Pilot fund kick off

Transcriptie

1 Pilot fund kick off :30 12:30 uur. Presentielijst 1. Kim Hartog WO=MEN facilitator vergadering 2. Josta Ten Broeke CORDAID Nederland- T +31 (0) Josta.ten.Broeke@cordaid.nl 3. Godefroid Nimbona cordaid Nl - gnm@cordaid.nl 4. Florence A. Andrew STAD florencete@live.nl 5. Guus Laan Ministerie van Defensie AJ.Laan@mindef.nl 6. Leoni Groot Gender Concerns Int. leoni@genderconcerns.org 7. Joy Baeten Gender Concerns Int. _ joy@genderconcerns.org 8. Godelieve Mucop - gmangangilive@yahoo.fr 9. Mathilda Flemming UNOY peacebuilders info@unoy.org 10. S. Mbanzendore - Burundian Women for Peace and Development bwpdnl@yahoo.fr 11. Mekka Akdelgabar VOND - E: tijanisufi@gmail.com 12. Merle Gosewinkel WPP - merle@womenpeacemakersprogram.org 13. Sebastiaan van der Hoek Cordaid she@cordaid.nl 14. Emma Jansen Peace Bridages International info@peacebrigades.nl 15. Ilse Mijnhart - Women for Water Partnership - communication@womenforwater.org 16. Ibrahim Farouk - Arabische Lenteforum + International Association of Egyptians Abroad info@arabischelenteforum.nl 17. Ismail Stella - African Sky/ TIYE INTERNATIONAL - africansky1@hotmail.com 18. Anne-Floor Dekker VON a.dekker@vluchtelingenorganisaties.nl 19. Sabina Atzei Cordaid Sabina.atzei@cordaid.nl 20. Corrie Oudhoff MWPN - mwpnorg@mwpn.org 21. Maaike van Breevoort Justice and Peace MBR@justiceandpeace.nl 22. Ted Strop-von Meijerfeldt pl VDV tiestropvm@planet.nl 23. Heleen Schrooyen NIMD heleenschrooyen@nimd.org 24. Nina van Lanschot MinBuZa - nja-van.lanschot@minbuza.nl 25. Merel Kijk in de Vegte MinBuZa - merela.kijkindevegte@minbuza.nl (Notulen) Acties en besluiten: Tot Kerst 2014 kunnen selectiecommissieleden worden aangedragen: uiterlijk 16 januari 2015 wordt de commissie bekend gemaakt. Voorstel 3 personen oneven unanieme besluitvorming anders democratisch. Cordaid zitting in commissie plus 2 andere leden. Dus kom met mensen waar je vertrouwen in hebt en die kennis van zaken hebben en kwalitatief kunnen bijdragen. Een ieder: draag goede kandidaten aan (namen en CVs) bij Godefroid Nimbona (godefroid.nimbona@cordaid.nl) Alles wat relevant is voor dit Pilot Fund wordt via website Cordaid zichtbaar gemaakt om zo transparant mogelijk te zijn: HYPERLINK " Informatie is onder andere; stand/uitputting van het budget, selectieproces en planning (wanneer indienen, wanneer selectiecommissie bijeen etc), formats, rapportageverplichting, de kick-off presentatie enz Eindrapportageverplichting moet 31 augustus 2016 zijn. Fout in criterium 8. Op basis van de MENA-groep informatie zal Cordaid op de portal de landen aangeven die (binnen dit NAPII, niet binnen de VN-formulering per se) onder MENA vallen Binnen de criteria wordt aan de term fundamentalistisch extremistisch toegevoegd Indiening bij voorkeur in het Nederlands of in het Engels Vraag in de evaluatie: heeft de investering in NL een meerwaarde? Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014) 1/7

2 In match-making (market place) kan VON in voorzien tijdens de eerste capacity building bijeenkomst in februari. Wat is de volledige lijst met ondertekenaars? Er is een website met logos etc. WO=MEN checkt wat moet er nog op, wat missen we? 25 % van het totale fonds mag in NL besteden aan draagvlak activiteiten, per project max 11% naar overheidskosten incl. reiskosten Per project zijn activiteiten in focus landen zijn leidend; Fonds niet bedoeld voor grotere organisaties; definitie kleinere en middelgrote organisaties staat in de ToR en het principe dat kleinere organisaties de leiding hebben wordt gehanteerd: o Tenminste 75% komt van organisaties met omzet < euro per jaar o Maximaal van 25 % organisaties met omzet < euro per jaar Hierboven zijn de actiepunten en besluiten gedestilleerd uit de kick-off meeting die opkwamen als vraag vanuit de criteria en de verdere presentatie. Voor diegenen die de verdere discussie en bespreking willen lezen; hieronder vinden jullie de reflectie van de meeting. Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014) 2/7

