INFORMATIEPLAN

Transcriptie

1 INFORMATIEPLAN Redactie: Irmgard Bomers Paul Doorenbosch Paul Janssen Den Haag Koninklijke Bibliotheek juli 2007

2 Inhoudsopgave Woord vooraf... 2 Leeswijzer Inleiding Kaders Karakteristieken van de huidige digitale dienstverlening Lopende onderzoeksactiviteiten in het kader van digitale dienstverlening Grootschalige digitaliseringsactiviteiten Aandachtspunten bij het aanbieden van digitale informatie door de KB Projecten Voorlopig overzicht projecten Overzicht extern gefinancierde projecten Tot slot WOORD VOORAF Het concept Informatieplan is gepresenteerd op de voorjaarsbeleidsdagen en aangepast naar aanleiding van de discussie die daar is gevoerd. De redactie van het Informatieplan wil graag haar dank en waardering uitspreken voor de bereidheid van medewerkers en afdelingen om soms op zeer korte termijn informatie of conceptteksten te leveren. Irmgard Bomers Paul Doorenbosch Paul Janssen Documenthistorie nr.: PDO versie 1.0 bestemd voor beleidsdagen, 7-8 mei 2007 versie 2.0 bestemd voor IO, 2 juli 2007 versie 3.0 (definitief) bestemd voor MO, 13 augustus 2007 PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 2 / 18 ] (prt: )

3 LEESWIJZER Het informatieplan gaat over de digitale informatiedienstverlening van de KB. Het bevat een overzicht van lopende activiteiten op dit gebied en een aantal verbetervoorstellen. Een gedetailleerder overzicht van de extern en de niet-extern gefinancierde projecten is in het projectenplan 2007 opgenomen. Het informatieplan en het projectenplan worden onderdeel van de planning- en controlecyclus. De belangrijkste issues uit het Informatieplan a. Herpositionering digitale bibliotheek Aanpassingen aan het portfolio, de samenhang, inhoud, presentatie en marketing van de informatieproducten: De informatieproducten worden samengebracht op basis van gebruiksgroepen. Op corporate niveau (KB-website) moet zichtbaar zijn dat de KB diensten aanbiedt voor zowel eindgebruikers als instellingen. De inhoud/presentatie van de onderliggende diensten is gebaseerd op het aanbod voor c.q. de wensen van een specifieke gebruiksgroep. Bij eindgebruikers wordt onderscheid gemaakt in: - gebruik voor algemene oriëntatie (eerste kennismaking; informatief en catalogusgericht via KB-website) - gebruik voor onderzoek, studie en beroep (primair tekstgericht rond kernprofiel Nederlandse Geschiedenis, Cultuur en Samenleving ), - gebruik voor zelfstudie en ontspanning (primair beeldgericht rond Het Geheugen). - gebruik (betaalde) dienstverlening (Jaarpashouders; alle services en eigen selectie daaruit via My Library ) Bij instellingen wordt onderscheid gemaakt in diensten voor uitgevers, culturele instellingen, bibliotheken, onderwijs. De regie over het aanbod van de eindgebruikersdiensten voor de KB wordt belegd bij HPD- Online Services om concentratie van kennis en consistentie van uitvoering te bereiken. Voor het ontwikkelen en onderhouden van de diensten moet door deze afdeling 'contracten' worden afgesloten met IT en eventuele andere (hoofd)afdelingen. Het verbeteren van kennis van de klant om daarmee betere afstemming van product en klant te bereiken is binnen HPD in gang gezet met de inrichting van een afdeling Online Services en het project Klant en Markt. Een nadere uitwerking van de vierdeling voor eindgebruikers is door HPD gemaakt en behandeld in het MO van en wordt voor instellingen door de stafafdeling Communicatie uitgewerkt. In het kader van de afronding van het project Vernieuwing Gegevensarchitectuur wordt door -PDO in overleg met de Adviesgroep Gegevensarchitectuur (waarin alle hoofdafdelingen zijn vertegenwoordigd) afspraken gemaakt over de verantwoordelijkheden in de keten van productie tot presentatie van data. Deze afspraken worden vóór 1 november 2007 gemaakt. Een projectplan voor herinrichting van het productaanbod wordt vóór 1 november 2007 door HPD en HKC gemaakt; uitvoering daarvan vindt in 2008 plaats. PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 3 / 18 ] (prt: )

4 b. De innovatie van de dienstverlening De doorlooptijd om nieuwe vormen van dienstverlening te realiseren kan sterk verbeterd worden. Bètaversies moeten sneller beschikbaar komen. Voor experimenten worden niet specifiek mensen of middelen ter beschikking gesteld. Experimentele projecten moeten op dezelfde wijze in competitie als de andere projecten. -PDO zal over de staat van vernieuwing regelmatig rapporteren en adviseren aan de hoofdafdelingshoofden en het IO. c. Match tussen IT-behoefte en IT-capaciteit Uit een inventarisatie die is gehouden in de voorbereiding van het informatieplan bleek dat de vraag naar IT-ondersteuning de mogelijkheid van IT om die ondersteuning met de huidige formatie te dekken overtreft. Om verwachtingen en mogelijkheden meer op elkaar af te stemmen is in overleg met de hoofden stafafdelingen een overzicht van in 2007 lopende of te starten projecten opgesteld, waarvoor door het Informatieoverleg (IO) op 2 juni 2007 een prioriteitenvolgorde is vastgesteld. Mocht blijken dat de vaste IT-capaciteit niet afdoende is om deze projecten te kunnen uitvoeren, dan zal door het IO de afweging worden gemaakt aan de hand van een evenwichtige spreiding over de drie beleidsthema's uit het vigerende beleidsplan. De monitoring van eventuele capaciteitsproblemen zal minimaal eenmaal per kwartaal worden besproken in een overleg tussen IT en de hoofden van de hoofdafdelingen. De geprioriteerde projecten worden in projectplannen uitgewerkt. In een notitie van Hans Jansen en Perry Moree van 15 mei 2007 is een aantal afspraken rond extern gefinancierde projecten vastgelegd om helderheid te scheppen in verrekening van de ITinzet (personeel en materieel) voor deze projecten. d. Informatieplan Het opstellen van het informatieplan is geen eenmalige activiteit. Het informatieplan wordt onderdeel van de planning- en controlecyclus. De verantwoordelijkheid voor het opstellen ervan wordt neergelegd bij het hoofd -PDO, een vertegenwoordiger van de bibliotheekkolom en het hoofd IT. PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 4 / 18 ] (prt: )

