Handleiding Microsoft Dynamics NAV- Buildmaster Distri Versie 2009

Transcriptie

1 Handleiding Microsoft Dynamics NAV- Buildmaster Distri Versie 2009 Software Developments NV België

2 Buildmaster is een extensie op Micrsoft Dynamics NAV. Speciaal ontwikkeld voor de noden van bedrijven die bouwmaterialen verkopen. Deze handleiding beschrijft de functionaliteiten binnen het programma. Version : v01, mei 2010 Colofon Title Handleiding Buildmaster Version, datum 2009 v01, Juni 2010 Reference Contacts Micrsoft Dynamics NAV@sde.be Internet Tel Fax (9) (9) Alle rechten voorbehouden. Zonder expliciete, voorafgaande schriftelijke toestemming van Software Developments NV mag niets uit dit document worden gereproduceerd, verspreid of toegankelijk gemaakt door (her)druk, (foto)kopie, databank en/of anderzijds, hetgeen ook van toepassing is op gehele of gedeeltelijke bewerking. Ondanks alle aan de samenstelling bestede zorg, kan Software Developments NV (behoudens in het geval van opzet of bedrog) geen aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade, die zou voortvloeien uit enige fout die in deze uitgave zou kunnen voorkomen. Software Developments NV kan zonder aankondiging te allen tijde verbeteringen en veranderingen ten gevolge van drukfouten, onzorgvuldigheden in de huidige informatie of verbeteringen van programma s en/of apparatuur aanbrengen.

3 Microsoft Dynamics NAV 60 SP1 INHOUD 1. ALGEMEEN MENU FINANCIEEL Intrastat Ingave van inkoop- en verkoopdocumenten Opmaak intrastataangifte Controlelijst aangifte Indienen aangifte Aangifte op formulier Aangifte op diskette / via mail Boekhoudinstellingen Omschrijving aanpassen van grootboekposten Gestructureerde mededeling op verkoopfactuur Optieveld op bankkaart voor gebruik bij afdruk Buitenlands BTW nummer afdrukken op verkoopfactuur Rapport kostprijsherwaardering Rapport Koppeling met Accon VERKOOP Verkoopproces Klanten Algemeen Communicatie Shipment Facturering Verzamelfacturering Facturatie systeem Factuur/werf Print waar en Echt - Tekst klant Factuurexemplaren BTW Type & BTW nummer Bedrijfsboekingsgroep, BTW bedrijfsboekingsgroep en klantboekingsgroep Klantenprijsgroep Diverse velden Fasttab Betaling Aanmaken nieuwe klant Opzoeken van klanten Functies gerelateerd aan een klant Menu Klant Menu Verkoop Verkoophistorie Klant Werven Dimensies op werven Pre-sales werven Companyweb Instellingen Companyweb Verwerking in Micrsoft Dynamics NAV Klanten kaart : Adres ophalen Klanten kaart : Publicaties ophalen Ingave van verkooporders Contact Zoeken Software Developments NV pagina 5 / 321

4 Microsoft Dynamics NAV 60 SP Offerten Offerte aanmaken Invullen hoofding Offertelijnen Soort Type Reeks Artikelen ophalen Nettogewicht Formule verkoopregel Prijs Gebruik Staffelprijzen op een offerte: Facturatie eenheid Informatie over het artikel Winst % Commissie % Nieuwe offerte kopieren op basis van een bestaande offerte Afdrukken offerte Een offerte omzetten in een order of raamcontract Offerte statistiek Manueel archiveren van een offerte Offerten -> Geboekte offerten Rapport Offerte Opvolging Offerte Archivering Offerte Eigen Beheer Prijscontracten Contract hoofding Contractlijnen Raamcontracten Een raamcontract omzetten in een order Verkooporder Invullen hoofding Invullen orderlijnen Dynamisch tonen standaardprijzen Prijs afhankelijk van de werf Prijs afhankelijk van de offerte Prijs afhankelijk van de functionaliteit Afgehaald/Geleverd Staffelprijzen Afmetingen ingeven Extra tekstlijnen in het order (Standaardteksten) Werken met lotnummers op een verkooporder Commissie % RSZ meldingen op een verkooporder Boeken van een order Orderbevestiging afdrukken Pro Forma Factuur afdrukken Magazijnbon afdrukken Vrachtbrief afdrukken Leveren Factureren Software Developments NV pagina 6 / 321

5 Microsoft Dynamics NAV 60 SP Leveren en factureren Boeken en afdrukken van het verkooporder->order wordt opgenomen in de planning Manueel creditnota maken van een negatief order Automatische creatie van creditnota als het order negatief is Document kopiëren Doorlevering of Special Order Special Order Doorlevering Klant wijzigen op het verkooporder dat gelinkt is aan een inkooporder Opmaak bestelbon leveranciers Doorlevering en Facturatie Uitlevering en Zendnota s Verzending ongedaan maken Te factureren verkoopverzendingen Order Eigen Beheer Leeggoedopvolging Lijst Historiek Paletten Betalingen via het verkooporder Setup kassa Betalingswijzen Automatische vereffening Het registreren van een betaling via het verkooporder Factuur boeken na betaling De dagafsluiting Functionaliteit Kassabetaling Klant/Leverancier Automatisch verwerken van de kredietbeperking Kas Betaling geen kredietbeperking Kredietbeperking versus contantkorting Verwerken oude backorders Verkopers beheren Archiveren van offertes/contracten/orders Planning & Dispatching Lijst selecties Lijsten Contacten Overzicht Contacten Samenvatting Bedrijf Contacten Etiketten Customer balance to date Klanten Top Klant- Samenvatting Order Klant- Order Detail Klant - Vervallen vorderingen Klant- Etiketten Klant- Artikel Statistiek Klant- Verkoopstatistiek Verkopers/Team - Verkoopstatistiek Verkopers/Team Verkoper provisie Verkopers/Team - Verkoperstatistiek Orders in Picking Leveringen niet OK voor facturatie Klantengroep - Prijslijst Software Developments NV pagina 7 / 321

6 Microsoft Dynamics NAV 60 SP Prijscatalogus Historie Dieseltoeslag Instellen dieseltoeslag op de klantenkaart Rekening Toeslagrekening in de klantenboekingsgroep Dieseltoeslag op het verkooporder Transportkosten per regio Facturatie Verzamelfacturatie Aanduiding op klantenkaart Te factureren verkoopzendingen Batch verzamelfacturering Optie Vrijgave verkoopfactuur bij verzamelfacturatie Manuele verkoopfactuur maken Verzendregels ophalen Factuur boeken Instelling betreffende verkoopdagboek sjablonen Creditnota maken vanuit factuur Geboekte facturen Periodieke Activiteiten Offerten/contracten Archiveren Rente boeken bij aanmaningen Prijs simulatie Planning & Dispatch Inleiding Instellingen planning en dispatching Buildmaster Distri Instellingen Verkoopinstellingen Instellen basiskalender Flow Planning & Dispatching Aanmaak inkooporder/verkooporder Planning & Dispatching Datumperiode Verzenddatum Planningsbord Deellevering Planning totaal route-resource Afdrukken van documenten Verzenden Export/Import planningslijnen Mappoint integratie INKOOP Leveranciers Algemeen Communicatie Facturering Betaling Menu Leverancier Menu Inkoop Software Developments NV pagina 8 / 321

7 Microsoft Dynamics NAV 60 SP Opzoeken van leveranciers Raamcontracten Inkoopvoorstellen Speciaal Order Doorverzending Voorraad inkoopvoorstellen Doorlevering en Facturatie Orders Document kopiëren Inkooporder archiveren Afdruk order Ontvangst goederen Facturatie Inkoopfactuur maken dmv ontvangstregels ophalen Vereffening meegeven op inkoopfactuur Leveranciersnaam tonen ipv omschrijving van grootboekrekening Inkoopcreditnota maken dmv negatieve ontvangstregels ophalen Inkoopcreditnota vereffenen met de geboekte inkoopfactuur Lijsten Leverancier Etiketten TERUGGAVE LEEGGOED VOOR INKOOP-/VERKOOPFACTUREN Instellingen Inkoopfactuur met leeggoed VOORRAAD Artikelen Algemeen Subform Borgartikelen Artikel koppelen aan borgartikel Geen contantkorting berekenen voor borgartikelen Facturering Facturering - Inkoop Buitenlandse handel Artikel Menu Verkoop Menu Speciale Prijzen Regelkortingen Offerten & Orders Inkoop Menu Leveranciers Prijzen Regelkortingen Orders Artikel opzoek functie Barcode registreren op een artikel Betontoeslag Periodieke Activiteiten Inkoopprijzen aanpassen Update Tarief inkoopprijzen Software Developments NV pagina 9 / 321

