Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2

Transcriptie

1 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2

2

3 Inhoud Welkom... 1 Leeswijzer... 3 Wijzigingen in deze versie... 5 Over Omgevingsloket online... 7 Omgevingsloket online... 7 Vergunningen via Omgevingsloket online... 9 Onderdelen binnen Omgevingsloket online Vergunningverlening met Omgevingsloket online Omgevingsloket online en vergunningverlening Scenario's voor baliemedewerker Voorbereidingen: wie is de aanvrager? Inloggen als baliemedewerker of aanvrager Vergunningcheck Checken: melding of vergunning? Aanvraag digitaal of op papier Concept In behandeling Beschikking LVO Dossier gesloten Papieren aanvraag digitaliseren Papieren aanvraag digitaliseren Status volgen Status volgen Algemene informatie Minimale eisen voor gebruik Procedure bij storingen of fouten Tips voor verbetering doorgeven Rollen Index iii

4

5 Welkom Welkom bij Omgevingsloket online. Eén centrale voorziening waar burgers en bedrijven een omgevingsvergunning kunnen aanvragen en meldingen kunnen doen. Daarnaast kunnen alle overheden met Omgevingsloket online hun dienstverlening verbeteren en het werkproces vergemakkelijken. Omgevingsloket online biedt burgers en bedrijven: Informatie die helpt bij het oriënteren op de omgevingsvergunning en meldingen. De mogelijkheid om 24 uur per dag, digitaal, vanuit huis of kantoor een omgevingsvergunning aan te vragen of meldingen te doen via een eenvoudig formulier. Statusinformatie over de aanvraag. Omgevingsloket online biedt overheden en adviseurs: De mogelijkheid om aanvragen en meldingen digitaal te ontvangen, te behandelen en uit te wisselen. Statusinformatie over de aanvraag. Omgevingsloket online schrijft geen werkwijze voor, maar ondersteunt de diverse werkwijzen die bij het bevoegd gezag aanwezig zijn. 1

6

7 Leeswijzer Houd bij het gebruik van deze handleiding rekening met onderstaande aandachtspunten: Deze handleiding hoort bij Omgevingsloket online. Deze voorziening is gebaseerd op de Wabo die in 2010 wordt ingevoerd. Aan Omgevingsloket online wordt nog gewerkt. Deze handleiding is dus ook aan verandering onderhevig. Deze handleiding beschrijft de mogelijkheden van Omgevingsloket online versie 2.2. Zodra er wijzigingen plaatsvinden, wordt deze handleiding bijgewerkt. In deze handleiding wordt gesproken over rollen (bijvoorbeeld coördinator, behandelaar of baliemedewerker). Kort gezegd is een rol een taak. Een functie is een samengestelde taak. Deze rollen hoeven dus niet één-op-één overeen te komen met functies in de eigen organisatie. De rollen zijn puur bedoeld om aan te geven welke rechten medewerkers in Omgevingsloket online kunnen krijgen. Zo kan een medewerker ook meerdere rollen hebben. Naast deze handleiding zijn er ook handleidingen voor de rollen coördinator, lokale beheerder, behandelaar en ereview. De handleiding voor de rol coördinator geeft inzicht in de wijze waarop Omgevingsloket online het vergunningverleningsproces en de behandeling van meldingen ondersteunt. De handleiding voor de rol lokale beheerder beschrijft hoe taken zoals het instellen van Omgevingsloket online, het toevoegen en wijzigen van organisatie- en gebruikersgegevens en het koppelen van adviesorganisaties in Omgevingsloket online worden uitgevoerd. De handleiding voor de rol behandelaar beschrijft welke handelingen een behandelaar kan verrichten bij het behandelen van een aanvraag. De handleiding voor ereview (ook wel bekend als de CAD-viewer) beschrijft de handelingen die met dat programma mogelijk worden gemaakt. Naast deze handleidingen is er een e-learningtool beschikbaar. Deze bestaat uit een korte introductie en verschillende modules waarin het hele proces van informatie, aanvraag en behandeling van de omgevingsvergunning wordt doorlopen. De e-learningtool is te downloaden op Kennisplein Omgevingsvergunning. Gebruik de Index om via trefwoorden snel naar de juiste informatie in deze handleiding te zoeken. Daar waar beschrijvingen voor zowel een aanvraag als melding kunnen gelden, mag voor aanvraag/aanvrager ook melding/melder gelezen worden. Tijdens het schrijven van deze handleiding bevatten sommige schermen in de applicatie nog de afkorting LVO. Voor de duidelijkheid is deze afkorting in de instructies behorend bij de afbeeldingen van deze schermen overgenomen. De check voor milieu en/of de mogelijkheid tot het doen van een milieumelding zijn op dit moment niet mogelijk binnen Omgevingsloket online. Alleen in sommige testomgevingen is de AIM meegenomen ten behoeve van een toekomstige integratie. In de handleiding wordt de gebruiker erop gewezen als de mogelijkheid bestaat dat de beschreven functie(s) niet beschikbaar zijn. 3

8

9 Wijzigingen in deze versie Ten opzichte van de handleiding voor de vorige versie, zijn in deze handleiding de volgende onderwerpen aangepast: Over Omgevingsloket online > Vergunningen via Omgevingsloket online: Volgorde aangepast aan reikwijdteoverzicht dat opnieuw is vastgesteld in november Over Omgevingsloket online > Onderdelen binnen Omgevingsloket online: Plaatje werkzaamhedenlijst aangepast naar aanleiding van vergunningvrij bouwen en incorporatie mijnbouw. Vergunningverlening met Omgevingsloket online > Inloggen als baliemedewerker of aanvrager: De schermafbeeldingen in dit hoofdstuk zijn aangepast aan de nieuwe situatie. De link 'Log in als niet-ingezetene heet nu 'Ik wil inloggen, maar woon in het buitenland' voor de particuliere gebruiker en 'Ik wil inloggen als instelling of buitenlands bedrijf' voor de zakelijke gebruiker. Vergunningverlening met Omgevingsloket online > Vergunningcheck: De link om in de vergunningcheck een lijst van gemeenten aan te roepen als alternatief voor het invoeren van een postcode en huisnummer is gewijzigd. Vergunningverlening met Omgevingsloket online > Vergunningcheck: De schermafbeeldingen met het tabblad van de uitkomst van de check zijn aangepast aan de nieuwe situatie. Vergunningverlening met Omgevingsloket online > Checken: melding of vergunning?: De schermafbeeldingen zijn aangepast aan de nieuwe situatie. De mogelijkheid om de AIM-check buiten Omgevingsloket online te doen is toegevoegd. Ook is het nu mogelijk om een melding en een vergunningaanvraag in één aanvraag te doen. Na indiening worden de melding en de aanvraag gesplitst. Vergunningverlening met Omgevingsloket online > Aanvraag digitaal of op papier: De nieuwe functionaliteit 'Papieren aanvraagformulier samenstellen' is toegevoegd. Vergunningverlening met Omgevingsloket online > Concept > Invulhulp voor aanvragers: De schermafbeeldingen zijn aangepast aan de nieuwe situatie. Vergunningverlening met Omgevingsloket online > Concept > Aanvraag en melding opstellen en indienen: De schermafbeeldingen zijn aangepast aan de nieuwe situatie. Vergunningverlening met Omgevingsloket online > Concept > Aanvullende informatie milieu: Het is nieuw dat een onderdeel van milieu omgezet kan worden. Dit is toegevoegd aan dit hoofdstuk. Vergunningverlening met Omgevingsloket online > Concept > Overleg aanvragen: Het is mogelijk de aanvraag open te stellen ten behoeve van overleg. De schermafbeeldingen zijn aangepast aan de nieuwe situatie en ook het intrekken van het openstellen is beschreven. Vergunningverlening met Omgevingsloket online > Concept > Betrokkenen toevoegen: Er zijn schermafbeeldingen toegevoegd aan de handelingen om betrokkenen toe te voegen. 5

10 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Vergunningverlening met Omgevingsloket online > Concept > Machtiging geven, wijzigen en intrekken: De schermafbeeldingen zijn aangepast aan de nieuwe situatie. 6

11 Over Omgevingsloket online Omgevingsloket online De omgevingsvergunning Het ministerie van VROM werkt aan de modernisering van regels op het gebied van wonen, ruimte en milieu. Dit gebeurt door regels te schrappen en de administratieve lasten met ruim dertig procent te verminderen. Een onderdeel van de modernisering is het invoeren van de omgevingsvergunning (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, Wabo). Dit is een geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. In totaal zijn circa 25 vergunningen gebundeld in de omgevingsvergunning. Het wordt mogelijk één vergunning aan te vragen voor alle werkzaamheden die samenhangen met het bouwen of verbouwen van een huis, vestigen van een bedrijf of instelling. Deze vergunning kan digitaal worden aangevraagd bij de gemeente en eventueel ook bij de provincie en een aantal departementen. Om een omgevingsvergunning te kunnen afgeven, digitale aanvragen in ontvangst te nemen en gebruik te maken van de ICT treffen VROM, het bevoegd gezag en de adviserende overheden allerlei voorbereidingen. Particulieren, bedrijven of instellingen die een melding of aanvraag willen indienen, starten het aanvraagproces bij het digitaal loket van een gemeente, provincie of andere bevoegde instantie. Van daaruit worden zij doorgelinkt naar Omgevingsloket online. Omgevingsloket online bestaat uit de volgende onderdelen: Vergunningcheck. Hiermee gaat de aanvrager na of hij verplicht is een omgevingsvergunning aan te vragen of een melding te doen. Aanvraagmodule. Hiermee stelt de aanvrager de aanvraag op. Dossiermodule. Hierin verrichten medewerkers van het bevoegd gezag hun werk. Deze module bestaat uit een aanvraagdossier en een behandeldossier. Vergunningcheck De vergunningcheck voor particulieren, bedrijven en instellingen bestaat uit een vragenboom waarmee de aanvrager kan vaststellen of hij daadwerkelijk vergunnings- of meldingsplichtig is. Ook wordt op basis van de antwoorden duidelijk welk bevoegd gezag de aanvraag uiteindelijk zal behandelen. Aanvraagmodule De aanvraagmodule bevat een aanvraagformulier dat wordt samengesteld op basis van de gegeven antwoorden in de vragenboom. De aanvrager geeft persoonlijke- of bedrijfsgegevens, gegevens over de te ondernemen werkzaamheden en over het object of de objecten (bijvoorbeeld de woning of de fabriek) waarop deze werkzaamheden betrekking hebben. Daarnaast heeft de aanvrager de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen. 7