3 Inleiding Grondig en democratisch proces met gezamenlijk opstellen ToR, taken fondsbeheerder, stemming fondsbeheerder etc. Pilot Funds is goedgekeurd door BZ waarvoor we erkentelijk zijn. 1 januari 2015 officieel van start, nu kick-off om de criteria en het proces samen goed door te spreken. Cordaid hoopt bij deze constructie de uitkomst van het democratische proces te kunnen accommoderen; Cordaid en VON presenteren hun rollen en er is genoeg tijd voor vragen en discussie. Cordaid is blij in het vertrouwen en kunnen vanuit hun ervaring in de projectlanden een goede rol vervullen. Termijnen - 1 nov 2014 goedkeuring door Ministerie van Buitenlandse Zaken Tot Kerst 2014 kunnen selectiecommissieleden worden aangedragen: 9 januari 2015 is de commissie bekend. - Januari start en eerste aanvragen mogelijk. Verwacht; begin helft jaar heel veel aanvraag. Einde weinig aanvraag. - Na 7 maanden ergens in de zomer tussenevaluatie - ; maar kan eerder uitgeput zijn. - Uiterlijke afsluiting projecten: 30 juni Voortgangsrapportages 31 januari 2015, en eindrapportage 31 augustus Aanvraag mogelijk tussen 1 jan tot 31 dec 2015, maar kan voor 31 december toegewezen zijn. Maximale implementatie dus 1,5 jaar. Het is een pilot fonds maar als het in een behoefte voorziet, dan des te meer reden om te pleiten voor verlenging. Meer informatie - Budget ( direct in projecten, actueel fonds) - Schatting tussen de projecten in aanmerking Portal Cordaid presentatie online alles wordt via website zichtbaar gemaakt (zo transparant mogelijk): / Rollen, Cordaid en VON - Cordaid doet fondsbeheer; contracten, monitoren, overmaking, portal-informatie, leiding (en zitting) selectie-commissie. - LA = local advisor van Cordaid s partners ter plaatse kunnen indien noodzakelijk lokaal ondersteunen - VON kan begeleiding bieden in ontwikkelen, opstarten, uitvoeren, rapporteren van het project. Dit gebeurt zoveel mogelijk in groepsverband. Welke organisaties in aanmerking fonds - Gekeken wordt naar kwaliteit van het project, niet first come first served. Maar als de eerste projecten kwalitatief goed zijn en passen in de criteria, worden deze goedgekeurd. Als het voorstel potentie heeft, wordt het teruggestuurd met feedback. Verdere ontwikkeling kan ondersteund worden door VON. - Wanneer fonds uitgeput, dan kunnen geen aanvragen meer worden gedaan. Op de portal is duidelijk wanneer er ingediend kan worden, wanneer de selectiecommissie bij elkaar komt, en hoeveel fonds er (nog niet) is toegewezen. - Fonds niet bedoeld voor grotere organisaties; definitie kleinere en middelgrote organisaties staat in de ToR en het principe dat kleinere organisaties de leiding hebben wordt gehanteerd: o Tenminste 75% komt van organisaties met omzet < euro per jaar o Maximaal van 25 % organisaties met omzet < euro per jaar - De grootte van een organisatie wordt puur bepaald door de financiële middelen, niet door de daden. - Deze organisaties kunnen hun capaciteit via ondersteuning van VON, door samenwerking en via de uitvoer van projecten versterken. - Track-record is geen selectie-eis; mocht je al projecten hebben gedaan, dan is het goed om die (+ resultaten) te melden, maar dit fonds is juist ook bedoeld om nieuwe en kleine organisaties een kans te bieden om een voorstel in te dienen en zo sterker te worden. - Kernwoorden ook uit ToR worden gebruikt ter beoordeling Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014) 3/7

4 - Voorstel in te dienen met 2 of meer Nederlandse NAP-partners, om samenwerking te bevorderen; samen sterk juist de bedoeling van NAPII en deze pilot. Het bevorderen van de samenwerking was ook een voorwaarde gesteld in de ToR. Focus landen De focuslanden onder NAPII zijn aangehouden; dat betekent Afghanistan, Burundi, Colombia, DRC, Sudan en Zuid-Sudan, en de MENA-regio. Nederland erbij gezet omdat draagvlakversterking in Nederland mogelijk is (ook in apart project).er volgde een discussie over MENA, onduidelijk welke landen hieronder vallen. De landen aangeven die binnen de huidige MENA-groep die (binnen dit NAPII, niet binnen de VNformulering per se) onder MENA vallen, ook op de portal. - Er mogen meerdere landen in een projectvoorstel worden opgenomen, als het maar wel in de