Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie 2.2

Transcriptie

1 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie 2.2

2

3 Inhoud Welkom... 1 Leeswijzer... 3 Wijzigingen in deze versie... 5 Over Omgevingsloket online... 7 Omgevingsloket online... 7 Vergunningen via Omgevingsloket online... 9 Onderdelen binnen Omgevingsloket online Vergunningverlening met Omgevingsloket online Omgevingsloket online en vergunningverlening Concept In behandeling Beschikking Status volgen Status volgen Audit trail Algemene informatie Minimale eisen voor gebruik Procedure bij storingen of fouten Tips voor verbetering doorgeven Rollen Rechtenoverzicht Index iii

4

5 Welkom Welkom bij Omgevingsloket online. Eén centrale voorziening waar burgers en bedrijven een omgevingsvergunning kunnen aanvragen en meldingen kunnen doen. Daarnaast kunnen alle overheden met Omgevingsloket online hun dienstverlening verbeteren en het werkproces vergemakkelijken. Omgevingsloket online biedt burgers en bedrijven: Informatie die helpt bij het oriënteren op de omgevingsvergunning en meldingen. De mogelijkheid om 24 uur per dag, digitaal, vanuit huis of kantoor een omgevingsvergunning aan te vragen of meldingen te doen via een eenvoudig formulier. Statusinformatie over de aanvraag. Omgevingsloket online biedt overheden en adviseurs: De mogelijkheid om aanvragen en meldingen digitaal te ontvangen, te behandelen en uit te wisselen. Statusinformatie over de aanvraag. Omgevingsloket online schrijft geen werkwijze voor, maar ondersteunt de diverse werkwijzen die bij het bevoegd gezag aanwezig zijn. 1

6

7 Leeswijzer Houd bij het gebruik van deze handleiding rekening met onderstaande aandachtspunten: Deze handleiding hoort bij Omgevingsloket online. Deze voorziening is gebaseerd op de Wabo die in 2010 wordt ingevoerd. Aan Omgevingsloket online wordt nog gewerkt. Deze handleiding is dus ook aan verandering onderhevig. Deze handleiding beschrijft de mogelijkheden van Omgevingsloket online versie 2.2. Zodra er wijzigingen plaatsvinden, wordt deze handleiding bijgewerkt. In deze handleiding wordt gesproken over rollen (bijvoorbeeld coördinator, behandelaar of baliemedewerker). Kort gezegd is een rol een taak. Een functie is een samengestelde taak. Deze rollen hoeven dus niet één-op-één overeen te komen met de functies in de eigen organisatie. De rollen zijn puur bedoeld om aan te geven welke rechten medewerkers in Omgevingsloket online kunnen krijgen. Zo kan een medewerker ook meerdere rollen hebben. Naast deze handleiding zijn er ook handleidingen voor de rollen baliemedewerker, coördinator, lokale beheerder, en ereview. De handleiding voor de rol baliemedewerker beschrijft alle handelingen die een baliemedewerker kan verrichten namens, of ter ondersteuning van, de aanvrager. De handleiding voor de rol coördinator geeft inzicht in de wijze waarop Omgevingsloket online het vergunningverleningsproces en de behandeling van meldingen ondersteunt. De handleiding voor de lokale beheerders beschrijft hoe taken zoals het instellen van Omgevingsloket online, het toevoegen en wijzigen van organisatie- en gebruikersgegevens en het koppelen van adviesorganisaties in Omgevingsloket online worden uitgevoerd. De handleiding voor ereview (ook wel bekend als de CADviewer) beschrijft de handelingen die met dat programma mogelijk worden gemaakt. Naast deze handleidingen is er een e-learningtool beschikbaar. Deze bestaat uit een korte introductie en verschillende modules waarin het hele proces van informatie, aanvraag en behandeling van de omgevingsvergunning wordt doorlopen. De e-learningtool is te downloaden op Kennisplein Omgevingsvergunning. Gebruik de Index om trefwoorden in deze handleiding te zoeken. Daar waar beschrijvingen voor zowel een aanvraag als melding kunnen gelden, mag voor aanvraag/aanvrager ook melding/melder gelezen worden. Tijdens het schrijven van deze handleiding bevatten sommige schermen in de applicatie nog de afkorting LVO. Voor de duidelijkheid is deze afkorting in de instructies behorend bij de afbeeldingen van deze schermen overgenomen. Of de check voor milieu en/of de mogelijkheid tot het doen van een milieumelding beschikbaar is, is afhankelijk van de omgeving waarin Omgevingsloket online wordt bekeken. In de handleiding wordt de gebruiker erop gewezen als de mogelijkheid bestaat dat de functie(s) niet beschikbaar zijn. 3

8

9 Wijzigingen in deze versie Ten opzichte van de handleiding voor de vorige versie, zijn in deze handleiding de volgende onderwerpen aangepast: Over Omgevingsloket online > Vergunningen via Omgevingsloket online: Volgorde aangepast aan reikwijdteoverzicht dat opnieuw is vastgesteld in november Over Omgevingsloket online > Onderdelen binnen Omgevingsloket online: De schermafbeelding van de werkzaamhedenlijst is vervangen. Vergunningverlening met Omgevingsloket online > Concept > Vooroverleg: Schermafbeeldingen aangepast aan de nieuwe situatie. Status volgen > Audit trail: Schermafbeeldingen aangepast aan nieuwe situatie. 5

