Huisvestingsconcept Gemeente Maastricht This PDF has been modified using a demo version of ARTS PDF software

Transcriptie

1 Huisvestingsconcept Gemeente Maastricht Projectteam HIMM Gemeente Maastricht 18 november 2004 Concept rapport 9P3859.A1 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 1 of 61

2 A COMPANY OF HASKONING NEDERLAND BV MANAGEMENT & ADVIES Documenttitel Status Huisvestingsconcept Gemeente Maastricht Concept rapport Datum 18 november 2004 Projectnaam Projectnummer Opdrachtgever Referentie Definitieve huisvesting gemeente Maastricht 9P3859.A1 Projectteam HIMM Gemeente Maastricht 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Heer Bokelweg 145 Postbus AS Rotterdam +31 (0) Telefoon Fax Internet Arnhem KvK Auteur(s) Ellis ten Dam, Monique van Liebergen en Tony Maas Collegiale toets en vrijgegeven Ellis ten Dam Datum/paraaf.. Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 2 of 61

3 INHOUDSOPGAVE 1 INLEIDING Doel rapport Aanpak Status rapport 2 2 CONTEXT Ontwikkelingen en ambities Ervaringen tijdelijke huisvesting Analyse Werkprocessen 4 3 UITGANGSPUNTEN HUISVESTING Hoofduitgangspunten Beoogde resultaten 7 4 HUISVESTINGSCONCEPT Kern huisvestingsconcept Activiteitgerelateerde werkplekken voor concentratiewerk, communicatiewerk en overleg Niet-persoonsgebonden werkplekken Gemiddeld 7 werkplekken voor 10 medewerkers Fysiek clusteren van afdelingen in zones (thuisbasis) Loskoppelen werkarchieven van de werkplek en beperken opslagruimte Plaatsongebonden ICT-voorzieningen Organisatiebrede toepassing 14 5 AANDACHTSPUNTEN VOOR VERVOLG 15 BIJLAGE 1 Referentielijst BIJLAGE 2 Basisgegevens afdelingen BIJLAGE 3 Activiteiten per hoofdproces BIJLAGE 4 Definities BIJLAGE 5 Toelichting bouwstenen BIJLAGE 6 Werkplekkenstaat BIJLAGE 7 Berekening aantal werkplekken en ruimte Blz. - i - 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport 18 november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 3 of 61

4 1 INLEIDING In december 2000 heeft de gemeenteraad besloten om in 2006 ca. 700 medewerkers te huisvesten in Markt-Maas (Mosae Forum), middels een modern huisvestingsconcept. Uitgangspunt voor de periode van tijdelijke huisvesting was, dat deze medewerkers cq. bewoners van de oude Stadskantoren I en II zouden worden ondergebracht in een nieuw te bouwen pand in Randwyck. Onder andere als gevolg van ontwikkelingen met betrekking tot de publieksbalies en toename aantal fte s door decentralisatie van rijkstaken naar gemeenten zijn uiteindelijk in het najaar van 2002 ca medewerkers voorheen gehuisvest op negen locaties, ondergebracht in SKM I, SKM II, Brusselsestraat 84 en Jekerstraat 49. Meteen na ingebruikname van de tijdelijke huisvesting zijn de voorbereidingen voor de definitieve huisvesting gestart. Een werkgroep met daarin ambtelijke vertegenwoordigers en externe deskundigen heeft onderzoek verricht naar een integrale aanpak van de gemeentelijke huisvesting exclusief de culturele instellingen, de Brandweer en het Bedrijfsgebouw in Limmel. Op grond van hun eindrapport heeft het college in juli 2003 gekozen voor definitieve huisvesting in SKM I en Mosae Forum. SKM I zal primair worden ingezet als Bedrijfsverzamelgebouw voor de dienst SEZ inclusief potentiële partners (CWI, UWV etc.). Dit besluit impliceert dat de voorbereidingen voor de definitieve huisvesting in 2006 zijn gericht op ca medewerkers, die nu gehuisvest zijn in SKM I, SKM II, Calvariestraat, Brusselsestraat 84 en Limmel (deels). In 2004 is het huisvestingsconcept uitgewerkt voor de betrokken diensten en afdelingen. Het resultaat daarvan is vastgelegd in deze rapportage. 1.1 Doel rapport Deze rapportage heeft de volgende doelen: - beschrijving van het toekomstige huisvestingsconcept; - basis voor programma s van eisen (ruimtelijk, functioneel en technisch), inclusief financiële ramingen voor Mosae Forum en SKM I. 1.2 Aanpak Om te komen tot het nieuwe huisvestingsconcept zijn de volgende stappen doorlopen: 1. Uitvoeren bezettingsgraadmetingen (voorjaar 2003); 2. Interviewen 71 afdelingen en bepalen generieke hoofdprocessen (najaar 2003); 3. Inventarisatie van verbeterpunten van de tijdelijke huisvesting (2003); 4. Presenteren en bespreken nota Uitgangspunten werkomgeving en bouwstenen in de organisatie (mei 2004); 5. Vaststellen formatieomvang te herhuisvesten medewerkers (juli 2004); 6. Vaststellen verhouding van generieke hoofdprocessen per afdeling (juli 2004); 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 4 of 61

