Handleiding BezoLink FROWEIN

Transcriptie

1 Handleiding BezoLink FROWEIN

2 Voorwoord BezoLink is voor jou als bezorger een handig hulpmiddel om je inzicht in jouw persoonlijke gegevens te krijgen. Ook kun je zien waar er bezorgklachten zijn of zijn geweest in jouw bezorgwijk. In deze handleiding staat per onderwerp omschreven welke mogelijkheden BezoLink voor jou biedt. BezoLink is ook een handig hulpmiddel om actuele nieuwsitems te volgen, zoals bijvoorbeeld vertragingen in routes of veranderingen in de uitrij of bezorgdagen. BezoLink is nog steeds in ontwikkeling, zodra nodig zal er weer een nieuwere versie van deze handleiding beschikbaar worden gesteld waarin de nieuwe mogelijkheden staan omschreven. Als je nog vragen hebt over het gebruik van BezoLink kun je contact opnemen met: Sabrina Zwart adres: Cobie van der Veen adres:

3 Inloggen Ga naar de website Bovenaan de pagina staat een tabblad bezorgers. Als je hier op klikt, zie je bezolink staan. Klik daarna op BezoLink Je Krijgt dan onderstaand scherm waarin je de door jou ontvangen Gebruikersnaam en Wachtwoord dient in te vullen.

4 Nadat je op Login hebt geklikt kom je in het hoofdscherm. Hier zie je een overzicht van het laatste nieuws. Wachtwoord Vergeten Mocht je het wachtwoord vergeten zijn dan kun je via de button Wachtwoord vergeten een nieuw wachtwoord aanvragen Belangrijk om te weten!! Tijdens het aanmaken van een betaalrun en het verwerken van alle betaalmutaties, dat is meestal ruim een week voor de betaling, heb je geen inzicht in de tegoeden van die periode op BezoLink. Voorbeeld; als we de betaling van periode 1 (week 1 t/m 4) klaar gaan zetten, dan zie je geen specificaties meer bij de tab tegoed uit die periode. Afhankelijk van het aantal mutaties zal dit minimaal 3 werkdagen of maximaal 5 werkdagen duren. Zodra de betaalrun is gemaakt zijn de tegoeden van die periode weer op BezoLink zichtbaar. Bij betaald is dan ook meteen zichtbaar wat we uit die periode aan je hebben overgemaakt

5 Nieuws Hier zie je een overzicht van het laatste nieuws. Ook kun je hier informatie vinden over vertragingen in het aanleveren van folders en kranten en afwijkende loopdagen i.v.m. feestdagen. Via het zoekveld rechts bovenin kun je zelf een zoekwoord ingeven om te zoeken in de nieuws items van Frowein Huis aan Huis bezorging. Via de knop Historie vind je het oudere nieuws wat nog is opgeslagen. BezoLink Klik rechtsboven op BezoLink om jouw persoonlijke gegevens te bekijken. Je komt op het scherm Klachten. Verderop in deze handleiding komen we hierop terug. Inventarisatie In het venster Inventarisatie komt een wijk te staan die door jou geïnventariseerd mag worden op het moment dat dit door de bezorgadministratie noodzakelijk wordt geacht. Op het moment dat je een wijk krijgt toegewezen en je meldt je aan op bezolink krijg je volgend scherm :

6 Op dat moment kun je in het tabblad inventarisatie de wijk selecteren welke je dient te inventariseren. Zie onderstaand scherm : Via INVENTARISATIE INSTRUCTIES kun je zien hoe je het formulier dient te bewerken en wat je er nog meer mee dient te doen. Bezorgwijken In het venster Bezorgwijken krijg je een overzicht van jouw bezorgwijk(en). Je ziet een overzicht van het aantal adressen en hoeveel adressen een JA/NEE of een NEE/NEE sticker hebben. Let hier altijd op, aangezien mensen soms liever geen folders ontvangen. Via de knopjes B en U in de kolom STRATENLIJST kun je overzichten uidraaien van de wijk. Via de kolom KAART kun je een kaartje uitdraaien van de wijk die je dient te bezorgen.