10

11 Over Omgevingsloket online Omgevingsloket online De omgevingsvergunning Het ministerie van VROM werkt aan de modernisering van regels op het gebied van wonen, ruimte en milieu. Dit gebeurt door regels te schrappen en de administratieve lasten met ruim dertig procent te verminderen. Een onderdeel van de modernisering is het invoeren van de omgevingsvergunning (Wet algemene bepalingen omgevingsrecht, Wabo). Dit is een geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. In totaal zijn circa 25 vergunningen gebundeld in de omgevingsvergunning. Het wordt mogelijk één vergunning aan te vragen voor alle werkzaamheden die samenhangen met het bouwen of verbouwen van een huis, vestigen van een bedrijf of instelling. Deze vergunning kan digitaal worden aangevraagd bij de gemeente en eventueel ook bij de provincie en een aantal departementen. Om een omgevingsvergunning te kunnen afgeven, digitale aanvragen in ontvangst te nemen en gebruik te maken van de ICT treffen VROM, het bevoegd gezag en de adviserende overheden allerlei voorbereidingen. Particulieren, bedrijven of instellingen die een melding of aanvraag willen indienen, starten het aanvraagproces bij het digitaal loket van een gemeente, provincie of andere bevoegde instantie. Van daaruit worden zij doorgelinkt naar Omgevingsloket online. Omgevingsloket online bestaat uit de volgende onderdelen: Vergunningcheck. Hiermee gaat de aanvrager na of hij verplicht is een omgevingsvergunning aan te vragen of een melding te doen. Aanvraagmodule. Hiermee stelt de aanvrager de aanvraag op. Dossiermodule. Hierin verrichten medewerkers van het bevoegd gezag hun werk. Deze module bestaat uit een aanvraagdossier en een behandeldossier. Vergunningcheck De vergunningcheck voor particulieren, bedrijven en instellingen bestaat uit een vragenboom waarmee de aanvrager kan vaststellen of hij daadwerkelijk vergunnings- of meldingsplichtig is. Ook wordt op basis van de antwoorden duidelijk welk bevoegd gezag de aanvraag uiteindelijk zal behandelen. Aanvraagmodule De aanvraagmodule bevat een aanvraagformulier dat wordt samengesteld op basis van de gegeven antwoorden in de vragenboom. De aanvrager geeft persoonlijke- of bedrijfsgegevens, gegevens over de te ondernemen werkzaamheden en over het object of de objecten (bijvoorbeeld de woning of de fabriek) waarop deze werkzaamheden betrekking hebben. Daarnaast heeft de aanvrager de mogelijkheid om bijlagen toe te voegen. 7

12 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie 2.2 Dossiermodule De dossiermodule wordt gebruikt voor het behandelen en uitwisselen van ingediende aanvragen en andere documenten door het bevoegd gezag (gemeente, provincie en adviseurs). Het gebruik van de dossiermodule is optioneel (afhankelijk van de reeds beschikbare ICT-kennis en -voorzieningen bij het bevoegd gezag). In de dossiermodule zijn beschikbaar: Een aanvraagdossier. Een behandeldossier. Aanvraagdossier Als een aanvrager een aanvraag opstelt, wordt een uniek aanvraagdossier aangemaakt. In dit aanvraagdossier kan de aanvrager de status van de aanvraag volgen. Ook kan de aanvrager hier aanvullende informatie of digitale bijlagen toevoegen (inclusief CAD-tekeningen). Op het moment dat een aanvraag wordt ingediend in Omgevingsloket online, wordt de aanvraag verstuurd aan het bevoegd gezag. Naar keuze van het bevoegd gezag kan dit per of via webservices. Bijlagen worden niet verstuurd, maar blijven in het aanvraagdossier. Het bevoegd gezag heeft wel toegang tot deze bijlagen. Het bericht dat het bevoegd gezag van de aanvraag ontvangt, bevat hyperlinks naar de betreffende bijlagen in het aanvraagdossier en een PDF met de aanvraag. Behandeldossier Op het moment dat een aanvraag wordt ingediend, wordt ook een behandeldossier aangemaakt. Alleen gemeentes, provincies en betrokken adviseurs hebben toegang tot dit behandeldossier. Dit dossier bestaat uit de informatie uit het aanvraagdossier plus de informatie en documenten die gedurende de behandeling door of namens het bevoegd gezag toegevoegd zijn. Overheden en adviseurs kunnen aanvragen raadplegen en van commentaar voorzien. Bovendien kan men bouwtekeningen elektronisch bekijken en bewerken. Bevoegde gezaginstanties zijn niet verplicht het 'behandeldossier' te gebruiken voor het behandelen en uitwisselen van aanvragen met adviserende overheden. De aanvrager heeft geen toegang tot de stukken die het bevoegd gezag en adviseur uploaden in het behandeldossier in Omgevingsloket online. Nadat een dossier is gesloten, stuurt Omgevingsloket online een bericht aan het bevoegd gezag met het verzoek het dossier over te hevelen naar de eigen systemen van het bevoegd gezag. 8

