Handleiding helpdesk PBS

Transcriptie

1 Handleiding helpdesk PBS INHOUDSTAFEL 1. CONCEPT ONLINE HELPDESKTOOL DE WERKOMGEVING ZOEKEN IN FAQ EEN NIEUWE MELDING PLAATSEN HET ANTWOORD OP JE MELDING OVERZICHT MELDINGEN PERFORMANTIEMELDING BOODSCHAP IN OPAC [PRODUCTIE] LINKBUILDER ALEPH CLIENT V18 PRODUCTIE AFMELDEN... 12

2 1. Concept Vanaf 19 april 2006 zullen de Vlaams-Brabantse PBS helpdesk en hotline operationeel zijn. De eerstelijnshelpdesk wordt integraal waargenomen door de provincie. Dit geldt eveneens voor de hotline gedurende de weekdagen. Op zaterdag zal Libis de hotline verzorgen. Bij de helpdesk kan je terecht met vragen over de wijze waarop je bepaalde acties uitvoert in Aleph. Het gaat over vragen die te maken hebben met circulatie, catalografie, acquisitie, IBL en de OPAC. Deze niet dringende vragen bezorg je de helpdesk via de internettool (url zie lager). Indien de tool niet beschikbaar is, bezorg je deze via mail. Het heeft weinig zin voor deze vragen telefonisch contact met ons op te nemen. Antwoorden zullen moeten opgezocht en uitgetest worden en dit kan niet via de telefoon. HELPDESK Permanentie: ma-vr: 9h tot 17h Contact : URL: helpdeskpbs.vlaamsbrabant.be mail: helpdesk.pbs@vlaamsbrabant.be De hotline contacteer je telefonisch wanneer je niet meer kan uitlenen of invoeren. De oorzaken van deze (blokkerende) problemen zullen eerder van technische aard zijn. Ze situeren zich op het vlak van de plaatselijke hardware, de connectie of de centrale server. Blokkerende problemen worden steeds eerst aan de hotline gericht. Vervolgens gaat deze na of het probleem door Libis of de provincie kan verholpen worden. Enkel indien het probleem te maken heeft met de server of de KUL-netwerkinfrastructuur, kunnen de provincie of Libis probleemoplossend werken. Wanneer deze problemen veroorzaakt worden door de plaatselijke hardware of de gemeentelijke internetconnectie, kunnen de provincie of Libis deze niet verhelpen. Hiervoor neem je contact op met de plaatselijke systeembeheerder of de eigen netwerkprovider. HOTLINE Permanentie: ma-vr: 9h - 20h za: 9h - 17h Contact : ma-vr: 016/ (Provincie) za: 016/ (Libis) Handleiding WEB Opac 2/12

3 2. Online helpdesktool Start Internet Explorer Surf naar helpdeskpbs.vlaamsbrabant.be 2.1. De werkomgeving Wanneer je de helpdesk opent, krijg je het volgende beginscherm: Om een handeling uit te voeren, klik je ofwel in de tabel links of op één van de linken rechts. Opmerking: vergeet je niet af te melden op het einde van de sessie! Na dertig minuten inactiviteit word je automatisch afgemeld! 2.2. Zoeken in FAQ FAQ staat voor Frequently Asked Questions. Hier vind je de meest voorkomende vragen en nuttige weetjes. Wanneer je op 'Zoeken in FAQ' klikt, kom je in het volgende scherm terecht: Handleiding WEB Opac 3/12

4 Werkwijze: Bij 'Zoeken op' kies je eerst een categorie: Circulatie, Cata, Zoeken of Andere of je kan ook in al deze categorieën samen zoeken. Vervolgens geef je één zoekterm of meerdere termen in. Je kan deze zoektermen combineren via de radiobuttons onderaan. Wanneer je 'OF' aanduidt, wordt er gezocht naar teksten die minstens één van de zoektermen bevatten. Wanneer je 'EN' Kiest, wordt er gezocht naar teksten die alle zoektermen bevatten. Je kan tenslotte ook aanduiden 'Als exacte woordcombinatie'. Dan zoek je naar de combinatie van zoektermen in de volgorde zoals ze zijn ingegeven. Klik op de knop 'Start zoeken' om de zoekactie te starten. Je krijgt een overzicht met vragen die voldoen aan je zoektermen. Klik op een vraag om het antwoord te zien Een nieuwe melding plaatsen Wanneer je geen antwoord vindt op je vraag in de FAQ's, kan je zelf een nieuwe melding plaatsen via de link 'Nieuwe melding'. Wanneer je hierop klikt, kom je in het volgende scherm terecht: Handleiding WEB Opac 4/12

