Eindrapportage VIM-DIGITAAL. Veilig incidenten melden voor leden van NEO. Augustus 2012 Stichting Patiënt- en medicatieveiligheid/ CMR.

Transcriptie

1 Eindrapportage VIM-DIGITAAL Veilig incidenten melden voor leden van NEO Augustus 2012 Stichting Patiënt- en medicatieveiligheid/ CMR.

2 Opdrachtgever: Netwerk Eerstelijns Organisaties, NEO (zakelijk vertegenwoordigd door NHG, inhoudelijk vertegenwoordigd door projectleiding Zorg voor Veilig). Opdrachtnemer: Stichting Patiënt- en medicatieveiligheid/ CMR Annemarie Haverkamp, projectleider David Opstelten, bestuurlijke regie Financiering: Zorg voor Veilig en Stichting Achmea Gezondheidszorg (SAG) Deelnemende NEO-partners en contactpersonen tijdens project: Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG) S. van den Broek Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Tandheelkunde (NMT) R. Sonneveld, mw. L. Bouwman Koninklijk Nederlands Genootschap voor Fysiotherapie (KNGF) M. Schrama, G. Aarnoudse Koninklijke Nederlandse Organisatie van Verloskundigen (KNOV) Mw. W. van Driel Nederlandse Vereniging van Diëtisten (NVD) Mw. B. Wieman Verpleegkundigen en Verzorgenden Nederland (V&VN) Mw. H. Zwart Pagina - 2 -

3 Samenvatting Achtergrond De partners van het Netwerk Eerstelijns Organisaties (NEO) hebben zich in 2010 uitgesproken voor: 1. Eén digitaal vim-systeem voor 1 e lijn, d.w.z. aansluiten bij de Centrale Medicatie-incidenten Registratie(CMR) voor apothekers en ziekenhuizen 2. Mogelijkheid om gefaseerd in te stappen voor de verschillende NEO-partners 3. Inrichting(sniveau) vindt plaats in overleg met deelnemende NEO-partners Hiervoor er is commitment van de bestuurders in de vorm van een intentieverklaring, ondertekend door en de voorzitter van de betreffende deelnemer (beroepsgroep) aan het project. Om het bestaande CMR-systeem (Centrale Medicatie-incidenten Registratie) door te ontwikkelen voor alle zorgincidenten in de eerste lijn is het project VIM-digitaal opgezet. Het project vond plaats van februari 2012 tot en met juli Project Doel van het project was: Zorgverleners motiveren en faciliteren m.b.t. het melden van incidenten, zodat het werkveld bewuster kan worden van (mogelijke) schade aan patiënten, kan leren van wat mis ging en (preventieve) maatregelen kan treffen ter verbetering van de patiëntveiligheid in de 1 e lijn. Om deze doelstelling te kunnen behalen zijn zes subdoelen opgesteld. Om betrokkenheid met de verschillende beroepsgroepen te borgen is een klankbordgroep opgericht. De klankbordgroep is gedurende het project vier maal bijeengekomen. In de loop van het project bleek het erg lastig anderen dan de beleidsmedewerkers van de deelnemende organisaties dus de potentieel meldende zorgaanbieders in de praktijk te bereiken dan wel te motiveren. Daarom is voorbeeld casuïstiek opgesteld, ten behoeve van het testen van de concept meldformulieren. En is er een korte enquête opgesteld waarin werd gevraagd naar ervaringen omtrent melden van (bijna) incidenten. Het meldformulier is gedurende het project doorontwikkeld en de nieuwe versies zijn digitaal ingebouwd in de website van. Hierbij is besloten om het formulier zo optimaal mogelijk te ontwikkelen voor de betrokken beroepsgroepen en af te wijken van het bestaande meldformulier van de apothekers. Om zorgincidenten te melden blijken andere vragen noodzakelijk dan bij het melden van medicatiegerelateerde incidenten, die vaak concreter te omschrijven zijn. Er is besloten het formulier te splitsen in: - Een gemeenschappelijk deel - Een beroepsgroepspecifiek deel Om de nieuwe meldformulieren in de praktijk te testen is per beroepsvereniging voorbeeld casuïstiek opgesteld. Dit is tezamen met een korte enquête verspreid binnen de beroepsverenigingen. Aanbevelingen Zowel door de beroepsverenigingen als door de respondenten van de enquête wordt aangegeven dat het van groot belang is om het melden zo gemakkelijk mogelijk te maken. Deelnemers moeten zich veilig voelen. Deelnemers moeten beloond worden voor hun deelname en voor het melden van de hun (bijna) incidenten. Toekomst Om de gehaalde resultaten van dit project niet te laten verdampen is het van groot belang dat het systeem blijft draaien. Kwaliteit en leren van elkaar wordt steeds belangrijker in de zorg. Het meldsysteem van de CMR kan op lokaal niveau en landelijk ondersteunen bij het vroegtijdig herkennen en leren van (bijna)incidenten die binnen de instelling of elders in het land hebben plaatsgevonden. Het is noodzakelijk dat de huidige ondersteuning bij het melden van (bijna)incidenten zowel inhoudelijk als qua ICT in stand blijft en zo mogelijk wordt uitgebreid. In deze ondersteuningsstructuur kunnen ook nieuwe dimensies zoals transmurale en / of multidisciplinaire verbanden worden verkend. Pagina - 3 -

