BIJZONDER BESTEK BTC/CTB BXL 1327 VAN 23/08/2012

Transcriptie

1 BIJZONDER BESTEK BTC/CTB BXL 1327 VAN 23/08/2012 OPDRACHT VAN DIENSTEN VOOR "HET ONTWIKKELEN EN INSTALLEREN VAN EEN SOFTWARE VOOR HET PAYROLLSYSTEEM VAN BTC"

2 INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE 1 ALGEMEEN AFWIJKINGEN VAN DE ALGEMENE AANNEMINGSVOORWAARDEN AANBESTEDENDE DIENST REGELS VOOR DE OPDRACHT DEFINITIES VERTROUWELIJKHEID DEONTOLOGISCHE VERPLICHTINGEN TOEPASSELIJK RECHT EN BEVOEGDE RECHTBANK VOORWERP EN DRAAGWIJDTE VAN DE OPDRACHT AARD VAN DE OPDRACHT VOORWERP VAN DE OPDRACHT DUUR OPZEGGING PROCEDURE GUNNINGSWIJZE BEKENDMAKING INLICHTINGEN OFFERTE KWALITATIEVE SELECTIE ONDERHANDELINGEN GUNNING SLUITEN VAN DE OVEREENKOMST BIJZONDERE CONTRACTUELE BEPALINGEN LEIDEND AMBTENAAR (ART. 1) BORGTOCHT (ART. 5) DERDEN PRIJSHERZIENING (ART. 13) INTELLECTUELE RECHTEN (ART. 14) BETALINGEN (ART.15) GESCHILLEN (ART. 18) MIDDELEN VAN OPTREDEN VAN DE AANBESTEDENDE DIENST (ART. 20 EN 75) ELEMENTEN DIE IN DE PRIJZEN ZIJN INBEGREPEN (ART. 67) BRIEFWISSELING MET DE DIENSTVERLENER (ART. 68)... 17

3 4.11 LEVERINGSTERMIJNEN PERSONEEL VAN DE AANNEMER WAARBORG OPLEVERINGEN (ART. 19, 71 EN 74) REFERENTIETERMEN INLEIDING WAAR STAAT BTC VANDAAG GEZOCHT PROFIEL DOELSTELLINGEN VAN DE SOFTWARE VEREISTE TECHNISCHE VOORWAARDEN: DOCUMENTATIE PRESENTATIE VAN DE SOFTWARE EN VORMING VAN DE GEBRUIKERS ANDERE SPECIFICATIES LICENTIES TECHNISCH VOORSTEL FORMULIEREN IDENTIFICATIEFORMULIEREN ONDERAANNEMERS LIJST VAN GELIJKAARDIGE GELEVERDE DIENSTEN OFFERTEFORMULIER INTEGRITEITSVERKLARING VOOR DE INSCHRIJVERS MODEL BEWIJS VAN BORGSTELLING... 29

4 1 Algemeen 1.1 Afwijkingen van de algemene aannemingsvoorwaarden Punt 4 "Bijzondere contractuele bepalingen" van dit Bijzonder Bestek bevat de bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van de Algemene Aannemingsvoorwaarden (AAV) of deze aanvullen of verduidelijken. In onderhavig bestek wordt afgeweken van artikel 67 van de AAV. 1.2 Aanbestedende dienst De aanbestedende dienst van deze overheidsopdracht is de Belgische Technische Coöperatie, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 147, 1000 Brussel (ondernemingsnummer , RPR Brussel). In toepassing van de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de Belgische Technische Coöperatie, heeft BTC de exclusieve bevoegdheid inzake de tenuitvoerlegging, binnen of buiten het grondgebied van België, van taken van openbare dienst op het vlak van de directe bilaterale samenwerking met de partnerlanden. Op verzoek van instellingen van openbaar nut kan BTC bovendien ook andere opdrachten inzake ontwikkelingssamenwerking uitvoeren en eigen acties ontwikkelen die bijdragen tot de realisatie van zijn doelstellingen. Voor deze overheidsopdracht wordt BTC rechtsgeldig vertegenwoordigd door mevr. Krista Verstraelen, Directeur Human Resources. 1.3 Regels voor de opdracht Voor deze opdracht zijn o.a. van toepassing: Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 1 KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken. 1 KB van 26 september 1996 tot de bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. 1 De AAV*, als bijlage bij het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken. 1 Een gecoördineerde versie van dit document kan geraadpleegd worden op klik op economie > overheidsopdrachten > reglementering > besluiten.