5 1. INLEIDING Dit informatieplan is geschreven in opdracht van het Informatie Overleg (IO) in de periode maart-mei 2007 en bijgesteld in de periode juni-juli. Het betreft de jaren Er was nog geen bevredigend voorbeeld in de KB van een officieel informatieplan. Het Informatieplan moet dan ook beschouwd worden als de aanloop naar een definitieve vorm voor de toekomst, zowel qua structuur als qua inhoud en doel. In de toekomst moet het onderdeel gaan uitmaken van de planning- en controlecyclus. In de voorbereiding tot dit informatieplan is een inventarisatie van de activiteiten met een ITcomponent gemaakt, die in de KB lopen of die in de ideefase verkeren, en dienen ter verbetering van de huidige digitale informatiedienstverlening dan wel leiden tot nieuwe dienstverlening. Om een juiste keuze te kunnen maken indien de IT-vraag niet overeenkomt met de IT-capaciteit, zijn daarnaast de overige activiteiten met een IT-component geïnventariseerd, zoals inrichting Oracle cluster of aanpassing Praemisys. De beheeractiviteiten van IT zijn niet opgenomen in dit plan. Ze maken onderdeel uit van het automatiseringsplan. In de capaciteitsplanning (welke ruimte heeft IT beschikbaar voor projecten) wordt er uiteraard wel rekening mee gehouden. In de gesprekken ter voorbereiding van dit informatieplan zijn door het management enkele punten die betrekking hebben op de huidige digitale informatiedienstverlening genoemd, waar snel aandacht aan zou moeten worden besteed. Voor deze punten worden acties voorgesteld, voor zover die niet al plaatsvinden. Dit informatieplan beschrijft allereerst op hoofdlijnen de (beleids)kaders van de digitale dienstverlening, de huidige dienstverlening en vervolgens de activiteiten die momenteel lopen om het proces van digitale dienstverlening te innoveren. In het laatste hoofdstuk worden de aandachtspunten besproken en wordt de projectenlijst 2007 en een voorlopige lijst voor 2008 gepresenteerd. Het informatieplan moet gezien worden in het licht van de beleidskeuzen die in het beleidsplan zijn gemaakt. Verder zijn van belang de zgn. vernieuwingsimpuls en de jaarplannen van de afdelingen. In de komende jaren moet ook een automatiseringsplan worden gerealiseerd in nauwe samenhang met het informatieplan. Gezien het tijdstip waarop de eindversie van dit informatieplan gereed komt (juli 2007) is in het IO van 2 juli besloten geen apart plan voor 2008 te maken en voor het informatieplan 2009 aan te sluiten bij de planning- en controlecyclus in de KB. Het projectenplan, waarin specifieker op de projecten wordt ingegaan, beperkt zich wel tot Na het bespreken van de jaarplannen zal er in het najaar van 2007 door -PDO en IT een apart projectenplan 2008 worden gemaakt. Dit informatieplan is tot stand gekomen na gesprekken met de leden van de directie, de hoofden van de hoofdafdelingen, de hoofden van de stafafdeling communicatie, IT en de beleidsstaf. Tevens is met een aantal individuele medewerkers gesproken. Het informatieplan is geschreven onder redactie van Irmgard Bomers, hoofd HPD, Paul Janssen, hoofd IT a.i. en Paul Doorenbosch, hoofd -Product- en Dienstontwikkeling. PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 5 / 18 ] (prt: )

6 2. KADERS a. Beleidsplan In het beleidsplan zijn de voornemens van de KB voor de periode neergelegd. Er is in aangegeven dat de fysieke en de digitale bibliotheek een gelijkwaardige plaats innemen. In dit informatieplan gaat het echter om de digitale dienstverlening. Het gaat hierbij om de volgende punten: Ontwikkeling en vernieuwing van digitale diensten, met de nadruk op: Herprofilering digitale diensten conform het Collectieplan Vorming van een centrale digitale toegang op het gebied van Nederlandse Geschiedenis, Cultuur en Samenleving voor wetenschappers. Ontwikkeling van een nationaal programma voor massadigitalisering van bronnen voor geesteswetenschappelijk onderzoek, met de nadruk op : Digitalisering van de Handelingen der Staten Generaal; en Digitalisering van Nederlandse dagbladen vanaf 1618 Internationale samenwerking, met de nadruk op: Faciliteren van The European Library (TEL)/European Digital Library (EDL) b. Vernieuwingsimpuls Direct uitvloeisel van beleidsthema 1, Herpositionering van de (digitale) bibliotheek, is door de drie hoofdafdelingen van de bibliotheekkolom een programma opgesteld onder de naam Ceci n'est pas une bibliothèque numérique: programmainitiatiedocument Vernieuwing Digitale Bibliotheek (vernieuwingsimpuls). Doel van dit programma is het structureel (verder) ontwikkelen van een klantgericht en consistent aanbod van innovatieve online services mede door middel van het vergroten van het potentieel aan medewerkers dat betrokken kan worden bij digitale ontwikkelingen De vernieuwingsimpuls kent zes werkpakketten: 1. Klant en markt: het signaleren van trends, monitoren en analyseren van het gebruik van KB producten en diensten 2. Online services: verbetering van bestaande online dienstverlening en introductie van nieuwe diensten 3. Het inrichten van een datamanagementomgeving met het oog op de verwachte verschuiving van productie van metadata naar verrijking 4. Het inrichten van een thesaurus op het gebied van Nederlandse Geschiedenis, Cultuur en Samenleving 5. Vernieuwing van de presentatie van producten op de kerngebieden van de collectie, op basis van de nieuwe gegevensinfrastructuur 6. Ontwikkeling van een dienst voor de wetenschap op basis van digitale bronnen. Het informatieplan en de vernieuwingsimpuls zijn in hoge mate complementair. De activiteiten voortvloeiend uit de vernieuwingsimpuls maken, voor zover ze een IT-component bevatten, integraal deel uit van het informatieplan. De activiteiten uit de vernieuwingsimpuls zijn op aangeven van de drie hoofdafdelingen en waar passend binnen de reikwijdte van het informatieplan, opgenomen. Zonder ook maar iets te willen afdoen aan het 'eigenaarschap' is niet specifiek vermeld als een onderwerp vanuit de vernieuwingsimpuls in het informatieplan is gekomen. PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 6 / 18 ] (prt: )

