Een nieuwe waarderingsmethode en selectieaanpak: waar komen we vandaan en waar staan we nu?

Transcriptie

1 Een nieuwe waarderingsmethode en selectieaanpak: waar komen we vandaan en waar staan we nu? Mei Over deze notitie In dit stuk kijken we terug op de ontwikkeling van een nieuwe waarderingsmethode (NWM) en selectieaanpak door het Nationaal Archief in de afgelopen jaren, maken we de balans op en blikken we vooruit. Eerst inventariseren we wat de belangrijkste redenen waren om een nieuwe waarderingsmethode en selectieaanpak te ontwikkelen, vervolgens bekijken we welke stappen daarna op hoofdlijnen zijn gezet en beoordelen we welke resultaten tot op heden zijn geboekt. 2 Waarom een nieuwe waarderingsmethode en selectieaanpak (2005) Rond 2005 waren er twee hoofdredenen om de bestaande selectieaanpak en waarderingsmethode tegen het licht te houden. 1. Het streven in een digitale omgeving bij de bron, dus direct bij vorming te selecteren en zo een digitale bewerkingsachterstand te voorkomen 2. De wens te komen tot een meer gebalanceerde collectieopbouw waarbij archiefinstellingen meer rekening houden met maatschappelijke ontwikkelingen en de bijzondere waarde van particuliere archieven Pagina 1 van 22

2 Verschillende instanties hadden er namelijk op gewezen dat selectie bij vorming in een digitale omgeving vereist is en een selectie- en bewerkingsslag naderhand zoals in een papieren omgeving geen optie. De noodklok werd onder meer geluid door de Erfgoed Inspectie (EGI) in het rapport Een dementerende overheid (2005). Dit rapport was directe aanleiding voor het programma Informatie op Orde. Het was de Raad voor Cultuur (RvC) die in 2005 in het rapport Het tekort van het teveel aandacht vroeg voor de kwetsbare en achtergestelde positie van particuliere archieven die niet onder de Archiefwet vallen. De RvC drong aan op een minder op de overheid en overheidsarchieven gericht selectiebeleid en een meer maatschappijbrede benadering. Dit gedachtengoed sloot aan op de kritiek van de sector op de zogenaamde PIVOT-selectiemethode. (Project invoering verkorting overbrengingstermijn). Veel historici en archivarissen waren van mening dat PIVOT teveel uitging van het handelen van de overheid zelf en te weinig rekening hield met maatschappelijke ontwikkelingen. Het debat daarover resulteerde in 1994 in een aangepaste PIVOT-selectiedoelstelling. Door het Nationaal Archief werd vanaf 2005 de historisch-maatschappelijke analyse (HMA) per beleidsterrein uitgevoerd als aanvulling op de institutionele invalshoek. Los van deze meer principiële kritiek op PIVOT leefde er rond 2005 ook meer praktische kritiek op de methode en de slechte toepasbaarheid daarvan. De beleidsterreineninvalshoek had geresulteerd in een wildgroei aan handelingen en een onoverzichtelijk geheel van BSD s (Basis Selectie Documenten) en selectielijsten en de op formele taken gebaseerde handelingen zouden slecht aansluiten op de archiefvorming. PIVOT zelf was overigens uit nood geboren. Eind jaren 80 luidde de Algemene Rekenkamer de noodklok over het slechte archiefbeheer bij het Rijk. Het was aanleiding voor de Archiefwet Daarin werd de overbrengingstermijn teruggebracht van 50 naar 20 jaar. PIVOT liep van 1992 tot 2001 en was het antwoord op het gegeven dat met het van kracht worden van de Archiefwet er ineens een grote bewerkingsachterstand bestond. Rond 2005 kwam de impuls om de systematiek van selectie en waardering op de schop te nemen vanuit twee beleidsthema s: informatiebeheer bij het Rijk erfgoed & archiefbeleid Vanuit het beleidsthema informatiebeheer bij het Rijk (BZK) lag de nadruk op maatregelen om digitale bewerkingsachterstanden te voorkomen. Vanuit het beleidsthema erfgoed en archiefbeleid (OCW) werd de nadruk gelegd op de verbetering van de kwaliteit van de archiefcollectie Nederland. De scope van het tweede beleidsdoel beperkte zich niet tot het Rijk en zelfs niet tot de overheid. Tijdens het traject in de afgelopen jaren is gebleken dat die twee beleidsdoelen niet zondermeer in elkaars verlengde liggen. Pagina 2 van 22

3 Relevante rapporten en beleidsstukken informatiebeheer en archiefbeleid sinds Ministerie van WVC, Nota Archiefbeleid (O.a. over het belang van de verwerving van particuliere archieven naast overheidsarchief.) 1991 Algemene Rekenkamer, Machineleesbare gegevensbestanden. Archivering en beheer bij het Rijk Algemene Rekenkamer, Beheer en archivering van digitale bestanden 2005 Raad voor Cultuur, Het tekort van het teveel. Over de rijksverantwoordelijkheid voor cultureel erfgoed 2005 Erfgoed Inspectie, Een dementerende overheid? De risico's van digitaal informatiebeheer bij de centrale overheid 2006 Informatie op orde. Kabinetsvisie op vindbare en toegankelijke overheidsinformatie (Brief aan de Tweede Kamer van de staatssecretaris van OCW en de minister van BZK in reactie op Een dementerende overheid.) 2007 Commissie Waardering en Selectie, Gewaardeerd verleden. Bouwstenen voor een nieuwe waarderingsmethodiek voor archieven 2008 Raad voor Cultuur en Raad voor het openbaar bestuur, Informatie: grondstof met toekomstwaarde. Contouren van een visie op de rol en betekenis van informatie. (RvC en ROB luiden de alarmbel over het informatiebeheer bij het Rijk. Ze waarschuwen voor een informatie-infarct.) 2009 Modernisering van de overheid (Brief aan de Tweede Kamer van de minister van OCW en de staatssecretaris van BZK in reactie op het advies Informatie grondstof met toekomstwaarde.) 2009 Overheidsinformatie waarderen. Voorstel voor een nieuwe systematiek voor waardering en selectie van (digitale) informatie van de Rijksoverheid (niet gepubliceerd) (Rapportage in kader van Programma Informatie op Orde, actielijn 5.) 2010 Selectieaanpak archieven (Brief aan de Tweede Kamer van de staatssecretaris van OCW en de minister van BZK) 2011 OCW en BZK, Archiefvisie (Brief aan de Tweede Kamer van de staatssecretaris van OCW en de minister van BZK. Actieprogramma voor een op de digitale toekomst toegerust archiefbestel.) 2013 Raad voor Cultuur, Verzameladvies : selectie een kwestie van waardering (mei 2013) OCW, Reactie op Verzameladvies III, , d.d. 26 september EGI, Rapport duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving (januari 2014) OCW, Reactie op rapport duurzame toegankelijkheid (januari 2014) 2014 Verslag Algemeen Overleg archiefbeheer van de Tweede Kamer op 29 januari 2014 Pagina 3 van 22

