PlanCare Dossier ZorgPlanning versie 1.8 Inrichten PlanCare Dossier ZorgPlanning. Inhoud

Transcriptie

1 Inhoud Inloggen als beheerder... 2 Basisinstellingen verbindingen... 2 Aanmaken routes... 3 Filteren van routes... 4 Beheren weergave taken... 6 Beheren algemene weergave Beheren gebruikers Basisinstellingen herhalingspatronen Beheren verbindingen Beheren PDA instellingen Beheren indirecte en cluster taken Beheren rapporten Beheren C-track Beheren instellingen via website Beheren koppeling PlanCare Dossier en ZorgPlanning Informatie in Mijn Agenda en Cliënt Agenda Tooltip informatie in Zoekschermen LET OP Aanpassingen in de instellingen van PlanCare Dossier ZorgPlanning hebben pas effect nadat de applicatie is afgesloten en opnieuw is gestart. De Heer Software Pagina 1 van 21

2 Inloggen als beheerder Om de instellingen van PlanCare Dossier ZorgPlanning te kunnen beheren dient u in te loggen als beheerder van de applicatie. Bij de installatie heeft u hiervoor een aparte snelkoppeling gekregen met bijbehorende instructies. Indien u niet (meer) in staat bent om als beheerder in te loggen in PlanCare Dossier ZorgPlanning neem dan contact op met uw systeembeheerder. Start het instellingenmenu op door achtereenvolgens te klikken op Extra Instellingen. Het volgende venster verschijnt. Basisinstellingen verbindingen Bij de installatie van PlanCare Dossier ZorgPlanning door De Heer Software zijn de instellingen op dit tabblad al ingevuld en uitgetest. Aan de hand van bovenstaand scherm kunt u controleren of de instellingen nog voldoen. Veld Omschrijving SQL server Vul hier de DNS naam of het IP adres van de SQL server in. Aanmelding Geef hier aan welk type authenticatie wordt gebruikt om contact te maken met de SQL-server (NT user of SQL) Gebruiker Vul hier de inlognaam van de SQL-server in Wachtwoord Vul hier het bijbehorende wachtwoord in Uniplanning DB Vul hier de naam van de PlanCare Dossier ZorgPlanning database in Externe DB TEST Linked-server Gebruik cliënten koppeling Omschrijving database Vul hier de naam van de PlanCare Dossier database in Klik op deze knop om de verbinding met de SQL server te testen. Ook de ingevoerde waarden onder het kopje Koppelingen worden geverifieerd. Standaard staat deze optie uit Standaard staat deze optie uit. De eerste twee velden staan hiermee uitgeschakeld. De onderste twee velden horen ingevuld te zijn zoals in bovenstaand schermafdruk staat aangegeven. Standaard staat hier PlanCare Dossier Zorgplanning Dit is de naam die de applicatie in de taakbalk weergeeft. De Heer Software Pagina 2 van 21

3 Aanmaken routes Op het tabblad Resources worden de routes beheerd. Een nieuwe route kan worden toegevoegd door op de knop Nieuw te klikken in het midden van het scherm. Het volgende scherm verschijnt. In het veld Naam route wordt de naam van de nieuwe route ingevoerd. Tevens kan er een standaard medewerker aan deze route worden gekoppeld. Alle taken binnen deze route worden iedere dag gekoppeld aan deze medewerker. Binnen het planbord kan de standaard medewerker op een dag vervangen worden door een andere medewerker. Indien er geen standaard medewerker gekoppeld kan/mag worden aan de route wordt Geen ingevuld. Om een route te bewerken, klik op de te wijzigen route en vervolgens op de knop Wijzig in het midden van het scherm. Nu verschijnt het scherm Onderhoud route opnieuw. Om een route te verwijderen, klik op de te verwijderen route en vervolgens op de knop Verwijder in het midden van het scherm. Routes kunnen alleen verwijderd worden als er geen planningen meer aan verbonden zijn. De Heer Software Pagina 3 van 21

4 Filteren van routes Het is mogelijk om routes in één of meerdere filters te plaatsen. Dit biedt de planner de mogelijkheid om verschillende routes snel in beeld te krijgen. Om een nieuw filter aan te maken, klik op de knop Nieuw rechtsonder in het scherm. Het volgende scherm verschijnt. In het veld Naam wordt de naam van het filter ingevuld. Vervolgens kan worden bepaald welke routes er in het filter worden opgenomen. Klik op een route aan de linkerzijde van het scherm en klik vervolgens op het bovenste zwarte driehoekje in het midden van het scherm. De route wordt nu overgehaald naar de rechterzijde van het scherm. Herhaal dit voor alle routes die in het filter moeten worden opgenomen. Om een route uit een filter te verwijderen, klik je op de route aan de rechterzijde van het scherm en vervolgens op het onderste zwarte driehoekje in het midden van het scherm. De route is nu verplaatst naar de linkerzijde van het scherm. De Heer Software Pagina 4 van 21