8 Microsoft Dynamics NAV 60 SP Update Tarief inkoopregelkortingen Artikelbeheer Inleiding Bespreking scherm Knop Artikel Knop Export data Naar Excel Naar XML Excel Direct Instellingen Conversie codes Sjablonenbeheer Verplichte velden Overrule velden Foutenlog Artikelcategorie / Zoektype code bestaat niet: Code toevoegen in Micrsoft Dynamics NAV Artikelcategorie / Zoektype code bestaat niet: Alle codestoevoegen in Micrsoft Dynamics NAV Artikelcategorie / Zoektype code bestaat niet: Code toevoegen aan Convertie Artikelcategorie / Zoektype code bestaat niet: Alle Codes toevoegen aan Convertie Functies Start import Artikelnummers toekennen Overzetten naar Micrsoft Dynamics NAV of BOEKEN Ophalen bestaande Artikelen Opnieuw aanmaken data Aanpassen prijs met factor Wijzigen van de verkoopeenheid in het Artikelbeheer Aanmaken nieuwe standaard verkoopprijslijnen op reeds bestaande artikelen Inventarisatie Inventarisatie via Gegevensmigratie Inventarisatiedagboek opvullen Inventarisatiedagboek exporteren naar Excel via Gegevensmigratie Inventarisatiedagboek importeren via Gegevensmigratie Artikellijsten Voorraadboekingen controle Voorraad - Verkoopstatistiek Voorraad - Beschikbaarheid Voorraad Top Voorraad Backorders Instellingen Voorraadinstellingen Opzoekvelden Artikelcategorieën Producenten Types Kleuren Formules Historiek bij gebruik van formules verkoopprijzen Software Developments NV pagina 10 / 321

9 Microsoft Dynamics NAV 60 SP1 7. RESOURCES Resources Algemeen Facturering Resource Menu Resourcegroepen SILO s Silo resource activiteiten Resourcebezettingen Silohistoriek Silo-overzicht Overzicht resource detail Lijst Silo s op verplaatsing Flow CRM MARKETING & SALES Contacten Type Bedrijf Algemeen Communicatie Segmentatie Buitenlandse Handel Type Persoon Algemeen Segmentatie Menu Contactpersoon Segmenten Document Beheer (Interacties) SHOP Instellingen Algemeen Opties Kasafsluiting Verkoop Dagafsluiting Historie Geboekte Verkopen Geboekte Betalingen Verkoopoverzicht Opkuis Shop historie Lijsten E DOC SNELTOETSEN Software Developments NV pagina 11 / 321

10 Microsoft Dynamics NAV 50 SP1 Buildmaster : 1 Algemeen Menu 1. ALGEMEEN MENU Klanten die de Buildmaster toepassing hebben aangekocht, zullen vaststellen dat de standaard menu opbouw van Microsoft Dynamics NAV werd aangepast en vereenvoudigd. Hierdoor bekomt men een Algemeen Menu met een overzicht van enkel de relevante functionaliteiten. In het algemeen menu bevinden zich de functionaliteiten van de Buildmaster toepassing. Wij onderscheiden 9 functionaliteiten of hoofdstukken. Alle hoofdstukken zijn activeerbaar door te klikken op het desbetreffende hoofdstuk in het linkerdeel van uw algemeen menu. Hieronder een overzicht van de 9 hoofdstukken : - Administratie - Snelkoppelingen - Buildmaster Financieel - Buildmaster Verkoop - Buildmaster Inkoop - Buildmaster Voorraad - Buildmaster Resources - Buildmaster Jobs - Buildmaster Shop Het hoofdstuk dat momenteel geactiveerd werd, staat bovenaan vermeld. Software Developments NV pagina 12 / 321

11 Microsoft Dynamics NAV 50 SP1 Buildmaster : 1 Algemeen Menu Indien u per gebruiker wenst te bepalen wie toegang krijgt tot welk onderdeel, dan moet u gebruik maken van de functie gebruikers en profielen. Deze functie wordt meestal door een consultant ingesteld per klant, hierbij wordt een inventaris opgesteld van alle gebruikers en hun bijhorend profiel. Er zijn reeds een aantal profiele uitgewerkt specifiek voor bv. een aankoper, boekhouder, Software Developments NV pagina 13 / 321

12 Via deze presentatie bieden wij u enkele fragmenten aan uit de volledige handleiding. Voor meer informatie kunt u ons altijd contacteren op het nummer +32 (0) of via naar info@sde.be. U kunt zich ook altijd vrijblijvend inschrijven voor één van onze demo s op

13 3.4. Companyweb M.b.t. de koppeling van CompanyWeb met Micrsoft Dynamics NAV, werd er een nieuwe add-on granule gemaakt met de benodigde functionaliteiten. CompanyWeb is een betaalservice, die alle relevante data van bedrijven op basis van hun ondernemingsnummer ter beschikking stelt. Deze data bevatten zowel de neerleggingen bij de NBB alsook alle artikelen die verschenen zijn in het staatblad, voor een bepaald bedrijf. Deze gegevens zijn enkel maar ter beschikking voor gebruikers die een eigen code en paswoord bezitten. De module Companyweb dient te worden toegevoegd in je licentie. Neem hiervoor contact op met je projectleider van SDE Instellingen Companyweb Voor deze oplossing, zijn er specifieke instellingen nodig. Hiervoor werd er een aparte tabel en schermen aangemaakt. Volgende velden dienen ingevuld te worden per bedrijf afzonderlijk: URL Om een soepele communicatie toe te laten met de CompanyWeb applicatie moet dit veld de volgende waarde hebben : Software Developments NV pagina 52 / 321

14 ogin=%1&pswd=%2&vat=%3 Gebruiker Wachtwoord Dit is de code door CompanyWeb aan U toegekend, en die ook U als unieke klant identificeert. Het aan de gebruikerscode gekoppelde wachtwoord. Ook door CompanyWeb toegekend Adres controle Wenst U de functie : ophalen adres te activeren? Publicatie controle Verkooporder controle Ophalen Meldingen Op het moment dat er data wordt opgehaald bij CompanyWeb, moet dan ook alle publicatie data worden opgehaald. Bij het selecteren van een klant op een verkooporder, wordt er een controle uitgevoerd op de data van de klantenfiche. Indien er meldingen aanwezig zijn, worden deze getoond. Bij het selecteren van deze optie, zullen ook de meldingen opgehaald worden, die verbonden zijn aan de gevraagde klantinfo Verwerking in Micrsoft Dynamics NAV Klanten kaart : Adres ophalen Na de creatie van de klantencode, via een nummerreeks, of door deze manueel in te vullen, kan de gebruiker als eerste actie naar de fasttab : Facturering gaan en daar een BTW of Ondernemingsnummer invullen. Nadat we het ondernemingsnummer hebben ingegeven, kunnen we nu onderaan de functie : Adres ophalen uitvoeren. Software Developments NV pagina 53 / 321

15 Op dat moment wordt er een verbinding over het internet gemaakt met de CompanyWeb applicatie en worden de adres gegevens van deze klant toegevoegd aan de klantenfiche en krijgen we het volgende resultaat Klanten kaart : Publicaties ophalen Nu kunnen we vanuit de klant ook de functies uitvoeren tot het ophalen van de publicaties en waarschuwingen. Deze kunnen apart opgehaald of tezamen. Bij het tezamen ophalen van de publicaties en de waarschuwingen, wordt er maar 1x een verbinding met CompanyWeb gelegd. Als we deze nu uitvoeren op onze pas aangemaakte klant, krijgen we het volgende resultaat. Op het fasttab : CompanyWeb, vinden we dan de opgehaalde informatie. Bovenaan krijgen we de waarschuwingen, en in het onderste gedeelte van het scherm wordt de lijst met publicaties getoond. De kleuren werden overgenomen zoals U deze op CompanyWeb vindt. Als we nu één van deze publicaties in detail willen gaan bekijken, gaan we met de cursor op de lijn staan. En voeren we de functie : Toon publicatie uit. Op dat moment wordt er een link gelegd met de website van CompanyWeb en wordt de gevraagde publicatie gevisualiseerd. Vb, als we dat op de eerste publicatie uitvoeren, krijgen we het volgende resultaat : Software Developments NV pagina 54 / 321

16 Als we dit gaan bekijken voor een faillissement, krijgen we het volgende resultaat : Software Developments NV pagina 55 / 321