12 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Dossiermodule De dossiermodule wordt gebruikt voor het behandelen en uitwisselen van ingediende aanvragen en andere documenten door het bevoegd gezag (gemeente, provincie en adviseurs). Het gebruik van de dossiermodule is optioneel (afhankelijk van de reeds beschikbare ICT-kennis en -voorzieningen bij het bevoegd gezag). In de dossiermodule zijn beschikbaar: Een aanvraagdossier. Een behandeldossier. Aanvraagdossier Als een aanvrager een vergunningaanvraag opstelt, wordt een uniek aanvraagdossier aangemaakt. In dit aanvraagdossier kan de aanvrager de status van de aanvraag volgen. Ook kan de aanvrager hier aanvullende informatie of digitale bijlagen toevoegen (inclusief CAD-tekeningen). Op het moment dat een aanvraag wordt ingediend in Omgevingsloket online, wordt de aanvraag verstuurd aan het bevoegd gezag. Naar keuze van het bevoegd gezag kan dit per of via webservices. Bijlagen worden niet verstuurd, maar blijven in het aanvraagdossier. Het bevoegd gezag heeft wel toegang tot deze bijlagen. Het bericht dat het bevoegd gezag van de aanvraag ontvangt, bevat hyperlinks naar de betreffende bijlagen in het aanvraagdossier en een PDF met de aanvraag. Behandeldossier Op het moment dat een aanvraag wordt ingediend, wordt ook een behandeldossier aangemaakt. Alleen gemeentes, provincies en betrokken adviseurs hebben toegang tot dit behandeldossier. Dit dossier bestaat uit de informatie uit het aanvraagdossier plus de informatie en documenten die gedurende de behandeling door of namens het bevoegd gezag toegevoegd zijn. Overheden en adviseurs kunnen aanvragen raadplegen en van commentaar voorzien. Bovendien kan men bouwtekeningen elektronisch bekijken en bewerken. Bevoegde gezaginstanties zijn niet verplicht het 'behandeldossier' te gebruiken voor het behandelen en uitwisselen van aanvragen met adviserende overheden. De aanvrager heeft geen toegang tot de stukken die het bevoegd gezag en adviseur uploaden in het behandeldossier in Omgevingsloket online. Nadat een dossier is gesloten, stuurt Omgevingsloket online een bericht aan het bevoegd gezag met het verzoek het dossier over te hevelen naar de eigen systemen van het bevoegd gezag. 8

13 Over Omgevingsloket online Vergunningen via Omgevingsloket online Een groot aantal oude wetten, besluiten en verordeningen wordt gebundeld in de omgevingsvergunning. Om een idee van de reikwijdte te geven, staan de hoofdcategorieën hieronder. Een volledig overzicht staat in de folder 'Overzicht reikwijdte omgevingsvergunning'. Woningwet Bouwvergunning. Ontheffing van het Bouwbesluit. Bouwverordening Sloopvergunning. Ontheffing van voorschrift Bouwverordening. Vergunningsvrij bouwen. Wet ruimtelijke ordening Onder andere: Aanlegvergunning en sloopvergunning. Projectbesluit. Tijdelijke ontheffing van het bestemmingsplan. Besluit Brandveilig gebruik Bouwwerken Gebruiksvergunning. Gebruiksmelding (gelijktijdige melding niet verplicht). Wet Milieubeheer De beschikbaarheid van deze functie is afhankelijk van de omgeving waarin wordt gewerkt. Milieuvergunning. Meldingsplicht veranderingen van de inrichting of de werking daarvan. Mijnbouwwet Mijnbouwmilieuvergunning. Provinciale verordening Aanleggen en veranderen van een weg. Monumentenvergunning. Opslagvergunning (roerende zaken). Uitwegvergunning. Wet milieubeheer/wet verontreiniging oppervlaktewateren Oprichten en veranderen. Vergunning voor indirecte lozingen. Monumentenwet 1988 Monumentenvergunning. Sloopvergunning in door het Rijk aangewezen beschermde stad- of dorpsgezichten. Gemeentelijke verordening Monumentenvergunning. 9

14 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Aanleggen en veranderen van een weg. Opslagvergunning (roerende zaken). Uitwegvergunning. Vergunning voor het hebben van een alarminstallatie (geluid en licht) aan een onroerende zaak. Kapvergunning. Reclamevergunning. Gemeente-, provincie-, waterschapsverordening Toestemmingen uit gemeentelijke/provinciale/waterschapsverordeningen die via 2.2, lid 2 Wabo in de verordeningen zijn aangewezen. Vergunningen die kunnen aanhaken De drie vergunningen die in bepaalde gevallen kunnen aanhaken aan een omgevingsvergunning staan hieronder. Deze vergunningen vervallen niet en kunnen ook op zichzelf, dus los van een omgevingsvergunning, worden aangevraagd. Wet milieubeheer Ontheffing van regels pmv voor zover ontheffingen voor gesloten stortplaatsen en grondwaterbeschermingsgebieden. Natuurbeschermingswet 1998 Vergunning met betrekking tot handelingen in een beschermd natuurgebied. Flora- en faunawet Ontheffing van diverse verplichtingen. 10

15 Over Omgevingsloket online Onderdelen binnen Omgevingsloket online Binnen Omgevingsloket online zijn er verschillende onderdelen (voor de aanvrager wordt daarvoor het woord werkzaamheden gebruikt) die van toepassing kunnen zijn op een aanvraag. Een nieuwe aanvraag begint met de selectie van onderdelen uit onderstaande lijst. De lijst voor zakelijke gebruikers is uitgebreid met voor hen relevante onderdelen. 11

16

17 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Omgevingsloket online en vergunningverlening Omgevingsloket online ondersteunt het proces van vergunningverlening, maar schrijft geen werkwijze voor. Omgevingsloket online ondersteunt de diverse werkwijzen die bij het bevoegd gezag aanwezig zijn. De mogelijkheden die Omgevingsloket online biedt, verschillen per fase van het aanvraagproces, per status van een aanvraag en per rol. Dit hoofdstuk bevat uitleg bij de mogelijkheden die Omgevingsloket online biedt in ieder van de statussen die een aanvraag kan aannemen: 1. Concept. 2. In behandeling. 3. Aanvulling gevraagd. 4. Ontwerpbesluit. 5. Aanhouden beslissing. 6. Beschikking. 7. Gemeld. 8. LVO Dossier gesloten. Het verloop van de statussen staat in onderstaand diagram: 13

18 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie

19 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Scenario's voor baliemedewerker Hier wordt als voorbeeld een aantal situaties beschreven waarin de baliemedewerker de aanvrager kan ondersteunen. Er wordt verwezen naar de hoofdstukken met relevante informatie. Aanvrager komt aan de balie met papieren Een aanvrager wil een vergunning aanvragen en verschijnt aan de balie met een aantal papieren, of documenten op een informatiedrager (diskette, cd-rom, usbstick e.d.). De baliemedewerker kan de aanvrager helpen door eerst te checken of er een vergunning nodig is (hoofdstuk Vergunningcheck). De baliemedewerker kan de vergunningcheck doorlopen en de aanvraag opstellen en indienen met gebruik van zijn eigen inloggegevens, of met behulp van de DigiD van de aanvrager. De informatie op papier kan gescand worden; de documenten op een informatiedrager kunnen worden toegevoegd aan de aanvraag (hoofdstuk Concept). Aanvrager wil papieren bijlagen toevoegen Via Omgevingsloket online wordt een digitale aanvraag gegenereerd. Als een aanvrager de benodigde bijlage(n) alleen op papier heeft, kan de gemeente deze papieren bij wijze van service scannen en er zo een digitaal document van maken in een van de toegestane bestandsformaten (.tif,.png,.pdf of.jpg). De aanvrager hoeft deze digitale documenten niet formeel te accorderen. Wel dient de aanvrager de documenten na conversie te beoordelen als ze zijn toegevoegd aan het aanvraagdossier. De baliemedewerker kan bijlagen toevoegen als de aanvraag zich bevindt in de status Concept, In Behandeling, Aanvulling gevraagd, Ontwerpbesluit, Aanhouden beslissing, Gemeld en Beschikking. Aanvraag is al gedeeltelijk opgesteld door aanvrager Een aanvrager heeft, in de omgeving voor burgers en bedrijven, een aanvraag opgesteld met behulp van zijn eigen DigiD. De aanvraag is echter niet compleet. De baliemedewerker kan de aanvrager helpen de aanvraag te completeren. Daarvoor moet de aanvrager invulhulp aanzetten (hoofdstuk Concept). Aanvraag is al gedeeltelijk opgesteld door baliemedewerker De baliemedewerker heeft, samen met de aanvrager, een aanvraag opgesteld. Dat heeft hij gedaan via de omgeving voor het bevoegd gezag, met gebruik van zijn eigen inloggegevens. De aanvrager heeft bepaalde informatie niet paraat en dus kan de aanvraag niet compleet gemaakt worden. De aanvrager krijgt, als hij later inlogt met zijn DigiD, de incomplete aanvraag toegewezen en kan deze aanvullen. Ook is het mogeljk dat de baliemedewerker een print maakt van de incomplete aanvraag, waarna de aanvrager de ontbrekende gegevens later op de print invult, en het complete formulier vervolgens indient (hoofdstuk Concept). Overdracht aan andere baliemedewerker De baliemedewerker heeft, samen met de aanvrager, een aanvraag deels opgesteld. De aanvraag moet nog voltooid worden. Als de aanvrager zich meldt 15

