LICHT OP COMMUNICATIE

Transcriptie

1 LICHT OP COMMUNICATIE DoeMee-onderzoek Communicatiebeleid en Burgerparticipatie REKENKAMERCOMMISSIE HEERENVEEN DECEMBER 2009

2 Colofon Rekenkamercommissie Heerenveen De rekenkamercommissie van Heerenveen bestaat uit twee raadsleden en drie externe leden en wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De taak van de rekenkamercommissie is het toetsen van het door de gemeente gevoerde bestuur op drie onderdelen: doeltreffendheid:zijn de beoogde effecten van het beleid ook daadwerkelijk behaald? doelmatigheid: is de voorbereiding en uitvoering van beleid efficiënt verlopen? rechtmatigheid: voldoet de uitvoering aan de wettelijke kaders en regelgeving? Hiertoe voert de rekenkamercommissie onderzoek uit. Het doel van deze onderzoeken is om inzicht te bieden in de prestaties van de gemeente als geheel en waar mogelijk het formuleren van aanbevelingen voor de toekomst. Personele samenstelling: Drs.P.L. Polhuis, voorzitter Drs. A.J.Meindertsma, extern lid Ir.Ing. H.Zonderland, extern lid Drs. S. Homminga, raadslid Heerenveen Ir. Ing. J. de Vries, raadslid Heerenveen J.H. de Jong, secretaris, extern De rekenkamercommissie vergadert veelal gelijktijdig met die van Lemsterland en Skarsterlân. Deze gemeenten hebben de volgende leden benoemd: H. de Jong, raadslid Lemsterland R. de Bruin, raadslid Skarsterlân Contact De secretaris werkt vanuit het gemeentehuis van de gemeente Lemsterland. Postbus AA Lemmer jane.dejong@lemsterland.nl

3 INHOUDSOPGAVE VOORWOORD ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIEBELEID EN BURGERPARTICIPATIE de centrale vraagstelling Normering Onderzoeksaanpak en leeswijzer HET BELEID VOOR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE Inleiding Communicatiebeleidsplan gemeente Heerenveen a. Interactief werken b. Inspraakverordening Unit communicatie Beoordeling COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE BIJ LICHTPROEF KATLIJK Inleiding Communicatiemiddelen en burgerbijeenkomsten Communicatie-uitingen Burgerparticipatie Beoordeling CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Conclusies beleid Conclusies project Aanbevelingen BESTUURLIJKE REACTIE...22

4 6 NAWOORD REKENKAMERCOMMISSIE...23 BIJLAGE 1 - ONDERZOEKSAANPAK...24 Fase 1: startbijeenkomst en inventarisatie beleid Fase 2: Casestudy Fase 3: rapportage Fase 4: overkoepelende notitie BIJLAGE 2 - GERAADPLEEGDE DOCUMENTEN...26 BIJLAGE 3 - GEÏNTERVIEWDE PERSONEN...26 BIJLAGE 4 - VRAGENLIJST TELEFONISCHE INTERVIEWS...27 BIJLAGE 5 - BELANGRIJKE DEFINITIES...28 Inleiding Meerdere niveaus van burgerparticipatie Burgerparticipatie heeft de afgelopen jaren een andere verschijningsvorm gekregen Als burgers participeren is communicatie van cruciaal belang BIJLAGE 6 - De DoeMee bode

5 VOORWOORD In de afgelopen decennia is het onderwerp communicatie snel gestegen op de agenda in het nationale en lokale openbaar bestuur. Was voorheen de inhoud van beleid vrijwel de enige bepalende factor om de kwaliteit van beleid te beoordelen, tegenwoordig is de wijze waarop dat beleid tot stand komt en wordt uitgevoerd minstens zo belangrijk. We noemen dat interactieve of communicatieve beleidsvoering. Waar het om gaat is dat met name mogelijkheden van burgers om in de ontwerp- en implementatiefase van het beleid een rol te spelen centraal staan. Vele vormen zijn daar voor bedacht en alle vormen hebben gemeen dat communicatie een kritische randvoorwaarde is. Op deze wijze is inhoud van beleid in onze tijd even belangrijk geworden als de communicatie over beleid. Interactieve beleidsvoering is een lastig onderwerp en heel vaak een gemakkelijk object van kritiek: òf er is te veel òf er is te weinig gecommuniceerd. De juiste middenweg is vaak moeilijk te vinden. Pasklare en standaard oplossingen blijken er niet te zijn en elke situatie vraagt weer een specifieke aanpak. En hoe goed het gemeentelijk communicatiebeleid ook is en hoe goed een concreet project ook is voorbereid met een communicatieplan, er is haast geen bestuurlijk proces te noemen waarin de menselijke factor zo bepalend is voor succes of falen. In het onderhavige onderzoek is het gemeentelijk communicatiebeleid tegen het licht gehouden en is gekeken naar de communicatie van de gemeente in een concreet project, namelijk de lichtproef in Katlijk. Twee bijzonderheden van dit onderzoek zijn vermeldenswaard. De Rekenkamercommissie heeft deelgenomen aan een zogenaamd Doe Mee-onderzoek van het onderzoeksbureau Jacques Necker. Dit had het grote voordeel dat de resultaten die in Heerenveen werden gevonden in een context van 13 andere gemeenten konden worden geplaatst. In de tweede plaats hebben ervaringen van burgers expliciet een plaats gekregen in het onderzoek. Daarmede heeft de Rekenkamer gevolg gegeven aan haar in de zelfevaluatie geuite voornemen om bij onderzoeken de aandacht meer te richten op onderwerpen en ervaringen buiten het raadhuis. Het onderzoek geeft aan dat op beleidsniveau en projectniveau nog wel enkele verbeteringen zijn aan te brengen. Gezien de algemene conclusie van ons onderzoek hoopt de Rekenkamercommissie dat onze hierop betrekking hebbende aanbevelingen door de Raad zullen worden overgenomen omdat interactieve beleidsvorming constant vraagt om kritische doordenking van praktijkervaringen. Zonder goede communicatie slaagt geen enkel beleid. Ondanks een kleine rimpeling in de interviewfase, is tijdens het onderzoek de samenwerking met de gemeentelijke vertegenwoordigers constructief geweest. De Rekenkamercommissie dankt voor de medewerking en voor de verkregen reacties op het conceptrapport. Ook het zogenaamde bestuurlijke horen verliep in een plezierige sfeer. Voorts is de Rekenkamercommissie uiteraard de bewoners erkentelijk voor hun medewerking aan de telefonische enquête. Drs. P.L. Polhuis R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 4

