We staan je graag te woord!

Transcriptie

1 Laat ons spelen

2 2

3 De Jantje Beton Collecte lokaal geregeld! Wat fijn dat je coördinator voor de Jantje Beton Collecte bent. Dankzij jouw tijd en inzet maak je het mogelijk dat jeugdclubs lokaal kunnen collecteren en daarmee geld kunnen ophalen voor het speelplezier van hun eigen jeugdleden. Want het unieke aan de Jantje Beton Collecte is dat 50% van de opbrengst voor de collecterende jeugdclub zelf is! Met de andere 50% initieert en faciliteert Jantje Beton Collecte buitenspeelprojecten door het hele land. Je staat er als lokale collectecoördinator niet alleen voor. In Nederland zijn namelijk ruim 750 coördinatoren actief. Zij zetten zich allemaal, net als jij, vrijwillig in om de Jantje Beton Collecte plaatselijk te organiseren. Uiteraard helpen we je daarbij. Tijdens de collecteweek gaan bijna collectanten door het hele land met een collectebus langs de deuren. In 2012 haalden we gezamenlijk ruim 1,5 miljoen euro op! En dat is een prestatie waar we in deze tijden super trots op mogen zijn. Vele handen maken licht werk dus zijn we altijd op zoek naar nieuwe jeugdclubs die met hun leden willen collecteren. Ken je nog clubs die mogelijk mee willen doen? Laat het ons weten! Aan de slag! Met deze handleiding proberen we je zoveel mogelijk praktische informatie te geven over het organiseren van de collecte in jouw locatie. Mocht je informatie missen, of goede tips hebben waar andere coördinatoren hun voordeel mee kunnen doen, bel of mail ons gerust. Veel succes met het organiseren van de lokale Jantje Beton Collecte! Hartelijke groet, Jantje Beton Collecteteam Susanne van Ede senior medewerker fondsenwerving Marita Pruijser medewerker fondsenwerving We staan je graag te woord! Collectelijn: (030) (ma t/m vrij van uur) 3

4 Inhoudsopgave Over Jantje Beton 5 Samenwerking en taakverdeling in het kort 5 Maandplanning 6 Praktische voorbereiding 7 Materialen 11 Na afloop van de collecte 12 Publiciteit 14 4

5 Over Jantje Beton Veel kinderen spelen minder vaak buiten dan ze zouden willen. Oorzaken hiervan zijn onder andere een gebrek aan geschikte speelruimte, het ontbreken van kinderen om mee te spelen en ouders die kinderen niet meer buiten (durven te) laten spelen. Daarom initieert, ondersteunt en organiseert Jantje Beton zelf activiteiten zodat kinderen weer zorgeloos buiten kunnen spelen. De Jantje Beton Collecte is erg belangrijk voor onze organisatie. De collecte is onze grootste fondsenwervende actie waarmee we talloze projecten door het hele land financieren die met vrij buitenspelen te maken hebben. Kijk voor actuele voorbeelden op: onder het tabje Wat doen we?. CBF keurmerk In 1997 ontving Jantje Beton het officiële CBF-keurmerk. Dit is een certificering van het Centraal Bureau Fondsenwerving (CBF). Het keurmerk wordt toegekend aan instellingen die voldoen aan strenge criteria. Om in aanmerking te komen, toetst het CBF onder meer bestuurs- en beleidszaken, publiciteit en voorlichting en de besteding van de gelden. Een belangrijk aspect bij de beoordeling is het kostenbeleid. Volgens de daarvoor geldende normen mogen de kosten voor fondsenwerving maximaal 25% bedragen. Jantje Beton voldoet jaarlijks aan deze norm. Stichting Collecteplan Jantje Beton is lid van Stichting Collecteplan. Dankzij dit lidmaatschap mogen wij een landelijke collecte organiseren. Elk jaar wordt in de vergaderingen van Stichting Collecteplan bepaald in welke week dat gebeurt. In principe heeft Jantje Beton de vaste plek in de eerste week van maart. Heel soms moeten we in verband met vakanties of carnaval van deze week afwijken. Elk goed doel heeft op deze manier een vaste week in het collecterooster. Het landelijke collecterooster is te bekijken op de website van het Centraal Bureau Fondsenwerving: Verder houdt Jantje Beton zich aan het collecteprotocol dat door het SCP in 2010 opnieuw is herzien en vastgesteld. Dit protocol is terug te vinden op de website via: en hebben we ook opgeslagen op de usb-stick die deel uitmaakt van het welkomstpakket. Samenwerking en taakverdeling De kracht van de collecte ligt in de samenwerking met de coördinatoren. Zonder jouw inzet en enthousiasme zou de Jantje Beton Collecte niet mogelijk zijn. Jij zorgt er namelijk voor dat de collecte op lokaal niveau georganiseerd wordt. Vanuit ons kantoor in Utrecht hopen wij je zo goed mogelijk te ondersteunen bij jouw werkzaamheden op lokaal niveau. Onze taakverdeling ziet er als volgt uit: Jantje Beton Aanvragen van vergunningen tot collecteren in alle gemeenten in Nederland. Landelijke administratie van coördinatoren en groepen. Financiële administratie en terugstorten van 50% naar groepen die gecollecteerd hebben. Geldtransport organiseren voor plaatsen met een opbrengst hoger dan Zorg dragen voor aanmaak en beschikbaar stellen van collectematerialen zoals posters, legitimatiekaarten, presentjes, collectebussen. Landelijke publiciteitscampagne rondom de collecteweek. Ondersteuning bij werving collecterende groepen en collectanten. Voorbeeld persberichten ontwikkelen. Werven groepen. Afsluiten van een vrijwilligersverzekering. Verantwoording afleggen naar Gemeenten en CBF. Coördinator Wijkindeling maken om te bepalen waar welke groep collecteert. Contact onderhouden met collecterende groepen. Werven van groepen en collectanten. Contact tussen Jantje Beton en groep verzorgen. Materialen inventariseren, bestellen, uitleveren aan de groepen. Afstorten van de opbrengst na afloop van de collecteweek. Verantwoording afleggen t.a.v. de opbrengst aan Jantje Beton. Bovenstaande taken komen verderop in deze handleiding uitgebreider aan bod. 5