20 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 met de ontbrekende informatie kan het zijn dat de betreffende baliemedewerker niet aanwezig is. Zolang de aanvraag zich in de fase Concept bevindt, kan een andere baliemedewerker de conceptaanvraag overnemen (hoofdstuk Concept). Als de aanvraag is ingediend, hoeft er geen bijzondere procedure gevolgd te worden voor het overdragen van een aanvraag. Alle baliemedewerkers bij hetzelfde bevoegd gezag hebben namelijk dezelfde rechten en hebben inzagerechten in alle aanvragen (hoofdstuk 'In behandeling'). Aanvrager wil een leeg aanvraagformulier De aanvrager wil de aanvraag op papier indienen en vraagt om een leeg formulier. Om te bepalen of de betreffende werkzaamheid vergunningplichtig is, kan de baliemedewerker de vergunningcheck uitvoeren. Door in deze check de werkzaamheden in te vullen, worden bovendien de juiste aanvraagformulieren gegenereerd (hoofdstuk Vergunningverlening met Omgevingsloket / Aanvraag digitaal of op papier). Een papieren aanvraag digitaliseren Wanneer een papieren aanvraag binnenkomt en het bevoegd gezag ervoor heeft gekozen alle aanvragen digitaal te behandelen, moet de aanvraag worden ingevoerd in Omgevingsloket online. De baliemedewerker neemt de gegevens uit de papieren aanvraag over en dient de aanvraag via Omgevingsloket online in (hoofdstuk Papieren aanvraag digitaliseren). Aanvraag voor de eigen gemeente Het is mogelijk dat de eigen gemeente een aanvraag wil indienen. In dat geval kan de baliemedewerker de aanvraag opstellen en indienen (Hoofdstuk Concept). Voorbereidingen: wie is de aanvrager? Voordat de baliemedewerker begint met het uitvoeren van de vergunningcheck of het opstellen van een aanvraag, is het verstandig om eerst aan de aanvrager een aantal vragen te stellen. Met die vragen is het mogelijk het wie, wat en hoe te bepalen. En het voorkomt dat de baliemedewerker en de aanvrager, tijdens het proces, voor verrassingen komen te staan. 1. Wie is de aanvrager? Komt de aanvrager als burger of als vertegenwoordiger van een bedrijf? Heeft de aanvrager zijn persoonlijke DigiD, of de DigiD van het bedrijf, paraat? Alle modules zijn in principe geschikt voor burgers en bedrijven. Daarom is het van belang om goed te checken of de aanvrager een burger is, of een vertegenwoordiger van een bedrijf. Dit heeft praktische gevolgen (de aanvrager dient de juiste DigiD paraat te hebben), juridische en financiële consequenties (denk aan de hoogte van de leges). Meldingen zullen in de praktijk vooral gedaan worden door bedrijven. 2. Waarvoor wil de aanvrager een omgevingsvergunning aanvragen, of waarover wil hij een melding doen? Valt dit binnen Omgevingsloket? Omgevingsloket is er voor toestemmingen op het gebied van bouwen, reclame, in- en uitritten, kappen en slopen, voor meldingen en/of toestemmingen in het kader van Milieu (beschikbaarheid afhankelijk van 16

21 Vergunningverlening met Omgevingsloket online de omgeving waarin wordt gewerkt), en voor meldingen en/of toestemmingen in het kader van het Gebruiksbesluit. 3. Wil de aanvrager zelf de vergunningcheck doen, of de aanvraag opstellen met behulp van Omgevingsloket online? Wil hij alleen een vergunningcheck uitvoeren, samen met de baliemedewerker, en de aanvraag later zelf opstellen? Burgers en bedrijven loggen in met hun DigiD; dat doen ze op de homepages voor burgers en bedrijven. Medewerkers van het bevoegd gezag loggen in met hun login-gegevens die ze van de lokale beheerder krijgen. Dat doen ze op de homepage voor het bevoegd gezag. 4. Weet de aanvrager al welke bijlagen hij moet aanleveren voor de betreffende vergunningaanvraag? Op basis hiervan kan de baliemedewerker bepalen of het nodig is een vergunningcheck uit te voeren en/of de aanvraag op te stellen in Omgevingsloket online. Inloggen als baliemedewerker of aanvrager Een groot aantal handelingen in Omgevingsloket online vindt plaats in een beveiligde omgeving: de aanvrager en de medewerkers van het bevoegd gezag moeten inloggen. Burgers en bedrijven loggen in met hun DigiD; dat doen ze op de homepages voor burgers en bedrijven. Medewerkers van het bevoeg gezag loggen in met hun logingegevens die ze van de lokale beheerder krijgen. Dat doen ze op de homepage voor het bevoegd gezag. Dubbele rol baliemedewerker Een baliemedewerker heeft een dubbele rol: hij werkt voor het bevoegd gezag, maar moet ook namens de aanvrager alle handelingen kunnen verrichten die de aanvrager kan verrichten. Om een aanvrager te helpen, kan de baliemedewerker inloggen met de logingegevens die door de lokale beheerder zijn verstrekt, of met de DigiD van de aanvrager. Voorkeur: inloggen met eigen gegevens Het heeft de voorkeur om in te loggen met de logingegevens die de baliemedewerker gekregen heeft van de lokale beheerder. Als een aanvrager aan de balie staat met een vraag, dan heeft deze niet altijd de juiste DigiD paraat. Bovendien is de DigiD persoonlijk. Net zoals de pincode dient deze niet aan anderen doorgegeven te worden. Om met de DigiD van de burger in te loggen, zou er dus aan de balie een mogelijkheid moeten zijn om de klant zelf zijn DigiD te laten invoeren. Hieronder worden beide manieren van inloggen beschreven. Inloggen als baliemedewerker 1. Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in. 17

22 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Kies voor het tabblad 'Home'. 3. Op dit tabblad staan links naar de pagina's voor burgers en bedrijven. 4. Het is ook mogelijk om direct via de homepage voor burgers of bedrijven in te loggen, door in de rechter zijbalk te kiezen voor de link 'Ik wil inloggen, maar woon in het buitenland' of 'Ik wil inloggen als instelling of buitenlands bedrijf'. Na het inloggen via deze route zijn respectievelijk alleen de aanvragen van burgers of van bedrijven te zien. 18

23 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 5. Als de baliemedewerker vanaf die pagina's een aanvraag gaat doen, eventueel na de vergunningcheck, verschijnt onderstaand scherm. Hier voert de baliemedewerker zijn of haar eigen inloggegevens in. 6. Op die manier bereikt men de pagina's om de aanvraag te doen. Vanaf deze pagina kan de baliemedewerker alle handelingen verrichten waartoe hij gerechtigd is. Inloggen met DigiD aanvrager 1. Ga naar de homepage van Omgevingsloket online voor burgers en bedrijven ( 2. Klik op 'Inloggen'. 19

24 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Voer de gebruikersnaam in en klik op 'Verder'. 4. Voer het wachtwoord in dat hoort bij de gebruikersnaam en klik op 'Inloggen'. 5. Nu verschijnt weer de homepage van Omgevingsloket. Rechts boven in het scherm staat dat er is ingelogd. Vanaf deze pagina kan de baliemedewerker alle handelingen verrichten waartoe een aanvrager gerechtigd is. Het is mogelijk om de vergunningcheck te doen zonder in te loggen. Wanneer een aanvrager na de vergunningcheck besluit om door te gaan met een aanvraag, wordt alsnog gevraagd om in te loggen. Doorloop hiervoor de aanwijzingen op het scherm. Deze komen overeen met de beschrijving hierboven. Vergunningcheck Voordat de aanvrager een aanvraag gaat opstellen, kan hij met Omgevingsloket online checken of hij vergunning- of meldingplichtig is voor de werkzaamheden die hij wil verrichten. De baliemedewerker kan dit namens of met de aanvrager doen. De aanvrager voert in de vergunningcheck locatiegegevens in en selecteert de betreffende werkzaamheden. Daarna geeft het doorlopen van een vragenboom uitsluitsel over de vergunningplicht. Ook wordt aangegeven welke vereisten er zijn voor het indienen van een aanvraag of melding. De vergunningcheck is dus ook bruikbaar om alleen een checklist op maat te genereren, zodat een aanvrager weet welke informatie hij nodig heeft om een aanvraag in te dienen. Natuurlijk is het ook mogelijk een aanvraag te doen zonder eerst de vergunningcheck te doorlopen. 20

25 Vergunningverlening met Omgevingsloket online De vergunningcheck is als volgt te bereiken: 1. Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in. 2. Kies voor het tabblad 'Home' 3. Op dit tabblad staan links naar de homepages voor burgers en bedrijven. 4. Op die homepages staat een link naar de vergunningcheck. De vergunningcheck bestaat uit drie onderdelen: Locatie opgeven. Werkzaamheden kiezen. Vergunningplicht checken. Locatie opgeven Door het opgeven van de locatie waar de werkzaamheden zullen plaatsvinden wordt onder meer bepaald bij welk bevoegd gezag de aanvraag moet worden ingediend. 1. Vul een postcode en huisnummer in. 2. Klik op 'Adres controleren'. Het systeem zoekt de bijbehorende straat en gemeente op. Postcode/huisnummer onbekend Het is ook mogelijk handmatig een locatie te selecteren als een postcode en/of huisnummer niet van toepassing of onbekend is. 1. Klik op 'Postcode niet van toepassing of onbekend'. 2. Er verschijnt een lijst met mogelijke andere locaties. 21

26 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Kies de juiste locatie en klik op 'OK'. Werkzaamheden opgeven Na de keuze van locatie volgt het tweede onderdeel: het opgeven van de geplande werkzaamheden. 1. Er verschijnt een lijst met verschillende werkzaamheden. 2. Kies één of meerdere werkzaamheden. Als er meerdere werkzaamheden geselecteerd zijn, wordt de vergunningcheck voor al die werkzaamheden verricht. 22

27 Vergunningverlening met Omgevingsloket online De werkzaamheden staan er niet bij Als de aanvrager geen van de omschrijvingen vindt passen bij zijn werkzaamheden, kan hij 'Overig bouwwerk bouwen' of 'Overige veranderingen' aanvinken. Hieronder vallen de werkzaamheden die niet expliciet in de lijst zijn vermeld. Checken vergunningplicht Na het kiezen van de werkzaamheden volgt de derde stap: de daadwerkelijke check van de vergunningplicht. 1. Klik op de knop 'Check' om de vragenboom te starten. 2. Beantwoord de vragen. Afhankelijk van het antwoord volgen eventuele vervolgvragen. 3. Voer deze check uit voor alle werkzaamheden. 23

28 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Het resultaat van check verschijnt in het scherm. Benodigdheden voor aanvraag Is de check afgerond, dan is het mogelijk om te controleren aan welke vereisten de aanvraag moet voldoen. 1. Klik op de tab 'Benodigdheden'. 24

29 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 2. Er verschijnt een overzicht met de informatie die de aanvrager moet aanleveren. Tips voor uw aanvraag In het overzicht van de vergunningcheck staat een een verwijzing naar 'Tips'. Hier kan de aanvrager lezen met welke zaken hij rekening dient te houden bij het indienen van de aanvraag. 1. Klik op de tab 'Tips'. 2. Er verschijnt een overzicht met tips die handig zijn voor aan aanvrager zowel voor als hij geen vergunning nodig heeft als wanneer hij vergunningplichtig is. 25

30 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Checken: melding of vergunning? Met de vergunningcheck kan de aanvrager controleren of het nodig is om een omgevingsvergunning aan te vragen, of een melding te doen. Dit in het kader van het Gebruiksbesluit (Brandveilig gebruik) of Activiteitenbesluit (voorheen AIM, beschikbaarheid afhankelijk van de omgeving waarin wordt gewerkt). Dit is met name relevant voor bedrijven. 1. Start de vergunningcheck. 2. Vul de locatiegegevens in, zoals beschreven in het onderdeel vergunningcheck, en klik op 'Volgende'. 3. Het tabblad 'Werkzaamheden' verschijnt. 4. Klik de werkzaamheden aan die uitgevoerd gaan worden. 5. Klik op 'Volgende'. 6. Nu verschijnt 'Check en Uitkomst'. 26