6 1 ONDERZOEK NAAR COMMUNICATIEBELEID EN BURGERPARTICIPATIE 1.1 De centrale vraagstelling De centrale onderzoeksvraag van dit onderzoek luidt: Wat doet de gemeente Heerenveen aan communicatie bij interactieve beleidsvormingsprocessen en wordt hiermee het beoogde doel bereikt? Deze centrale onderzoeksvraag hebben wij nader gespecificeerd in deelvragen. De deelvragen gaan achtereenvolgens in op het algemene communicatiebeleid van de gemeente, op de kaders voor burgerparticipatie en op de communicatie rond één specifiek project in de gemeente. Algemeen beleid 1. Heeft de gemeente een actueel communicatiebeleid geformuleerd waarin de algemene uitgangspunten van zijn communicatie zijn omschreven? Burgerparticipatie 2. Heeft de gemeente kaders gesteld ten aanzien van burgerparticipatie waarin specifiek aandacht is voor communicatie? 3. Zo ja, past dat specifieke kader binnen de kaders van het algemene communicatiebeleid? Projectcase beleid en plan 4. Is er voor het gekozen project een actueel communicatieplan vastgesteld? Projectcase in de praktijk 5. Wat is de boodschap die de gemeente communiceert? 6. Met de inzet van welke communicatiemiddelen heeft de gemeente met burgers gecommuniceerd? 7. Wat is de kwaliteit van de communicatiemiddelen die de gemeente heeft ingezet? 8. Worden met de ingezette communicatiemiddelen de beoogde doelen bereikt? a. Zijn de betrokken burgers geïnformeerd over de resultaten van het project? b. Hoe beoordelen betrokken burgers de communicatie met de gemeente? Resultaat 9. Op welke punten zijn op basis van de bevindingen verbeteringen mogelijk? R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 5

7 1.2 Normering De rekenkamercommissie heeft voor het onderzoek een normenkader opgesteld. De beoordeling van de bevindingen in hoofdstuk 2 en 3 is gebaseerd op de toepassing van dit normenkader. Het normenkader bestaat uit hoofd- en subnormen. Bij de beoordelingen in hoofdstuk 2 en 3 wordt aangegeven in welke mate voldaan is aan de hoofdnormen. De subnormen vormen hiervoor de input. Deze beoordelingen worden volgens deze legenda weergegeven: Score doelen Voldaan. Deels voldaan. Niet voldaan. De normen zijn onderverdeeld in normen voor beleid en normen voor het project dat in dit onderzoek als case dient. De normen zijn hieronder weergegeven. Hoofdnormen en subnormen m.b.t. beleid hoofdnormen Er is sprake van een actueel communicatiebeleid waarin de algemene beleidsuitgangspunten van communicatie zijn omschreven en vastgelegd als basis voor de uitvoering. Er is sprake van een actueel kader voor burgerparticipatie (participatieplan) waarin specifiek aandacht is voor de communicatie met burgers. subnormen Plannen zijn maximaal 4 jaar oud. Het beleid en doelen zijn eenduidig geformuleerd. Doelen zijn voorzien van meetbare indicatoren. Doelen zijn tijdgebonden. De plannen zijn onderling consistent. Hoofdnormen en subnormen m.b.t. het onderzochte project hoofdnormen Er is sprake van een heldere communicatieboodschap die duidelijk wordt gecommuniceerd. Er is sprake van een afgewogen en onderbouwde communicatiestrategie. De resultaten van de participatie zijn onderbouwd, herleidbaar afgewogen en teruggekoppeld aan de betrokkenen. subnormen project: beleid en plan De gemeente heeft een communicatieplan voor het project opgesteld. In het projectplan is aandacht voor het niveau van participatie (bijvoorbeeld adviseren of coproduceren 1 ) van de betrokken burgers en de rol van communicatie daarin. 1 Zie voor een volledig overzicht van de vormen van participatie bijlage 5. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 6

8 Voor de communicatieaanpak in het project zijn duidelijke doelen omschreven. De informatie is duidelijk over de rol van betrokken burgers in het participatieproces en de mogelijkheden voor invloed in het beleidstraject. Er is een herleidbare onderbouwde keuze gemaakt voor de inzet van communicatiemiddelen waarbij beschikbare middelen tegen elkaar zijn afgewogen en naar nieuwe middelen is gekeken. subnormen project: uitvoering De vooraf opgestelde communicatieaanpak voor het project is gedurende de uitvoering van het traject ook daadwerkelijk uitgevoerd. Er is bewust en planmatig gecommuniceerd met de betrokken burgers. De informatie is vanuit de optiek van de burger geformuleerd. De betrokken burgers wisten waar zij terecht kunnen met vragen, suggesties of opmerkingen. Betrokken burgers wisten wat hun mogelijkheden zijn in het participatieproces Betrokken burgers konden met vragen, suggesties of opmerkingen de juiste personen bereiken. De kwaliteit van de communicatie is door de betrokken burgers als voldoende ervaren. subnormen project: resultaten De doelgroep heeft kennis genomen van de boodschap Er bestaat overeenkomst tussen de gemeentelijke communicatie-intentie (de centrale boodschap) en de perceptie daarover van de burger. Er zijn duidelijk herkenbare inhoudelijke resultaten uit het participatieproces gekomen. De betrokken burgers zijn geïnformeerd over hoe en waarom inspraak is meegenomen in de besluitvorming van het project. De betrokken burgers vinden dat de door de gemeente gewekte verwachtingen ook zijn waargemaakt. 1.3 Onderzoeksaanpak en leeswijzer In het onderzoek is er een analyse gemaakt van het beleid. De bevindingen van de beleidsanalyse zijn weergegeven in hoofdstuk 2. In het onderzoek is het communicatiebeleid van de gemeente geanalyseerd op basis van de toepassing van communicatie in een case. De case in dit onderzoek was de Lichtproef buitengebied. De bevindingen van deze analyse zijn weergegeven in hoofdstuk 3. De conclusies en aanbevelingen die de rekenkamercommissie op basis van het onderzoek heeft opgesteld, zijn weergegeven in hoofdstuk 4. Hoofdstuk 5 bevat de bestuurlijke reactie. In hoofdstuk 6 geeft de rekenkamercommissie in een nawoord reactie op deze bestuurlijke reactie. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 7

9 In de bijlagen zijn respectievelijk de onderzoeksaanpak (bijlage 1), de geraadpleegde documenten (bijlage 2), de lijst met geïnterviewde personen (bijlage 3), een overzicht van de gestelde vragen aan burgers (bijlage 4) en de belangrijkste definities (bijlage 5) opgenomen. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 8