5 7. Vaststellen activiteitenpatronen per generiek hoofdproces (juli 2004); 8. Verkenning toekomstige werkprocessen middels een workshop (september 2004); 9. Uitvoeren haalbaarheidsonderzoeken benodigde kwaliteitsimpuls m.b.t. ICT en documentenbeheer (mei oktober 2004); 10. Vaststellen soorten werk- en overlegplekken en ondersteunende voorzieningen (bouwstenen) (september 2004); 11. Presenteren en vaststellen ruimteberekeningen (oktober 2004); 12. Onderzoeken ruimtelijke haalbaarheid van huisvestingsconcept in het casco van Mosae Forum en SKM I (september 2004). 1.3 Status rapport Het huisvestingsconcept is tot stand gekomen in overleg met de organisatie. Tussentijds zijn uitkomsten van diverse onderzoeken gepresenteerd aan en besproken in onder andere de Stuurgroep gemeentelijke huisvesting, het Gemeentelijke Managementteam, de Klankbordgroep gemeentelijke huisvesting, het lijnmanagement en de Ondernemingsraad. Adviezen en opmerkingen uit deze gremia zijn verwerkt in het huisvestingsconcept. Definitieve vaststelling door betrokken gemeentelijke besluitvormingsgremia vindt plaats in de periode januari - februari P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 5 of 61

6 2 CONTEXT In dit hoofdstuk worden beknopt de organisatieontwikkeling en de uitkomsten van de belangrijkste onderzoeken weergegeven. Deze vormen de basis waarop het huisvestingsconcept is ontwikkeld. 2.1 Ontwikkelingen en ambities De gemeente Maastricht heeft een hoog ambitieniveau met betrekking tot de ontwikkeling van de stad en dienstverlening aan de burgers. Dit is verwoord in visies, beleidsnota s en uitvoeringsprogramma s. De gemeente staat daarmee voor grote opgaven, waarbij voortdurend geanticipeerd moet worden op de eisen van de tijd. Enkele voorbeelden hiervan zijn: - (Eu)regionale samenwerking; - Stijgend kennisniveau en toename mondigheid burger; - Invoering van Wet maatschappelijke ondersteuning ; - Gekozen burgemeester vanaf 2006; - Nieuwe bezuinigingsronde met als gevolg kerntakendiscussie over omvang takenpakket en efficiency en effectiviteit van de organisatie; - Toename communicatie en transparantie door toepassing nieuwe technologieën. In 2002 is gestart met een systematisch gestuurde kwaliteitsverbetering van de organisatie in aanvulling op de reeds in gang gezette doorontwikkeling met als belangrijkste doelen: vraaggericht, resultaatgericht en integraal werken. Hierbij is gekozen voor het organiserend principe waarbij een externe oriëntatie op de relatieniveaus stad, wijk en burger dominant is. Dit is nog steeds richtsnoer en toetssteen voor de verdere ontwikkeling van de organisatie, die plaatsvindt als een on going proces. Eén van de randvoorwaarden ter ondersteuning van dit in gang gezette traject wordt gevormd door de nieuwe huisvesting voor de organisatie. 2.2 Ervaringen tijdelijke huisvesting De tijdelijke huisvesting is mede opgezet om ervaring op te doen met moderne huisvestingsconcepten. Daartoe is gekozen voor huisvesting via een overgangsmodel van traditioneel naar modern. Kenmerken hiervan zijn toepassing van teamoffices, gedeelde éénpersoonskamers, gedeelde overlegvoorzieningen en huisvesting op grond van activiteitenpatronen en samenwerkingsrelaties. Tevens is in SKM I één vleugel innovatief ingericht voor ca. 100 medewerkers van de afdelingen Bouwtoezicht en Milieu en Bedrijf met onder andere verstelbaar meubilair en specifieke ICT voorzieningen. Ook wordt geëxperimenteerd met flexibele werkplekken door ca. 50 medewerkers. Belangrijkste leerpunten uit de tijdelijke huisvesting zijn: - Grotere diversiteit van typen werkplekken; - Meer concentratiewerkplekken; - Kleinere teamoffices; - Adequate akoestiek en binnenklimaat; - Adequate ICT-performance; - Extra aandacht voor naleving gedragsregels. 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 6 of 61