4 Inhoud Samenvatting Inleiding Achtergrond Aanleiding Project opzet Doel van het project Subdoelen van het project Klankbordgroep Projectuitvoering Definities Ontwikkeling bestaand vragenformulier Testen meldformulieren Enquête Projectresultaten Inpassen incidentmelden in de dagelijkse praktijk Inzicht krijgen in ervaringen van deelnemende beroepsgroepen omtrent meerwaarde van digitaal melden volgens een gemeenschappelijke systematiek Inzicht verkrijgen in mogelijke negatieve gevolgen van digitaal (centraal) melden Inzicht verkrijgen in voor deelnemers belangrijke voorwaarden m.b.t. hun eigen veiligheid bij gebruik van digitale meldsystemen Kosten en workload, deelnemers Workload Stichting Patiënt en Medicatieveiligheid/ CMR Conclusies en aanbevelingen Toekomst Bijlagen Bijlage 1: NEO-leden Bijlage 2: Intentieverklaring deelname project Bijlage 3: Overzicht geplaatste nieuwsberichten Bijlage 4: Casuïstiek per beroepsgroep Bijlage 5: Meldformulier per beroepsgroep Bijlage 6: Resultaten evaluatie meldformulier Bijlage 7: Randvoorwaarden deelname Bijlage 8: Financiële verantwoording Pagina - 4 -

5 Inleiding Voor u ligt de eindrapportage van het project VIM-digitaal, veilig incidenten melden voor leden van het Netwerk Eerstelijns Organisatie (NEO). Dit project had een doorlooptijd van zes maanden, februari juli Achtergrond Het NEO en het eerstelijnsprogramma Zorg voor Veilig. Het NEO bestaat uit landelijke beroepsorganisaties die onderschrijven dat patiënten recht hebben op vanzelfsprekende veiligheid. De partners van NEO hebben in 2009 op bestuursniveau afgesproken om doelgericht aan een steeds betere patiëntveiligheid te werken. Zie bijlage 1 voor de NEO-leden in Het NEO heeft daartoe in samenwerking met de LVG (Landelijk Vereniging Georganiseerde eerste lijn) in 2008 het programma Zorg voor Veilig opgezet voor patiëntveiligheid in de eerste lijn. In dit programma is VIM (Veilig Incident Melden) een belangrijk focuspunt. Een digitaal meldsysteem als onderdeel van de Zorg voor Veilig Toolkit staat in het door VWS goedgekeurde projectplan van Zorg voor Veilig: Ontwikkelen van (draagvlak voor) digitale ondersteuning bij het systematisch leren/verbeteren n.a.v. incidenten. Doel hiervan is een geïntegreerd systeem voor de hele eerste lijn, voor lokaal gebruik, aggregatie naar wens van beroepsgroepen. De NEO-partners gaan ervan uit dat de digitale ondersteuning praktische en inhoudelijke meerwaarde moet hebben boven een papieren VIM-administratie. De keus van de NEO-partners tot aansluiten bij een bestaand werkend systeem is ook ingegeven door de wens te komen één digitaal systeem voor de gehele (eerstelijns-)zorg, één portal, één herkenbaar format voor incidentbeschrijving. De. De Centrale Medicatie-incidenten Registratie (CMR) is in 2006 opgericht door de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuisapothekers (NVZA). Van 1 januari 2009 tot en met 30 juni 2011 is het systeem doorontwikkeld voor de gebruik in de openbare farmacie, binnen het project REMEDIE. Vanaf januari 2011 is de CMR ondergebracht in de. Aanleiding De partners van het NEO hebben zich in 2010 uitgesproken voor: 1. Eén digitaal VIM-systeem voor 1 e lijn, d.w.z. aansluiten bij de Centrale Medicatie-incidenten Registratie(CMR) voor apothekers en ziekenhuizen 2. Mogelijkheid om gefaseerd in te stappen voor de verschillende NEO-partners 3. Inrichting(sniveau) vindt plaats in overleg met deelnemende NEO-partners De keus van de NEO-partners tot aansluiten bij een bestaand werkend systeem is ook ingegeven door de wens te komen één digitaal systeem voor de gehele (eerstelijns-)zorg, één portal, één herkenbaar format voor incidentbeschrijving. Hiervoor moest er commitment van de bestuurders zijn alsmede heldere voorwaarden vooraf. Dit commitment is geregeld in de vorm van een intentieverklaring, ondertekend door Stichting Patiënt- en Medicatieveiligheid/ CMR en de betreffende deelnemer (beroepsgroep) aan het project. Zie bijlage 2. Pagina - 5 -