5 De wet van 21 december 1998 tot oprichting van de Belgische Technische Coöperatie 2, gewijzigd door de wet van 13 november 2001 en 30 december Het verdrag inzake de bestrijding van corruptie van buitenlandse ambtenaren dat werd omgezet in Belgisch recht door de wet van 10 februari 1999 betreffende de bestraffing van corruptie Definities In het kader van deze opdracht moet worden verstaan onder: De inschrijver: de natuurlijke (m/v) of rechtspersoon die een offerte indient. De dienstverlener of aannemer: de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt. De aanbestedende dienst: de Belgische Technische Coöperatie. De offerte: de verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te voeren tegen de voorwaarden die hij biedt. Algemene Aannemingsvoorwaarden (AAV): bijlage bij het KB van (Bijzonder) bestek: het onderhavige document evenals alle bijlagen en documenten waarnaar het verwijst. 1.5 Vertrouwelijkheid De inschrijver of de aannemer en BTC zijn gehouden tot geheimhouding jegens derden wat betreft alle vertrouwelijke informatie die binnen het kader van deze opdracht bekomen wordt, en zullen deze slechts aan derden doorgeven na schriftelijk en voorafgaand akkoord van de andere partij. Zij zullen deze vertrouwelijke informatie enkel verspreiden onder de aangestelden die bij de diensten betrokken zijn. Zij garanderen dat die aangestelden behoorlijk ingelicht zullen zijn over hun verplichtingen i.v.m. het vertrouwelijk karakter van de informatie en dat ze die verplichtingen zullen naleven. 1.6 Deontologische verplichtingen Indien een of meerdere van de deontologische bepalingen niet gerespecteerd wordt, kan dit leiden tot de uitsluiting van de kandidaat, de inschrijver of de aannemer van andere overheidsopdrachten voor BTC. Zolang de opdracht loopt, zullen de aannemer en zijn personeel de mensenrechten respecteren en beloven ze rekening te houden met de politieke, culturele en religieuze gewoonten van het ontvangende land. De inschrijver of de aannemer zijn verplicht de fundamentele arbeidsnormen, overeengekomen op internationaal niveau door de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), na te leven, meer bepaald de verdragen over 2 BS BS en Artikels 240 tot 252, 504bis tot 504ter Strafwetboek en artikels 10quater Wetboek van Strafvordering. 5

6 vakbondsvrijheid en collectieve onderhandelingen, de afschaffing van dwangarbeid en verplichte arbeid, de wegwerking van discriminatie inzake werkgelegenheid en beroepsuitoefening en de afschaffing van de kinderarbeid. Elke poging van een inschrijver om vertrouwelijke informatie te bekomen, om verboden kartels te vormen met concurrenten of om het evaluatiecomité of de aanbestedende dienst tijdens de procedure van onderzoek, verduidelijking, evaluatie of vergelijking van de offertes te beïnvloeden, leidt tot de afwijzing van zijn kandidatuur of offerte. Om bovendien elke indruk van risico op partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, is het de aannemer strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende dienst, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang. Elke offerte wordt verworpen of elk contract (overheidsopdracht) wordt geannuleerd zodra zou blijken dat de gunning van het contract of de uitvoering ervan aanleiding zou gegeven hebben tot het storten van buitengewone handelskosten. De buitengewone handelskosten betreffen elke commissie die niet vermeld staat in de hoofdopdracht of die niet voortvloeit uit een volgens de regels opgemaakt contract verwijzende naar deze opdracht, elke commissie die geen legitieme dienst vergoedt, elke commissie gestort naar een belastingparadijs, elke commissie gestort aan een niet duidelijk geïdentificeerde ontvanger of aan een bedrijf dat een schijnbedrijf lijkt te zijn. De aannemer van de opdracht verbindt zich ertoe om op vraag van de aanbestedende dienst alle bewijsstukken m.b.t. de uitvoeringsvoorwaarden van het contract te leveren. De aanbestedende dienst zal kunnen overgaan tot alle vormen van controle, van stukken en ter plaatse, die hij nodig zou achten om bewijsmateriaal te verzamelen bij een vermoeden van ongewone commerciële kosten. Van de aannemer die ongewone handelsuitgaven betaald heeft kan, volgens de ernst van de feiten, zijn contract opgezegd worden of hij kan op permanente wijze uitgesloten worden. 1.7 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank De opdracht moet overeenkomstig het Belgisch recht worden opgevat en uitgevoerd. De partijen verbinden zich ertoe om te goeder trouw hun engagementen na te komen om de goede afloop van de opdracht te verzekeren. Bij geschillen of meningsverschillen tussen de aanbestedende dienst en de aannemer zullen beide partijen overleg plegen om een oplossing te vinden. Wanneer ze niet tot een akkoord komen, zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om de geschillen te regelen. 6

