Voor het geheel van de terbeschikkingstelling van de zalen wordt een voorschot en een waarborg gevraagd door de stad Antwerpen

Transcriptie

1 Gebruiksreglement Artikel 1 : Voorwerp Dit reglement bepaalt de voorwaarden voor de terbeschikkingstelling aan derden van de Leyszaal, de trouwzaal, de collegezaal, de raadzaal en de wandelzaal in het stadhuis van de stad Antwerpen, Grote Markt 1 in 2000 Antwerpen. Dit reglement werd goedgekeurd in de zitting van de gemeenteraad van 28 januari 2008, jaarnummer 56. Het gebruiksreglement maakt onlosmakelijk deel uit van de toelating van het college van burgemeester en schepenen. De gebruiker krijgt een afschrift van zowel het gebruiksreglement als het retributiereglement en verklaart er kennis van te hebben genomen en er zich volledig naar te schikken. Artikel 2 : Aard van de activiteiten De zalen worden enkel ter beschikking gesteld voor activiteiten die naar vorm en inhoud passen in het stadhuis. Voorbeelden zijn academische zittingen, voordrachten, recepties, vergaderingen, lunches, diners. Er mogen zeker geen publiek toegankelijke dansavonden, tentoonstellingen of fuiven georganiseerd worden noch activiteiten waarvoor inkomgelden worden gevraagd. Tevens zijn uitgesloten alle aanvragen gedaan door politieke partijen en politiek of ideologisch of religieus gebonden verenigingen. Artikel 3 : Aanvraag De zalen moeten maximaal 1 jaar en minimaal 2 maanden op voorhand worden aangevraagd bij : Stad Antwerpen marketing & communicatie /pers en relaties Stadhuis, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen Tel adres : openstadhuis@stad.antwerpen.be Vervolgens wordt er een aanvraagformulier opgestuurd naar de gebruiker dat volledig moet ingevuld worden. De bedrijfseenheid marketing & communicatie/pers en relaties legt elke aanvraag ter goedkeuring voor aan het college van burgemeester en schepenen. Artikel 4 : Tarieven en facturatie Voor het geheel van de terbeschikkingstelling van de zalen wordt een voorschot en een waarborg gevraagd door de stad Antwerpen De reservatie is pas definitief als het stadsbestuur de betaling ontvangen heeft van het voorschot en de waarborg en dit dient te gebeuren vóór de datum van de activiteit. Het voorschot wordt berekend op basis van het tarief van de zaal volgens de tarieven van het retributiereglement dat werd goedgekeurd in de zitting van de gemeenteraad van 17 september 2007, jaarnummer Samen met het voorschot wordt een waarborg van EUR aangerekend (ongeacht het aantal gevraagde zalen). Indien er na afloop geen schade is, wordt de waarborg teruggestort. De waarborg wordt volledig ingehouden indien er wel schade is vastgesteld.

2 Na datum van activiteit wordt een eindafrekening opgemaakt op basis van de effectief verrichte prestaties, de extra diensten en het gebruik van de keuken. De zalen worden beschikbaar gesteld van maandag tot en met zaterdag en niet op zon- en feestdagen. Artikel 5 : Zalen Navolgende zalen kunnen voor navolgende doeleinden worden gebruikt : Zaal Academische zitting Diner Receptie Vergaderingen Leyszaal x x x x Trouwzaal x x x x Wandelzaal x x x x Collegezaal x Raadzaal x Drank en eetwaren zijn enkel toegelaten in de Leyszaal, de trouwzaal en de wandelzaal. In de collegezaal zijn enkel koffie/thee en frisdrank toegelaten en in de raadzaal zijn noch drank noch eetwaren toegelaten. Alle andere lokalen en verdiepingen behoren niet tot de overeenkomst en mogen niet betreden worden. De gebruiker draagt hierin de verantwoordelijkheid. De terbeschikkingstelling van de zalen gaat in vanaf het gebruik van de zaal (technische opbouw ) tot het verlaten (technische afbraak ). Technische afbraak en opbouw gebeurt door de gebruiker zelf en dit onder toezicht van de verantwoordelijke toezichter van het stadhuis. De activiteit, met inbegrip van afbraak en opruim, moet uiterlijk om uur afgelopen zijn. De zalen worden beschikbaar gesteld vanaf 8.00 uur tot uur. De genodigden, de gebruiker en de traiteur dienen uiterlijk het gebouw te verlaten om uur. De gebruiker mag uitsluitend gebruik maken van de za(a)l(en) die werd(en) toegewezen voor het doel dat hij uitdrukkelijk en vooraf vermeldt in de aanvraag. Alleen volgende gemene delen mogen betreden worden via de hoofdingang aan de Grote Markt : inkom op gelijkvloers, vestibule op gelijkvloers, trapgang en toiletten op het schoon verdiep en tussenverdieping, de pui op het schoon verdiep en de lift. Artikel 6 : Randvoorwaarden Dieren zijn niet toegelaten in het stadhuis tenzij blinden geleide honden. De genodigden of bezoekers moeten zich aanmelden met een uitnodiging of badge. De uitnodiging of badge moet tenminste 1 week op voorhand voorgelegd worden aan de bedrijfseenheid marketing & communicatie, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen. Het is uitdrukkelijk verboden aan de gebruiker om in de door hem gevoerde publiciteit de activiteit op die wijze aan te kondigen dat het publiek zou kunnen veronderstellen dat ze door het stadsbestuur wordt georganiseerd.