13 Over Omgevingsloket online Vergunningen via Omgevingsloket online Een groot aantal oude wetten, besluiten en verordeningen wordt gebundeld in de omgevingsvergunning. Om een idee van de reikwijdte te geven, staan de hoofdcategorieën hieronder. Een volledig overzicht staat in de folder 'Overzicht reikwijdte omgevingsvergunning'. Woningwet Bouwvergunning. Ontheffing van het Bouwbesluit. Bouwverordening Sloopvergunning. Ontheffing van voorschrift Bouwverordening. Vergunningsvrij bouwen. Wet ruimtelijke ordening Onder andere: Aanlegvergunning en sloopvergunning. Projectbesluit. Tijdelijke ontheffing van het bestemmingsplan. Besluit Brandveilig gebruik Bouwwerken Gebruiksvergunning. Gebruiksmelding (gelijktijdige melding niet verplicht). Wet Milieubeheer De beschikbaarheid van deze functie is afhankelijk van de omgeving waarin wordt gewerkt. Milieuvergunning. Meldingsplicht veranderingen van de inrichting of de werking daarvan. Mijnbouwwet Mijnbouwmilieuvergunning. Provinciale verordening Aanleggen en veranderen van een weg. Monumentenvergunning. Opslagvergunning (roerende zaken). Uitwegvergunning. Wet milieubeheer/wet verontreiniging oppervlaktewateren Oprichten en veranderen. Vergunning voor indirecte lozingen. Monumentenwet 1988 Monumentenvergunning. Sloopvergunning in door het Rijk aangewezen beschermde stad- of dorpsgezichten. Gemeentelijke verordening Monumentenvergunning. 9

14 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie 2.2 Aanleggen en veranderen van een weg. Opslagvergunning (roerende zaken). Uitwegvergunning. Vergunning voor het hebben van een alarminstallatie (geluid en licht) aan een onroerende zaak. Kapvergunning. Reclamevergunning. Gemeente-, provincie-, waterschapsverordening Toestemmingen uit gemeentelijke/provinciale/waterschapsverordeningen die via 2.2, lid 2 Wabo in de verordeningen zijn aangewezen. Vergunningen die kunnen aanhaken De drie vergunningen die in bepaalde gevallen kunnen aanhaken aan een omgevingsvergunning staan hieronder. Deze vergunningen vervallen niet en kunnen ook op zichzelf, dus los van een omgevingsvergunning, worden aangevraagd. Wet milieubeheer Ontheffing van regels pmv voor zover ontheffingen voor gesloten stortplaatsen en grondwaterbeschermingsgebieden. Natuurbeschermingswet 1998 Vergunning met betrekking tot handelingen in een beschermd natuurgebied. Flora- en faunawet Ontheffing van diverse verplichtingen. Onderdelen binnen Omgevingsloket online Binnen Omgevingsloket online zijn er verschillende onderdelen (voor de aanvrager wordt daarvoor het woord werkzaamheden gebruikt) die van toepassing kunnen zijn op een aanvraag. Een nieuwe aanvraag begint met de selectie van onderdelen uit onderstaande lijst. De lijst voor zakelijke gebruikers is uitgebreid met voor hen relevante onderdelen. 10

15 Over Omgevingsloket online 11

16

17 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Omgevingsloket online en vergunningverlening Omgevingsloket online ondersteunt het proces van vergunningverlening, maar schrijft geen werkwijze voor. Omgevingsloket online ondersteunt de diverse werkwijzen die bij het bevoegd gezag aanwezig zijn. De mogelijkheden die Omgevingsloket online biedt, verschillen per fase van het aanvraagproces, per status van een aanvraag en per rol. Dit hoofdstuk bevat uitleg bij de mogelijkheden die voor de behandelaar relevant zijn. De verschillende statussen binnen Omgevingsloket online zijn: 1. Concept. 2. In behandeling. 3. Aanvulling gevraagd. 4. Ontwerpbesluit. 5. Aanhouden beslissing. 6. Beschikking. 7. Gemeld. 8. LVO Dossier gesloten. Het verloop van de statussen staat in onderstaand diagram: 13

18 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie

19 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Concept Concept Vanaf het moment dat de aanvrager begint met het opstellen van een aanvraag is er sprake van de status 'Concept'. Omgevingsloket online biedt de aanvrager in deze fase de mogelijkheid om: Locatie en werkzaamheden op te geven en vergunningplicht te bepalen. Bijlagen en notities toe te voegen. Betrokkenen toe te voegen. Een gemachtigde aan te wijzen. (Voor-)overleg te voeren met bevoegd gezag en betrokkenen. Het bevoegd gezag krijgt dan toegang tot de conceptaanvraag. Op basis van het vooroverleg de aanvraag te wijzigen, in te dienen of te verwijderen uit Omgevingsloket online. Zakelijke aanvragers hebben de mogelijkheid om het bevoegd gezag te selecteren waarmee ze vooroverleg willen voeren. De aanvraag in te dienen. Vooroverleg In Omgevingsloket online kan elk aangesloten bevoegd gezag instellen of overleg tussen aanvrager en bevoegd gezag door middel van het openstellen van de aanvraag mogelijk wordt gemaakt. Als vooroverleg is toegestaan, kunnen particulieren en bedrijven op elk gewenst moment vooroverleg aanvragen door hun aanvraag open te stellen. Het bevoegd gezag krijgt dan een notificatie van het verzoek tot vooroverleg en krijgt toegang tot de conceptaanvraag. Als vooroverleg is aangevraagd, kan de coördinator een behandelaar en een adviseur inschakelen ten behoeve van het vooroverleg. Een behandelaar kan ook een adviseur of adviesorganisatie zijn. De coördinator, behandelaar en adviseur kunnen documenten toevoegen aan het behandeldossier. Deze documenten kunnen niet door de aanvrager worden ingezien. De behandelaar krijgt een notificatie per met de volgende tekst: Geachte meneer, mevrouw, De <aanvrager/melder/gemachtigde> van de <aanvraag/melding> <naam en nummer aanvraag/melding> heeft de <aanvraag/melding> opengesteld ten behoeve van vooroverleg. U kunt de <aanvraag/melding> inzien via Omgevingsloket online. Toelichting: <toelichting op verzoek tot vooroverleg> Met vriendelijke groet, Omgevingsloket online