5 Werkwijze: Geef het onderwerp van je vraag/probleem in bij 'Onderwerp'. Omschrijf zo nauwkeurig mogelijk het probleem bij 'Omschrijving'. Wanneer je bijvoorbeeld problemen hebt bij het aanpassen van een lenersrecord, vermeld je in de omschrijving: o de module waarin je het probleem ondervindt, o eventueel het lezersnummer van de persoon in kwestie o de actie die je wil uitvoeren o de schermen waarin je deze actie probeerde uit te voeren o omschrijving van het probleem, met voorbeelden Je kan eventueel een bijlage toevoegen. Dit doe je door op de knop 'Browse' te klikken en de file op te zoeken in de directory van de computer die je wenst toe te voegen. Vink aan tot welke categorie het probleem behoort: Catalografie, Circulatie, Zoeken of Andere. Klik op OK om je vraag te versturen Het antwoord op je melding De meldingen worden behandeld binnen dezelfde webomgeving. Het antwoord is raadpleegbaar via de link 'Mijn meldingen' (zie onder). Je wordt tegelijkertijd via mail op de hoogte gebracht van het antwoord. Indien het antwoord niet voldoet, kan je bijkomende vragen stellen over het huidige onderwerp door te 'replyen' op de mail. Het kan zijn dat de vraag te onduidelijk is om een antwoord te geven en dan zal je een mail krijgen met als onderwerp 'Meer info nodig'. Antwoord dan ook op deze mail via reply en laat het onderwerp van de mail ongewijzigd maar verwijder ook hier weer de body van het bericht Overzicht meldingen Via de knop 'Mijn meldingen' krijg je een overzicht van alle meldingen die reeds geplaatst zijn door alle medewerkers van de bibliotheek. In het overzicht worden per melding het idnr van de melding, de categorie waartoe ze behoort, het onderwerp, het antwoord en de status vermeld. Door op het nummer voor de melding te klikken, kan je de vraag en het antwoord raadplegen. Wanneer de status 'Gesloten' is, is de vraag beantwoord. Als de status 'Toegewezen' is, betekent dit dat de vraag in behandeling is. 'Meer info geven' betekent dat iemand van de medewerkers de vraag specifieker moet maken. De medewerker in kwestie heeft hierover al een mail gekregen in zijn of haar mailbox. Wanneer er tenslotte staat 'Meer info gegeven' betekent dit dat de status eerder 'Meer info geven' was en dat er nu effectief door één van de medewerkers van de bibliotheek meer info gegeven is. Handleiding WEB Opac 5/12

6 2.6. Performantiemelding Aleph werkt via internet, wat betekent dat storingen op het netwerk ook storingen in Aleph met zich mee kunnen brengen: Aleph reageert traag, de zandloper blijft lang staan,... Via "performantiemelding" kan je aan Libis melden dat de connectie tussen je eigen Aleph-client op je eigen PC en de Alephserver traag verloopt, zodat zij de oorzaak hiervan nader kunnen onderzoeken. Werkwijze: Vul naast "Wie constateerde de traagheid" je eigen gebruikersnaam in (LINJW01, ZOUEL01,...) Geef het exacte tijdstip van de traagheid weer (dag + uur en minuten) Klik op de link "UW IP-adres?" en vul dit IP-adres in Geef een exacte beschrijving van de actie die traag verliep (bijv. ik klikte op die knop en toen gebeurde er dit) Als je er niet in slaagt alle velden in te vullen, kan het volstaan je gebruikersnaam en het exacte tijdstip in te vullen Boodschap in OPAC [PRODUCTIE] Via deze link kan je een boodschap plaatsen in de opac van je bibliotheek (bijv. "De bibliotheek zal gesloten zijn op...", "Klik hier voor onze aanwinstenlijsten",...) Handleiding WEB Opac 6/12

7 Werkwijze: Geef in de pop-up de tekst in die je wil doen verschijnen in de opac, zoals je een Worddocument maakt (de tekst moet dus niet in HTML-code genoteerd worden) Klik op het ankerteken om de url van een website toe te voegen Klik op om rechtstreeks tekst uit Word te kopiëren in de pop-up. Handleiding WEB Opac 7/12