10 2 HET BELEID VOOR COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE 2.1 Inleiding In dit hoofdstuk zijn de belangrijkste uitgangspunten van het communicatiebeleid weergegeven. Voor de gemeente Heerenveen bestaat het beleidskader voor communicatie uit één communicatiebeleidsplan en de inspraakverordening. 2.2 Communicatiebeleidsplan gemeente Heerenveen De gemeenteraad van Heerenveen op 29 mei 2006 het communicatiebeleidsplan gemeente Heerenveen 2006 vastgesteld. Dit beleidsplan is het belangrijkste document dat richting geeft aan communicatie in de gemeente. Het bestaat uit een beleidsdeel en een uitvoeringsdeel. In het beleidsdeel worden de doelen van communicatie benoemd en zijn verschillende uitgangspunten per doel geformuleerd. Deze informatie is in de volgende tabel weergegeven: Doel Informatie geven Doelgroepen van communicatiebeleid moeten op de hoogte zijn van regels en besluiten. Informatie zoeken Bij het maken van plannen en beleid gaat de gemeente na op welke manier de burger hierover denkt. Sturen door communicatie In bepaalde gevallen wenst de gemeente kennis, houding en gedrag van de burger te veranderen middels communicatie. Uitgangspunten Ontvangersgericht maatwerk De gemeente zal uitgaan van de informatiebehoefte, het kennisniveau en de betrokkenheid van ontvangers bij communicatie. Toegankelijke informatie De informatie van de gemeente is beschikbaar en begrijpelijk. Beschikbaar wil zeggen dat bestuurders en ambtenaren communicatief vaardig zijn om burgers te informeren. Begrijpelijk houdt in dat informatie voor de burger in begrijpelijke taal wordt weergegeven. Dialoog met doelgroepen De gemeente ontwikkelt beleid in samenspraak met allerlei doelgroepen als burgers, plaatselijke belangen, verenigingen, belangengroepen en bedrijven. Eigen verantwoordelijkheid burgers De gemeente kan niet alles zelf doen en burgers hebben zelf een verantwoordelijkheid. De gemeente dient aan te geven dat burgers iets kunnen betekenen en dient ze te informeren op welke manier dat kan. Laten zien wat we doen De gemeente wil haar werkzaamheden tonen aan de burger en daarbij laten zien dat het glas halfvol is. Rituelen zijn belangrijk De gemeente wil door rituelen laten zien dat het een overheidslichaam is en geen bedrijf. Voorbelden hiervan zijn de burgemeester die een schaatskampioen huldigt of een wethouder die een vereniging een cadeau aanbiedt voor het 50-jarig bestaan. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 9

11 Het uitvoeringsdeel is verdeeld in acht verschillende thema s. Deze thema s zijn: - stroomlijnen van interne en externe communicatie; - imago en huisstijl; - zichtbaarheid van bestuur; - interactief werken; - digitalisering; - mediacontacten; - promotie (marketing); - crisis en rampencommunicatie. Per thema wordt ingegaan op uitgangspunten en ontwikkelingen en is een overzicht gegeven van de communicatiemiddelen die betrekking hebben op het thema. In een bijlage bij het communicatiebeleidsplan staan de actiepunten voor de acht verschillende thema s. Bij elk actiepunt is aangegeven welke afdeling en welke termijn gekoppeld zijn aan de uitvoering van het actiepunt. In 2007 is een voortgangsdocument verschenen waarin staat op welke manier de actiepunten zijn uitgevoerd door de ambtelijke organisatie. De analyse van het beleidsplan toont aan dat er geen duidelijke koppeling is tussen de uitgangspunten van het beleidsdeel en de actiepunten van het uitvoeringsdeel. Het is niet duidelijk hoe de actiepunten bij de diverse thema s zijn afgeleid van de uitgangspunten van het beleid. Wel wordt in het uitvoeringsdeel ingegaan op de inhoud en communicatiemiddelen van de thema s, maar deze informatie is niet duidelijk een afgeleide van de uitgangspunten van het beleidsdeel. 2.2.a. Interactief werken Onder het thema interactief werken is specifieke informatie over burgerparticipatie te vinden. Deze informatie gaat in op de uitgangspunten en ontwikkelingen ten aanzien van burgerparticipatie. Er wordt in plaats van burgerparticipatie gesproken over co-productie. Het begrip co-productie wordt als volgt gedefinieerd: Het maken van plannen en beleid in dialoog met burgers, maatschappelijke organisaties en bedrijven. 2 Bij de communicatiemiddelen komen de volgende interactieve werkvormen aan bod: - bewonersavonden - discussiebijeenkomsten - inloopsessies 2 Communicatiebeleidsplan gemeente Heerenveen 2006, p.10 R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 10

12 - peilingen - burgerraadplegingen Daarnaast is in het communicatiebeleidsplan opgenomen dat er een interactiefwerken-waaier zal worden ontwikkeld met tips en trucs voor burgers en bestuurders over interactief werken. Ondanks het voornemen hiertoe is deze waaier nog niet opgesteld. 2.2.b. Inspraakverordening De inspraakverordening van de gemeente Heerenveen is in het jaar 2005 opgesteld. Hierin staat inspraak als volgt omschreven: het betrekken van ingezetenen en belanghebbenden bij de voorbereiding van gemeentelijk beleid. 3 Uit de inspraakverordening blijkt dat er in beginsel in de zomervakantieperiode geen inspraakprocedures plaatsvinden. De inspraakverordening bevat informatie over een eindverslag dat ter afronding van de inspraak wordt gemaakt door het bestuursorgaan. Hierin staat in ieder geval: - een overzicht van de gevolgde inspraakprocedure; - een weergave van de zienswijzen die tijdens de inspraak mondeling of schriftelijk naar voren zijn gebracht; - een reactie op deze zienswijzen, waarbij met redenen omkleed wordt aangegeven op welke punten al dan niet tot aanpassing van het beleidsvoornemen wordt overgegaan; - het bestuursorgaan maakt het eindverslag op de gebruikelijke wijze openbaar Unit communicatie De unit communicatie valt onder de afdeling Beleid en Advies, welke onderdeel uitmaakt van de dienst Organisatie en Ondersteuning. De unit bestaat uit acht medewerkers. Het speerpunt voor de komende jaar is de interactieve planvorming. Binnen de gemeentelijke organisatie is het takenpakket van de unit niet eensluidend bekend, zo ervaart de unit. De unit wordt geconfronteerd met een breed scala aan verzoeken en werkzaamheden, dat resulteert in incidentele werkzaamheden. In de door ons gevoerde gesprekken is het belang van een cultuuromslag in de ambtelijke organisatie duidelijk aangegeven; benadrukt werd dat communicatie erkend moet worden als een belangrijke en volwaardige discipline van de 3 Inspraakverordening gemeente Heerenveen 2005, p. 1 4 Inspraakverordening gemeente Heerenveen 2005, p. 1 R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 11