20 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie 2.2 Ga als volgt te werk om de conceptaanvraag in te zien. 1. Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in als behandelaar. De logingegevens zijn beschikbaar gesteld door de lokale beheerder (zie 'Minimale eisen voor gebruik'). 2. Kies voor het tabblad 'De aanvragen'. 3. Er verschijnt een overzicht van alle aanvragen. Via de link 'Mijn aanvragen' ziet de behandelaar alleen de aanvragen die aan hem zijn toegewezen. 4. Klik op een aanvraag om het behandeldossier te openen. Via de tabbladen kan de behandelaar alle onderdelen van de aanvraag bekijken: de gegevens van de aanvraag en de aanvrager, bijlagen, adviezen of notities die al zijn toegevoegd. 16

21 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Na het vooroverleg Na het vooroverleg kan de aanvrager besluiten: De aanvraag te wijzigen. De aanvraag in te dienen. De aanvraag te verwijderen. Documenten inzien De behandelaar kan in de conceptfase documenten inzien als de aanvraag, in het kader van vooroverleg, aan hem toegewezen is. De behandelaar krijgt per een notificatie dat hij betrokken is bij vooroverleg. De notificatie bevat de tekst: Geachte meneer, mevrouw, De <aanvrager/melder/gemachtigde> van de <aanvraag/melding> <naam en nummer aanvraag/melding> heeft de <aanvraag/melding> opengesteld ten behoeve van vooroverleg. U kunt de <aanvraag/melding> inzien via Omgevingsloket online. Toelichting: <toelichting op verzoek tot vooroverleg> Met vriendelijke groet, Omgevingsloket online Het inzien van de bij het vooroverleg betrokken documenten gaat als volgt: 1. Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in. 17

22 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie Kies voor het tabblad 'De aanvragen'. 3. Er verschijnt een overzicht van alle aanvragen. Via de link 'Mijn aanvragen' ziet de behandelaar alleen de aanvragen die aan hem zijn toegewezen. 4. Klik op een aanvraag om het behandeldossier te openen. Via de tabbladen zijn alle onderdelen van de aanvraag te bekijken: de gegevens van de aanvraag en de aanvrager, bijlagen, adviezen of notities die al zijn toegevoegd. 18

23 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Documenten toevoegen De behandelaar kan, net als de coördinator en adviseur, documenten toevoegen aan het behandeldossier. Deze documenten kunnen niet door de aanvrager worden ingezien. Documenten worden toegevoegd in het behandeldossier, in het detailscherm van de aanvraag. 1. Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in. 2. Ga naar het tabblad 'De aanvragen'. 19

24 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie Klik de betreffende aanvraag aan. 4. Selecteer 'Documenten'. Klik op de knop 'Document toevoegen' en geef in het volgende scherm aan om wat voor document het gaat. 5. Klik op 'Volgende' en het document wordt opgeslagen in het behandeldossier. 20

25 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Externe adviseurs inschakelen In de fase 'Concept' kan een aanvraag aan een behandelaar worden toegewezen, als de aanvrager een verzoek om vooroverleg heeft ingediend. De betreffende behandelaar kan in dat geval zelf een externe adviseur inschakelen. 1. Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in. 2. Kies voor het tabblad 'De aanvragen'. 3. Er verschijnt een overzicht van alle aanvragen. Via de link 'Mijn aanvragen' ziet de behandelaar alleen de aanvragen die aan hem zijn toegewezen. 4. Klik op een aanvraag om het behandeldossier te openen. 5. Klik op de link 'Aanvragen advies' in het scherm 'Taken voor deze aanvraag'. 6. Kies het type advies. 7. Vink aan voor welk onderdeel van de aanvraag het advies wordt gevraagd en licht dit eventueel toe. 21

26 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie Selecteer de adviserende organisatie. 9. Kies de juiste organisatie uit de lijst. 10.Het adviesverzoek wordt verstuurd naar de betreffende organisatie. 22

27 Vergunningverlening met Omgevingsloket online In behandeling In behandeling Vanaf het moment dat de aanvrager de aanvraag heeft ingediend, verandert de status van de aanvraag in 'In behandeling'. De status van een melding wijzigt na indiening in 'Gemeld'. De beslistermijn voor een aanvraag gaat in zodra de aanvrager de aanvraag indient, en loopt al op het moment dat de coördinator het bericht verstuurt waarin staat dat de aanvraag definitief in behandeling is genomen. De termijninformatie is nog niet zichtbaar in Omgevingsloket online. Daarom is het belangrijk dat het bevoegd gezag zelf de termijn bijhoudt. In de loop van 2010 wordt informatie over termijnen wel getoond. Omgevingsloket online biedt de aanvrager in deze fase de mogelijkheid om: De aanvraag en zelf toegevoegde bijlagen in te zien. Betrokkenen toe te voegen. Een gemachtigde aan te wijzen. De aanvraag in te trekken. Bijlagen als aanvulling toe te voegen. Omgevingsloket online biedt de behandelaar in deze fase de mogelijkheid om: Documenten in te zien. Notities toe te voegen. Onderdelen te beoordelen op volledigheid en/of inhoud. Een adviseur in te schakelen. Deze adviseur kan ook documenten inzien en toevoegen. De betrokken adviseur kan ook een andere adviseur inschakelen. In deze gebruikershandleiding komen voorbeelden voor van zowel enkelvoudige als meervoudige aanvragen. Bij enkelvoudige aanvragen betreft het één onderdeel, zoals kappen. Bij meervoudige aanvragen betreft het meerdere onderdelen, zoals de onderdelen kappen en bouwen. Bij een enkelvoudige vergunningaanvraag zal de coördinator meestal optreden als behandelaar. Bij een meervoudige vergunningaanvraag kan de coördinator optreden als behandelaar, maar zijn meer behandelaars mogelijk. Toegewezen krijgen aanvraag voor beoordeling De coördinator wijst een aanvraag toe aan een behandelaar voor een inhoudelijke beoordeling of een beoordeling op volledigheid. De behandelaar krijgt daarover een melding per . De tekst daarvan luidt: Geachte meneer, mevrouw, Hierbij wordt u verzocht om een beoordeling op <soort beoordeling> te geven op één of meerdere onderdelen van de aanvraag <naam en nummer aanvraag>. Soort onderdeel: <onderdeel waarvoor beoordeling wordt gevraagd> Toelichting: <toelichting op verzoek voor beoordeling> 23