7 c. Gegevensarchitectuur Met het voltooien van de basis gegevensinfrastructuur heeft de KB een moderne en op standaarden geschoeide gegevensinfrastructuur, waarmee digitale dienstverlening verder kan worden uitgebouwd. De belangrijkste eigenschap van deze architectuur is dat alle data en metadata volgens standaardformaten zijn opgeslagen en via standaardprotocollen opvraagbaar en terugleverbaar zijn. Hiermee zijn de voorwaarden geschapen om snel en flexibel nieuwe informatieproducten met bijbehorende functionaliteit te maken. Het beheer van één generieke infrastructuur voor alle KB-data maakt niet alleen de dienstverlening flexibeler en stabieler, maar levert op termijn ook aan IT-kant besparingen op. Belangrijke voorwaarde om de investeringen in de vernieuwing van de gegevensarchitectuur effectief te laten zijn, is een vrij stringente handhaving van die infrastructuur. Tijdens de eerste helft van 2007 bestonden er twee gegevensarchitecturen (een oude en een nieuwe) naast elkaar. De nieuwe gegevensarchitectuur omvat de software, databases, standaarden en protocollen om data binnen te halen (harvesting, conversie), op te slaan en beschikbaar te stellen aan het publiek. Ze is opgezet als service georiënteerde architectuur en in hoge mate gestandaardiseerd, zowel wat de dataopslag als wat de protocollen betreft. Gebruikte standaarden zijn: OAI-MHP (voor het uitwisselen van data intern en extern -), SRU (voor het zoeken en leveren van data), DCX (Dublin Core extended, voor het opslaan van beschrijvende metadata), MPEG21-DIDL (voor het opslaan van structurele metadata). DCX wordt ook gebruikt voor indexeren en het weergeven van resultatenlijsten. Voor websites wordt gestandaardiseerd op XML-XSLT, HTML en PHP. Voor de overige software is JAVA de standaard programmeertaal. Metadata en full-text worden opgeslagen in XML. De gestandaardiseerde XML structuur kan transparant gebruikt worden als input voor bestaande en nieuwe webservices. De oude architectuur die deels nog in gebruik is, maar die vanaf juli zal worden uitgefaseerd, kenmerkte zich eveneens door een centrale XML-metadataopslag (KB-Titel). Door diverse omstandigheden is er echter nooit een goed gestandaardiseerd formaat gehandhaafd. Daarnaast waren er een flink aantal geheel onafhankelijke productlijnen van metadata en images met eigen databases en zoekmachines. Ook het dataverkeer verliep op zeer diverse wijze. De webdiensten zijn in een veelheid aan talen geschreven. Onderhoud vraagt steeds meer tijd, aanpassing is moeizaam en de integratiemogelijkheden zijn zeer gering. d. Identity Management Architectuur In het voorjaar van 2007 worden de eerste en tweede fase van het project Identity Management afgesloten. Daarmee beschikt de KB over een state-of-the-art infrastructuur voor het beheren van haar gebruikers en die de toegang kan reguleren tot de verschillende diensten. In deze fasen zijn de centrale componenten gerealiseerd en wordt het mogelijk selfservice voor gebruikers in te voeren. De vernieuwde lenerspas op basis van een RFID-chip die gelijktijdig is ingevoerd, is een van de toepassingen die hierop is gerealiseerd. De toegang tot de leeszalen wordt hiermee mogelijk, evenals de toegang tot de publiekspc's en de uitleen. Voor dit laatste zal evenwel voorlopig nog een synchronisatie met de lenersadministratie in het LBS plaatsvinden. De vernieuwde IDM-infrastructuur maakt echter tal van nieuwe diensten mogelijk, zoals levering buiten openingstijden, betere toegang tot gelicentieerde bestanden, federatie, personalisering e.d. maar ook versimpeling van de administratieve handelingen (selfservice, koppeling aan DigID en daarmee controle op NAW-gegevens zonder dat de klant daar iets extra's voor hoeft te doen, etc.). e. Automatiseringsplan Gelijktijdig met dit informatieplan zou het automatiseringsplan 2007 verschijnen waarin het beleid voor de komende periode op het gebied van automatisering wordt aangegeven. Dit bleek uiteindelijk niet haalbaar. Voor de komende jaren zal het wel ontwikkeld worden. Het beleid PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 7 / 18 ] (prt: )