4 3 Aan de slag: onderzoeken, projecten en pilots 3.1 Informatie op orde ( ) BZK en OCW trokken in de jaren na de alarmerende rapporten samen op om het informatiebeheer bij het Rijk op orde te krijgen. Dat resulteerde onder meer in de nota Informatie op orde (2006) en het gelijknamige programma dat in de periode 2007 tot 2009 werd uitgevoerd. Het programma bestond uit acht actielijnen om zowel het digitale als het papieren informatiebeheer van het Rijk op orde te krijgen. Nieuwe selectieaanpak, Baseline informatiebeheer Kennislabsubstitutie bewerking van papieren en digitaal archief; duurzaam beheer en behoud. Het Nationaal Archief kreeg bij verschillende actielijnen een actieve rol toebedeeld, waaronder de Nieuwe selectieaanpak (actielijn 5) In Informatie op orde werden hierbij de volgende activiteiten benoemd: het ontwikkelen van kaders voor een nieuwe (inhoudelijke) methode van waarderen, selecteren en prioriteren (OCW) bestaande selectielijsten aanpassen en beter vertalen naar werkprocessen (departementen) ontwikkelen van metadata voor de selectie van digitale documenten zorgdragers worden zelf verantwoordelijk voor ter inzage legging en toetsing van de belangen van burgers om hun selectielijsten op te kunnen stellen krijgen zorgdragers van het ministerie van OCW een bewaarbesluit aangereikt dat tot stand is gekomen in overleg met deskundigen De Raad voor Cultuur adviseert niet langer over bewaartermijnen van afzonderlijke selectielijsten Kortom: het ontwikkelen van een nieuwe waarderingsmethode werd weliswaar als eerste genoemd, maar ook de verandering van de procedure selectielijst werd beschouwd als onderdeel van een nieuwe aanpak voor selectie. Tussen 2007 en 2009 zijn verschillende stappen gezet in het kader van de Nieuwe selectieaanpak waaronder de rapportage van de Projectgroep Archiefselectie op Orde in Het Nationaal Archief zette in 2007 een belangrijke eerste stap op weg naar een nieuwe waarderingsmethode met de publicatie van Gewaardeerd Verleden. Pagina 4 van 22

5 3.2 Gewaardeerd verleden (2007) In 2007 pakte het Nationaal Archief de handschoen op en werd door de algemene rijksarchivaris de Commissie Waardering en Selectie in het leven geroepen (voorzitter Charles Jeurgens). De opdracht van de commissie luidde om zich zowel te baseren op de kabinetsnota Informatie op orde (met name actielijn 5) als op de voorstellen in Het tekort van het teveel. Dat leverde en dat realiseerde de commissie zich ook - in feite een dubbele opdracht op: ontwerp een vereenvoudigde selectieaanpak voor het Rijk om digitale bewerkingsachterstanden te voorkomen en selectie bij vorming mogelijk te maken werk voorstellen uit om tot een integrale waardering te komen die ook oog heeft voor particulier archief. De commissie kreeg nadrukkelijk niet de taak een oplossing te bedenken voor het wegwerken van de (papieren) achterstanden. In september 2007 verscheen het commissierapport Gewaardeerd verleden. In het rapport: Pleitte de commissie voor een nieuwe integrale selectiedoelstelling die zowel zou gelden voor overheids- als particuliere archieven. Streven was het selectiebeleid en het acquisitiebeleid van de Rijksoverheid ineen te vlechten. Werd een nieuwe methodiek voor de integrale selectie en waardering van archieven geschetst waarin de focus lag op de waarde van archieven vanuit het perspectief van de samenleving. De begrippen representatief en bijzonder speelden daarbij een belangrijke rol. Werd de onduidelijke taakverdeling binnen de procedure selectielijst bekritiseerd en gepleit voor een duidelijker scheiding van taken. Ten aanzien van digitale archieven benadrukte de commissie dat ook in een digitale omgeving selectie van groot belang is vanwege de kosten en de toegankelijkheid; en wees de commissie op het belang van selectie bij vorming, bijvoorbeeld door de integratie van de ordeningsstructuur en het selectie-instrument. De focus van de commissie lag bij het schetsen van een methode of aanpak voor integrale waardering waarbij rekening gehouden wordt met bijzondere maatschappelijke ontwikkelingen. In deze schets was sprake van een uitgebreide historisch maatschappelijke analyse (de latere trendanalyse); een register van overheidsactoren (vergelijkbaar met de database Taken Centrale Overheid - TOCO); generieke selectielijsten en departementale archiefcommissies. Van een systeemanalyse was nog geen sprake. Pagina 5 van 22

6 De integrale waarderingsmethode volgens Gewaardeerd verleden (2007): In de methode worden drie niveaus van waarderen onderscheiden: 1) samenleving; 2) actoren en archiefvormers; 3) werkprocessen en archiefbescheiden. Waarderen begint bovenaan. Niveau 1 - Samenleving: op het niveau van de samenleving wordt een zgn. HMA-plus (Historische Maatschappelijke Analyse) bijgehouden (de voorloper van de trendanalyse) die maatschappelijk terreinen beschrijft. Het gaat om structurele ontwikkelingen, maatschappelijke gebeurtenissen en hot spots. Het gaat om een groeidocument. De verantwoordelijkheid voor het instrument ligt bij OCW. Niveau 2 - Actoren: vervolgens wordt geïdentificeerd welke actoren betrokken zijn bij de zaken die op het eerste niveau zijn geïdentificeerd. De focus ligt daarbij op relevante actoren, niet op het vinden van alle mogelijke actoren. De commissie pleit voor gedegen institutioneel onderzoek naar overheidsorganen en particuliere organisaties om op dit niveau te kunnen waarderen. Aan de hand van bewaarcriteria wordt bepaald van welke actoren de neerslag potentieel voor bewaring in aanmerking komt. Dat betekent niet dat overheidsactoren die niet voldoen aan de bewaarcriteria zich niet aan regels hoeven te houden. De commissie beveelt aan bij vernietiging van archiefbescheiden die langer dan twintig jaar zijn bewaard expliciet toestemming te laten vragen aan de beheerder van de archiefbewaarplaats. Niveau 3 - Werkprocessen: dit niveau geldt alleen voor de overheidsactoren die voldoen aan de bewaarcriteria. De commissie is positief over de Generieke selectielijsten die worden ontwikkeld door de departementen en schetst een scenario waarin de archivaris deze processen waardeert met behulp van criteria die doen denken aan de bekende PIVOT-criteria. De commissie schrijft voor dat binnen te bewaren werkprocessen op documentniveau nader wordt bepaald welke neerslag precies in aanmerking komt voor bewaring. Dat kan ook betekenen dat gekozen wordt voor een steekproef. Departementale archiefcommissies zouden er vervolgens voor moeten waken of er binnen de werkprocessen die in aanmerking komen voor vernietiging uitzonderingen gemaakt moeten worden, bijvoorbeeld op basis van incidentenlijsten. Pagina 6 van 22