28 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie 2.2 Met vriendelijke groet, Omgevingsloket online Na het ontvangen van deze mail kan de behandelaar inloggen in de omgeving voor het bevoegd gezag en vindt hij de aanvraag onder 'Mijn aanvragen'. Beoordelen op volledigheid De behandelaar krijgt per een verzoek van de coördinator om een aanvraag te beoordelen op volledigheid. Voor het onderdeel Milieubeheer wordt per rubriek gecontroleerd op volledigheid. 1. Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in. 2. Kies voor het tabblad 'De aanvragen'. 3. Er verschijnt een overzicht van alle aanvragen. Via de link 'Mijn aanvragen' ziet de behandelaar alleen de aanvragen die aan hem zijn toegewezen. 4. Klik op de betreffende aanvraag om het behandeldossier te openen. Via de tabbladen kan de behandelaar alle onderdelen van de aanvraag bekijken: de gegevens van de aanvraag en de aanvrager, bijlagen, adviezen of notities die al zijn toegevoegd. 5. Klik op het tabblad 'Werkzaamheden'. Als een beoordeling is aangevraagd, is op dit tabblad de knop 'Volledigheid' actief. 24

29 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 6. Klik op 'Volledigheid'. 7. Doorloop de schermen die verschijnen en controleer of alle benodigde informatie volledig is aangeleverd. 8. In het laatste scherm geeft de behandelaar zijn oordeel: de aanvraag is volledig, onvolledig of de volledigheid is nog in onderzoek. 9. Op basis van dit oordeel krijgt de coördinator een notificatie over de stand van zaken. Inhoudelijk beoordelen De behandelaar krijgt per een verzoek van de coördinator om een aanvraag inhoudelijk te beoordelen. Voor het onderdeel Milieubeheer (beschikbaarheid afhankelijk van de omgeving waarin wordt gewerkt) wordt een inhoudelijke controle per rubriek uitgevoerd. 25

30 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in. 2. Kies voor het tabblad 'De aanvragen'. 3. Er verschijnt een overzicht van alle aanvragen. Via de link 'Mijn aanvragen' ziet de behandelaar alleen de aanvragen die aan hem zijn toegewezen. 4. Klik op de betreffende aanvraag om het behandeldossier te openen. Via de tabbladen kan de behandelaar alle onderdelen van de aanvraag bekijken: de gegevens van de aanvraag en de aanvrager, bijlagen, adviezen of notities die al zijn toegevoegd. 5. Klik op het tabblad 'Werkzaamheden'. Als een beoordeling is aangevraagd, is op dit tabblad de knop 'Beoordelen' actief. 6. Klik op 'Beoordelen'. 7. Doorloop de schermen die verschijnen en controleer of de informatie inhoudelijk juist is. 26

31 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 8. In het laatste scherm geeft de behandelaar zijn oordeel: de aanvraag is akkoord, niet akkoord of nog in onderzoek. 9. Op basis van dit oordeel krijgt de coördinator een notificatie over de stand van zaken. Externe adviseurs inschakelen tijdens behandeling De behandelaar die een aanvraag toegewezen heeft gekregen, kan een externe adviseur inschakelen. 1. Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in. 27

32 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie Kies voor het tabblad 'De aanvragen'. Er verschijnt een overzicht van alle aanvragen. Via de link 'Mijn aanvragen' ziet de behandelaar alleen de aanvragen die aan hem zijn toegewezen. 1. Klik op een aanvraag om het behandeldossier te openen. 2. Klik op de link 'Aanvragen advies' in het scherm 'Taken voor deze aanvraag'. 3. Kies het type advies. 4. Vink aan voor welk onderdeel van de aanvraag het advies wordt gevraagd en licht dit eventueel toe. 28

33 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 5. Selecteer de adviserende organisatie. 6. Kies de juiste organisatie uit de lijst. 7. Het adviesverzoek wordt verstuurd naar de betreffende organisatie. Toevoegen advies Het is voor de adviseur mogelijk om zijn advies toe te voegen aan de aanvraag. 1. Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in. 29

34 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie Kies voor het tabblad 'De aanvragen'. Er verschijnt een overzicht van alle aanvragen. 1. Klik in het linkermenu op 'Documenten'. 2. Klik op 'Browse' om het toe te voegen document lokaal op te zoeken. 30

35 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 3. Selecteer het juiste document door er dubbel op te klikken. 4. Geef het document een titel in het titelveld (verplicht). 5. Vermeld eventueel de naam van de auteur en het versienummer. 6. Is er een verkeerd document geselecteerd, klik dan op 'Opnieuw' en herhaal de eerdere stappen. 7. Klik op 'Volgende'. 31

