XML-berichten uit met bijvoorbeeld orders en facturen. Bij de overheid is de Politie bezig met een proef de interactie met het Openbaar Ministerie via XML te laten verlopen. Content syndication: leveranciers van content (bijvoorbeeld nieuwsberichten) zoals het ANP bieden via XML deze content aan aan afnemers zoals portal sites als Planet Internet. 1 Quality of Service, Een verzameling van technieken waarmee een gegarandeerde kwaliteit van een verbinding kan worden gerealiseerd. Multi-channel: met XML is het mogelijk om dezelfde content te verspreiden over verschillende kanalen. Een weerbericht kan in XML bijvoorbeeld eenvoudig geschikt worden gemaakt voor Teletekst, een Website en het weerkanaal op TV. Intelligente middleware Middleware is de software waarmee applicaties gebruik kunnen maken Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 17

18 van diensten van andere applicaties. Standaard middleware oplossingen zorgen ervoor dat diensten van applicaties bereikbaar zijn voor andere applicaties en dat aanroepen van diensten en de afhandeling van het resultaat correct verlopen. Bekend voorbeeld van een standaard middleware oplossing is DCOM van Microsoft. Het nadeel van de standaardoplossingen is dat applicaties kennis moeten hebben van de andere applicaties om van de diensten gebruik te kunnen maken. Kennis over de naam van de dienst en welke parameters de dienst vereist en de volgorde waarin diensten moeten worden aangeroepen. Deze benodigde kennis zorgt ervoor dat applicaties van elkaar afhankelijk worden. Hierdoor wordt de totale verzameling aan applicaties minder flexibel. De afgelopen jaren zijn er steeds meer middleware oplossingen op de markt gekomen die deze afhankelijkheid verminderen door kennis over de diensten op de middleware laag zelf onder te brengen. Dit zijn de intelligente middleware oplossingen. Een voorbeeld daarvan zijn de zogenoemde integration brokers die in staat zijn om berichten in het ene formaat te vertalen naar het andere. Kennis over berichtformaten is op de middleware ondergebracht. Een ander voorbeeld zijn de proces integratoren. Deze zijn in staat om diensten in de juiste volgorde aan te roepen. Kennis over de workflow is op de middleware laag ondergebracht. Opkomst mobiele kanaal Opkomst mobiele kanaal: kamerlid komt parlement binnen, lokale GSM-cel neemt het toestel over: parlementariër is via lokale cel bereikbaar en tevens is bekend of het kamerlid aanwezig is. Mobiliteits-servers bepalen voor wie men, op welke wijze, wanneer bereikbaar is en dat alles onder één adres. Veel gebruikers hebben behoefte aan het ontvangen van s en het benaderen van informatiediensten. CRM (Customer Relations Management) Ken uw klant beter dan hij u kent. Het klinkt vreemd voor de overheid, maar gaat wel in toenemende mate op. Personen die contact zoeken met organisaties accepteren niet langer om elke keer weer opnieuw dezelfde vragen te moeten beantwoorden, voordat men tot de kern kan komen. Maar ook andersom is er een noodzaak: het kamerlid dat gebeld wordt en direct ziet wat de contacthistorie van de beller is. CTI (computer telefonie integratie) is een mogelijkheid om telefoon en PC beter te integreren. Er is momenteel een grote verscheidenheid aan CRM pakketten beschikbaar. Het proces dat aan realisatie vooraf gaat is daarbij het belangrijkst. Gewaakt moet worden voor het introduceren van een verscheidenheid. Papierloos kantoor Enige tijd geleden nog een wensdroom, vandaag en morgen neemt papier nog steeds een cruciale plaats in de informatieketen. Van de bedrijfsinformatie in de wereld is nog steeds 80% gedrukt. Een groot gedeelte van de wachttijd voor informatie gaat zitten in het wachten op de productie ervan (bron HP). Volgens DataQuest is in % nog papier en 70% digitaal. Als dat moet worden gerealiseerd, zal er nog veel in elektronische communicatie geïnvesteerd moeten worden. Wel moet daarbij een onderscheid gemaakt worden tussen vluchtige en niet vluchtige informatie. De levensduur van veel informatie is slechts enkele uren. Het is daarom raadzaam rekening te houden met document productiestraten die een adequaat resultaat kunnen opleveren. Het hebben van informatie is nog het eenvoudigste probleem, het zoeken in de aanzwellende stroom van informatie is van een andere orde grootte. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 18