8 Klik op om een beeld toe te voegen Klik eventueel op Preview om een voorbeeld van je tekst te zien Geef je gebruikersnaam en je paswoord in (dit is niet hetzelfde als dat voor het aanmelden in de helpdesk!) Klik op Opslaan NB: als je toch in HTML een boodschap wil maken, klik je op typ je vervolgens de tekst in.. In de HTML Source Editor, Tips voor het invoeren van HTML-tekst: Vetgedrukte tekst: Begin de tekst met <span style="font-weight:bold;">en eindig deze met</span> Schuingedrukte tekst: Begin de tekst met <span style="font-style:italic;">en eindig deze met</span> Onderstreepte tekst: Begin de tekst met <span style="text-decoration:underline;"> en eindig deze met</span > Lettergrootte veranderen: Begin de tekst met <span style="font-size:xxpx">en eindig deze met</span>. Vervang XX door een numerieke waarde (px=pixels). Lettertype veranderen: Begin de tekst met <span style="font-family:'xxx';">en eindig deze met</span> Vervang XXX door een lettertype. (gebruik geen exotische lettertypes, niet alle computers beschikken over dezelfde lettertypes!) Letterkleur veranderen: Begin de tekst met <span style="color:xxx;">en eindig deze met</span> Vervang XXX door een kleur, in het Engels (een overzicht) Linken leggen in de boodschap (bijv. naar een aanwinstenlijst): Begin met <A href="xxx"> en eindig met </A>. Vervang XXX door de URI (Uniform Resource Identifier) naar waar moet worden gelinkt vb: De tekst tussen het begin en het einde is de tekst waarop de lezer zal kunnen klikken om in de website terecht te komen waarnaar gelinkt wordt.. Kader rond de tekst zetten: <div style="border-style: solid; border-width: 2px; bordercolor: #00502E; padding: 5px; font-size: 125%">Opgelet: de bib is gesloten van maandagmiddag 24 december t.e.m. woensdag 26 december, en vanaf maandagmiddag 31 december t.e.m. woensdag 2 januari</div> Alinea afbreken en tekst op nieuwe regel beginnen: <BR> Soms worden spaties weggelaten na het opslaan. Deze kan je invoegen door de code telkens tussen de woorden te plakken. Een nadeel is wel dat ook deze code verdwijnt wanneer je iets wijzigt en voor een tweede keer opslaat. Daarom nog een tweede tip: kopieer vlak voor het opslaan steeds je gehele boodschap naar Word of kladblok. Handleiding WEB Opac 8/12

9 Al deze mogelijkheden kunnen natuurlijk gecombineerd worden. Voorbeeld: <span style="font-size:12px; color:firebrick; font-family:'arial'"><span style="fontfamily:verdana; font-weight:bold; font-size:16px ">D</span>it is een <span style="color:steelblue;">geweldig</span> <a href="" style="font-family:'courier New'; color:firebrick">nieuwsbericht</a> Dit is een geweldig nieuwsbericht Voorbeeld (kader rond tekst+ tekst in alinea's zetten): <div style="border-style: solid; border-width: 2px; border-color: darkorange; padding: 5px; font-size: 125%"><p style="font-size:15px; font-family:'tahoma'; color:darkorange; <span style="font-weight:bold;">tijdens de feestdagen is de bibliotheek gesloten op volgende dagen :</span><br> maandag 24, dinsdag 25, woensdag 26, maandag 31 december 2007 en dinsdag 1 januari 2008.<BR> <span style="font-weight:bold;">het bibliotheekpersoneel wenst u prettige feestdagen!</span></div> Voorbeeld <div style="border-style: solid; border-width: 2px; border-color: darkorange; padding: 5px; font-size: 125%;"> <span style="color:darkorange;">shht... HIER WORDT VOORGELEZEN!!!<BR> Kinderen tussen 3 en 6 jaar zijn elke laatste zaterdag van de maand welkom om uur in de bib van MACHELEN voor een fijn voorleesverhaal.<br> Het eerste voorleesmoment was een succes!<br> Klik <A href=" topzaterdag31januari2009?feat= #"> hier <A/> voor een sfeerbeeld van zaterdag 31 januari </span></div> <span style="font-family:'tahoma';"> <div>voor de laatste aanwinsten van volwassenen fiction, klik <A href=" and WCL=MACVF and (WAF=200812MAC or WAF=200901MAC)&">hier</A></div> <div>voor de laatste aanwinsten van volwassenen non-fiction, klik <A href=" and WCL=MACVN and (WAF=200812MAC or WAF=200901MAC)&">hier</A></div> <div>voor de laatste aanwinsten van de verhalenboeken voor de jeugd, klik <A href=" AND (WCL=MACJ2 OR WCL=MACJ9) AND (WAF=200812MAC OR WAF=200901MAC) NOT WGN=DVD-VIDEO&">hier</A></div> Handleiding WEB Opac 9/12

