VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE ROERMOND

Transcriptie

1 ^ gemeente Roermond VOORSTEL AAN BURGEMEESTER EN WETHOUDERS VAN DE GEMEENTE ROERMOND datum indiening: 1 april 2014 datum/agendapunt B&Wvergadering: /A02 afdeling: Juridische Zaken en Eigendommen Onderwerp: Verordening tot wijziging van de Verordening behandeling bezwaarschriften (4' wijzigingsverordening) Voorstel: 1. De verordening tot wijziging van de Verordening behandeling bezwaarschriften (4^ wijzigingsverordening) vast te stellen conform bijgevoegd concept, onder voorbehoud van vaststelling van de verordening door de raad en burgemeester. 2. De raad een voorstel doen tot vaststelling van de verordening tot wijziging van de Verordening behandeling bezwaarschriften (4^ wijzigingsverordening), conform bijgevoegd concept- raadsvoorstel en - besluit. Behandeling in: raadscommissie: Bestuur en Middelen op: 19 mei 2014 gemeenteraad van: 5 juni 2014 overlegorgaan: Beslissing B&W: 1. akkoord; 2. opmerkingen venwerken, dan akkoord. Handtekening gemeentesecretans

2 onderwerp: Verordening tot wijziging van de Verordening behandeling bezwaarschriften (4 wijzigingsverordening) pagina: 2 Bijlagen: 1. Raadsvoorstel 2. Raadsbesluit 3. Tekstuitgave inclusief wijzigingen Samenvatting: Door middel van dit voorstel wordt uw college voorgesteld de Verordening behandeling bezwaarschriften te wijzigen. Voorts wordt uw college voorgesteld de raad voor te stellen de Verordening te wijzigen. De wijziging houdt in dat ten aanzien van alle bezwaarschriften, met uitzondering van bezwaarschriften op het terrein van belastingen en sociale zaken, gehoord en geadviseerd wordt door de externe commissie behandeling bezwaarschriften. Indieners van bezwaarschriften worden ambtelijk gehoord op het terrein van belastingen (door de BSGW) en sociale zaken. Het horen door leden van het college komt te vervallen. De verordening dient door zowel de raad, het college als de burgemeester te worden vastgesteld. Toelichting op voorstel: Bezwaarschriften worden ingevolge de Verordening behandeling bezwaarschriften op dit moment op verschillende manieren afgehandeld: 1. Een deel van de bezwaarschriften wordt voorgelegd aan de commissie van advies voor bezwaarschriften. Deze externe commissie heeft als taak het horen van belanghebbenden en het adviseren van het bestuursorgaan over de te nemen beslissing op bezwaar. 2. Daarnaast kent de gemeente Roermond het horen door een ambtelijke commissie. 3. Tot slot vindt horen door een wethouder of de burgemeester plaats. De diversiteit aan manieren waarop gehoord wordt binnen de gemeente Roermond was voor de rekenkamercommissie aanleiding dit jaar een onderzoek in te stellen naar de Verordening behandeling bezwaarschriften. Dit onderzoek is uitgesteld in verband met het in voorbereiding zijn van onderhavig voorstel. Vanuit het college is meerdere malen aangedrongen op een afhandeling van bezwaarschriften door een externe commissie. In het streven van de gemeente Roermond naar het bieden van rechtszekerheid, onafhankelijkheid en de dienstverlening naar de burger wordt uw college voorgesteld de bezwarenafhandeling te centraliseren en alleen nog via de externe bezwaarschriftencommissie te laten veriopen. Dit op basis van de volgende overwegingen: Met een duidelijke en inzichtelijke, onafhankelijke, uniform georganiseerde procesgang van de bezwaarschriftbehandeling in deze bestuuriijke voorfase wordt tegemoet gekomen aan de bestuuriijke politieke wens om de relatie en de communicatie tussen burgers en bestuur te verbeteren. Bezwaarschriftenbehandeling door tussenkomst van een onafhankelijke bezwarencommissie getuigt van een open bestuursstijl bij gevormd beleid, waarvan de fase van bezwaar en beroep immers "de staart" van het beleidsproces is, waarbij de effecten van uitgevoerd beleid zichtbaar worden. - Kwaliteit en communicatie zijn continue aandachtspunten van de commissie. Kwaliteit wordt bepaald door goede besluitvorming. Voorgoede besluitvorming zijn de elementen als tijdig, rechtszeker, de belanghebbende serieus nemen, oplossingsgericht, aanvaardbaarheid van besluiten bepalend. - Het bij elkaar brengen van partijen gedurende de hoorzitting, waar onder leiding van de commissie het

3 onderwerp: Verordening tot wijziging van de Verordening beliandeling bezwaarsctiriften (4 wijzigingsverordening) pagina: 3 probieem wordt besprol<en, blijlct vaak essentieel voor het kunnen geven van een goed advies. Het bespreken van het probleem draagt ertoe bij dat de bezwaarmaker begrijpt hoe het zit en waarom is besloten zoals is besloten (beleid). Het draagt zeker bij aan de legitimatie van het bestuur. Het voorkomt bovendien in veel gevallen dat de burger beroep instelt vanuit een positie dat hij zich niet serieus genomen voelt. Consequenties Een uitbreiding van de werkzaamheden van de externe bezwarencommissie heeft organisatiebrede gevolgen voor de capaciteit en brengt kosten met zich mee. Er is bij de afdelingen navraag gedaan naar het aantal ingekomen bezwaarschriften in 2011, 2012 en De resultaten zijn te vinden in onderstaande tabel. I Bezwaarschriften ; 2013 Ambtelijke commissie SOZA Financiën (WOZ (BSGW) bezwaarschriften) Subtotaal Ambtelijke commissie BT/PP Horen door lid college: Afdeling Welzijn: Afdeling BOR Afdeling Publiekszaken Afdeling POI (incl. 55 HR21) Afdeling JZE (Wob) Afdeling KC Afdeling ST Bestuursorgaan burgemeester Subtotaal Externe commissie Totaal Totaal (exclusief Sociale Zaken en Financiën) De afdeling Financiën en de afdeling Sociale Zaken ontvingen relatief veel bezwaarschriften in verhouding tot het totaal. De bezwaarschriften van de afdeling Financiën hebben voornamelijk betrekking op de taken die per 1 januari 2013 zijn overgedragen aan de BSGW. Blijft over de afdeling Sociale Zaken welke overeenkomstig het besluit van het MT (d.d. 4 mei 2011) vooralsnog is uitgesloten van centralisatie. In deze gevallen vindt het horen ambtelijk plaats.

