GOOI EN VECHTSTREEK. Aan Algemeen Bestuur

Transcriptie

1 V GEWEST GOOI EN VECHTSTREEK SAMENWERKINGSVERBAND VAN DE GEMEENTEN BLARICUM BUSSUM HILVERSUM HUIZEN LAREN MUIDEN NAARDEN WEESP WIJDEMEREN Aan Algemeen Bestuur Uw brief van: Uwkenmerk: Ons kenmerk: Datum: Inlichtingen: Doorkiesnr.: Docnaam: Bijlage(n): R.W.M. van der Haagen (035) I.Meuwese (035) Onderwerp: Begrotingswijzigingen 2011 en 2012 Geachte dames, heren, Inleiding. Aanleiding. Op 1 januari 2012 eindigt de huidige overeenkomst van de OV-taxi met Connexxion. Om per 1 januari 2012 weer een systeem van Collectief Vraagafhankelijk Vervoer (CW) in de regio te laten rijden moeten de gemeenten in de Gooi en Vechtstreek, met uitzondering van de gemeente Laren, het CW Europees aanbesteden. Een goed contractbeheer is hierbij onontbeerlijk. Korte terugblik. In 2005 ontstond een discussie tussen de wethouders vervoer en de wethouders zorg (wet voorzieningen gehandicapten) en de Provincie Hoord-Holland of het CW niet als een aanvullend openbaarvervoerssysteem kon dienen. In verband met bezuinigingen op het buslijnennet in de Gooi en Vechtstreek door de Provincie Noord waren meerdere plaatsen in de regio minder goed bereikbaar met het Openbaar Vervoer (OV). Deze discussie resulteerde in een open CVV-systeem waar zowel pasjeshouders vanuit de gemeenten als OV-reizigers gebruik konden maken. Deze vorm van vervoer is door de Provincie Noord-Holland Europees aanbesteed. De reden dat de Provincie heeft aanbesteed is dat zij de OV-autoriteit is en alleen deze autoriteit mag OV of een vorm van OV aanbesteden. Het is ook de Provincie Noord-Holland die de overeenkomst met de leverancier gesloten heeft. Tussen de Provincie en de gemeenten is een bestuursovereenkomst gesloten waarin alle rechten en plichten van deze twee partijen staan. Begin 2009 is de Provincie Noord-Holland gestart met een nieuwe Europese aanbesteding OV-taxi, omdat in principe de overeenkomst met Connexxion per 1 januari 2010 zou eindigen. Als voorbereiding op de aanbesteding heeft de Provincie samen met de regio gemeenten een Programma van Eisen opgesteld. Dit Programma is besproken met de vertegenwoordigers van de locale Wmo-raden die er vervolgens een advies over hebben uitgebracht. In juli 2010 heeft Gedeputeerde Staten van Noord-Holland, vanwege bezuinigingen, besloten niet door te gaan met de OV-taxi en direct te stoppen met de Europese aanbestedingsprocedure. Om het OVtaxi vervoer in 2011 te garanderen is de lopende overeenkomst met Connexxion verlengd tot 1 januari De Provincie Noord-Holland is niet verplicht door te gaan met de OV-taxi. De gemeenten POSTBUS AM HILVERSUM / HEUVELLAAN JN HILVERSUM / TEL (035) / FAX (035) / BNG OPENBAAR VERVOER: NS-STATION HILVERSUM-NOORD / NS-STATION HILVERSUM-CENTRAAL / BUSLIJNEN 105, 106 EN 107

