INTRODUCTIE MICROSOFT EXCEL OLVI BOOM. Veerle Cools

Transcriptie

1 INTRODUCTIE MICROSOFT EXCEL OLVI BOOM Veerle Cools

2 INHOUD 1 HET VENSTER VAN EXCEL, 1 2 EEN WERKMAP OPENEN, Een nieuwe map openen, Een bestaande werkmap openen, Schakelen tussen geopende werkmappen, 2 3 EEN WERKMAP SLUITEN, 3 4 EEN WERKMAP OPSLAAN, Een document voor de eerste maal opslaan, Een document opnieuw opslaan, Een document opslaan bij het sluiten, 4 5 NAVIGEREN IN EEN WERKMAP, 4 6 VOOR- EN ACHTERGROND VAN EEN WERKBLAD, 5 7 TITELS BLOKKEREN, Titels blokkeren, Blokkering weer opheffen, 5 8 ZOEKEN IN EEN REKENBLAD, 6 9 CELLEN SELECTEREN, 6 10 GEGEVENS EN FORMULES INVOEREN, Soorten gegevens, De opbouw van een formule, Formules invoeren, 8 11 GEGEVENS WIJZIGEN, Celinhouden overschrijven, Editeren, KOLOMBREEDTE WIJZIGEN, Eén kolom verbreden, Meer kolommen verbreden, Kolombreedte aanpassen aan de celinhouden, RIJHOOGTE WIJZIGEN, GEGEVENS INVOEGEN, Kolom invoegen, Rij invoegen, Cel invoegen, Werkblad invoegen, 12

3 15 VERWIJDEREN, Een rij of kolom verwijderen, Een celbereik verwijderen, Een werkblad verwijderen, WISSEN, VERPLAATSEN, Een cel of celbereik verplaatsen, Een werkblad verplaatsen, KOPIEREN, Een cel of celbereik kopiëren, Een werkblad kopiëren, REEKSEN DOORVOEREN, ONGEDAAN MAKEN, SORTEREN, CELLEN OPMAKEN, Automatische opmaak, Opmaakprofielen, Cellen zelf opmaken, CELLEN BEVEILIGEN, NAMEN GEVEN, Een naam toekennen aan een werkmap, Een naam toekennen aan een werkblad, Een naam toekennen aan een celbereik, GRAFIEKEN TEKENEN, Een grafiek maken, Een grafiek bewerken, AFDRUKKEN, Pagina-instellingen, Afdrukinstellingen, EEN EXCEL WERKBLAD IN EEN WORD-DOCUMENT PLAATSEN, Een tabel knippen en plakken, Een tabel invoeren als object, 23

4 1 HET VENSTER VAN EXCEL 1= titelbalk 5= schuifbalken 2= menu 6= statusbalk 3= werkbalken (standaard en opmaak) 7= navigatieknoppen 4= formulebalk (met naamvak en invoerregel) 8= werkvenster In Microsoft Excel werk je met mappen. Elke werkmap bestaat uit een aantal werkbladen. De namen van de werkbladen vind je onderaan terug op ruitertjes of tabs. In de titelbalk zie je dat een onbenoemde werkmap de naam mapx (x is een cijfer) krijgt. Onbenoemde werkbladen heten blad1, blad2,. Actieve cel Rij Het blad is ingedeeld in verticale kolommen, benoemd met letters, en horizontale rijen, benoemd met cijfers. Een vakje op de kruising van een kolom en een rij noemen we een cel. De naam van een cel bestaat uit de kolomletter gevolgd door het rijnummer: het celadres of de celverwijzing. Eén cel is omkaderd. Deze cel is de actieve cel. De kader noemen we de celwijzer. Kolom 1

5 2 EEN WERKMAP OPENEN 2.1 Een nieuwe map openen Na het opstarten van Excel verschijnt een lege map op het scherm die je uiteraard onmiddellijk kan gebruiken. Als er reeds een map in gebruik is, vraag je een nieuwe lege map op. Bestand - Nieuw... - klik op OK Werkbalk: 2.2 Een bestaande werkmap openen Een werkmap openen betekent dat je de werkmap kopieert van een opslagmedium naar het geheugen van de computer. Bestand - Openen... - vul het dialoogvenster in Werkbalk: Dialoogvenster Klik bij "Zoeken in" op het pijltje en selecteer station of map met het gewenste Excel-bestand Als het bestand niet in het venster staat is het mogelijk dat je nog onderliggende mappen moet openen: dubbelklik op de map of klik op de map en klik vervolgens op de knop "Openen" Selecteer in het venster het gewenste bestand door erop te klikken en klik vervolgens op de knop "Openen" of dubbelklik op het bestand. Opmerking: in het vak "Bestandstype", onderaan in het dialoogvenster, moet "Alle bestanden" of "Microsoft Excel-bestanden" geselecteerd zijn. De extensie van namen van Excel-bestanden is altijd.xls. 2.3 Schakelen tussen geopende werkmappen Als meer dan één bestand geopend is, kan je snel van de ene naar de map overschakelen. Venster - klik op de naam van de gewenste werkmap 2