6 Maandplanning Of je nu coördinator bent van één groep of van meerdere groepen de maandplanning ziet er ongeveer hetzelfde uit. meerdere groepen 1 groep OKTOBER NOVEMBER DECEMBER JANUARI FEBRUARI In kaart brengen welke clubs weer mee collecteren in maart. Geef afmeldingen zo spoedig mogelijk door via een mailtje aan collecte@jantjebeton.nl, onderwerp: afmelden groepen of online via: Wijzigingen van contactgegevens groepen doorgeven aan Jantje Beton. Werving van nieuwe groepen. Als er genoeg plaats is, kun je extra groepen werven. Jantje Beton helpt hier graag bij. Laat ons via een mailtje weten welke doelstelling je zou willen halen, bij voorbeeld 2 nieuwe groepen erbij, en we gaan meteen voor je aan de slag. Vervolg werving van groepen voor de collecteweek. Aarzel niet om hulp van het Jantje Beton collecteteam op het hoofdkantoor te vragen. Afmeldingen van groepen doorgeven aan Jantje Beton via een mailtje aan collecte@jantjebeton.nl, onderwerp: afmelden groepen of online via: Wijzigingen van contactgegevens van groepen doorgeven aan Jantje Beton. Begin met het enthousiasmeren en werven van collectanten. Jantje Beton stelt hiervoor (online) ondersteunende materialen ter beschikking zoals wervingsposters en voorbeeld persberichten. Collectematerialen bestellen via de site. Je ontvangt hierover nog bericht. Heb je genoeg collectebussen in je bezit? Vraag bij de gemeente of er collectebussen beschikbaar zijn of bestel extra bussen bij Jantje Beton. Je ontvangt van Jantje Beton de jaarlijkse vergunning van jouw plaats. Lees deze door op eventuele wijzigingen van de voorwaarden. Als in jouw gemeente sprake is van een doorlopende collectevergunning dan krijg je deze eenmalig bij aantreden als coördinator. Vervolg enthousiasmeren en werven van collectanten. Bespreken met groepen of ze alleen deur-tot-deur collecte houden, of ook een straatcollecte of bij een evenement willen collecteren. Wijkindeling maken, waar mogelijk rekening houdend met voorkeuren van de collecterende groepen. Heb je nog straten over waar niet gelopen wordt? Probeer dan nog extra groepen te werven. Heb je daarbij hulp nodig, neem dan contact met ons op. Eerste lichting materialen wordt eind januari afgeleverd. Controleer alle spullen op onjuistheden en verzegel alle collectebussen. Nu kun je groepen uitnodigen voor een plaatselijke informatiebijeenkomst, waarbij je de wijkindeling bekend maakt en de materialen uitdeelt. Geef jubilerende collectanten (5, 10, 25, 35 en 45 jaar) voor eind februari door aan Jantje Beton. Wij zorgen dan voor een passende attentie die je kunt overhandigen in de collecteweek. Vervolg enthousiasmeren en werven van collectanten. Maak een afspraak met de lokale Rabobank i.v.m. geld afstorten direct na de collecteweek. Wanneer je hierbij problemen ondervindt, neem dan contact met ons op. Verstuur een persbericht naar de lokale media over de collecteweek in jouw woonplaats. Een voorbeeld vind je op de pagina voor coördinatoren: De tweede lichting materialen wordt afgeleverd in februari. Controleer alle spullen op onjuistheden en verzegel alle collectebussen. Legitimatiekaarten voorzien van politie- of gemeentestempels (bekijk de gemeentevergunning of dit noodzakelijk is). Soms volstaat een paraaf van de coördinator op de legitimatiekaarten. Vervolg enthousiasmeren en werven van collectanten. 6

