Cursus MS Word 2007 (Verzendlijsten) jan Opgaven MS Word EduPlan i-ctraining ww-2k7-sm

Transcriptie

1 Opgaven MS Word EduPlan i-ctraining ww-2k7-sm

2 Inhoud Samenvoegen... 1 Tabblad Verzendlijsten... 1 De procedure bij samenvoegen... 2 Opdrachten... 3 Opdracht 1 Gegevensbestand maken met Word Opdracht 2 Nieuw hoofddocument koppelen aan gegevenslijst... 4 Opdracht 3 Adressenlijst bij hoofddocument (weergave)... 5 Opdracht 4 Adressenlijst bij hoofddocument (sorteren)... 6 Opdracht 5 Adressenlijst bij hoofddocument (filteren)... 7 Opdracht 6 Hoofddocument samenstellen... 8 Opdracht 7 Voorbeeld van hoofddocument bekijken... 9 Opdracht 8 Hoofddocument samenvoegen (zonder voorwaarden) Opdracht 9 Hoofddocument uitbreiden met extra veld (Als Dan Anders).. 11 Opdracht 10 Weergave veldcodes in hoofddocument Opdracht 11 Hoofddocument samenvoegen (met voorwaarde) Opdracht 12 Hoofddocument openen (SQL-opdracht) Opdracht 13 Gegevensbestand (= bronbestand) bewerken Opdracht 14 Gegevensbestand wijzigen (nieuw veld) Opdracht 15 Koppeling aan een Excel-gegevensbestand Opdracht 16 Excel-gegevensbestand wijzigen (nieuwe record) Opdracht 17 Structuur Excel-gegevensbestand wijzigen (nieuw veld) Opdracht 18 Structuur Excel-gegevensbestand wijzigen (andere veldnaam). 20 Opdracht 19 Etiketten samenstellen (1) Opdracht 20 Etiketten samenstellen (2) Opdracht 21 Lijst samenstellen (1) Opdracht 22 Lijst samenstellen (2) EduPlan i-ctraining ww-2k7-sm

3 Samenvoegen Tabblad Verzendlijsten Zoals bekend, is de klassieke menu-indeling bij MS Word 2007 verdwenen evenals de (standaard) werkbalken. In de plaats ervan biedt MS Word het zogenaamde Lint met een aantal tabbladen. De procedures en gereedschappen voor het samenvoegen zijn ondergebracht in tabblad Verzendlijsten. In de figuur hieronder een weergave van het lint. Afhankelijk van de ruimte op het beeldscherm worden de knoppen en keuzelijsten ruimer of beknopter weergegeven. In de figuur hieronder wordt het lint in de ruimste opzet getoond; door ruimtegebrek op het staande A4-papier is het lint in twee helften verdeeld: Met de knop Enveloppen dan wel Etiketten wordt een dialoogvenster geopend van waaruit een vrijwel vergelijkbare procedure gevolgd kan worden als bij voorgaande versies. Met de knop Afdruk samenvoegen starten wordt een keuzelijst geopend van waaruit het type van de samenvoeging gekozen wordt; het Word-document wordt dan hoofddocument genoemd. Met de knop Adressen selecteren kan het gewenste gegevensdocument opgespoord, geselecteerd en gekoppeld worden aan het hoofddocument. De andere knoppen zijn beschikbaar na keuze van het type hoofddocument en na koppeling van het gegevensbestand EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 1