31 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Check activiteitenbesluit via AIM In de versie die in 2010 beschikbaar komt voor de meeste gebruiksgroepen, wordt een check voor de werkzaamheid 'Inrichting of mijnbouwwerk oprichten of veranderen (Milieu) deels buiten Omgevingsloket online afgehandeld. Het gaat als volgt: 1. Klik op 'Check'. 2. Beantwoord de vragen uit de vragenboom. Het is mogelijk dat een deel van de check via een andere website wordt uitgevoerd (aim.vrom.nl). 27

32 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Na het doorlopen van de check via de AIM, kan de vragenboom verder worden afgemaakt en verloopt de vergunningcheck hetzelfde als voor andere werkzaamheden. Check activiteitenbesluit binnen Omgevingsloket online In sommige testomgevingen is de vragenboom van het activiteitenbesluit opgenomen binnen Omgevingsloket online vooruitlopend op een complete integratie van de AIM. Daarin ziet de procedure er als volgt uit: 1. Klik op 'Check'. 2. Doorloop de vragenboom. Daarmee wordt bepaald of de aanvrager vergunning- en/of meldingplichtig is. De check is tussentijds te stoppen en op te slaan. Klik op 'Opslaan'. 28

33 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 3. Als de baliemedewerker nog niet is ingelogd, volgt er een scherm om in te loggen. Gebruik bij voorkeur de DigiD van de aanvrager. 4. Geef de check een naam en klik op 'Ok'. 5. De check komt in het overzicht te staan onder de tab 'Checks'. 6. Klik op de naam van de check om hem te heropenen. Doorloop de rest van de vragenboom. 7. Aan het eind van de vragenboom wordt de uitkomst van de check getoond. Dit scherm kan aanvullende informatie over verplichtingen bevatten, zoals een verplichting op Akoestisch of Bodemonderzoek. Klik op 'Ok' om de check af te sluiten. 29

34 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie In het volgende scherm staan een samenvatting van de uitkomst, daaronder de milieuregels (inclusief voorschriften en maatregelen) en een checklist voor de melding. Klik op 'Aanvraag' om vervolgens de melding te doen. 30

35 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Check Brandveilig gebruik 1. Klik op 'Check'. 2. Doorloop de vragenboom. Daarmee wordt bepaald of de aanvrager vergunnings- en/of meldingsplichtig is. Klik op 'Ok' om de check af te sluiten. 3. Klik op 'Aanvraag' om vervolgens de melding te doen. Als de aanvrager een melding moet doen én een vergunning moet aanvragen, kan dit in één aanvraag. Na het indienen worden de aanvraag en melding gesplitst, omdat ze aparte procedures doorlopen. De aanvraag krijgt de status 'In behandeling' en de melding krijgt automatisch de status 'Gemeld'. Aanvraag digitaal of op papier Het is ook mogelijk om een aanvraag op papier in te dienen. Hierin kan Omgevingsloket online een ondersteunende rol spelen. De aanvrager kan op verschillende momenten besluiten of hij de aanvraag op papier wil indienen. Dat kan vóór, tijdens of na de vergunningcheck. Voor de vergunningcheck Als een aanvrager al van tevoren weet dat hij de aanvraag op papier wil indienen, dan kan de baliemedewerker een leeg aanvraagformulier verstrekken. Dit kunnen de traditionele gedrukte aanvraagformulieren zijn, of lege aanvraagformulieren 'op maat' die via Omgevingsloket online worden gegenereerd en geprint. Gebruik voor het samenstellen van een formulier de link 'Papieren aanvraagformulier samenstellen in rechter zijbalk op de homepage'. 31

36 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Met behulp van de achterliggende dialoog wordt een aantal stappen doorlopen om een formulier samen te stellen. Hiervan wordt een PDF gemaakt die kan worden uitgeprint. Tijdens de vergunningcheck De eerste twee stappen van de vergunningcheck betreft het bepalen van de locatie en de werkzaamheden. In de derde stap wordt de vergunningplicht daadwerkelijk gecheckt. Na het doorlopen van de hele vergunningcheck is het mogelijk om een aanvraagformulier 'op maat' te genereren en printen. Na het invullen van de locatie, de werkzaamheden en het vragenformulier verschijnt er een scherm met de uitkomst van de check. Dit scherm bevat ook de link 'Aanvraag'. 1. Klik op 'Aanvraag'. 2. Er verschijnt een dialoogscherm waarin de keuze wordt geboden voor de manier van aanvragen of melden: via deze site of op papier. Kies voor de optie 'Op papier' en klik op 'PDF maken'. 3. Het systeem genereert een formulier (PDF) waarin de vergunningplichtige werkzaamheden worden meegenomen. De baliemedewerker kan dit document opslaan en printen. 32

37 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Na de vergunningcheck Aan het einde van de vergunningcheck kan de aanvrager beslissen of hij de aanvraag digitaal of op papier wil aanmaken, of om de uitkomst van de vergunningcheck te bewaren voor later gebruik. In het laatste geval kan hij de uitkomst van de check downloaden. 1. Klik op 'Download uitkomst'. 2. Er wordt een PDF-document gegenereerd met een overzicht van de resultaten. Als de aanvrager besluit om de aanvraag digitaal te doen, worden na het doorlopen van de vergunningcheck de volgende stappen gevolgd: 1. Klik op 'Aanvraag'. 2. Er verschijnt een dialoogscherm waarin de keuze wordt geboden voor de manier van aanvragen of melden: via deze site of op papier. Kies voor de optie 'Via deze site' en klik op 'Inloggen'. Relevante gegevens uit de check worden in de aanvraag of melding meegenomen. 33

38 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Concept Concept Vanaf het moment dat de aanvrager begint met het opstellen van een aanvraag is er sprake van de status 'Concept'. Omgevingsloket online biedt de aanvrager in deze fase de mogelijkheid om: Locatie en werkzaamheden op te geven en vergunning en vergunningplicht te bepalen. Bijlagen en notities toe te voegen. Betrokkenen toe te voegen. Een gemachtigde aan te wijzen. (Voor)overleg te voeren met bevoegd gezag en betrokkenen. Het bevoegd gezag krijgt dan toegang tot de conceptaanvraag. Op basis van het vooroverleg de aanvraag te wijzigen, in te dienen of te verwijderen uit Omgevingsloket online. Het bevoegd gezag voor vooroverleg te wijzigen (alleen mogelijk voor bedrijven). De aanvraag in te dienen. Een machtiging te geven, in te trekken of te wijzigen. Statusovergangen conceptfase Zodra een vergunningaanvraag wordt ingediend verandert de status van de aanvraag in 'In behandeling'. Het bevoegd gezag ontvangt een bericht dat de aanvraag is ingediend. Als er alleen sprake is van één of meerdere meldingen, wordt de status van de aanvraag gewijzigd in 'Gemeld'. Het bevoegd gezag ontvangt een bericht dat er één of meerdere meldingen zijn ingediend. Er kan een combinatie van een vergunningaanvraag en een melding ingediend worden. Deze doorlopen elk hun eigen proces. Als er sprake is van vergunningvrije onderdelen, wordt de aanvrager er op geattendeerd dat het indienen van de aanvraag niet nodig is. Invulhulp voor aanvragers Om ervoor te zorgen dat een baliemedewerker moeiteloos een aanvraag voor een aanvrager kan invullen, ongeacht het stadium van de (concept)aanvraag, is de functie invulhulp gecreëerd. Als een baliemedewerker een aanvraag voor een aanvrager start, staat deze functie automatisch aan. Als een aanvrager zelf een aanvraag start, staat deze functie uit. Als de aanvrager besluit dat hij de aanvraag verder wil laten invullen door een baliemedewerker, moet hij de functie aanzetten. Dit gaat als volgt: 1. De aanvrager logt in en opent de aanvraag waarbij hij invulhulp wil 2. De aanvrager klikt vervolgens op de knop 'Contact met bevoegd gezag'. 3. Hier kiest hij voor de knop 'Invulhulp aanzetten'. 34

39 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 4. Door het vakje aan te vinken en op 'Ok' te klikken, geeft de aanvrager aan dat hij akkoord is dat een baliemedewerker de aanvraag verder invult en dat hij de aanvraag zelf tijdelijk niet kan wijzigen. Het is wel mogelijk de aanvraag in te zien. 35

40 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Als de aanvrager zelf de aanvraag verder wil invullen, moet hij de invulhulp weer uitzetten. 1. De aanvrager gaat in de ingelogde omgeving naar de betreffende aanvraag en klikt op de knop 'Contact'. 2. Hier kiest hij voor de knop 'Invulhulp uitzetten'. 3. Door het vakje aan te vinken en op 'Ok' te klikken, geeft de aanvrager aan dat hij zelf de aanvraag verder wil invullen. De baliemedewerker kan de aanvraag nu niet meer wijzigen, alleen maar inzien. De baliemedewerker kan wel na indiening bijlagen toevoegen aan de aanvraag. 36

41 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Ook na inschakeling van de functie invulhulp blijft de aanvrager zelf verantwoordelijk voor de aanvraag. Aanvraag overnemen van collega via burgeromgeving Indien nodig, kan een aanvraag die wordt ingevuld door een baliemedewerker worden overgenomen door een collegabaliemedewerker. 1. Ga naar de homepage voor burgers en log via de link 'Ik wil inloggen, maar woon in het buitenland' in. 2. Kies de betreffende aanvraag van de tab 'Mijn overzicht'. 3. Klik op de knop 'Aanvraag overnemen'. 37

42 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie De volgende melding wordt getoond. Klik op 'Afronden' om de overname te bevestigen. Het is mogelijk om direct met de aanvraag verder te gaan. Aanvraag overnemen van collega via omgeving bevoegd gezag Log in via de omgeving voor het bevoegd gezag om alle aanvragen te bekijken (inclusief die van bedrijven) en over te kunnen nemen. 1. Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in. 2. Ga naar het tabblad 'De aanvragen'. 3. Kies de betreffende aanvraag en klik deze aan. 4. Kies dan voor de taak 'Aanvraag overnemen van andere baliemedewerker'. 38