7 3.3 Projectgroep Archiefselectie op Orde (2009): twee peilers In 2008 ging in het kader van de Nieuwe selectieaanpak (actielijn 5) van het Programma Informatie op Orde de Projectgroep Archiefselectie op Orde van start. Het ging om een interdepartementaal project met een projectleider van de Directie Cultureel Erfgoed (OCW) met de opdracht om een gedragen voorstel te leveren voor een nieuwe archiefselectiesystematiek voor de Rijksoverheid die is toegesneden op het digitale tijdperk te ontwikkelen. De projectgroep bracht in mei 2009 het rapport Overheidsinformatie waarderen uit. Het rapport was het resultaat van drie deelprojecten: 1) Generieke waarderingslijst voor de Rijksoverheid, uitgevoerd door een interdepartementale werkgroep 2) Opzet van een maatschappelijke contextanalyse, uitgevoerd door het Nationaal Archief 3) Waarderen van digitale informatie in de praktijk uitgevoerd door Het Expertice Centrum (HEC). In de bijdrage van het Nationaal Archief is voor het eerst sprake van de systeemanalyse, in de bijdrage van het HEC is sprake van een risicoanalyse waarmee vanuit bedrijfsvoeringsbelang wordt bepaald hoe lang neerslag bewaard moet worden. Kortom: zowel het GWR (Generiek Waarderingsmodel Rijk) als de Nieuwe waarderingsmethode (NWM) kregen in dit rapport voor het eerst gestalte. In het inleidende deel van het rapport werden het GWR en NWM aan elkaar gesmeed door te spreken over twee pijlers die samen de systematiek voor waardering en selectie vormen: een Generieke Waarderingslijst voor het hele Rijk gebaseerd op werkprocessen met minimum vernietigingstermijnen die zouden worden aangevuld met bewaarbesluiten gestoeld zijn op de methodiek uit Gewaardeerd Verleden. Pijler 1: GWR 0.98 In bijlage 5 bij het rapport werd het GWR 0.98 gepresenteerd. GWR stond op dat moment nog voor de Generieke Waarderingslijst Rijk. Nu spreken we van het Generiek Waarderingsmodel Rijk om te benadrukken dat geen sprake is van een vastgestelde selectielijst, maar van een model. Aanvankelijk was een vastgestelde generieke selectielijst overigens wel het doel van het IPS (Interdepartementaal Platform Selectievraagstukken) dat in 2006 het initiatief nam voor een generieke lijst. Deze eerste versie van het GWR was het product van samenwerking tussen de departementen: zij zijn vrijwel allemaal vertegenwoordigd in de werkgroep. Het resultaat is een lijst met 14 handelingen gebaseerd op de indeling in de MARIJ. Benadrukt wordt dat het proces uitvoering nadere uitwerking verdient. De handelingen zijn gewaardeerd met minimale bewaartermijnen. Op grond van bijvoorbeeld een risicoanalyse kan een zorgdrager kiezen voor een langere termijn.. Per handeling kunnen weer meerdere bewaartermijnen gelden voor verschillende soorten producten. Pagina 7 van 22

8 Pijler 2: De werkgroep Methodiek & pilots / HMA+ (2008/2009) In bijlage 6 was het eindrapport van de Werkgroep Methodiek & Pilots (HMA+) opgenomen. Deze werkgroep was in 2008 als vervolg op Gewaardeerd Verleden in 2008 door het Nationaal Archief in het leven geroepen met de opdracht de waarderingsmethodiek die in Gewaardeerd Verleden werd geschetst te operationaliseren. De werkgroep schetste in haar rapport hoe de nieuwe methode uitgevoerd zou moeten worden. De focus lag daarbij op de Rijksoverheid. Voor het eerst was sprake van de systeemanalyse. De werkgroep zag een sleutelrol weggelegd voor het Nationaal Archief bij het aanwijzen van te bewaren informatie. In het algemene deel van het rapport was sprake van een waarderingssystematiek met twee pijlers: GWR en de NWM. De werkgroep signaleerde echter een spanningsveld tussen GWR en de nieuwe waarderingsmethode. De werkgroep wees erop dat het generiek structureren van werkprocessen de waardering en selectie zou vereenvoudigen, maar dat het uitgangspunt van generieke rijksbrede waarderingen niet aansloot op het streven naar specifiek en maatschappijgericht waarderen en het in de Baseline gepromote principe van risicowaardering. Opvallende punten uit het rapport van de werkgroep HMA+ Pleidooi voor het op voorhand durven kiezen uit overvloed en loslaten van het streven naar de volledigheid van PIVOT: potentiële bronnen kunnen verloren gaan. Pleidooi voor naadloze aansluiting tussen object van waardering en de archivering (ordening): integratie van waardering in het archiveringssysteem. De systeemanalyse wordt hier voor het eerst genoemd. Daarnaast is sprake van een HMA+ en een hot-spotanalyse. In het rapport wordt de werking van deze drie analyses bij het vinden van belangrijke actoren beschreven. De systeemanalyse overlapt met de institutionele analyse die in Gewaardeerd Verleden wordt genoemd. Terwijl de HMA+ en de hot-spotanalyse gaan over beweging, gaat de systeemanalyse over de stabiele onderbouw. De genoemde instrumenten spelen een rol op de eerste twee niveaus van waarderen. Wanneer het aankomt op de waardering van werkprocessen (het derde niveau) bij de overheid komt de generieke lijst (GWR) in beeld In het rapport is sprake van een bewaarlijst die aan de hand van archiveringssystemen beschrijft welke archiefbestanddelen voor bewaring in aanmerking komen. De input voor die bewaarlijst komt uit de systeemanalyse en indirect uit de HMA+ en hot-spotanalyse, zo is de gedachte. Departementale archiefcommissies waken ervoor dat er geen waardevolle informatie over het hoofd wordt gezien. De werkgroep ziet mogelijkheden voor de toepassing van de methodiek bij de bewerking van de achterstanden. Voorwaarde is wel dat die achterstand eerst in kaart wordt gebracht. Pagina 8 van 22