4 De procedure bij samenvoegen Stap 1: Type hoofddocument Kies uit de vijf standaardmogelijkheden het gewenste type hoofddocument. Met de optie Normaal Worddocument kan de samenvoeg-status van het document weer worden opgeheven. Dit betekent in, dat de koppeling naar het gegevensdocument wordt verbroken, eventuele veldnamen (in dat geval niet gekoppeld) blijven daarentegen in het document beschikbaar. Typen hoofddocument: Brief Adreslijst Etiketten Een Word-document met teksten en veldcodes van tenminste één pagina. (Voorheen catalogus) Een Word-document van tenminste één pagina. met de veldnamen gestructureerd met behulp van tabs of een tabel. De etiketten worden samengesteld vanuit een speciaal dialoogvenster met behulp van beschikbare formaten. Enveloppen De enveloppen worden samengesteld vanuit een speciaal dialoogvenster met behulp van beschikbare formaten. Automatisch wordt de weergave Web-layout in beeld gebracht. Stap 2: Keuze gegevensdocument Het gegevensbestand bevat de gestructureerde gegevens die met het hoofddocument worden samengevoegd. Men kan via deze knop een nieuw gegevensbestand samenstellen. In de praktijk zal er vrijwel altijd gewerkt worden met bestaande gegevensbestanden. Uiteraard is er ook de mogelijkheid om de lijst met contactpersonen bij Outlook aan een Word-hoofddocument te koppelen. Sinds versie 2002 biedt Word de mogelijkheid om de gegevens die vanuit het gegevensbestand worden opgehaald in een apart gegevensvenster te bekijken. De gegevens kunnen bij versie 2007 tevens gesorteerd, gefilterd, ontdubbeld (!) en gevalideerd worden. Stap 3: Tekst en veldnamen in het document plaatsen Vanuit de knop Samenvoegvelden invoegen kunnen de gewenste velden in het document geplaatst worden. Voor wie bekend is met de samenvoegprocedure levert dat geen problemen EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 2

5 Opdrachten Opdracht 1 Gegevensbestand maken met Word 2007 Zorg er voor, dat u met een nieuw, leeg document werkt. Gegevensdocument Voeg een nieuwe tabel in met zes kolommen (via tabblad Invoegen van het Lint) en typ onderstaande gegevens in de tabel. NB. Werk zoveel mogelijk met standaardopmaak voor datums en getallen, zodat de gegevens desgewenst naar een document van een andere toepassing (bijv. MS Excel) kunnen worden overgeheveld. Typ daarom 100,00 en niet 100,- Typ daarom bij een datum en niet Zorg er voor met optie AutoAanpassen Inhoud van AutoAanpassen in tabblad Indeling van het lint voor, dat de gegevens zoals hierboven worden weergegeven. Geef bovendien via tabblad Ontwerpen van het lint de tabel een duidelijke opmaak. Sla het document op in de standaardmap (dus D:\Cursist in de cursus bij EduPlan) onder de naam Ledenlijst.docx (of naar keuze Ledenlijst.doc) NB Geven we daarom voortaan in dit materiaal aan met de term Ledenlijst.doc(x) Sluit het document EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 3

6 Opdracht 2 Nieuw hoofddocument koppelen aan gegevenslijst Zorg er voor, dat u met een nieuw, leeg document werkt. Breng in het lint het tabblad Verzendlijsten in beeld. Open de keuzelijst bij Afdruk samenvoegen starten en kies optie Brieven. Open dan de keuzelijst bij Adressen selecteren en kies optie Bestaande lijst gebruiken. Blader vervolgens naar de standaardmap (D:\Cursist), selecteer het Word-document Ledenlijst.doc(x) en open dit. NB Het document is op de achtergrond geopend, zodat gegevens (vanuit de tabel) in dit document kunnen worden opgehaald. Het document is echter niet zichtbaar op het beeldscherm. Ga na, dat de inhoud van het tabblad Verzendlijsten in het lint nu aangepast is EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 4

7 Opdracht 3 Adressenlijst bij hoofddocument (weergave) Gebruik de knop Adressenlijst bewerken om het venster met de uit het brondocument opgehaalde gegevens weer te geven. In het bovenste paneel van dit venster wordt een lijst met records getoond, die vanuit de gegevensbron zijn opgehaald. Opmerking Duplicaten zoeken is een nieuwe techniek waarbij Microsoft het probleem van de dubbele records wil aanpakken. Adressen valideren is niet zonder meer beschikbaar. Daartoe moet eerst speciale software worden aangeschaft. Bij een lijst met een groot aantal records kunnen de bewerkingen Sorteren, Filteren, Duplicaten Zoeken en Geadresseerden zoeken goed van pas komen. De gegevenskolommen kunnen via een sleepbeweging met de muis breder of smaller worden gemaakt. Probeer dat eens uit. De gegevenskolommen kunnen via een sleepbeweging naar een andere positie worden gesleept. Probeer dat eens uit. Deze kolomaanpassingen zullen weinig helpen, want bij het sluiten van het venster worden de wijzigingen weer teniet gedaan. Via de selectieknoppen bij de veldnamen kunnen naar wens selecties gemaakt worden. Dit sluit goed aan bij het werken met Excel-lijsten. Sluit tenslotte dit venster EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 5