3 Inzake visibiliteit is het niet toegelaten om noch aan de gevel van het stadhuis noch aan de inkom vlaggen of wimpels te hangen van de gebruiker en/of zijn organisatie of vereniging. De stad Antwerpen stelt verwijsborden (Din A4 formaat) ter beschikking; andere visibiliteit (vlaggetjes, logo s op de receptietafels, plaatsen van displays) is in beperkte mate toegelaten en vooraf af te spreken met de dienst marketing & communicatie. In het stadhuis is het niet toegelaten om affiches, vlaggen en dergelijke aan te brengen (bv. op muren of deuren) Artikel 7 : Diensten die extra geleverd kunnen worden De tarieven voor de extra diensten werden goedgekeurd in de zitting van de gemeenteraad van 17 september 2007 (jaarnummer 1915) Koffiepauzes (koffie, thee, water, fruitsap, koekjes) Enkel mogelijk van maandag tot vrijdag tijdens de kantooruren Partytafel met tafelkleedje (max.10 tafels) Spreekgestoelte VHS-video / DVD-speler TV-scherm Multimediaprojector en scherm Overheadprojector en scherm Geluidsinstallatie (inclusief micro s) Laserpointer Plasmascherm Flip-over Schraag Vlaggenstaander (1 vlag) Fotokopies (per stuk) tarieven volgens gemeenteraadsbesluit 2754/ EUR per persoon 15 EUR per tafel 50 EUR 150 EUR 150 EUR 200 EUR 3 EUR 5 EUR 0,05 EUR Voor alle voorzieningen inzake materiaal die eventueel via een extern kanaal worden geleverd, kan de gebruiker zich richten tot eender welke leverancier. Afspraken rond leveringen en afhaling van het gehuurde materiaal dienen minstens één week op voorhand worden gemaakt met de bedrijfseenheid marketing & communicatie, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen. Artikel 8 : Lunch, receptie, of diner Voor lunch, receptie of diner dient beroep te worden gedaan op een externe traiteur naar keuze van de gebruiker. De gebruiker meldt vooraf aan de bedrijfseenheid marketing & communicatie, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen de naam van de traiteur. De gebruiker is verantwoordelijk voor de schade aangericht door de traiteur. De traiteur dient gebruik te maken van de grootkeuken op het gelijkvloers en mag de lift of de trap aan de kant van de Zilversmidstraat gebruiken, enkel op de dag van de activiteit. Deze grootkeuken moet door de traiteur na gebruik volledig worden opgekuist en in onberispelijke staat worden achtergelaten. Restafval, PMD en GFT afval moeten in de respectievelijke recipiënten worden gedeponeerd. (ruimte voorzien naast de keuken)