7 2 Voorwerp en draagwijdte van de opdracht 2.1 Aard van de opdracht Deze opdracht is een opdracht van diensten. 2.2 Voorwerp van de opdracht Deze opdracht van diensten bestaat uit het ontwikkelen en installeren van een software voor het van BTC, overeenkomstig de voorwaarden van onderhavig bijzonder bestek. Deze opdracht bestaat uit één enkel perceel. 2.3 Duur Ingevolge het afsluiten van het contract, en om de continuïteit van de dienst te waarborgen, moet de uitvoering van de prestaties verplicht starten op maandag 3 december De duur van de opdracht is 36 maanden. 2.4 Opzegging Als de dienstverlener zich schuldig maakt aan tekortkomingen in situaties van belangenconflicten, behoudt de aanbestedende dienst zich het recht voor om het contract te beëindigen. 7

8 3 Procedure 3.1 Gunningswijze Onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking overeenkomstig art. 17, 2, 1 a, van de wet van Bekendmaking Officiële bekendmaking Niet van toepassing Bekendmaking BTC De opdracht wordt gepubliceerd op de website van BTC ( 3.3 Inlichtingen De gunning van deze opdracht wordt gecoördineerd door de dienst Logistiek & Aankopen. Zolang de procedure loopt, verlopen de contacten tussen de aanbestedende dienst en de (eventuele) inschrijvers omtrent deze opdracht uitsluitend via deze dienst en het is de (eventuele) inschrijvers verboden om op een andere manier contact op te nemen met de aanbestedende dienst omtrent deze opdracht, tenzij in het bestek anders is bepaald. U kunt zich schriftelijk of per richten tot mevr. Florence Seeuws, dossierbeheerder overheidsopdrachten (florence.seeuws@btcctb.org). Tot de kennisgeving van de gunningsbeslissing worden geen inlichtingen verschaft over het verloop van de procedure. Wanneer de geïnteresseerde inschrijvers het bestek in elektronische versie hebben gedownload, worden ze verzocht contact op te nemen met de dossierbeheerder overheidsopdrachten om hem/haar hun gegevens door te geven en inlichtingen in te winnen over eventuele wijzigingen of bijkomende informatie. De inschrijvers die de elektronische versie van het bestek hebben gedownload, wordt ook aanbevolen om regelmatig de website van BTC te raadplegen ( 3.4 Offerte Draagwijdte van de offerte De inschrijver moet zonder voorbehoud inschrijven op heel het bijzonder bestek. Indien dit bijzonder bestek lacunes, vergissingen en/of onduidelijkheden zou bevatten, moet de inschrijver ze aanduiden en verbeteren in een afzonderlijk document, waarbij hij de nodige uitleg geeft en de gevolgen ervan op financieel en technisch vlak beschrijft. 8

9 Door een offerte in te dienen, verklaart de inschrijver af te zien van zijn eigen algemene (verkoop)voorwaarden. Elke andersluidende vermelding zal beschouwd worden als een voorbehoud met mogelijk de uitsluiting van de offerte als gevolg Samenstelling van de offerte De offerte van de inschrijver is samengesteld als volgt: Identificatieformulier; Het attest van de sociale zekerheid (zie punt "Eigen situatie"); Het profiel van het bedrijf en de lijst van gelijkaardige diensten die tijdens de voorbije drie jaar werden verleend door de inschrijver (cf. Punt Technische bekwaamheid ); Het cv van de voorgestelde consultant(s) (cf. Punt Technische bekwaamheid ); Het offerteformulier; De papieren versie (maximum 2 A4-pagina's recto-verso) van de beschrijving van de software met het oog op de kwaliteitsbeoordeling van het technisch voorstel met o.a. het gebruiksgemak en het installatiegemak (cf. Punt 3.7 "Gunning"). De integriteitsverklaring; Verklaring op eer; Het technisch voorstel (cf. Punt 5.10 "Technisch voorstel") Prijsopgave De prijzen worden in euro uitgedrukt. Formules ter aanpassing aan de wisselkoersen worden niet aanvaard. De aangeboden prijzen zijn prijzen exclusief btw Taal De offerte dient opgemaakt in het Nederlands of het Frans Gestanddoeningstermijn De inschrijvers blijven 90 kalenderdagen door hun offerte gebonden, met ingang op de dag volgend op uiterste ontvangstdatum van de offertes Indienen van de offertes Een origineel papieren exemplaar van de volledige offerte wordt ingediend met de duidelijke vermelding dat het om het origineel gaat. Daar bovenop voegt de inschrijver bij zijn originele offerte een papieren (recto-verso) kopie en een pdf-kopie op cd-rom van de offerte. 9