10 <div>voor de laatste aanwinsten van de weetjesboeken voor de jeugd, klik <A href=" AND WCL=MACJZ AND (WAF=200812MAC OR WAF=200901MAC)&">hier</A> <div>voor de laatste aanwinsten van DVD's, klik <A href=" and wgn=dvd-video and (waf=200812mac or WAF=200901MAC)&">hier</A></div> <BR> <div>klik <A href=" om met DIGILEEN gratis en online muziek uit te lenen. <BR> <div>klik <A href=" om te zoeken in de catalogus van de zes grootste bibliotheken van Vlaanderen.</div></span> Voorbeeld <P><span style="font-weight:bold; color:#808000">verlengen? RESERVEREN? Meld je linksboven aan bij 'Lezersinformatie'.</span><BR><P> <span style="font-weight:bold; color:#808000"><span style="textdecoration:underline;">opgelet:</span> Tijdens de jeugdboekenweek richten wij op woensdag 18/3 om 14u en 16u een KABOUTERSPEL in voor onze 6- en 7-jarigen - inschrijven verplicht, plaatsen beperkt!</span> Voorbeeld <div style="border-style: solid; border-width: 2px; border-color: #00502E; padding: 5px; font-size: 125%">POEZIEWEDSTRIJD voor de jeugd: Thema FANTASIE, inleveren gedichten 2 maart, prijsuitreiking 2 april, zie Voorbeeld <BR> <span style="font-weight:bold;"span style="color:008000;">klik </span> <A href=" OR WAF=200901HALLE) AND WCL=HALME AND WGN=DVD-VIDEO&">hier </A><span style="color:008000;">voor de aanwinstenlijsten van dvd's.</span><br> <span style="font-weight:bold;"span style="color:008000;">klik </span> <A href=" OR WAF=200901HALLE) AND WCL=HALME AND WGN=CD&">hier </A><span style="color:008000;"> voor de aanwinstenlijsten van cd's.</span> <BR> <span style="font-weight:bold;"span style="color:008000;">klik </span> <A href=" AND WCL=HALVW &">hier </A><span style="color:008000;"> voor de aanwinstenlijsten van boeken voor volwassenen.</span> Handleiding WEB Opac 10/12

11 Voorbeeld <div align="left">neus naar hartenlust rond in <A HREF=" STYLE="color:rgb(190, 0, 0)">de nieuwe aanwinsten</a><br> <div align="right">abonneer je op de <A HREF=" STYLE="color:rgb(190, 0, 0)">blog van Bib Londerzeel</A> en blijf op de hoogte!<br></div> <div align= left >Bekijk elke maand onze <A HREF=" STYLE="color:rgb(190, 0, 0)" TARGET="_blank">lees-, kijk- en luistertips</a></div> Voorbeeld <div align="left">neus naar hartenlust rond in <A HREF=" STYLE="color:rgb(190, 0, 0)">de nieuwe aanwinsten</a></div> <div align="right">wil je voortaan op de hoogte blijven van al onze activiteiten, lees-, kijk- en luistertips,...? Schrijf je dan in voor het <a href=" title=" target="blank">bibnieuws via </a> of stuur ons <a Beste%20bib,%20ik%20wil%20me%20graag%20inschrijven%20voor%20het%20bibnieuws%2 0via%20 ." Beste%20bib,%20ik%20wil%20me%20graag%20inschrijven%20voor%20het%20bibnieuws%2 0via%20 .">dit mailtje</a> en wij doen het nodige! </span></font></div><div align="right"> Meer info, muziek, filmtrailers,... op <a href=" target="blank"> Linkbuilder Via de linkbuilder kan je url's naar je eigen catalogus, de lezersinformatie of het resultaat van een bepaalde zoekactie (bijv. alle DVD's aangekocht in de afgelopen maand) genereren. Deze url kan vervolgens gebruikt worden op de gemeentelijke website of elders. Handleiding WEB Opac 11/12

12 Werkwijze: Kies de juiste databank Geef de juiste zoekopdracht in Klik op make link om de url te maken Klik eventueel op test link om de url te testen Kopieer de url en gebruik deze op een andere website 2.9. Aleph Client V18 Productie Met het bestand GUI18-PBS-P-1_0_0.exe dat je hier kan downloaden, kan je de productieclient zelf installeren op een nieuwe PC. Volg hiervoor echter zeker de instructies die je kan terugvinden op PBSnet (intranet voor PBS-bibliotheken op de SBB-site) Afmelden Om de sessie te beëindigen, klik je op 'Afmelden' (links of rechts onderaan het scherm) Opgelet! Indien er te veel sessies gelijktijdig openstaan, blokkeert het helpdesksysteem. Handleiding WEB Opac 12/12