2 daarentegen moeten vanuit de Wmo inwoners compenseren als zij mobiliteitsproblemen hebben. Daarbij is de gemeente ook verplicht deze voorziening in nataura aan te bieden. Randvoorwaarde voor een goede uitvoering. De gemeenten en een afvaardiging van de Wmo-raden hebben een zorgvuldig traject doorlopen bij het opstellen van het Plan van Eisen. Op dit moment loopt de formele openbare aanbesteding. Dit betekent dat de volgende fase c.q. onderdeel van het inkooptraject wordt gestart. Het gaat daarbij om de voorbereidingen te treffen voor een goed contract en leveranciersmanagement. Een taak die de afgelopen jaren door de provincie Noord Holland is uitgevoerd. Met het terugtrekken van de provincie Noord Holland op dit dossier is het voor de gemeenten van groot belang dat dit goed wordt georganiseerd. Voor een optimale uitvoering van het Wmo vervoer is het noodzakelijk dat het contract en leveranciersmanagement goed is verankerd en belegd. Dit is om een aantal meer specifieke redenen van belang: Het gaat om een 'kwetsbare' groep Het gaat om veel ritten, waarbij er een directe interactie is tussen vervoerder en klant De afhandeling van klachten vraagt om een zorgvuldig proces (bijv klachtencommissie en aansturing klachtenbureau) Het gaat om de uitvoering van contract binnen een nog veranderende beleidscontext. Mogelijke gevolgen van de overgang van taken vanuit de AwbZ naar de Wmo Het analyseren en bewaken van de noodzaak c.q. mogelijkheid om een aantal sturingsinstrumenten binnen het contract in te moeten zetten. Daarnaast zal er aandacht moeten zijn voor de reguliere taken die bij het Contract en leveranciersmanagement behoren. De onderdelen in het proces van contractbeheer en leveranciersmanagement. Contractbeheer vastleggen contractvoorwaarden (volledigheid, duidelijkheid en juistheid) archiveren van contracten beheer van contractgegevens (registreren en documenteren van wijzigingen, aanvullingen) bewaken van acties, planningen, signaleringsfunctie (Betalingstermijnen; Aflevertermijnen; Opzegtermijnen; Contracttermijnen Garantietermijnen) bekendmaking aan alle betrokkenen (koppeling aan interne besluitvormingsprocessen en eventueel vervaardigen van werkinstructies) centraal aanspreekpunt. Kortom: de contractbeheerder beschikt over gegevens (en ondersteuning van middelen) om snel de interne organisatie te kunnen informeren over de contracten, leveranciersgegevens en wijzigingen. Als een "Spin in het web" zal de contractbeheerder het contractbeheerproces kunnen ondersteunen. Leveranciersmanagement bewaking van leveranciersprestaties door controle op: leveringszekerheid correcte inhoudelijkheid van de leveringen nakoming en reclames en garanties total cost ownership (leveringen beheerskosten in samenhang) afstemming voorraadbeheer (overleg over bestellingen/voortgang) financiele status contract door controle op: gehanteerde prijsstellingen (check en actualisering, toetsing aan indices, etc.) gehanteerde volume voordelen (staffelkortingen) gehanteerde kosten contract-, order-, transport-, administratieve afhandeling Pagina 2 van 4

3 uitvoeren van klanttevredenheidsonderzoek controle output van contract in overeenstemming met wens klant (verwachtingsmanagement) leverancierstevredenheid (beoordeling relatie klant -leverancier) leveranciersbezoek. Van belang voor: opbouw van relatie inzicht in contractbeleving leverancier (bijvb. strategisch belangrijk contract of kleiner belang voor leverancier) focus op klantvisie (algemeen als binnen contract) (middel)lange termijn visie op marktontwikkelingen Financieel Op basis van een aantal aannames (zie redenen voor een goed contract en leveranciersmanagement) wordt rekening gehouden met een kostenpost voor het contract en leveranciersmanagement van. Zoals al eerder aangegeven wordt uitgegaan van het kostenniveau van de begroting Dit betekent dat er voor het contract en leveranciersmanagement 1% van de totale contractwaarde wordt ingezet. Binnen de aanbesteding wordt gewerkt met de constructie van een plafondprijs. Dit plafond is zo bepaald dat de kosten voor het contract en leveranciersmanagement binnen het huidige uitgavenniveau van de deelnemende gemeenten valt te financieren. Voorstel Wij stellen u voor begrotingswijziging nummer 3 van het dienstjaar 2011 (nr ) en begrotingswijziging nr.3 van het dienstjaar 2012 (nr ) vastte stellen. Over dit voorstel is advies ingewonnen bij het portefeuillehoudersoverleg Wonen Welzijn Zorg (WWZ). Het dagelijks bestuur van het gewest Gooi en Vechtstreek, de secretaris, de voorzitter, E.J. Bodar. J.N. de Zwart- Bloch. Pagina 3 van 4