10 De offerte bevat de nodige documenten in het kader van de selectie- en gunningscriteria (zie punten 3.5 "Kwalitatieve selectie" en 3.7 "Gunning"). Het ondertekende en gedateerde origineel en kopieën of duplicata worden verstuurd naar BTC, Hoogstraat 147, 1000 Brussel t.a.v. mevr. Florence Seeuws, dossierbeheerder overheidsopdrachten, onder gesloten enveloppe met de vermelding: OFFERTE, het nummer van het bijzonder bestek (Bxl 1327). Het moet uiterlijk op 21/09/2012 ten laatste om 11 uur aangenomen worden. Het moet verplicht bezorgd worden met een aangetekende zending via de post 5, of per besteller tegen ontvangstbewijs. De offerte en alle bijbehorende documenten moeten genummerd en door de inschrijver of zijn gemachtigde ondertekend zijn. Hetzelfde geldt voor verbeteringen, doorhalingen of aantekeningen die erop aangebracht zouden zijn. De gemachtigde moet aantonen dat hij gemachtigd is om de inschrijver te verbinden. 3.5 Kwalitatieve selectie Met oog op de kwalitatieve selectie van de inschrijvers, overeenkomstig art. 69 e.v. van het KB van 8 januari 1996, moet de inschrijver bij zijn offerte een selectiedossier voegen met de in Deel 3 gevraagde informatie over zijn eigen situatie, zijn financiële capaciteit en zijn technische bekwaamheid voor deze opdracht. Bovendien is de inschrijver verplicht aan de hand van de in het selectiedossier gevraagde documenten te bewijzen dat hij voldoende bekwaam is zowel uit administratief als technisch oogpunt deze overheidsopdracht tot een goed einde te brengen Eigen situatie Door een offerte in te dienen verklaart de inschrijver op eer dat hij niet onder de uitsluitingscriteria van de artikelen 69 en 69 bis van het KB van 8 januari 1996 valt. Op vraag van de aanbestedende dienst, dienen de inschrijvers het bewijs te leveren dat zij voldoen aan de verplichtingen van de artikelen 69 en 69 bis van het KB van 8 januari De inschrijver dient een origineel RSZ-attest of equivalent in van het 1ste kwartaal 2012, waaruit blijkt dat hij voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van de bijdragen voor de sociale zekerheid. Wanneer de inschrijver zelfstandige is, voegt hij bij de offerte een verklaring op eer dat hij geen personeel heeft dat onderworpen is aan de regels inzake sociale zekerheid Technische bekwaamheid De technische bekwaamheid van de inschrijver zal worden beoordeeld aan de hand van zijn vakkundigheid en ervaring. Daartoe voegt de inschrijver bij zijn offerte: Profiel van het bedrijf: Een beschrijving van de onderneming met o.a. het organigram, het aantal verschillende afdelingen/diensten en het aantal mensen dat er resp. werkt, en ook de cv's van de personen belast met het leveren van 5 In geval van ontvangst na de hierboven vermelde datum, worden enkel de offertes aanvaard met een verzendingsbewijs op datum van minstens één (1) dag vóór de datum van definitieve ontvangst van de offertes. 10

11 de diensten m.b.t onderhavige opdracht. De lijst van de belangrijkste gelijkaardige diensten die de inschrijver tijdens de voorbije drie jaren heeft uitgevoerd, met telkens: o o o Een korte samenvatting van de gepresteerde dienst; De bestemmeling (overheids- of privé-instelling) van deze dienst; Het jaar van uitvoering. 3.6 Onderhandelingen De inschrijver(s) met de meest interessante offerte(s) kan (kunnen) verzocht worden om hun offerte schriftelijk of tijdens een onderhoud met de aanbestedende dienst voor te stellen/nauwkeuriger te beschrijven. In voorkomend geval zal (zullen) hij (zij) verzocht worden om een verbeterde offerte in te dienen. De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om gedurende de onderhandelingen af te wijken van de administratieve en technische bepalingen van het bestek. De offertes dienen zoveel mogelijk te voldoen aan de voorschriften van het bestek, zowel naar vorm als naar inhoud. Indien een offerte elementen bevat die niet overeenstemmen met de voorschriften van het bestek, kunnen deze eventueel toch in aanmerking genomen worden in het kader van de onderhandelingen tussen de aanbestedende dienst en de inschrijver. De offertes die echter te veel afwijken van het bestek zullen uitgesloten worden van de onderhandelingen. De aanbestedende dienst kiest soeverein, met respect voor het principe van gelijke behandeling van de inschrijvers, welke niet-conforme offertes hij in aanmerking neemt in het kader van de onderhandelingen. 3.7 Gunning De keuze voor de meest voordelige offerte wordt gemaakt op basis van een evaluatie van de offertes, rekening houdend met de volgende criteria: Prijs: 65 % Kwaliteit van het technisch voorstel (dit omvat: gebruiksgemak, installatiegemak): 35 % Om punten toe te kennen wordt onderstaande regel gebruikt: Voor het criterium prijs: Punt van de offerte X = Prijs van de goedkoopste offerte x max. aantal punten Prijs van de offerte X Voor wat betreft het criterium kwaliteit van het technisch voorstel: de beste offerte ontvangt telkens de hoogste punten en de andere offertes krijgen punten naargelang het relatieve verschil in vergelijking met de beste offerte. 11