6 Project opzet Doel van het project Zorgverleners motiveren en faciliteren m.b.t. het melden van incidenten, zodat het werkveld bewuster kan worden van (mogelijke) schade aan patiënten, kan leren van wat mis ging en (preventieve) maatregelen kan treffen ter verbetering van de patiëntveiligheid in de 1 e lijn. Subdoelen van het project a) Verdere ontwikkeling bestaand vragenformulier, aangepast per beroepsorganisatie. b) Inzicht verkrijgen hoe incidentmeldingen het beste zijn in te passen in de dagelijkse routine. c) Inzicht krijgen in ervaringen van deelnemende beroepsgroepen omtrent meerwaarde van digitaal melden volgens een gemeenschappelijke systematiek (systematische vragen en ordening van de incidenten). d) Inzicht verkrijgen in mogelijke negatieve gevolgen van digitaal (centraal) melden t.o.v. niet-digitale meldsystemen. e) Inzicht verkrijgen in voor de deelnemers belangrijke voorwaarden m.b.t. hun eigen veiligheid bij gebruik van de digitale meldsystemen. f) Inzicht verkrijgen in de kosten van digitaal incidentmelden en kosten en inhoud van de werkzaamheden binnen de praktijk van de zorgaanbieder. Pagina - 6 -

7 Klankbordgroep Om de beoogde doelen van het project te behalen is in de opstartfase van het project een klankbordgroep opgericht. In deze klankbordgroep zijn alle deelnemende beroepsgroepen vertegenwoordigd. Met het oprichten van een klankbordgroep is input vanuit de verschillende beroepsverenigingen geborgd. Er zijn gedurende het project vier bijeenkomsten georganiseerd. De leden van de klankbordgroep waren tevens de contactpersonen voor de projectorganisatie binnen de verschillende beroepsverenigingen. Er is regelmatig contact geweest omtrent werven van melders en publiciteit in de vorm van in nieuwsbrieven of op website van de verenigingen. Zie bijlage 3 voor gepubliceerde teksten. Een overzicht van onderwerpen die tijdens de klankbordbijeenkomsten zijn besproken: Bijeenkomst 15 maart 2012: - Kennismaking, medewerkers van de verschillende beroepsverenigingen hebben kennis met elkaar en met de projectorganisatie gemaakt. - Er zijn definities vastgesteld waar we gedurende het project mee hebben gewerkt, deze zijn weergegeven op pagina 8. - Het basis meldformulier zoals dat voor de projectperiode is vastgesteld en digitaal is ingebouwd in de CMR applicatie, is besproken. Bijeenkomst 17 april 2012: - Meldformulier, voorstel voor nieuwe versie van meldformulier is doorgenomen, er is besloten om een meldformulier op te stellen met een aantal vragen specifiek per beroepsgroep. - Randvoorwaarden deelnemers, de randvoorwaarden voor deelname aan de CMR, zoals opgesteld door de projectorganisatie worden besproken. Er wordt aan toegevoegd dat deelnemers zich ook aan richtlijnen van de eigen beroepsvereniging moeten houden. - Werven deelnemers, er wordt besproken op welke manier we de achterban van de verschillende beroepsgroepen kunnen bereiken. Bijeenkomst 24 mei 2012: - Projectvoortgang, de projectorganisatie heeft een notitie geschreven t.b.v. de klankbordgroep leden omtrent de voortgang van het project. Het werven van melders blijft erg lastig. Daarom wordt voorgesteld om per beroepsgroep voorbeeld casuïstiek op te stellen en deze samen met het nieuwe meldformulier in de praktijk te verspreiden. Daarnaast wordt een korte enquête meegestuurd om ervaringen te inventariseren. - Meldformulieren; er is een meldformulier per beroepsgroep ontwikkeld. Deze is besproken. Indeling bij analyse wordt ingedeeld op basis van Canmeds beschrijvingen. Per beroepsgroep wordt een indeling gemaakt en aan projectorganisatie doorgegeven. Bijeenkomst 28 juni 2012: - Uitzetten enquêtes en casuïstiek, er wordt besproken op welke manier deze binnen de beroepsgroepen kan worden verspreid. Dit verschilt per beroepsgroep. Om de achterban te motiveren tot deelname worden (via de NVD, NMT en KNGF) vouchers verstrekt voor de E-learning 'Patiëntveiligheid: wat en hoe?' t.w.v. van 19,95. (Deze e-learning is niet ontwikkeld voor de overige beroepsgroepen dus voor hen niet van toepassing.) Er worden vanuit het project maximaal 50 vouchers vergoed. Dit bleek uiteindelijk niet nodig omdat de verenigingen zelf nog vouchers beschikbaar hadden. - Toekomst van het melden van (bijna) incidenten aan de CMR, de klankbordgroepleden onderschrijven het belang van een digitaal meldsysteem. Om de gehaalde resultaten van dit project niet te laten verdampen is het van groot belang dat het systeem blijft draaien. Het is een lang en moeizaam traject gebleken om zorgverleners bij het project te betrekken en het zou zonde zijn als we de huidige deelnemers en geïnteresseerden verliezen doordat er een vacuüm ontstaat. - Technische koppeling, in de toekomst is een technische koppeling met bestaande ICT in de verschillende settingen wenselijk. Pagina - 7 -