6 3 EEN WERKMAP SLUITEN Bij het sluiten van een werkmap, wordt het bestand gewist uit het werkgeheugen. Menubalk of of Bestand - Sluiten klik op de sluitknop (X) van de map klik op het symbool van de toepassing (links in de menubalk) en kies in het systeemmenu Sluiten. symbool van Excel 4 EEN WERKMAP OPSLAAN Een werkmap opslaan betekent dat je de werkmap kopieert van het geheugen van de computer naar een opslagmedium. 4.1 Een document voor de eerste maal opslaan Bestand - Opslaan... Werkbalk: Dialoogvenster Klik bij "Opslaan in" op het pijltje en selecteer station of map waarin het Excel-bestand moet bewaard worden. Als de gewenste map niet zichtbaar is, is het mogelijk dat je nog onderliggende mappen moet openen: dubbelklik op de map tot de gewenste map naast "Opslaan in" staat. Typ naast "Bestandsnaam", onderaan op het scherm, de naam van de map. De extensie.xls moet je zelf niet typen. Excel voegt deze naamsuitbreiding automatisch toe. Opmerking: in het vak "Bestand opslaan als" kies je het formaat waaronder de werkmap moet opgeslagen worden (meestal:microsoft Excel werkmap). 4.2 Een document opnieuw opslaan Onder dezelfde naam (tussentijds opslaan) In dit geval wordt het document op de schijf overschreven. Bestand - Opslaan Werkbalk: 3

7 4.2.2 Op een andere plaats en/of onder een andere naam In dit geval wordt het oorspronkelijke bestand op de schijf niet overschreven. Bestand - Opslaan... Wijzig de gegevens in het dialoogvenster 4.3 Een document opslaan bij het sluiten Als je een document sluit dat nog niet bewaard werd of waaraan je nog iets gewijzigd hebt, dan krijg je een waarschuwing! Oorspronkelijk bestand wordt overschreven Wijzigingen worden niet opgeslagen Terug naar de actieve werkmap 5 NAVIGEREN IN EEN WERKMAP Onder navigeren verstaan we het verplaatsen van de celwijzer in de werkmap. 5.1 Navigeren met de muis Verplaats de celwijzer Naar een ander werkblad Werkwijze klik op de tab van het gewenste werkblad breng indien nodig de tab in beeld met behulp van de navigatieknoppen Naar een andere cel Naar een cel waarvan je het adres kent klik op de gewenste cel breng indien nodig de cel in beeld met behulp van de schuifbalken klik in het naamvak van de formulebalk en typ het adres 4

8 5.2 Navigeren met sneltoetsen Verplaats de celwijzer 1 cel verder in de aangewezen richting 1 scherm naar beneden 1 scherm naar boven 1 scherm naar rechts 1 scherm naar links naar eerste cel met een gegeven in de richting van de pijl naar eerste cel van het werkblad naar laatste cel van het werkblad naar het begin van een rij naar een cel waarvan het adres gekend is Methode pijltjestoetsen Page Down Page Up Alt + Page Down Alt + Page Up End, gevolgd door een pijltjestoets Ctrl + Home Ctrl + End Home F5, typ in het dialoogvenster naast "Verwijzing" het adres van de cel 6 VOOR- EN ACHTERGROND VAN EEN WERKBLAD De gegevens die je ziet in het werkblad, noemen we de voorgrond. In de formulebalk zie je de eigenlijke inhoud van de actieve cel of achtergrond. Je kan de volledige achtergrond van een werkblad zichtbaar maken: Extra - Opties... - Tabblad Weergave - activeer bij de vensteropties "Formules" 7 TITELS BLOKKEREN 7.1 Titels blokkeren Wanneer je navigeert in een groot werkblad, verdwijnen de titels van het scherm. Je ziet niet meer wat de celinhouden betekenen! Met titelblokkering blijven de gewenste titels op het scherm staan! Zet de celwijzer in de cel onder de rij en rechts van de kolom die zichtbaar moet blijven op het scherm Venster - Titels blokkeren 7.2 Blokkering weer opheffen Venster - Titelblokkering opheffen 5