12 3.8 Sluiten van de overeenkomst De opdracht zal toegekend worden aan de (geselecteerde) inschrijver die de meest voordelige, in voorkomend geval verbeterde, offerte heeft ingediend, op basis van de hierboven vermelde criteria. Er moet evenwel opgemerkt worden dat de aanbestedende dienst, krachtens art. 18 van de wet van 24 december 1993, kan afzien van het gunnen van de opdracht of de procedure kan herbeginnen, desnoods op een andere wijze. Het volledige contract bestaat dus uit een opdracht die door BTC aan de gekozen inschrijver gegund is, overeenkomstig dit bijzonder bestek en zijn bijlagen, de offerte en zijn bijlagen zoals eventueel gewijzigd door de onderhandelingen, de aangetekende brief met de kennisgeving van de gunningsbeslissing en eventuele latere documenten die ontvangen en ondertekend zijn door beide partijen. 12

13 4 Bijzondere contractuele bepalingen Dit hoofdstuk van dit bijzonder bestek bevat bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van de AAV of deze aanvullen of verduidelijken. De onderstaande nummering volgt die van de AAV. Bij gebrek aan aanwijzingen zijn de relevante bepalingen van de AAV integraal van toepassing. 4.1 Leidend ambtenaar (art. 1) De leidend ambtenaar is mevr. Nadia Lievens, verantwoordelijke Payroll Brussel, Hoogstraat 147, 1000 Brussel. Eenmaal de opdracht gegund is, is de leidend ambtenaar de voornaamste gesprekspartner van de dienstverlener. Alle briefwisseling en vragen omtrent de uitvoering van de opdracht worden aan hem/haar gericht, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in dit bestek. De leidend ambtenaar is verantwoordelijk voor de goede uitvoering en de coördinatie van alle keurings- en opleveringsactiviteiten. De leidend ambtenaar heeft volledige bevoegdheid om de opdracht op te volgen, met inbegrip van het geven van dienstorders, het opstellen van verslagen en stand van zaken, de goedkeuring van diensten, voortgangsstaten en afrekeningen. De leidend ambtenaar is gemachtigd alle verordeningen, binnen de door dit bestek vastgestelde limieten, uit te vaardigen om de goede uitvoering van het contract mogelijk te maken. Vallen niet onder zijn bevoegdheid: de ondertekening van aanhangsels, en elke andere beslissing of akkoord die een afwijking op de essentiële bepalingen en voorwaarden inhoudt. De aanbestedende dienst wordt voor dergelijke beslissingen vertegenwoordigd zoals bepaald in punt 1.2 "Aanbestedende dienst". 4.2 Borgtocht (art. 5) Borgstelling Conform art. 5 et seq. van de AAV is een waarborg van 5 % van de oorspronkelijke aannemingssom vereist, afgerond naar het bovenliggende tiental, waarvan de dienstverlener de samenstelling moet bewijzen binnen de 30 dagen te rekenen vanaf de gunningsdatum van de opdracht. De borgstelling dient als onderpand voor het nakomen van de verplichtingen van de dienstverlener tot de opdracht volledig uitgevoerd is. De aannemer moet, binnen dertig kalenderdagen volgend op de dag van de gunning van de opdracht, het bewijs leveren dat hij of een derde de borgstelling op een van de wijzen heeft gesteld volgens art. 5 van de AAV. Als de borg in contanten wordt gesteld, moet het geld op de volgende rekening worden gestort (zie procedure op 13