8 Opdracht 4 Adressenlijst bij hoofddocument (sorteren) Sorteren op één veld U kunt de lijst met records oplopend dan wel aflopend sorteren op één gegevensveld door in de kop (met veldnaam) te klikken. Probeer dat eens uit. Sortering (oplopend of aflopend) op één veld is ook mogelijk via de zwarte keuzelijstknop bij een veldnaam. U kunt records bij de samenvoegprocedure uit- of juist inschakelen door bij elke record het vinkje aan het begin van de record te wissen dan wel in te vullen. Probeer dat eens uit. Tevens kunnen alle records worden uit- of ingeschakeld via het aankruisvakje in de koprij met veldnamen. Sorteren op meer velden Met de optie Sorteren onder de gegevenslijst kan de lijst op maximaal drie velden gesorteerd worden. Sorteer de lijst eens zoals hieronder is aangegeven. Sorteer daarna de lijst weer oplopend op Nr EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 6

9 Opdracht 5 Adressenlijst bij hoofddocument (filteren) Filteren met één of meer voorwaarden U kunt de records met de optie Filteren onder de gegevenslijst op één of meer voorwaarden filteren. Hieronder een voorbeeld, waarbij alleen de records van mannen in Arnhem worden weergegeven. Voer dat eens uit. Met de knop Alles wissen worden de voorwaarden van het filter weer verwijderd. Voer dat nu eens uit. Sorteren met de operator OF Opmerking Tijdens testen werd dit niet goed uitgevoerd en werd de werking van MS Word nogal eens afgebroken. Hieronder een filter waarbij de twee voorwaarden met de operator OF zijn gekoppeld. Het gaat om de bedragen die niet tussen 10 en 100 liggen. Voer dat eens uit EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 7

10 Opdracht 6 Hoofddocument samenstellen Samenvoegvelden Open vanuit tabblad Verzendlijsten van het lint met de knop Samenvoegvelden invoegen het bijbehorende dialoogvenster. Dit venster bevat alle velden van het gegevensbestand. Door dubbelklikken op een veldnaam of met de knop Invoegen wordt dit veld in het Word-document geplaatst. Het is helaas niet mogelijk om met het geopende venster ook in het Worddocument wijzigingen aan te brengen. Sluit het venster en klik eenmaal op de knop Samenvoegvelden invoegen zodat de velden in een keuzelijst worden weergegeven. Dit werkt wellicht sneller. Breng alle veldnamen en bijbehorende teksten aan om het onderstaande document samen te stellen. Sla dit document op onder de naam Teruggavenbrief.doc(x) EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 8

11 Opdracht 7 Voorbeeld van hoofddocument bekijken Voorbeeld bekijken (ABC-knop) Gebruik in tabblad Verzendlijsten van het lint de knop Voorbeeld van het resultaat (ook wel ABC-knop.) Toelichting Elke veldaanduiding wordt dan tijdelijk vervangen door de waarde van het bijbehorende veld in de eerste record van de gegevenslijst. De knop wordt bij een kleiner venster als ABC-knop getoond. Navigeren door de gegevenslijst Met de vier pijlknoppen kan de voorbeeldbrief bij elke record van de gegevenslijst worden bekeken. Geadresseerde zoeken Met de knop Geadresseerde zoeken kunnen alle records worden opgespoord waarin bij een nader aan te geven veld een nader aan te geven waarde voorkomt. Geef zoals hierboven aangegeven opdracht om alle records op te sporen waarin het woord straat in het veld Adres voorkomt. Schakel met de juiste knop het voorbeeld weer uit (velden worden dan getoond.) EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 9