43 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 5. Klik op 'Afronden'. Het is mogelijk om direct met de aanvraag verder te gaan. Aanvraag en melding opstellen en indienen De baliemedewerker kan een aanvraag of melding opstellen en indienen voor personen die zelf geen DigiD hebben of die assistentie willen bij het werken met Omgevingsloket online. De baliemedewerker stelt in direct overleg de aanvraag of melding op. Het opstellen van de aanvraag en melding is hetzelfde proces. In de onderstaande voorbeelden wordt steeds verwezen naar de 'aanvraag'. In plaats van 'aanvraag' en 'aanvrager' kan ook 'melding' en 'melder' gelezen worden. Een belangrijk verschil is dat de melding na indienen gelijk de status 'Gemeld' krijgt. Een aanvraag krijgt de status 'In behandeling'. Er zijn twee manieren om te beginnen met het opstellen van een aanvraag: Vanaf het laatste scherm van de vergunningcheck met de knop 'Aanvraag'. Vanaf de homepages voor burgers of bedrijven met de knop 'Aanvraag'. Aanvraag/melding opstellen Een aanvraag wordt aangemaakt door er een naam aan te geven. 1. Kies een betekenisvolle naam die onderscheidend is. Kies bijvoorbeeld voor 'Dakkapel Jan de Vries' in plaats van 'Dakkapel'. 2. Geef aan of de aanvraag gefaseerd wordt indiend. 39

44 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Geef een omschrijving van het project. 4. Klik op 'Aanvraag starten'. De aanvraag verschijnt in het overzicht van aanvragen en meldingen. Klik op de aanvraag om deze verder in te vullen. Splitsing bij tegelijk indienen aanvraag en melding Op het moment dat een aanvrager een aanvraag en melding tegelijk indient, worden deze op het moment van indienen gesplitst in een aanvraag en melding. De aanvraag behoudt het aanvraagnummer en aan de melding wordt een nieuw nummer toegekend. Voor de bijlagen die aan de aanvraag en melding zijn toegevoegd, zijn de volgende opties mogelijk: Bijlagen die expliciet relevant zijn voor de aanvraag worden alleen aan de aanvraag toegevoegd. Bijlagen die expliciet relevant zijn voor de melding worden alleen aan de melding toegevoegd. Bijlagen die zowel voor de aanvraag als de melding relevant zijn worden gedupliceerd en toegevoegd aan zowel de aanvraag als de melding. Fasering van de aanvraag De aanvrager kan besluiten om een omgevingsvergunning gefaseerd aan te vragen. Hij kan daarvoor een aanvraag fase 1 en aanvraag fase 2 opstellen. In de aanvraag fase 1 specificeert de aanvrager alleen die onderdelen waarvoor toestemming wordt gevraagd in fase 1. Op het moment van indienen van de aanvraag fase 1, wordt een kopie van deze aanvraag als concept voor de 40

45 Vergunningverlening met Omgevingsloket online aanvraag fase 2 in het overzicht klaargezet. Daarin zitten een kopie van de gegevens van de aanvrager/gemachtigde, de locatiegegevens en projectgegevens. De aanvrager kan vervolgens in de aanvraag fase 2 de overige onderdelen specificeren en daarna de aanvraag fase 2 indienen. Het is mogelijk om een aanvraag fase 2 in de fase Concept (dus nog niet ingediend) te wijzigen in een ongefaseerde aanvraag. Dit is bijvoorbeeld handig als op de aanvraag voor fase 1 een negatieve beschikking wordt afgegeven. De ingevulde gegevens uit de aanvraag voor fase 2 blijven bewaard in een nieuwe, ongefaseerde aanvraag voor een omgevingsvergunning. Op deze manier hoeft een aanvrager in een dergelijke situatie niet extra dubbel werk te doen. Gegevens aanvrager Na het openen van een nieuw gestarte aanvraag, worden eerst de gegevens voor de aanvrager ingevuld. 1. Klik op de knop 'Aanvrager invullen'. 2. Kies voor wie de aanvraag wordt opgesteld. Voor een aanvraag voor de eigen gemeente, moet de aanvraag worden gestart vanaf de homepage voor bedrijven. 3. Voer de relevante naam- en adresgegevens van de aanvrager in. Het e- mailadres is een verplicht veld. Als de aanvrager geen adres heeft, wordt het adres van een coördinator van het bevoegd gezag ingevuld. Deze ontvangt dan de berichten voor de aanvrager en wordt erop gewezen dat hij per post of telefoon contact moet opnemen met de aanvrager. 41

46 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Berichten via of Berichtenbox Zakelijke aanvragers kunnen aangeven of voor hen bestemde berichten moeten worden gestuurd naar zijn eigen adres of naar de Berichtenbox. Zowel het adres als de Berichtenbox moeten twee keer worden ingevoerd om typfouten te voorkomen. Locatie bepalen De tweede stap is het bepalen van de locatie waar de werkzaamheden gaan plaatsvinden. 1. Kies of het adres of het kadastraal perceelnummer wordt gebruikt. 2. Geef bij de optie 'Adres' in het volgende scherm de postcode en het huisnummer op. Als de aanvraag wordt opgesteld in vervolg op de vergunningcheck, dan zijn de adresgegevens al overgenomen uit de check. 3. Bij de optie 'Kadastraal perceelnummer' kunnen de kadastrale gegevens worden ingevoerd. 4. In een laatste scherm kan aangegeven worden of de aanvrager eigenaar, erfpachter of huurder is. Werkzaamheden bepalen De derde stap is het bepalen van de werkzaamheden. Als de aanvraag opgesteld wordt in vervolg op de vergunningcheck, dan zijn de vergunningplichtige werkzaamheden al overgenomen uit de check. Zoniet, dan kiest de aanvrager voor 'Werkzaamheden toevoegen' en daarna op welke manier de werkzaamheden toegevoegd moeten worden. 42

47 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 1. Klik op 'Volgende'. 2. Vink vervolgens de betreffende werkzaamheden aan: 43

48 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Nadat ze toegevoegd zijn, moeten de werkzaamheden gespecificeerd worden. Klik op de knop 'Specificeren' en doorloop het formulier. Voor het specificeren worden één of meerdere vragenformulieren aangeboden. Het kan gebeuren dat vijf schermen doorlopen moeten worden. Bij sommige vragen wordt een relevante toelichting gegeven. Het specificeren van het onderdeel Milieu (beschikbaarheid afhankelijk van de omgeving waarin wordt gewerkt) kan de vraag bevatten welke waterkwaliteitsbeheerder moet worden ingelicht over de gemelde activiteiten. Naast het bevoegd gezag krijgt ook de gekozen beheerder automatisch een bericht van de melding. Kies de juiste beheerder en klik op 'Afronden'. 44

49 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Bijlagen toevoegen Als alle werkzaamheden zijn gespecificeerd, is de vierde stap het toevoegen van bijlagen, zoals foto's, tekeningen of berekeningen. 1. Klik op 'Bijlage toevoegen'. 2. Er opent zich een scherm waar bijlagen kunnen worden opgezocht met behulp van de knop 'Browse'. 3. Geef de bijlage een betekenisvolle naam, geef aan welk type bijlage het is en bij welke werkzaamheid de bijlage hoort. 4. Laat de aanvrager de bijgevoegde bijlage beoordelen met behulp van ereview, de viewer voor grafische bestanden. Als een bijlage niet te openen is, of niet juist wordt gepresenteerd, dan kan dat leiden tot een onvolledige aanvraag. Open de bijlage door te klikken op het documentje bij 'Open bestand in viewer'. 5. De bijlage(n) wordt getoond in ereview. Wanneer een papieren aanvraag wordt gedigitaliseerd of een baliemedewerker voor een aanvrager een aanvraag invult, moet een ondertekend aanvraagformulier als bijlage van het type 'Overig' aan de aanvraag worden toegevoegd. Dit wordt gezien als een akkoordverklaring. Bij het indienen moet aangegeven worden dat deze bijlage is toegevoegd. Het is niet verplicht om direct alle bijlagen toe te voegen. Voor detailberekeningen, detailtekeningen van de constructie en informatie over installaties geldt dat ze in een later stadium mogen worden toegevoegd als aanvulling. Bijlagen op papier aangeleverd Wanneer de aanvrager een papieren document (een bijlage zoals een bouwtekening, berekening, schets of foto) aan het bevoegd gezag aanlevert, dient er een scan van dit document gemaakt te worden. De scan moet resulteren in een digitale versie van het document in één van de vier bestandsformaten die archiefwaardig zijn (.tif,.png,. pdf of.jpg). Alleen op deze manier hoeft de aanvrager de digitale versie van het document niet te accorderen. 45

50 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Aanvraag indienen Als laatste stap in deze conceptfase kan de aanvraag voltooid worden. 1. Klik op de knop 'Indienen'. 2. Geef aan of de bijlagen compleet zijn en of de gegevens van de aanvrager bij publicatie van de vergunningaanvraag openbaar gemaakt mogen worden. Het is verplicht om de hier omschreven verklaring af te leggen, door het aanvinken van het betreffende veld. Pas dan wordt de knop 'Indienen' actief. 3. Klik op 'Indienen'. 46

51 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 4. Na het afronden volgt een bevestiging dat de aanvraag succesvol is verstuurd, en een overzicht van de aanvragen die op naam van de aanvrager staan. In dit overzicht bestaat ook de mogelijkheid om aanvragen in te trekken. 5. De aanvrager ontvangt per een bevestiging dat de aanvraag is ingediend, op het adres dat in de aanvraag staat vermeld. Profiel Op het moment dat een zakelijke gebruiker de conceptaanvraag of -melding opstelt en de aanvrager- of gemachtigdegegevens invult, wordt na het invullen de mogelijkheid geboden om zijn gegevens op te slaan in een profiel. Bij alle vervolgaanvragen en -meldingen worden dan zijn gegevens automatisch ingevuld. Voorwaarden bij het opslaan van een profiel zijn: De aanvrager of gemachtigde is een zakelijke gebruiker. Is de opsteller ook de aanvrager, dan heeft hij de optie om de aanvragergegevens op te slaan. Is de opsteller een gemachtigde, dan heeft hij de optie om de gemachtigdengegevens op te slaan. 47

52 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Bij het invullen van een nieuwe conceptaanvraag worden de gegevens uit het profiel van de gebruiker automatisch vooringevuld. Voorwaarden bij het wijzigen van een profiel zijn: De aanvrager of gemachtigde kan het profiel wijzigen door de link 'Profiel' te selecteren en vervolgens zijn gegevens te wijzigen. Het aanpassen van het profiel heeft geen gevolgen voor eerder aangemaakte conceptaanvragen. Aanvullende informatie milieu Het aanvragen van het onderdeel milieu lijkt op het aanvragen van de onderdelen Bouwen en Bouwwerk brandveilig gebruiken, maar wijkt op een aantal punten af. Hieronder worden de belangrijkste afwijkende functies toegelicht. Opbouw aanvraag omgevingsvergunning Wanneer is gekozen voor een omgevingsvergunning, bestaat de aanvraag uit vaste activiteiten (rubrieken) die moeten worden gespecificeerd. Daarnaast is het mogelijk om activiteiten toe te voegen of een onderdeel om te zetten. Activiteiten specificeren Het specificeren van activiteiten gaat als volgt. 1. Kies één van de activiteiten en klik op 'Specificeren'. 2. Geef de informatie die in het scherm wordt gevraagd en klik op 'Afronden'. Werk op deze manier alle verplichte activiteiten af. Activiteiten toevoegen Het is mogelijk om activiteiten toe te voegen. Dit gaat als volgt. 48