9 8 ZOEKEN IN EEN REKENBLAD Om een gegeven snel terug te vinden in grote werkbladen, kan je Excel automatisch laten zoeken. Bewerken - Zoeken... - vul het dialoogvenster in - Klik op Volgende zoeken. (Als het zoekresultaat verborgen is achter het dialoogvenster kan je dit verslepen met de muis.) Werkbalk: 9 CELLEN SELECTEREN Vooraleer je een bewerking kan toepassen op cellen, moet je ze eerst selecteren! We bespreken hier alleen de selectiemogelijkheden met de muis. Geselecteerde cellen worden in zwart weergegeven, tenminste als de celwijzer er niet meer opstaat! Selectie van één cel een celreeks niet aaneensluitende cellen een volledige rij of kolom gans het werkblad aaneensluitende werkbladen niet aaneensluitende werkbladen de selectie annuleren Werkwijze klik op de cel klik op de eerste cel en sleep de celwijzer naar de laatste cel of klik op de eerste cel, hou de Shift-toets ingedrukt en klik op de laatste cel klik op de eerste cel, hou de Ctrl-toets ingedrukt en klik op de volgende cel, tot alle cellen geselecteerd zijn klik op de rij- of kolomhoofding klik op de knop in de linkerbovenhoek van het werkblad klik op de tab van het eerste werkblad, hou Shift ingedrukt en klik op de tab van het laatste werkblad klik op de tab van een werkblad, hou Ctrl ingedrukt en klik op de tab van een volgend werkblad klik buiten de selectie 10 GEGEVENS EN FORMULES INVOEREN Selecteer de cel, typ het gegeven en sluit de invoer af met: de entertoets (als de celwijzer naar de cel eronder moet) een pijltjestoets (als de celwijzer naar de cel in de richting van de pijl moet) de invoerknop (als de celwijzer in de cel moet blijven staan) De invoerknop staat in de formulebalk van zodra je een gegeven intypt: 6

10 10.1 Soorten gegevens Excel onderscheidt globaal twee gegevenstypes: Alfanumerieke gegevens (gegevens waarmee je niet rekent) Tekst Numerieke gegevens (gegevens waarmee je rekent) Datum Getal Formule Standaard links uitgelijnd in de cel Standaard rechts uitgelijnd in de cel Factuur Opmerkingen Als je een getal, datum of formule om de één of andere reden als een alfanumeriek gegeven wil invoeren, dan typ je er een apostrof (') voor. Numerieke gegevens voer je best in zonder teksttekens. Toegestane teksttekens zijn vastgelegd in de systeeminstellingen van Windows 95: Start Instellingen Configuratiescherm landinstellingen Bijvoorbeeld: het getal mag ingevoerd worden met de spaties op voorwaarde dat de spatie ingevoerd werd als cijfergroeperingssymbool in het tabblad Getallen in de landinstellingen De opbouw van een formule Een formule begint altijd met het gelijkheidsteken en kan de volgende elementen bevatten: 1) operatoren + optellen - aftrekken * vermenigvuldigen / delen ^ tot de macht verheffen ( ) toepassing van de voorrangsregels 2) constanten In een formule kan je vaste getalwaarden opnemen. 3) celverwijzingen Een celadres verwijst naar de waarde die in die cel staat. Excel rekent met deze waarde! Een bereik of celreeks wordt aangeduid met het adres van de eerste cel, gevolgd door een dubbelpunt en het adres van de laatste cel. Excel rekent met alle waarden die in de reeks voorkomen. 7