8 rond uitbesteding, leverancierspolicies en een aantal grotere strategische IT-activiteiten zal hierin beschreven worden. f. Nationale Infrastructuur (UKB) Onder de nationale infrastructuur wordt hier verstaan de samenwerking in UKB-verband. In de voorbereiding voor een nieuwe strategienota UKB zijn enkele werkgroepen actief geweest die aanbevelingen voor verbetering van die structuur hebben gedaan. Een daarvan is om te streven naar een gratis beschikbaarstelling van de NCC en één IBL-systeem voor Nederland. Een gratis NCC kan eveneens vertaald worden naar een vrij toegankelijke Nederlandse Bibliografie. 3. KARAKTERISTIEKEN VAN DE HUIDIGE DIGITALE DIENSTVERLENING a. Digitale dienstverlening De KB onderscheidt voor de digitale informatiedienstverlening drie gebruiksgroepen: - A. Gebruik voor onderzoek en/of beroep - B. Gebruik voor studie aan hogeschool of universiteit - C. Gebruik voor zelfstudie of ontspanning Jaarpashouders vormen een dwarsdoorsnede van deze klantgroepen. De primaire ingang voor alle KB-informatieproducten is momenteel de KB-website. Daarnaast zijn voor specifieke producten of diensten aparte websites gemaakt die evenwel altijd laten zien dat er een relatie tot de KB is (Bibliopolis, Het Geheugen van Nederland). Een groot deel van de informatieproducten voor eindgebruikers bestaat uit zoeken en vinden van metadata. Het gaat hier om het eigen bezit en om gelicentieerde bestanden. Voor het eigen bezit wordt achter de metadata een uitleendienst geboden. In een beperkt aantal gevallen wordt uit eigen bezit full-text geleverd (Historische Kranten in Beeld). Een klein aantal deelcollecties wordt afzonderlijk aangeboden (Schaak, Verluchte Handschriften) en zijn daarnaast ook onderdeel van de digitale bibliotheek (de KB-portal). De gelicentieerde bestanden omvatten zowel bibliografische gegevens als full-text (e-journals, krantenbank). Als afgeleide van de elektronische archiveringsactiviteiten wordt via de KB-portal toegang geboden tot de e-depot-collecties. De website Het Geheugen van Nederland biedt digitaal beeld-, audio- en videomateriaal. De digitale objecten zijn afkomstig uit een groot aantal verschillende cultuurinstellingen. De website van de KB biedt voor de individuele gebruiker ook enkele contextproducten, zoals de dossiers en webexposities. Bibliopolis is een hybride product waarin zowel metadata als beeldmateriaal als context worden aangeboden. The European Library biedt via een eigen website toegang tot (voornamelijk) metadata van Europese nationale bibliotheken. Gebruik voor onderzoek, beroep en studie De meeste diensten van de KB worden primair gebruikt voor onderzoek, beroep en studie, waarbij onderzoekers en studenten als gescheiden groepen gezien moeten worden, met eigen behoeften. 60% van het totaal aan gebruikers komt vanwege het onderwerp Nederlandse cultuur, geschiedenis en samenleving (NGCS). Een aantal van deze diensten biedt zeer specifieke informatie aan die speciaal is gemaakt voor deze gebruikers (Bibliopolis, Literaire tijdschriften). Die diensten worden gezien als complementair aan het aanbod van de universiteitsbibliotheken. De interface ervan staat in dienst van de inhoud: alle informatie is doorzoekbaar met behulp van PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 8 / 18 ] (prt: )

9 vele verschillende, vaak zeer specifieke zoekmogelijkheden om de wetenschapper zoveel mogelijk vrijheid in het gebruik van de diensten te geven. Het oudere deel van de collectie in de KB-catalogus omvat metadata op een veel ruimer gebied dan alleen NGCS. Dit materiaal is voornamelijk van belang voor wetenschappers. Ook de Depotcollectie is ruimer dan NGCS. Het bevat nagenoeg de volledige Nederlandse boek- en tijdschriftproductie van de laatste dertig jaar. Het materiaal achter de metadata mag alleen ter plekke worden ingezien. 50% van het gebruik is voor studie/beroep en 50% voor hobby/onderzoek. De e - Depot-collectie is (momenteel) voornamelijk STM-materiaal. Eindgebruikers daarvan zijn atypisch voor de KB. The European Library richt zich ook op wetenschappelijk publiek, met name binnen Europa, en uiteraard niet specifiek op NGCS. Gebruik voor zelfstudie en ontspanning Het brede publiek is de primaire klant van onder andere Het Geheugen van Nederland, de schaakcatalogus en Historische Kranten in Beeld. Het gebruik is zelfstudie en ontspanning. Omdat deze gebruiksgroep zo divers is, wordt ze op een zo algemeen mogelijke manier aangesproken. Interface en teksten zijn simpel gehouden, maar er is meestal een mogelijkheid voor geavanceerd zoeken en er zijn soms verwijzingen naar gedetailleerde achtergrondinformatie (context). De nadruk in deze diensten ligt op het snel en gemakkelijk verkrijgen van concreet resultaat. Uiteraard worden ook de andere KB-bronnen voor deze doeleinden gebruikt. Een bijzondere plek neemt de het onderwijsdeel van Het Geheugen van Nederland in. Het is het enige KB product dat specifiek voor het voortgezet onderwijs is ontwikkeld en wordt onderhouden. Institutionele gebruikers De producten van de KB voor institutionele klanten, zoals uitgevers, boekhandelaren en cultureel-wetenschappelijke informatie-instellingen, zijn voornamelijk gericht op het delen van de kennis en expertise van de KB. De informatie betreft in eerste instantie het (e)-depot en de KB als organisatie. De expertise omvat een breed aantal onderwerpen, zoals digitale duurzaamheid, digitaliseren, conserveren en informatie-architectuur. Kennis over digitaliseren is vooral ondergebracht in de afzonderlijke Geheugen van Nederland-website; die over conservering op de afzonderlijke Metamorfoze-website. De producten zijn erop ingericht om eenvoudig en snel de klant te bedienen. Kwaliteit en compleetheid dienen hierbij voorop te staan omdat andere partijen vertrouwen op de diensten van de KB. Voor de institutionele gebruiker bevat de KB-website ook een attenderingsdienst op basis van metadata (Netuit) en de IBL-dienst. b. Meningen KB- gebruikers Individuele klanten: De grote kwantitatieve onderzoeken (imago- en klanttevredenheidsonderzoeken) van de laatste paar jaar bevestigen nog eens dat het KB-publiek niet uit één maar uit meerdere groepen bestaat die onderling verschillen in achtergrondkenmerken, aard van het gebruik van de KB en mening over de digitale dienstverlening. De pashouder kent de KB en ziet hem als hybride bibliotheek. Hij gebruikt de KB website vrijwel uitsluitend ter voorbereiding op en in het verlengde van het gebruik ter plaatse. Daarnaast wordt een gemakkelijk vindbaar en doorzoekbaar (gelicentieerde) elektronisch aanbod belangrijk gevonden. De vindbaarheid wil hij verbeterd zien. De passant zonder pas komt anders en vaak meer toevallig op de KB-website terecht en lijkt meer gericht op het daar vinden van interessante, vrij verkrijgbare (multimediale)-content. Toch PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 9 / 18 ] (prt: )