focuslanden is. o Two different countries one project in Sudan and the other in South Sudan: that would fit for a joint proposal; still necessary to show how they are linked. o Een regionaal project kan worden ingediend, met focuslanden. Het is een flexibel fonds, en dan kunnen we het voorleggen aan de selectie. Afhankelijk van het project. Als het project ook in andere landen is, dan moet de meerwaarde voor het focusland wel duidelijk worden gemaakt o Je kan een bestaand project uitrollen naar andere landen? Dat kan maar met in achtneming de focuslanden; die staan voorop. Verantwoordelijkheden in partnerschap - Kleine organisaties kunnen anderen op expertise inzetten, maar zij zijn wel de trekker; - De organisaties die samen een project indienen, hebben de verantwoordelijkheid dat het voorstel een aaneensluitend en samenhangend geheel is. De organisaties kunnen een andere verantwoordelijkheid hebben. Communicatie - Cordaid zal bijhouden op de portal ( wat is gecommitteerd. Alle projecten met goedkeuring komen hierop, ook zicht transparant voor wie wat gecommitteerd en hoeveel nog niet gecommitteerd. De criteria staan erop, formats, rapportageprotocol komt hier ook op. Cordaid past portal aan (1325 ipv 1323) en voegt informatie toe; zoals stand van het budget, selectieproces en planning (wanneer indienen, wanneer selectiecommissie bijeen etc) enz. Besluitvorming indiening Normaal voorstel: - Moment indiening tijd voor lezen voorstellen voor de laatste vrijdag van de maand, selectiecommissie komt 10 dagen daarna bijeen. - Binnen 1 maand besluitvorming Rapid Action - Binnen 3 dagen bevestiging - 1 organisatie kan indienen - We zullen proberen flexibel te zijn, snel te besluiten en achteraf nog informatie te vragen - De commissie komt iedere maand samen; planning komt op portal. Selectie commissie - Inspiratie wie komt in selectie commissie 3 leden, elke maand samenkomen. Kan ook via Skype. Niet betaald werk, vrijwilliger. Er zijn al mensen aangedragen. Tot Kerst kunnen mensen aangedragen worden. 9 januari commissie compleet en klaar voor 1 e ronde. Voorstel 3 personen oneven unanieme besluitvorming anders democratisch. Cordaid zitting in commissie plus 2 andere leden WO=MEN? Cordaid is voor als koepelorganisatie. Zijn zelf niet voor vanwege onder andere dat leden van WO=MEN gaan indienen. Dus kom met mensen waar je vertrouwen in hebt en die kennis van zaken hebben en kwalitatief kunnen bijdragen. Een ieder: draag goede kandidaten aan bij Godefroid Nimbona (godefroid.nimbona@cordaid.nl) Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014) 4/7

5 Criteria doornemen 1. Reiskosten: a. Laatste zin 1 e criteria; reiskosten in land, activiteiten in Nederland uitvoeren je werkt met lokale landen; niet vanuit Nederland er naar toe vliegen om uit te voeren; maar wat gaat er dan gedaan worden? Moet naar gekeken, wat is achterliggend. Training is ander ding dan uitvoering. Maar hier moet over gediscussieerd. Nieuwe scheidslijn te vinden. Alleen mits er geen lokale mensen zijn om dit te doen. Wanneer nodig, heeft CORDAID via haar lokale partners in alle landen lokale adviseurs die mogelijk kunnen helpen b. Vrijwillige organisaties waarom niet de kans krijgen om expertise kans krijgen. Waar lopen ze tegen aan. Grote mogelijkheden om gefinancierd te krijgen. IS discussie punt!! niet huidskleur. Maar wel dat expertise hier gedeeld kan worden in partner landen. Waarom 1 vliegticket. Dient wederzijds doel. Plus betere uitwisseling van contacten c. Punt 14. Er is ruimte voor reiskosten Er is niet 1 grote organisatie die alles krijgt; vandaar de 50% - 50%. Je mag een eigen bijdrage doen om het project groter te maken. Minimaal 2 NAP-organisaties per aanvraag, geen maximum. Maar maximum per project is % van totale fonds kan besteed worden aan activiteiten in Nederland. a. Dit zal worden bijgehouden. Meer aanvragen hierop zullen niet worden gehonoreerd. Er kunnen projecten worden ingediend die alleen in Nederland plaatsvinden. Nederland max. 25% versus Focuslanden min 75%. Lokale partners voeren de projecten in focuslanden uit. Stichting of vereniging; ze kunnen ook platform zijn; moeten juridische entiteit hebben. b. Totaal aantal projectkosten in NL is 25%, inclusief de 11% maximaal aan overhead. 