53 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 1. Klik op 'Activiteit toevoegen'. 2. Kies de betreffende activiteit(en) uit de lijst en klik op 'Afronden'. 3. De gekozen activiteit komt in de lijst te staan en kan gespecificeerd worden. Formulieren en tabellen Het is mogelijk dat aan de hand van een formulier nog een tabel moet worden ingevuld. Dit gaat als volgt. 1. Specificeer eerst de activiteit. Als er nog meer ingevuld moet worden, komt er na de specificatie een driehoekje links van de naam van de activiteit. 49

54 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Klap de activiteit open door erop te te klikken. 3. Klik op 'Specificeren' om de tabel op te stellen. 4. Klik op 'Rij toevoegen'. 5. Vul de achterliggende schermen in. 6. Als alle schermen zijn doorlopen, wordt de tabel getoond. Deze kan dan nog gewijzigd of verwijderd worden. Klik op 'OK' om terug te keren naar het overzicht. 50

55 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Activiteit wijzigen Klik op 'Specificatie inzien' om een al gespecificeerde activiteit te wijzigen. Activiteit verwijderen Klik op 'Verwijderen' om een activiteit te verwijderen. Dit kan alleen bij activiteiten die niet verplicht zijn. Alle onderliggende formulieren en tabellen worden ook verwijderd. Onderdeel omzetten Het is mogelijk om in een conceptaanvraag de onderdelen 'Oprichting', 'Revisie' of 'Verandering' in het kader van milieu om te zetten wanneer blijkt dat in eerste instantie voor een verkeerd onderdeel is gekozen. 1. Ga in de aanvraag naar de tab Werkzaamheden en klik het betreffende onderdeel open. 2. Kies dan voor de link 'Onderdeel omzetten'. 3. Geef aan om welk onderdeel het wel gaat en klik op 'Volgende'. Het overzicht wordt nu aangepast aan het nieuwe onderdeel. Aanvraag inzien De aanvraag inzien is mogelijk door in het overzicht de naam van de aanvraag aan te klikken. De volgende onderdelen zijn in te zien: 51

56 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Voortgang. Aanvrager. Locatie. Werkzaamheden. Bijlagen. Bijlagen inzien Het tabblad 'Bijlagen' biedt een overzicht van de al toegevoegde bijlagen. De bijlagen zijn te openen door erop te klikken of te verwijderen door op de prullenbak te klikken. 1. Open de bijlage en bekijk deze vervolgens door te klikken op het documentje bij 'Open bestand in viewer'. 2. De bijlage wordt getoond in ereview, een viewer die geschikt is voor het bekijken en bewerken van grafische documenten, zoals technische tekeningen. 52

57 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Voor het programma ereview is een aparte handleiding beschikbaar. Deze is te downloaden op Kennisplein Omgevingsvergunning of te verkrijgen via de lokale beheerder. Overleg aanvragen In Omgevingsloket online kan elk aangesloten bevoegd gezag instellen of overleg tussen aanvrager en bevoegd gezag door middel van het openstellen van de aanvraag mogelijk wordt gemaakt. Als vooroverleg mogelijk wordt gemaakt, kan een aanvrager besluiten om te overleggen met het bevoegd gezag voordat hij verder gaat met het opstellen of indienen van de aanvraag. Dit kan vanaf het moment dat binnen een aanvraag werkzaamheden zijn gekozen. Het bevoegd gezag krijgt hiervan een notificatie en krijgt toegang tot de conceptaanvraag. Een aanvraag openstellen ten behoeve van overleg gaat als volgt: 53

58 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Zoek de aanvraag op via 'Mijn overzicht'. 2. Open de aanvraag. 3. Klik op de knop 'Contact met bevoegd gezag'. 4. Kies voor de knop 'Aanvraag openstellen'. 5. Vul het formulier in en klik op 'Openstellen'. 54

59 Vergunningverlening met Omgevingsloket online De aanvraag is nu in te zien door het bevoegd gezag. Als overleg is aangevraagd, kan de coördinator de aanvraag en bijlagen inzien en een adviseur inschakelen ten behoeve van het vooroverleg. Ook deze adviseur kan de aanvraag en bijlagen inzien en andere adviseurs inschakelen. De coördinator, behandelaar en adviseur kunnen ook documenten toevoegen aan het behandeldossier. Deze documenten kunnen niet door de aanvrager worden ingezien. Het openstellen ten behoeve van overleg kan worden ingetrokken. Het bevoegd gezag kan dan de aanvraag nog maar beperkt inzien. 1. Klik op de knop 'Contact met bevoegd gezag'. 2. Kies voor de knop 'Openstellen intrekken'. Bevoegd gezag wijzigen Bedrijven kunnen, indien gewenst, het bevoegd gezag wijzigen. Dit kan handig zijn wanneer het bijvoorbeeld om een provinciale inrichting gaat. 1. Klik op de knop 'Contact met bevoegd gezag'. 55

60 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Klik op 'Bevoegd gezag wijzigen'. 3. Kies het juiste bevoegd gezag en klik op 'Afronden'. 4. Het geselecteerde bevoegd gezag krijg een melding van de aanvraag voor vooroverleg. Na het vooroverleg Na het vooroverleg kan de aanvrager besluiten: De aanvraag te wijzigen. De aanvraag in te dienen. De aanvraag te verwijderen. Notities toevoegen De aanvrager kan notities toevoegen aan een bestaande aanvraag. De baliemedewerker kan dat ook namens de aanvrager doen. 56

61 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Log in en ga naar het overzicht van de aanvragen. 1. Klik op de aanvraag waaraan een notitie moet worden toegevoegd. 2. De aanvraag wordt geopend. 3. Klik op de knop 'Notities' bovenaan de aanvraag. 4. Klik op de knop en er verschijnt een overzicht van toegevoegde notities. Hier is het mogelijk een nieuwe notitie toe te voegen. 5. Geef de notitie een naam. Plaats een opmerking of voeg een document toe als notitie. 6. Klik op 'Toevoegen' en de notitie wordt opgenomen in de aanvraag. Betrokkenen toevoegen De aanvrager kan betrokkenen toevoegen aan een bestaande aanvraag. De baliemedewerker kan dat ook namens de aanvrager doen. 57

62 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Log in en ga naar het overzicht van de aanvragen. 2. Klik op de aanvraag waaraan een betrokkene moet worden toegevoegd. 3. De aanvraag wordt geopend. 4. Klik op de knop 'Betrokkenen' bovenaan de aanvraag. 5. In het overzicht van toegevoegde betrokkenen is het mogelijk een nieuwe betrokkene toe te voegen. 6. Geef aan om wat voor type betrokkene het gaat. 7. Als het om een persoon gaat, wordt de naam en het burgerservicenummer van de betrokkene gevraagd. 58

63 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 8. Van bedrijven wordt de naam en het KvK-vestigingsnummer gevraagd. 9. Bij bevoegd gezag moet worden aangegeven om wat voor soort bevoegd gezag het gaat. Vervolgens wordt de aangesloten overheidsinstantie uit een lijst gekozen. 59

64 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Wordt gekozen voor een waterschap, dan verschijnt er een lijst met aangesloten gemeenten. Aan de hand van de gemeente die gekozen wordt, vult het systeem het juiste waterschap in. 60

65 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 11.Klik als laatste op 'Afronden'. De betrokkene wordt opgenomen in de aanvraag. Aanvraag accorderen Als de aanvrager, met behulp van zijn DigiD, een aanvraag opstelt, is hij zelf verantwoordelijk voor de inhoud van de aanvraag. Het is dan niet nodig dat de aanvrager de conceptaanvraag accordeert voordat deze wordt ingediend. Als de baliemedewerker de conceptaanvraag heeft opgesteld met behulp van zijn inloggegevens als baliemedewerker of door middel van invulhulp, is het wél nodig dat de aanvrager de conceptaanvraag accordeert voordat deze wordt ingediend. 1. Klik op 'Formulier downloaden' in het overzicht van de aanvraag. 2. Klik op 'PDF maken'. 61

66 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Klik op 'Afronden'. 4. De PDF komt in het overzicht te staan. Klik op 'Download PDF'. 5. Laat de aanvrager het formulier ondertekenen. 62

67 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 6. Scan het formulier en voeg het als bijlage aan de aanvraag toe als type 'Overig'. Aanvraag verwijderen De aanvrager kan in de fase 'Concept' een aanvraag te allen tijde verwijderen. De baliemedewerker kan dat ook namens de aanvrager doen. 1. Log in en ga naar het overzicht van de aanvragen. 2. Klik op het prullenbakje. 3. Er verschijnt een dialoogvenster. Klik op 'Aanvraag verwijderen' om de aanvraag definitief te verwijderen. 4. In het overzicht van de aanvragen wordt de aanvraag verwijderd. Machtiging geven, wijzigen en intrekken Het is in dit stadium van de aanvraag mogelijk om een machtiging te geven, in te trekken of te wijzigen. Machtiging geven 1. Als de aanvraag voor een ander persoon of bedrijf wordt ingevuld, staat automatisch de tab 'Gemachtigde klaar'. Door hier de gegevens van de gemachtigde in te vullen, krijgt deze persoon de rechten om de aanvraag verder in te vullen. 63

68 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Voor een ingevulde conceptaanvraag en een ingediende aanvraag kan ook nog een gemachtigde worden aangewezen. Klik op de tab 'Aanvrager' op de knop 'Gemachtigde aanwijzen'. Situatie conceptaanvraag Situatie ingediende aanvraag Machtiging wijzigen 1. Klik op de tab 'Gemachtigde' en klik op 'Wijzigen machtiging'. 2. Doorloop de formulieren en pas de gegevens aan. Machtiging intrekken 1. Klik op de tab 'Gemachtigde' en klik op 'Intrekken machtiging'. 64

69 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 2. Controleer de gegevens van de aanvrager en klik op 'Volgende'. 65