13 gemeente; bij wijze van spreken zou elke medewerker zich hiervan bewust moeten zijn. 2.4 Beoordeling Op basis van de door ons geformuleerde hoofd- en subnormen komen wij tot de volgende beoordeling van het beleid communicatie en burgerparticipatie Norm Er is sprake van een actueel communicatiebeleid waarin de algemene beleidsuitgangspunten van communicatie zijn omschreven en vastgesteld als basis voor de uitvoering. Er is sprake van een actueel kader voor burgerparticipatie (participatieplan) waarin specifieke aandacht is voor de communicatie met burgers. Beoordeling Deels voldaan. De uitgangspunten van het communicatiebeleid zijn duidelijk weergegeven in het Communicatiebeleidsplan gemeente Heerenveen In het document wordt echter geen duidelijke koppeling gemaakt tussen de uitgangspunten van het beleidsdeel en de actiepunten van het uitvoeringsdeel. Deels Voldaan. Er zijn een aantal uitgangspunten ten aanzien van burgerparticipatie weergegeven bij het thema interactief werken in het communicatiebeleidsplan. De Inspraakverordening 2005 bevat een aantal begripsomschrijvingen en procedures omtrent inspraak. Deze uitgangspunten zijn echter niet concreet genoeg om als kader te dienen voor de uitvoering van burgerparticipatie trajecten De voorgenomen interactief-werkenwaaier die dit kader zou kunnen gaan vormen, is tot op heden nog niet opgesteld. Score doelen Voldaan. Deels voldaan. Niet voldaan. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 12

14 3 COMMUNICATIE EN BURGERPARTICIPATIE BIJ LICHTPROEF KATLIJK 3.1 Inleiding Om een beeld te krijgen van de communicatie van de gemeente en burgerparticipatie in de praktijk, is in dit onderzoek een participatietraject geanalyseerd. In dit onderzoek is het project Lichtproef Katlijk betrokken. Van dit project hebben de onderzoekers communicatie-uitingen van de gemeente bestudeerd. Tevens zijn er interviews afgenomen met medewerkers van de gemeente om de plannen van en het verloop van het project in beeld te brengen. Daarnaast zijn er telefonische interviews met tien inwoners 5 gehouden om te analyseren in welke mate inwoners betrokken zijn bij de lichtproef en hoe zij terugkijken op deze betrokkenheid. De verlichting in Katlijk diende vervangen te worden. Hiervoor is een plan voor een lichtproef opgesteld. Dit plan heeft de gemeente Heerenveen in oktober 2007 gepresenteerd. De reacties op dit plan waren dermate positief dat het college van burgemeester en wethouders heeft besloten ook een deel van het buitengebied in het plan op te nemen. Het project Lichtproef Katlijk heeft dus betrekking op zowel Katlijk als het buitengebied. Het nieuwe lichtconcept is ontstaan naar aanleiding van klachten, vragen en opmerkingen over de bestaande straatverlichting door inwoners van de gemeente Heerenveen. Deze vragen waren voor het wijkmanagement aanleiding om samen met plaatselijk belang Katlijk de behoeften opnieuw te definiëren. In Katlijk zijn lichtbakens voor voetgangers en fietsers geplaatst en voor het autoverkeer staan reflecterende bakens langs de weg. De lichtbakens zijn niet primair gericht op verlichting, maar vooral op geleiding van het verkeer. Tijdens het project is er een werkgroep van bewoners uit Katlijk gevormd. Het uiteindelijke resultaat van het project zijn de lichtbakens en straatarmaturen die in de lichtproef geplaatst zijn. 5 Uit de online telefoongids ( zijn willekeurig tien bewoners geselecteerd. Uiteindelijk is met tien inwoners een volledig telefonisch interview gehouden. Zie bijlage 4 voor de gebruikte vragenlijst voor de telefonische interviews met bewoners. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 13

15 3.2 Communicatiemiddelen en burgerbijeenkomsten Geen communicatieplan vooraf opgesteld Voorafgaand aan het project Lichtproef Katlijk is er geen specifiek projectplan of communicatieplan opgesteld. De geïnterviewden geven aan dat er geen specifieke richting, plan of beoogd eindresultaat ten aanzien van het project vooraf was vastgesteld. Gedurende het project kwam hierin verandering en werd het communicatieplan Lichtproef Katlijk opgesteld. Hierin zijn de belangrijkste speerpunten en uitvoeringsstappen ten aanzien van communicatie in het project weergegeven. Het communicatieplan geeft een overzicht van de communicatiemiddelen die in het project worden ingezet. In deze communicatieaanpak zijn geen duidelijke doelen omschreven voor het project. Communicatiemiddelen Bij de Lichtproef heeft de unit communicatie, in samenspraak met de projectleider, de volgende communicatiemiddelen ingezet: voorlichtingspagina, bewonersbrieven, thema-avonden, inspraak- c.q. bewonersavonden, een enquête, en nieuwsbrieven. In deze communicatie-uitingen gaat de gemeente niet specifiek in op de rol van de betrokken inwoners en de mogelijkheden tot invloed in het beleidstraject. Een voorbeeld is de bewonersbrief december, waarin bewoners worden uitgenodigd voor een bijeenkomst. Daarin wordt echter niet specifiek gemeld wat het doel van de bijeenkomst is en welke rol en mogelijkheden tot invloed de genodigden hebben. Uit de gehouden interviews blijkt dat de projectleider en de betrokken communicatieadviseur de communicatiemiddelen al naar gelang de situatie onderling hebben afgewogen en deze hebben ingezet wanneer hier in hun ogen behoefte aan was. Bijeenkomsten voor burgers Tijdens het project Lichtproef heeft de gemeente meerdere bewonersavonden georganiseerd. Begonnen is met een presentatie bij plaatselijke belangen over de opzet van de proef en er is nadrukkelijk gevraagd aan de zaal om toestemming te geven voor de proef. In alle gevallen waarin deze presentatie bij plaatselijke belangen is gegeven, werd die toestemming verleend. Na de plaatselijk belang vergaderingen zijn er de volgende algemene bewonersavonden geweest: 1. Nacht van de nacht, startbijeenkomst 2. Tussentijdse evaluatie Lichtproef 3. Eindevaluatie Lichtproef Het doel van deze bewonersavonden was om de gevoelens van de inwoners te vernemen aangaande het project en het in gesprek zijn over licht en de toepassing daarvan in de omgeving. Deze drie bijeenkomsten zijn als volgt verlopen: R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 14