19 Naast inhoud wordt ook vorm in toenemende mate van belang. Dit houdt in dat in een document ook steeds meer vorminformatie wordt opgeslagen. Ontwikkelingen in de Tweede Kamer organisatie De Tweede Kamer beschikt nog niet over een meerjarige beleidsvisie. De visie op organisatie en doelstellingen wordt van jaar tot jaar verwoord in onder andere de Raming 1 en de jaarlijkse beleidsplannen van de directies en stafdiensten. Er wordt gewerkt aan een integrale begrotingscyclus met een meerjarig beleidskarakter. In 2001 is door de Tweede en Eerste Kamer gewerkt aan een Integrale Automatiseringsvisie, de conceptversie is beter bekend onder de naam «perspectievennota». Dit stuk behandelt de behoefte van beide Kamers voor het verbeteren van de functionele informatiebehoefte door middel van het starten van informatiseringprojecten, de tijdhorizon van dit stuk is Tweede Kamer Fracties De ontwikkelingen op het automatiseringsgebied van de Tweede Kamer fracties spelen zich voornamelijk af op het gebied van de bedrijfsvoering van de fracties. De fracties maken volledig gebruik van de standaardapplicaties die binnen de Kamer worden aangeboden. Daarnaast is een trend op gang gekomen waarbij fracties specifieke applicaties aanschaffen om hun interne processen te stroomlijnen. Gezien het individuele karakter per fractie zal hierin weinig standaardisatie voorkomen. Een voorbeeld waarbij wel gestandaardiseerd kon worden is de aanschaf van een postregistratie- en archiveringsysteem (CORSA). Zowel de fracties als ambtelijke diensten maken hier gebruik van. Specifieke applicaties komen terug op het gebied van financiën, personeel, documentmanagement, etc. Naar verwachting zal deze ontwikkeling zich in de komende jaren voortzetten. Van de Dienst Automatisering wordt verwacht dat op deze specifieke applicaties ondersteuning wordt geboden. De DA stelt als harde voorwaarde dat de betreffende applicaties passen binnen de technische voorwaarden van de TK infrastructuur. Op het gebied van intranet krijgen alle fracties eigen pagina s op de webserver die alleen voor de eigen fractie toegankelijk zijn. Daarnaast krijgen de fracties wel toegang tot de algemene bedrijfsinformatie van de Tweede Kamer die op de dienstenpagina s worden gepresenteerd. Directie Constitutioneel Proces Voor de ICT-ontwikkeling in deze directie kan verwezen worden naar het Informatiseringsplan. Directie Bedrijfsvoering en de Stafdiensten Belangrijkste ontwikkelingen bij de directie Bedrijfsvoering zijn: a. verder vorm geven van klantgerichte dienstverlening; b. zo veel mogelijk realiseren van één loket gedachte Deze ontwikkelingen kunnen als volgt vorm krijgen: 1 Raming staat voor de begroting van de Tweede Kamer. Deze wordt opgesteld conform de richtlijnen van de comptabiliteitswet. Ad. A Het inzetten van intranet als middel om de klant te informeren over de producten en diensten, te rapporteren over de ontwikkelingen en de mogelijkheid te bieden direct producten en/of diensten af te nemen. Dit vraagt om relatief eenvoudige instrumenten om de sites te onderhouden (actualiteit). Omdat intranet de backbone wordt van de bedrijfsinformatiesystemen zal veel aandacht gegeven moeten worden aan de beschikbaarheid en schaalbaarheid. Er mogen geen capaciteitsproblemen voorkomen. Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 19

20 Ad. B Al langer leeft de gedachte om verschillende diensten aan te bieden vanuit één loket. Gedacht wordt aan het op één plaats aanvragen van een toegangspas, gebruikerscode, adres, restaurantrekening, etc. Het aanvragen en in gang zetten van alle voorzieningen voor een nieuw personeelslid, maar ook het omgekeerde bij vertrek kan bij deze servicebalie plaatsvinden. Dit vraagt een koppeling van databases en het stroomlijnen van processen. Het servicepunt zal moeten beschikken over alle noodzakelijke logistieke middelen. De ontwikkelingen bij de Stafdiensten betreffen de ontwikkelingen op applicatieniveau (nieuwe software) en op het gebied van informatievoorziening. De komende tijd zal FEZ het financiële systeem FIS2000 gaan vervangen. P&O is nog bezig met de implementatie van P-View. De organisatie (managementlaag) verwacht adequate managementinformatie (eventueel maatwerk). Het instrument waarmee deze managementinformatie beschikbaar moet komen is intranet. Omdat het informatie betreft die alleen voor bepaalde doelgroepen is zal beveiliging een belangrijk item zijn. Bezoekers en gasten Ten behoeve van de bezoekers en gasten in de Tweede Kamergebouwen worden de huidige informatiezuilen opgewaardeerd zodat het mogelijk wordt de Intranet omgeving van de Tweede Kamer te raadplegen. Tevens kan specifieke informatie bestemd voor bezoekers op deze informatiezuilen worden aangeboden. Hierbij kan gedacht worden aan plattegronden en informatie over de werkwijze van de Tweede Kamer. Gelet op de vele vergaderingen die elke dag in de gebouwen van de Tweede Kamer worden gehouden wordt er nagedacht over een vergaderinformatiesysteem. Een dergelijk systeem zal gekoppeld moeten worden aan het vergaderreserveringsysteem. Op deze wijze ontstaat de mogelijkheid bij (de ingang van) elke vergaderzaal aan te geven welke vergadering momenteel plaatsvindt, alsmede de overige vergaderingen die in die zaal zullen plaatsvinden die dag. Maar misschien kunnen ook andere stukken zichtbaar worden gemaakt op dit systeem zoals de agenda en sprekerslijst. Een dergelijk systeem kan mogelijk geïmplementeerd worden op de bestaande informatiezuilen of nieuw worden aangeschaft. De Dienst Automatisering Huidige Organisatievorm In bijlage 1 is het organogram van de Dienst Automatisering opgenomen na overkomst van de telecomfuncties en het onderhoud op printers van de Facilitaire Dienst. Hierin zijn ook de aanpassingen verwerkt voortvloeiend uit de aanbevelingen uit het evaluatierapport van de reorganisatie DA. Met name gaat het om uitbreiding van de formatie voor de 7 maal 24 uurs beheersondersteuning en de avondopenstelling helpdesk. De functies bij de DA zijn zoveel mogelijk gerelateerd aan het ITIL procesmodel. Ambitie Missie De missie voor de komende jaren ligt in het verlengde van de missie van Tweede Kamer, vergaderjaar , , nr. 9 20