8 Projectuitvoering Definities Om met elkaar op één lijn te zitten hebben we tijdens de eerste klankbordbijeenkomst definities vastgesteld. Als basis zijn de definities gebruikt die het NHG hanteert. De definities waar tijdens het project mee is gewerkt zijn hieronder weergegeven: Incident Elke onbedoelde gebeurtenis die de patiënt bereikt heeft en die tot schade aan de patiënt heeft geleid, had kunnen leiden of (nog) kan leiden. Bijna-incident Elke onbedoelde gebeurtenis met kans op letsel aan de patiënt die werd opgemerkt en gecorrigeerd voordat deze de patiënt kon bereiken. Een multidisciplinair incident Elke onbedoelde gebeurtenis waarbij meerdere disciplines betrokken zijn (interdisciplinair) die de patiënt bereikt heeft en die tot schade aan de patiënt heeft geleid, had kunnen leiden of (nog) kan leiden. Een multidisciplinair bijna-incident Elke onbedoelde gebeurtenis op waarbij meerdere disciplines betrokken zijn (interdisciplinair) met kans op letsel aan de patiënt die werd opgemerkt en gecorrigeerd voordat deze de patiënt kon bereiken. Een transmuraal incident Elke onbedoelde gebeurtenis op het raakvlak van de eerste en tweede lijn die de patiënt bereikt heeft en die tot schade aan de patiënt heeft geleid, had kunnen leiden of (nog) kan leiden. Een transmuraal bijna-incident Elke onbedoelde gebeurtenis op het raakvlak van de eerste en tweede lijn met kans op letsel aan de patiënt die werd opgemerkt en gecorrigeerd voordat deze de patiënt kon bereiken. Veilig melden De melder kan met een veilig gevoel melden wat er misgaat, zonder dat dit leidt tot individuele maatregelen. Door de incidenten niet persoonsgebonden maar systeem gebonden te benaderen kunnen medewerkers veilig leren. Dit moet leiden tot een cultuur waarin het melden en bespreken van incidenten vanzelfsprekend wordt. Leidinggevenden hebben daarin een voorbeeldfunctie. Patiëntveilig Het (nagenoeg) ontbreken van (de kans op) aan de patiënt toegebrachte schade die is ontstaan door het niet volgens de professionele standaard handelen van hulpverleners en/of door een tekortkoming van het zorgsysteem. Ontwikkeling bestaand vragenformulier Voor de start van het project is een meldformulier ingebouwd wat is opgesteld naar aanleiding van het meldformulier dat de CMR voor de openbare farmacie ontwikkelde en van het meldformulier van de meldweek Het meldformulier was identiek voor alle eerstelijns zorgaanbieders. Tijdens de eerste klankbordbijeenkomst bleek dat dit formulier niet optimaal is voor de verschillende beroepsgroepen. Het formulier is erg medicatie gericht, en op de intramurale setting. Daardoor zullen de eerstelijns zorgverleners zich volgens de klankbordgroepleden niet aangesproken voelen. 1 Voor de eindrapportage van de meldweek 2011, en het meldformulier van de meldweek zie Pagina - 8 -