36 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie In het overzicht is te zien dat het document is toegevoegd aan de aanvraag. Bijlagen inzien en verrijken met notities Omgevingsloket online biedt de mogelijkheid om toegevoegde bijlagen te bekijken en te voorzien van opmerkingen. Deze functionaliteit is volledig geïntegreerd in Omgevingsloket online. Bijlagen kunnen worden verrijkt met notities. Het oorspronkelijke document blijft ongewijzigd. Bijlagen bekijkt men vanuit het aanvraagscherm. 1. Selecteer een aanvraag en klik op Bijlagen. De beschikbare bijlagen worden getoond. 32

37 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 2. Klik op de betreffende bijlage. Een pagina met de details van de bijlage wordt getoond. 3. Klik op het icoon bij 'Open bestand in viewer'. De bijlage opent in het speciale programma (ereview) in een nieuw venster. Als het om grote bestanden gaat, kan dit enige tijd duren. 33

38 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie Een geopend document in ereview ziet er aldus uit: Bijlagen in ereview Het speciale programma voor bijlagen opent in een nieuw venster. Voor het gemak worden alle andere bijlagen die geopend worden in hetzelfde venster getoond. Dit scheelt tijd en maakt het eenvoudig om verschillende bijlagen over elkaar heen te leggen. Werking van het programma ereview laat de bijlage zien zoals deze is toegevoegd via Omgevingsloket online. Dit originele document kan niet worden gewijzigd. Het is voorzien van een (nog) lege presentatielaag. Bijlagen opslaan Het is met ereview mogelijk om bijlagen lokaal (op de eigen computer) op te slaan. Aparte handleiding Voor het programma ereview is een aparte handleiding beschikbaar. Deze is te downloaden op Kennisplein Omgevingsvergunning, of te verkrijgen via de lokale beheerder. 34

39 Vergunningverlening met Omgevingsloket online Documenten toevoegen tijdens behandeling De behandelaar kan tijdens de fase 'In behandeling' documenten toevoegen aan het behandeldossier. Deze documenten kunnen niet door de aanvrager worden ingezien. Documenten worden toegevoegd in het behandeldossier, in het detailscherm van de aanvraag. 1. Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in. 2. Ga naar het tabblad 'De aanvragen' en klik de betreffende aanvraag aan. 3. Selecteer 'Documenten'. Klik op de knop 'Document toevoegen' en geef in het volgende scherm aan om wat voor document het gaat. 4. Klik op 'Volgende' en het document wordt opgeslagen in het behandeldossier. 35

40 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie 2.2 Adviezen in behandeldossier inzien De behandelaar kan de adviezen inzien die door betrokken adviseurs aan het dossier zijn toegevoegd. 1. Ga naar de omgeving voor het bevoegd gezag 2. Log in. 3. Klik op 'De aanvragen'. 4. Selecteer de betreffende aanvraag. 5. Open de aanvraag. Via de tab 'Documenten' zijn alle adviezen in te zien die in het kader van de aanvraag zijn toegevoegd. 36

41 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 37

42 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie 2.2 Beschikking Documenten toevoegen tijdens fase Beschikking De behandelaar kan tijdens de fase 'Beschikking' documenten toevoegen aan het behandeldossier. Deze documenten kunnen niet door de aanvrager worden ingezien. Documenten worden toegevoegd in het behandeldossier, in het detailscherm van de aanvraag. 1. Ga naar de homepage voor het bevoegd gezag en log in. 2. Ga naar het tabblad 'De aanvragen' en klik de betreffende aanvraag aan. 3. Selecteer 'Documenten'.Klik op de knop 'Document toevoegen' en geef in het volgende scherm aan om wat voor document het gaat. 4. Klik op 'Volgende' en het document wordt opgeslagen in het behandeldossier. 38

43 Vergunningverlening met Omgevingsloket online 39

44

45 Status volgen Status volgen Een overzicht van alle aanvragen waarbij de behandelaar betrokken is, is in te zien onder 'De aanvragen'. Ga als volgt te werk: 1. Log in. 2. Selecteer 'De aanvragen'. 3. Kies voor 'Mijn aanvragen'. 4. Het overzicht met al uw aanvragen verschijnt. 5. Onder 'Filteren' kunt u aangeven welke aanvragen en meldingen u getoond wilt hebben en met welke status. 6. In de kopregel zijn verschillende kolommen te zien. Klik op de titel van de betreffende kolom om de aanvragen op- of aflopend te sorteren. 41

46 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie 2.2 Audit trail De audit trail is een handige functie die alle uitgevoerde acties met betrekking tot een aanvraag bijhoudt. De gebruiker die de actie heeft uitgevoerd, de datum en het tijdstip staan vermeld. Zo is makkelijk te zien wie bijvoorbeeld een bijlage heeft toegevoegd. 1. Ga naar 'De aanvragen'. 2. Selecteer de betreffende aanvraag. 3. Klik in het linkermenu op 'Audit trail'. 4. Zichtbaar is nu welke gebruiker op welke datum en tijdstip welke handeling heeft uitgevoerd. 5. Door een auditregel te selecteren en vervolgens op de knop 'Auditregel inzien' te klikken, wordt meer gedetailleerde informatie zichtbaar. 42