7 Of je nu coördinator bent van één groep of van meerdere groepen de maandplanning ziet er ongeveer hetzelfde uit. MAART APRIL 1 groep meerdere groepen Hang spandoeken en affiches van Jantje Beton op in jouw woonplaats. Herinner ook alle groepen eraan dat ze zoveel mogelijk posters van de collecte ophangen bij hen in de wijk. Collecteren in de tweede week van maart. Innemen van de collectebussen en legitimatiekaarten na afloop van de collecteweek. Tellen van het geld, bij voorkeur samen met een groepsvertegenwoordiger van de (verschillende) jeugdclub(s), maar in ieder geval altijd samen met een getuige. Laat de groepsvertegenwoordiger altijd paraferen voor de getelde opbrengst op de afrekenstaat! Storten van de opbrengst bij de plaatselijke Rabobank binnen twee weken na de collecteweek. Uitgebreide informatie over de financiële afwikkeling vind je op de site: Opsturen van de afrekenstaat en stortingsbewijzen naar Jantje Beton in Utrecht binnen twee weken na de collecteweek. Versturen van bedankkaartjes naar groepen/collectanten (per post of digitaal). Evaluatieformulier opsturen naar Jantje Beton. Collectebussen demonteren en bewaren tot volgend jaar. Je ontvangt van Jantje Beton een overzicht van alle bedragen die zijn overgemaakt naar de collecterende jeugdclubs in jouw locatie. Praktische voorbereiding voor de collecteweek De vergunning Jantje Beton vraagt zes maanden van te voren een vergunning aan bij de gemeenten die een jaarlijkse vergunning afgeven, of meldt zes maanden van te voren dat de collecte plaatsvindt in de gemeenten waarvan wij een doorlopende vergunning hebben gekregen. Vervolgens sturen wij de bevestiging daarvan, of de vergunning zelf, aan alle coördinatoren in Nederland. Leeftijd collectanten Veel gemeenten stellen als voorwaarde voor de vergunning dat jongere collectanten alleen onder begeleiding van een oudere collectant op pad mogen. Jantje Beton staat hier volledig achter. Onder begeleiding collecteren is niet alleen veiliger, maar ook een stuk gezelliger. Bovendien is met z n tweeën of in een groepje collecteren een stuk langer vol te houden. En dat merken we weer aan de opbrengst. De minimumleeftijd waarop kinderen zelfstandig mogen collecteren verschilt per gemeente. Meestal staat dit aangegeven in de collectevergunning. Voorwaarden Lees de collectevergunning van de gemeente van te voren alsjeblieft goed door. Hier staan namelijk alle voorwaarden in, bijvoorbeeld met betrekking tot het collecteren met intekenlijsten, het organiseren van straatcollectes en het dragen van een legitimatiekaart. Op privéterreinen, zoals stations, winkelcentra, (voetbal)stadions en flatgebouwen kun je alleen collecteren wanneer je daar van te voren toestemming voor hebt gevraagd bij de eigenaar van het terrein. Na afloop van de collecte verzorgt Jantje Beton de verplichte verantwoording van de opbrengst aan de gemeente. Op basis van de door jou ingevulde afrekenstaat kunnen wij die gegevens aan de gemeente verstrekken. Werving van groepen Alle jeugdclubs die zich inzetten voor de vrijetijdsbesteding van kinderen en jongeren in Nederland mogen meedoen. Hierbij kun je denken aan scoutings, sportclubs (met jongerenafdeling), peuterspeelzalen, speel-o-theken, speeltuinverenigingen, buurtverenigingen en clubhuizen, kinderboerderijen, muziekverenigingen (met jongerenafdeling) of bijvoorbeeld een jongerenmajorettecorps. 50% van de opbrengst is voor de organisaties zelf. De andere helft gaat naar Jantje Beton. 7

8 De Jantje Beton Collecte is specifiek bedoeld voor jeugdclubs en eigenlijk niet voor basisscholen. Speciaal voor scholen is de Jantje Beton Loterij ontwikkeld, met dezelfde formule: 50% van de opbrengst gaat direct naar de deelnemende scholen. Meer informatie over de loterij is te vinden op onze website. Inventariseren wie meelopen en afvallen Van Jantje Beton ontvang je in oktober een overzicht met daarop alle gegevens van de actieve collecterende jeugdclubs van de voorgaande collecteweek. In principe rekenen we erop dat alle groepen weer meelopen met de volgende collecteweek. Maar inventariseer alsjeblieft alvast in oktober of dit ook het geval is. Geef de groepen die aangeven niet meer mee te lopen tijdig aan ons door. Afmelden van groepen kan via een mailtje naar onderwerp: afmelden groepen of online via: Het is erg belangrijk om zo snel mogelijk te weten hoeveel groepen er eventueel afvallen, dus geef afmeldingen direct aan ons door. Nieuwe verenigingen aanschrijven Bij het indelen van de straten kan het zijn dat je straten overhoudt doordat deelnemende groepen niet voldoende collectanten tot hun beschikking hebben. Probeer dan nieuwe groepen of extra collectanten te werven om deze straten op te vullen. Alle jeugdclubs in Nederland kunnen extra inkomsten gebruiken door teruglopende subsidies. Het is voor jou niet aanzienlijk meer werk, en je doet er de clubs een groot plezier mee. Overigens is het belangrijk om alleen contact op te nemen met personen die een bepaalde functie hebben bij een jeugdclub en hen ook in die hoedanigheid te benaderen. Vanwege het Bel-me-niet-register is het niet toegestaan om mensen te bellen (zonder te weten of zich geregistreerd hebben in dat register) en hen zomaar te vragen of ze willen collecteren. Als je op zoek bent naar extra groepen, bel dan met voorzitters, penningmeesters etc. van jeugdclubs. Probeer de jeugdclub te laten inzien wat ze met de opbrengst van de collecte kunnen doen. Hoe concreter, hoe beter. Bijvoorbeeld dat ze een speelplek kunnen herinrichten, op kamp kunnen gaan, nieuw spelmateriaal aanschaffen of een nieuwe boot kunnen kopen voor de zeeverkenners. Adressen van jeugdclubs in jouw collectelocatie kun je onder andere achterhalen via internet. De (digitale) gemeentegids, online telefoongids of Google zijn bijvoorbeeld goede bronnen. De clubs kun je per telefoon of benaderen. Je kunt ook een oproep laten plaatsen in een plaatselijk huis-aan-huis blad, posters verspreiden in de buurt of adverteren in clubbladen. Op de website vind je voorbeelden van persberichten, advertenties, banners, wervingsposters en persoonlijke s. Aanmelden van nieuwe groepen kun jij, of de groep zelf, doen via het online aanmeldformulier op Hulp nodig? Neem dan contact met ons op, wij helpen je graag met werven! Werven en motiveren van collectanten Het vinden van vrijwilligers kan een lastige klus zijn. Sommige groepen zien zich genoodzaakt op het laatste moment toch nog af te haken omdat ze te weinig collectanten op de been hebben kunnen krijgen. Begin daarom tijdig met het werven van vrijwilligers. Zowel volwassenen als kinderen mogen collecteren. De minimum leeftijd om zelfstandig te mogen collecteren verschilt per gemeente en ligt tussen de 12 en 16 jaar. Bekijk de gemeentevergunning wat in jouw gemeente wordt voorgeschreven. Jongere kinderen mogen onder begeleiding van een volwassene collecteren. Jonge kinderen halen bovendien vaak meer op. Om het werven van voldoende collectanten gemakkelijker te maken, hebben we een aantal tips voor je verzameld. Benader lokale beroemdheden in jouw woonplaats, bijvoorbeeld de burgermeester of een (plaatselijk) bekende zanger of ze mee willen helpen met collecteren. Hang wervingsposters op bij de deelnemende clubs. Maak gebruik van social media en je eigen netwerk. Plaats bijvoorbeeld een oproep op je hyves of facebook pagina en stuur een naar al je vrienden en familie. Voorbeelden van wervende teksten vind je op onze website Op onze website vind je ook advertentieteksten die je in clubbladen of lokale huis-aan-huis bladen kunt plaatsen en banners voor op de website van deelnemende clubs. Heb je zelf nog goede tips of ben je benieuwd hoe andere coordinatoren collectanten werven? Kijk dan ook eens op de speciale Jantje Beton Collecte facebook pagina: Kijk ook eens op de speciale Jantje Beton Facebook pagina voor tips van andere vrijwilligers! 8