7. Rapid action: Binnen maand gestart, kan maximaal 2 maanden ( max). Noodzaak dat de urgentie duidelijk is. a. Is actueel dat snel moet worden behandeld en een mogelijkheid biedt. Is geen noodhulp. Kan zowel in Nederland als focusland. Bij bijv. doorbraak in vredesproces. Nieuwe dimensie die je niet zag aankomen waaraan je iets kunt bijdragen. b. Als je ook activiteiten wil doen na en gelinkt aan deze Rapid Action, moet er een normale aanvraag worden ingediend.. c. Lobby is een ander verhaal, geen ondersteuning materiaal maanden indienen eindrapportage? Moet 31 augustus zijn. Fout in criterium 8. Duurzaamheid 9. Gender, eigenaarschap etc. Is bekend. 12? Eigenstandigheid als in 6? Ja lokale inbedding Financiering van het project 14. Overhead kosten a. Is het goed iets meer te specificeren; wat is definitie van Cordaid? Redelijkheid financieel deskundige, met vragen, niet geheel rigide. Reiskosten kunnen daar nu ook onder vallen. Dat is nu besloten (zie 1c). Dus niet rigide maar weer zelf ook redelijk. Zoals eerder gehanteerd. Onder streep algemene kosten. b. Geen richtlijnen maken voor overhead? Cordaid geeft aan dat het geen harde wet is. Er is flexibiliteit. In alle redelijkheid. c. Reiskosten 15. Penvoerder is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de eigen en partner organisaties maar wel in samenspraak. Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014) 5/7

6 16. BELANGRIJK! Betekent dat de penvoerder met de andere NLse NAP-ondertekenaar en de partners in het veld een overeenkomst moeten hebben, over hele project. Welke fondsen naar wie gaan, en door alle ondertekend. a. Transparantie is van groot belang. Wie welke verantwoordelijkheid. Pas dan kan er geld worden overgemaakt naar penvoerder (het gehele fonds); zij zijn verantwoordelijk voor het overmaken van het geld naar de partners. Penvoerder verantwoordelijk voor fondsen. b. Geen accountantsverklaring nodig. Dit is te omslachtig en te duur voor een relatief laag projectbedrag. Dit projectfonds is juist mogelijk om kleinere organisaties te laten groeien. 17. Eigen bijdrage gewaardeerd. Zowel NL als partner. Teken van ownership. Geen harde eis, maar wel gewaardeerd Dit criterium stond in de ToR. Discussie over fundamentalistisch wordt ook extremistisch aan toegevoegd Monitoring. Gezamenlijk. Kijk in gezamenlijkheid, waar zijn jullie bezig. Hoe kunnen we leren. Hoe loopt het. Participatiemoment. Inhoudelijke evaluatie. Wat dekt het fonds niet: - Wat is geen faciliteiten? Eigenlijk geen gebouwen, hardware. - Feedback geven aan eigen achterban. Na het report voor Cordaid, inform constituency. Kan als meeting of report (several forms). Bring it back to supporters. Andere opmerkingen Gebruik kennis uit landengroepen Voor Informeren, er vanaf weten en kennis vanaf halen! Wordt er gekeken naar activiteiten die al in landen worden uitgevoerd. Vanuit NAP Burundilanden, etc is al iets afgesproken. Kijken jullie naar verhouding NAP dat al bestaat? - Wel als er zicht op is. In grote geheel zullen ze daar zeker naar kijken, omdat ze die kennis en kunde al hebben. In werkgroep is dit is er al; dit is aansluitend. Goed om met de werkgroep het te plannen project af te stemmen. Voorzitters mailen van landengroep door WO=MEN; aangeven dat het Pilot Funds is gestart, en dat we stimuleren dat de Project Fund indieners hun voorstellen met de landengroep kan bespreken. - In format aangeven hoeverre aansluit (mogelijk) met wat er al ligt, om dit te ondervangen. Belangrijk om te beseffen dat het Pilot Fonds ook is bedacht aan hand van conflict in de landengroepen. o Dus, de voorzitter in ieder geval mailen, of wanneer die mogelijkheid er is voor een indiening, er gewoon over praten tijdens een landenmeeting. Is geen vereiste maar meer informerend. - Verhouding grote en kleine organisaties: Let op discussie, lokale organisatie van grote, ander focus, als uitvoerder. Maar wel goed met lokale samen te werken die al geld ontvangt uit NAP Laatste remarks van in Nederland is dat niet veel? Dit is opgenomen binnen de ToR: willen werken aan draagvlak en capaciteit versterking NL. Wegvallen faciliteiten in Nl. Vraag in de evaluatie: heeft de investering in NL een meerwaarde? 