MEDEWERKER DEBITEUREN EN GROOTBOEK medewerker administratief en secretarieel ondersteuning senior voor 24,5 uren per week Vacaturenummer

Transcriptie

1 De gemeente Haaren, centraal gelegen tussen Tilburg, s-hertogenbosch en Eindhoven, telt ca inwoners, verdeeld over vier historische dorpskernen. Het is een jonge, moderne gemeente met ca. 115 medewerkers, in een groene omgeving. Hier heerst een prettige en collegiale sfeer met volop ruimte voor eigen initiatieven en persoonlijke ontwikkeling. Er is sprake van korte lijnen en een platte, open structuur. De afdeling Interne Kwaliteit voert werkzaamheden uit op het gebied van de gemeentelijke financiële administratie in de breedste zin van het woord. Voor de afdeling Interne Kwaliteit zijn wij op zoek naar een: MEDEWERKER DEBITEUREN EN GROOTBOEK medewerker administratief en secretarieel ondersteuning senior voor 24,5 uren per week Vacaturenummer Functie inhoud Binnen de gemeente Haaren werk je als medewerker Debiteuren & Administratie die zorgt voor de verwerking van de gemeentelijke inkomsten, de aansluiting met sub-administraties en verleen je financieel administratieve ondersteuning. De taken: - Verwerken van debiteurenadministratie en uitvoeren van de invordering; - Beheren van tussenrekeningen; - Aansluiting financiële administratie met sub-administraties; - Verwerken van memoriaalboekingen; - Verzorgen van BTW aangiftes; - Verzorgen van overige administratieve werkzaamheden, zoals o.a. beheer van liquide middelen, begrotingswijzigingen, beheer algemene uitkering, verzekeringen, invoer urenadministratie; - Ondersteunen bij samenstellen van planning en control documenten. Functie-eisen: - Relevante MBO opleiding; bij voorkeur enkele jaren ervaring; - Het goed kunnen werken in teamverband; - Je hebt een flexibele instelling; - Goede schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. Salaris Voor deze functie wordt, afhankelijk van opleiding en ervaring, op basis van een volledige werkweek een salaris geboden van minimaal 1.715,00 en maximaal 2.816,00 bruto per maand (salaristabel 1 april 2015). De tijdelijke aanstelling vindt vooralsnog plaats voor een periode van maximaal twee jaar. Een aanstelling via een payrollconstructie behoort tot de mogelijkheden. Overige informatie Om in aanmerking te komen voor deze functie dien je een Verklaring Omtrent Gedrag te kunnen overleggen. Graag reageren vóór 30 april De sollicitatiegesprekken zijn ingepland voor week 21. Inlichtingen en sollicitaties Nadere informatie kan worden gegeven door mevrouw Sjaan Lemmen, Coördinator Financiën, telefoonnummer Sollicitaties kunnen per worden gericht aan de gemeente Haaren: solliciteren@ple1n.nl. 1

2 Functieprofiel Medewerker Administratieve Secretariële Ondersteuning Functiebenaming: Medewerker Administratieve Secretariële Ondersteuning Functie vastgesteld op: 29 juni 2004 Plaats in de organisatie -Legt verantwoording af aan het afdelingshoofd -Horizontale relaties zijn de personen in de organisatie waarvoor de ondersteuning wordt verricht. Aandachtsgebieden Is verantwoordelijk voor de uitvoering van administratieve, ondersteunende taken die onderdeel zijn van de uitvoerings- en beleidsprocessen van de Gemeente Haaren. Overlegvormen Contacten Houdt voornamelijk contact met de interne klanten, beleidsmedewerkers, uitvoerende medewerkers en directe collega s. Het accent ligt op werkafstemming en informeren. Houdt contact met de interne klanten beleidsmedewerkers, uitvoerende medewerkers en directe collega s. Naast werkafstemming en uitwisseling van informatie, houdt de medior contact met andere gemeenten, externe adviseurs en externe klanten. Het accent ligt op het verkrijgen van begrip. Houdt contact met beleidsmedewerkers, uitvoerende medewerkers en directe collega s. Houdt daarnaast contact met andere gemeenten, externe adviseurs en externe klanten. De senior begeleidt de junior medewerkers. Er kan sprake zijn van controversiële situaties waarbij beslissingen tot stand komen door te overtuigen, er is een interne mogelijkheid tot terugkoppeling. De senior heeft kennis van meerdere beleids- en uitvoeringsprocessen van de Gemeente Haaren. Handelingsvrijheid De junior medewerker kan worden begeleid door de senior. Het werk wordt volledig gecontroleerd. Keuzemogelijkheden, initiatief De werkzaamheden van de junior medewerker worden volgens strak beschreven richtlijnen uitgevoerd. De junior medewerker kan hierbij begeleid worden door een senior medewerker. De junior medewerker houdt zich aan de afspraken zoals deze zijn vastgelegd in het jaarlijkse doelstellingengesprek. Functie eisen Indicatie opleiding en ervaringseisen: minimaal MBO De medior medewerker werkt zelfstandig. Het werk wordt steekproefsgewijs of in grote lijnen gecontroleerd. De medior medewerker werkt zelfstandig. Het werk kan op meerdere, maar wel reeds bekende wijzen worden uitgevoerd. De medior medewerker houdt zich aan de afspraken zoals deze zijn vastgelegd in het jaarlijkse doelstellingengesprek, informeert de direct leidinggevende over de voortgang hiervan en signaleert bij afwijkingen. minimaal MBO plus aanvullende vakopleiding, plus 2 jaren relevante werkervaring De senior medewerker werkt zelfstandig. Het werk wordt slechts aan een eindcontrole onderworpen. De senior medewerker werkt zelfstandig. Het werk kan op meerdere, maar wel reeds bekende wijzen worden uitgevoerd. De senior medewerker houdt zich aan de afspraken zoals deze zijn vastgelegd in het jaarlijkse doelstellingengesprek informeert de direct leidinggevende over de voortgang hiervan, signaleert bij afwijkingen en neemt dan ook beslissingen. De senior begeleidt junior medewerkers. Is op de hoogte van vakspecifieke ontwikkelingen, processen en procedures. Beheerst het volledige werkveld binnen het vakgebied. Minimaal MBO plus aanvullende vakopleiding, plus 3 jaren relevante werkervaring Competenties: Overig Indicatie salarisschaal 2