10 ontbreekt een belangstelling voor boeken niet want zijn verbeterpunt is het gemakkelijk kunnen vinden welke boeken de KB bezit. Ook uit het gebruiksonderzoek van Het Geheugen, blijkt dat er twee klantengroepen zijn: 'de passant' en de doelbewuste zoeker. De reacties zijn overwegend positief, maar kritiek is er op de kwaliteit van de achtergrondinformatie en op de zoekfaciliteiten. Institutionele klanten: De waardering van klanten voor onze institutionele producten en diensten is niet eerder systematisch onderzocht. Uit het kwaliteitsonderzoek van HVP in 2004 bleek dat er waardering bestond voor kwaliteit van de KB-diensten en ook individuele reacties wijzen daarop. Suggesties voor verbetering richten zich vooral op de snelheid waarmee beschrijvingen zichtbaar zouden moeten worden. Acties zoals om publicaties direct na de binnenkomst voor publiek beschikbaar te maken, zijn inmiddels in gang gezet en maken onderdeel uit van de vernieuwingsimpuls. Intern In de gesprekken ter voorbereiding van het informatieplan was de overheersende mening dat aanbod van informatieproducten en de klant beter op elkaar moeten worden afgestemd. Er is niet per se de behoefte om alle producten uitsluitend onder de website van de KB aan te bieden, zolang maar duidelijk blijkt dat de KB de organiserende en kwaliteitsbewakende organisatie achter de producten is. Naast divergentie (directe koppeling klant/product) is er ook de wens om het aanbod beter in samenhang te groeperen, zodat de gebruiker een beter overzicht heeft. 4. LOPENDE ONDERZOEKSACTIVITEITEN IN HET KADER VAN DIGITALE DIENSTVERLENING a. Gebruikers, gebruiksvriendelijkheid, gebruikerstevredenheid De KB heeft nog te weinig zicht op de eigenschappen en wensen van de doelgroepen voor de digitale bibliotheek en heeft nog te vaak de bezoekers van de fysieke bibliotheek in gedachten. Bijstellingen achteraf aan digitale diensten kunnen meer voorkomen worden door al voordat een dienst wordt ingericht te onderzoeken hoe de doelgroep daar mee om zal gaan. Gebruiksonderzoek en gebruikscijfers beperken zich nu tot enkele kerngegevens met bovendien een accent op de bibliotheekbezoeker ter plaatse en de fysieke collecties. Het overkoepelende project Klant en Markt van HPD gaat de relatie tussen digitale diensten en internetgebruikers uitwerken en onderzoeken. Het project bevindt zich in de eerste fase van uitvoering. In januari 2007 is onder begeleiding van het bureau Happy User een klantenpanel als instrument voor klant-betrokken-ontwerpen en verbeteren van digitale dienstverlening ingericht. Het panel is evenredig samengesteld uit de klantengroepen voor de bestaande digitale diensten, (gebruik voor onderzoek en beroep, gebruik voor studie aan hogeschool of universiteit, en zelfstudie of ontspanning). Het bestaat uit vijftig personen en kent een verdeling naar 40% wel en 60% geen KB-jaarpashouder. Er wordt bij nieuwe diensten en producten gebruik gemaakt van 'persona's' (realistische inkleuringen van typische klanten) en van 'rapid prototyping' (snel aanpasbare voorbeelden). In maart 2007 zijn deze middelen ingezet bij het ontwerpen en ontwikkelen van een nieuwe zoekingang voor metadata op de KB-homepage. Naast regulier gebruik van webstatistieken en meer incidenteel onderzoek naar usability, imago en klanttevredenheid, lopen er onderzoeken naar gebruikerswensen ten behoeve van prioritering digitalisering dagbladen en naar wensen en usability ten aanzien van toegang tot gearchiveerde PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 10 / 18 ] (prt: )

11 websites. In dit kader moet ook vermeld worden dat bij The European Library diverse onderzoeken naar gebruik en gebruiksbevordering van interfaces plaatsvinden b. Digitale ontsluiting van materiaal en digitale dienstverlening Bij -Nationale Programma's wordt het onderzoek naar het inrichten van het werkproces digitalisering, verbetering OCR, ontsluiting m.b.v. taaltechnologie, standaardisering imageformaten e.d. voortaan centraal uitgevoerd. Hiervoor wordt een Research & Developmentprogramma ingericht bij -Product- en Dienstontwikkeling. Dit programma beoogt een aanzienlijke effectiviteitslag te maken en levert kennis, tools, procedures en afspraken op voor alle digitaliseringsprojecten in de KB. Voor het programma worden resources vrijgemaakt uit Nationale Programma s. De KB is al geruime tijd bezig met het inrichten van Autonomy's Verity-K2 (huidige versie 6.1) als de standaardzoekmachine. Over de kwaliteit daarvan om de doelen van de KB in de toekomst te bereiken bestaan twijfels. Een adequate zoekmachine is essentieel voor goede informatiedienstverlening. Bij, IT en HPD/HVP bestaat het voornemen om de huidige zoekmachine zo mogelijk nog in 2007 te evalueren met het oog op verdere ontwikkeling van de dienstverlening. Met ingang van 2007 kan het Centraal Boekhuis elektronisch leesbare metadata leveren in het ONIX-formaat. HVP wil die metadata oogsten voor de titelbeschrijvingen van de depotcollectie, maar moet onderzoek doen naar de consequenties die deze verandering heeft voor het verwerkingsproces. Vanaf januari 2007 zal tijdens een proefperiode worden nagegaan of en in welke mate HVP kan profiteren van deze ontwikkeling. De inzet van RFID kan het mogelijk maken het productieproces van metadata van fysiek materiaal beter te volgen en te beheersen. Tevens zou het voordeel kunnen opleveren voor beheer en kan er informatie mee worden verkregen over het gebruik. De eerste fase is een onderzoek naar de kosten en baten van een dergelijk systeem. Aan het einde van het derde kwartaal 2007 wordt een rapport met aanbevelingen opgeleverd. Vanaf begin 2008 bestaat de mogelijkheid om een pilot te draaien. HVP en HPD werken nauw samen aan het RFID vraagstuk. HVP gaat experimenteren met het toevoegen van full-text, zoals inhoudsopgaven en flapteksten, aan titelbeschrijvingen. Er wordt een testomgeving gecreëerd waarin data aangeleverd door geselecteerde uitgeverijen online wordt binnengehaald en automatisch aan titelbeschrijvingen worden toegevoegd. Daarnaast zal worden geëxperimenteerd met het automatisch toekennen van trefwoorden aan publicaties waarvan de inhoud machineleesbaar is. Bij het experimenteren met het automatisch toekennen van trefwoorden zullen meerdere bedrijven betrokken worden. Hun producten zullen onderling worden vergeleken. HVP onderzoekt de ontwikkeling van een nieuwe hiërarchische thesaurus voor Nederlandse geschiedenis, cultuur en samenleving, mogelijk op basis van de bestaande GTT en/of Brinkman, en de toepassing daarvan op zowel de depotcollectie als de wetenschappelijke collectie. Nadrukkelijk zal aansluiting worden gezocht bij het Plan van Aanpak dat de landelijke Stuurgroep GOO thans opstelt, inclusief de verkenning van de mogelijkheden van aansluiting bij internationale standaarden. Samenwerking met de onderzoekers binnen STITCH vindt nu al plaats. Het CATCH-STITCH-onderzoeksteam van de Vrije Universiteit Amsterdam werkt aan kennis, methoden en toepassingen voor het mappen (onderling relateren) van thesauri om ze te kunnen inzetten in semantic-webtoepassingen. Hoewel de werkzaamheden in belangrijke mate gericht zijn op wetenschappelijke kennisvermeerdering, zijn de teamleden betrokken bij een aantal KB- PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 11 / 18 ] (prt: )