7 2.3 Analyse Werkprocessen Afdelingen en formatie Het aantal te herhuisvesten afdelingen (81) en medewerkers (ca.1.350) is gebaseerd op de situatie oktober Het aantal medewerkers is inclusief vacatures en personen in een ander dan een vast dienstverband (bijv. MTB' ers) die structureel bij afdelingen werkzaam zijn. Daarnaast is de fictieve afdeling "frictieruimte" met 40 medewerkers toegevoegd om te kunnen voorzien in de behoefte aan tijdelijke huisvesting voor bijvoorbeeld accountants en stagiaires. Een totaaloverzicht met onder andere de betrokken afdelingen en aantallen medewerkers is als bijlage 2 bijgevoegd Hoofdprocessen Binnen de gemeente zijn tal van functies en processen te onderscheiden. Deze zijn op basis van interviews met de afdelingen herleid tot zes generieke hoofdprocessen. In elk hoofdproces zijn medewerkers c.q. processen geclusterd met een vergelijkbaar activiteitenpatroon. In de onderstaande tabel worden de zes hoofdprocessen kort getypeerd. Processen Kenmerken Functies (voorbeelden) Publieksproces (front office) Bestuursproces Beleidsproces Adviesproces Technisch proces - gezicht van de gemeente - snel en goed de klant bedienen (fysiek, digitaal, telefonisch en post) - besturen organisatie / afdeling - eindverantwoordelijk voor middelen (Planning & Control cyclus) - voorbereiden, opstellen, evalueren en bijstellen beleid - intensief overleg intern en extern - adviseren interne klant (ondersteunend aan primair proces) - inhoudelijke uitvoering binnen vakgebied - ontwerpen en uitvoeren technisch beleid / visie - extern toezicht, controle en handhaving - baliemedewerkers, medewerkers callcentre - directeuren, afdelingshoofden - beleidsmedewerkers, projectmanagers, projectleiders - medewerkers P&O, Financiën, Informatiemanagement - inspecteurs, ontwerpers. Productie-/ uitvoeringsproces - geüniformeerde werkstroom - vaak wettelijk verplicht - veel interactie (onderling) op de werkplek - secretariaten, administratieve medewerkers Tabel 2-1 Kenmerken hoofdprocessen Door de afdelingen is aangegeven in welke verhouding de hoofdprocessen binnen hun afdelingen voorkomen. Deze zijn weergegeven in bijlage 2. 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 7 of 61