12 Opdracht 8 Hoofddocument samenvoegen (zonder voorwaarden) Open in het tabblad Verzendlijsten van het lint met knop Voltooien en samenvoegen de bijbehorende keuzelijst. Kies de optie Afzonderlijke documenten bewerken (beetje ingewikkelde term voor het samenvoegen naar een nieuw document) Via dit dialoogvenster kan worden aangegeven welke records met het hoofddocument samengevoegd moeten worden. Kies de optie Alles en vervolg de procedure met de OK-knop. Resultaat Een nieuw Word-document met de naam Brieven<nr>, waarbij <nr> een automatisch gegenereerd rangnummer is. Dit document is het resultaat van een samenvoeging; het hoeft niet bewaard te worden. U kunt het immers zo vaak als nodig samenstellen vanuit het hoofddocument. Sluit het document Brieven<nr> (niet opslaan). Met de optie Documenten afdrukken wordt eveneens het bovenstaande dialoogvenster geopend. Vervolgens kunnen de brieven naar de printer gestuurd worden EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 10

13 Opdracht 9 Hoofddocument uitbreiden met extra veld (Als Dan Anders) Bij de adressering moet op basis van het veld MV in elke brief de juiste uitdrukking (De heer, Mevrouw) ingevoegd worden. Komt zo'n tekst niet als apart veld in de gegevensbron voor, maak dan een extra Word-veld. Plaats het invoegteken links van het veld «Naam» in de eerste adresregel. Open in het tabblad Verzendlijsten van het lint de keuzelijst bij de optie Regels en kies de optie Als Dan Anders Voer in het dialoogvenster de gegevens in, zoals hieronder aangegeven. Zelf typen. Kies uit de bijbehorende keuzelijsten. Letters m en v komen in het gegevensdocument voor; typ zelf de juiste letter. Sluit daarna met de OK-knop het dialoogvenster en typ in de brief zelf nog een extra spatie als scheiding tussen de adressering en de naam (deze spatie kan ook in de beide in te voegen teksten worden opgenomen.) Resultaat: De juiste adressering wordt onmiddellijk getoond. Breng met de knop Voorbeeld van het resultaat (ABC-knop) de gegevens weer in beeld en blader ter controle door de records van het gegevensbestand. Vervang in de aanhef (Geachte heer/mevrouw ) de tekst heer/mevrouw op eenzelfde manier door het woord mevrouw (bij MV = v) of het woord heer ( bij andere tekst dan v); plaats eerst het invoegteken op de juiste positie in het document. Controleer het resultaat daarna door te beladeren door de verschillende records van het gegevensbestand EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 11

14 Opdracht 10 Weergave veldcodes in hoofddocument Weergave document Zoals bekend kan met de knop Voorbeeld van het resultaat geschakeld worden tussen de weergave met veldnamen en de weergave met (gegevens)waarden. Met de toetscombinatie Alt-F9 kunt u schakelen tussen veldnamen en veldcodes. Alt_F9 Alt_F EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 12

15 Opdracht 11 Hoofddocument samenvoegen (met voorwaarde) Zorg er voor, dat de veldcodes in het hoofddocument weer verborgen zijn. Stel via de knop Adressenlijst bewerken in, dat alleen aan personen met woonplaats Arnhem een brief gestuurd moet worden. Sorteer de records bovendien oplopend op Naam. Breng met de navigatieknoppen voor deze drie personen de bijbehorende brief in beeld. Geef opdracht voor een samenvoeging naar een nieuw document op basis van deze gefilterde lijst. Sluit daarna het document met de drie brieven (niet opslaan). Bekijk op deze wijze ook het resultaat bij een filtering op personen met een bedrag kleiner dan 25; sorteer de resulterende lijst tevens aflopend op het veld Bedrag. Sluit daarna het document met de samengevoegde brieven (niet opslaan). Bekijk op deze wijze ook het resultaat bij een filtering op mannen met een bedrag groter dan 10; sorteer de resulterende lijst tevens aflopend op het veld Bedrag. Sluit daarna het document met de samengevoegde brieven (niet opslaan) EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 13

16 Opdracht 12 Hoofddocument openen (SQL-opdracht) Geen voorwaarden ingesteld Bij het openen van een hoofddocument met bijbehorend (= gekoppeld) gegevensbestand verschijnt de volgende mededeling: Zijn de records gesorteerd en/of is er een filter ingesteld, dan wordt ook deze situatie vermeld. Bijvoorbeeld: De technische aanduiding SELECT * FROM... WHERE ORDER wordt SQL genoemd; het betreft een standaardtaal voor het werken met databases. Sla nu eerst de wijzigingen in het hoofddocument op en sluit het daarna. Open vervolgens weer het hoofddocument. In de SQL-opdracht wordt dan aangegeven dat alleen de records van mannen met een bedrag groter dan 10 en aflopend gesorteerd op bedrag getoond zullen worden. Stel het filter en de sortering zo in, dat alleen de records van mensen die NIET in Arnhem wonen, oplopend gesorteerd op woonplaats getoond worden. Sla dit document op, sluit het daarna en open het tenslotte weer. Resultaat: EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 14