3 Competentieprofiel: Medewerker Administratieve en Secretariële Ondersteuning Mensen Leidinggeven Sturen Empowering Motiveren van anderen Ontwikkelen van anderen Aantrekken en ontwikkelen van talent Interpersoonlijk Interpersoonlijke sensitiviteit J S M Werken in teamverband Opbouwen en onderhouden van relaties Flexibiliteit Stressbestendigheid Vasthoudendheid Integriteit Denken Analytisch Oordeelsvorming Verzamelen van informatie Probleemanalyse Doelen stellen Plannen en organiseren Schriftelijk communiceren Vakkundigheid Bedrijfsmatig Organisatiebewustzijn Strategische visie Commerciële gerichtheid Overzien van bedrijfsprocessen Innoveren Carrière- en persoonlijke ontwikkeling Energie Dynamiek Zelfvertrouwen Impact Besluitvaardigheid Gedrevenheid Initiatief Overtuigingskracht Mondeling communiceren Operationeel 3

4 Aandacht voor kwaliteit Klant- en servicegerichtheid Realisatie van doelen 4

5 Definities Mensen Leidinggeven Sturen Empowering Motiveren van anderen Ontwikkelen van anderen Aantrekken en ontwikkelen van talent Interpersoonlijk Interpersoonlijke sensitiviteit Werken in teamverband Opbouwen en onderhouden van relaties Flexibiliteit Stressbestendigheid Vasthoudendheid Multicultureel bewustzijn Integriteit Geeft op een duidelijke manier richting aan een team; neemt de leiding op zich; zet mensen en middelen zodanig in dat doelen met succes worden bereikt. Delegeert verantwoordelijkheden naar de juiste medewerkers; geeft anderen de vrijheid om initiatieven te tonen; geeft hen de mogelijkheden en bevoegdheden om taken efficiënt te kunnen uitvoeren. Enthousiasmeert anderen en maakt het bereiken van doelen gemakkelijker door duidelijk het beoogde effect aan te geven, een positieve instelling ten opzichte van het werk tot stand te brengen en onder teamleden een sterke wil om te slagen te creëren. Is actief bezig met het verbeteren van vaardigheden en talenten van anderen door het geven van constructieve feedback, coaching, opleidingsmogelijkheden en opdrachten die hun capaciteiten en hun ontwikkeling bevorderen. Weet talentvolle mensen aan te trekken; stopt tijd en moeite in de ontwikkeling van mensen met veel potentieel. Heeft oog, zorg en respect voor de gevoelens van anderen; toont belangstelling voor de mening van anderen; stelt zich positief en tolerant op ten opzichte van verschillen in behoeften en zienswijzen. Werkt met anderen samen om teamdoelen te bereiken; deelt informatie met anderen; ondersteunt anderen. Is in staat op alle niveaus relaties met mensen op te bouwen en te onderhouden, stelt anderen op hun gemak; bevordert harmonie en consensus door diplomatiek optreden bij onenigheid en potentiële conflicten. Past zich gemakkelijk aan; staat open voor nieuwe ideeën; is in staat en bereid zich aan te passen aan veranderende eisen en omstandigheden. Blijft kalm, objectief en blijft moeilijke situaties meester; blijft goed presteren onder druk; accepteert kritiek zonder vijandig of defensief te worden. Veerkrachtig en volhoudend; blijft ook bij tegenslag naar het doel streven (zolang dat realistisch gezien haalbaar is); kan goed omgaan met teleurstelling en tegenvallers. Is in staat met mensen van andere culturen en komaf om te gaan, zich in te leven en dingen vanuit hun perspectief te bekijken. Houdt er zowel persoonlijk als zakelijk hoge ethische maatstaven op na; toont integriteit en eerlijkheid in het contact met anderen. 5