16 - De eerste bijeenkomst had de naam Nacht van de nacht. Tijdens deze bijeenkomst ging de lichtproef officieel van start. De boodschap van de gemeente was dat de lichtproef doorgang zou vinden en dat de lichtproef na een jaar zou stoppen. Daarmee zou de oude situatie na een jaar weer hersteld worden. Inwoners hebben informatie over de lichtproef ontvangen en er was nauwelijks weerstand van inwoners. De officiële opening werd door de wethouder verricht door buiten een straatlantaarn uit te doen. Deze bijeenkomst heeft plaatsgevonden in oktober 2007; er waren ongeveer 100 inwoners aanwezig. - De tweede bijeenkomst heeft plaatsgevonden tijdens het verloop van de lichtproef. Het thema van de bijeenkomst was hoe vinden we een balans tussen comfort en veiligheid? De gemeente is met de aanwezigen de discussie aangegaan over dit thema. Tijdens deze bijeenkomst heeft een aantal inwoners bezwaar gemaakt tegen de Lichtproef; men voelde zich minder veilig omdat er minder licht was. De gemeente heeft getracht om de gevoelens van de inwoners zo goed mogelijk in beeld te brengen. Voorts was het van belang om inwoners zoveel mogelijk met elkaar in gesprek te brengen, zodat ze gezamenlijk hun gevoelens en mening kenbaar konden maken. Een kleine groep inwoners heeft zich negatief geuit over de lichtproef. Het merendeel van de inwoners heeft zich positiefkritisch opgesteld. Deze bijeenkomst vond plaats in januari 2008; er waren ongeveer 200 inwoners aanwezig. Vanuit de gemeente is aangegeven dat de aanpak tijdens de avond heeft geleid tot opheldering van het dilemma comfort-veiligheid, welke bepalend was voor de voortgang van de proef. - De derde bijeenkomst is te beschouwen als de eindevaluatie van de lichtproef met inwoners. De uitkomsten van de tweede bijeenkomst waren ondermeer aanleiding voor deze bijeenkomst. De gemeente had naar aanleiding van de resultaten van de door de gemeenten uitgevoerde enquête onder inwoners tien conclusies van de lichtproef opgesteld. Deze conclusies zijn besproken en de tien conclusies zijn samen met de inwoners vastgesteld. De gemeente wilde de inwoners bij deze laatste bijeenkomst vooral oplossingsgericht benaderen en heeft de indruk gekregen daarin te zijn geslaagd. Het resultaat was ondermeer dat er aan het einde van de avond een rustige en tevreden sfeer onder inwoners heerste. Deze bijeenkomst vond plaats in september 2008; er waren ongeveer 60 inwoners aanwezig. 3.3 Communicatie-uitingen Communicatieaanpak In de communicatieaanpak wordt per communicatiemiddel omschreven welke stappen in de uitvoering genomen gaan worden. De volgende uitvoerende acties zijn ondermeer in het Communicatieplan Lichtproject Katlijk omschreven: R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 15

17 - De website van de gemeente Heerenveen aanpassen met informatie over het project Lichtproef. - Bewonersbrieven verspreiden in oktober 2007 waarbij eerst de uitgebreide brief ter informatie wordt verstuurd en vervolgens de uitnodiging voor een bewonersavond naar bewoners wordt verzonden. - Artikel voor vakbladen en voor het einde van oktober 2007 aanleveren aan de vakbladen. 6 Bij deze communicatieaanpak is een concrete planning voor acties in oktober 2007 weergegeven. Uit de data van verstuurde uitnodigingen voor bewonersavonden en de bewonersbrieven, blijkt dat voldaan wordt aan de gestelde planning in de communicatieaanpak. Naast het feit dat de uitvoering overeenkomt met de planning uit de communicatieaanpak, blijkt dat de gemeente relatief veel en frequent documenten heeft verzonden naar betrokken burgers. De gemeente heeft bewust de betrokken burgers geïnformeerd over de voortgang en de meest recente ontwikkelingen van het project. Communicatieboodschap Tijdens de communicatie van de gemeente is er sprake van twee boodschappen. In de eerste plaats een boodschap die ingaat op wat er van de burger verwacht wordt. In de tweede plaats een terugkerende centrale boodschap die een bijdrage kan leveren aan de herkenbaarheid. De analyse van de onderzoekers levert op dat de gemeente de burger zowel wil informeren als laten participeren bij de lichtproef. In de bewonersbrieven wordt uitleg gegeven over de toepassing van de lichtproef en wordt informatie gegeven over de voortgang van de lichtproef. Daarnaast worden burgers ook uitgenodigd in de bewonersbrieven om bewonersavonden bij te wonen. Van een terugkerende centrale boodschap in de zin van een slogan is geen sprake in de nieuwsbrieven. Informatie vanuit burgerperspectief De informatie over de voortgang van het project is in de meeste documenten geformuleerd vanuit de optiek van de burger. Mogelijkheden burgerparticipatie In verschillende documenten wordt specifiek ingegaan op de mogelijkheden van de burger in het participatieproces. In deze documenten is vermeld dat betrokken burgers gezamenlijk als buurt kunnen aangeven in hoeverre zij vinden dat hun buurt wel of niet in aanmerking zou moeten komen voor de lichtproef. 6 Communicatieplan lichtproject Katlijk, p.1 R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 16

18 In de diverse communicatie-uitingen tijdens het project is er consequent aangegeven met welke contactpersonen er gecommuniceerd kon worden ten aanzien van vragen, suggesties of opmerkingen over het project; in de meeste gevallen werden contactgegevens van de projectleider of de communicatie adviseur vermeld. Deze werkwijze komt overeen met de uitgangspunten van het communicatiebeleidsplan. Uit de telefonische interviews blijkt dat een klein aantal inwoners die wij hebben gesproken in minstens één van de communicatie-uitingen van de gemeente had vernomen bij welke contactpersoon ze moesten zijn. De bewoners geven aan geen contact te hebben gezocht met de gemeente ten aanzien van de voortgang van het project. Alle respondenten vinden dat de informatie in de communicatieuitingen duidelijk en helder is omschreven. Ze geven aan tevreden te zijn over de kwaliteit van de communicatie door de gemeente in het project lichtproef. 3.4 Burgerparticipatie Perceptie burger van mogelijkheden burgerparticipatie Een groot deel van de inwoners (7 van de 10) was op de hoogte van het feit dat men bewonersavonden kon bezoeken waarbij men de mogelijkheid had om mee te praten en mee te denken over een lichtproef. Deze respondenten geven aan dat ze voorafgaand aan deze bewonersavonden zijn geïnformeerd over de mogelijkheid tot participatie. Het merendeel van de telefonische respondenten (8 van de 10) geeft aan dat ze communicatie-uitingen van de gemeente hebben ontvangen die betrekking hebben op het project lichtproef buitengebied. Deze respondenten konden afleiden welke communicatieboodschap de gemeente wilde overbrengen. De helft (5 van de 10) is van mening dat de gemeente de burger slechts wil informeren. Sommige respondenten (2 van de 10) zijn van mening dat de gemeente, naast informeren, de burger op actieve wijze wil betrekken bij het project en wil laten participeren. Uit de analyse van de communicatie-uitingen blijkt dat burgers worden geïnformeerd en worden uitgenodigd om te participeren in het project. De verwachting van een aantal respondenten (3 van de 10) was dat de burger vrijblijvend met de gemeente kon communiceren over een lichtproef. Deze respondenten geven aan dat ze tijdens een van de bewonersavonden voor het feit kwamen te staan dat de gemeente al een locatie voor de lichtproef had bedacht. Deze informatie was volgens deze groep respondenten niet gecommuniceerd door de gemeente. Resultaten uit het participatieproces Het participatieproces heeft voor de respondenten herkenbare resultaten opgeleverd. De werkgroep Katlijk is, in de beginfase van het project, gevraagd om na te denken over de toepassing van licht in de ruimtelijke omgeving en heeft een belangrijke rol gespeeld bij de beslissing dat, en in welke vorm, de lichtbakens en straatarmaturen gerealiseerd zouden worden. De realisatie van de lichtbakens en R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 17