9 Goed gemotiveerde collectanten halen meer op. Wanneer er binnen clubs collectanten worden geworven, vermeld dan ook wat de vereniging met de opbrengst gaat doen. Als het doel zichtbaar is dan weten collectanten ook waarvoor ze collecteren. Ze zullen het belang van de opbrengst daardoor eerder inzien en zich mogelijk sneller aanmelden. Je kunt collectanten ook motiveren door een wedstrijdelement toe te voegen. Spreek bijvoorbeeld af dat degene met de hoogste opbrengst een appeltaart of een zelf gemaakte wisselbeker wint. Na afloop van de collecte kun je je waardering voor de inzet van collectanten laten blijken door een bedankje te sturen, eventueel met vermelding van het opgehaalde bedrag. Je kunt hiervoor bedankkaartjes bestellen via het online bestelformulier of je kunt e-cards downloaden via Je kunt ook gebruik maken van de digitale variant die online staat. Bovendien heeft Jantje Beton ieder jaar voor elke collectant een leuk presentje. Deel deze uit! Sommige vrijwilligers collecteren al jaren voor Jantje Beton en hun eigen club. Die inzet mag best beloond worden! Daarom krijgen vrijwilligers die zich 5, 10, 25, 35 of 45 jaar inzetten een mooi presentje van ons. Deze kun je bestellen door een te sturen naar met daarin de namen van de collectanten, het aantal jaar dat zij actief zijn en in welke plaats zij collecteren. Manieren van collecteren Er zijn verschillende vormen van collecteren. De gewone huis-aan-huiscollecte is de collectevorm waarmee het grootste gedeelte van de opbrengst wordt binnengehaald. Straatcollectes worden echter ook vaak leuk gevonden. Dit kan bijvoorbeeld in de buurt van een supermarkt, in het (overdekt) winkelcentrum, in de binnenstad of op een evenement van een (sport)vereniging. Huis-aan-huis collecte Bij een huis-aan-huis collecte ga je met je collectebus langs deuren. Dit is de meest bekende manier van collecteren. Tips bij de huis-aan-huis collecte Het meest succesvol is het collecteren tussen en uur s avonds, dan zijn de meeste mensen immers thuis. Uit ervaring weten wij dat groepen die meerdere avonden op pad gaan aanzienlijk meer geld ophalen dan collectanten die een of twee dagen collecteren. Houd bij waar er niet open gedaan werd, en loop later in de week nog een keer deze huizen langs. Als het mogelijk is, en er niet te veel groepen uit dezelfde wijk komen, laat dan groepen collecteren in de wijk waar zij zelf actief zijn. Mensen zijn eerder geneigd om wat te geven wanneer de collectant een bekende is. Laat collectanten samen op pad gaan wanneer ze dat willen. Dat is gezelliger, en daardoor houden collectanten het langer vol. Uit ervaringen van groepen leren we dat collecteren voor een concreet doel de meest gemotiveerde collectanten oplevert. Een scoutingclub uit Haarlem had bijvoorbeeld met hun collectanten afgesproken dat er geld nodig was om op kamp te gaan. In 2011 werd dat bedrag ook ruim opgehaald. Toen er een minder concreet doel was in 2012 werd er bijna minder opgehaald. Maak collectanten duidelijk dat zij aan de deur uitleggen waarvoor ze lopen. Laat ze behalve dat ze aangeven voor Jantje Beton te lopen ook het doel van de eigen club benoemen. Een gever is soms geneigd meer te geven wanneer een deel van de opbrengst lokaal terecht komt. Als de collectanten een clubuniform dragen wordt het extra goed zichtbaar waarvoor gecollecteerd wordt. 9