9 Publicaties van de Werkgroep HMA+ naast het eindrapport: Charles Jeurgens en Robbert Jan Hageman 'Waardering en selectie. Resultaten van een jaar onderzoeken, ontwikkelen en experimenteren (deel 1)', Archievenblad, 01, 09, p. 30 Charles Jeurgens en Robbert Jan Hageman 'Op zoek naar hotspots. Een nieuwe methode van waardering en selectie (deel 2)', Archievenblad, 02, 09, p. 22 Robbert Jan Hageman, Charles Jeurgens en Margreet Windhorst, 'Trendanalyse en vertaling naar actoren. Een nieuwe methode van waardering en selectie (deel 3)' Archievenblad, 03, 2009, p. 26 Angela Dellebeke, Pieter van Koetsveld, Natasja Pels, Ruud Yap, Karen Zwart, Robbert Jan Hageman en Noor Schreuder, 'De lab sessies. Een nieuwe methode van waardering en selectie (deel 4)', Archievenblad, 04, 09, p Verschuiving van de focus van digitaal naar papier: over prioritering en preselectie ( ) In 2009 verschoof de focus van alle betrokken partijen van het probleem van digitale archivering in de toekomst naar de enorme achterstand in de bewerking van al gevormde archieven hoofdzakelijk papier. In juli 2009 informeerden de bewindspersonen van OCW en BZK de Tweede Kamer over het voornemen om de archiefvoorraad uit de periode in 10 jaar weg te werken. De omvang van die voorraad werd op dat moment geraamd op 800 kilometer. Hiervoor zou één bewerkingsorganisatie opgericht worden. Enkele jaren later werd Doc-Direkt opgericht door het samengaan van PWAA (Project Wegwerken Archiefachterstanden) en de CAS (Centrale Archiefselectiedienst). Zowel OCW, BZK, Nationaal Archief als zorgdragers was er veel aan gelegen om voor die enorme papieren archiefvoorraad die bewerkt zou moeten worden tijdig met een slimme selectieaanpak te komen. De schatting was namelijk dat er 40 tot 50 jaar nodig zou zijn om de papieren voorraad met de beschikbare capaciteit op conventionele wijze te bewerken. Kernvraag voor het Nationaal Archief daarbij was: hoe zorgen we ervoor dat van die 800 kilometer de belangrijkste archieven worden bewerkt voor het geld op is. Het schrikbeeld was dat de gemakkelijkste archieven niet per definitie de meest waardevolle - eerst zouden worden gedaan en de rest na 10 jaar onbewerkt zou blijven. In 2009 besloot het Nationaal Archief in navolging van het advies van de werkgroep HMA+ te onderzoeken in hoeverre de nieuwe waarderingsmethode kon helpen om de papieren archiefvoorraad versneld weg te werken. In eerste instantie werd de oplossing gezocht in het prioriteren van actoren en archiefbestanden. De gedachte was op dat moment om de geprioriteerde bestanden als eerste te bewerken en na 10 jaar te besluiten over het lot van de minder waardevolle archieven en nog onbewerkte archieven. Tijdens de eerste pilot bij het ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer (VROM) werd duidelijk dat het voor zorgdragers niet acceptabel was om al die minder waardevolle archiefvoorraden te Pagina 9 van 22

10 blijven beheren. Er moest ook vernietigd worden. De pilot resulteerde in een aanpak voor preselectie op bestandsniveau met behulp van drie instrumenten: een systeem-, trend- en risicoanalyse. Met behulp van preselectie moesten grote hoeveelheden archief uit het arbeidsintensieve bewerkingstraject worden gehouden. Geaccepteerd werd dat door preselectie op het niveau van bestanden het risico werd gelopen dat interessant archief ten onrechte vernietigd werd. In een vervolgpilot met het archief van Directoraat-generaal Milieu (VROM) werd onderzocht hoe de selectie van archief dat wel in aanmerking kwam voor bewerking efficiënt kon worden ingericht en welke vorm de selectielijst zou moeten krijgen. De gunstige resultaten van de pilot VROM waren voor het Nationaal Archief aanleiding om in 2010 te investeren en het project Historisch Maatschappelijke Trendanalyse te starten. In 2011 gingen er twee productiepilots van start: een bij het ministerie van Veiligheid en Justitie (V&J) en een bij Buitenlandse Zaken (BuZa). In de gecontroleerde omgeving van een pilot werd daadwerkelijk preselectie op bestandniveau uitgevoerd en moesten tegelijk andere slimme stappen gezet worden om de ketensamenwerking tussen zorgdrager, bewerkingsorganisatie en archiefinstelling beter in te richten. Door vanaf het begin samen te werken en afspraken te maken zouden onduidelijkheid en inefficiëntie verderop in het traject voorkomen worden. Bij de twee pilotdepartementen werden verschillende waarderingsmethoden toegepast. Bij BuZa werd niet gewaardeerd met behulp van de nieuwe waarderingsinstrumenten, bij V&J wel. Een aanpak op maat, omdat hoofddoel niet zozeer was om de drie waarderingsinstrumenten toe te passen, maar om de archiefvoorraad versneld weg te werken. Halverwege 2011 werd vastgesteld dat de papieren achterstand bij departementen veel kleiner zou zijn dan eerder geraamd was: ca. 150 kilometer. Het probleem waarvoor in de voorgaande periode een oplossing was gezocht, bleek niet te bestaan. Een rigoureus andere selectieaanpak (preselectie) bleek geen noodzaak meer. Daarnaast kwam tijdens de vervolgpilot bij V&J duidelijk naar voren dat een grondige wijziging van waarderingsmethode en selectieaanpak in de praktijk nogal wat voeten in aarde had. Doc-Direkt was niet per se gebaat bij een aanpak die zou resulteren in een hoog percentage relevante en daarom moeilijker te bewerken archieven. Verder was de uitvoering van de drie waarderingsanalyse niet eenvoudig en bleek het in de praktijk moeilijk voldoende feedback bij zorgdragers te organiseren om het waarderingsinstrument voor preselectie een solide basis te geven. Met name de risicoanalyse was een kwetsbaar punt. Het streven om door preselectie grote hoeveelheden archief buiten de bewerking te houden werd vervolgens op een laag pitje gezet. Dat heeft onder andere tot gevolg gehad dat het Nationaal Archief in de tweede helft van 2011 geen extra geld vrijmaakte om het Project Maatschappijbrede Trendanalyse af te ronden, dat immers primair bedoeld was voor de preselectie van de papieren achterstanden. Dat betekent niet dat er voor de papieren archiefvoorraad helemaal geen winst geboekt is, alleen ligt die niet in de toepassing van preselectie op operationeel niveau, maar eerder op tactisch en strategisch niveau. De ketensamenwerking heeft sinds 2011 steeds meer gestalte gekregen. Begin 2011 sloten Doc-Direkt en Nationaal Archief een convenant. Sinds eind 2011 overleggen BZK, Doc-Direkt en het Nationaal Archief op strategisch niveau in de Stuurgoep Aanpak Achterstanden en op Pagina 10 van 22