19 de straatarmaturen zijn de resultaten van participatie, aangezien het concept en de vorm voor een groot deel is bepaald door de werkgroep Katlijk. De gemeente heeft na afloop van de lichtproef een enquête gehouden onder de bewoners van het buitengebied. De uitkomsten hiervan zijn opgenomen in het rapport Enquête lichtproef gemeente Heerenveen. De enquête bestond uit 115 items, waarbij verschillende stellingen over de lichtproef zijn opgenomen. Voorbeelden van deze stellingen zijn: Bij de aangepaste straatverlichting voel ik me veilig in het verkeer De lichtbakens zijn voor mij als fietser een hulpmiddel om de weg te zien Het is goed dat de gemeente Heerenveen nieuwe ontwikkelingen probeert dmv een lichtproef Uiteindelijk heeft 30% van de bewoners van het buitengebied gereageerd op de enquête. In deze enquête zijn ook vragen gesteld over communicatie in het project. Uit de resultaten kwam naar voren dat men tevreden was over de communicatie door de gemeente; maar liefst 77% van de bewoners is enthousiast over deze verlichting door straatarmaturen. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 18

20 3.5 Beoordeling Op basis van de door ons geformuleerde hoofd- en subnormen komen wij tot de volgende beoordeling van het project Lichtproef buitengebied. Norm Er is sprake van een heldere communicatieboodschap die duidelijk wordt gecommuniceerd. Er is sprake van een afgewogen en onderbouwde communicatiestrategie. De opbrengsten van de participatie zijn onderbouwd en herleidbaar afgewogen en teruggekoppeld aan de betrokken. Beoordeling Voldaan. In de communicatie uitingen is duidelijk weergegeven dat de gemeente de burger wil laten participeren in het project lichtproef. Deels voldaan. Er is een communicatieplan voor het project opgesteld dat ingaat op de uitvoeringsstappen in het project. In dit communicatieplan wordt echter geen afgewogen en onderbouwde strategie omschreven. 7 Voldaan. Alle opbrengsten van burgerparticipatie zijn vastgelegd en zijn onderbouwd en uitgebreid teruggekoppeld aan de betrokkenen. Score doelen Voldaan. Deels voldaan. Niet voldaan. 7 De verklaring die hiervoor door de organisatie wordt gegeven is dat doel en strategie van de Projectleider was `blijven communiceren`. Omdat het allemaal nieuw was en de uitkomst niet bekend, stond dit niet allemaal op papier. De rol van de projectleider is heel bepalend geweest om na hele negatieve reacties op het project daarop te anticiperen (te luyisteren) en aanpassingen door te voeren en zo het project om te buigen tot een positief resultaat. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 19

21 4 CONCLUSIES EN AANBEVELINGEN Op basis van het onderzoek komt de rekenkamercommissie tot de volgende conclusies: 4.1 Conclusies beleid Conclusie 1: Een algemeen communicatiebeleid is aanwezig, maar niet dusdanig geformuleerd dat de realisatie ervan getoetst kan worden. - er is geen duidelijke koppeling gemaakt tussen de uitgangspunten van het beleid en de actiepunten van de uitvoering. Hierdoor is het niet mogelijk om te bepalen in hoeverre het uitvoeren van de actiepunten leidt tot het wel of niet in de praktijk brengen van beleid. Conclusie 2: In het beleid is specifieke aandacht voor de burgerparticipatie in de gemeente. Deze is echter niet voldoende voor de praktische uitvoering daarvan en de toegezegde uitwerking hiervan is nog altijd niet opgesteld. - De gemeente heeft geen zelfstanding document voor burgerparticipatie opgesteld, maar ervoor gekozen de uitgangspunten hiervoor bij het thema interactieve ontwikkeling van het communicatiebeleidsplan weer te geven. De uitgangspunten vormen het enige dat is vastgelegd omtrent burgerparticipatie. Vanuit dit oogpunt stelt de rekenkamercommissie dat het niet als kader voor burgerparticipatie kan worden gezien dat als basis dient voor de uitvoering van dergelijke participatie in de praktijk. De interactief-werken-waaier kan deze beleidslacune ondervangen, maar is tot op heden nog niet gerealiseerd. Conclusie 3: Interactieve planvorming vormt focus voor toekomst unit communicatie. - De unit communicatie kent een breed scala aan taken en werkzaamheden. Daarbij vormt interactieve planvorming een belangrijk onderdeel. In de nabije toekomst zal de unit zich meer gaan richten op interactieve planvorming. 4.2 Conclusies project Conclusie 4: Strategie en plan van aanpak zijn pas na de start van de lichtproef opgesteld. - De gemeente heeft voorafgaand aan het project geen communicatiestrategie en plan van aanpak vastgelegd. Deze zijn in de R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 20

22 loop van het project wel opgesteld. Ondanks dat het in dit project geen nadelige effecten heeft gehad, is het risico hiervan dat doelgroepen en doel niet duidelijk zijn en het traject niet de opbrengsten genereert die de gemeente wenst. Conclusie 5: De gemeente heeft een heldere en burgergerichte boodschap gehanteerd in de communicatie-uitingen tijdens de lichtproef. - De gemeente heeft tijdens de lichtproef meerdere communicatie-uitingen ingezet. Deze uitingen zijn voor wat betreft de inhoud grotendeels vanuit het burgerperspectief geformuleerd en maken duidelijk dat de gemeente de burger wil informeren en laten participeren. Daarnaast maken de uitingen ook duidelijk wie verantwoordelijk is en hoe deze persoon te bereiken is. Conclusie 6: Project lichtproef is qua opbrengsten en het betrekken van burgers een geslaagd voorbeeld van burgerparticipatie - Het geheel overziend, stelt de rekenkamercommissie dat vanuit het oogpunt van burgerparticipatie het project goed is verlopen. De inbreng van burgers heeft invloed gehad op de uiteindelijke besluitvorming, zoals de realisatie van de lichtbakens en straatarmaturen. De betrokkenen zijn ook geïnformeerd over de wijze waarop hun inbreng is verwerkt in de besluitvorming. 4.3 Aanbevelingen Op basis van bovenstaande conclusies, draagt de rekenkamercommissie de volgende aanbevelingen aan: Aanbeveling 1: Concretiseer het algemeen communicatie beleid dusdanig dat realisatie ervan te toetsen is. Beleid dient als kader voor de uitvoering. Tussentijds en achteraf moet vastgesteld kunnen worden of de gemeente de doelen uit het beleid ook daadwerkelijk realiseert. Het huidige beleid biedt deze mogelijkheid niet. De rekenkamercommissie beveelt dan ook aan het huidige beleid zodanig te herformuleren dat de realisatie ervan toetsbaar is. Aanbeveling 2: Stel op korte termijn de interactief-werken-waaier op. De rekenkamercommissie beveelt aan voor eind 2009 de interactief-werkenwaaier op te stellen. Hiermee heeft de gemeente een algemeen kader voor de uitvoering van communicatie- en participatietrajecten. Aanbeveling 3: Leg strategie en aanpak vooraf vast om de kwaliteit van communicatie- en participatietrajecten te garanderen. Vooraf moet duidelijk zijn wie de gemeente met welke doel en welke middelen wil bereiken. De rekenkamercommissie beveelt dan ook aan een plan van aanpak als onderdeel van ieder communicatie- en participatietraject op te stellen. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 21