10 Straatcollecte De locatie van een straatcollecte varieert. Het kan bijvoorbeeld in het (winkel)centrum van de gemeente, voor een supermarkt, bij een station, voor de bioscoop, bij theaters of op de markt. Lees de vergunningsvoorwaarden er nog even op na of een straatcollecte toegestaan is. Voor overdekte winkelcentra, supermarkten en treinstations gelden andere regels, deze zijn namelijk privé bezit. Om te collecteren moet je van te voren toestemming vragen aan de eigenaar/exploitant. Voor op de markt heb je toestemming nodig van de marktmeester. Maar laat je niet weerhouden om toestemming aan te vragen. Je collecteert per slot van rekening voor een goed doel. Meestal staat men positief tegenover zo n straatcollecte. Wanneer je aan groep(en) vraagt of ze interesse hebben in een straatcollecte, vermeld dan ook dat de opbrengst per bus bij een straatcollecte vaak hoger ligt dan bij een huis-aan-huis collecte. De beste tijd om een straatcollecte te houden is op zaterdag tussen en uur en op de koopavond. Tips bij een straatcollecte Organiseer er eventueel een evenement omheen om de aandacht van mensen te trekken. Bijvoorbeeld met spelletjes voor kinderen of een informatiestand. Je kunt bij Jantje Beton spandoeken, ballonnen en flyers vragen om het er feestelijk uit te laten zien. Gebruik de collectestickertjes bij elke gift. Iemand die zo n stickertje op zijn jas heeft wordt door een andere collectant dan niet meer aangesproken. Bekijk of er op zaterdagmiddag voorstellingen zijn in de bioscoop of theaters, en zorg dat er voor of na de voorstelling iemand in de buurt staat. Laat collectanten samen op pad gaan wanneer ze dat willen. Dat is gezelliger, en daardoor houden collectanten het langer vol. Zorg dat er op één dag op meerdere plekken een collectant staat, zo worden er zoveel mogelijk mensen bereikt. Collecteren bij bedrijven Steeds meer coördinatoren ontdekken naast de gewone woonwijken het industrieterrein als interessant collectegebied. Als je collecteert bij bedrijven en winkels, zorg er dan voor dat je kwitanties bij de hand hebt. Bedrijven willen namelijk voor hun financiële administratie graag een kwitantie hebben waarop staat welk bedrag zij hebben gegeven. Kwitanties kun je downloaden van onze website en zelf uitprinten. Hulp nodig bij het vinden van een bedrijf dat openstaat voor een interne collecte? Laat het ons weten, we helpen graag bij het zoeken naar geschikte bedrijven! Wijkindeling Voor collectanten/collecterende groepen is het uitermate belangrijk om te weten waar precies de grens loopt van hun collectegebied. Niets is vervelender dan collecteren in de straat waar net iemand anders al is geweest. Geef aan jouw groepen door in welke straten ze mogen collecteren. Je kunt hiervoor bijvoorbeeld een plattegrond van jouw woonplaats gebruiken en deze opdelen, of je bekijkt via Google Maps welke straten er naar welke groep gaan. De kaarten van Google Maps kun je makkelijk uitprinten. Ook kun je bijvoorbeeld een indeling maken aan de hand van postcodegebieden/reeksen. Natuurlijk geldt hiervoor ook: vragen? Bel ons gerust om met je mee te denken. Wees er zeker van dat alle straten ook daadwerkelijk gelopen worden door de groep. Welke straten aan een bepaalde groep worden gegeven, bepaal je zelf en/of in overleg met de groepen. Elke coördinator doet dat op zijn/haar eigen manier. Er zijn coördinatoren die al jaren een wijk aan dezelfde groep geven, andere coördinatoren dobbelen elk jaar met groepen om de wijkindeling. Je kunt de aanpak kiezen waar jij je het prettigst bij voelt. Belangrijk is om bij je keuze altijd de groepen duidelijk uit te leggen waarom voor een bepaalde wijkindeling is gekozen. De wijkindeling kan er ieder jaar weer anders uitzien, afhankelijk van het aantal deelnemende groepen. Dat vergt van jou de nodige creativiteit en inventiviteit in het inpassen van alle deelnemers. Bij het maken van de wijkindeling kun je de volgende uitgangspunten meewegen: Opgegeven van top 3 voorkeurswijken/straten Het is handig groepen een eerste, tweede en derde voorkeur te laten opgeven voor een bepaalde wijk/straten. Dan heb je wat speelruimte bij het maken van de wijkindeling. 10