5 Door op de zwarte driehoekjes aan de rechterzijde van het scherm te klikken kan een route omhoog of omlaag in het filter worden verplaatst. Dubbelklik op één van de filternamen aan de rechterzijde van het scherm om een route te bewerken. Onderstaand staat een beschrijving van de overige velden die op dit tabblad te vinden zijn. Veld Personeel, naam veld Personeel filter Personeel sortering Omschrijving Vul hier de naam in van het veld uit de gekoppelde personeelstabel die getoond moet worden. Vul hier in aan welke voorwaarde(n) het medewerkerrecord moet voldoen om in de lijst met te plannen medewerkers te verschijnen om aan een route te koppelen. (T-SQL string, WHERE statement) Vul hier de naam in van het veld uit de gekoppelde personeelstabel waarop gesorteerd wordt. De Heer Software Pagina 5 van 21

6 Controle op dubbele resource aktief Gekoppelde planningen toestaan Slepen naar gekoppelde medewerker toestaan Aanpassen planningen gekoppelde medewerker toestaan Indien aangevinkt wordt er bij het koppelen van een medewerker aan een route gecontroleerd of deze medewerker die dag ook al aan een andere route gekoppeld is. Met deze optie wordt aangegeven dat er ook indirecte taken aan een medewerker mogen worden gekoppeld. Dit kan bijvoorbeeld via de website met de optie Vrije Planning in Mijn Agenda. Met deze optie wordt aangegeven dat in het planbord een indirecte taak kan worden gesleept naar een medewerker. De planner kan dan dus planningen specifiek voor een medewerker toevoegen. Met deze optie wordt aangegeven dat indirecte taken die gekoppeld zijn aan de medewerker, in het planbord door de planner mogen worden beheerd. Beheren weergave taken Op het tabblad Taken worden de taken beheerd. Aan de linkerzijde van het scherm staan de taken die zijn opgenomen in het planbord. Tijdens de installatie is met u besproken voor welke projecten uit PlanCare Dossier er taken aangemaakt moeten worden. Deze instelling is te beheren via de optie 'Settings in de ZorgPlanning website. Om de weergave van een taak aan te passen dubbelklikt u op de betreffende taak aan de linkerzijde van het scherm. Het volgende scherm verschijnt. De Heer Software Pagina 6 van 21

7 Veld Omschrijving Extern type Externe tabel Extern veld Maximaal aantal planningen Achtergrond planning Filter op resource Extern Veld Externe filterfunctie Omschrijving Omschrijving van dit type taak. Hier wordt de code ingevuld die een relatie vormt met het project in PlanCare Dossier. Neem voor ondersteuning contact op met de helpdesk. Standaard: VW_MUTATIE_PLANNING Standaard: Planning_ID Altijd standaard waarde 0 hanteren (=onbeperkt) Deze optie moet standaard uit gevinkt zijn. Met deze optie kan worden aangegeven dat de afdelingsrechten uit PlanCare Dossier voor de ingelogde ZorgPlanning gebruiker worden doorgevoerd, zodat alleen de taken die gekoppeld zijn aan de geautoriseerde afdelingen kunnen worden gezien en bewerkt. LET OP: dit werkt alleen correct als een gebruiker gekoppeld is aan een PlanCare Dossier gebruiker (zie tabblad Gebruikers/Herhaling) Hierin wordt het veld opgenomen waarop gefilterd wordt; in dit geval Afdeling_ID Hierin wordt de functie getoond die wordt gebruikt bij het affilteren van de afdelingen voor de gebruiker; in dit geval ZorgPlanningResourceFilterAfdeling De vormgeving van de taak op het planbord wordt getoond bij het kopje Layout. Deze vormgeving kan worden aangepast door op de drie knoppen onder de weergave te klikken. De Heer Software Pagina 7 van 21