47 Status volgen 43

48

49 Algemene informatie Minimale eisen voor gebruik Om Omgevingsloket online te gebruiken moet de medewerker van het bevoegd gezag beschikken over een login. Deze wordt verstrekt door de lokale beheerder. Ondersteunende browsers De volgende browsers zijn geschikt voor Omgevingsloket online: Internet Explorer 6.0, 7.0 en 8.0. Versies 7.0 en 8.0 verdienen de voorkeur. Firefox en hoger. Procedure bij storingen of fouten Bij storingen of fouten kan de lokale beheerder hulp bieden. Als het probleem op die manier niet direct verholpen kan worden, heeft de lokale beheerder verschillende mogelijkheden om vragen over storingen of fouten door te geven en te laten verhelpen. Tips voor verbetering doorgeven De lokale beheerder is ook het aanspreekpunt voor tips voor verbetering van Omgevingsloket online. De beheerder geeft de tips door aan de landelijk beheerder. Rollen In deze handleiding wordt gesproken over rollen (bijvoorbeeld coördinator, behandelaar, baliemedewerker, etc.). Kort gezegd is een rol een taak. Een functie is een samengestelde taak. Deze rollen hoeven niet één-op-één overeen te komen met functies bij het bevoegd gezag. De rollen geven aan welke rechten medewerkers in Omgevingsloket online kunnen krijgen. Een medewerker kan meerdere rollen hebben. De beheerder kan instellen welke rollen medewerkers kunnen vervullen. Het feit dat een medewerker een bepaalde rol kan vervullen, betekent niet dat de medewerker op elk moment van de bijbehorende rechten gebruik kan maken. De rechten zijn afhankelijk van de rol waarin een medewerker betrokken is bij een specifieke aanvraag. Wanneer een coördinator een beoordeling aanvraagt aan een behandelaar, krijgt de behandelaar voor die specifieke aanvraag de bijbehorende rechten. Aan de rollen zijn ook verschillende rechten verbonden voor het bewerkingsprogramma van de bijlagen (ereview). Voor het programma ereview is een aparte handleiding beschikbaar. Deze is te downloaden op Kennisplein Omgevingsvergunning of te verkrijgen via de lokale beheerder. De medewerkers en hun rol in deze aanvraag zijn zichtbaar onder de tab 'Betrokkenen' op de overzichtspagina van een aanvraag. 45

50 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie 2.2 Aanvrager / gemachtigde De aanvrager is degene die de aanvraag opstelt en indient. Een gemachtigde is een persoon die door de aanvrager gemachtigd is om de aanvraag op te stellen en in te dienen. Een persoon kan een aanvraag opstellen: Voor zichzelf. Als vertegenwoordiger van een bedrijf of organisatie waar hij werkt. Als gemachtigde voor een particulier. Als gemachtigde voor een bedrijf of organisatie. Het verschil tussen een vertegenwoordiger en een gemachtigde van een bedrijf of organisatie, is dat een vertegenwoordiger inlogt met de zakelijke DigiD van het bedrijf of de organisatie en een gemachtigde met zijn of haar eigen DigiD. Baliemedewerker De baliemedewerker helpt de aanvrager bij het invoeren van de aanvraag. De baliemedewerker speelt dus een rol bij de aanvraag in de status 'Concept' en vervult geen verdere rol in de behandeling van de aanvraag. De baliemedewerker kan inloggen met zijn of haar eigen account of de aanvrager zelf laten inloggen met DigiD en vervolgens de volgende taken uitvoeren in Omgevingsloket online: Eventueel via de vragenboom een aanvraagformulier genereren, een leeg formulier printen en meegeven aan de aanvrager. Eventueel via de vragenboom een aanvraagformulier genereren, het aanvraagformulier in Omgevingsloket online klaarzetten voor de aanvrager. Een aanvraag van een collega overnemen om verder in te vullen. Een papieren aanvraag digitaliseren. Bestandsbijlagen uploaden. Namens of met de aanvrager een aanvraag of check in Omgevingsloket online invullen. De rol van baliemedewerker komt niet voor bij adviesorganisaties. Coördinator De coördinator bekijkt de aanvragen die binnenkomen bij de centrale e-postbus van het bevoegd gezag. Afhankelijk van de omvang en structuur van de organisatie kunnen meerdere medewerkers coördinator zijn. De eerste stap bij een ingediende aanvraag is het toewijzen van een coördinator. Deze coördinator kan het bevoegd gezag wijzigen (als het gekozen bevoegd gezag onjuist is) of anders aanvragen toekennen aan zichzelf of andere coördinatoren. De coördinator heeft, in aanvulling op de taken en mogelijkheden van de behandelaar, de volgende taken en mogelijkheden: Is verantwoordelijk voor de bewaking van de juiste en tijdige behandeling van het proces. 46