12 activiteiten, t.w. genoemde integratie van GOO en Brinkman-trefwoordenlijsten bij HVP, multilinguaal zoeken bij The European Library en keuze thesaurusformaten ten behoeve van de nieuwe gegevensinfrastructuur bij -PDO. Rond het e-depot zijn een zeer groot aantal projecten in de startfase die alle onderdelen van het proces betreffen. Naast vernieuwing en verbetering van de huidige processen en systemen gaat het ook om inpassing van nieuw ontwikkelde onderdelen en technieken voor digitale duurzaamheid. Uit gesprekken in de KB is naar voren gekomen dat we sneller moeten inspelen op het realiseren van nieuwe elektronische toepassingen (zoals Web 2.0) op de informatie die we beschikbaar stellen. Te denken valt aan 'koppelingen' met andere informatiebronnen (Wikipedia, Amazon, recensies), aan hulpmiddelen (vertalen, persoonsinformatie), gebruikersparticipatie (social tagging, wiki) en integratie in 'workspaces' (e-learning, collaboratives). Op basis van de nieuwe infrastructuur zijn deze toepassingen met betrekkelijk weinig mensen en middelen snel te realiseren. 5. GROOTSCHALIGE DIGITALISERINGSACTIVITEITEN De grootschalige digitaliseringsactiviteiten die de KB uitvoert zijn er op gericht om belangrijke delen van de collectie digitaal beschikbaar te maken op Internet. Het doel is betere en bredere toegankelijkheid zowel voor gespecialiseerde onderzoekers als voor een algemeen publiek. Al deze digitaliseringsactiviteiten leiden tot uitbreiding van de informatiedienstverlening van de KB. Hiermee zal in de toekomst het accent van metadata verschuiven richting full-text en images, kortom naar content en fulfilment op Internet. Staten- Generaal Digitaal, waarin de Handelingen der Staten-Generaal full-text beschikbaar worden gemaakt (ca. 2,5 miljoen pagina's), lanceerde in 2007 de website en bracht de eerste bestanden online. Databank Digitale Dagbladen maakt ca. 8 miljoen krantenpagina's full-text. Het project verkeert in de aanbestedingsfase Digitalisering Bijzondere Collecties. Gezamenlijk met de Universiteitsbibliotheken van Leiden en Amsterdam wordt een deel van de collectie boeken uit de periode ('STCN'- materiaal) gedigitaliseerd en full-text beschikbaar gemaakt. Gestart in juli 2007 Metamorfoze bereidt zich voor op grootschalige digitalisering vanaf Primair doel is het digitaal conserveren van analoog (tekst)materiaal, maar omdat de collecties ook full-text worden gemaakt kunnen ze geïntegreerd worden in een groot aantal informatieproducten. Het Geheugen van Nederland start in 2007 met nieuwe digitaliseringsprojecten bij erfgoedinstellingen en de website wordt opnieuw vormgegeven. Deze projecten en programma's bevatten omvangrijke IT-componenten. De financiering ervan is extern en de verplichtingen zijn aangegaan. 6. AANDACHTSPUNTEN BIJ HET AANBIEDEN VAN DIGITALE INFORMATIE DOOR DE KB Uit interne gesprekken kwamen de volgende aandachtspunten naar voren: De presentatie van producten: de groepering van informatieproducten is niet helder en de integratie en onderlinge samenhang van producten kan beter PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 12 / 18 ] (prt: )