8 Achtergrond Kies in het scherm hiernaast de gewenste achtergrond kleur van de taak. Indien gewenst kan via de optie Define Custom Colors uit een uitgebreider kleurenpalet gekozen worden. Tekst Kies in het scherm hiernaast de gewenste achtergrond kleur van de taak. Indien gewenst kan via de optie Define Custom Colors uit een uitgebreider kleurenpalet gekozen worden. Lettertype In het bovenstaande scherm kunnen lettertype en stijl gekozen worden van de taak, zoals deze op het planbord zal verschijnen. Sluit af door op OK te klikken. De Heer Software Pagina 8 van 21

9 Onder het kopje Toon velden wordt de informatie gekozen die op de taak en de planningen in het planbord wordt getoond. Indien gewenst kunnen velden met de zwarte driehoekjes van links naar rechts en omgekeerd verplaatst worden. Het kopje Rapport velden en het veld Sortering hoeven niet te worden ingevuld. Aan de rechterzijde van het tabblad Taken staan de standaard iconen. Deze hoeven verder niet beheerd te worden. De Heer Software Pagina 9 van 21

10 Beheren algemene weergave Op het tabblad Planning wordt de algemene weergave van PlanCare Dossier ZorgPlanning beheerd. Hieronder volgt een omschrijving van de velden. Veld Omschrijving Werktijd van Hier kan de starttijd ingevuld worden van de werkdag. Werktijd tot Hier kan de eindtijd ingevuld worden van de werkdag. Nauwkeurigheid De nauwkeurigheid van het grid wordt hier ingegeven. Overlap Indien twee geplande taken elkaar overlappen op een route dan krijgen de randen de gekozen kleur en lijndikte. Planningen Hier worden het lettertype, de letterkleur en de achtergrondkleur van de maandweergave vastgelegd. Outlook overzicht actief Status aanpassen van planningen toestaan Tooltip kleuren Met deze optie wordt aangegeven of de Outlook weergave in het planbord actief moet zijn. Als deze optie aan staat dan is het mogelijk om via het planbord een zorgtaak af te melden en door te boeken naar PlanCare Dossier. Standaard: aangevinkt Hier worden het lettertype, de letterkleur en de De Heer Software Pagina 10 van 21

11 achtergrondkleur van de tooltips in de week-, maand- en outlookweergave vastgelegd. Initieel planningen inladen van Maximaal x dagen in de toekomst afronden Taak annuleren toestaan Toon totaal aantal taken Met deze optie wordt bepaald voor welke periode de planningen worden ingeladen bij het opstarten van de applicatie. Door de periode te verkleinen zal de applicatie sneller opstarten. Planningen die buiten deze periode vallen, worden ingeladen op het moment dat de betreffende datum wordt geselecteerd. Met deze optie wordt aangegeven voor hoeveel dagen in de toekomst een tijdsregistratie mag worden ingevoerd en/of afgerond. Dit heeft effect op zowel het planbord, de website als de PDA applicatie. Als deze optie aan staat is het mogelijk om een zorgtaak te verwijderen uit het planbord. Alle niet-uitgevoerde planningen kunnen daarmee komen te vervallen. Toont het totaal aantal zorgtaken dat voor een bepaalde type taak aanwezig is. Toon aantal nog te plannen Toont het totaal aantal zorgtaken dat voor een bepaalde type taak nog moet worden gepland. Tekst uitlijning Geeft aan op welke plek de omschrijving van de type zorgtaak wordt getoond. Lijst tekst Sub tekst Standaard gekoppeld Niet gekoppeld Hier worden het lettertype en de letterkleur van de routes vastgelegd. Hier worden het lettertype en de letterkleur van de medewerker die aan een route is gekoppeld vastgelegd. Hier worden het lettertype en de letterkleur van de routes vastgelegd waarvoor een medewerker is gekoppeld. Hier worden het lettertype en de letterkleur van de routes vastgelegd waarvoor geen medewerker is gekoppeld. De Heer Software Pagina 11 van 21

12 Beheren gebruikers Op het tabblad Gebruikers/Herhaling worden de gebruikers van PlanCare Dossier ZorgPlanning beheerd. Dus alleen de mensen die gebruik maken van deze applicatie. Ook kan een aantal basisinstellingen voor het aanpassen van herhalingspatronen worden ingesteld. Een medewerker wordt toegevoegd door op de knop Nieuw linksonder in het scherm te klikken. Het volgende scherm verschijnt. Veld Naam Gebruikersnaam Wachtwoord Beheerder Alleen lezen Omschrijving Volledige naam van de gebruiker Inlognaam van de gebruiker Wachtwoord van de gebruiker ingeven (tweemaal) Met deze optie mag de gebruiker alle functies uitvoeren, behalve die onder menu-item Instellingen De gebruiker mag alleen raadplegen De Heer Software Pagina 12 van 21