11 Het aantal collectanten van de groep Gemiddeld doet een collectant 60 tot 80 deuren aan op een avond. Dat is 1 tot 2 straten per collectant. Op basis van het aantal collectanten per groep kun je berekenen hoeveel straten je hen kunt toewijzen voor de hele collecteperiode. De wijkgebondenheid van de groep De opbrengst van voorgaande jaren van een groep, in relatie tot de opbrengst van andere groepen in hetzelfde gebied. Als jouw collectelocatie echt te vol wordt en je niet voldoende straten hebt voor alle groepen kun je bijvoorbeeld afspreken dat sommige groepen gaan rouleren en om beurten een straatcollecte of huis-aan-huis collecte organiseren. Zo kan toch iedereen deelnemen. Neem in zulke situaties ook altijd even contact met ons op. Wie weet is er nog ergens in een buurdorp ruimte om te collecteren of weten we een andere oplossing. Materialen Jantje Beton verzorgt alle materialen die je nodig hebt om te kunnen collecteren. Hieraan zijn geen kosten verbonden. Wij verzorgen onder andere buswikkels, legitimatiekaarten, affiches en collectebussen. Deze materialen kun je vanaf half december bestellen. Hiervoor is een online bestelformulier ontwikkeld. Je krijgt de inlogcode elk jaar toegestuurd samen met de nieuwsbrief van december. Welke materialen kun je bestellen bij Jantje Beton? Collectebussen Als je (extra) collectebussen nodig hebt dan verwijzen wij je in eerste instantie naar de gemeente, waar je mogelijk gratis bussen kunt lenen en gebruiken. Dit om de simpele reden dat collectebussen huren bij Jantje Beton niet helemaal gratis is. Daarnaast gaan we er vanuit dat je zelf de opslag van de bussen verzorgt. Wanneer je besluit om voor jouw groepen collectebussen bij Jantje Beton te huren dan kost ze dat elk jaar 59 eurocent per bus. Deze kosten worden door Jantje Beton bij de uitbetaling van de 50%-restitutie verrekend met de opbrengst van de groep(en). Je gaat als coördinator van een plaats een huurovereenkomst met Jantje Beton aan voor alle huurbussen voor een periode van 15 jaar. Daarna komen de collectebussen in bezit, en worden ze indien je het coördinatorschap overdraagt, toegewezen aan de nieuwe coördinator. Verzegelingen Een collectebus kan alleen gebruikt worden wanneer deze is voorzien van een verzegeling. Je hebt dan ook de taak om alle collectebussen te verzegelen voordat je ze uitgeeft. Elke verzegeling is voorzien van een uniek nummer. Zo kun je precies bijhouden welke groep welke bus heeft meegekregen. Let erop dat bij teruggave van de bussen, deze allemaal nog verzegeld zijn. Je bent de enige persoon die voor het geld tellen de verzegelingen mag verwijderen. Reik daarom ook nooit losse verzegelingen uit aan de groepen. Wordt een bus te zwaar voor een collectant, dan kun je een nieuw verzegelde collectebus overhandigen. Buswikkels/busstickers Wanneer je geen collectebussen met JB-stickers huurt bij Jantje Beton maar bij de gemeente of ander goed doel bussen leent, dan kun je buswikkels bestellen. Op deze buswikkels staan het logo van Jantje Beton en het collectejaar vermeld. Dit is heel belangrijk voor een goede herkenbaarheid en betrouwbaarheid. Als je wel bussen van Jantje Beton huurt dien je busstickers te bestellen. Het beplakken van de bussen is even wat werk, maar de stickers blijven wel een paar jaar zitten. Legitimatiekaarten Iedere collectant is verplicht een legitimatiekaart bij zich te dragen. Je dient ervoor te zorgen dat deze kaarten goed worden ingevuld. In sommige gemeenten is het verplicht om de legitimatiekaarten te voorzien van een stempel van de gemeente of politie. Of dit voor jouw plaats ook verplicht is kun je nalezen in de vergunning. Neem na afloop van de collecte alle legitimatiekaarten weer in. Je dient ze te bewaren tot de eerstvolgende collecte. Collectantenpresentjes Alle collectanten die voor Jantje Beton collecteren ontvangen een presentje. Je kunt zelf bepalen of je de presentjes vooraf of achteraf uitdeelt. Collectantenflyer Elk jaar wordt er een nieuwe collectantenflyer uitgegeven. Deze flyer is bedoeld om aan de collectanten uit te leggen waar Jantje Beton voor staat. Het helpt ze om eventuele vragen tijdens het collecteren te beantwoorden. Bestel dus voor iedere collectant ook een flyer die hij/zij meeneemt tijdens het collecteren. 11