70 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 In behandeling In behandeling Als de aanvrager de vergunningaanvraag heeft ingediend, verandert de status van de aanvraag in 'In behandeling'. Als de coördinator heeft beoordeeld dat de aanvraag bij het juiste bevoegd gezag in behandeling is genomen, stuurt deze per een bericht naar de aanvrager dat zijn aanvraag in behandeling is genomen. De inhoud van het bericht luidt: Geachte <meneer/mevrouw> <naam aanvrager/gemachtigde>, De aanvraag <naam en nummer aanvraag> is in behandeling genomen. Voor deze aanvraag geldt de procedure <soort procedure>. De <naam bevoegd gezag> gaat de aanvraag behandelen. Wanneer er nieuws is over de aanvraag krijgt u een op dit adres. Om de status van de aanvraag te bekijken logt u in op Omgevingsloket online. Met vriendelijke groet, Omgevingsloket online De aanvraaggegevens Naam: Aanvraagnummer: Referentiecode aanvrager: Datum indiening: Bevoegd gezag: Verplichtingtype: Soort procedure: Let op: deze is automatisch verstuurd. U kunt er niet op antwoorden. Als de coördinator heeft beoordeeld dat de aanvraag niet bij het juiste bevoegd gezag in behandeling is genomen, kan hij de procedure wijzigen. De beslistermijn gaat in zodra de aanvrager de aanvraag indient en loopt al op het moment dat de coördinator het bericht verstuurt waarin staat dat de aanvraag definitief in behandeling is genomen. Het bevoegd gezag houdt zelf de eigen beslistermijn bij. In deze fase wordt de aanvraag toegewezen aan een behandelaar. Als de aanvraag onvolledig is, wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld om de benodigde gegevens aan te vullen gedurende de door het bevoegd gezag bepaalde aanvullingstermijn. Omgevingsloket online biedt de aanvrager in deze fase de mogelijkheid om: De aanvraag en zelf toegevoegde bijlagen in te zien. 66

71 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Betrokkenen toe te voegen. Een gemachtigde aan te wijzen. De aanvraag in te trekken. Bijlagen als aanvulling toe te voegen. Statusovergangen fase 'In behandeling' Vanuit de status 'In behandeling' kan de aanvraag overgaan naar de volgende statussen: 'Aanvulling gevraagd' Vanaf het moment dat de aanvrager is gevraagd om een aanvulling op de aanvraag die als 'onvolledig' is beoordeeld, verandert de status van de aanvraag in 'Aanvulling gevraagd' 'Ontwerpbesluit' Vanaf het moment dat in de fase 'In behandeling' het ontwerpbesluit is geregistreerd en gepubliceerd, verandert de status van de aanvraag in 'Ontwerpbesluit'. Het is dan gedurende zes weken mogelijk om een zienswijze in te dienen. 'Aanhouden beslissing' Vanaf het moment dat in de fase 'In behandeling' de aanvraag is beoordeeld maar er een reden is om het besluit nog niet te nemen, kan de coördinator besluiten de beslissing aan te houden. Vanaf dat moment wijzigt de status van de aanvraag in 'Aanhouden beslissing'. Ook wanneer na het beoordelen van de zienswijzen en activiteiten in de fase 'Ontwerpbesluit' er een reden is om het besluit nog niet te nemen, kan de coördinator besluiten de beslissing aan te houden en wijzigt de status van de aanvraag in 'Aanhouden beslissing'. 'Beschikking' Wanneer de aanvraag is beoordeeld, kan er beschikt worden (toegewezen of afgewezen). In het geval de aanvrager besluit de aanvraag in te trekken en de coördinator het dossier sluit, wijzigt de status van de aanvraag in 'LVO Dossier gesloten'. Aanvraag inzien tijdens behandeling Als de aanvraag in behandeling is, kan de aanvrager zijn aanvraag inzien. Baliemedewerker kunnen dit namens de aanvrager doen. 1. Log in en ga naar het overzicht van de aanvragen. 2. Klik op een aanvraag om deze te openen. 3. Het is mogelijk om alle tabbladen in te zien. Het is altijd mogelijk om bijlagen toe te voegen. Het is niet mogelijk om de locatie, aanvrager of werkzaamheden te wijzigen. Bijlagen inzien tijdens behandeling Als de aanvraag in behandeling is, kan de aanvrager bijlagen inzien die aan de aanvraag zijn toegevoegd. De baliemedewerker kan dat namens de aanvrager doen. 67

72 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Log in en ga naar het overzicht van de aanvragen. 2. Klik op de aanvraag waarvan een bijlage moet worden ingezien. 3. Het tabblad 'Bijlagen' biedt een overzicht van de al toegevoegde bijlagen. 4. Open een bijlage door erop te klikken. 5. Open de bijlage en bekijk deze vervolgens door te klikken op het documentje bij 'Open bestand in viewer'. 6. De bijlage wordt getoond in ereview, een viewer die geschikt is voor het bekijken en bewerken van grafische documenten, zoals technische tekeningen. 68

73 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Bijlagen in ereview Het speciale programma voor bijlagen opent in een nieuw venster. Voor het gemak worden alle andere bijlagen die u eventueel opent in hetzelfde venster getoond. Dit scheelt tijd en maakt het eenvoudig om verschillende bijlagen over elkaar heen te leggen. Werking van het programma ereview laat de bijlage zien zoals deze is toegevoegd via Omgevingsloket online. Dit originele document kan niet worden gewijzigd. Het is voorzien van een (nog) lege presentatielaag. Bijlagen opslaan Het is met ereview mogelijk om bijlagen lokaal (op de eigen computer) op te slaan. Aparte handleiding Voor het programma ereview is een aparte handleiding beschikbaar. Deze is te downloaden op Kennisplein Omgevingsvergunning, of te verkrijgen via de lokale beheerder. Betrokkenen toevoegen tijdens behandeling Ook tijdens de behandeling van een aanvraag kan de aanvrager of de baliemedewerker betrokkenen toevoegen. 1. Log in en ga naar het overzicht van de aanvragen. 2. Klik op de aanvraag waaraan een betrokkene moet worden toegevoegd. 3. De aanvraag wordt geopend. 4. Klik op de knop 'Betrokkenen' bovenaan de aanvraag. 5. In het overzicht van toegevoegde betrokkenen is het mogelijk een nieuwe betrokkene toe te voegen. 6. Geef aan om wat voor type betrokkene het gaat. 69

74 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Als het om een persoon gaat, wordt de naam en het burgerservicenummer van de betrokkene gevraagd. 8. Van bedrijven wordt de naam en het KvK-vestigingsnummer gevraagd. 70

75 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 9. Bij bevoegd gezag moet worden aangegeven om wat voor soort bevoegd gezag het gaat. Vervolgens wordt de aangesloten overheidsinstantie uit een lijst gekozen. 71

76 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Wordt gekozen voor een waterschap, dan verschijnt er een lijst met aangesloten gemeenten. Aan de hand van de gemeente die gekozen wordt, vult het systeem het juiste waterschap in. 72

77 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 11.Klik als laatste op 'Afronden'. De betrokkene wordt opgenomen in de aanvraag. Dossier aanvullen met bijlage Als een aanvraag al in behandeling is, kunnen alsnog bijlagen toegevoegd worden. 1. Log in en ga naar het overzicht van de aanvragen. 2. Klik op de aanvraag waaraan een bijlage moet worden toegevoegd. 3. Het tabblad Bijlagen biedt een overzicht van de al toegevoegde bijlagen. 4. Klik op 'Bijlage toevoegen'. In het overzicht van bijlagen heeft een nieuw toegevoegde bijlage nog de status 'Concept', omdat de bijlage is toegevoegd aan een aanvraag die al in behandeling is. Daarom moet de bijlage met een aparte handeling als onderdeel in het dossier opgenomen worden. 1. Klik op 'Aanvullingen indienen'. 2. Selecteer welke bijlage als aanvulling moet worden ingediend en klik op 'Afronden'. 73

78 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie De coördinator krijgt een notificatie dat de aanvulling is ingediend. Betreffende bijlagen krijgen de status 'Aanvulling' en zijn als zodanig herkenbaar. Bijlagen op papier aangeleverd Wanneer de aanvrager een papieren document (een bijlage zoals een bouwtekening, berekening, schets of foto) aan het bevoegd gezag aanlevert, dient er een scan van dit document gemaakt te worden. De scan moet resulteren in een digitale versie van het document in één van de vier bestandsformaten die archiefwaardig zijn (.tif,.png,.pdf of.jpg). Alleen op deze manier hoeft de aanvrager de digitale versie van het document niet te accorderen. Antidateren Belangrijk is dat per post gestuurde bijlagen worden voorzien van de datum waarop ze bij het bevoegd gezag zijn binnengekomen. Als de aanvraag al is ingediend, verschijnt er een extra veld in het bijlagenscherm. Vul hier de datum in waarop de bijlage is binnengekomen. Let goed op dat de datum juist wordt ingevoerd. Momenteel is het nog niet mogelijk de datum op een later moment te wijzigen. Aanvraag onvolledig Als tijdens het beoordelen op volledigheid blijkt dat de aanvraag onvolledig is (essentiële informatie die nodig is om te kunnen beschikken ontbreekt), wordt de aanvrager in de gelegenheid gesteld om de benodigde gegevens aan te vullen. Dat kan gedurende de aanvullingstermijn die door het bevoegd gezag is bepaald. De coördinator vraagt de aanvulling aan. De aanvrager ontvangt hiervan een bericht met de volgende inhoud: Geachte <meneer/mevrouw> <naam aanvrager/gemachtigde>, Om de aanvraag <naam en nummer aanvraag> te beoordelen, heeft het bevoegd gezag aanvullingen nodig voor onderstaande onderdelen. 74

79 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Onderdelen: Toelichting: Aanvullingen uiterlijk indienen op: Met vriendelijke groet, Omgevingsloket online De aanvraaggegevens Naam: Aanvraagnummer: Referentiecode aanvrager: Datum indiening: Bevoegd gezag: Verplichtingtype: Soort procedure: Let op: deze is automatisch verstuurd. U kunt er niet op antwoorden. Hierna kunnen zich drie situaties voordoen: De aanvrager dient binnen de aanvullingstermijn de gevraagde gegevens in. De aanvraag wordt verder in behandeling genomen. De aanvrager dient de aanvulling in, maar deze aanvulling is (nog) onvoldoende of te laat. In dit geval kan de coördinator voor de betreffende onderdelen van de aanvraag een beschikking buiten behandeling registreren. De aanvrager dient tijdens de aanvullingstermijn geen aanvullingen in. In dat geval kan de coördinator voor de betreffende onderdelen van de aanvraag een beschikking buiten behandeling registreren of besluiten de aanvraag alsnog in behandeling nemen. Adviezen in behandeldossier inzien De baliemedewerker kan, net als de coördinator, behandelaar en adviseur de adviezen inzien die door betrokken adviseurs aan het dossier zijn toegevoegd. 1. Ga naar de omgeving voor het bevoegd gezag 2. Log in als baliemedewerker. 3. Klik op 'De aanvragen'. 4. Selecteer de betreffende aanvraag. 5. Open de aanvraag. Via de tab Documenten zijn alle toegevoegde adviezen in te zien. 75