14 van de FOD FINANCIËN - THESAURIE Deposito- en Consignatiekas Borgtocht in speciën Kunstlaan Brussel Tel: 02/ Fax: 02/ De borgstelling kan door de aannemer ook gedaan worden op een van de wijzen voorzien in Art 5 3 van de AAV. Deze is in ieder geval onvoorwaardelijk en er wordt geen datum vermeld voor automatische vrijgave. De borgstelling wordt beheerst door het Belgisch recht en enkel de Belgische rechtbanken zijn bevoegd om een uitspraak te doen bij geschillen (zie Model bewijs van de borgstelling) Verzuim van borgstelling (art. 6) Overeenkomstig art. 6 van de AAV: 1. Wanneer de aannemer, binnen de termijn bedoeld in artikel 5, 3, eerste lid, het bewijs niet overlegt dat de borgtocht werd gesteld, geeft deze vertraging van rechtswege en zonder ingebrekestelling aanleiding tot het toepassen van een straf van 0,02 % van de oorspronkelijke aannemingssom per dag vertraging. De volledige straf mag niet hoger zijn dan 2 % van de oorspronkelijke aannemingssom. 2. Wanneer de aannemer, na ingebrekestelling bij een ter post aangetekende brief, het bewijs van borgstelling niet kan overleggen binnen een laatste termijn van vijftien dagen vanaf de verzendingsdatum van het aangetekend schrijven, kan de aanbestedende overheid: 1 hetzij overgaan tot een borgstelling van ambtswege via afhoudingen van de op de beschouwde opdracht verschuldigde bedragen; in dat geval wordt de straf forfaitair vastgelegd op 2 % van de oorspronkelijke aannemingssom; 2 hetzij de maatregelen van ambtswege toepassen. In elk geval sluit de verbreking van de opdracht op deze basis de toepassing van straffen of boetes wegens laattijdige uitvoering uit. 3. De tekortkomingen inzake de bepalingen van de opdracht betreffende borgtochtstelling geven geen aanleiding tot het opmaken van het proces-verbaal bepaald in artikel 20, Vrijgave van de borg (art. 9) De borgsom kan vrijgegeven worden na de definitieve oplevering op vraag van de aannemer. 14

15 4.3 Derden 1. De aannemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende dienst wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende dienst erkent geen contractuele band met derden. De dienstverlener verbindt zich ertoe om de opdracht te laten uitvoeren door de personen die aangeduid zijn in de offerte (en de selectiedocumenten), behalve in geval van overmacht. Voor alle onderaannemers en aangekochte diensten die niet in de offerte of het selectiedossier staan vermeld, moet de dienstverlener de toestemming krijgen van de leidend ambtenaar. In geen enkel geval zal de aanbestedende dienst uitgaven die voortvloeien uit een niet-goedgekeurde overdracht of uitbesteding aanvaarden of terugbetalen. In elk geval blijft alleen de aannemer, wat de uitvoering van de opdracht betreft, aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende dienst. 4.4 Prijsherziening (art. 13) Er worden geen prijsherzieningen aanvaard. De prijzen zijn vast en niet herzienbaar. 4.5 Intellectuele rechten (art. 14) Kosten voor het verkrijgen van octrooirechten en verschuldigde vergoedingen voor de exploitatielicenties evenals het behoud van het octrooi zijn ten laste van de aannemer, ongeacht het feit of hun bestaan al dan niet vermeld is in dit bijzonder bestek. De afwijking strekt ertoe een meer doorzichtige en eenvoudige vergelijking van de verschillende prijzen te verkrijgen. De aanbestedende dienst verkrijgt van rechtswege de auteursrechten en/of de intellectuele rechten op alle documenten en/of verslagen die door de dienstverlener gecreëerd zullen worden in het kader van onderhavige overheidsopdracht. De overdracht van die rechten zal plaatsvinden op het moment van de goedkeuring/validatie van de documenten en verslagen in kwestie. De dienstverlener verbindt zich ertoe om geen reclame te maken over de opdracht zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van de aanbestedende dienst. Hij mag wel de opdracht als referentie vermelden in het kader van een overheidsopdracht, op voorwaarde dat hij de staat ervan (bv. in uitvoering ) eerlijk vermeldt en in zoverre de aanbestedende dienst die toestemming niet heeft ingetrokken omwille van een slechte uitvoering van de opdracht. 4.6 Betalingen (art.15) De betaling gebeurt overeenkomstig art en volgende van de AAV en binnen een termijn van 50 kalenderdagen, na ontvangst van factuur. 15