13 Aanpassen herhalingen Kan planningen gereed melden Externe Resource De gebruiker mag de herhalingspatronen bewerken Met deze optie mag de gebruiker een planning in het planbord afmelden. Hiermee wordt de relatie gelegd tussen een gebruiker in ZorgPlanning en een gebruiker uit PlanCare Dossier. Dit is van belang voor het toepassen van de afdelingsrechten filter in het planbord. De combo wordt op dezelfde manier gevuld als de lijst met te koppelen medewerkers aan een route. Het filter dat hiervoor gebruikt wordt is bij Instellingen terug te vinden op het tabblad Resource. De gegevens van een gebruiker kunnen worden beheerd door op de betreffende naam aan de linkerzijde van het scherm te dubbelklikken. Een gebruiker kan ook worden verwijderd. Klik hiervoor eerst op de naam van de gebruiker en vervolgens op de knop Verwijderen linksonder in het scherm. Het schermdeel PDA logins hoeft niet te worden gevuld. Het inloggen op de PDA applicatie verloopt niet via deze optie, maar via de login systematiek van PlanCare Dossier. Basisinstellingen herhalingspatronen Herhalingspatronen kunnen worden beveiligd tegen aanpassen. Kies hiervoor een van de beschikbare opties. In het onderste veld wordt aangegeven hoeveel maanden vooruit herhalingspatronen worden doorgevoerd op het planbord. De optie Toon grid op planningen geeft aan of een geplande taak moet worden voorzien van een grid achtergrond of een egale achtergrond. De Heer Software Pagina 13 van 21

14 Beheren verbindingen Op het tabblad Verbindingen wordt de verbinding met de synchronisatie service beheerd. Tijdens de installatie is een service met de naam PE Server geïnstalleerd op de SQL server waar zowel de database van PlanCare Dossier Zorglanning als van PlanCare Dossier staan. Op dit tabblad wordt de server en de poort ingegeven. Indien dit goed is ingevuld zal linksonder in het planbord de status Verbonden worden aangegeven. De PE Server zorgt ervoor dat het planbord actueel blijft. Elke verandering die wordt doorgevoerd, zal bij iedereen die actief in het planbord werkt, worden doorgevoerd. De overige opties zijn niet noodzakelijk voor het gebruik in combinatie met PlanCare Dossier. De Heer Software Pagina 14 van 21

15 Beheren PDA instellingen Op het tabblad PDA worden de instellingen met betrekking tot het verwerken van afgehandelde taken beheerd. De optie Direct afmelden planning bij monteur gereed moet zijn aangevinkt, om directe verwerking naar PlanCare Dossier mogelijk te maken. Indien deze optie niet is geactiveerd zal de verwerking niet goed verlopen. De overige opties zijn standaard uitgeschakeld. De Heer Software Pagina 15 van 21

16 Beheren indirecte en cluster taken Op het tabblad Indirect/Cluster worden de instellingen met betrekking tot het maken van indirecte en cluster taken beheerd. In dit deel wordt de inrichting rondom de indirecte bonnen beschreven. Er zijn drie typen indirecte bonnen, te weten: - Cliënt planningen voor Mijn Agenda (web) cliëntgebonden afspraken die per keer worden ingepland in de webagenda van de medewerker. WEL in tijdverantwoording van PlanCare Dossier, WEL gekoppeld aan een cliënt. - Vrije planningen voor Mijn Agenda (web) cliëntongebonden afspraken die per keer worden ingepland in de webagenda van de medewerker. WEL in tijdverantwoording van PlanCare Dossier, NIET gekoppeld aan een cliënt. - Vrije planningen voor de Cliënt Agenda (web) cliëntgebonden afspraken die per keer worden ingepland in de webagenda van de cliënt. NIET in tijdverantwoording van PlanCare Dossier, WEL gekoppeld aan een cliënt. Er kan een nieuwe indirecte bon type worden aangemaakt door te klikken op de knop Toevoegen in het midden van het scherm. Het volgende scherm verschijnt. De Heer Software Pagina 16 van 21