8 2.3.3 Activiteitenpatronen Via een enquête onder ca. 400 medewerkers verdeeld over de zes hoofdprocessen zijn de gemiddelde activiteitenpatronen per hoofdproces in kaart gebracht. In Figuur 2-1 zijn de activiteitenpatronen op hoofdlijnen weergegeven. In bijlage 3 zijn meer gedetailleerde activiteitenpatronen opgenomen. Publieksproces (BO) 17% Bestuurs proces 9% 34% 19% 36% 14% 8% 14% 12% 6% 15% 8% Adviesproces 7% Productieproces 13% 25% 33% 50% 44% 14% 14% 13% 8% 27% 8% 9% Beleidsproces 8% Technisch proces 8% 23% 56% Totaal geconcentreerd werk Totaal routinematig werk 48% Totaal formeel overleg Totaal informeel overleg Telefoneren Publieksproces (FO) Baliewerk 5% 5% 10% 42% 10% Baliewerk-telefoneren Overig telefoneren Routinematig werk Concentratie werk 28% Overleg Figuur 2-1 Activiteitenpatronen per hoofdproces 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 8 of 61

9 2.3.4 Aanwezigheidspercentages De activiteitenpatronen zoals beschreven in de vorige paragraaf zijn de patronen zoals deze plaatsvinden wanneer medewerkers op kantoor zijn. In 2003 zijn bezettingsgraadmetingen verricht in SKM I en SKM II 1. De resultaten van deze feitelijke aanwezigheidspercentages zijn herleid naar gemiddelden en piekpercentages per hoofdproces (zie Tabel 2-2). Bestuursproces Beleidsproces Adviesproces Productieproces Technisch proces Gemiddelde bezetting 48% 36% 48% 47% 45% Piekbezetting 74% 51% 74% 70% 67% Tabel 2-2 Aanwezigheidspercentages per hoofdproces Het aanwezigheidspercentage van het publieksproces is niet specifiek gemeten. Dit is in samenspraak met het hoofd Gemeenteloket vastgesteld op 74%. Ook de activiteiten die medewerkers extern (buiten kantoor) verrichten zijn geïnventariseerd. Deze bepalen mede de aanwezigheidspercentages van de betrokken afdelingen. In bijlage 2 is het percentage aangegeven dat medewerkers extern zijn. 1 De resultaten van deze bezettingsgraadmeting zijn vastgelegd in het rapport Bezettingsgraden Stadskantoor I en II, d.d. juni P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 9 of 61

10 3 UITGANGSPUNTEN HUISVESTING Op basis van de organisatieontwikkelingen, de ambities, de leerpunten uit de tijdelijke huisvesting en de analyse van de werkprocessen zijn uitgangspunten opgesteld voor de definitieve huisvesting. 3.1 Hoofduitgangspunten Aan de nieuwe huisvesting wordt de volgende doelstelling gesteld: Een passende (definitieve), doelmatige, professionele en toekomstgerichte huisvesting voor de 21 e eeuw, die aansluit op de organisatiedoelen, werkprocessen, democratische processen en de cultuur van de gemeente Maastricht 2. Kernwoorden hierbij zijn samenwerking, transparantie, flexibiliteit en efficiency. De doelstelling is vertaald in de volgende uitgangspunten voor de huisvesting: - Diversiteit werkplektypen die aansluit op activiteitenpatronen (werkplekken voor concentratiewerk, communicatiewerk en overleg); - Ruimten en voorzieningen bevorderen de interactie en samenwerking tussen medewerkers; - Realiseren van een transparante, meer open werkomgeving; - In staat zijn de dynamiek van de organisatie op te kunnen vangen zonder ingrijpende verbouwingen, uitbreidingen c.q. uitplaatsingen (toekomstbestendigheid concept); - Efficiënt gebruik van ruimte (vermindering leegstand); - Verdere professionalisering van ICT-voorzieningen en documentbeheer; - Voldoen aan vigerende bouw-, Arbo- en NEN-voorschriften en normen. 3.2 Beoogde resultaten Toepassing van het huisvestingsconcept leidt bij ingebruikname tot: - Passende mix van werkplektypen: 50% concentratiewerk, 29% communicatiewerk, 21% decentraal overleg en ondersteunende ruimten; - Vermindering fysieke barrières tussen afdelingen en medewerkers (iedereen kan en mag overal werken); - Vergroten van (in)formele contacten door delen van voorzieningen, transparante inrichting en indelingsconcept; - Snellere en goedkopere interne verhuizingen vanwege uniforme toepassing bouwstenen; - Reductie van het aantal effectieve werkplekken voor ca medewerkers van (huidig aantal werkplekken) naar 920. Hiermee wordt een verhoging van de bezettingsgraad bereikt, van nu gemiddeld 50% naar ca. 70%; - Vermindering van het benodigde aantal m 2 bruto vloeroppervlak voor werkplekken en centrale voorzieningen van m 2 (huidig) naar m 2 ; - Vermindering logistieke verplaatsingen en fysieke afstand van personen door huisvesting in twee in plaats van de huidige vier gebouwen; 2 Vastgesteld door GMT d.d. juni P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 10 of 61