11 tactisch niveau in de Werkgroep Aanpak Achterstanden over de aanpak en de planning van de totale archiefvoorraad. Tussen de ketenpartners worden in ketenoverleggen per departement operationele afspraken gemaakt over de bewerking. Verder lukt het steeds beter een goed overzicht te krijgen van de archiefvoorraad en de samenstelling daarvan (in de wandelgangen wordt dit overzicht de moederplanning genoemd). En zowel voor de planning als de bewerking wordt gebruikgemaakt van TOCO: een database met institutionele informatie over archiefvormers binnen het Rijk. Want één les die geleerd is van de verschillende pilots: zonder overzicht en goede contextinformatie is het onmogelijk inhoudelijke besluiten te nemen over de juiste aanpak. Overigens blijft het streven van de ketenpartners - indien mogelijk preselectie - toe te passen en archiefbestanden buiten het bewerkingstraject te houden. Pilots en projecten voor de papieren achterstand 2009 Pilot prioritering VROM Samenwerking Nationaal Archief, VROM, IORA (voorloper Doc-Direkt) 2009 Fysieke schouw (inventarisatie van archiefvoorraad bij departementen) Uitgevoerd door CAS (voorloper Doc-Direkt) 2010 Maatschappijbrede Trendanalyse Nationaal Archief stelt hiervoor een team van onderzoekers aan. Een externe klankbordgroep van wetenschappers bewaakt de kwaliteit 2011 DGM-pilot Samenwerking Nationaal Archief, Ecomische Zaken en HVA (voorloper Doc- Direkt) om een aanpak te ontwikkelen voor de nadere selectie van de archiefbestanden die na preselectie in aanmerking komen voor bewerking Productiepilot preselectie nieuwe selectieaanpak Veiligheid en Justitie Samenwerking Nationaal Archief, V&J en Doc-Direkt 2011 Productiepilot BuZa Samenwerking Nationaal Archief, BuZa en Doc-Direkt: preselectie met toepassing van de traditionele waarderingsmethode 2012 TOCO (Database Taken en Organisatie Centrale Overheid) Samenwerking Nationaal Archief, BZK en Doc-Direkt 3.5 Doorontwikkeling GWR Wat betreft de waarderingsmethode werd tussen 2009 en 2011 vooral gewerkt aan een aanpak voor de papieren archiefvoorraad. Tussen 2009 en 2012 werd die andere pijler, het GWR, wel verder ontwikkeld voor de digitale toekomst en werden een 1.0- en een 2.0-versie van het GWR opgeleverd. Vier departementen namen het initiatief, voerden deelprojecten uit en participeerden in een expertgroep van het Kennislab. De opdracht tot de doorontwikkeling werd verstrekt door de Interdepartementale Commissie Chief Information Officers (ICCIO). Het Nationaal Archief was nauw betrokken doordat de twee projectleiders die betrokken waren bij het GWR 1.0 en het GWR 2.0 door het Nationaal Archief werden begeleid. Pagina 11 van 22

12 GWR 1.0: minimale kwaliteitsstandaard Voor het GWR 1.0 werd in vier deelprojecten het GWR 0.98 getoetst bij vier departementen. In november 2010 werd het GWR 1.0 vastgesteld door de Subcommissie Informatiehuishouding van het ICCIO en werd ook een vervolgtraject gestart, omdat de uitvoerende processen nog niet voldoende waren uitgewerkt. In het rapport werd het GWR gepresenteerd als een eerste stap op weg naar de invoering van een nieuwe selectieaanpak: Het GWR is een minimum kwaliteitsstandaard voor waardering en selectie. Het voorziet in dat kader in een efficiënte manier van waarderen en selecteren en in het voorkomen van nieuwe achterstanden. In het begeleidend rapport werd ingegaan op het gegeven dat in het GWR 1.0 was uitgegaan van de aanpak en criteria van PIVOT terwijl er inmiddels een nieuwe selectiedoelstelling gold (zie paragraaf 4.1). Het GWR 1.0 voorzag nog niet in een verhoging van de kwaliteit van de waardering en volumereductie. In het begeleidende rapport werd ook geschetst hoe NWM en GWR geïntegreerd zouden kunnen worden en werd geadviseerd de instrumenten in samenhang verder te ontwikkelen. De integratie van NWM en GWR zou leiden tot een verfijning van de B- waarderingen, bijvoorbeeld binnen een categorie als Beleid en door het aanwijzen van centrale bewaarpunten, zo werd gesteld. GWR 2.0: uitvoerende processen en toelichting De totstandkoming van het GWR 2.0 was vervolgens een hobbelig en vooral lang traject. Verantwoordelijk voor de doorontwikkeling was het Expertteam GWR van Kennislab. Aanvankelijk richtte dit team zich op de verdere uitwerking van de uitvoerende processen in het GWR. Na vertrek van de projectleider werd door het team een poging ondernomen een aanpak op te leveren voor de integratie van NWM en GWR in één selectielijst. Tussen het Expertteam en het Nationaal Archief werd tijdens dit traject veel overlegd waarbij het draaide om de vraag wat de waarderingsinstrumenten van de NWM precies inhielden en belangrijker - welke partij precies verantwoordelijk was voor de uitvoering. Naar aanleiding van de Kamerbrief Selectieaanpak van 2010 (zie paragraaf 4.1) leefde bij veel zorgdragers de angst dat zij hun document management systeem (DMS) niet zouden kunnen richten met waarderingen. De angel werd uit het conflict gehaald door de ambities bij te stellen en voorlopig niet te streven naar verhoging van de kwaliteit van selectie en waardering op nieuwe grondslag. In de toelichting bij het GWR 2.0 werd een aanpak geschetst waarbij met behulp van een concordans de brug moest worden geslagen tussen de bestaande selectielijsten en het GWR 2.0 en daarmee met de ordening in het DMS. Uit de praktijk is inmiddels naar voren gekomen dat zo n concordans niet eenvoudig te maken is. Zorgdragers stuiten na een grondige analyse van selectielijsten en handelingen vaak op het gegeven dat op een proces meerdere handelingen met tegenstrijdige waarderingen van toepassing zijn. Het GWR 2.0 is uiteindelijk vastgesteld in de SGI van december 2012 en DGOBR (BZK) is aangewezen als eigenaar van het GWR. Tegelijk werd toen besloten het GWR en de NWM verder te laten ontwikkelen in het kader van het programma Digitale Werkomgeving Rijksdienst (DWR) Documentdiensten. Aan dit besluit is geen gevolg gegeven en de programmaraad is inmiddels opgeheven. Pagina 12 van 22

13 3.6 Digitaal archief en digitale archivering: pilot Financiën (2012) In het licht van het onderzoek en de ontwikkeling van een waarderingsmethode moet hier ten slotte nog de pilot met het Ministerie van Financiën genoemd worden. In een eerste pilot met het ministerie van Financiën was onderzocht hoe het strategisch informatieoverleg (SIO) ingericht moest worden. In een vervolg hierop werd in 2012 het instrument systeemanalyse verder onderzocht en naast de risicoanalyse gelegd die Financiën zelf had uitgevoerd. Tijdens de pilot werd onderzocht of de aanpak systeemanalyse zoals die was ontwikkeld om met terugwerkende kracht te waarderen ook werkte om te selecteren aan de bron. Tijdens de pilot werden ook het DMS van Financiën, de beoogde inrichting van het systeem en de mogelijkheden voor selectie, vernietiging en overdracht onderzocht. De pilot bracht vooral naar voren dat ook in een digitale omgeving een goed overzicht het startpunt is: een overzicht van de organisatie, haar taken en haar werkprocessen. De pilot leverde inzicht op in de basale knelpunten van digitale archivering: ordening en dossiervorming. De pilot liet ook zien dat weliswaar in theorie de mogelijkheden voor digitale selectie groot zijn, maar de huidige praktijk (systemen) de mogelijkheden beperken. Met betrekking tot de systeemanalyse luidde de conclusie dat de digitale omgeving een andere aanpak vereist, maar dat de informatie die de systeemanalyse oplevert over de organisatie, taken en de uitvoering van werkprocessen eigenlijk de basis is van verschillende aspecten van goed informatiebeheer. De pilot Financiën resulteerde mede in de eerste aanzet voor de ideaalplaat informatiebeheer. 4 Mijlpalen beleid en wetgeving Tot zover het traject van onderzoek en ontwikkeling. Ondertussen werden op het terrein van beleidsvorming en wetgeving verschillende stappen gezet. 4.1 Tweede Kamerbrief: Selectieaanpak archieven (2010) De zogenaamde selectiebrief van 2010 aan de Tweede Kamer was het beginpunt van de implementatie van een nieuwe selectieaanpak in de breedste zin. De Kamer werd in de brief geïnformeerd over de ambities van de minister van OCW en minister van Binnenlandse Zaken met betrekking tot een nieuwe selectieaanpak voor zowel voor de papieren achterstanden als het nog te vormen digitale archief. Zo n nieuwe selectieaanpak zou hard nodig zijn, want de huidige methodiek was niet geschikt om toegepast te worden in het digitale informatietijdperk zo werd in de brief gesteld. Pagina 13 van 22