23 5 BESTUURLIJKE REACTIE Rekenkamercommissie Heerenveen J.H. de Jong Postbus AA LEMMER uw brief van:8 oktober datum: 2 december 2009 Onderwerp: Bestuurlijke reactie concept-rapport Licht op Communicatie. Geachte heer De Jong, Om te beginnen willen wij de Rekenkamercommissie dank zeggen voor het onderzoek. Wij hebben kennis genomen van het concept-rapport Licht op Communicatie. Wij vinden het een helder rapport met duidelijke conclusies en aanbevelingen. Met u zijn wij van mening dat beleid, en dus ook communicatiebeleid, toetsbaar moet zijn. In 2010 zal de unit communicatie in de uitvoering van het communicatiebeleid een ontwikkelingslag maken. Uw aanbeveling om het communicatiebeleid toetsbaar te maken zal hierin betrokken worden. Dit evenals uw aanbevelingen om de interactief-werken-waaier op te stellen en om voorafgaand aan een communicatie- en participatietraject een plan van aanpak op te stellen. Overigens doet het ons deugd dat u, ondanks de onvolkomenheden in de formulering van het communicatiebeleid, tijdens het Lichtproef-project in Katlijk in de gemeentelijke communicatie een heldere en burgergerichte boodschap heeft aangetroffen en dat u het project qua opbrengsten en het betrekken van burgers een geslaagd voorbeeld van burgerparticipatie vindt. Tot slot willen wij u nog verzoeken de volgende redactionele wijziging in het rapport aan te brengen: In voetnoot 7 van paragraaf 3.5 lijkt het in de laatste zin alsof de projectleider de burgers gemanipuleerd heeft. Niets is echter minder waar! Juist door goed te luisteren en in te spelen op de opmerkingen van de burgers is de projectleider er in geslaagd aanvankelijk negatieve reacties op het project om te buigen tot een positief resultaat. Wij verzoeken u dan ook deze zin als volgt aan te passen: R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 22

24 De rol van de projectleider is heel bepalend geweest om na hele negatieve reacties op het project daarop te anticiperen (te luisteren) en aanpassingen door te voeren en zo het project om te buigen tot een positief resultaat. Indien u nadere inlichtingen over deze brief wenst, kunt u bellen met René Wennekers, telefoon Hoogachtend, burgemeester en wethouders van Heerenveen. 6 NAWOORD REKENKAMERCOMMISSIE Wij zijn verheugd dat het college onze aanbevelingen onderschrijft en toezegt om deze in 2010 te verwerken in de uitvoering van het communicatiebeleid. De opmerking in voetnoot 7 over de projectleider is zeker niet bedoeld zoals het College suggereert. Omdat onze opmerking materieel overeenkomt met de zienswijze van het College hebben wij het tekstvoorstel van het College overgenomen. R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 23

25 BIJLAGE 1 - ONDERZOEKSAANPAK Fase 1: startbijeenkomst en inventarisatie beleid Het onderzoek begint met een startbijeenkomst met de opdrachtgever. Tijdens deze bijeenkomst maken we werkafspraken met de rekenkamer over het opvragen van dossiers en het plannen van interviews. Er worden afspraken gemaakt over de wijze van onderlinge communicatie tijdens de uitvoering van het onderzoek en tussentijdse terugkoppelingen van de onderzoeksresultaten. Ook lichten we het normenkader toe. Na de startbijeenkomst maken wij het normenkader definitief. Vervolgens inventariseren en beschrijven we in deze fase de kaders rond burgerparticipatie en communicatie. Dit doen we aan de hand van een dossierstudie en een gesprek met de griffier. Beleidsnota communicatie Verordening burgerparticipatie Gesprek met de griffier In deze fase vindt er ook een inventarisatie van geschikte projecten (als rekenkamer dit nog niet heeft aangedragen) plaats. In samenspraak met de rekenkamercommissie selecteren wij tijdens de startbijeenkomst op basis van de criteria één project. De besluitvorming rond het project moet zijn afgerond; Het project moet binnen het geldende beleidskader zijn uitgevoerd; Het project moet van maatschappelijk belang zijn. Het betreft een project waarin pogingen zijn gedaan om burgers actief te laten participeren. Bij het project moet een communicatiestrategie van de gemeente zijn gehanteerd. Resultaat fase 1: Beschrijving beleidskader Project geselecteerd voor casestudy Fase 2: Casestudy De tweede fase van het onderzoek bestaat uit een casestudy. Deze vormt het hart van het onderzoek. In deze fase houden wij een dubbelinterview met de ambtelijk betrokkene en de betrokken communicatieadviseur. In dit gesprek brengen wij in kaart of, en zo ja welk communicatiebeleid er geformuleerd is voor het geselecteerde project. We richten ons daarbij op het achterhalen van de R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 24