17 Ingave van verkooporders Via de instellingen kunnen we meegeven of er een controle moet gebeuren op de solvabiliteit van de klant, bij het aanmaken van verkooporders. Als we een nieuw verkooporder aanmaken en we hier een klant selecteren die failliet is, dan krijgen we de volgende melding : Het is dan aan de gebruiker of hij/zij al dan niet verder gaat met de registratie van het order. Deze controle gebeurt op basis van de gegevens die op dat moment voorhanden zijn in de Micrsoft Dynamics NAV database. Er wordt geen verbinding met de CompanyWeb applicatie gemaakt. De controle gebeurt op basis van de facturatie klant code. Software Developments NV pagina 56 / 321

18 Via deze presentatie bieden wij u enkele fragmenten aan uit de volledige handleiding. Voor meer informatie kunt u ons altijd contacteren op het nummer +32 (0) of via naar info@sde.be. U kunt zich ook altijd vrijblijvend inschrijven voor één van onze demo s op

19 Bewerkingsformule : 2*b+l Als een dorpel in natuursteen moet bewerkt worden, kan u dus aangeven dat 2x de breedte en de lengte moet bewerkt worden. Het systeem rekent dan het aantal meter uit adhv de afmetingen en aantallen dat u heeft ingegeven. Als bv in 6 stukken natuursteen een boring moet gebeuren, geeft u in afmetingen de 6 stukken natuursteen in met hun bijhorende afmetingen. Vervolgens geeft u een nieuw artikellijn in voor het zagen van het gat in deze stukken natuursteen. Deze lijn koppelt u aan de voorgaande lijn met de kolom Gekoppeld regelnr. In de kolom Bewerkingsformule geeft a in. Dit rekent dan automatisch het aantal uit Prijs Bij de registratie van een artikel op een offertelijn, zal het systeem de juiste prijs en regelkorting ophalen, welke in de omstandigheden van de offerte gelden. De eenheidsprijs kan aangepast worden in de kolom Eenheids.. Excl. BTW, de oorspronkelijke standaardprijs blijft echter steeds zichtbaar in de kolom Standaard Eenheidsprijs. Wanneer de eenheidsprijs van de offertelijn afwijkt van de standaardprijs wordt deze in vet geplaatst Gebruik Staffelprijzen op een offerte: In de verkoopinstellingen stel je in dat je op een offerte gebruik wil maken van Staffelprijzen: Software Developments NV pagina 66 / 321

20 Wanneer dit veld geselecteerd wordt zal op de offerte de verkoopprijs volgens staffelmodel worden opgehaald. Concreet: indien een offertelijn van aantal = 10 en eenzelfde offertelijn aantal = 100 bestaat zal in functie van het aantal op order de juiste staffelprijs worden opgehaald.) Facturatie eenheid Extra wordt tevens de facturatie eenheid van het artikel opgehaald uit de artikelkaart, waardoor ook het aantal in deze facturatie eenheid wordt uitgerekend volgens de conversie tabel in de artikelkaart. Manueel kunnen deze eenheden en aantallen aangepast worden, steeds wordt het corresponderende aantal uitgerekend, afgerond volgens de gedefinieerde afrondingsprecisie en afrondingsmethode op de artikeleenheid op de artikelkaart(zie verder). Wanneer op een offertelijn een artikel wordt geselecteerd met een gekoppeld borgitem (of palet) (zie verder), gaat het systeem automatisch de vraag stellen of er een extra offertelijn moet toegevoegd worden. (Dit gebeurt enkel wanneer in de verkoopinstellingen de optie Palet voorstellen aangevinkt staat) Bij ingave van het aantal stuks op een bepaalde offertelijn, gaat het systeem tevens controleren of er supplementen gedefinieerd werden voor het artikel. Het systeem zal na confirmatie de lijst van de gekoppelde supplementen voorstellen met de respectievelijke aantallen per facturatie-eenheid. Na controle en/of wijziging van de gebruiker worden er extra offertelijnen aangemaakt voor de gekozen supplementen, telkens uitgerekend volgens het aantal in facturatie-eenheden. Bij wijziging van de eenheden van het hoofdartikel, zullen de aantallen van de supplementen automatisch aangepast worden. Bij het verwijderen van offertelijnen met hoofdartikelen, zullen de gekoppelde lijnen voor borgitems en/of supplementen ook verwijderd worden. Software Developments NV pagina 67 / 321

21 Informatie over het artikel Naast de Offertelijnen staat een extra scherm met informatie over het actieve artikel: Van het betreffende artikel kan men door klikken op de respectievelijke opties volgende informatie bekijken: Artikel Beschikbaarheid van het artikel Artikelkaart en opmerkingkaart van het artikel o o o o o Brutobehoefte : totale vraag naar het artikel (Verkooporders volgens verzenddatum) Geplande Orders : totaal aantal artikelen in inkooporders (Inkooporders volgens verwachte ontvangstdatum) Geplande ontvangst : aantal in manueel geregistreerde behoefteregels (inkoopvoorstelregels volgens vervaldatum) Geplande voorraad : beschikbare voorraad Geplande Ordervrijgave : totaal aantal artikelen in inkoopvoorstellen, berekend op basis van orderdatum in de inkoopvoorstellijnen Via de artikelkaart en het artikeloverzicht is er tevens een gedetailleerd overzicht van de vrije voorraad. (zie verder) Vervangingsartikelen Verkoopprijzen Kortingen De mogelijke vervangingsartikelen De geregistreerde verkoopprijzen De geregistreerde kortingen Software Developments NV pagina 68 / 321

22 Winst % Per lijn is er een Winst% beschikbaar. Een waarschuwing wordt getoond wanneer deze marge lager is dan de ingestelde minimum waarde in de verkoopsinstellingen. Deze marge wordt berekend met als basis de tariefprijs of de inventarisprijs, afhankelijk van de overeenkomstige verkoopinstelling. De totale marge van een offerte staat in de standaard offertestatistiek Met de toets (Interactie aanmaken) kunnen inkomende of uitgaande interacties (bv.: documenten zoals brieven, faxen, berekeningen, tekeningen, ) aan de offerte gekoppeld worden. (Zie CRM - Marketing & Sales) Commissie % Nieuwe functionaliteit in versie 50 SP1 R04 Deze kolom is standaard niet zichtbaar in de verkooplijnen, u kan deze via Beeld Kolommen weergeven. Vul commissiepercentages in op de regels waarvoor commissie wordt toegekend. Software Developments NV pagina 69 / 321

23 In de offertestatistiek kan het totaal commissiebedrag voor de offerte afgelezen worden. De commissie wordt berekend in het statistiek scherm. Dit is een totaalbedrag dat wordt berekend op het verkoopbedrag per regel, verminderd met de regelkorting (korting voor contant wordt niet verrekend), vermenigvuldigd met het Commissie % Nieuwe offerte kopieren op basis van een bestaande offerte <CTRL+N> drukken voor invoer van een nieuwe offerte, <Enter> drukken om een offertenummer te krijgen. Ordercontactnr selecteren indien de nieuwe offerte aan een andere contact wordt opgesteld dan de originele offerte. Kies Document kopiëren Software Developments NV pagina 70 / 321

24 Kies Offerte als Documentsoort. Kies de te kopiëren offerte in het veld Documentnr.. Vink Inclusief kop aan indien de nieuwe offerte aan dezelfde contact wordt opgesteld dan de originele offerte. Vink Regels opnieuw berekenen aan indien de verkoopprijzen en kortingen opnieuw opgehaald moeten worden in de nieuwe offerte Afdrukken offerte Via de Afdrukken toets kan de offerte afgedrukt worden De offerte kan niet afgedrukt worden, wanneer niet alle verplichte velden ingevuld zijn. In de verkoopinstellingen kunnen de verplichte velden aangevinkt worden. De verplichte velden worden in scherm getoond via een gele achtergrond) Op het fasttab buitenlandse handel vind je het optieveld eindtotalen afdrukken terug. Deze optie geeft het totaal weer van alle regels die op de offerte geregistreerd staan. Opgelet: Dit veld kan enkel gebruikt worden wanneer dit ook is aangepast in de lay-out! Software Developments NV pagina 71 / 321

25 Verschillende templates met verschillende lay-outs zijn mogelijk. Via een E-doc module kunnen deze documenten automatisch via fax of mail verstuurd worden in een meer veilig pdf-formaat Een offerte omzetten in een order of raamcontract In geval van een prospectofferte zal het systeem nu automatisch een klant maken van de prospect. Ga naar de offerte dat u wil omzetten in een order of raamcontract. Klik op de knop Order maken. Software Developments NV pagina 72 / 321