4 onderwerp: Verordening tot wijziging van de Verordening behandeling bezwaarschnften (4 wijzigingsverordening) pagina: 4 Gezien bovenstaand schema is een schatting van minimaal 80 bezwaarschnften (exclusief bezwaarschnften van SOZA en Financiën) per jaar reëel (NB: van de 142 bezwaarschriften in 2013 hadden 55 bezwaarschriften betrekking op HR21). Wanneer deze bezwaarschriften worden overgeheveld naar één externe bezwarencommissie dan heeft dat gevolgen voor de inrichting van de ambtelijke organisatie en zijn er extra kosten mee gemoeid. Secretariaat In de huidige situatie wordt per zitting van de externe commissie een medewerker van jundische zaken van JZE aangewezen als secretans van de commissie. Het secretarisschap houdt in de voorbereiding van de zitting, de aanwezigheid ter zitting, het opstellen van een verslag en het maken van een commissie-advies aan het college. Het ligt in de rede het secretarisschap bij JZE te laten. Gelet op de forse toename van het aantal zaken is er onvoldoende capaciteit om het secretansschap binnen de huidige formatie onder te brengen. Om die reden is 0,5 fte, in de vorm van een interne, structurele invulling, beschikbaar gesteld voor de uitbreiding van het secretarisschap. De grondslag en dekking voor de formatie is gevonden binnen de reguliere formatie, grotendeels door het structureel inzetten van resturen op vacatures binnen de organisatie. Vergoedingen externe ieden Momenteel bedraagt de vergoeding aan de leden van de commissie per bijeenkomst in totaal 415,-. Op dit moment worden per bijeenkomst 2 bezwaarschriften behandeld. Afhankelijk van de aard van de te behandelen bezwaarschriften, zou een behandeling van 3 bezwaarschriften per bijeenkomst tot de mogelijkheden behoren. Het thans beschikbare budget (vacatiegelden 6006) bedraagt ,-. Uitgaande van 80 zaken en 3 zaken per zitting is het thans beschikbare budget voldoende. Werl<zaamlieden val<afdeiing Als gevolg van een centralisenng van de commissie zullen de werkzaamheden van de vakafdeling veranderen. Er zullen werkzaamheden binnen de vakafdeling wegvallen, te weten het plannen van een hoorzitting en het uitwerken van een verslag. Nu de vakafdeling in de meeste gevallen het advies van de commissie zal overnemen, zal daarnaast het maken van een beslissing op bezwaar aanzienlijk minder tijd in beslag nemen. Voor afdelingen die geen jundisch medewerker hebben (alle afdelingen behalve PP, BT, deels S&B en SOZA) zijn nieuw het aanleveren van stukken, het maken van een venveerschrift en/of pleitnotitie en het verschijnen op de hoorzitting van de commissie. JZE zal hienn faciliteren. Per saldo zullen de werkzaamheden van de vakafdelingen niet toenemen. Programmatuur Op dit moment wordt in een word-bestand onder meer bijgehouden binnen welke termijn beslist dient te worden op een bezwaarschrift. In verband met de forse toename van het aantal bezwaarschriften verdient termijnbewaking extra aandacht. De ven/vachting Is dat bij een forse toename van het aantal bezwaarschriften een word-bestand niet meer zal voldoen als instrument om termijnen te bewaken, en dat een geautomatiseerd registratiesysteem noodzakelijk is. Daarom is IV-software aangeschaft. Hiervoor was reeds eerder een budget ter beschikking gesteld. inrictiting commissie Bij een uitbreiding van de werkzaamheden van de externe commissie dient tevens de inrichting van de commissie te worden herzien (vorming van kamers, uitbreiding aantal leden, frequentie van bijeenkomsten, etc). Om deze reden wordt voorgesteld artikel 3a aan de verordening toe te voegen (conform model VNG). Omdat nog niet exact is aan te geven wanneer de inrichting van de commissie gereed zal zijn, is in de verordening opgenomen dat de verordening in werking treedt op een nader te bepalen tijdstip. Tot die tijd kan de commissie in de huidige samenstelling voortgezet worden.

5 onderwerp: Verordening tot wijziging van de Verordening beliandeling bezwaarschriften (4^ wijzigingsverordening) pagina: 5 Teneinde bovenstaande te realiseren dient de Verordening behandeling bezwaarschriften te worden aangepast conform bijgevoegd concept. Dit is zoals gezegd een bevoegdheid van zowel de burgemeester, het college als de raad. Om die reden wordt uw college voorgesteld de verordening vast te stellen onder voorbehoud dat de raad en de burgemeester de verordening vaststellen. Na vaststelling door uw college, word het voorstel aan de burgemeester voorgelegd. Kerntakendiscussie: N.v.t.