9 Om het formulier verder te kunnen ontwikkelen is het onder de klankbordgroepleden verspreid. Zij hebben hun suggesties in het formulier weergegeven. De projectorganisatie heeft dit zoveel mogelijk verwerkt in een concept formulier voor de eerstelijns zorg. Dit concept is tijdens de tweede klankbordbijeenkomst besproken. Er bleken verschillende wensen vanuit de verschillende beroepsgroepen te zijn. Daarom is het formulier gesplitst in een gemeenschappelijke en een beroepsgroepspecifieke dataset. De gemeenschappelijk dataset is van belang om in de toekomst incidenten binnen de gehele eerstelijns zorg te kunnen vergelijken. Een beroepsgroepspecifiek gedeelte is van belang voor de herkenbaarheid van het formulier door de beroepsbeoefenaars en om alle informatie omtrent het incident in het formulier kwijt te kunnen. Hierbij is besloten om het formulier zo optimaal mogelijk te ontwikkelen voor de betrokken branches en af te wijken van het bestaande CMR-meldformulier van de apothekers. Om zorgincidenten te melden blijken andere vragen noodzakelijk dan bij het melden van medicatiegerelateerde incidenten, die vaak concreter te omschrijven zijn. Testen meldformulieren In overleg met de contactpersonen van de beroepsverenigingen en aan de hand van input tijdens de klankbordbijeenkomsten is door de projectorganisatie per deelnemende beroepsgroep een concept meldformulier opgesteld. Dit formulier is in de praktijk getest op werkbaarheid. Omdat het aantal melders achterbleef is er gezocht naar een andere manier om input vanuit de praktijk te ontvangen. Er is per beroepsgroep casuïstiek ontwikkeld (zie bijlage 4) en een overkoepelende enquête omtrent ervaringen. Deze zijn onder de deelnemers van het project en via nieuwsbrieven van de beroepsverenigingen onder medewerkers in de praktijk verspreid. Met behulp van de reacties uit de praktijk zijn de meldformulieren per beroepsgroep geoptimaliseerd. De nieuwe meldformulieren zijn tegen het einde van de projectperiode ingebouwd in het digitale meldsysteem van de CMR. De volledige meldformulieren per beroepsgroep kunt u terugvinden in bijlage 5. Enquête In de loop van het project bleek het erg lastig anderen dan de beleidsmedewerkers van de deelnemende organisaties dus de potentieel meldende zorgaanbieders in de praktijk te bereiken dan wel te motiveren. Het aantal meldingen bleef sterk achter. NHG herkent dat incident melden en analyseren nog in de kinderschoenen staat en dat veel praktijken, in ieder geval degene die aan praktijkaccreditering meedoen, in de fase van bewustwording, cultuurbeïnvloeding en de eerste meldingservaringen zitten. Ook bij de apothekers was er eerder een lange weg te gaan en blijkt de meldingsbereidheid nog steeds wisselend. In de meldweek 2011 (14 t/m 20 november 2011) kwamen beduidend minder meldingen binnen dan in Tijdens de meldweek 2010 waren er 357 meldingen, in 2011 totaal 80 (waarvan 46 in vanuit de openbare farmacie in het CMR systeem). Er is naast de investeringen vanuit de Stichting Patiënt- en Medicatieveiligheid/CMR dus veel implementatiekracht nodig die geleverd zou moeten worden door twee partijen: - Brancheorganisaties die VIM-digitaal inhoudelijk ondersteunen. - Zorgverzekeraars die financieren Om de doelstelling van het project te behalen is input vanuit de praktijk noodzakelijk, daarom zijn voorbeeldcasuïstiek en een korte enquête opgesteld. Een samenvatting van de ingevulde enquêtes per beroepsgroep vindt u in bijlage 6. Pagina - 9 -