17 Opdracht 13 Gegevensbestand (= bronbestand) bewerken Record wijzigen toevoegen / verwijderen Zorg er voor, dat er in het hoofddocument geen filter is ingeschakeld. Open met de knop Adressenlijst bewerken de lijst met records vanuit het bronbestand, selecteer in de keuzelijst bij Gegevensbron het gegevensbestand en open met de knop Bewerken het onderstaande dialoogvenster. Wijzig het bedrag bij Janssen uit Nijmegen in 23,75 Wijzig de naam van mevrouw Vos te Arnhem in Vossen - de Wit. Geef opdracht om een nieuwe record toe te voegen en typ de gegevens in van: mevrouw Müller - Lafêbre (nr 205), Graafseweg 13 te Nijmegen, bedrag 25,00 Sluit dit venster daarna met de knop Sluiten. Selecteer nog eens de gegevensbron in de keuzelijst bij Gegevensbron en gebruik de knop Vernieuwen om de gegevens in het hoofddocument op te halen EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 15

18 Opdracht 14 Gegevensbestand wijzigen (nieuw veld) Gegevensbestand openen Sluit het hoofddocument Teruggavenbrief.doc(x). Open het Word-document Ledenlijst.doc(x). Ga na, dat de nieuwe record voor mevr. Müller-Lafêbre in de tabel is opgenomen. Voeg links van de kolom met de bedragen een nieuwe kolom in en typ de gegevens zoals hieronder aangegeven. Sla de gewijzigde versie van het document op en sluit het document. Open weer het hoofddocument Teruggavenbrief.doc(x). Bekijk met de knop Adressenlijst bewerken de lijst met records vanuit het bronbestand (het nieuwe veld Datum is beschikbaar). Neem het nieuwe veld Datum op, zoals hieronder is aangegeven: Ga na, dat het mogelijk is om een filter te maken met Datum < Sla de gewijzigde versie van het hoofddocument nog eens op EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 16

19 Opdracht 15 Koppeling aan een Excel-gegevensbestand Vanuit Word- naar Excel-document Zorg er voor, dat het Word-document Ledenlijst.doc(x) geopend is. Selecteer de hele tabel en maak een kopie. Sluit het Word-document Open de Excel-toepassing met een nieuw, leeg document. Plak de inhoud van het klembord vanaf cel A1 in het werkblad. Schakel daarna voor de geselecteerde cellen via het dialoogvenster Celeigenschappen de optie Terugloop uit. Maak indien nodig de kolommen zo breed als gewenst. Wijzig de naam van het werkblad in teruggaven. Sla het Excel-document op onder de naam Ledenlijst.xls(x). Sluit het Excel-document. Excel-document koppelen aan hoofddocument Open - indien nodig - het Word-document Teruggavenbrief.doc(x) Open met knop Adressen selecteren en daarin optie Bestaande lijst gebruiken het bijbehorende dialoogvenster en koppel het Excel-document Ledenlijst.xls(x). Het werkblad teruggaven wordt getoond; dit kan vervolgens gekoppeld worden. Omdat alle velden dezelfde namen hebben als de velden in het Word-document zijn er verder geen extra handelingen te verrichten. Bij het veld Bedrag worden (helaas) eventueel niet afgeronde waarden met dertien decimalen getoond. (Veroorzaakt door kopieer/plak-opdracht vanuit Word) EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 17

20 Opdracht 16 Excel-gegevensbestand wijzigen (nieuwe record) Start de werking van MS Excel en open het document Ledenlijst.xls(x) Vermoedelijk volgt er een foutmelding; de bijbehorende tekst is niet juist. Eigenlijk wordt bedoeld dat het Excel-bestand in gebruik is bij een Word-document. Sluit eerst het Word-hoofddocument. Open nu het document Ledenlijst.xls(x) (lukt dan wel.) Maak van het blok met gegevens een echte Excel-tabel met kopteksten (via de opdracht Invoegen Tabel in het lint). Voeg aan het einde van de lijst de volgende record toe: Sla de gewijzigde versie van dit Excel-document op en sluit het document. Open het Word-document Teruggavenbrief.doc(x) Bekijk nog eens de vanuit het Excel-document verkregen gegevens met de knop Adressenlijst bewerken EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 18