4 Samenvatting Begrotingswijziging WMO. De regiogemeenten in de Gooi en Vechtreek 1 moeten voor 1 januari 2012 een nieuw Collectief Vraagafhankelijk Vervoer hebben omdat het lopende contract per die datum afloopt. Het huidige contract wordt nu door Connexxion uitgevoerd. Dit gebeurt onder de verantwoordelijkheid van de provincie Noord Holland.. Volgens de bestaande Europese regels is een Europese aanbesteding verplicht. Voor deze aanbesteding is een werkgroep opgezet waarin ook Wmo-raad vertegenwoordigers zitting hebben. Deze werkgroep heeft een Programma Van Eisen samengesteld. Hierin is gekeken naar een goede balans tussen prijs en kwaliteit en is een maximum prijs per zone vastgesteld. Bij de berekening is uitgegaan van de begrotingscijfers Het uitgavenniveau van dat jaar vormt het (financiele) kader c.q. vertrekpunt van deze aanbesteding. Voor de gehele regio gaat het om een bedrag tussen de ,-. en de Hetaantal ritten was in 2010 ruim Zoals bekend is niet alleen een zorgvuldig aanbestedingstraject van belang evenzeer is het van belang om zorg te dragen voor een optimaal contract en leveranciersmanagement. Deze taak lag tot nu toe bij de Provincie Noord Holland. Om het contractbeheer ook voor de volgende periode optimaal vorm te geven wordt nu voorgesteld om deze taak te positioneren bij het Intergemeentelijk Gemeentelijk Bureua als onderdeel van programmateam WWZ. Met uitzondering van de gemeente Laren die een eigen vervoerssysteem heeft, Pagina 4 van 4

5 Begrotingswijziging gewest Gooi en Vechtstreek, dienstjaar 2011 nummer 3, Dienst Afdeling Functienummer Beleidstaak Beheerstaak Algemene Dienst Intergemeentelijk Bureau Wonen Welzijn Zorg Wonen WelzijnZorg Bedrag van de Nieuwe of de verhoging van de bestaande raming Verlaging van de bestaande raming Nieuwe raming van het dienstjaar 2011 LASTEN Personeelskosten Kapitaallasten Materiele kosten Verrekeningen I I Totaal van de lasten BATEN Bijdragen gemeenten Bijdragen rijk Bijdragen derden Overige baten i i i Totaal van de baten Toelichting Verwezen wordt naar de bijgevoegde aanbiedingsbrief nr Voor vervolg toelichting z^az^ Aldus vastgesteld door het Algemeen bestuur van het gewest Gooi en Vechtstreek in de openbare vergadering, gehouden op 8 September De secretaris, De voorzitter, EJ. Bodar J.N. de Zwart- Bloch.

6 Toelichting - vervolg Gemeente Blaricum Bussum Hilversum Huizen Laren Muiden Naarden Weesp Wijdemeren Totaal Inwoners nvt Bijdrage 1.746, , , ,19 nvt 1.270, , , ,71,00

7 Begrotingswijziging gewest Gooi en Vechtstreek, dienstjaar 2012 nummer 3, Dienst Algemene Dienst Afdeling Intergemeentelijk Bureau Functienummer Beleidstaak Wonen Welzijn Zorg Beheerstaak Wonen Welzijn Zorg Bedrag van de Nieuwe of de verhoging van de bestaande raming Verlaging van de bestaande raming Nieuwe raming van het dienstjaar 2011 LASTEN Personeelskosten Kapitaallasten Materiele kosten Verrekeningen i i i i Totaal van de lasten BATEN Bijdragen gemeenten Bijdragen rijk Bijdragen derden Overige baten Totaal van de baten Toelichting Verwezen wordt naar de bijgevoegde aanbiedingsbrief nr Voor vervolg toelichting z.o.z. Aldus vastgesteld door het Algemeen bestuur van het gewest Gooi en Vechtstreek in de openbare vergadering, gehouden op 8 September De secretaris, De voorzitter, E.J. Bodar J.N. dezwart- Bloch.

8 Toelichting - vervolg Gemeente Inwoners Bijdrage Blaricum ,19 Bussum Hilversum Huizen Laren Muiden Naarden Weesp Wijdemeren Totaal nvt , , ,16 nvt 1.259, , , ,50,00