7 Afwezig Ga naar afwezig en klik daarna op afwezig in grijze balk. (zie hieronder pijl ) Onderstaand venster verschijnt. Je kunt aangeven in welke periode je niet aanwezig bent. Je kunt aangeven in welke periode je tijd hebt voor een extra wijk. (indien je geen mogelijkheden hebt voor een extra wijk hoef je dit natuurlijk niet in te vullen) Na aanvinken ik ben niet aanwezig in de periode verschijnt onderstaand venster.

8 Je dient hier de onderstaande punten in te vullen: 1. Datum van EN t/m 2. Reden van je afwezigheid(reden Afwezig) 3. Als je een vervanger hebt kies je voor dat betreffende aanvink veld 4. Als je geen vervanger hebt kies je voor dat betreffende aanvink veld. Lees bij punt 3 en 4 ook de toelichting op BeZolink. Als je alles hebt ingevuld kies dan voor OPSLAAN. Je krijgt meteen datgene te zien wat je ingevuld hebt. Check dit zelf op onvolkomenheden!!!! Tegoed In het scherm Tegoed kan je zien welke wijken nog betaald moeten worden.

9 Klachten Dit is wellicht één van de belangrijkste schermen in BezoLink. Immers, je wilt niet dat er klachten in jouw bezorgwijk zijn. Hier zie je een overzicht van alle adressen waar bezorgklachten zijn of zijn geweest. Dit zijn dus adressen waar extra op gelet moet worden. Door op de button voor de klachtregel te klikken kom je in een detailscherm alwaar je alle informatie van het klacht adres kunt lezen. Ook kan je in het klachtenscherm zien wélke klachten er zijn en of ze incidenteel, frequent of permanent voorkomen.

10 Ingepland Hier zie je een overzicht van de reeds ingeplande(bezorgbonnen zijn gedraaid) folders. Ook staat er bij welke vergoedingen hier tegenover staan. Dit is een momentopname. Hier kan een afwijking in zitten met het werkelijk aantal afgeleverde producten. Betaald Hier zie je een lijst met de uitbetalingen die wij al hebben gedaan: Aan de linkerkant van het scherm zie je de kolom BetaalRunID. Hiernaast (zie foto boven) kan je klikken op een klembordje. Je krijgt dan een specificatie van de betaalgegevens:

11 Indien je wilt, kan je klikken op de Print of PDF export knopje om de overzichten uit te printen of te exporteren naar een PDF bestand (om ze digitaal te bewaren). Gegevens In het scherm gegevens kan je jouw persoonlijke gegevens bekijken zoals die bij ons bekend zijn. Ook kan je zien of je borg hebt betaald voor een fietstas en vind je hier andere relevante gegevens. Loopdagen kun je hier ook bekijken. Voer een geldig adres in zodat we je eventueel kunnen bereiken via .

12 Straatnamenlijst Je ontvangt ook een straatnamenlijst met daarop de straten en de huisnummers die je dient te bezorgen. Het kan zo zijn, dat je van een straat alleen de even nummers hoeft te bezorgen. Kijk hier goed naar en zorg ervoor dat je de huisnummers goed in de gaten houdt. Deze straatnamenlijst bepaalt uiteindelijk waar je gaat bezorgen. Het is ook de bedoeling dat je winkels meeneemt in de bezorging. Zij zijn meestal de klanten waarvoor wij bezorgen of degenen die adverteren in de weekbladen en zij zien natuurlijk graag dat hun drukwerk verspreid wordt. De adressenlijst geeft de straatnamenlijst gedetailleerd weer en hierop kun je zien welke huisnummers in de diverse straten van je wijk dienen te worden verzorgd. Wijkkaart De bezorgwijk die je gaat bezorgen ligt meestal bij je in de buurt. Je kent waarschijnlijk de meeste straten waar je gaat bezorgen. Je ontvangt van ons een wijkkaart. Dit is een plattegrond van je wijk. Het is slechts een hulpmiddel om je te oriënteren waar je bezorgwijk zich precies bevindt. Weekbladen Ook wel huis aan huisbladen genoemd, zijn de bladen die bijna wekelijks verschijnen. Deze moet je dan ook wekelijks bezorgen. De weekbladen worden bij je thuis aangeleverd. Meestal moet je de weekbladen dan ook op die bewuste dag bezorgen. Belangrijk is dat je de Nee/Nee stickers respecteert. Een weekblad controleert zichzelf, dus let goed op dat je tijdens het bezorgen (via de straatlijst) overal bezorgt waar dat van je wordt verlangd. Zorg ervoor dat je tijdens het bezorgen van de weekbladen deze helemaal in de brievenbus stopt en nooit voor of op de brievenbus legt.