16 De factuur wordt in tweevoud ingediend, waarvan een exemplaar met de vermelding "origineel" en het andere met de vermelding "kopie" of "duplicaat", met vermelding van de titel van de prestatie (Ontwikkelen en installeren van een software voor het ), het nummer van het bestek (Bxl 1327) en de naam van de leidend ambtenaar (Nadia Lievens). Beide exemplaren worden verstuurd naar het volgend adres: Belgische Technische Coöperatie, T.a.v. Nadia Lievens, Hoogstraat 147, 1000 Brussel, België. Deze factuur zal ondertekend en gedagtekend zijn en zal het volgende vermelden: voor echt en waarachtig verklaard en vastgesteld op de totale som van.. (bedrag voluit geschreven). De dienstverlener kan geen voorschot vragen. De betaling wordt uitgevoerd na ontvangst en goedkeuring van het eindrapport. 4.7 Geschillen (art. 18) Deze opdracht, en alle mogelijke juridische gevolgen ervan, vallen integraal onder de Belgische wetgeving. Bij geschillen of meningsverschillen tussen de aanbestedende dienst en de aannemer zullen beide partijen overleg plegen om een oplossing te vinden. Wanneer ze niet tot een akkoord komen, zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om de geschillen te regelen. 4.8 Middelen van optreden van de aanbestedende dienst (art. 20 en 75) Verstrijken van de uitvoeringstermijn Zonder afbreuk te doen aan wat is vastgelegd in artikel 20 van de AAV, bijlage bij het koninklijk besluit van 26 september 1996, stelt louter het verstrijken van de eventueel verlengde uitvoeringstermijn de dienstverlener in gebreke. Alle voorschriften betreffende de boetes wegens laattijdige uitvoering, treden van rechtswege in werking, zonder enige kennisgeving of bericht Gebrekkige uitvoering De aannemer blijft in gebreke bij de uitvoering van de opdracht: Wanneer de prestaties niet geheel voltooid zijn binnen de contractueel bedongen uitvoeringstermijn of op de verschillende voor de gedeeltelijke voltooiingen vastgestelde data; Ongeacht het ogenblik, wanneer de prestaties niet zodanig vorderen dat zij op de vastgestelde data volledig kunnen worden voltooid; Wanneer hij de geldig gegeven schriftelijke bevelen van de aanbestedende dienst 16

17 niet naleeft; Wanneer de prestaties niet uitgevoerd worden volgens de voorschriften (bepaald in de opdracht). Alle tekortkomingen aan de bepalingen van de opdracht, daarbij inbegrepen het niet in aanmerking nemen van de bevelen van de aanbestedende dienst, worden vastgesteld in een proces-verbaal waarvan een kopie onmiddellijk aan de opdrachtnemer wordt overgemaakt per aangetekend schrijven. De aannemer is gehouden onmiddellijk in te grijpen. Hij kan zijn verweermiddelen meedelen per aangetekend schrijven gericht aan de aanbestedende dienst binnen de vijftien kalenderdagen die volgen op de dag, die wordt bepaald door de postdatum, van de verzending van het proces-verbaal. Zijn stilzwijgen na deze termijn geldt als een erkenning van de vastgestelde feiten. Wanneer tekortkomingen vanwege de aannemer worden vastgesteld, stelt hij zich bloot aan sancties door toepassing van een of meer van de maatregelen bepaald in 4 tot 9 van artikel 20 en in artikel 75 van de AAV. 4.9 Elementen die in de prijzen zijn inbegrepen (art. 67) De dienstverlener wordt geacht in al zijn prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. In die forfaitaire eenheidsprijzen zijn inbegrepen: de honoraria, de verzekeringen, de communicatiekosten, de opleidingen, de administratie- en secretariaatskosten, de kosten voor de documentatie betreffende de diensten en die eventueel door de aanbestedende dienst wordt geëist, de productie en de levering van documenten of van stukken die gepaard gaan met de uitvoering van de diensten, de douanerechten en accijnzen betreffende het gebruikte materiaal en de gebruikte producten, de verpakkingskosten, de keurings- en opleveringskosten, alle personeels- en materiaalkosten die nodig zijn om deze opdracht uit te voeren, de vergoeding voor auteursrechten, de aankoop of huur bij derden van diensten die nodig zijn voor de uitvoering van de opdracht. Zijn eveneens inbegrepen in de forfaitaire eenheidsprijzen: de aanpassing van de software in functie van de evolutie van de behoeften van BTC, alsook de supportdienst in geval van problemen en/of vragen. Indien de opdracht verlengd wordt, blijven de forfaitaire eenheidsprijzen zoals vermeld in de offerte van toepassing Briefwisseling met de dienstverlener (art. 68) De kennisgevingen worden door de aanbestedende dienst naar de domicilie of de maatschappelijk zetel gestuurd zoals vermeld in de offerte, tenzij het bijzonder bestek de dienstverlener na het sluiten van de opdracht verplicht een andere woonplaats te kiezen. 17