4 De keuken op het gelijkvloers mag enkel gebruikt worden door het personeel van de traiteur. De stad Antwerpen kan op geen enkele wijze betrokken of aansprakelijk gesteld worden voor de diensten geleverd door de traiteur. Meegebrachte toestellen dienen norm gekeurd te zijn en vakkundig worden gebruikt. Zij mogen de technische capaciteit van het gebouw niet overschrijden. Artikel 9 : Personeel Volgend stadspersoneel dient bij elke door een derde georganiseerde activiteit steeds verplicht ingezet te worden: 1) toezicht 2) coördinatie Naargelang de aard van aangevraagde extra diensten kan eventueel ook de inschakeling van een technicus verplicht worden. Artikel 10 : Onderhoud De gebruiker en de traiteur zorgen er echter voor dat de zalen en keuken terug in originele staat worden gebracht. Afval dient onmiddellijk verwijderd te worden. Eventueel achtergelaten afval wordt op kosten van de gebruiker verwijderd. Bij aanvang van de activiteit wordt aan de hand van formulieren. staat van de zalen en de staat van de keuken de toestand van de zalen opgenomen door de coördinator en de gebruiker. Onmiddellijk na de activiteit zal door de coördinator en de gebruiker aan de hand van de formulieren staat van de zalen en staat van de keuken opnieuw de toestand van de zalen worden gecontroleerd op orde en netheid. Eventuele tekortkomingen zullen worden genoteerd en de kosten voor de extra schoonmaak en/of het verwijderen van afval zullen door de stad aangerekend worden. Artikel 11 : Brandveiligheid De gebruiker verbindt er zich toe om ingevolge beperkingen opgelegd door de stedelijke brandweer inzake brandveiligheid een maximum aantal personen in het stadhuis toe te laten van 335 personen. (incl. stadspersoneel) Per zaal gelden volgende richtinggevende maximum capaciteiten Zaal Theateropstelling Diner Receptie Vergaderingen Leyszaal Trouwzaal Wandelzaal Collegezaal / / / 30 Raadzaal / / / 80

5 De veiligheidsnormen opgelegd door de brandweer moeten strikt worden nageleefd. De gebruiker is aansprakelijk voor ongevallen die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn van het overschrijden van het maximum aantal toegelaten personen in het gebouw en/of de zalen. Het is verboden brandbare materialen aan te brengen in het gebouw en er mogen geen gasflessen en kaarsen in het gebouw worden binnengebracht. In het ganse gebouw geldt er een strikt rookverbod. De gebruiker zal zich in eerste risico verzekeren voor de franchise die is opgenomen in de brandpolis van de stad zijnde ,57 /schadegeval (aan Abex 711, d.d ) en dit voor de duur van de ingebruikname en moet tenminste 1 week voor datum van zijn activiteit een bewijs leveren dat hij hiervoor verzekerd is. De brandpolis van de stad bij Ethias heeft nummer Er is één branddeken aanwezig in de keuken, in de zalen zijn brandblusapparaten voorzien. Artikel 12 : Aansprakelijkheid en verzekeringen De gebruiker moet tenminste 1 week voor datum van zijn activiteit een bewijs leveren dat zijn aansprakelijkheid voor schade aan zaal en stadsmaterieel, alsmede aan derden, gedekt is door een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. De gebruiker is gehouden de stad Antwerpen te vrijwaren voor alle eventuele afspraken van derden die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn van de door hem georganiseerde activiteit. De gebruiker is aansprakelijk voor schade aan personen, goederen of voorwerpen, voor schade aan het gebouw en/of de lokalen, tenzij hij kan aantonen dat deze schade in geen geval te wijten is aan een fout of nalatigheid in het gebruik, de bewaking of het onderhoud in hoofde van de gebruiker, zijn personeel of zijn genodigden. De stad Antwerpen kan in geen geval aansprakelijk worden gesteld voor schade inclusief brandschade veroorzaakt door de traiteur en/of zijn medewerkers en ondergeschikten. De traiteur is gehouden de stad Antwerpen te vrijwaren voor alle eventuele aanspraken van derden die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg zijn van de door hem geleverde dienst. Hij dient dan ook een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid en brand af te sluiten waarvan hij voor aanvang van de geplande activiteit een bewijs ter goedkeuring voorlegt aan stad Antwerpen. Indien de traiteur niet tijdig een verzekeringsbewijs voorlegt dat stad Antwerpen goedkeurt, heeft stad Antwerpen het recht om de overeenkomst éénzijdig te verbreken en indien dit niet gebeurt, is de traiteur éénzijdig gehouden om alle gebeurlijk te vergoeden schade integraal voor zijn rekening te nemen. De stad Antwerpen kan in geen enkel geval aansprakelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen.