13 Reclamedrukwerk De zgn. reclamefolders die we allemaal kennen. Deze reclamefolders worden ook bij je thuis aangeleverd. In ons magazijn in Emmen worden de reclamefolders per bezorger afgeteld en gebundeld. Je krijgt dus een aantal pakketjes thuis die je kunt invouwen. Hier is het belangrijk dat je de Nee/Nee en de Nee/Ja stickers respecteert. Let er op dat je goed en netjes bezorgt en dat je de reclamefolders ook helemaal in de brievenbus stopt en nooit voor of op de brievenbus legt. Fietstas Je krijgt van Frowein een fietstas in bruikleen. Deze fietstas mag je gebruiken zolang je voor Frowein bezorgwerkzaamheden uitvoert. Stop je met bezorgen, dan komen we de tas na de laatste bezorging weer bij je ophalen. Hiervoor wordt een afspraak gemaakt door een medewerker. Aanlevering De weekbladen en/of reclamefolders worden bij je thuis, of het door jou opgegeven adres aangeleverd. Het is mogelijk om een bepaalde plek aan te geven waar het materiaal moet worden neergezet. Bijvoorbeeld: onder de carport. Geef dit door bij je aanstelling of neem hierover contact op met de bezorgadministratie. Mocht je bij aanlevering constateren dat je tekorten hebt of iets mist, geef dit meteen aan ons door en wij zullen er voor zorgen dat het opgelost wordt. Dit doen we uiteraard zo snel mogelijk. Ook kleine tekorten doorgeven alsjeblieft. Dit om onnodige klachten te voorkomen. Het kan bij hoge uitzondering voorkomen dat de aanlevering later is dan normaal, zelfs wel een 1 dag later. Bijvoorbeeld door zeer slecht weer, en hele drukke periodes zoals Kerstmis, Pasen etc. Houdt hier a.u.b. rekening mee! Mocht dat zo zijn, dan ontvang je vooraf bericht.

14 Klachten Een klacht hoeft niet in alle gevallen terecht te zijn. Stel dat je iets later hebt bezorgd dan normaal en een bewoner heeft gebeld en aangegeven geen Huis aan Huis blad te hebben ontvangen, wat later alsnog door jou is bezorgd, dan is dit een onterechte klacht die wel op BezoLink staat. Ga met dit soort klachten sportief om. Stel dat het klachtadres wel juist is, omdat je een adres per abuis hebt overgeslagen, zorg er dan voor dat je de eerstvolgende keer extra aandacht geeft aan dit adres. Mocht je een herhaalklacht hebben, dan zal de binnendienst hierover contact met je opnemen. Als blijkt dat meerdere keren op hetzelfde adres, ondanks de waarschuwing die je hebt gekregen, het probleem niet is opgelost dan beëindigen we de overeenkomst. Controle Iedere week vindt er een periodieke controle plaats. Deze controle wordt uitgevoerd door ons belteam. De bezorgwijk die jij bezorgt wordt meerdere malen per maand gecontroleerd op de bezorging van de weekbladen en/of reclamefolders. Onze bezorgmanagers nemen dagelijks steekproeven en controleren ook de bezorgwijken. Zorg ervoor dat je gewoon netjes en op tijd bezorgt, dan is er verder niets aan de hand. Absentie Als je niet kunt bezorgen, probeer dan altijd zelf een vervanger te zoeken voor je bezorgwijk. De periode dat je niet kunt bezorgen geef je door via BezoLink. Hier vul je in welke periode je niet kunt bezorgen en wie de eventuele vervanger is. Dat kan een vervanger zijn die al voor Frowein werkt, dan vul je zijn of haar bezorgnummer in, of een bezorger die niet voor Frowein werkt en dan vul je het afwijkende afleveradres in. Let wel op, een absentie moet altijd uiterlijk 3 weken van te voren worden doorgegeven!!