26 Kies of u de offerte wil omzetten in een order of in een raamcontract. Bij aanmaak van een order vanuit een offerte, zullen de boekingsdatum en documentdatum van de geselecteerde offerte worden meegenomen naar het order. Op het order zal de werkdatum dezelfde zijn als de boekingsdatum en documentdatum van de offerte. Software Developments NV pagina 73 / 321

27 Wijzig indien nodig de omschrijving en het type en klik op OK om verder te gaan. Hier kan u een afsluitcode selecteren, waardoor de offerte als succesvol gearchiveerd wordt. Het order is aangemaakt Offerte statistiek Wanneer u een offerte hebt gemaakt en de regels hebt ingevuld, kunt u de resulterende totalen bekijken in het venster statistiek. Klik op de knop Offerte Statistiek. Software Developments NV pagina 74 / 321

28 Via deze presentatie bieden wij u enkele fragmenten aan uit de volledige handleiding. Voor meer informatie kunt u ons altijd contacteren op het nummer +32 (0) of via naar info@sde.be. U kunt zich ook altijd vrijblijvend inschrijven voor één van onze demo s op

29 Doorlevering of Special Order Voor bepaalde verkooporders moeten bij de leveranciers speciale bestellingen geplaatst worden. De lijnen van dergelijke orders kunnen met een inkoopcode gemarkeerd worden: Special Order De levering van de goederen door de leverancier of eigen vervoer gebeurt in magazijn. Via de planning van het transport kan eventueel de afhaling door intern vervoer verzorgd worden. De goederen worden dan uitgeleverd of afgehaald door de klant. Met dergelijke orders wordt geen rekening gehouden voor de berekening van de beschikbaarheid. Indien er een speciaal order werd aangemaakt, kan op het verkooporder het artikel alleen verwijderd worden, als - het inkooporder open staat - het artikel op het inkooporder nog niet ontvangen is Doorlevering De levering van de goederen gebeurt rechtstreeks bij de klant door de leverancier. Met dergelijke orders wordt geen rekening gehouden voor de berekening van de beschikbaarheid. Op de bestelbon naar de leverancier staat automatisch het leveradres van de klant. Na ontvangst van de levernota van de leverancier, worden de geleverde aantallen ingeslagen en wordt de zendnota automatisch aangemaakt, waar deze dan moeten vrijgegeven worden voor facturatie. Na ontvangst van de factuur van de leverancier, wordt de aankoopprijs op de bestelbon gecontroleerd met de factuurprijs. In sommige gevallen stuurt de leverancier geen levernota, enkel een factuur. In dergelijke gevallen, moet de controle van de aantallen en de prijs op het zelfde moment gebeuren. Bij het inslaan van de goederen, kan de aankoopprijs nog gewijzigd worden op de bestelbon en kunnen de aantallen gewijzigd worden t.o.v de bestelde aantallen. Nieuwe functionaliteit in versie 50 SP1 R03 F03 en F04 Software Developments NV pagina 103 / 321

30 De afmetingen op een verkooporder (aantal in facturatie eenheid) worden mee overgenomen naar het inkooporder. Dit gebeurt zowel bij het direct aanmaken van het inkooporder als bij het opmaken van inkoopvoorstellen. Indien doorlevering via eigen transport gebeurt, gebruikt men de planning & dispatch optie.. De chauffeur heeft een afhaalnota en zendnota om de goederen te kunnen ophalen en onmiddellijk door te leveren. Op de zendnota wordt bij retour chauffeur de aantallen op de zendnota gewijzigd door de werkelijk geleverde aantallen. (vb bij bulk producten, minder paletten geladen in fabriek wegens overgewicht, ). Aantallen op zendnota kunnen gewijzigd worden in + en in. Wijziging in + : inslagdocument en bestelbon worden automatisch aangepast. Verkooporder hoeft niet aangepast te worden, zolang het totaal aantal op het order toereikend is. Indien niet, wordt ook het order automatisch aangepast Wijziging in - : aantallen op inslagdocument en op bestelbon worden automatisch aangepast. Systeem stelt de vraag of het saldo in backorder moet komen, of mag weggelaten worden. Indien in backorder, dan moet dit saldo nog open blijven staan op het verkooporder maar inslagdocument en bestelbon worden wel aangepast Klant wijzigen op het verkooporder dat gelinkt is aan een inkooporder Volgende case doet zich voor: u heeft een verkooporder gemaakt aan een klant, dit order is gelinkt aan een inkooporder. U merkt dat in het verkooporder een foutieve klant staat en wil dit wijzigen. Onderstaande stappen kunnen hiervoor gevolgd worden: Ga naar de geboekte inkoopontvangsten en maak de ontvangst ongedaan (Functies Ontvangst ongedaan maken) Ga naar de geboekte verkoopverzendingen en maak de verzending ongedaan Ga naar het inkooporder en verwijder dit order dmv F4 In het verkooporder open je terug het order (Functies Opnieuw openen) Wijzig de klant in de hoofding van het verkooporder Maak opnieuw een inkooporder Boek beide orders: verzending en ontvangst boeken Opmaak bestelbon leveranciers De opmaak van de bestelbons voor doorlevering of speciaal order kan op 2 manieren gebeuren: Inkoopvoorstel De bestelbons worden gecentraliseerd opgemaakt in een inkoopvoorstel door het ophalen van de aangeduide verkooplijnen. Order per Order De bestelbons worden order per order opgemaakt door in het verkooporder de optie Inkooporders aanmaken te selecteren in het order menu. De aangeduide verkooplijnen worden dan in een scherm verzameld, waar de leverancier kan gekozen worden. (de hoofdleverancier wordt voorgesteld) Software Developments NV pagina 104 / 321

31 Via deze presentatie bieden wij u enkele fragmenten aan uit de volledige handleiding. Voor meer informatie kunt u ons altijd contacteren op het nummer +32 (0) of via naar info@sde.be. U kunt zich ook altijd vrijblijvend inschrijven voor één van onze demo s op

32 De terugname van de paletten wordt geregistreerd door negatieve lijnen. Bij de selectie van een borgartikel vermeld het systeem hoeveel paletten eventueel ontvangen mogen worden. Na eventuele registratie van de 2 geretourneerde paletten ontstaat volgende overzicht Het boeken van de levering/ontvangst zal het saldo van de paletten voor de klant of leverancier aanpassen Betalingen via het verkooporder Wanneer het verkooporder is ingegeven, kan ook de betaling worden geregistreerd. Wanneer er een verkooporder wordt geboekt in het kassasysteem wordt het kassanr. steeds gekoppeld aan de huidige user zodat de betalingslijnen steeds gelinkt zijn met het juiste kassanr. Er dienen vooreerst een aantal instellingen te gebeuren Setup kassa Opmerking : Dit onderdeel Kassa (POS Point Of Sales) is enkel beschikbaar voor klanten die over de module BuildMaster Distri Kassa beschikken. Beschikt u niet over dergelijke module, aarzel dan niet totaal vrijblijvend een offerte aan te vragen. De setup van de kassa op orders bevindt zich in de verkoopinstellingen, fasttab Kasafsluiting. Software Developments NV pagina 112 / 321

33 Het instellen van parameters van de kassa betekent dat u oa op de verkooporders gebruik kan maken van de kassamodule. Kassa dagboeksjabloon Kassa dagboekbatch Grootb. Transfert Grootb. Kasverschil Betalingswijze Cash Kassa rekeningnr. Diversen Hier kiest u het divers dagboek welke gebruikt dient te worden voor de dagafsluiting Grootboekrekening gebruikt bij de kasafsluiting Men heeft de mogelijkheid een kasverschil weg te boeken. Hier definieert u de rekening welke dient te worden gebruikt. Code van de betalingswijze gebruikt voor contante betalingen De grootboekrekening waarop de Andere betalingen geboekt worden, binnen de functionaliteit Kasbetalingen Klanten/Leveranciers. Via de knop Kassa s kan men verschillende kassa s definiëren. Hier heeft men ook de mogelijkheid een standaard startbedrag in te stellen voor die specifieke kassa. Software Developments NV pagina 113 / 321

34 Betalingswijzen Wanneer men de kasafsluiting uitgesplitst wil naar andere betalingswijzen dan Cash (staat standaard gedefinieerd in de verkoopinstellingen), kan men deze aanvinken als electronic payment bij de betalingswijzen (Instellingen - Betalingswijzen) Automatische vereffening Administratie Applicatie Instellingen Buildmaster Distri Buildmaster Distri Setup fasttab Verkoop algemeen Vink aan Automatische vereffening als u wil dat er een automatische vereffening gebeurt op facturen (directe facturen) die reeds betaald werden vanuit het order. De vereffening zal gebeuren als u de dagafsluiting boekt. Als je deze optie hebt aanstaan en dan onder verkoop naar kasbetalingen gaat en daar alle gegevens invoert en manueel een document selecteert, zal het manueel gekozen document voorrang krijgen op de automatische selectie. Na de kasafsluiting zullen de aangemaakte betalingslijnen in het diversendagboek zonder enige moeite kunnen doorgeboekt worden. Software Developments NV pagina 114 / 321