6 Artikel 13 : Sabam en gemeentebelastingen De Sabam vergoeding moet door de gebruiker rechtstreeks geregeld worden met Sabam. Artikel 14 : Intrekking van verleende toelating Het college van burgemeester en schepenen behoudt zich het recht voor om, in geval van overmacht of mits een gemotiveerde beslissing in het kader van het algemeen belang, een reeds verleende toelating alsnog in te trekken zonder dat de gebruiker recht heeft op schadevergoeding. De reeds overgemaakte geldbedragen zullen integraal worden teruggestort. De stad verbindt er zich toe om in voorkomend geval haar medewerking te verlenen bij het vaststellen van een andere datum of het ter beschikking stellen van een alternatieve zaal. Artikel 15 : Geschillen In geval van betwisting zijn de rechtbanken van Antwerpen bevoegd. Retributiereglement Artikel 1: Voorwerp Voor de dienstjaren 2008 tot en met 2013 wordt een retributie gevestigd voor de terbeschikkingstelling aan derden van de Leyszaal, de Trouwzaal, de Collegezaal, de Raadzaal en de Wandelzaal in het stadhuis van de stad Antwerpen, Grote Markt 1, 2000 Antwerpen, al dan niet in combinatie met de grootkeuken. Artikel 2: Tarieven voor de zalen De zalen worden ter beschikking gesteld van maandag tot en met zaterdag en niet op zon- en feestdagen maximaal van 8u tot 24u. De retributie wordt als volgt vastgesteld: Tarieven geldig van maandag tot en met vrijdag Zaal Duurtijd 4 u, Meer dan 4u, polyvalente zalen: 1. Leyszaal 600 EUR 1200 EUR 2. Trouwzaal 600 EUR 1200 EUR 3. Wandelzaal 500 EUR 1000 EUR vergaderzalen: 4. Collegezaal 500 EUR 1000 EUR 5. Raadzaal 500 EUR 1000 EUR Tarieven geldig op zaterdag (voor de zaterdagen wordt het tarief met 30 % verhoogd) Zaal Duurtijd 4 u, Meer dan 4u,

7 Zaal Duurtijd 4 u, Meer dan 4u, polyvalente zalen: 1. Leyszaal 780 EUR 1560 EUR 2. Trouwzaal 780 EUR 1560 EUR 3. Wandelzaal 650 EUR 1300 EUR vergaderzalen: 4. Collegezaal 650 EUR 1300 EUR 5. Raadzaal 650 EUR 1300 EUR Artikel 3: Tarieven voor diensten die geleverd kunnen worden door marketing&communicatie Koffiepauzes (koffie, thee, water, fruitsap, koekjes) Enkel mogelijk van maandag tot vrijdag tijdens de kantooruren Partytafel met tafelkleedje (max 10 tafels) Spreekgestoelte VHS-video / DVD-speler TV-scherm Multimediaprojector en scherm Overheadprojector en scherm Geluidsinstallatie (inclusief micro s) Laserpointer Plasmascherm Flip-over Schraag Vlaggenstaander (1 vlag) Fotokopies (per stuk) tarieven volgens gemeenteraadsbesluit 2754/ EUR p.p 15 EUR per tafel 50 EUR 150 EUR 150 EUR 200 EUR 3 EUR 5 EUR 0,05 EUR Artikel 4: Tarief voor de grootkeuken Voor het gebruik van de grootkeuken wordt 100 euro aangerekend. Artikel 5: Personeel Voor het ter beschikking stellen van personeel wordt een uurloon aangerekend volgens vastgestelde uurlonen aan te rekenen aan derden, zoals goedgekeurd door de gemeenteraad. De personeelsinzet wordt berekend op basis van de effectief geleverde prestaties. Artikel 6 De retributie is verschuldigd door de aanvrager van de terbeschikkingstelling van de zaal.

8 Artikel 7 De betaling van retributie dient te gebeuren binnen 30 dagen na verzending van de factuur op rekeningnummer van de stadsontvanger/financieel beheerder. Artikel 8: Annuleringsvergoeding De retributie blijft verschuldigd indien de aanvraag minder dan 20 dagen voor de gevraagde datum geannuleerd wordt of wanneer de geplande activiteit niet kan doorgaan om redenen buiten de wil van het stadsbestuur of als gevolg van overmacht. Artikel 9 Dit retributiereglement vervangt alle voorgaande retributiereglementen met betrekking tot het ter beschikking stellen van de zalen van het stadhuis. Artikel 10 Artikel 94 van het gemeentedecreet voorziet in de mogelijkheid om een dwangbevel uit te vaardigen met het oog op de invordering van onbetwiste en opeisbare niet-fiscale schuldvorderingen. Bij betwisting kan het stadsbestuur zich tot de burgerlijke rechtbank wenden om de retributie in te vorderen. Artikel 11 Deze beslissing wordt definitief indien geen bezwaren worden ingediend tijdens het openbaar onderzoek met betrekking tot dit retributiereglement.