12 Stickervellen Met deze stickervellen kun je jouw hele plaats voorzien van kleine Jantje Beton-logo s. In eerste instantie werden deze stickers gebruikt als jasplakkers tijdens de straatcollectes. Alleen steeds meer voordeuren werden na het ontvangen van een gift voorzien van een kleine sticker. Daarom hebben we besloten om de stickers in een grotere oplage te drukken zodat iedereen ze kan gebruiken in de collecteweek. Je kunt bijvoorbeeld voor elke collectant 1 velletje bestellen, met daarop 50 stickertjes. Affiches Natuurlijk wil je ook in jouw woonplaats kenbaar maken dat de Jantje Beton Collecte plaatsvindt. Meer bekendheid levert vaak een hogere opbrengst op. De posters die Jantje Beton ter beschikking stelt kun je bijvoorbeeld ophangen op locaties waar veel mensen tegelijk komen. Denk bijvoorbeeld aan de supermarkt, in de winkelstraat, het gemeentehuis en bij alle groepen die deelnemen aan de collecte. Vraag natuurlijk ook of de groepen/collectanten zelf wat tijd vrijmaken om de week voorafgaand aan de collecteweek zoveel mogelijk affiches op te hangen. Intekenlijsten In sommige gemeenten is het verplicht om te collecteren met een intekenlijst. Dit kun je nalezen in je vergunning. Op de intekenlijst laten de gevers hun naam, adresgegevens en het bedrag dat ze geschonken hebben achter. Het is belangrijk dat je alle uitgegeven intekenlijsten en -boekjes voorziet van een nummer en bijhoudt welke groep welk nummer heeft. Hiervoor kun je gebruik maken van de controlelijst. Voorzie de intekenlijsten en -boekjes ook van je handtekening en laat ze indien nodig stempelen door de gemeente. Ze zijn tenslotte geld waard! Controlelijst De controlelijst is heel handig voor de administratie van jouw collecte. Je kunt er op bijhouden hoeveel verzegelde collectebussen, intekenlijsten of -boekjes en legitimatiekaarten je aan de groepen meegeeft. De contactpersonen van de groepen dienen voor ontvangst van de materialen te paraferen op de controlelijst. Zo kun je bij teruggave controleren of de aantallen kloppen en of je de juiste nummers hebt terug gekregen. Ook de contactpersonen van de groepen hebben deze lijsten nodig. Zij kunnen hierop aangeven aan welke collectant zij welk busnummer of welk nummer intekenlijst of -boekje zij hebben meegegeven. Je krijgt een aantal controlelijsten meegeleverd bij de materialen. We vragen je om zelf de controlelijst in de juiste hoeveelheid te kopiëren. Na afloop van de collecte Inleveren collectebussen, intekenboekjes en/of -lijsten Houd bij het inleveren van alle collectebussen, intekenlijsten en legitimatiekaarten de controlelijst bij de hand. Hierop kun je namelijk direct controleren of de aantallen kloppen en of je de juiste nummers hebt teruggekregen. Let er ook op dat alle bussen verzegeld terugkomen. Je parafeert de controlelijst ook voor retour van de materialen. Tevens raden wij je aan om bij intekenlijsten te controleren of de totaaltellingen kloppen en de juiste bedragen zijn overgedragen. Mocht je tegen bepaalde problemen aanlopen en je zou graag advies hierover willen hebben, dan kun je te allen tijde hierover contact met ons opnemen. Tellen en afstortinstructie Het tellen van het geld gebeurt onder jouw begeleiding in bijzijn van de (verschillende) groepsvertegenwoordiger(s). Wanneer er per groep geteld wordt registreer je in aanwezigheid van een contactpersoon van een groep de opbrengst. Zij dienen ook een paraaf te zetten bij de genoteerde opbrengst op de afrekenstaat. Soms - als dat gewenst is wordt zelfs per collectant geteld. Dit doe je door de opbrengst per bus te noteren op het telbriefje en deze meteen te koppelen aan de naam van de collectant en de groep. Let er bij het tellen van de bussen altijd goed op dat er geen geld in achterblijft, vooral papiergeld blijft weleens achter. Noteren opbrengst Voor het noteren van de opbrengst, kun je gebruik maken van de telbriefjes die je op onze website kunt downloaden. Op deze briefjes staan alle muntsoorten en bankbiljetten vermeld. Indien je iedere bus apart telt, heb je net zoveel telbriefjes nodig als je bussen hebt uitgereikt. Tel je de gehele opbrengst per groep, dan kun je volstaan met een briefje per groep. 12

13 Afstorten van de opbrengst Jantje Beton heeft met het hoofdkantoor van de Rabobank afspraken gemaakt over het storten van de opbrengst. Die afspraken houden in dat Jantje Beton de stortingskosten achteraf terugkrijgt. Je kunt dus met de opbrengst bij jouw lokale Rabobank kantoor terecht. De Rabobank heeft een goede dienstverlening ten aanzien van het storten van het geld. Maak 14 dagen voor de collecteweek een afspraak met de Rabobank in jouw woonplaats om het afstorten te bespreken. Op de site voor coördinatoren vind je een voorbeeldbrief met het verzoek aan de plaatselijke Rabobank om te kunnen storten. Als alles geteld is, stort je binnen 14 dagen de volledige collecteopbrengst samen met een getuige (de getuige mag geen familielid zijn) af bij de bank, rechtstreeks op de rekening van Jantje Beton. Het rekeningnummer is: Het is niet toegestaan om de opbrengst eerst op de stichtingsrekening of op een privérekening te storten. Voor het storten van de opbrengst heb je een bankpasje nodig. Bij sommige Rabobank filialen kun je met de filiaalpas storten. Als dat niet mogelijk is kun je jouw eigen bankpas gebruiken, dat kan ook een bankpas van een andere bank zijn. Met een Rabobankpas kun je tot in één keer storten. Met andere bankpassen is het maximum Let wel op dat je altijd het bankrekeningnummer van Jantje Beton invoert: Voer ook altijd een betalingskenmerk in, dit is altijd je eigen klantnummer als coördinator. Let op: bij elke storting worden automatisch kosten in rekening gebracht ( 8,00). De Rabobank vergoedt na afloop deze stortingskosten, op voorwaarde dat je niet per afzonderlijke groep de opbrengst stort. We verzoeken je daarom om het aantal stortingen tot een minimum te beperken. Neem na afloop van het storten altijd het stortingsbewijs mee. Deze heb je nodig voor de administratieve verantwoording en dien je mee te sturen met de afrekenstaat. Administratieve verantwoording De afrekenstaat is de schriftelijke verantwoording van de collecteopbrengst van Jantje Beton en is tevens een belangrijk controlemiddel voor de accountant van Jantje Beton en de gemeente. Per collectelocatie wordt via dit formulier officieel geregistreerd wat het behaalde resultaat is. In de week vóór de Jantje Beton Collecte, ontvang je de afrekenstaat thuis. Hierop staan alle groepen vermeld van wie je coördinator bent. Het is belangrijk dat je alle papieren bij elkaar houdt en het volgende invult en /of meestuurt: De collecteopbrengst(en) per plaats. Het originele stortingsbewijs. Op de achterzijde het aantal collectanten per groep, de opbrengst per groep en het aantal collectebussen gebruikt per groep. Per groep wordt de informatie voorzien van een paraaf van een vertegenwoordiger van de groep zelf. Dit laatste is erg belangrijk. Zonder paraaf per groep kunnen wij het formulier niet afhandelen! Twee handtekeningen: één van jou als coördinator en één van een tweede persoon die als getuige bij de telling en het afstorten aanwezig is geweest. Heb je meerdere groepen, stem dan met hen af dat één persoon als getuige van alle groepen fungeert. Indien je collectebussen bij Jantje Beton huurt worden de kosten van eventuele huur van collectebussen door Jantje Beton verrekend met de opbrengst per groep. NB: Het komt vaak voor dat er bijvoorbeeld een huurcontract is voor 100 bussen en er slechts 85 zijn uitgegeven. De kosten van de niet gebruikte 15 bussen worden naar rato doorberekend aan de groepen. Uitgebreide informatie over het invullen van de afrekenstaat en de financiële afwikkeling is te vinden in de financiële handleiding die je kunt downloaden op de website: Kosten declareren Jantje Beton neemt de kosten van collecte- en spandoekvergunningen en zo goed als alle collectematerialen zoals presentjes voor de collectanten, buswikkels, legitimatiekaarten, telbriefjes en verzegelingen voor haar rekening. Lokale kosten zoals portokosten, kopieerkosten en de huur van collectebussen, zijn voor rekening van de groepen en worden voor de restitutie verrekend. Je kunt gemaakte kosten declareren via een declaratieformulier. Wij zorgen ervoor dat dit naar rato wordt doorberekend bij de uitbetaling aan de groepen. Het is vanzelfsprekend dat de kosten van het organiseren van de collecte maar een heel klein deel mogen vormen van de collecteopbrengst. Er zitten daarom richtlijnen aan de kosten die gedeclareerd worden. 13