11 Bijvoorbeeld: Reeks 1 noteer je als B2:D3 Reeks 2 noteer je als G3:G7 Reeks 3 noteer je als A7:E7 Met het puntkommateken scheiden we cellen en celreeksen van elkaar: B2:D3; G3:G7; A7:E7 A B C D E F G ) functies Met de ingebouwde werkbladfuncties van Excel kan je standaard berekeningen uitvoeren. De waarden waarop deze bewerkingen uitgevoerd worden, noemt men de argumenten. De argumenten staan tussen ronde haken. Typ nooit spaties in een formule! overzicht van enkele veel gebruikte functies FUNCTIE BETEKENIS SOM (CELBEREIK) berekent de som van de waarden in het opgegeven celbereik GEMIDDELDE(CELBEREIK) berekent het gemiddelde van de waarden in het opgegeven celbereik AANTAL(CELBEREIK) telt het aantal getallen in het opgegeven celbereik AANTALARG(CELBEREIK) telt het aantal niet lege cellen in het opgegeven celbereik AANTAL.LEGE.CELLEN(CELBEREIK) telt het aantal lege cellen in het opgegeven celbereik MAX(CELBEREIK) bepaalt de grootste waarde van het opgegeven celbereik MIN(CELBEREIK) bepaalt de kleinste waarde van het opgegeven celbereik AFRONDEN(GETAL;AANTAL DECIMALEN) rond het opgegeven getal af tot op het opgegeven aantal decimalen Formules invoeren Je kan een formule natuurlijk gewoon intypen. Na invoer verschijnt het resultaat onmiddellijk in de cel. Excel biedt echter hulpmiddelen voor de invoer van formules! Autosom Om de som van een reeks aaneensluitende cellen te berekenen, selecteer je de cel waar de formule moet komen en je klikt vervolgens op de knop Autosom. Excel voert zelf de formule in en markeert het celbereik met een stippellijn. Als het bereik goed is kan je meteen op de entertoets drukken, zoniet sleep je zelf met de muisaanwijzer over de celreeks waarvan je de inhoud wil optellen. 8

12 Formules invoeren met het formulepallet Klik op het gelijkheidsteken in de formulebalk. Onderstaand venster verschijnt op het scherm: Klik op het pijltje functies " om de lijst met functies te zien en selecteer de gewenste functie of klik op "Meer Opmerking: Met knop "Functie plakken" kan je dit venster onmiddellijk oproepen. Hier vind je de betekenis van de geselecteerde functie! Met de helpknop kan je meer informatie opvragen. Kies de gewenste functie en klik op OK. Excel voert de functie in en stelt zelf een bereik voor. Je kan dit bereik aanpassen indien nodig: voer het juiste bereik in met het klavier of sleep het venster opzij en selecteer met de muis de cellen waarop de functie moet toegepast worden. Klik daarna op OK. 9

13 Relatieve en absolute celverwijzingen Bij het kopiëren of doorvoeren van formules veranderen de celverwijzingen automatisch. De celverwijzingen zijn dus relatief. Bijvoorbeeld: Als je de formule in cel A3 kopieert naar A4 (1 rij verder) wordt bij elk rij-adres één rij bijgeteld. Als je de formule in cel A3 kopieert naar C3 (2 kolommen verder) worden bij elk kolomadres twee kolommen bijgeteld. Als je de formule in cel A3 kopieert naar C4, veranderen zowel de rij- alk kolomadressen. A B C D =A1+B3 80 =C1+D =A2+B4 =C2+D4 Als de automatische verandering van celverwijzingen niet gewenst is bij kopiëren of doorvoeren van formules, maak je de celverwijzingen absoluut door een dollarteken te typen voor de kolom- en/of rijverwijzing. $A$1 de celverwijzing is absoluut Zowel de kolom- als de rijverwijzing zullen onveranderd blijven bij het kopiëren of doorvoeren van de formule. $A1 de celverwijzing is gemengd: een absolute kolom- relatieve rijverwijzing Alleen de rijverwijzing verandert. A$1 de celverwijzing is gemengd: een relatieve kolom- en absolute rijverwijzing Alleen de kolomverwijzing verandert. Bijvoorbeeld: Als je de formule van cel A3 kopieert naar cel B3, blijven de adressen waar een dollarteken voor staat ongewijzigd. Het relatieve rij-adres verandert hier niet omdat de kopie in dezelfde rij staat. Als je de formule van cel C3 kopieert naar cel C4, blijven de adressen waar een dollarteken voor staat ongewijzigd. Het relatieve kolomadres verandert hier niet omdat de kopie in dezelfde kolom staat. A B C D =$A$1+B1 ==$A$1+C1 =$A1+C$1 4 =$A2+C$1 10