21 Opdracht 17 Structuur Excel-gegevensbestand wijzigen (nieuw veld) Sla het Word-hoofddocument nog eens op en sluit dit document. Open met MS Excel het document Ledenlijst.xls(x) Neem alle benodigde stappen om de lijst uit te breiden met de kolom met kopje Voorlt en typ de voorletters zoals hieronder aangegeven. Sla de gewijzigde versie van dit document op en sluit het document. Open het Word-document Teruggavenbrief.doc(x) Bekijk nog eens de vanuit het Excel-document verkregen gegevens met de knop Adressenlijst bewerken. Neem in de eerste alinea van het document nu ook het veld op met de voorletters (zie voorbeeld). Sla de gewijzigde versie van het Wordhoofddocument nog eens op EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 19

22 Opdracht 18 Structuur Excel-gegevensbestand wijzigen (andere veldnaam) Sluit het Word-hoofddocument. Open met MS Excel het document Ledenlijst.xls(x) Wijzig het kopje Naam in Achternaam. Sla de gewijzigde versie van dit document op en sluit het document. Open het Word-document Teruggavenbrief.doc(x) Bekijk nog eens de vanuit het Excel-document verkregen gegevens met de knop Adressenlijst bewerken. Ga na, dat met de knop Voorbeeld van het resultaat de volgende melding verschijnt Selecteer in de keuzelijst bij Velden in gegevensbestand de nieuwe veldnaam Achternaam en klik op de OK-knop (ook al wordt Veld verwijderen aangegeven!). Voer deze handeling nog eens uit voor de tweede maal dat het veld Naam in het hoofddocument voorkomt. Sla de gewijzigde versie van het Word-hoofddocument weer op, nadat op de hier beschreven wijze de koppeling is hersteld EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 20

23 Opdracht 19 Etiketten samenstellen (1) Zorg voor een nieuw, leeg Word-document. Open in het tabblad Verzendlijsten de keuzelijst bij Afdruk samenvoegen starten en kies optie Etiketten. Toelichting De keuzelijst Etiketproducent bevat de belangrijkste etiket-merken (Avery, Herma, e.d.). De keuzelijst Productnummer bevat bij elk merk de belangrijkste etiketsoorten. Voor deze oefening gebruiken we het merk Herma en daarbij het etiket met code 4615 (het gaat om een etiket van 3,71 cm hoog en 7 cm breed, 3 horizontaal en 8 verticaal). In totaal dus 24 etiketten op een A4-pagina. Met de knop Details kan het etiket nader bekeken worden: Sluit dit dialoogvenster met details. Sluit het dialoogvenster Opties met de OK-knop. Resultaat: De indeling bij dit etiket wordt in het document geplaatst: een tabel van 8 rijen en 3 kolommen. Breng de rasterlijnen in beeld met de knop Rasterlijnen in het tabblad Indeling EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 21

24 Opdracht 20 Etiketten samenstellen (2) Zorg er nu met de knop Adressen selecteren, dat het bestaande Exceldocument Gemeenten in Gelderland.xls(x) geopend (in feite gekoppeld) wordt. Gemeenten in Gelderland.xls Dit Excel-document is te vinden in de map D:\Data\Excel2003\Excel2003Data\Diversen Van een Excel-document worden in dit venster de namen van de afzonderlijke werkbladen getoond. Soms is een uitdrukking zichtbaar met achter de $-teken nog een underscore (dus _). Deze uitdrukking dan juist niet gebruiken. Koppel het werkblad Adresgegevens van dit Excel-document aan het Worddocument (dus selecteren en OK-knop). Effect: In alle etiketten - uitgezonderd het eerste - wordt automatisch het Word-samenvoeg veld «Volgende record» geplaatst. Bekijk eerst nog eens de vanuit het Excel-document verkregen gegevens met de knop Adressenlijst bewerken. Maak nu de indeling van het etiket (zie figuur) vanuit de lijst met samenvoegvelden. De tekst Gemeente moet getypt worden, de vijf samenvoegvelden moeten via de lijst ingevoerd worden en de aanhef (De heer of Mevrouw) moet via het speciale Word-veld Als... Dan... Anders ingevoerd worden. Gebruik tenslotte de knop Etiketten bijwerken om de indeling van het eerste etiket aan de overige etiketten door te geven. Met de de knop Voorbeeld van het resultaat kan een indruk worden verkregen van een serie van 24 etiketten. Sla het document op als: Etiket 3x8 Gelderse Burgemeesters.doc(x) Voer tenslotte de samenvoeging naar een nieuw document uit (3 etiketvellen). Opdracht 21 Lijst samenstellen (1) EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 22