14 Restitutie 50% van de opbrengst Zodra alle documentatie (ingevulde afrekenstaat en stortingsbewijs) bij Jantje Beton binnen is gaan wij over tot de restitutie van de 50% van de opbrengst aan de groepen. Wij streven ernaar om binnen vier weken na ontvangst van de papieren de opbrengst aan de groepen terug te storten. Je ontvangt na de restitutie een overzicht van wat er precies overgemaakt is naar alle groepen die onder jouw hoede vallen. Verzekering van vrijwilligers In de meeste gevallen zullen de collectanten verzekerd zijn via de jeugdclub of stichting waarbij zij zijn aangesloten. Voor kinderen geldt meestal dat zij via hun ouders of verzorgers (verplicht) zijn verzekerd middels een WA-verzekering en/of een ziektekostenverzekering. In een aantal bijzondere gevallen kan worden teruggevallen op de WA-verzekering van Jantje Beton. Dit geldt echter alleen voor de zogenaamde wettelijke aansprakelijkheid (schuld bij schadegevallen aan derden). Mocht zich een schadegeval voordoen, dan kun je dit het beste meteen telefonisch en vervolgens schriftelijk bekend maken aan Jantje Beton. Gezamenlijk kan dan een oplossing gezocht worden. Verlies van inkomsten als gevolg van de gebeurtenis is niet verzekerd. Publiciteit Publiciteit voeren rondom de collecte is zeker de moeite waard. Bekend maakt immers bemind. Kent het publiek Jantje Beton eenmaal en staan zij achter de organisatie, dan zal men zeker dieper in de portemonnee tasten wanneer je komt collecteren. Om de bekendheid van Jantje Beton en de Jantje Beton Collecte te vergroten, wordt door Jantje Beton ieder jaar een publiciteitscampagne opgesteld. In de periode naar de collecteweek toe houden we je als coördinator goed op de hoogte van de campagne. Radiospotje Jantje Beton Collecte Periodiek wordt er door Jantje Beton een radiospotje ontwikkeld dat wordt verstuurd naar landelijke, regionale en lokale radiostations. In de periode dat de Jantje Beton Collecte plaatsvindt, wordt het spotje gedraaid. We bieden het spotje altijd aan als zogenaamde stopper. Dit houdt in dat radiostations het draaien als zij ruimte over hebben in de reclameblokken. We kopen geen zendtijd in, daarom kan het per jaar verschillen hoe vaak ons spotje te horen is. Persberichten Voorafgaand aan de Jantje Beton Collecte worden er persberichten verstuurd naar diverse media, ook op regionaal niveau. Daarnaast zorgt Jantje Beton ieder jaar voor een landelijke aftrap waarbij we zoveel mogelijk media-aandacht proberen te krijgen. Al deze activiteiten dragen er hopelijk aan bij dat men aan de deur gul geeft. Ook hopen wij dat je zelf zoveel mogelijk lokale pers benadert. Op de site kun je in aanloop naar de collecteweek een voorbeeldpersbericht vinden dat je als uitgangspunt kunt gebruiken. Adressen van lokale media vind je in de (digitale) gemeentegids. Maar je kunt natuurlijk ook een redactie bellen of een persoonlijke sturen. Tips om publiciteit te halen zijn ook te vinden op de speciale coördinatorenlink van onze site en op de speciale Jantje Beton Facebook pagina. Tot slot We hebben geprobeerd om in deze handleiding zo helder mogelijk toe te lichten wat er allemaal komt kijken bij het lokale coördinatorschap voor de collecte. Uiteraard kun je altijd contact met ons opnemen als er zaken onduidelijk zijn, als je wilt sparren of eigen ervaringen kwijt wilt. Bel of mail gerust! Telefoon: , Verder vind je alle informatie die voor jou als coördinator van belang is op onze site: Succes! Jantje Beton Collecteteam 14