14 11 GEGEVENS WIJZIGEN 11.1 Celinhouden overschrijven Als de inhoud van een cel volledig verkeerd is, overschrijf je de cel met het juiste gegeven. Selecteer de cel, typ het gegeven opnieuw in en druk op de entertoets Editeren Als de inhoud van een cel gedeeltelijk verkeerd is, verbeter of editeer je de inhoud. Er zijn verschillende mogelijkheden om de cel in editeermodus te brengen: dubbelklik op de cel, verbeter de inhoud en druk op de entertoets selecteer de cel, druk op toets F2, verbeter de inhoud en druk op de entertoets selecteer de cel, klik in de formulebalk, verbeter de inhoud en druk op de entertoets 12 KOLOMBREEDTE WIJZIGEN Celinhouden zijn niet volledig zichtbaar in het werkvenster als het gegeven te breed is en in de aangrenzende cellen ook gegevens werden ingevoerd. Als numerieke gegevens niet volledig in een cel passen, komen speciale tekens voor in de cel (#) of worden getallen weergegeven in hun wetenschappelijke notatie. In al deze gevallen kan het verbreden van de kolom een oplossing bieden Eén kolom verbreden Om kolom A te verbreden Muis: wijs met de muiscursor de scheiding tussen de kolomkoppen aan tot de cursor verandert in een dubbele pijl, sleep de scheiding naar rechts tot de kolom breed genoeg is klik op een cel in de kolom, kies Opmaak - Kolom - Breedte..., vul de breedte in en klik op OK Snelmenu: klik met de rechtermuisknop op de kolomkop, kies Kolombreedte..., typ de gewenste breedte in en klik op OK 12.2 Meer kolommen verbreden Selecteer de kolommen, verander de breedte zoals je dat doet voor 1 kolom (12.1) 11

15 12.3. Kolombreedte aanpassen aan de celinhouden Muis: Menu: dubbelklik je op de rechterrand van de kolomkop klik op een cel in de kolom, kies Opmaak - Kolom - Breedte..., kies AutoAanpassen aan selectie om de kolom precies zo breed te maken als het breedste gegeven dat erin voorkomt. 13 RIJHOOGTE WIJZIGEN Rij 1 verhogen De hoogte van een rij pas je aan cfr. de breedte van een kolom (12). In de menu's kies je nu uiteraard Opmaak - Rij - Hoogte GEGEVENS INVOEGEN Bij het invoegen van gegevens schuiven de andere cellen op. Als de nieuwe gegevens ingevoegd worden binnen het celbereik dat vermeld is in de formules, worden de formules automatisch aangepast! Een voorbeeld: A B C D E F =som(a1:c1) Als je een kolom invoegt tussen A en C (het celbereik in de formule), dan verandert de formule automatisch in =som(a1:d1). Voeg je de kolom in tussen C en D, dan verandert de formule niet! 14.1 Kolom invoegen Klik met de rechtermuisknop op de kolomkop die zich rechts van de nieuwe kolom bevindt en kies Invoegen in het snelmenu Rij invoegen Klik met de rechtermuisknop op de rijkop waarboven de nieuwe rij moet komen en kies Invoegen in het snelmenu Cel invoegen Klik rechts op de cel en duid aan in het dialoogvenster in welke richting de aangrenzende cellen moeten opschuiven Werkblad invoegen Klik met de rechtermuisknop op de tab rechts van de plaats waar het nieuwe blad moet komen en kies Invoegen... Werkblad. 12

16 15 VERWIJDEREN Bij het verwijderen van kolommen of rijen schuiven de andere cellen op, formules worden automatisch aangepast Een rij of kolom verwijderen Snelmenu: selecteer de rij of kolom, kies Bewerken - Verwijderen selecteer de rij of kolom met de rechtermuisknop en kies Verwijderen 15.2 Een celbereik verwijderen selecteer de cellen, kies Bewerken - Verwijderen..., vul het dialoogvenster in en klik op OK Snelmenu: selecteer de cellen, klik met de rechtermuisknop in de selectie, kies Verwijderen..., vul het dialoogvenster in en klik op OK 15.3 Een werkblad verwijderen selecteer het werkblad, kies Bewerken - Blad verwijderen Snelmenu: selecteer het werkblad met de rechtermuisknop, kies Verwijderen 16 WISSEN Wissen betekent dat je de cellen leegmaakt. selecteer de cellen, kies Bewerken - Wissen Alles, om de cel leeg te maken (met Wissen - Opmaak wis je alleen de opmaakkenmerken van de cel, het gegeven blijft staan, met Wissen - Celinhoud wis je het gegeven, de opmaakkenmerken blijven behouden) Snelmenu: selecteer de cellen, klik met de rechtermuisknop in de selectie en kies Celinhoud wissen (alleen de gegevens worden gewist, de opmaakkenmerken blijven behouden) Toetsen: selecteer de cellen en druk op delete (alleen de gegevens worden gewist, de opmaakkenmerken blijven behouden) 13