35 Via deze presentatie bieden wij u enkele fragmenten aan uit de volledige handleiding. Voor meer informatie kunt u ons altijd contacteren op het nummer +32 (0) of via naar info@sde.be. U kunt zich ook altijd vrijblijvend inschrijven voor één van onze demo s op

36 3.13. Archiveren van offertes/contracten/orders In Historie vindt u de Geboekte Offerten, Geboekte Prijscontracten en Geboekte Orders terug U kan vanuit het overzichtsscherm een geboekt documenten afdrukken. Offerte De offerten worden gearchiveerd wanneer deze als order geregistreerd worden of wanneer deze manueel afgesloten worden door het selecteren een Afsluitcode en/of wanneer de geldigheidsdatum aangepast wordt. Contracten De afgelopen contracten worden gearchiveerd door een periodieke activiteit. Orders Hetzelfde gebeurt voor de orders, die standaard verwijderd worden zodra alle lijnen volledig gefactureerd zijn. Door maatwerk wordt er een toestand gefactureerd toegekend aan het order, zodat het orders eveneens verdwijnt onder Orders, maar verschijnt in het archief onder Geboekte Orders. Software Developments NV pagina 132 / 321

37 3.14. Planning & Dispatching Alle Planning & Dispatching orders worden automatisch opgenomen in dit overzicht. Het heropenen van het in- of verkooporder zal het order terug uit de planning halen, wanneer het order nog niet aan een bepaalde resource is toegewezen. De planning wordt opgevuld volgens de Verzenddatum & Uiterste verzenddatum van de orderlijnen in verkoop en volgens Verwachte ontvangstdatum & Verwachte ontvangstdatum (Einde) in inkoop. De orderlijnen worden per datumperiode samengevat en opgenomen in de planning. Wanneer er een uiterste datum ingevuld werd, zal de lijn in groen verschijnen in de planning op elke dag van de periode. Wanneer de effectieve nota gemaakt wordt, zullen de overbodige planningregels verwijderd worden. Het planbord wordt gesorteerd volgens Datum en Regio. Een vinkje in de opmerking kolom duidt op de aanwezigheid van extra commentaar betreffende het order, welke via klikken op het vinkje bekeken kan worden. De te leveren/afhalen lijnen van de actieve planninglijn worden getoond in het onderste deelscherm. Het volledige order kan via de lookup toets in het ordernr. onmiddellijk behandeld worden. Verder kan de planner dan tevens de Resource (Wagen of Chauffeur) en uur van de levering/afhaling toewijzen. Op die manier kan elke gebruiker, die toegang heeft tot het systeem, nakijken wanneer bepaalde klanten en/of orders worden geleverd volgens de planning. Het planningsscherm opent steeds op datum van vandaag, maar kan via bovenstaande toetsen gemanipuleerd worden. De historiek van de planning blijft steeds ter beschikking. Software Developments NV pagina 133 / 321

38 Onderstaande functionaliteiten in de boekingsmenu en afdrukkenmenu zijn enkel beschikbaar vanuit de selectie (meestal huidige dag). Met de boekingsfunctie kunnen de planningslijnen geboekt worden. De in het dagoverzicht opgenomen inkoop- en verkoopregels worden geboekt voor afhaling en ontvangst. Wanneer er meerder data beschikbaar zijn voor een afhaling en zending (groene lijnen) dient er een geselecteerd te worden met de optie Datum te gebruiken. Het aanvinken van deze optie zal steeds alle andere opties van dezelfde lijnen uitvinken. Het boeken zal alleen de gemarkeerde lijnen boeken, de niet gemarkeerde lijnen worden verwijderd. Eénmaal geboekt (Verzenden BOEKEN), verandert de datum in de kolom Datum toegewezen naar de waarde Geboekt. Dit veld Datum toegewezen is een indicatieveld, dat aangeeft dat het order vanuit het Planningsscherm werd geboekt. In het order zelf (dus niet via Planning & Dispatch) kan je ook boeken (BOEKEN Leveren). Boek je via deze weg, dan zal je in het scherm Planning & Dispatch merken dat het veld Datum toe-gewezen leeg is (en niet de waarde Geboekt heeft meegekregen). Het veld Volledig verzonden zal na het boeken in beide gevallen uiteraard wel aangevinkt zijn. Je kan dus in het scherm Planning & Dispatch uitmaken of de verzending/levering geboekt werd via Planning & Dispatch of via het order zelf. Opmerking : als het boeken van de levering gebeurde via het order zelf, en deze boeking/levering is geregistreerd met een datum die buiten de range Verzenddatum Uiterste verzenddatum ligt, dan zal in het scherm Planning & Dispatch van het betreffende order zelfs helemaal niets meer te zien zijn. Met de Afdrukken functie kunnen de documenten van de dagselectie worden afgedrukt. (Zendnota s, Afhaalnota s en Pickbons). Een afdruk van de planning is hier eveneens mogelijk. Het planbord kan hier afgedrukt worden met selectiemogelijkheden op datum, resource en regio. Op deze manier heeft men steeds een gestructureerd overzicht van de uit te voeren transporten, zodat deze beter georganiseerd kunnen worden. Software Developments NV pagina 134 / 321

39 3.15. Lijst selecties U kunt verschillende lijsten afdrukken wanneer u werkt met inkoop- en verkoopdocumenten als orders, offertes, facturen, creditnota's, enzovoort. In het programma is ingesteld welke lijst wordt afgedrukt wanneer u voor de verschillende soorten inkoop- en verkoopkoppen de knop Afdrukken gebruikt. In de tabel Lijstselecties wordt weergegeven wanneer welke lijst wordt afgedrukt. Tevens wordt in de tabel Lijstselectie de ID en naam weergegeven voor de lijst die wordt afgedrukt wanneer u met een bepaald documenttype werkt. De specifieke Buildmaster rapporten vindt u onder : Administratie Applicatie Instellingen Buildmaster Distri Buildmaster Lijstselecties De standaard rapporten vindt u onder : Administratie Applicatie Instellingen Verkoop&Marketing Of Inkoop Lijstselecties Software Developments NV pagina 135 / 321

40 3.16. Lijsten Contacten Overzicht Met de lijst Contact - Lijst kunt u een overzicht van alle contacten afdrukken. De lijst bevat gedetailleerde gegevens over het soort contact, de verwante opportunities en taken Contacten Samenvatting Bedrijf Met de lijst Contact - Bedrijf kunt u gegevens over de contactbedrijven afdrukken. De lijst bevat gedetailleerde gegevens over het bedrijf (adres, contactnummer, enz.), de verwante interacties en taken. Software Developments NV pagina 136 / 321

41 Contacten Etiketten Met de lijst Contact - Etiketten kunt u adresetiketten met de naam en adressen van de contacten afdrukken. De lijst kan bijvoorbeeld worden gebruikt bij het verzenden van brieven voor de verkoop- en marketingcampagne. Als u de lijst wilt afdrukken vanuit de contactkaart, klikt u in het venster Contactkaart op Functies, Labels afdrukken. Vanaf BMD er ieen nieuw formaat toegevoegd van etiketten (34x 100mm 2 kolommen) Customer balance to date Deze lijst genereerd een overzicht van alle openstaande posten per klant tot en met een zelf in te geven datum Klanten Top 10 Deze lijst bevat de 10 beste klanten (degene die het meest hebben aangekocht). Deze lijst bevat gegevens over inkopen en saldi van klanten voor een geselecteerde periode. U kunt de nummers opgeven van de klanten die u in de lijst wilt opnemen. Klanten worden alleen opgenomen als ze tijdens de periode inkopen hebben gedaan of aan het einde van de periode een saldo hebben. De klanten worden gesorteerd op bedrag. U kunt opgeven of u klanten wilt sorteren op verkoopbedrag of saldo. In de lijst kunt u in een oogopslag zien welke klanten de meeste inkopen hebben gedaan of het hoogste saldo hebben openstaan. Met filters kunt u precies bepalen welke gegevens in de lijst moeten worden opgenomen Klant- Samenvatting Order Deze lijst bevat een overzicht van Openstaande orders voor elke klant in drie periodes van dertig dagen, vanaf een geselecteerde datum Klant- Order Detail Deze lijst bevat een overzicht van orders die per klant zijn verdeeld. De totale orderbedragen worden voor elke klant en voor het volledige overzicht weergegeven. Met de lijst kunt u bijvoorbeeld een overzicht van verkopen op de korte termijn bekijken of mogelijke verzendproblemen analyseren. Software Developments NV pagina 137 / 321