6 Denken Analytisch Oordeelsvorming Verzamelen van informatie Probleemanalyse Doelen stellen Plannen en organiseren Schriftelijk communiceren Vakkundigheid Bedrijfsmatig Organisatiebewustzijn Strategische visie Commerciële gerichtheid Overzien van bedrijfsprocessen Innoveren Carrière- en persoonlijke ontwikkeling Neemt rationele, realistische en gegronde beslissingen, gebaseerd op het overwegen van alle beschikbare feiten en alternatieven. Zoekt alle beschikbare, relevante informatie bij elkaar om problemen op te lossen en besluiten te nemen; gaat veel bij anderen te rade, trekt feiten na, analyseert problemen vanuit verschillende perspectieven. Deelt problemen op in onderdelen en onderscheidt hoofd- van bijzaken, maakt correct gebruik van logica, gaat nauwkeurig te werk; trekt gegronde conclusies uit beschikbare informatie. Maakt gedetailleerde projectvoorstellen waarin doelstellingen duidelijk worden omschreven en de stappen die nodig zijn om de doelen te bereiken duidelijk zijn aangegeven. Stelt duidelijke prioriteiten; maakt een planning van activiteiten om tijd en middelen optimaal te kunnen benutten; houdt toezicht op het halen van de doelstellingen. Schrijft duidelijk, vloeiend en beknopt en is begrijpelijk voor de lezer. Laat gedetailleerde kennis en deskundigheid zien met betrekking tot het werk; neemt vlot nieuwe vakkennis in zich op; blijft op de hoogte van ontwikkelingen in het vakgebied. Speelt in op interne politiek en is alert op veranderingen binnen de organisatie; legt contacten met andere afdelingen en zet bruikbare, ondersteunende netwerken op. Heeft een lange-termijnvisie, heeft een breed perspectief; houdt uiteenlopende mogelijkheden in gedachten bij het ontwikkelen van een toekomstbeeld voor de organisatie. Is op de hoogte van financiële en zakelijke aangelegenheden, richt zich op kosten, winst, markten en nieuwe kansen op zakelijk gebied en activiteiten waarmee het meeste rendement kan worden behaald. Heeft kennis en ervaring met betrekking tot veel verschillende onderdelen van de bedrijfsvoering; houdt bij het ontwikkelen van nieuwe strategieën en plannen rekening met alle verschillende bedrijfsonderdelen. Komt met nieuwe en originele ideeën; signaleert nieuwe benaderingen; maakt zich los van traditionele opvattingen. Neemt verantwoording voor eigen ontwikkeling; gaat actief op zoek naar leermogelijkheden en mogelijkheden op het gebied van carrièreontwikkeling; vraagt om feedback over eigen prestaties en doet daar ook iets mee. 6

7 Energie Dynamiek Zelfvertrouwen Impact Besluitvaardigheid Gedrevenheid Initiatief Overtuigingskracht Mondeling communiceren Operationeel Aandacht voor kwaliteit Klant- en servicegerichtheid Realisatie van doelen Onafhankelijk en zelfstandig; heeft realistisch vertrouwen in het vermogen de juiste handelwijze te kiezen en in de kans van slagen van eigen initiatieven; in staat bij tegenstand voet bij stuk te houden. Maakt een positieve indruk op anderen; heeft uitstraling en komt krachtig en geloofwaardig over. Bereid om harde en snelle beslissingen te nemen en onmiddellijk tot actie over te gaan, indien nodig op basis van beperkte informatie. Enthousiast en betrokken; toont vermogen om vol te houden en langere perioden hard te werken. Pro-actief, selfstarter; grijpt kansen en onderneemt actie; oefent actief invloed uit op gebeurtenissen. Is in staat de mening en houding van anderen te beïnvloeden en verkrijgt instemming voor voorstellen, plannen en ideeën; is vaardig in onderhandelen. Communiceert op een manier die duidelijk, vloeiend en to the point is, en die bovendien de aandacht vasthoudt, zowel in een groep als binnen een één-op-één situatie. Zet zich in voor het bereiken en behouden van kwaliteit; stelt hoge eisen aan eigen prestaties en aan die van anderen. Gericht op een vlotte, efficiënte en persoonlijke service aan klanten; doet alles om ervoor te zorgen dat aan de behoefte van de klant wordt voldaan. Voert projecten soepel uit, bereikt resultaat en zorgt ervoor dat belangrijke doelstellingen worden gehaald. 7