14 In de brief werden de volgende maatregelen aangekondigd: a. toepassen van de vernieuwde selectieaanpak op de achterstanden b. ketengerichte organisatie van waardering en selectie c. toepassing van de nieuwe selectiedoelstelling d. integratie van checks and balances waardoor geen advisering meer nodig is door de Raad voor Cultuur bij afzonderlijke selectielijsten. Andere opmerkelijke punten in de brief: SIO: in de brief werd geschetst hoe het Strategisch informatieoverleg ketengericht zou moeten werken Externe deskundige: er is sprake van een onafhankelijk lid dat deelneemt aan dit overleg Waarderingsinstrumentarium en herwaarderen: nieuwe inhoudelijke analyseen selectie-instrumenten maken een snelle, efficiënte en zorgvuldige waardering en selectie mogelijk. Op basis van deze instrumenten moeten nieuwe selectielijsten worden opgesteld Er is sprake van een dynamische selectielijst die regelmatig aangepast wordt De nieuwe selectiedoelstelling geldt ook voor particulier archief De minister zal nog laten onderzoeken in hoeverre de acquisitie van particuliere archieven verder gefaciliteerd moet worden Er is sprake van systeemtoezicht waarbij achteraf wordt getoetst of waardering en selectie wordt uitgevoerd conform de gestelde regels en uitgangspunten. In de bijlage bij de brief werd uitgebreid ingegaan op de verschillende componenten van de waarderingsmethode. Interessant is met name de passage over de selectieinstrumenten. In navolging van het rapport bij het GWR 1.0 dat in diezelfde periode verscheen, werd gesteld dat toepassing van het GWR leidt tot nodeloos veel bewaren, maar ook dat zo op eenvoudige manier alle documenten bij creatie voorzien kunnen worden van een waardering. Hoe GWR en waarderingsinstrumenten zich tot elkaar verhouden maakte de bijlage niet duidelijk. Er werd ook gesteld dat het Nationaal Archief zorgt voor de uitvoering van de systeemanalyse en de trendanalyse. De Raad voor Cultuur adviseerde in het voortraject van de Kamerbrief. De Raad uitte onder andere haar zorgen over de toepasbaarheid van de selectie-instrumenten in een digitale omgeving. Het advies luidde om voorzichtig te werk te gaan en een nieuwe aanpak gefaseerd in te voeren. Pagina 14 van 22

15 4.2 Wijziging Archiefwet en Archiefbesluit (2012 en 2013) Naar aanleiding van de Kamerbrief werden vervolgens de Archiefwet en het Archiefbesluit gewijzigd. De wijzigingen hadden betrekking op de procedure en de vorm van de selectielijst. Met betrekking tot de procedure is de adviesrol van de Raad voor Cultuur voor afzonderlijke selectielijsten komen te vervallen. De Raad voor Cultuur blijft de minister wel adviseren over de hoofdlijnen van het selectiebeleid bij de overheid. In de selectielijstprocedure is een nieuwe rol weggelegd voor de externe deskundige. In de toelichting bij de wijziging van het Archiefbesluit wordt beschreven dat het SIO het driehoeksoverleg vervangt en dient om allerlei andere zaken omtrent informatiebeheer op hoog ambtelijk niveau te bespreken. Het SIO valt te beschouwen als onderdeel van de nieuwe selectieaanpak. Voor selectielijsten geldt daarnaast een nieuw vormvoorschrift. De structuur van de selectielijst (de systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden) moet overeenstemmen met de ordeningsstructuur van de archiefvormer. Doel van het vormvoorschrift is de toepasbaarheid van selectielijsten te vergroten door aansluiting op de wijze waarop informatie wordt beheerd. 5 Stand van zaken anno De resultaten op hoofdlijnen Uit bovenstaande terugblik moeten we concluderen dat met behulp van een nieuwe inhoudelijke waarderingsmethode en selectieaanpak is geprobeerd verschillende ambities waar te maken. Een digitale bewerkingsachterstand en informatie-infarct moest worden voorkomen; de procedure selectielijst moest worden aangepast; en bij de waardering, selectie en acquisitie van archief moest meer rekening gehouden worden met het perspectief van de samenleving en de burger. Resultaten zijn vooral geboekt met de procedure van de selectielijst en de vorm van de selectielijst. Selectie bij vorming is mogelijk. Van een duidelijke verhoging van de kwaliteit van selectie door het terugdringen van het bewaarvolume en de toepassing van een meer maatschappijgerichte benadering is nog geen sprake. Selectie bij vorming door toepasbare selectielijsten Rond 2005 was het schrikbeeld dat de overgang naar digitaal werken binnen het Rijk in korte tijd zou zorgen voor een onbeheersbare digitale selectieachterstand. Op dit punt zijn langs twee wegen resultaten geboekt. 1. Overeenstemming tussen ordening en selectielijst Het gaat hier om een aanbeveling uit Gewaardeerd Verleden. Dit uitgangspunt is vastgelegd in het Archiefbesluit. Het zorgt ervoor dat de selectielijst aansluit op de archiefvorming. Pagina 15 van 22