11 - Vermindering van ziekteverzuim door Arbo-conforme inrichting; - Minder gemelde en geregistreerde storingen door kwaliteitsimpuls in de ICTvoorzieningen en het documentenbeheer; - Vergroten bereikbaarheid medewerkers door toepassen draadloze telefonie; - Beheersing van exploitatielasten. 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 11 of 61

12 4 HUISVESTINGSCONCEPT In dit hoofdstuk is het voor de gemeente Maastricht ontwikkelde huisvestingsconcept beknopt beschreven. 4.1 Kern huisvestingsconcept Een huisvestingsconcept is het geheel van het gebruik, inrichting en indeling van de werkomgeving. De kernelementen zijn: 1. Activiteitgerelateerde werkplekken voor concentratiewerk, communicatiewerk en overleg; 2. Niet-persoonsgebonden werkplekken; 3. Gemiddeld 7 werkplekken voor 10 medewerkers; 4. Fysiek clusteren van afdelingen in zones (thuisbasis); 5. Loskoppelen werkarchieven van de werkplek en beperken opbergruimte; 6. Plaatsongebonden ICT-voorzieningen; 7. Organisatiebrede toepassing. 4.2 Activiteitgerelateerde werkplekken voor concentratiewerk, communicatiewerk en overleg Voor de kantoorwerkzaamheden zijn werkplekken cq. ruimten (bouwstenen) beschikbaar. Daarbij is een hoofdverdeling gemaakt naar concentratiewerk, communicatiewerk en overleg. Afhankelijk van te verrichten activiteiten kiezen medewerkers een passende werkplek c.q. ruimte. Daarbij kan binnen de verschillende hoofdcategorieën gekozen worden uit meerdere varianten (zie Figuur 4-1). In bijlage 5 zijn de bouwstenen nader toegelicht en omschreven. CONCENTRATIE WERK COMMUNICATIE WERK DECENTRAAL OVERLEG (formeel en informeel) ONDERSTEUNENDE RUIMTE Stiltewerkplek 1 persoon Open teamwerkplek Gesloten overlegruimte Ontmoetingsplek Werkplek in gesloten ruimte met 1 bureau. Ca. 8,5 m 2 FNO per werkplek Een open zone met 4-6 werkplekken. Ca. 7 m 2 FNO per werkplek Vergaderruimte voor ca. 6 personen in gesloten ruimte. Ook geschikt als werkplek. Ca. 27 m² FNO Leestafel in open ruimte geïntegreerd met pantry. Ca. 20 m 2 FNO 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 12 of 61