18 4.11 Leveringstermijnen De inschrijver moet in zijn offerteformulier de leveringstermijn van het goed aangeven in kalenderdagen - weekenddagen en wettelijk verlof buiten beschouwing gelaten - en deze kan maximaal 30 kalenderdagen Personeel van de aannemer Voor deze opdracht zal de inschrijver een contactpersoon aanstellen die hem zal vertegenwoordigen bij de aanbestedende dienst. Het personeel van de aannemer dat wordt ingezet om deze opdracht uit te voeren, moet - beschikken over de nodige ervaring op het gebied van de voorgestelde oplossing of van gelijkaardige oplossingen; - de contactpersoon (personen) moet(en) in staat zijn zowel in het Frans als in het Nederlands te communiceren. De aannemer moet beschikken over voldoende personeel met de nodige kennis van zaken om de taken uit te voeren. De betrokken personen moeten tevens beschikken over voldoende kennis van de tools die worden gebruikt voor de uitvoering van de opdracht. De personen die het project uitvoeren moeten dezelfde zijn als de personen die worden voorgesteld in de offerte Waarborg De waarborgperiode voor elk onderdeel van de opdracht is vastgesteld op 3 jaar te rekenen vanaf de voorlopige oplevering. In zijn offerte zal de aannemer de waarborgperiode evenals de toepassingsvoorwaarden van de waarborg verduidelijken. Indien sommige elementen defect zijn of indien de functionaliteiten niet of niet helemaal het niveau bereiken dat in het bijzonder bestek wordt geëist of dat wordt aangekondigd in de offerte van de inschrijver, zal deze, voor zover het defect niet veroorzaakt is door een abnormaal gebruik van het materiaal, op eigen kosten zorgen voor de herstelling, correctie of vervanging van het defecte materiaal, binnen een gelijkvormige tijdsspanne. De defecte systemen of elementen worden vervangen door nieuwe systemen of elementen. De waarborgperiode voor de wisselstukken en de vervangelementen moet dezelfde zijn als in de originele offerte. Alle diensten die worden geleverd in het kader van de waarborg zijn gelijk aan de diensten in het kader van onderhoud en ondersteuning (support). Indien een oplossing niet beschikbaar is tijdens de waarborgperiode, wordt deze verlengd met een periode gelijk aan de duurtijd van de onbeschikbaarheid. De waarborg dekt: Het leveren van wisselstukken; Het ter plaatse herstellen of vervangen van defecte elementen; De correctie van de parameters; 18

19 De gewerkte manuren; De verplaatsing van het personeel van de aannemer; De transportkosten voor de nodige wisselstukken in geval van retour Opleveringen (art. 19, 71 en 74) De oplevering van de opdracht bestaat uit de controle door de aanbestedende dienst van de overeenstemming van de door de dienstverlener uitgevoerde prestaties met de regels van de kunst evenals met de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht Voorlopige oplevering De voorlopige oplevering vindt plaats bij de ingebruikname van de sofware. Hiermee begint de waarborgperiode van 3 jaar Definitieve oplevering en einde van de opdracht Deze gebeurt na de periode van 3 jaar, indien de prestaties geen enkel bezwaar opleverden. Deze wordt vastgelegd in een door de uitbestedende dienst ondertekend verslag. 19

20 5 Referentietermen 5.1 Inleiding BTC is op zoek naar een software waarmee het zijn Payrollsysteem kan optimaliseren dankzij een periodieke en gestandaardiseerde verwerking van de gegevens. Deze software moet het mogelijk maken om vanuit de salarissoftware e-blox, wijzigingen van de aangeslotenen en nieuwe aansluitingen van het personeel door te sturen aan alle leveranciers. Het gaat hier over verzekeringsmaatschappijen maar ook over andere leveranciers. De software zal deze reeds bestaande gegevens ophalen uit "e-blox". De doelstelling is tijd besparen en fouten beperken door de gegevensuitwisseling te automatiseren. 5.2 Waar staat BTC vandaag BTC heeft meer dan 200 werknemers in dienst. De dienst Payroll gebruikt de e-bloxdatabase die alle gegevens van de personeelsleden bevat alsook de gegevens betreffende hun gezinsleden. De externe leveranciers zijn: 5.3 Gezocht profiel - Ethias hospitalisatieverzekering (facultatieve aansluiting van gezinsleden) + bijstandsverzekering (gezinsabonnement) - AG Insurance (groepsverzekering invaliditeit-overlijden, pensioenverzekering) - De federale staat (voordelen verbonden aan de Fed+kaart) De inschrijver is gespecialiseerd in de automatisering van gegevensuitwisseling tussen werkgevers, verzekeraars en tussenpersonen. De inschrijver moet bewijs leveren van het netwerk dat hij ontwikkeld heeft met de verschillende verzekeraars. Door zijn competentie zal de inschrijver de tussenpersoon zijn tussen BTC en de verzekeringen in geval van moeilijkheden bij de toepassing van de sofwarehandleiding. 5.4 Doelstellingen van de software De software moet het mogelijk maken om: - de gegevens op correcte, periodieke en gestandaardiseerde manier te verwerken - de gegevensuitwisseling automatisch te verwerken - elke correctie in het salarissysteem "e-blox" op te sporen en door te geven - te beantwoorden aan de vereiste technische voorwaarden (punt 0 Referentietermen) 20