16 2. Werkprocessen als uitgangspunt (GWR) In toenemende mate zijn werkprocessen het uitgangspunt voor selectie i.p.v. formele taken (de handelingen van PIVOT). Het GWR biedt departementen een bruikbaar model voor een selectielijst gebaseerd op werkprocessen. Departementen hoeven niet stuk voor stuk het wiel uit te vinden en kunnen het GWR als raamwerk gebruiken. Verschillende departementen werken inmiddels aan een op het GWR gebaseerde selectielijst en de ordening uit het GWR wordt door hen als ordening van hun digitale archief gebruikt. Overigens is ook de afbakening van selectielijsten in de afgelopen jaren veranderd. De beleidsterreineninvalshoek is verlaten en in plaats daarvan worden selectielijsten opgesteld die een bepaalde organisatie bestrijken. Aan de wildgroei aan selectielijsten en handelingen komt op deze manier een einde. Ook dat komt de toepasbaarheid selectielijsten ten goede. Procedure selectielijst en strategisch overleg Een aanpassing van de procedure selectielijst was al een nadrukkelijke wens in Informatie op orde. Ook dit doel is bereikt. Bij het vaststellen van de selectielijst speelt de Raad voor Cultuur met ingang van januari 2013 geen rol meer. De onafhankelijke deskundige vervult de rol van buitenstaander en beoordeelt of in de selectielijst voldoende rekening is gehouden met de belangen voor de bedrijfsvoering, de recht- en bewijszoekende burger en het cultuur-historisch perspectief. Sinds twee jaar wordt door het Nationaal Archief met alle departementen periodiek een SIO gehouden. Het SIO helpt ons om vooraan in de keten en op het juiste niveau afspraken te maken over openbaarheid, selectie en digitale archivering. Verhoging van de kwaliteit van waardering en selectie De vernieuwde integrale selectiedoelstelling geldt in feite sinds de Kamerbrief van 2010 voor het hele archiefveld. Dat was een van de speerpunten van het rapport Gewaardeerd Verleden. We moeten echter erkennen dat deze selectiedoelstelling in de praktijk weinig betekenis heeft, omdat een concrete uitwerking van die doelstelling in nieuwe selectiecriteria en een toepasbare waarderingsmethode nog ontbreekt. We hebben in de afgelopen jaren een beter beeld gekregen van het speelveld en een meer realistisch beeld van de mogelijkheden die er zijn in een digitale omgeving om de kwaliteit van selectie te verhogen. In theorie zijn de technische mogelijkheden voor hoogwaardige automatische selectie groot. De behoefte vanuit het primair proces en de financiële ruimte zijn in de praktijk leidend. Daarnaast zijn we tot het inzicht gekomen dat in de digitale praktijk klassieke kwesties als dossiervorming, zorgvuldige registratie (metadatering) en het besef dat waardevolle informatie niet per definitie in een archiveringssysteem (DMS) belandt evengoed bepalend zijn voor het eindresultaat van waardering en selectie en dus aandacht verdienen. Pagina 16 van 22

17 5.2 Verhouding resultaten ten opzichte van eerder aangekondigde ambities, doelen en maatregelen Hoe verhouden deze resultaten zich tot de doelen en maatregelen die in verschillende beleidsstukken zijn uitgesproken: de kabinetsvisie Informatie op orde, Gewaardeerd Verleden en de Kamerbrief Selectieaanpak. Hieronder wordt aan de hand van deze drie documenten de balans opgemaakt. Gerealiseerd Ketengerichte organisatie van waardering en selectie in een digitale informatiehuishouding. Genoemd als maatregel in de Kamerbrief. Het SIO is het bijbehorende resultaat. Geen advisering afzonderlijke selectielijsten meer door de Raad voor Cultuur. Genoemd in Informatie op Orde, Gewaardeerd Verleden en een maatregel uit de Kamerbrief. Selectie bij vorming door de integratie van ordening en selectie-instrument Advies uit Gewaardeerd verleden. Deels gerealiseerd Toepassen van de vernieuwde selectieaanpak op de achterstanden. Een van de maatregelen uit de Kamerbrief. Het probleem heeft zichzelf opgelost. Elementen uit de nieuwe waarderingsmethode worden soms toegepast, maar winst is vooral geboekt op bestuurlijk en procesmatig vlak. Voor afstemming over de bewerking van de papieren archiefvoorraad worden overleggen georganiseerd. Dat is mede het resultaat van ervaring uit de verschillende pilots. Deze samenwerking krijgt inmiddels steeds meer vorm o.a. door de Werkgroep Aanpak Archiefvoorraad en de ketenoverleggen per departement. Instrumenten zijn de moederplanning en TOCO. Het lukt steeds beter om vanuit het overzicht te werken en te plannen en zo te voorkomen dat archief versnipperd wordt overgedragen. Toepassing van de nieuw geformuleerde selectiedoelstelling als basis voor de waardering en selectie van archieven. Advies uit Gewaardeerd Verleden en een maatregel in de Kamerbrief. De vernieuwde selectiedoelstelling geldt in feite sinds de Kamerbrief. We moeten echter erkennen dat deze selectiedoelstelling in de praktijk weinig betekenis heeft Ontwikkelen van een nieuwe inhoudelijke methode van waarderen, selecteren en prioriteren. Genoemd in Informatie op orde. De methode staat in de steigers. Pagina 17 van 22

18 Zorgdragers worden zelf verantwoordelijk voor ter inzagelegging en toetsing van de belangen van burgers (Informatie op orde). Heeft deels gestalte gekregen in de vorm van de externe deskundige. Ontwikkelen van metadata voor de selectie van digitale documenten Genoemd in Informatie op orde, work in progress. Bestaande selectielijsten aanpassen en vertalen naar werkprocessen. Genoemd in Informatie op orde. Het GWR is vermoedelijk die vertaling, maar van een aanpassing van bestaande selectielijsten is geen sprake. De selectielijst wordt een dynamisch instrument. In de Kamerbrief Selectieaanpak is hiervan sprake. De provincies zijn hierin koploper. Ze streven naar een halfjaarlijkse actualisatie van de Provisa selectielijst en hebben daarvoor een applicatie laten bouwen. Dit principe heeft nog geen algemene ingang gevonden. Niet-gerealiseerde ambities en denkbeelden Toepassen van een nieuwe methodiek van waardering en selectie waarin de focus lig op de waardering van archieven vanuit het perspectief van de samenleving Kern van het rapport Gewaardeerd verleden. Nieuwe selectielijsten worden op basis van een nieuw waarderingsinstrumentarium opgesteld, het strategisch overleg (SIO) maakt gebruik van dit instrumentarium. Genoemd in de Kamerbrief. Het Nationaal Archief zorgt voor de uitvoering van de systeemanalyse en de trendanalyse In de bijlage van de Kamerbrief aldus geformuleerd. Zorgdragers krijgen van het ministerie van OCW een bewaarbesluit uitgereikt om hun selectielijst op te kunnen stellen. Van bewaarbesluiten is sprake in Informatie op orde en Gewaardeerd verleden. Dit denkbeeld is bewust verlaten, omdat op die manier de archiefwettelijke gezamenlijke verantwoordelijk van de minister van OCW en alle zorgdragers voor alle bewaarbesluiten zou verdwijnen. Integrale waardering van particuliere en overheidsarchieven. Beeld dat in Gewaardeerd verleden wordt geschetst en in de Kamerbrief herhaald wordt. Een ambitie die niet op korte termijn te realiseren valt, onder meer omdat particuliere archieven niet onder de Archiefwet vallen. Systeemtoezicht waarbij achteraf wordt getoetst of waardering en selectie wordt uitgevoerd conform de gestelde regels en uitgangspunten. Wordt genoemd in de Kamerbrief. Pagina 18 van 22