13 Stiltewerkplek 2 personen Informatiewerkplek Brainstormruimte Serviceruimte Werkplek in gesloten ruimte met 2 bureaus. Ca. 8,5 m 2 FNO per werkplek Werkplek voor kortstondig gebruik. Ca. 5,5 m 2 FNO per werkplek Brainstormruimte voor (in) formeel overleg in een niet standaard vergadersetting. Ca. 26 m² FNO Geluidsdichte gesloten ruimte voor printen, kopiëren en opslag papier Ca. 15 m² FNO Stiltezone Gesloten teamwerkplek Semi-open overlegplek Werkarchief Werkplekken in grotere stille ruimte, bijvoorbeeld bibliotheekachtige setting. Ca. 7 m 2 FNO per werkplek Werkplek in gesloten ruimte voor 4 bureaus. Ca. 7 m 2 FNO per werkplek Overlegplek voor 2-4 personen met een gedeeltelijke afscheiding. Ook geschikt als werkplek. Ca. 14 m² FNO Open overlegplek Open overlegplek voor 2-4 personen voor informeel overleg. Ook geschikt als werkplek. Ca. 14 m² FNO Kasten voor werkarchief (onderhanden werk), nabij de werkplekken. Richtlijn 1 m 1 per medewerker Lockerruimte Ruimte voor garderobe, lockers, post en telefoon. Ca. 15 m² FNO Rookruimte Gesloten ruimte met statafel en goede afzuiging. Ca. 15 m² FNO Figuur 4-1. Bouwstenen voor het concept Ook specifieke werkzaamheden zoals het maken en lezen van bouwtekeningen en archiefwerk worden binnen dezelfde bouwstenen verricht. Specifieke inrichtingeisen voor deze werkzaamheden worden met de gebruikers nader afgestemd. 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 13 of 61

14 Activiteiten zoals printen, kopiëren, opbergen van persoonlijke spullen, raadplegen van tijdschriften en koffiedrinken vinden plaats in daarvoor speciaal geoutilleerde ondersteunende ruimten. Voor de centrale algemene voorzieningen, zoals repro, postkamer en frontoffice (balies) worden specifiek op deze processen afgestemde ruimten ontwikkeld met daarin werkplekken voor medewerkers die deze processen uitvoeren. In de onderstaande tabel is de mix van bouwstenen voor de organisatie als geheel weergeven. Type werkplekken Variant Percentage Concentratiewerk Stiltewerkplek 1 persoon 25% Stiltewerkplek 2 personen 15% Stiltezone 10% Communicatiewerk Open team werkplek 23% Informatiewerkplek 3% Gesloten teamwerkplek 3% Decentraal overleg Gesloten overlegruimte 9% Tabel 4-1 Mix van bouwstenen 4.3 Niet-persoonsgebonden werkplekken Brainstormruimte 2% Semi-open overlegplek 3% Open overlegplek 7% Het principe van niet-persoonsgebonden werkplekken houdt in dat niemand een eigen werkplek heeft. Iedereen kan en mag overal werken. Dit vereist invoering en naleving van gebruiksregels. Hieronder volgen de basisregels: 1. Medewerkers kiezen in principe werkplekken in de eigen zone (zie paragraaf 4.5), maar kunnen ook in andere zones werken; 2. Alle werkplekken worden na gebruik schoon achtergelaten (clean deskbeleid); 3. Bij afwezigheid langer dan 1 uur worden werkplekken leeggeruimd; 4. Medewerkers met specifieke ARBO-behoeften krijgen een werkplek op maat ; 5. Medewerkers die gebruik maken van hard- en software die niet overal beschikbaar kan worden gesteld, krijgen een werkplek op maat. Medewerkers met hetzelfde werkproces delen deze werkplekken; 6. De onder 4 en 5 vermelde medewerkers hebben het 1 e gebruikrecht op de maatwerkplekken. Bij hun afwezigheid kunnen anderen ook gebruik maken van deze plekken. 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 14 of 61