80 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 Aanvraag intrekken tijdens behandeling Tijdens de fase 'In behandeling' kunnen de aanvrager en de baliemedewerker de aanvraag intrekken. De baliemedewerker kan de aanvraag echter alleen intrekken wanneer invulhulp is ingeschakeld. 1. Ga naar de homepage voor burgers en bedrijven. 2. Ga naar 'De aanvragen'. Een overzicht van de aanvragen verschijnt. 3. Selecteer de betreffende aanvraag. 4. Klik op de link 'intrekken' in de kolom 'Actie'. 5. Bevestig of de aanvraag dient te worden ingetrokken en vermeld eventueel een begeleidende notitie. De aanvraag wordt ingetrokken. 76

81 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Beschikking Beschikking Na de fase van behandeling volgt een besluit: een aanvraag wordt goed- of afgekeurd. Als na het toevoegen van een aanvulling de aanvraag nog onvolledig of onjuist is, kan de coördinator voor de betreffende onderdelen van de aanvraag een beschikking registreren. Omgevingsloket online biedt de aanvrager - en de baliemedewerker- in deze fase de mogelijkheid om: De aanvraag en zelf toegevoegde bijlagen in te zien. Betrokkenen toe te voegen. Een gemachtigde aan te wijzen. Bijlagen als aanvulling toe te voegen. Statusovergangen fase 'Beschikking' Als eventuele (uitgestelde) bijlagen en/of aanvullingen zijn toegevoegd, en de definitieve beschikking is geregistreerd en gepubliceerd, wordt het dossier gesloten. De status van de aanvraag wijzigt in 'LVO Dossier gesloten'. Aanvraag met status Beschikking inzien Als de aanvraag de status 'Beschikking' heeft, kan de aanvrager de aanvraag inzien. Log in en ga naar het overzicht van de aanvragen. Klik op een aanvraag om deze te openen. Het is mogelijk om alle tabbladen in te zien: Voortgang. Aanvrager. Locatie. Werkzaamheden. Bijlagen. Het is altijd mogelijk om bijlagen toe te voegen. Het is na indiening niet mogelijk om de locatie, aanvrager of werkzaamheden te wijzigen. In dat geval moet een nieuwe aanvraag worden aangemaakt. Bijlagen inzien tijdens status Beschikking Als de aanvraag de status Beschikking heeft, kan de aanvrager bijlagen inzien die aan de aanvraag zijn toegevoegd. De baliemedewerker kan dat namens de aanvrager doen. 1. Log in en ga naar het overzicht van de aanvragen. 2. Klik op de aanvraag waarvan een bijlage moet worden ingezien. 3. Het tabblad Bijlagen biedt een overzicht van de al toegevoegde bijlagen. 77

82 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Open een bijlage door erop te klikken. 5. Open de bijlage door te klikken op het documentje bij 'Open bestand in viewer'. 6. De bijlage wordt getoond in ereview, een viewer die geschikt is voor het bekijken en bewerken van grafische documenten, zoals technische tekeningen. 78

83 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Voor het programma ereview is een aparte handleiding beschikbaar. Deze is te downloaden op Kennisplein Omgevingsvergunning, of te verkrijgen via de lokale beheerder. Betrokkenen toevoegen tijdens status Beschikking Ook als een aanvraag de status Beschikking heeft, kan de aanvrager of de baliemedewerker betrokkenen toevoegen. 1. Log in en ga naar het overzicht van de aanvragen. 2. Klik op de aanvraag waaraan een betrokkene moet worden toegevoegd. 3. De aanvraag wordt geopend. 4. Klik op de knop 'Betrokkenen' bovenaan de aanvraag. 5. In het overzicht van toegevoegde betrokkenen is het mogelijk een nieuwe betrokkene toe te voegen. 6. Geef aan om wat voor type betrokkene het gaat. 7. Als het om een persoon gaat, wordt de naam en het burgerservicenummer van de betrokkene gevraagd. 79

84 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Van bedrijven wordt de naam en het KvK-vestigingsnummer gevraagd. 9. Bij bevoegd gezag moet worden aangegeven om wat voor soort bevoegd gezag het gaat. Vervolgens wordt de aangesloten overheidsinstantie uit een lijst gekozen. 80

85 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 10.Wordt gekozen voor een waterschap, dan verschijnt er een lijst met aangesloten gemeenten. Aan de hand van de gemeente die gekozen wordt, vult het systeem het juiste waterschap in. 81

86 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie Klik als laatste op 'Afronden'. De betrokkene wordt opgenomen in de aanvraag. Uitgestelde bijlagen toevoegen Als de aanvraag de status 'Beschikking' heeft, kan de aanvrager bijlagen toevoegen aan de aanvraag. Veelal heeft de aanvrager daarvoor een verzoek gekregen van de coördinator. De baliemedewerker kan namens de aanvrager bijlagen toevoegen. 1. Log in en ga naar het overzicht van de aanvragen. 2. Klik op de aanvraag waaraan een bijlage moet worden toegevoegd. 3. De aanvraag wordt geopend. 4. Klik op 'Bijlage toevoegen'. 5. Er opent zich een scherm waar bijlagen kunnen worden opgezocht met behulp van de knop 'Browse'. 82

87 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 6. Geef de bijlage een betekenisvolle naam, geef aan welk type bijlage het is en bij welke werkzaamheid de bijlage hoort. Bijlagen op papier aangeleverd Wanneer de aanvrager een papieren document (een bijlage zoals een bouwtekening, berekening, schets of foto) aan het bevoegd gezag aanlevert, dient er een scan van dit document gemaakt te worden. De scan moet resulteren in een digitale versie van het document in één van de vier bestandsformaten die archiefwaardig zijn (.tif,.png,.pdf of.jpg). Alleen op deze manier hoeft de aanvrager de digitale versie van het document niet te accorderen. Antidateren Belangrijk is dat per post gestuurde bijlagen worden voorzien van de datum waarop ze bij het bevoegd gezag zijn binnengekomen. Als de aanvraag al is ingediend, verschijnt er een extra veld in het bijlagenscherm. Vul hier de datum in waarop de bijlage is binnengekomen. Let goed op dat de datum juist wordt ingevoerd. Momenteel is het nog niet mogelijk de datum op een later moment te wijzigen. 83

88 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 LVO Dossier gesloten LVO Dossier gesloten Nadat een dossier is gesloten, blijft het opgeslagen in Omgevingsloket online. Een functie die binnenkort beschikbaar komt, is de mogelijkheid voor het bevoegd gezag om zelf het dossier over te hevelen naar de eigen systemen. Melding Een melding hoeft niet behandeld of beschikt te worden. Daarom verandert de status na het indienen automatisch in 'Gemeld'. Bij meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit (beschikbaarheid afhankelijk van de omgeving waarin wordt gewerkt) ontvangt de uitvoerder en/of het bevoegd gezag hiervan een bericht, afhankelijk van de manier waarop Omgevingsloket lokaal is ingesteld. De melder ontvangt een document met voorschriften, maatregelen een checklist. De melder en het bevoegd gezag hebben inzagerecht in de melding. Een melding inzien gaat op dezelfde manier als het inzien van een aanvraag. 84

89 Papieren aanvraag digitaliseren Papieren aanvraag digitaliseren Wanneer een papieren aanvraag binnenkomt en het bevoegd gezag ervoor heeft gekozen alle aanvragen digitaal te behandelen, moet de aanvraag worden ingevoerd in Omgevingsloket online. Dit gaat als volgt. 1. Log in op de homepage voor burgers of bedrijven in als baliemedewerker en kies voor 'Nieuwe aanvraag/melding'. 2. Geef de aanvraag een naam en geef aan dat het om het digitaliseren van een papieren aanvraag gaat door 'Ja' te kiezen. Vul de datum waarop de aanvraag is ontvangen in bij 'Datum van ontvangst'. Hierin staat standaard de datum van de dag waarop de aanvraag wordt aangemaakt, maar deze kan worden gewijzigd. Let goed op dat de datum juist wordt ingevoerd. Momenteel is het nog niet mogelijk de datum op een later moment te wijzigen. 3. Doorloop vervolgens alle schermen van de aanvraag en neem de informatie van het papieren aanvraagformulier over. Het adres is 85

90 Handleiding Omgevingsloket online - Rol baliemedewerker - Versie 2.2 een verplicht veld. Als de aanvrager geen adres heeft, wordt het e- mailadres van een coördinator van het bevoegd gezag ingevuld. Deze ontvangt dan de berichten voor de aanvrager en wordt erop gewezen dat hij per post of telefoon contact moet opnemen met de aanvrager. 4. Scan de bijlagen en voeg ze toe aan de aanvraag. Scan ook het ondertekende aanvraagformulier en voeg deze toe aan de aanvraag onder de categorie 'Overig'. 5. Voltooi de aanvraag en dien hem in. Wanneer er na indiening nog bijlagen ter aanvulling worden gestuurd, worden deze gescand en aan de aanvraag toegevoegd. De details voor deze handeling staan in het hoofdstuk 'Beschikking' onder het kopje 'Uitgestelde bijlagen toevoegen'. 86

91 Status volgen Status volgen Het is in Omgevingsloket online mogelijk om de status van een aanvraag te volgen. Een baliemedewerker kan de status volgen van alle aanvragen die hij heeft opgesteld of via de inlogpagina van het bevoegd gezag al zijn eigen en overige aanvragen in het overzicht zien. Ook als de baliemedewerker niet betrokken is bij een aanvraag, kan hij in de statusbalk zien wat de status is van een ingediende aanvraag. Eigen aanvragen bekijken De baliemedewerker kan alle aanvragen die hij heeft opgesteld terugvinden door in te loggen via de homepage voor particulieren en bedrijven. 1. Afhankelijk van of een baliemedewerker de eigen aanvragen voor particulieren of bedrijven wil inzien, kiest hij of hij op de homepage voor particulieren of bedrijven inlogt. 2. Log daarna in door op de link 'Ik wil inloggen, maar woon in het buitenland' of 'Ik wil inloggen als instelling of buitenlands bedrijf' te klikken. 3. Klik op 'Mijn overzicht'. Er verschijnt een overzicht van de aanvragen die de baliemedewerker met zijn eigen login-gegevens heeft ingediend. Het is mogelijk om het overzicht op verschillende manieren te tonen. Zo kan er gezocht worden op het aanvraagnummer. Ook kunnen onder 'Filteren' alleen de meldingen worden getoond met een bepaalde status. 87