10 Projectresultaten Inpassen incidentmelden in de dagelijkse praktijk In de resultaten van de enquête komt met name naar voren dat het melden gemakkelijk moet zijn. Suggesties die hiervoor worden gegeven: - Beschikking over digitaal incident formulier in softwareprogramma. - Duidelijk formulier op internet, dat snel gevonden kan worden en met 1 knop kan worden verstuurd. - Een beschrijving bij het formulier met beschrijving van een aantal casussen, zodat met ook ziet wat er gemald kan worden. - Link op elke computer naar de plek om digitaal te melden, makkelijke manier van inloggen op de site - Melding kunnen beginnen en later op een tijdstip dat beter past verder invullen en afronden. - Meldingen terug laten komen op praktijkoverleg. Inzicht krijgen in ervaringen van deelnemende beroepsgroepen omtrent meerwaarde van digitaal melden volgens een gemeenschappelijke systematiek. Er zijn weinig respondenten die reeds ervaring hebben met het melden van (bijna)incidenten. Veilig Incidenten Melden is een nog onbekend begrip in de eerste lijn. Tijdens het project is via nieuwsberichten in nieuwsbrieven en op websites het onderwerp herhaaldelijk onder de aandacht gebracht. Als meerwaarde van digitaal melden volgens een gemeenschappelijke systematiek worden in de enquête genoemd: - Veilig archief. Het is lastig archiveren van meldingen op papier/op PC, moeilijk om ze geheim op te slaan. - Overzichtelijk om in te vullen. Inzicht verkrijgen in mogelijke negatieve gevolgen van digitaal (centraal) melden Respondenten van de enquête bevestigen dat veiligheid bij het melden van (bijna)incidenten van groot belang is. Er wordt per instelling 1 inlog per praktijk verstrekt, dit vereist een veilige meldcultuur binnen de praktijk. Doordat de meldingen landelijk worden verzameld kan de drempel om te gaan melden hoger liggen, het voelt kwetsbaarder omdat ook anderen inzicht hebben in gemaakte fouten. Het is belangrijk om in de communicatie te focussen op de veiligheid van het systeem, de CMR doet niets met de melding zonder toestemming van de melder. Inzicht verkrijgen in voor deelnemers belangrijke voorwaarden m.b.t. hun eigen veiligheid bij gebruik van digitale meldsystemen Er is een document met randvoorwaarden voor het melden van incidenten opgesteld. Dit document is aangepast naar aanleiding van opmerkingen tijdens de klankbordgroep bijeenkomst. In het document staan zowel de verantwoordelijkheden van de CMR als van de melders weergegeven, om een veilige werkomgeving te creëren. Daarnaast staat beschreven dat de melder zich aan de geldende regels van de beroepsvereniging dient te houden. Zie bijlage 7 voor de randvoorwaarden deelname VIM-digitaal. Kosten en workload, deelnemers Inschatting per deelnemer met betrekking tot tijd per melding per deelnemende beroepsgroep. Er zijn te weinig respondenten van de enquête om dit per beroepsgroep op te splitsen. De meeste respondenten, zestien, geven aan 5-10 minuten nodig te hebben om hun (bijna) incident in het formulier in te vullen. Twee respondenten aan minder dan 5 minuten nodige te hebben, en drie respondenten hebben meer dan 10 minuten nodig om het formulier helemaal in te vullen. Kanttekening bij deze cijfers is dat de meldingen in een conceptformulier in Word zijn ingevuld, Dit is minder gebruiksvriendelijk dan het webbased formulier waarin het juiste antwoord eenvoudig kan worden aangevinkt en waarin de informatie in zogenaamde drop down boxen wordt weergegeven, en de melder alleen de antwoordopties krijgt die passen bij zijn melding. Pagina