42 Fasttab Klant Nr Zoeknaam Prioriteit Hier kunt u de nummers opgeven van de klanten die u in de lijst wilt opnemen. Klik op de Lookup-AssistButton rechts van het veld Filter voor een overzicht van de bestaande klanten. Hier kunt u de zoeknamen opgeven van de klanten die u in de lijst wilt opnemen. Hier kunt u een prioriteitsniveau opgeven voor de klanten die u in de lijst wilt opnemen. Fasttab Verkooporderregel Nr Hier kunt u opgeven vanaf welke verzenddatum in de periode orders worden weergegeven. Fasttab Opties Nr Nieuwe pagina per klant Afdrukken in Excel Bedragen in LV: Als u de bedragen in de lijst wilt weergeven in de lokale valuta, schakelt u dit selectievakje in. Laat dit veld leeg als u bedragen in buitenlandse valuta's wilt zien. Nieuwe pagina per klant: Als u de gegevens van elke klant wilt afdrukken op een aparte pagina, schakelt u dit selectievakje in. Schakel het selectievakje in als u de gegevens naar een Excel-werkblad wilt exporteren voor verdere analyse of opmaak voordat u de gegevens afdrukt. Klik op Voorbeeld om een afdrukvoorbeeld op het scherm te krijgen. Klik op Afdrukken als u een het rapport direct wil afdrukken. Software Developments NV pagina 138 / 321

43 Klant - Vervallen vorderingen Deze lijst toont een overzicht van klanten die te laat zijn met hun betaling. Knop Sorteren op fasttab Klant Hiermee kan u aangeven op welk veld u wil sorteren. Fasttab Opties Software Developments NV pagina 139 / 321

44 Vervallen op voer de datum in waarvoor u het verval wilt berekenen. Vervallen per Periodelengte Bedrag in LV afdrukken geef aan of het verval wordt berekend vanaf de vervaldatum, boekingsdatum of documentdatum. geef de lengte van de drie perioden op, bijvoorbeeld "1M" voor één maand. schakel dit selectievakje in als u het verval per klantenpost wilt weergeven in de lijst. Details afdrukken Type kop geef aan of de kolomkop voor de drie perioden een datuminterval moet weergeven of het aantal dagen dat de betalingstermijn is verstreken. Nieuwe pagina per klant Afdrukken in Excel schakel het selectievakje in als u de gegevens naar een Excel-werkblad wilt exporteren voor verdere analyse of opmaak voordat u de gegevens afdrukt Klant- Etiketten Met deze lijst kunt u adresetiketten met de naam en het adres van klanten afdrukken. U kunt de lijst bijvoorbeeld gebruiken om verkoopbrieven te verzenden. Vanaf BMD er ieen nieuw formaat toegevoegd van etiketten (34x 100mm 2 kolommen) Klant- Artikel Statistiek Deze lijst bevat een overzicht van artikelverkopen per klant tijdens een geselecteerde periode Klant- Verkoopstatistiek Deze lijst bevat verkoopbedragen, winstbedragen, factuur- en contantkortingen in de lokale valuta en winstpercentages per klant Verkopers/Team - Verkoopstatistiek Deze lijst bevat verkoopbedragen, winstbedragen, factuur- en contantkortingen in de lokale valuta en winstpercentages per klant. De cijfers zijn verdeeld over drie periodes, waarvan u de lengte en de begindatum kunt instellen. De lijst bevat ook kolommen voor bedragen vóór en na de drie periodes. Met de lijst kunt u bijvoorbeeld een analyse maken van de opbrengsten per klant en opbrengstenontwikkeling Verkopers/Team Verkoper provisie Deze lijst bevat een overzicht van facturen per verkoper voor een geselecteerde periode. De volgende gegevens worden weergegeven voor elke factuur: klantnummer, verkoopbedrag, Software Developments NV pagina 140 / 321

45 Via deze presentatie bieden wij u enkele fragmenten aan uit de volledige handleiding. Voor meer informatie kunt u ons altijd contacteren op het nummer +32 (0) of via naar info@sde.be. U kunt zich ook altijd vrijblijvend inschrijven voor één van onze demo s op

46 3.17. Historie Deze optie bevat de volledige historiek van offerten,contracten, orders, verzendingen, facturen, creditnota s en verkoopjournalen. Als je een geboekt document wenst af te printen vanuit het overzichtscherm, zal je vanaf BMD steeds een requestform krijgen. De velden aantal mail en aantal fax geven weer hoeveel keer het document per mail en of fax zijn verzonden - Geboekte verkoopfactuur fasttab buitenlandse handel - Geboekte verzending fasttab facturering - Geboekte creditnota fasttab buitenlandse handel - Verkoopofferte fasttab divers - Inkooporder fasttab buitenlandse handel Dieseltoeslag Instellen dieseltoeslag op de klantenkaart Klik op het fasttab Levering in het veld Leveringstoeslag op de look-up-assistbutton. Software Developments NV pagina 148 / 321

47 Volgende scherm verschijnt: Om de velden te kunnen bewerken dien je eerst op F2 te drukken Code Omschrijving Leveringskosten Valutacode Korte omschrijving Hier kan je het bedrag van de leveringstoeslag invullen Hier kan je een andere valutacode selecteren voor de dieseltoeslag. Laat het veld blanco als de valutacode van de klant EURO is Rekening Toeslagrekening in de klantenboekingsgroep In de klantenboekingsgroep wordt een omzet rekening gedefinieerd, waarop de dieseltoeslag geboekt wordt Dieseltoeslag op het verkooporder Op een verkooporder wordt de dieseltoeslag automatisch toegepast, telkens het order wordt vijrgegeven of een levering geboekt wordt aan de klant. Indien gewenst, kan op de afdruk van de vrachtbrief de toeslag vermeld worden en kan het bedrag verrekend worden in het totaal bedrag excl BTW. Deze aanpassingen zijn maatwerk. De regel bevat de code, omschrijving van de leveringstoeslag in de taal van de klant en het bedrag van de toeslag. De regel verschijnt op het verkooporder en wordt automatisch gelinkt met Software Developments NV pagina 149 / 321

48 de geboekte levering. Wanneer een tweede levering gebeurd op hetzelfde order (deellevering), wordt automatisch een tweede regels aangemaakt, bij een derde leveringen een derde regel, enz. Printscreen van de geboekte verzending: Transportkosten per regio Via Administratie ga je naar Applicatie instellingen en vervolgens onder Algemeen selecteer je Regio s. Per regio kan je een bepaalde transportkost ingeven die dan wordt aangerekend op het verkooporder indien de regio wordt ingevuld. Software Developments NV pagina 150 / 321

49 Via deze presentatie bieden wij u enkele fragmenten aan uit de volledige handleiding. Voor meer informatie kunt u ons altijd contacteren op het nummer +32 (0) of via naar info@sde.be. U kunt zich ook altijd vrijblijvend inschrijven voor één van onze demo s op

50 3.22. Prijs simulatie Deze functionaliteit kan gebruikt worden om de prijs van een bepaald artikel voor een bepaalde klant op te zoeken zonder een offerte of order op te maken. ->Verkoop Verkoop Simulation Het simulatiescherm zal geen rekening houden met verplichte velden die ingesteld staan in de MUI (Master User Interface), De regelkorting (indien aanwezig) zal worden opgehaald en er wordt rekening gehouden met de geselecteerde prijsoptie. Werkwijze: 1) Geef bovenaan de klant in, op die manier kan u zien tot welke klantenprijsgroep deze klant behoort. 2) Geef het artikel in. -> automatisch wordt de leverancier getoond -> automatisch wordt de verkoop- en inkoopprijs van het artikel getoond 3) Vul het aantal in -> indien er speciale prijzen vanaf een bepaald hoeveelheid is toegekend aan het artikel wordt de verkoopprijs automatisch aangepast 4) Onderaan leest u de netto eenheidsprijs excl. BTW en incl. BTW af. Knoppen: Reset Verkoop Standaardprijzen Toont de verkoopprijs per prijsgroep (aannemer, zelfbouw, particulier, ) Software Developments NV pagina 165 / 321