13 Met de ingebruikname van de vernieuwde gegevensarchitectuur is het mogelijk meerdere interfaces aan te bieden op in verschillende samenstelling geïntegreerde collecties. Voorgesteld wordt om de informatieproducten samen te brengen op basis van gebruiksgroepen. Op corporate niveau (KB-website) moet zichtbaar zijn dat de KB diensten aanbiedt voor zowel eindgebruikers als instellingen. De inhoud/presentatie van de onderliggende diensten is gebaseerd op het aanbod voor c.q. de wensen van een specifieke gebruiksgroep. Bij eindgebruikers wordt onderscheid gemaakt in: - gebruik voor algemene oriëntatie (eerste kennismaking; informatief en catalogusgericht via KB-website) - gebruik voor onderzoek, studie en beroep (primair tekstgericht rond kernprofiel NGCS), - gebruik voor zelfstudie en ontspanning (primair beeldgericht rond Het Geheugen). - gebruik (betaalde) dienstverlening (Jaarpashouders; alle services maar ook eigen selectie daaruit via My Library ) Bij instellingen wordt onderscheid gemaakt in diensten voor uitgevers, culturele instellingen, bibliotheken, onderwijs. Belangrijk in de website(s) is dat er centraal een mogelijkheid wordt geboden om integraal de achterliggende data te doorzoeken (vgl. de nieuwe website van de British Library). Een eerste stap daar naartoe is het generieke zoekvenster zoals dat voor de huidige KB-website wordt ontwikkeld. De regie over het aanbod van de eindgebruikersdiensten voor de KB wordt belegd bij HPD- Online Services (afspraak voorjaarsbeleidsdagen 2007) om concentratie van kennis en consistentie van uitvoering te bereiken. Voor het ontwikkelen en onderhouden van de eindproducten zullen door HPD-OLS 'contracten' moeten worden afgesloten met IT en de overige betrokken (hoofd)afdelingen. Het verbeteren van kennis van de klant om daarmee betere afstemming van product en klant te bereiken is binnen HPD in gang gezet met de inrichting van een afdeling Online Services en het project Klant en Markt. Een nadere uitwerking van de onderverdeling van gebruikersgroepen is door Irmgard Bomers vastgelegd in een Memorandum van 19 juni 2007 en behandeld in het MO van 26 juni 2007 en wordt voor instellingen nog uitgewerkt door de stafafdeling Communicatie. In het kader van de afronding van het project Vernieuwing Gegevensarchitectuur wordt door -PDO in overleg met de Adviesgroep Gegevensarchitectuur (waarin alle hoofdafdelingen en IT zijn vertegenwoordigd) voorstellen gedaan over de verantwoordelijkheden in de keten van productie tot presentatie van data. Deze afspraken worden vóór 1 november 2007 gemaakt. De kennis van de digitale gebruiker zou vergroot moeten worden en producten zouden beter afgestemd kunnen worden op en met de gebruiker Het verbeteren van kennis van de klant om daarmee betere afstemming van product en klant te bereiken is binnen HPD reeds in gang gezet met de inrichting van een afdeling Online Services en het project Klant en Markt. Ook op andere afdelingen vindt incidenteel dergelijk onderzoek plaats. Voorgesteld wordt om deze onderzoeken en vooral de daaruit voortvloeiende kennis meer te concentreren bij HPD. De afstemming op de gebruikers kan ontstaan door met een en dezelfde techniek veel meer producten in de markt te zetten gericht op een vraag, en de marketing daarvan sterk te verbeteren. Het productportfolio Er heeft de laatste paar jaar al een herijking van de informatieproducten die de KB aanbiedt, plaatsgevonden. Het is wenselijk dat HPD en HKC gezamenlijk nog een keer bepalen welke bestanden afzonderlijk als product worden aangeboden en welke data uitsluitend geïntegreerd wordt aangeboden. Aangezien veel van de websites worden aangepast aan de nieuwe PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 13 / 18 ] (prt: )

14 gegevensinfrastructuur is het wenselijk dat dit in de komende maanden gebeurt. PDO zal dit voor de producten die aangepast worden, zo nodig initiëren. Een plan voor inrichting van het productaanbod wordt vóór 1 november 2007 door HPD en HKC gemaakt; uitvoering daarvan vindt in 2008 plaats. De innovatie van de dienstverlening: de mogelijkheid om ideeën en nieuwe mogelijkheden uit te proberen kan sterk verbeterd worden en de doorlooptijd van nieuwe initiatieven is te lang. Voorgesteld wordt om met name bij -PDO ruimte in tijd en mensen vrij te maken voor dit doel en om de bijbehorende faciliteiten beschikbaar te stellen, zonder dat dergelijke ontwikkelingen teveel wordt beperkt door organisatiestructuren, imago, veiligheid en beheer. Een belangrijk aspect dat uit de gesprekken naar voren kwam is dat het proces om van idee naar uitvoering te komen veel te lang duurt, met name als het om nieuwe functionaliteiten gaat. Hoewel het niet juist is om zonder onderzoek naar de oorzaken daarvan conclusies te trekken kunnen de volgende aanbevelingen wel het klimaat scheppen om het implementeren van ontwikkelen beter te faciliteren. - Maak medewerkers die met innovatie bezig zijn gedurende beperkte tijd geheel vrij van andere activiteiten en plaats ze buiten hun normale werkomgeving - Creëer een goed geoutilleerde omgeving, waarin gemakkelijk en soepel kan worden ingespeeld op wensen die nodig zijn om experimenten te faciliteren. - Creëer een internetplek, nauw gerelateerd aan de KB-website (of een specifieke product/dienstwebsite) waar nieuwe functionaliteit snel en zonder al te veel procedures in bètaversie beschikbaar wordt gesteld. De vraag naar IT-inzet en de IT-capaciteit matchen niet helder, en niet duidelijk is welke keuzen gemaakt moeten worden bij overvraging van de IT-capaciteit. Tijdens de voorbereiding van het informatieplan is een inventarisatie gemaakt van alle lopende en voorgenomen projecten die een beroep doen op IT-capaciteit. Vervolgens is een prioriteitenlijst in overleg met hoofd- en stafafdelingen opgesteld en in het IO van juni en juli behandeld. Dit heeft geleid tot een projectenplan 2007 en een aanzet tot een projectenplan De beleidsthema's zoals vastgesteld in het beleidsplan waren hierbij het leidende principe. De prioriteitsvolgorde is in het IO van 2 juli 2007 vastgesteld. De monitoring van eventuele capaciteitsproblemen zal minimaal eenmaal per kwartaal worden besproken in een overleg tussen IT en de hoofden van de hoofdafdelingen, cq. de projectleiders. De geprioriteerde projecten worden in projectplannen uitgewerkt, waarbij voor de omvangrijke projectem Prince II de leidende projectmanagementmethode zal zijn. In een notitie van Hans Jansen en Perry Moree van 15 mei 2007 (IT-capaciteit en Informatieplan) is een aantal afspraken rond extern gefinancierde projecten vastgelegd om ervoor te zorgen dat IT voldoende ruimte heeft om naast de extern gefinancierde projecten ook de niet-extern gefinancierde projecten te faciliteren. 7. PROJECTEN 2007 (In het Projectenplan 2007 wordt gedetailleerder ingegaan op zaken rond de projecten) Er is een inventarisatie uitgevoerd onder hoofdafdelingen en stafafdelingen naar alle lopende en voorgenomen activiteiten die een belangrijk beroep doen op IT-inzet (meer dan vier effectieve dagen). Het overzicht daarvan is te vinden op netwerkschijf M:\Informatieplan Openbaar. PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 14 / 18 ] (prt: )