15 In het vervolgtraject worden deze basisregels en afspraken over naleving in overleg met de organisatie verder uitgewerkt. 4.4 Gemiddeld 7 werkplekken voor 10 medewerkers Het richtinggevende principe voor de definitieve huisvesting is dat gemiddeld 8 werkplekken voor 10 medewerkers worden gerealiseerd. Het resultaat van de uitgevoerde onderzoeken naar de formatie, werkprocessen, activiteitenpatronen en bezettingsgraden van de kantoren is, dat toepassing van 7 werkplekken voor 10 medewerkers kan volstaan. Extra ruimte voor piekmomenten is ingecalculeerd. Dit alles leidt thans tot 920 effectieve werk- en overlegplekken. Een gedetailleerd overzicht met soorten en aantallen werkplekken is opgenomen in bijlage 6. De ruimteberekeningen zijn gebaseerd op de formatie status oktober Omdat daarna de formatie middels de operatie Bezuinigen = Kiezen is gekrompen, wordt hierdoor enige extra ruimte ingebouwd. Er is bewust gekozen voor deze extra marge om niet te voorziene groei op (middellange) termijn te kunnen opvangen. In bijlage 7 is een uitgebreide uitleg opgenomen over de toegepaste rekenmethodiek. 4.5 Fysiek clusteren van afdelingen in zones (thuisbasis) Het indelingsconcept wordt gevormd door zones met werkplekken voor circa 50 medewerkers. Deze schaalgrootte is vereist voor het succesvol delen van werkplekken. Hierdoor is het nodig kleinere afdelingen fysiek te clusteren. De zone fungeert als thuisbasis voor de afdelingen. Medewerkers kiezen primair een werkplek binnen de eigen zone, maar kunnen ook buiten de zone werken. De kern van de zone wordt gevormd door (geclusterde) secretariaten en eventuele afdelingsarchieven. Rondom deze basis worden de werkplekken, overlegplekken, archieven voor onderhanden werk en serviceruimten voor printen en kopiëren gesitueerd. Aan de randen van de zones en op knooppunten van de kantoorvloeren bevinden zich de ondersteunende voorzieningen zoals, ontmoetingsruimten met geïntegreerde pantry en garderobes en lockers. Afdelingen delen ondersteunende voorzieningen binnen de zone en ontmoetingsplekken en overlegplekken op de randen van de zone. 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 15 of 61

16 Zone Afdeling A Afdeling B Afdeling C diverse typen werkplekken voor concentratie / communicatie / overleg; cluster van secretariaten (centraal in zone); werkarchief verdeeld over vloer; serviceruimte. ontmoetingsplek / koffiecorner; tijdschriften / documenten; informatiewerkplekken; overlegplekken en brainstormruimte; garderobe / lockers. Afdeling D Zone Figuur 4-2 Indelingsconcept diverse typen werkplekken voor concentratie / communicatie / overleg. secretariaat (centraal in zone); werkarchief verdeeld over vloer; serviceruimte. Binnen de zones is een evenwichtige verdeling van open en gesloten bouwstenen gewenst. Belangrijk voor de transparantie van de zones is dat er voldoende zichtlijnen over de kantoorverdieping ontstaan. 4.6 Loskoppelen werkarchieven van de werkplek en beperken opslagruimte Het indelings- en inrichtingsprincipe vereisen implementatie van nieuwe gebruiksregels en serviceverlening voor het documentenbeheer. Hieronder volgen de basisregels en basisvoorzieningen: - Werkarchieven worden losgekoppeld van de werkplek en beperkt tot gemiddeld 1m 1 per medewerker; - Elk gebouw heeft een centraal dynamisch archief (niet ouder dan 5 jaar), waaruit op verzoek stukken worden geleverd; - Indien noodzakelijk worden afdelingsarchieven in de zone geplaatst; - Statische en semi-statische archieven worden op afstand geplaatst, waaruit documenten (ouder dan 5 jaar) worden geleverd; - Post wordt verspreid in centraal gesitueerde persoonlijke postvakken; - Persoonlijke spullen worden in lockers opgeborgen; - Afdelingsgebonden literatuur wordt in de ontmoetingsplekken geplaatst. In het vervolgtraject worden deze basisregels en concrete afspraken over bijvoorbeeld de noodzaak en omvang van afdelingsarchieven en dienstverlening uit de centrale archieven in overleg met de organisatie verder uitgewerkt. 4.7 Plaatsongebonden ICT-voorzieningen Het indelings- en inrichtingsprincipe vereisen een kwaliteitsimpuls voor de huidige ICTvoorzieningen. Hieronder volgen de benodigde basisvoorzieningen: 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 16 of 61