19 6 Conclusie 6.1 Evaluatie Rond 2007 stond het Nationaal Archief met OCW en BZK voor de opdracht een nieuwe inhoudelijke waarderingsmethode en selectieaanpak te ontwikkelen. Achter die opdracht gingen twee uiteenlopende, zo niet tegenstrijdige ambities schuil. De ontwikkeling van een nieuwe methode en aanpak diende zowel een erfgoeddoelstelling (verbetering van de kwaliteit van de archiefcollectie bij archiefinstellingen) als een doelstelling voor efficiënt digitaal informatiebeheer (voorkomen van een selectieachterstand door automatische selectie bij vorming). Kort samengevat werd voor het bereiken van de erfgoeddoelstelling de oplossing gezocht in een nieuwe waarderingsmethode met een genuanceerd en flexibel resultaat. De oplossing voor het voorkomen van digitale selectieachterstanden werd bij de Rijksoverheid juist gezocht in een generiek en eenvoudig toe te passen instrument, het GWR. Vrijwel vanaf het begin is deze tegenstelling gesignaleerd, maar is het steeds bij plannen gebleven om deze tegenstelling te overbruggen. Was de opdracht al lastig genoeg, halverwege 2009 verschoof de focus naar een ander probleem: de papieren archiefvoorraad. Gezien de geschatte omvang daarvan op dat moment een goed te verdedigen keuze. Halverwege 2011 kwam echter vast te staan dat de archiefvoorraad veel kleiner was dan eerder geschat: 150 kilometer in plaats van 800 kilometer. Het probleem waarvoor twee jaar lang door het Nationaal Archief geld en capaciteit was vrijgemaakt, bleek veel kleiner te zijn. Het overgrote deel van de ontwikkelcapaciteit binnen het Nationaal Archief was geïnvesteerd in een slimme aanpak voor reeds gevormd archief en dat leverde wel algemene inzichten op, maar geen toepasbare aanpak voor selectie bij de bron. Het Nationaal Archief heeft daardoor een achterstand opgelopen in haar streven om de kwaliteit van de collectie Nederland te verbeteren. Tegelijk waren door zorgdragers wel substantiële stappen gezet om een digitale selectieachterstand te voorkomen: departementen ontwikkelden bijvoorbeeld het GWR. Tegelijk moet ook worden geconcludeerd dat het instrumentarium dat het Nationaal Archief in die periode heeft ontwikkeld voor zorgdragers ingewikkeld bleek te zijn en daardoor voor hen moeilijk uitvoerbaar. Bij de ontwikkeling van het instrumentarium was te weinig rekening gehouden met de realiteit bij archiefvormers bij de overheid: met zaken als bestuurlijk draagvlak en draagvlak binnen de organisatie, de competenties van het beschikbare personeel en de financiële mogelijkheden. Beperkende kaders die alleen maar sterker zijn geworden nu er sterk bezuinigd moet worden binnen de overheid. 6.2 Vooruitblik In het Toekomstplan, verschillende kamerbrieven en beleidsnotities is inmiddels de koers van het Nationaal Archief voor de komende periode uitgestippeld en die koers ziet er als volgt uit. Stap voor stap de kwaliteit van waarderen verbeteren De ervaring leert dat het GWR een bruikbaar basisinstrument is om op een eenvoudige manier selectie bij vorming te realiseren. Het is ook een grofmazig instrument dat leidt tot nodeloos veel bewaren en duurzaam beheren. Als Nationaal Archief blijven we streven naar een verbetering van de kwaliteit van waarderingen door toepassing van de systeemanalyse en trendanalyse. Het streven is eenvoudig: een toepasbare aanpak die er voor zorgt dat alleen de relevante informatie blijvend bewaard en duurzaam beheerd wordt. Dat het loont om selectief te zijn, wordt Pagina 19 van 22

20 bevestigd door het HEC-rapport van Teveel informatie bewaren en duurzaam beheren is duur en bedreigt de toegankelijkheid van informatie. Het Nationaal Archief levert in 2014 een beschrijving van het waarderingsinstrumentarium voor departementale zorgdragers. Programma Archief 2020 organiseert de doorontwikkeling van duurzame toegankelijkheid van informatie voor regionale overheden. Daarnaast gaan we de selectiedoelstelling operationaliseren door met het veld de selectiecriteria voor bewaren te moderniseren. Met betrekking tot de procedure zorgt het Nationaal Archief ervoor dat de externe deskundige meer in positie wordt gebracht en dat het systeemtoezicht op waardering en selectie wordt ingericht. Korte termijn: focus overheidsarchief Het Nationaal Archief richt zich voorlopig in eerste instantie op overheidsarchief en de toepassing van een nieuwe waarderingsmethode binnen dit domein. De omslag naar digitaal werken die momenteel binnen de overheid wordt gemaakt en dus de overgang naar selectie bij vorming vereist dat de focus wordt gericht op overheidsarchieven. Dat betekent niet dat de bijzondere waarde van particuliere archieven als het gaat om de opbouw van de collectie Nederland niet wordt erkend. Het programma Archief 2020 neemt het initiatief om met regionale en categoriale archiefinstellingen tot onderlinge afspraken over de opbouw en verdeling van de collectie Nederland te komen. Dit streven is ook vastgelegd in de Innovatieagenda van het programma, dat door het Archiefconvenant tussen OCW, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG), het Interprovinciaal Overleg (IPO) en de Unie van Waterschappen (UvW) kan rekenen op bestuurlijk draagvlak van alle bestuurslagen. Naar voren in de keten: adviseren over archiefvorming In een digitale omgeving geldt veel sterker dan in een papieren omgeving dat het niet vanzelfsprekend is dat alle relevante informatie als archief wordt beschouwd en in een archiefsysteem terecht komt. Denk daarbij aan , twitter, websites, informatie in database-applicaties, systemen voor keteninformatie zonder duidelijke zorgdrager. Het risico dat de digitale archiefbescheiden die op termijn naar archiefinstellingen worden overgebracht nauwelijks een goede afspiegeling vormen van het werkproces waar ze uit voorkomen, is groot. Goede dossiervorming, bepaalt welke informatie archiefwaardig is. Dit is in de eerste plaats de verantwoordelijkheid van de zorgdrager zelf. Het Nationaal Archief heeft als archiefinstelling echter baat bij een zorgvuldige omgang met informatie en voelt zich ook verantwoordelijk voor het belang van de recht- en bewijszoekende burger. Daarom zal het Nationaal Archief in haar adviesrol en vanuit haar functie als kenniscentrum over archiefvorming adviseren, onderzoek uitvoeren en schrijven over: archivering van websites e.d., de problematiek van keteninformatisering, het belang van goede procesbeschrijvingen, het hanteren van een duidelijke selectiedoelstelling en -criteria voor v-termijnen en de vraag wat archiefbescheiden zijn in een digitale omgeving. Het op te stellen programma van eisen - werkpakket 4 van het programma Digitale Taken Rijksarchieven (DTR) verschaft het Nationaal Archief een belangrijk instrument aan de voorkant van de informatieketen. Pagina 20 van 22