51 Verkoopprijzen Regelkortingen Inkoop Prijzen Toont de inkoopprijs Regelkorting Toont de inkoopregelkorting Planning & Dispatch Inleiding Op het planningsbord worden zowel alle verkooporders als inkooporders verzameld, zodat men een duidelijk overzicht krijgt van de te leveren en de op te halen goederen. Verdere aanvulling van de planningslijnen zullen leiden tot een handig werkinstrument voor de dienst dispatching. Daarnaast zult u merken dat heel wat functies kunnen aangestuurd worden vanuit de Planning & Dispatching, zoals het afdrukken van documenten en verzenden/ontvangen van orders Instellingen planning en dispatching Buildmaster Distri Instellingen Bij Administratie Applicatie instellingen Buildmaster Distri Buildmaster Distri Setup - Instellingen dienen er een aantal instellingen te worden ingevuld, naargelang de manier waarop men wenst om te gaan met de planning. Fasttab algemeen Op het fasttab algemeen van de Buildmaster Distri Setup wordt de eenheidscode waarin men de volumes wil uitdrukken en de afrondingsprecisie meegegeven. Op een artikel kan men het volume per eenheid bepalen. Het volume kan je preciseren tot op vijf decimalen. Het volume kan worden berekend door hoogte, breedte en lengte in te vullen of rechtstreeks op de artikelkaart de kubieke inhoud in te geven. (zie printscreen) Bijgevolg kan naast het gewicht van de vrachtwagen, ook het laadvolume worden opgevolgd en kan de planning aan de hand van deze gegevens worden aangepast. Software Developments NV pagina 166 / 321

52 Fasttab dispatching Op het fasttab dispatching hebben we de mogelijkheid een vaste datum voor de dispatching in te stellen. Wanneer voor vast = verzenddatum wordt geopteerd, zal in de planning het veld datumte gebruiken worden aangevinkt op de verzenddatum. De planningslijnen worden tevens aangemaakt op de dagen tussen de verzenddatum en de uiterste verzenddatum. Wanneer men voor geen kiest, wordt er geen enkele planningslijn aangeduid met datum te gebruiken. Men gaat manueel een datum aanduiden. Verder kan men de planning default sorteren op Route of Regio. Wanneer men op de route gaat sorteren, wordt er eerst op de route en daarna op regio gesorteerd. De Standaard Wachttijd kan hier ook worden opgegeven (zie mappoint integratie) Verkoopinstellingen Bij de verkoopinstellingen kan men op het fasttab Bouw bepalen wat de code is voor eigen vervoer. Hierdoor wordt bij het aanvinken van het veld planning en dispatching automatisch deze code in het veld expediteur ingevuld. Bovendien kan men hier bepalen hoe de zenddatum en de uiterste zenddatum op een verkooporder standaard moet worden berekend Instellen basiskalender Men kan op de klantenkaart (fasttab Levering) een basiskalender invullen en deze gaan personaliseren met de leverdagen voor deze specifieke klant. Opmerking: Om een basiskalender te kunnen personaliseren dient er zowiezo een basiskalendercode te worden ingegeven (ook al wordt de basiskalender niet gebruikt). Door te klikken op het pijltje naast <gepersonaliseerde kal nee> kan men een gepersonaliseerde kalender definiëren via de knop <functies gepers. Kalenderwijzigingen bewerken>. Software Developments NV pagina 167 / 321

53 Eens de gepersonaliseerde aanpassingen zijn gebeurd, zal <gepersonaliseerde kal nee> vervangen worden door: <gepersonaliseerde kal JA> Wanneer men echter een order opmaakt op een klant waaraan een basiskalender en een gepersonaliseerde kalender werd gekoppeld, wordt de verzenddatum berekend aan de hand van de dag van levering (bepaald voor die klant). Bij opmaak van een order wordt dan de eerst volgende leverdatum (bijvoorbeeld de eerstvolgende dinsdag) aangeduid als verzenddatum. Uiterste verzenddatum verdwijnt en er wordt bijgevolg slechts één planningslijn aangemaakt. Werd er enkel een basiskalender op de klant gedefinieerd, dan wordt de orderdatum als verzenddatum genomen. Er is opnieuw geen uiterste verzenddatum. Wanneer men Werf-leveradres verplicht aanvinkt, wordt een werfadres of leveradres verwacht van zodra planning en dispatching wordt aangevinkt. Dit om te vermijden dat er gegevens ontbreken om de transport van de goederen te verzorgen. Verder heeft men de mogelijkheid een default picking status in te stellen op het fasttab Klanten std. waarden. Hier hebben we de keuze tussen blanco, picking of picked. Meer informatie omtrent deze status vinden we bij afdrukken magazijnbon. Routes In het scherm van de routes (Buildmaster-Verkoop Instellingen Routes) heeft men de mogelijkheid een code toe te kennen voor de combinatie van een bepaalde regio en een bepaalde leverdag. Aan de combinatie verzenddatum en leverdag wordt de juiste route gekoppeld. Wanneer we manueel de verzenddatum aanpassen wordt de route ook gewijzigd. Software Developments NV pagina 168 / 321

54 Via deze presentatie bieden wij u enkele fragmenten aan uit de volledige handleiding. Voor meer informatie kunt u ons altijd contacteren op het nummer +32 (0) of via naar info@sde.be. U kunt zich ook altijd vrijblijvend inschrijven voor één van onze demo s op

55 5. TERUGGAVE LEEGGOED VOOR INKOOP- /VERKOOPFACTUREN 5.1. Instellingen Instellingen van BTW-productboekingsgroep om leeggoed te factureren. Financieel Instellingen BTW BTW-Boekingsgroepen - Productboekingsgroepen Klik onderaan op een lege regel om een nieuwe BTW-productboekingsgroep aan te maken : Code Omschrijving Geen contantkorting L3 Leeggoed (grootboek) Niet aanvinken Selecteer de zonet aangemaakte regel en klik op Instellingen. Vul in als volgt: BTW-Bedrijfsboekingsgroep BTW-Productboekingsgroep Binnenland L3 BTW-identificatie L3 (dit manueel intypen) Software Developments NV pagina 207 / 321

56 Microsoft Dynamics NAV 60 SP1 Buildmaster : 6 Voorraad BTW % 0 BTW berekening Verk. BTW rekening Ink. BTW rekening BTW verleggingsrekening Volledig Leegoed Leegoed Hier niets invullen 5.2. Inkoopfactuur met leeggoed Op een inkoopfactuur wordt een teruggave verrekend van 3475 euro (paletten). Verder is er een aankoop van goederen voor een bedrag van 3118,18 euro excl. BTW. Buildmaster Financieel Inkoop Facturatie Inkoop Facturen Druk op of druk op CTRL+N om een factuur te maken. Vul de hoofdding van de factuur in. Vul de factuurlijnen in zoals onderstaand voorbeeld: Ter controle van de factuur, roepen we het venster Factuurstatistiek op. Druk op Factuur Statistiek. Software Developments NV pagina 208 / 321

57 Microsoft Dynamics NAV 60 SP1 Buildmaster : 6 Voorraad Als de factuur geboekt wordt, zijn dit de posten die gegenereerd worden: Paletten: 3475 euro op rekening Goederen aan 3118,18 euro met 654,82 euro BTW. Schuld aan leveranciers: 298 euro Software Developments NV pagina 209 / 321

58 Via deze presentatie bieden wij u enkele fragmenten aan uit de volledige handleiding. Voor meer informatie kunt u ons altijd contacteren op het nummer +32 (0) of via naar info@sde.be. U kunt zich ook altijd vrijblijvend inschrijven voor één van onze demo s op

59 Microsoft Dynamics NAV 60 SP1 Buildmaster : 6 Voorraad Bij de verkoop van een artikel waarbij beton toeslag is ingesteld verkrijg je in c volgende lijnen, na vrijgave van het order. Nieuwe functionaliteit in versie 50 SP1 R04 fix2 De gebruiker heeft ook de mogelijkheid om op het order zelf, het uitgerekend bedrag eenmalig voor dit order aan te passen in volgende stappen: je opent het verkooporder opnieuw, je gaat naar fasttab verzending waar je (na aanvinken) een fixed price kan opgeven en opnieuw vrijgeven van het order Periodieke Activiteiten Inkoopprijzen aanpassen Via de periodieke activiteit Inkoopprijzen aanpassen kan men nieuwe prijslijsten voor leveranciers manueel (of eventueel elektronisch) voorbereid worden. Software Developments NV pagina 234 / 321