17 - ICT-hulpmiddelen zijn plaatsongebonden; - Medewerkers hebben vanaf elke werkplek toegang tot hun bestanden en software met uitzondering van enkele zeer specifieke toepassingen, zoals CAD-systemen; - Concentratie- en communicatiewerkplekken zijn ingericht met vaste PC; - Laptops zijn beschikbaar voor gebruik op werk- en overlegplekken waar geen vaste PC beschikbaar is; - Draadloos netwerk is minimaal beschikbaar in het restaurant en grote centrale en decentrale vergadervoorzieningen; - Draadloze telefoons zodat medewerkers overal bereikbaar kunnen zijn; - Inlogtijd: maximaal 2 minuten; - TFT-schermen vanwege ruimtebesparing, energiebesparing en beperking van de interne warmtelast; - Serviceruimten voor printen, faxen en kopiëren, waarbij printen op elk apparaat binnen het gebouw mogelijk is, zonder voorafgaande printerinstellingen. In het vervolgtraject worden deze voorzieningen nader gespecificeerd en geïmplementeerd. 4.8 Organisatiebrede toepassing Het huisvestingsconcept wordt organisatiebreed toegepast. Doordat iedereen meedoet kan het optimaal functioneren. Daarnaast is uniformiteit van het inrichtings- en gebruiksconcept noodzakelijk om organisatiegroei en -krimp op te vangen. Daarmee wordt een grotere flexibiliteit en toekomstbestendigheid bereikt. 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 17 of 61

18 5 AANDACHTSPUNTEN VOOR VERVOLG Het vastgestelde huisvestingsconcept is het basisdocument en het kader voor alle betrokkenen tijdens de vervolgfasen van voorbereiding tot en met ingebruikname van de definitieve huisvesting in Mosae Forum en SKM I. Belangrijk voor het vervolg van het huisvestingsproject is een integrale aanpak van huisvesting, facilitair dienstenpakket, organisatieontwikkeling en communicatie. Vooral dit laatste is nodig om snel bekendheid te geven aan de nieuwe werkomgeving. Enerzijds om met de organisatie het nieuwe concept te bespreken. Anderzijds om via een dialoog het concept verder uit te werken. Denk hierbij aan: o toedeling naar gebouwen (wie komt waar?); o opstellen vlekkenplannen (welke afdelingen vormen clusters); o verder uitwerken van de gebruiksregels; o bepalen dienstverlening voor bijvoorbeeld documentenbeheer; o uitwerken bijzonder inrichting voor specifieke werkprocessen (bijv. CAD-CAM). Voor een geleidelijke overgang naar de nieuwe werkomgeving is het belangrijk in de oude situatie nieuwe principes in te voeren, zoals clean deskbeleid en beperken van werkarchieven. Om dit alles in goede banen te leiden is een gefaseerde aanpak noodzakelijk. Een helder stappenplan (wie, wat, waar, wanneer, waarom) dient hier onderdeel van te zijn en organisatiebreed aandacht te krijgen. 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 18 of 61

19 A COMPANY OF Bijlage 1 Referentielijst Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 19 of 61

20 De volgende documenten zijn gebruikt als referentie voor deze rapportage: Documentnaam: Auteur Datum: Afdeling typerende werkprocessen en additionele ruimte Bezettingsgraden Stadskantoor I en II Projectteam HIMM 28 september 2004 Servicecenter Onderzoek en Informatie, Gemeente Maastricht juni 2003 Uitgangspunten werkomgeving en bouwstenen Royal Haskoning / HIMM 26 mei 2004 Inpassingstudie Royal Haskoning 28 oktober 2004 Programma van Eisen Inrichting Mosae Forum Royal Haskoning 28 oktober 2004 Programma van Eisen Inrichting SKM I Royal Haskoning 28 oktober 2004 Programma van Eisen Gebouwgebonden Huygen 1 november 2004 Technische Installaties behorende bij de inrichting van Mosae Forum Programma van Eisen Gebouwgebonden Technische Installaties behorende bij de inrichting van SKM I Huygen 1 november P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 20 of 61

21 Bijlage 2 Basisgegevens afdelingen 9P3859.A1/R /MVLI/Rott2a Concept rapport november 2004 Volgnummer 4; Stuk-ID: HC Huisvestingsconcept gemeente Maastricht Page 21 of 61