25 Vanuit de lijst met Gelderse burgemeesters wordt een deellijst naar een Worddocument overgebracht met twee varianten van de kopieer- en plaktechniek. Zorg er voor, dat u met een nieuw, leeg Word-document werkt. Geef het document via Pagina-indeling Afdrukstand de afdrukpositie Liggend. Zorg er voor, dat met Excel vanuit map D:\Data\Excel2003\Excel2003Data\Diversen het document Gemeenten+Burgemeesters (Gelderland).xls geopend word. In deze versie van de Gelderse gemeenten is de kolom met de namen van de burgemeesters opgesplitst in zes kolommen. Selecteer de gehele Excel-tabel (tip: sneltoets Ctrl_* vanuit één van de cellen in de koprij) Maak een kopie van de selectie, breng het Word-document in beeld en plak de lijst in het Word-document. Conclusie: De lijst is te breed om geheel weergegeven te worden. Zelfs met kleinere letter, kleinere kolombreedte en smallere marges lukt het niet. Maak de plakopdracht ongedaan. Selecteer in het Excel-document de acht kolommen A t/m H, maak een kopie en plak de (deel)lijst in het Word-document. (Met optie Indeling Veldnamenrijen herhalen wordt de koprij op elke pagina geplaatst) Nadeel van deze plaktechniek: de gegevens worden niet automatisch vernieuwd. Maak de ongedaan, zodat het document weer leeg is. Geef vervolgens (kopie deellijst staat nog op klembord) de opdracht om de lijst speciaal te plakken en wel gekoppeld als HTML-indeling. Tip: Met de sneltoets Alt_F9 kan de bijbehorende code getoond/verborgen worden. { LINK Excel.Sheet.8 "D:\\Data\\Xls2003\\Xls2003data\\Diversen\\Gemeenten+Burgemeesters (Gelderland).xls" "Adresgegevens!K1:K8" \a \f 4 \h} EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 23

26 Opdracht 22 Lijst samenstellen (2) Vanuit de lijst met Gelderse burgemeesters wordt een deellijst naar een Worddocument overgebracht met de samenvoegtechniek. Zorg er voor, dat u met een nieuw, leeg Word-document werkt en geef het document de afdrukpositie Liggend. Kies bij Verzendlijsten Afdruk samenvoegen starten de optie Adreslijst. Zorg er nu met de knop Adressen selecteren voor, dat het bestaande Excel-document Gemeenten+Burgemeesters (Gelderland).xls geopend (in feite gekoppeld) wordt. Gemeenten+Burgemeesters (Gelderland).xls Dit Excel-document is te vinden in de map D:\Data\Excel2003\Excel2003Data\Diversen Bekijk eerst nog eens de vanuit het Excel-document verkregen gegevens met de knop Adressenlijst bewerken. Plaats in het Word-document een tabel met één rij en 8 kolommen. Voeg de veldnamen in dezelfde volgorde als gegeven in de tabel in, dus: Sla het document op onder de naam: Lijst Gelderse Burgemeesters.doc(x) Voer tenslotte de samenvoeging naar een nieuw document uit. Nadeel is, dat er geen koprij boven de lijst beschikbaar is Maak in het hoofddocument een kopie van de tabel van één rij, en plak de selectie in de koptekst (via tabblad Invoegen van het lint). Wijzig de veldnamen in onderstaande koprijteksten Voer tenslotte nog eens de samenvoeging naar een nieuw document uit EduPlan i-ctraining ww-2k3-sm Pagina 24