17 Veld Code Omschrijving Standaard minuten Externe code Bv. 86 Bv. C003 Omschrijving Zelf vrij te kiezen Omschrijving van deze taak die verschijnt in de applicatie en in de website Het standaard aantal minuten dat wordt ingepland bij het slepen van een indirecte bon op een route. Dit is daarna nog aan te passen. De externe code bepaalt welk type indirecte bon het betreft. <Leeg> Type cliënt planning voor Mijn Agenda. <Getal> - Vrije planning voor Mijn Agenda; hier wordt het Product_ID van het betreffende (overhead) product uit de tabel nslproduct overgenomen. <Letter><Getal> - Vrije planning voor Cliënt Agenda; deze code is vrij te kiezen. In alle gevallen moet het een letter met daarachter cijfers betreffen. Er mogen van ieder type meerdere indirecte bonnen worden aangemaakt. De layout van de indirecte bonnen kan worden beheerd via de drie knoppen naast het kopje Layout. Dit werkt op een vergelijkbare manier als bij het beheren van de layout van de taken (tabblad Taken). Het gebruik van clusterbonnen is standaard gedeactiveerd. De Heer Software Pagina 17 van 21

18 Beheren rapporten Op het tabblad Rapporten worden de instellingen met betrekking tot het gebruik van rapporten beheerd. In dit scherm worden de rapporten getoond die zijn opgenomen in het planbord. De rapportbestanden, weergegeven in de derde kolom, zijn terug te vinden in de map rpt in dezelfde folder als waar de applicatie PlanCare Dossier ZorgPlanning staat. Beheren C-track Deze optie is standaard gedeactiveerd. De Heer Software Pagina 18 van 21

19 Beheren instellingen via website Via de PlanCare Dossier ZorgPlanning website zijn ook enkele instellingen te beheren. Via het menu-item Settings kunnen de instellingen voor het koppelen van Project/Product uit PlanCare Dossier aan Taken in de planbord applicatie worden beheerd. Tevens kan worden bepaald welke informatie er op verschillende plaatsen in de website wordt getoond. Het menu-item Settings is alleen beschikbaar voor een beperkte groep PlanCare Dossier gebruikers. In de configuratie van de website wordt aangegeven van welke discipline de gebruikers de instellingen mogen beheren. In het bestand web.config, terug te vinden in de map met ZorgPlanning websitebestanden op de IIS server, is de volgende sleutel opgenomen: <add key ="SettingsDisciplineID" value="3"/> Achter value komt het Discipline_ID te staan van de discipline waarvan de gebruikers de instellingen mogen beheren. Neem voor meer informatie of ondersteuning contact op met de helpdesk. Beheren koppeling PlanCare Dossier en ZorgPlanning Bij de inrichting van ZorgPlanning moet worden aangegeven hoe planningen van PlanCare Dossier in het planbord terecht moeten komen. In de planbord applicatie wordt gewerkt met soorten Taken. Per combinatie van Project en Product in PlanCare Dossier kan worden aangegeven in welke soort Taak een planning terecht moet komen. Om een nieuwe koppeling toe te voegen moeten achtereenvolgens een soort taak (Bak code), een mutatietype en eventueel een product gekozen worden. Vervolgens wordt deze combinatie door het klikken op het groene plusje toegevoegd. Een bestaande combinatie kan worden verwijderd door in de betreffende regel op het rode kruisje te klikken. In bovenstaand voorbeeld worden alle planningen van het project Extramurale zorg in Taaksoort EMZ gestopt, behalve bij het product Huishoudelijke verzorging, deze komen in de taaksoort HV terecht. De Heer Software Pagina 19 van 21

20 Informatie in Mijn Agenda en Cliënt Agenda De informatie die op de planningen in Mijn Agenda en de Cliënt Agenda getoond worden zijn door de beheerder zelf in te stellen via het menu-item Settings in de website. Een veld kan worden toegevoegd door een item te kiezen in de bovenste combobox. Een veld kan worden verwijderd door deze te selecteren en vervolgens op het rode kruisje te klikken. Met de blauwe pijlen kan een geselecteerd item naar boven of beneden worden verplaatst. De Heer Software Pagina 20 van 21

21 Tooltip informatie in Zoekschermen Om extra informatie te kunnen tonen in de zoekschermen van de website is de mogelijkheid geboden om tooltip informatie te tonen bij het selecteren van een item in een zoekscherm. Een veld kan worden toegevoegd door een item te kiezen in de bovenste combobox. Een veld kan worden verwijderd door deze te selecteren en vervolgens op het rode kruisje te klikken. Met de blauwe pijlen kan een geselecteerd item naar boven of beneden worden verplaatst. Deze informatie wordt ook getoond bij het toevoegen van een tijdregel in de website. De Heer Software Pagina 21 van 21