15 Tijdens de voorjaarsbeleidsdagen is besproken hoe in de KB zal worden omgegaan met het verschil tussen de vraag naar IT-medewerkers en de beschikbare capaciteit. Enerzijds heeft dit geleid tot het nogmaals duidelijk vastleggen van de financiële en personele relatie tussen de lijnorganisatie en de extern gefinancierde projecten (zie de notitie van Hans Jansen en Perry Moree van 16 mei 2007), anderzijds heeft het geleid tot het op 02 juli 2007 vastleggen door het Informatieoverleg (IO) van een prioriteitenvolgorde van de niet-extern gefinancierde projecten. Hieronder volgt deze lijst met de bijbehorende procedure afspraken. Procedure-afspraken De projecten die in onderstaande lijst voorkomen, moeten - voorzover al niet gebeurd - verder worden uitgewerkt. 1. De verantwoordelijke afdeling maakt een document met doelstellingen van het project, op te leveren producten, doorlooptijden/planning/mijlpalen, afhankelijkheden en begroting (materieel en personeel). Van belang is het om instemming te hebben indien op andere dan de eigen afdeling een beroep moet worden gedaan voor personele inzet. De Prince2 methodiek kan bij het inrichten van de projecten als richtlijn gelden. Bij grotere projecten is het volgen van deze methode zelfs verplicht. 2. Het IO beslist op basis van een financieel advies van de controler en adviezen van -PDO en IT over de technische aspecten, architectuur en de benodigde IT-capaciteit of het project in uitvoering wordt genomen. 3. Tijdens het overleg dat minimaal eens per kwartaal tussen IT en de betreffende afdelingshoofden/programmaleiders moet plaatsvinden worden startdatum, voortgang en eventuele plannings- en capaciteitsproblemen bewaakt en besproken. Hierbij bepaalt bovenstaande lijst de prioriteitsvolgorde van de projecten 4. Indien er een ernstig belangenconflict tussen wensen en mogelijkheden ontstaat (hier speelt ook de verhouding tussen de interne en de externe projecten een rol), wordt dit ter beslissing voorgelegd aan het IO. Dit kan zowel door het hoof IT als door het hoofd van een hoofdafdeling gebeuren. prioriteit beleidsthema Project initiërende afdeling 1 1 IDM-fase 2 afronding overgebleven issues HPD/ IT 2 1 Migratie HKC-bestanden naar KBMDO / HKC/ afronden issues VGA IT/ 3 1 afronding migratie LBS3->LBS4 HVP 4 Oracle Cluster (RAC) IT 5 2/3 Verbeteren bestaande processen / dienstverlening HVP/DD 6 1 Aanvragen integrale KB-bezit HPD-HKC 7 Centrale MySQL voorziening IT 8 Document Management Systeem BZ 9 2/3 Verwerken nieuwe objecten HVP 10 Uitbesteding werkplekbeheer IT 11 1 Zoekmachine Evaluatie 12 1 Importeren externe metadata HVP 13 Vernieuwing network G&F 14 Intranet Comm 15 gemerieke omgeving voor wiki's, gastenboeken en weblogs Comm PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 15 / 18 ] (prt: )

16 prioriteit beleidsthema Project initiërende afdeling 16 Personeelsadministratie digital P&O / FEZ 17 Praemisys FEZ / G&F PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 16 / 18 ] (prt: )

17 8. VOORLOPIG OVERZICHT PROJECTEN 2008 [In het najaar 2007 zal een Projectenplan 2008 verschijnen met gedetailleerder informatie over de projecten] (De volgorde is willekeurig) beleidsthema Project initiërende afdeling 1 (Semi-)geautomatiseerd toekennen van trefwoorden en full-text aan titelbeschrijvingen in GGC HVP 1 Aanbieden en leveren van totale Nederlandse boekproductie HVP 1 'Alfaned' HKC 1 Bij IT in beheer nemen applicaties Optische Technieken en images extern aanbieden HKC 1 Herziening databases en producten HKC 1 IDM-fase 3 HPD 1 Verbetering proces titelbeschrijvingen HVP 2/3 Verbeteringen e-depot HVP Renovatie Serverruimte G&F 9. OVERZICHT EXTERN GEFINANCIERDE PROJECTEN Project ANP Databank Digitale Dagbladen Digitalisering Bijzondere Collecties (DBC) EDLNet GVN: Toevoegen nieuwe collecties GVN: vernieuwing vormgeving Infrastructuur voor massadigitalisering (RDD) MICHAEL Plus Onderzoek, toolontwikkeling en implementatie DD/eDepot Parchment to Portal R&D-E-depot activiteiten vanuit extern geld Staten-Generaal Digitaal Technische Implementatie TIFF-archief TEL in VGA TELplus TEL-project The European Library Webarchivering WILC (Watermerken) Afd. / HVP IT HKC PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 17 / 18 ] (prt: )

18 10. TOT SLOT Om het informatieplan en het nauw daaraan gerelateerde projectenplan als instrument duurzaam te kunnen gebruiken worden ze ingebed in de planning- en controlecyclus van de KB. Voor 2008 zal geen afzonderlijk informatieplan verschijnen omdat de voorbereidingtijd daartoe ontbreekt. Wel zal in het najaar een Projectenplan 2008 worden opgesteld, waarin niet alleen een beschrijving van de projecten zal worden opgenomen, maar waarin ook de prioritering van de projecten voor 2008 wordt vastgelegd. Hierin wordt ook de overloop van de projecten uit 2007 meegenomen. In het najaar 2007 zal gestart worden met het opstellen van het Informatieplan 2009, zodat dit tijdig gereed is voor de jaarplannen- en begrotingsronde Hierin zal meer dan in het Informatieplan mogelijk was toegewerkt worden naar een toekomstvisie op de digitale informatievoorziening op basis waarvan gefundeerd keuzes gemaakt kunnen worden waaraan prioriteit gegeven moet worden bij het opstellen van plannen voor de digitale informatievoorziening van de KB. De verantwoordelijkheid voor het opstellen van het Informatieplan 2009 wordt neergelegd bij het hoofd -PDO, een vertegenwoordiger van de bibliotheekkolom en het hoofd IT. Ook het projectenplan zal jaarlijks worden aangepast. PDO (3.0) IP Informatieplan 2007.doc 18 / 18 ] (prt: )