26 communicatiedoelen. Daarnaast maken wij een analyse van de media-uitingen en voorlichtingsmaterialen die zijn gebruikt. Een verslag in het huis-aan-huisblad, of een vooraankondiging in de krant kan een belangrijke gegevensbron zijn. Om de effecten van de communicatie in de praktijk te meten, interviewen we telefonisch tien burgers die goed bekend zijn op het beleidsterrein of zijn betrokken in een participatietraject. In deze interviews zal aan de respondenten gevraagd worden de specifieke communicatie door de gemeente (dus in het kader van het geselecteerde project) te waarderen. Op deze manier wordt onderzocht in hoeverre de gemeentelijke communicatie heeft bijgedragen aan het creëren van draagvlak en in hoeverre er door de gemeente is teruggekoppeld. Gemeentelijke bronnen Projectdossiers (communicatieplan, communicatie-uitingen, verslagen) Dubbelinterview met betrokken ambtenaar en communicatieadviseur Externe bronnen Analyse van beschikbare media-uitingen Tien telefonische interviews met burgers Resultaat fase 2: Inzicht in het specifieke beleidskader Toetsing / beschrijving van de werkwijze van de gemeente bij de betreffende casus Inzicht in de beoordeling van de communicatie van de gemeente door burgers Inzicht in de bijdrage van gemeentelijke communicatie aan het communicatiedoel Fase 3: rapportage Op basis van de onderzoeksbevindingen uit de eerdere fasen, stellen wij een rapportage op die we ambtelijk laten verifiëren (ambtelijk hoor en wederhoor) op een juiste weergave van de feiten. Daarnaast doen wij een voorzet voor conclusies en aanbevelingen. We kunnen de rekenkamer ook ondersteunen bij het bestuurlijk wederhoor en de verwerking daarvan. Dit hebben wij niet in deze planning opgenomen. Resultaat fase 3: Een concept nota van bevindingen Verwerking ambtelijke reactie Een voorzet tot conclusies en aanbevelingen Fase 4: overkoepelende notitie In de overkoepelende rapportage zullen we de bevindingen van uw gemeente vergelijken met de (geanonimiseerde) bevindingen bij andere deelnemende gemeenten. Hiermee plaatsen we de bevindingen van uw gemeente in een breder R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 25

27 perspectief. Zoals inmiddels traditie is geworden, presenteren we de uitkomsten op een gezamenlijke bijeenkomst voor alle deelnemers aan dit DoeMeeonderzoek. Resultaat fase 4: Inzicht in de overkoepelende bevindingen Presentatie van goede voorbeelden BIJLAGE 2 - GERAADPLEEGDE DOCUMENTEN De volgende documenten zijn tijdens het onderzoek geraadpleegd: - Communicatiebeleidsplan gemeente Heerenveen Actiepunten communicatiebeleidsplan, bijlage 1 - Voortgang actiepunten communicatiebeleidsplan (afkomstig uit 2007) - Inspraakverordening Bewonersbrief Lichtproef buitengebied, december Bewonersbrief Verlichting Katlijk def - Bewonersbrief Verlichtingsproef nieuw concept, 2 oktober Nieuwsbrief Evaluatie lichtproef - Nieuwsbrief Lichtproef, 22 november Persbericht Proef nieuw lichtconcept in Katlijk en omstreken - Persbericht Hoofdpunten uitkomsten enquête lichtproef buitengebied gemeente Heerenveen, 30 mei Artikel Lichtconcept gemeente Heerenveen - Communicatieplan lichtproject Katlijk - Lijst bijeenkomsten met bewoners in het proefgebied van de lichtproef - Insteek van de bewonersavond lichtproef, 29 januari Artikel Katlijk, misschien wel het best verlichte dorp van Nederland - Persbericht Lichtproef buitengebied Heerenveen succesvol in bebouwde kom Katlijk - Enquête lichtproef, 15 februari 2008 BIJLAGE 3 - GEÏNTERVIEWDE PERSONEN De volgende personen zijn geïnterviewd tijdens het onderzoek: - de heer Becker, communicatieadviseur gemeente Heerenveen - de heer Jense, projectleider lichtproef buitengebied R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 26

28 - de heer van Leeuwestijn, griffier gemeente Heerenveen BIJLAGE 4 - VRAGENLIJST TELEFONISCHE INTERVIEWS De volgende vragen zijn gesteld aan burgers die telefonisch zijn geïnterviewd over communicatiebeleid en burgerparticipatie in de gemeente Heerenveen: 1. Bent u geïnformeerd over het project door de gemeente? 1a. Zo ja, hoe vaak bent u geïnformeerd over het project door de gemeente? 1b. Door welke communicatiemiddelen bent u geïnformeerd over het project door de gemeente? 2. Wat was volgens u de boodschap van de gemeente aan de burger bij het project? 3. Wist u welke mogelijkheden u had in het participatieproces bij het project? 4. Bent u geïnformeerd over hoe en waarom inspraak is meegenomen bij dit project? 5. Wist u bij wie u moest zijn voor vragen, suggesties of opmerkingen over het project op te vragen? 6. Heeft u zelf contact gezocht met de gemeente over het project? 6a. Zo ja, heeft u de juiste personen kunnen bereiken? 7. Vindt u als burger dat de gemeente de verwachtingen ten aanzien van het project heeft waargemaakt? Waarom wel of niet? 8. Hoe beoordeelt u de kwaliteit van de communicatie door de gemeente bij dit project? R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 27

29 BIJLAGE 5 - BELANGRIJKE DEFINITIES Inleiding In dit onderzoek hanteren wij de volgende definitie van communicatie: Het informatieverkeer tussen gemeente en burgers over voorgenomen beleids- en besluitvormingsprocessen. Een ander belangrijk begrip in dit onderzoek is de effectiviteit. In relatie met communicatie verstaan wij hier het volgende onder: Het communicatieproces realiseert de doelen die het op basis van het communicatieplan of het specifiek beleidskader moest realiseren (bijv. tot een gedeelde visie komen, creëren van draagvlak, komen tot een gezamenlijk besluit). Meerdere niveaus van burgerparticipatie De overheid wordt democratisch aangestuurd. De belangen, verwachtingen en wensen van burgers zouden centraal moeten staan. Toch klinkt er in de afgelopen jaren de kritiek dat de afstand tussen burgers en de democratisch verkozen volksvertegenwoordigers, (te) groot is geworden. Participatieladder Informeren Raadplegen Adviseren Coproduceren Meebeslissen Zelfbeheer Laag niveau van participatie Hoog niveau van participatie Spanning in interactie, Instituut voor Publiek en Politiek, december 1998 Een manier om de kloof tussen burgers en beleidsmakers te verkleinen, is burgers te laten participeren in het beleids- en besluitvormingsproces. Door burgers te betrekken bij dit proces, wordt de effectiviteit verbeterd en het draagvlak van het besluit vergroot. Niet in ieder traject heeft de burger evenveel invloed op het te ontwikkelen beleid. De mate van invloed van varieert van informeren (weinig invloed) tot zelfbeheer (zeer veel invloed). Veel organisaties hebben daarom een participatieladder ontwikkeld waarmee het participatieniveau kan worden bepaald (oorspronkelijk ontwerp is van Arnstein, 1969). Burgerparticipatie heeft de afgelopen jaren een andere verschijningsvorm gekregen De verschillende manieren waarop burgers de afgelopen decennia participeren zijn door Van der Heijden e.a. (Help! Een burgerinitiatief) gecategoriseerd in drie generaties burgerparticipatie. Bij de eerste generatie was vooral de overheid zelf R e k e n k a m e r c o m m i s s i e H e e r e n v e e n 28