2. Goed aantonen daadwerkelijke draagvlakversterkende voorstel, 3. Taal: bij voorkeur in English; Dutch 4. Kunnen organisaties over kunnen die betrokken zijn? Dat was nog niet voorbesproken. We willen niet rigide zijn dus niet per definitie uitgesloten; maar noodzakelijk om de meerwaarde van de wat grotere organisaties ook voor de kleinere organisaties duidelijk te maken. Het principe heerst: de kleine organisaties zijn de lead. Kijken of marktplaats voor iets grotere organisaties (groter dan ,-) kan worden opgezet (VON) om synergie en meerwaarde te kunnen marketen. Marktplaats voor de kleinere organisaties om elkaar te vinden is ook handig. Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014) 6/7

7 5. Platform voor vinden partner organisaties. Waar deze te vinden? who is active; who can we get. Hier kan VON in voorzien tijdens de eerste capacity building bijeenkomst in februari. Lijst met ondertekenaars? Er is een website met logos etc. Kijken WO=MEN wat moet er nog op, wat missen we? VON binnen pilot fonds 3 taken: 1. Online helpdesk link Cordaid op website criteria fondsaanvraag, formats, formulieren en telefonisch. 2. Trainingsmodule capaciteitsopbouw aanvragers in NL. 3. Faciliteren projectindiening Als een project potentie heeft, maar volgens de selectiecommissie nog onvoldoende is uitgewerkt, dan kan het in samenspraak met de betreffende organisatie ter ondersteuning bij VON worden neergelegd. Individuele begeleiding is eventueel ook mogelijk. Dit betreft geen verplichting, maar is een aanbod. Wanneer: - In elk geval gedurende het eerste half jaar van Half februari start een gezamenlijke capacity building dag. Waarschijnlijk 13 of 14 febr. - Tussen maart en juni vinden 3 dagdelen plaats met maatwerkbegeleiding op aanvraag ter ondersteuning van een aanvraag. Deze bijeenkomsten worden groepsgewijs georganiseerd. (kan worden verschoven bij veel late aanvragen). - In de zomer van 2015 evalueren we met ons projectpartners en dan vindt evt. na de zomer nog een extra bijeenkomst plaats. Inhoud van de capacity building modules - Introductie agenda WPS/NAP 1325: wat zijn de strategische doelen en hoe positioneer je jezelf als NAP activist? - Strategische projectontwikkeling: probleemanalyse, krachtenanalyse, vaststellen SMART-doelen, genereren effectieve strategieën voor sociale verandering en netwerkanalyse - Duurzaam projectbeheer: organiseren draagvlak voor succesvolle implementatie en samenwerking met lokale partners, voeren van een projectadministratie, monitoren en presentatie eigen resultaten en voorlichting financieel-juridische zaken (vrijwilligersvergoedingen, etc.) - Individuele begeleiding midden febr. Aanmelding zelf naar VON, of na behandeling commissie. Als eerder dan behandeling commissie nodig is, maak afspraak via . Maar prefereren groepen. Zijn flexibel. - Taal: English, Dutch. Dit is nog wel een punt, met vertaling. Maar geld voor alle talen ook Arabisch. Vertaling is voor project zelf. Maar bij partner agreement bijvoorbeeld in Engels. Als echt moet in het Frans. Aandachtspunt: VON is niet onderdeel selectiecommissie. Als VON zegt goede aanvraag betekent geen garantie dat het wordt aangenomen. Maar we nemen alle onderdelen door op de vastgestelde criteria. Ook hele praktische zaken, zoals wat zet je wel en niet in overhead, wat zijn andere acceptabele kosten, etc. Best practices We kunnen op basis van best practices VON, format voor projectaanvraag leveren. Niet inhoudelijk. Wel structuur. Format. Communicatie Goedgekeurde projecten komen op portal Cordaid. o Alleen finale versie. Uiteindelijke versie met het totale bedrag. o Of misschien de samenvatting ipv hele versie. Meer details info; ga dan met elkaar in gesprek. Of je kunt pdf toevoegen. Maar transparantie. o Gehele versie via website organisatie? Het gaat over de formulering; goed om daar vroeg mee te starten. Notulen Kick-off Pilot Fund Dutch NAP1325-II (27 November 2014) 7/7