17 17 VERPLAATSEN De cellen met gegevens die we willen verplaatsen noemen we de broncellen, de cellen waarin we de gegevens willen plaatsen noemen we de doelcellen. Als de doelcellen niet leeg zijn, geeft Excel een waarschuwing Een cel of celbereik verplaatsen Muis: wijs de rand van de geselecteerde cel (len) aan tot de muiscursor in een pijl verandert en sleep de selectie naar de gewenste plaats selecteer de broncel(len), kies Bewerken - Knippen selecteer de doelcel(len), kies Bewerken - Plakken Snelmenu: selecteer de broncel(len), klik in de selectie met de rechtermuisknop, kies Bewerken - Knippen, selecteer de doelcel(len), klik in de selectie met de rechtermuisknop, kies Bewerken - Plakken Werkbalk: selecteer de broncel(len), klik op, selecteer de doelcel(len), klik op 17.2 Een werkblad verplaatsen Muis: klik op de tab van het werkblad en houdt de linkermuisknop ingedrukt tot de muiscursor in een blad verandert, sleep het blad naar de gewenste plaats klik op de tab van het werkblad, kies Bewerken - Verplaatsen, vul het dialoogvenster in en klik op OK Snelmenu: klik met de rechtermuisknop op de tab van het werkblad, kies Bewerken - Verplaatsen of kopiëren, vul het dialoogvenster in en klik op OK 14

18 18 KOPIEREN De cellen waarvan we de inhoud willen kopiëren noemen we de broncellen, de cellen waarin de kopie moet komen noemen we de doelcellen. Als de doelcel(len) niet leeg zijn, geeft Excel een waarschuwing Een cel of celbereik kopiëren Kopiëren met de muis is handig wanneer je een cel of celbereik één keer moet kopiëren naar doelcellen die niet veraf liggen. Muis: wijs de rand van de geselecteerde cel (len) aan tot de muiscursor in een pijl verandert en sleep de selectie naar de gewenste plaats terwijl je de Ctrl-toets ingedrukt houdt Kopiëren via het klembord met de opdrachten kopiëren en plakken, is handig als de celinhoud meermaals moet gekopieerd worden of wanneer de bron- en doelcellen ver van mekaar liggen. selecteer de broncel(len), kies Bewerken - Kopiëren selecteer de doelcel(len), kies Bewerken - Plakken Snelmenu: selecteer de broncel(len), klik in de selectie met de rechtermuisknop, kies Bewerken - Kopiëren, selecteer de doelcel(len), klik in de selectie met de rechtermuisknop, kies Bewerken - Plakken Werkbalk: selecteer de broncel(len), klik op, selecteer de doelcel(len), klik op Kopiëren met de vulgreep is handig als de broncel grenst aan de doelcellen, op voorwaarde dat de broncel een getal of een tekst zonder cijfers bevat. Vulgreep: selecteer de broncel, zet de aanwijzer op de rechterbenedenhoek van de selectie: de aanwijzer wordt kruisvormig sleep de aanwijzer over de aangrenzende cellen waarin een kopie moet komen Deze methode kan je alleen toepassen als de broncel een getal of een tekst zonder afzonderlijke cijfers bevat. (Met een afzonderlijk cijfer bedoelen we een cijfer dat van de tekst gescheiden is door een spatie). Bovendien moeten de doelcellen aan de broncel grenzen Een werkblad kopiëren Muis: klik op de tab van het werkblad en houdt de linkermuisknop ingedrukt tot de muiscursor in een blad verandert, sleep het blad naar de gewenste plaats terwijl je de Ctrl-toets ingedrukt houdt klik op de tab van het werkblad, kies Bewerken - Verplaatsen of kopiëren, vul het dialoogvenster (17,2) in en klik op OK Snelmenu: klik met de rechtermuisknop op de tab van het werkblad, kies Bewerken - Verplaatsen of kopiëren, vul het dialoogvenster (17.2) in en klik op OK 15

19 19 REEKSEN DOORVOEREN Gegevens die elkaar opvolgen met een vaste tussenstap, noemen we een reeks. De tussenstap is het interval. De cel met het gegeven dat als basis dient voor de reeks, noem we de broncel. Bijvoorbeeld bij een interval van 1 is de cel met het eerste gegeven de broncel bij een interval groter dan 1 zijn de cellen met de eerste twee gegevens de broncellen bij een getallenreeks zijn de cellen met het eerste en tweede getal de broncellen Vulgreep: selecteer de broncel (len), zet de aanwijzer op de rechterbenedenhoek van de selectie: de aanwijzer wordt kruisvormig sleep de aanwijzer over de aangrenzende cellen waarin de opeenvolgende gegevens moeten komen 20 ONGEDAAN MAKEN De laatste actie kan altijd herroepen worden. Handig als je een fout maakt! Bewerken - Ongedaan maken (laatste actie) Werkbalk: Het ongedaan maken zelf kan je ook weer ongedaan maken met de knop met tegengestelde pijl. 16