11 Benodigde tijd invullen m eldform ulier < 5 minuten 5-10 minuten > 10 minuten Grafiek 1: benodigde tijd invullen meldformulier Tijdens de klankbordbijeenkomsten werd door verschillende beroepsverenigingen opgemerkt dat invullen van het formulier teveel tijd om tussen de dagelijkse werkzaamheden een (bijna)incident in te melden. Het is mogelijk om het meldformulier op te slaan en later de melding verder in te vullen. Daarnaast is er natuurlijk tijd nodig voor (interne) analyse van de gemelde incidenten in de zorg. Workload Stichting Patiënt en Medicatieveiligheid/ CMR Werkzaamheden en kosten bij voortgang VIM-digitaal zijn in te delen in drie categorieën, hieronder uitgewerkt met onderliggende werkzaamheden. 1. Inhoudelijk individueel a. Helpdesk inhoudelijk b. Afstemming tussen disciplines c. Bevorderen toetreden nieuwe melders d. Bevorderen meldgedrag e. (ontwikkeling) analyse incidenten (bv schrijven leidraad) f. Zichtbaar maken trends g. Publiceren nieuwsbrieven h. Ontwikkelen analyse instrument voor deelnemers i. Helpdesk voor aangesloten deelnemers j. Aanspreekpunt voor bijvoorbeeld koppelingen 2. Inhoudelijk overkoepelend a. Bevorderen toetreden nieuwe melders b. Bevorderen meldgedrag c. Analyse incidenten landelijk d. Zichtbaar maken trends e. Publiceren nieuwsbrieven f. Onderzoek/ publicatie artikelen 3. Techniek/ technische helpdesk a. Softwareleverancier (update) b. Hosting c. Ontwikkelen App d. Helpdesk aangesloten deelnemers e. Aanspreekpunt voor bv technische koppeling met eigen systeem Pagina