60 Microsoft Dynamics NAV 60 SP1 Buildmaster : 6 Voorraad Via de knop Huidige prijs ophalen kan men de artikelen voor de leverancier in de hoofding ophalen met de huidige inkoopprijs. Het systeem maakt voor elk artikel in het systeem, gekoppeld aan de betreffende leverancier, een regel aan met de oude prijs en de nieuwe prijs gelijk aan de oude prijs. De begindatum (startdatum van de nieuwe prijs) en de standaardprijs - optie worden eveneens overgenomen uit de hoofding. De nieuw prijzen kunnen dan manueel aangevuld worden of kunnen berekend worden via de knop Nieuwe prijs berekenen, waarin een verhogingspercentage kan opgegeven worden. De optie Speciale Prijzen berekenen in de hoofding laat toe de geregistreerde speciale prijzen van de artikelen ook automatisch te herrekenen door de op de lijnen geregistreerde winst% te behouden. Net voor het ingaan van de nieuwe prijzen (begindatum) kan deze lijst dan geboekt worden, waardoor alle nieuwe prijzen in het systeem geactiveerd worden. Tevens worden de verkoopprijzen automatisch aangepast via de gekoppelde formules op de artikelfiches. Software Developments NV pagina 235 / 321

61 Microsoft Dynamics NAV 60 SP1 Buildmaster : 6 Voorraad Update Tarief inkoopprijzen De batch Update tarief inkoopprijzen plaatst een vinkje in het scherm van de Inkoopprijzen in de kolom Tariefprijs. Als u vandaag (01/12/08) nieuwe inkoopprijzen inleest van uw leverancier met begindatum bv 01/01/09, dan mogen deze prijzen vandaag nog niet van toepassing zijn. Op 01/01/09 wil u dat de nieuwe prijzen wel van toepassing worden, maw dat het vinkje Tariefprijs wordt aangeduid. Hiervoor kan u de batch Update Tarief inkoopprijzen gebruiken Update Tarief inkoopregelkortingen De werking van deze batch is dezelfde als de werking van de Tarief inkoopprijzen. De batch Update tarief inkoopregelkortingen plaatst een vinkje in het scherm van de Inkoopregelkortingen in de kolom Tariefkorting. Software Developments NV pagina 236 / 321

62 Via deze presentatie bieden wij u enkele fragmenten aan uit de volledige handleiding. Voor meer informatie kunt u ons altijd contacteren op het nummer +32 (0) of via naar info@sde.be. U kunt zich ook altijd vrijblijvend inschrijven voor één van onze demo s op

63 Microsoft Dynamics NAV 50 SP1 Buildmaster : 7 Resources 7.2. Resourcegroepen Deze optie wordt gebruikt om Resourcegroepen te definiëren SILO s Wanneer men nu bij opmaak van de order, de nummer van de silo nog niet kent, kan men in eerste instantie gebruik maken van een resource silo, welke dan later kan worden vervangen door de correcte resource. De resources die men in het silo-overzicht en de historiek wil krijgen, moeten aangevinkt worden als silo op de resourcekaart. Er is 1 resource aangeduid als een Verplaatsing Resource. Onder deze resource komen de standaard verplaatsingskosten terecht als een werksoort welke men later bij het order voor de verplaatsing kan selecteren. Dit wordt verder nog besproken. De standaard verplaatsingskosten kan men als volgt instellen: Vanuit de resourcekaart ga je rechts onderaan naar prijzen waardoor je op onderstaand voorbeeld terecht komt. Hier kun je doorklikken op werksoort en daar de standaardprijzen instellen. Software Developments NV pagina 278 / 321

64 Microsoft Dynamics NAV 50 SP1 Buildmaster : 7 Resources Silo resource activiteiten. De volgende bewegingen worden geregistreerd: Vullen depot: Dit gebeurd vanuit het Overzicht aktieve Resources waar zich alle aktieve silo s zich bevinden. In het overzicht ga je op de gewenste silolijn staan en ga je vervolgens via functies -> aktiviteiten -> vullen depot naar onderstaand overzichtsscherm. Nadat alles is ingevuld wordt een lijn gecreëerd in de historiek en veranderd de status van de silo in kwestie naar gevuld depot. Hierna kan je manueel de vulstatus aanpassen in het overzichtscherm. Leveren van de silo: Dit gebeurd vanuit een verkooporder. De 1 e verkoopregel wordt ingevuld met het artikel waarmee de silo opgevuld wordt. Op de 2 e lijn wordt de gewenste resource (Silo) ingegeven. Indien de juiste silo nog niet gekend is, wordt een tijdelijke resource ingegeven. Software Developments NV pagina 279 / 321

65 Microsoft Dynamics NAV 50 SP1 Buildmaster : 7 Resources Op het moment dat de tijdelijke silo vervangen wordt door de correcte resource (silo) wordt het order opnieuw opengedaan en de tijdelijke silo vervangen. Door het order terug vrij te geven komt de definitieve silo met activiteit levering in het silo-overzicht terecht. Indien er verschillende keren dezelfde tijdelijke silo gebruikt wordt, krijg je de verschillende klanten te zien vanuit planning en dispatching. Hiervoor moet wel het veld planning en dispatching aanvinken in het verkooporder (werf is wel verplicht in te geven). Vullen klant: Dit gebeurd vanuit het Overzicht aktieve Resources waar zich alle aktieve silo s zich bevinden. In het overzicht ga je op de gewenste silolijn staan en ga je vervolgens via functies -> aktiviteiten -> vullen klant naar onderstaand overzichtsscherm. Software Developments NV pagina 280 / 321

66 Microsoft Dynamics NAV 50 SP1 Buildmaster : 7 Resources Er wordt automatisch een order met doorlevering aangemaakt waarin eventuele aanpassingen kunnen toegevoegd worden bv. Nog een extra zak mortel verkocht. Transfer tussen werven: Dit gebeurd vanuit het Overzicht aktieve Resources waar zich alle aktieve silo s zich bevinden. In het overzicht ga je op de gewenste silolijn staan en ga je vervolgens via functies -> aktiviteiten -> verplaatsen naar onderstaand overzichtsscherm. Bij het selecteren van een werf krijg je ook de mogelijkheid om een nieuwe aan te maken nadat je hebt doorgeklikt op werfnr. Hierna wordt automatisch een order aangemaakt waarin je dan de gewenste werksoort kan selecteren met bijhorende prijs. Afhalen: Dit gebeurd vanuit het Overzicht aktieve Resources waar zich alle aktieve silo s zich bevinden. In het overzicht ga je op de gewenste silolijn staan en ga je Software Developments NV pagina 281 / 321

67 Microsoft Dynamics NAV 50 SP1 Buildmaster : 7 Resources vervolgens via functies -> aktiviteiten -> afhalen. Hierna wordt er automatisch een order aangemaakt. Zoals bij elk order is het nog mogelijk extra lijnen toe te voegen. Opmerking loggen: Dit gebeurd vanuit het Overzicht aktieve Resources waar zich alle aktieve silo s zich bevinden. In het overzicht ga je op de gewenste silolijn staan en ga je vervolgens via functies -> aktiviteiten -> opmerking loggen. Hierna wordt volgend scherm weergegeven. De opmerking komt hierna terecht in het silo-overzicht. Indien er een blanco opmerking wordt gelogd verdwijnt de laatst gelogde opmerking vanuit het overzichtsscherm Resourcebezettingen. Een overzicht van de actieve resources vindt je terug onder Resource Detail Silohistoriek Vanuit de silohistoriek kun je elke beweging terugvinden die de silo gedaan heeft en wanneer. Een voorbeeld van elke stap vind je hieronder terug. Software Developments NV pagina 282 / 321

68 Microsoft Dynamics NAV 50 SP1 Buildmaster : 7 Resources Indien je een resource die aangeduid stond als silo terug afvinkt, wordt de hele historiek van deze resource verwijderd uit het historiekoverzicht. Indien je achteraf silo terug aanvinkt, keert de historiek terug naar het scherm Silo-overzicht Vanuit het silo-overzicht heb je zoals eerder uitgelegd de mogelijkheid om volgende activiteiten uit te voeren: Via functies -> resource kaart kom je terecht op de kaart van de op dat moment geselecteerde silo. Met de knop laatste order kom je terecht in de verkooporders, en krijg je direct het scherm met het laatst vrijgegeven verkooporder dat was aangemaakt voor de geselecteerde lijn in het overzicht Overzicht resource detail Nieuwe functionaliteit in versie 50 SP1 R03 F03 en F04 Buildmaster Resource - Lijsten Overzicht resource detail Deze lijst toont een overzicht van alle resources/artikelen Software Developments NV pagina 283 / 321

69 Microsoft Dynamics NAV 50 SP1 Buildmaster : 7 Resources Software Developments NV pagina 284 / 321