20 21 SORTEREN Bij het sorteren van gegevens moet je er rekening mee houden dat gegevens die bij elkaar horen ook bij elkaar blijven! Bijvoorbeeld: Als je onderstaande tabel wenst te sorteren in alfabetische volgorde van de provincies, selecteer je niet alleen de provincienamen, maar ook alle cijfers die bij de provincies horen PROVINCIE januari februari totaal West-Vlaanderen Oost-vlaanderen Limburg Vlaams Brabant Waals Brabant Werkbalk: selecteer de gegevens die je wil ordenen klik op klik op om oplopend te sorteren (van A naar Z of van klein naar groot) om aflopend te sorteren (van Z naar A of van groot naar klein) selecteer de gegevens die je wil ordenen kies Data - Sorteren... vul het dialoogvenster in en klik op OK alleen invullen als er een tweede en eventueel derde sorteersleutel nodig is! 17

21 22 CELLEN OPMAKEN 22.1 Automatische opmaak selecteer de cellen, kies Opmaak - AutoOpmaak... selecteer een opmaakmodel en klik op OK 22.2 Opmaakprofielen Opmaak - Opmaakprofiel... kies het opmaakprofiel uit de lijst met de knop Wijzigen kan je zelf een profiel aanpassen 22.3 Cellen Zelf Opmaken selecteer de cellen die je wil opmaken kies Opmaak - Celeigenschappen... activeer het tabblad met de opmaak die je wil toepassen op de celselectie vul het tabblad in en druk op OK Snelmenu: selecteer de cellen die je wil opmaken vraag met de rechtermuisknop een snelmenu op en kies Celeigenschappen... activeer het tabblad met de opmaak die je wil toepassen op de celselectie vul het tabblad in en druk op OK Opmaak voor getallen: Selecteer een categorie en geef aan hoe het getal uitgevoerd moet worden. Het scheidingsteken voor duizendtallen en het valutasymbool zijn vastgelegd in de Landinstellingen die je terugvindt in Start-Instellingen- Configuratiescherm. De betekenis van de opmaakkenmerken kan je gemakkelijk achterhalen met de helpknop van Excel. Klik op de knop. De muisaanwijzer verandert in een vraagteken. Klik op het kenmerk waarover je meer uitleg wenst. 18

22 De werkbalk: In deel 1 van de werkbalk kan je het lettertype en de letterstijl van de geselecteerde cellen wijzigen. In deel 2 verander je de horizontale uitlijning van de celinhouden. In deel 3 laat je de getallen opmaken In deel 4 bepaal je de randen van de cellen, de opvul- en tekstkleur. De knopinfo die je verkrijgt door het aanwijzen van de knop, is vaak voldoende om de betekenis van de knop te begrijpen. 23 CELLEN BEVEILIGEN Je probeert het te vermijden, maar soms gebeurt het toch: een cel met een formule wordt overschreven! Cellen met belangrijke gegevens of met formules die niet meer veranderd moeten worden, kan je best beveiligen. Om een deel van het rekenblad te beveiligen 1) Selecteer alle cellen van het rekenblad en hef de blokkering op: kies Opmaak - Celeigenschappen, activeer tabblad Bescherming, schakel de optie Geblokkeerd uit (het vinkje verdwijnt) en klik op OK 2) Selecteer de cellen die je wil beveiligen en blokkeer ze: kies Opmaak - Celeigenschappen, activeer tabblad Bescherming, schakel de optie Geblokkeerd aan en klik op OK. 3) Beveilig het rekenblad: wijs in het Extra-menu Beveiliging aan en klik op Blad beveiligen. Om de beveiliging van een werkblad weer op te heffen Menubalk : Extra - Beveiliging - Beveiliging blad opheffen 19