12 Conclusies en aanbevelingen Men is enthousiast over een digitaal meldsysteem, de meldformulieren zoals die tijdens het project zijn ontwikkeld en digitaal ingebouwd sluiten aan bij de wensen vanuit de beroepsverenigingen en hun achterban. De ervaring bij zowel (ziekenhuis) apotheken als huisartsen is dat het moeite kost iedereen aan het melden te krijgen. Randvoorwaarden die de klankbordgroep formuleerde zijn: - Maak het zo makkelijk mogelijk. o Qua meldformulier o Qua technische / ICT-ondersteuning - Veilige meldomgeving - Zorgen voor goede inhoudelijke ondersteuning: wat is meldenswaardig en hoe meld je? - Belonen van melders o Vergoeding van kosten o Terugkoppelen van gemelde (bijna)incidenten in de vorm van nieuwsbrief en alert. Zowel door de beroepsverenigingen als door de respondenten in de enquête wordt aangegeven dat het van groot belang is om het melden zo gemakkelijk mogelijk te maken. Digitaal melden via een centrale website is gemakkelijker ten opzichte van melden op papier of lokaal archiveren van digitale meldingen, daarnaast is de privacy op papier lastig te borgen. In de toekomst is het belangrijk om melden verder te vergemakkelijken door technische koppelingen met digitale systemen waar men in de eerste lijn mee werkt. Hierbij kan bijvoorbeeld worden gedacht aan Huisartsen Informatie Systemen (HIS), of het zorgdossier van patiënten in de fysiotherapie. Melders moeten zich veilig voelen. Er zijn randvoorwaarden opgesteld waar de melder en de Stichting Patiënt- en Medicatieveiligheid/ CMR aan moeten voldoen. Daarnaast tekenen medewerkers van de stichting een verklaring van vertrouwelijkheid. Naast de algemene screening wordt er niets met een melding gedaan zonder toestemming van de melder. Het is belangrijk de veiligheid te blijven bedrukken. Tijdens het project is gebleken dat het erg lastig is om de achterban te motiveren. Naast motivatie vanuit de CMR is implementatiekracht nodig die geleverd zou moeten worden door twee partijen: Brancheorganisaties die VIM-digitaal inhoudelijk ondersteunen en zorgverzekeraars die financieren. Deelnemers moeten beloond worden voor hun deelname en voor het melden van de hun (bijna) incidenten. Dit kan in de vorm van een financiële tegemoetkoming maar ook maar ook door middel van nieuwsbrieven en het verspreiden van alertmeldingen (een alertmelding is melding met een groot (potentieel) risico, grote kans op herhaling en een grote educatieve waarde). Toekomst Om de gehaalde resultaten van dit project niet te laten verdampen is het van groot belang dat het systeem blijft draaien. Het is een lang en moeizaam traject gebleken om zorgverleners bij het project te betrekken en het zou zonde zijn als we de huidige deelnemers en geïnteresseerden verliezen doordat er een vacuüm ontstaat. Het is noodzakelijk dat de huidige ondersteuning bij het melden van (bijna)incidenten zowel inhoudelijk als qua ICT in stand blijft en zo mogelijk wordt uitgebreid. In deze ondersteuningsstructuur kunnen ook nieuwe dimensies zoals transmurale en / of multidisciplinaire verbanden worden verkend. Het programma Zorg voor Veilig erkent de noodzaak van het systeem, en stelt daar om een bedrag van incl. BTW beschikbaar. Met dit bedrag is het voor de Stichting Patient- en medicatieveiligheid/crm mogelijk om met minimale inzet van mens en middelen het systeem voor de eerste lijn draaiende te houden tot 1 januari Voor financiering vanaf januari 2013 zijn op dit moment gesprekken gaande. De inzet is dat vanaf januari ook financiële ruimte is voor de dagelijkse werkzaamheden zoals screenen en helpdesk, alsmede het doorontwikkelen van de systematiek van melden, screenen en terugkoppelen van informatie aan de eerste lijns zorg. Pagina

13 Bijlagen Bijlage 1: NEO-leden Bijlage 2: Intentieverklaring deelname project Bijlage 3: Overzicht geplaatste nieuwsberichten Bijlage 4: Casuïstiek per beroepsgroep Bijlage 5: Meldformulier per beroepsgroep - Huisartsen - Tandartsen - Fysiotherapie - Verloskunde - Diëtetiek - Verpleging en verzorging Bijlage 6: Resultaten evaluatie meldformulier - Huisartsen - Tandartsen - Verloskunde - Diëtetiek Bijlage 7: Randvoorwaarden deelname Bijlage 8: Financiële verantwoording Pagina

14 Bijlage 1: NEO-leden Aan het Netwerk Eerstelijns Organisaties nemen de volgende organisaties deel: 1. Koninklijke Nederlandse Organisatie van Verloskundigen (KNOV) 2. Landelijke Vereniging van Eerstelijnspsychologen (LVE) 3. Nederlandse Vereniging voor Logopedie en Foniatrie (NVLF) 4. Verpleegkundigen en Verzorgenden Nederland (V&VN) 5. Nederlands Huisartsen Genootschap (NHG) 6. Koninklijk Nederlands Genootschap de Fysiotherapie (KNGF) 7. Koninklijke Nederlandse Maatschappij ter bevordering der Pharmacie (KNMP) 8. Nederlandse Maatschappij tot bevordering der Tandheelkunde (NMT) 9. Vereniging van oefentherapeuten Cesar en Mensendieck (VvoCM) En de samenwerkingspartners: 10. Nederlandse vereniging voor arbeids- en bedrijfsgeneeskunde (NVAB) 11. Landelijke branchevereniging van huisartsenlaboratoria en medisch diagnostische centra(san) Pagina