15 Ziekmelding Wanneer het onmogelijk is om te bezorgen bij ziekte, dien je dit direct te melden aan de bezorgadministratie. Je moet altijd zelf voor vervanging zorgen. Stoppen met bezorgen Mocht je willen stoppen met bezorgen dan dien je dit schriftelijk door te geven. Dit kan middels een brief, of via de mail. Na de schriftelijke opzegging te hebben ontvangen komt de bevestiging op BezoLink te staan. TIP, plaats een oproep in je familie en vriendenkring (bijvoorbeeld op Facebook), dat je wijk beschikbaar komt. Dit helpt ons sneller aan een vervanger te komen. In deze bevestiging staat vermeld wanneer je laatste bezorgdag is. Houd er rekening mee dat je nog maximaal vier weken moet bezorgen voordat we een andere bezorg(st)er aangesteld hebben. Die vier weken stellen ons in de gelegenheid om een vervanger te vinden voor jouw wijk. Let wel; het is de bedoeling dat je daadwerkelijk 4 weken je wijk bezorgt. Dus houd er rekening mee dat wanneer je ten tijde van je opzegtermijn op vakantie gaat, je bij terugkomst eventueel nog een aantal weken moet bezorgen. Mocht je zelf een vervanger weten die jouw wijk voor vast zou willen overnemen, dan ontvangen we graag zijn/haar gegevens zodat we met hem/haar een afspraak kunnen maken. Zij hebben dan voorrang. Het is in dat geval ook mogelijk om eerder te stoppen dan de voorgeschreven 4 weken.

16 Alle vragen kun je mailen naar onderstaand Alle dringende vragen, bellen tussen en uur het vaste nummer Na uur zijn we telefonisch niet meer bereikbaar, stuur in dat geval een bericht! GELD WEGGOOIEN?? DAT DOE JE TOCH NIET!! En toch gebeurt het. We krijgen dan een telefoontje dat er kranten en folders gevonden zijn. Maar dat is toch geen geld zul je zeggen. Maar het is meer dan je denkt. Een winkelier of bedrijf wil reclame maken. Men laat folders drukken of zet een advertentie in een krant. Dit kost geld. Het van huis tot huis laten bezorgen van deze drukwerken kost ook geld. Als deze drukwerken niet op de plaats van bestemming komen, kan de schade voor het bedrijf in de honderden, zelfs duizenden euro s gaan lopen. Mensen zijn dan niet op de hoogte van de aanbiedingen, en komen dus niet naar de winkels. POLITIE BURO HALT Wanneer er kranten en folders zijn weggegooid doen wij hiervan melding bij de politie. De politie overweegt om een proces verbaal op te maken of Bureau Halt in te schakelen. Wanneer de politie een proces verbaal opmaakt, betekent dit dat er een strafblad ontstaat. Dit gebeurt niet als Bureau Halt wordt ingeschakeld. Er wordt dan een alternatieve straf bepaald. Komt men binnen een jaar nog een keer in aanraking met de politie dan wordt er wel direct een proces verbaal opgemaakt. Ook wordt bekeken of er sprake is van schade. Deze schade wordt ook verhaald op de dader. Het bezorgloon zal uiteraard niet betaald worden wanneer we de dader gevonden hebben. VOORKOMEN Dit alles kan worden voorkomen door tijdig door te geven wanneer je ermee wilt stoppen. Houdt rekening met een opzegtermijn van 4 weken. Wij hebben dan voldoende tijd om een vervanger te zoeken. Heb je zelf een vervanger, dan kan het vaak de volgende week al worden overgezet.