23 24 NAMEN GEVEN 24.1 Een naam toekennen aan een werkmap zie deel 4: "Een werkmap opslaan" 24.2 Een naam toekennen aan een werkblad Dubbelklik op de tab van het werkblad en typ de naam Een naam toekennen aan een celbereik Invoegen - Naam - Definiëren... - bevestig of wijzig de naam in het dialoogvenster Om de naam van een celreeks te gebruiken, bijvoorbeeld in een formule, kan je deze plakken via de keuze Invoegen Naam Plakken. 25. GRAFIEKEN TEKENEN 25.1 Een grafiek maken Selecteer de gegevens die verwerkt moeten worden in de grafiek. kies invoegen - grafiek kies grafiektype en subtype en klik op Vervolg controleer het bereik en pas eventueel aan en klik op Vervolg voer de opmaakkenmerken van de grafiek in en klik op Vervolg bepaal waar de grafiek moet komen: in het actieve werkblad bij de tabel of op een afzonderlijk blad in de werkmap en klik op Voltooien Werkbalk: klik op de knop klik ergens in het werkblad en volg de stappen van de Wizard Grafieken zoals hierboven beschreven Om de grafiek te verplaatsen: klik in de grafiek en sleep hem naar een andere plaats in het werkblad. Om het formaat te wijzigen: wijs een selectiegreep aan en sleep tot het gewenst formaat is bereikt. 20

24 25.2 Een grafiek bewerken Elk onderdeel van de grafiek kan afzonderlijk bewerkt worden. Voorbeeld 1 Geproduceerde stukken 6 aantal stuks Kwrt 1 Kwrt 2 Kwrt 3 Kwrt 4 7 kwartalen Frans Hugo 8 grafiekgebied: de achtergrond in het grafiekvak 1 tekengebied: rechthoek gevormd op basis van X- en Y-as, al dan niet met rasterlijnen 2 gegevensreeks: de grafisch voorgestelde waarden 3-4 gegevenspunten: onderdelen van de gegevensreeks 3,4 assen: X-as (categorie-as) en Y-as (waarde-as) 5 titel 6 astitels 7 legenda Snelmenu: selecteer het onderdeel dat je wil bewerken, klik met de rechter muisknop op het geselecteerd grafiekonderdeel en voer de wijziging in Menu: selecteer het onderdeel dat je wil bewerken, kies in het menu Opmaak en klik op de eerste optie (hierin staat het geselecteerde grafiekonderdeel) 21

25 Werkbalk: deze werkbalk kan je oproepen via het menu Beeld - Werkbalken - grafiek vraag knopinfo op om de betekenis van de knoppen te begrijpen 26 AFDRUKKEN Het is aan te raden eerst de pagina- en afdrukinstellingen na te kijken en eventueel te wijzigen. Je bespaart ook heel wat papier als je vooraf een afdrukvoorbeeld opvraagt! 26.1 Pagina-instellingen kies Bestand - Pagina-instelling en vul de dialoogvensters van de 4 tabbladen in: Pagina : voer de juiste afdrukstand in (staand of liggend), pas eventueel de omvang van het rekenblad aan, geef het gewenste papierformaat op Marges : stel de breedte van de marges in, eventueel kan je hier het rekenblad laten centreren tussen boven- en ondermarge en/of tussen linker- en rechtermarge Koptekst/voettekst : hier kan je de standaard kop- en voettekst wijzigen met de knoppen Aangepaste koptekst en/of Aangepaste voettekst. Excel biedt hierbij een aantal knoppen om automatische paginering, huidige datum en tijd e.d. in te voeren Grafiek : hier bepaal je het formaat van af te drukken grafieken en de afdrukkwaliteit 26.2 Afdrukinstellingen kies Bestand - Afdrukken. Vul het dialoogvenster in. Vraag een voorbeeld op scherm met de knop Voorbeeld Laat het rekenblad afdrukken met de knop OK. 22

26 27 EEN EXCEL WERKBLAD IN EEN WORD-DOCUMENT PLAATSEN Een Excel werkblad kan op verschillende wijzen overgebracht worden naar een Word-document. Wanneer de tabel definitief is, en je dus zeker geen wijzigingen meer verwacht, kan je de tabel knippen en plakken. Als de tabel niet definitief is, en je nog wijzigingen verwacht, dan voer je de tabel best in als een object Een tabel knippen en plakken Selecteer in Excel de gewenste tabel en kies Bewerken - Kopiëren Open het Word-document, zet de cursor op de invoegplaats en kies Bewerken Plakken 27.2 Een tabel invoeren als object Selecteer in Excel de gewenste tabel en kies Bewerken - Kopiëren Open het Word-document, zet de cursor op de invoegplaats en kies Bewerken Plakken speciaal Kies Microsoft Excel-werkblad-object Als de optie Plakken geselecteerd is, kan je de inhoud van de tabel in Word veranderen, de originele tabel in Excel blijft echter ongewijzigd. Als de optie Koppeling plakken geselecteerd is, wordt bij wijziging van de tabel in Word, tegelijkertijd de Excel-tabel aangepast. 23