51 Algemene informatie Kan op onderdeelniveau een of meerdere behandelaars toewijzen aan een specifieke taak. Kan overige documenten toevoegen en verwijderen. Behandelaar De behandelaar kan: De aanvraag beoordelen op volledigheid en inhoud. De binnengekomen stukken inzien. Aantekeningen maken op een bijlage (in ereview) Adviezen aanvragen bij adviseurs Overige documenten toevoegen en verwijderen. Beoordelingen invoeren wanneer een coördinator dit vraagt en autoriseert. Lokale beheerder Lokale beheerders worden door de landelijk beheerder per overheidsinstelling (gemeenten, provincies, rijk, waterschappen, milieudiensten en overige organisaties) ingevoerd en van rechten voorzien. Landelijke beheerders zijn de achtervang voor de lokale beheerders. Een lokale beheerder: Brengt wijzigingen in de instellingen van Omgevingsloket online aan. Voert onder andere overige beheerders, baliemedewerkers, coördinatoren en behandelaars in hun organisatie. Is het eerste aanspreekpunt in het geval van foutmeldingen of storingen in Omgevingsloket online. Voert adviesorganisaties in en koppelt ze aan bevoegd gezag. Landelijk beheerder De landelijk beheerder(s) vormen de achtervang voor de lokale beheerders en kunnen: Gebruikers en organisaties toevoegen, wijzigen en verwijderen aan Omgevingsloket online. Op verzoek van lokale beheerders assistentie verlenen door mee te kijken naar specifieke aanvragen en meldingen. Apart vermelden wij de adviesorganisatie. Net zoals binnen het bevoegd gezag bestaan er binnen een adviesorganisatie ook weer rollen, zoals die van behandelaar, adviseur en coördinator. Adviesorganisatie Een externe organisatie zoals een gemeente, provincie, ministerie, waterschap, milieudienst of andere overheidsinstantie kan optreden als wettelijk adviseur, zoals genoemd in de BOR. Een adviesorganisatie geeft advies aan een coördinator of behandelaar over bepaalde onderdelen van de aanvraag. Soms is dit zelfs wettelijk verplicht. Medewerkers van de adviesorganisatie kunnen alle gegevens van de betreffende aanvraag inzien. Alleen de toegewezen medewerker van de adviesorganisatie kan beoordelingsadviezen toevoegen door ze te uploaden in de Omgevingsloket online. Een adviesorganisatie kan een andere adviesorganisatie inschakelen. 47

52 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie 2.2 Rechtenoverzicht De mogelijkheden die gebruikers hebben bij het indienen of behandelen van een vergunningaanvraag wordt bepaald door de rol die zij hebben in de aanvraag. Bij iedere rol behoren andere rechten. Bij het opstellen en behandelen van een aanvraag komen de volgende rollen aan bod die in het rechtenoverzicht terugkomen: Aanvrager / gemachtigde. Coördinator. Behandelaar. Baliemedewerker. Adviseur. Rechten Aanvulling aanvragen Aanvrager/ gemachtigde Coördinator Behandelaar Baliemedewerker Aanvulling indienen Aanvraag/melding indienen Aanvraag/melding opstellen Aanvraag/melding verwijderen Aanvraag intrekken Aanvraag naar baliemedewerker overdragen Aanvraag van baliemedewerker overnemen Aanvraag overnemen (tussen baliemedewerkers) ** Adviseur Advies aanvragen * * Adviseur toewijzen * * Algemene gegevens wijzigen Behandelaar toewijzen Beoordeling aanvragen Bericht in behandeling verzenden Beschikking registeren Beslissing aanhouden Betrokkene inzien * * Betrokkene toevoegen Betrokkene verwijderen 48

53 Algemene informatie Rechten Bevoegd gezag wijzigen Bevoegd gezag wijzigen (voor zakelijke gebruikers) Bijlagen status wijzigen Aanvrager/ gemachtigde Coördinator Behandelaar Baliemedewerker Bijlagen toevoegen Bijlagen verwijderen Bijlagen wijzigen Coördinator toewijzen Coördinator wijzigen Adviseur Document inzien * * Document omschrijving inzien Document omschrijving wijzigen Document toevoegen Document verwijderen * * * * * * * * Document wijzigen * * Dossier sluiten Gegevens aanvrager wijzigen Gegevens gemachtigde wijzigen In behandeling nemen Indieningsvereisten bepalen Locatie bepalen Locatie inzien * * Locatie specificeren Locatie wijzigen Notitie inzien * * Notitie toevoegen * * Notitie verwijderen * * Notitie wijzigen * * Onderdeel inzien * * Onderdeel specificeren Onderdeel toevoegen Onderdeel verwijderen Onderdelen beoordelen * 49

54 Handleiding Omgevingsloket online - Rol behandelaar - Versie 2.2 Rechten Overzicht aanmaken Overleg met bevoegd gezag Overzicht verwijderen Soorten onderdelen bepalen Soort procedure wijzigen Volledigheid beoordelen Verplichtingen bepalen Werkzaamheden inzien Werkzaamheid toevoegen Werkzaamheden verwijderen Aanvrager/ gemachtigde Coördinator Behandelaar Baliemedewerker Adviseur * * * * * *) Taak is beschikbaar in het geval de behandelaar of adviseur door het bevoegd gezag betrokken is gemaakt door middel van het aanvragen van een beoordeling of het aanvragen van advies. **) In principe heeft de baliemedewerker dezelfde rechten als een aanvrager/gemachtigde. Deze taak is expliciet beschikbaar voor de alleen de baliemedewerker. De volgende rollen worden in de matrix buiten beschouwing gelaten: Beheerder. Omdat hij, naast de leesrechten op aanvragen en meldingen, alleen rechten heeft om de beheerfuncties zoals beschreven in de handleiding uit te voeren. Betrokkene. Omdat hij alleen informatie kan inzien en toevoegen als hij/zij daarvoor expliciet is geautoriseerd. Publiek. Omdat zij hun informatie via het bevoegd gezag verkrijgen. 50

55 Index A Aanvraagdossier... 7 Aanvraagformulier... 7, 45 Adviseurs... 20, 27 Audit trail B Baliemedewerker Behandeldossier... 7, 15, 19, 20, 24, 25, 27, 34, 36, 38 Beheerder Beoordeling... 23, 24, 25 Beschikking Betrokkenen Bewerkingsprogramma Bijlagen C Concept... 15, 20, 45 Conceptaanvraag D DigiD Dossiermodule... 7 E EReview... 32, 45 I In behandeling... 23, 27, 34 Inzien... 17, 32, 36 K Kennisplein Omgevingsvergunning... 32, 45 O Omgevingsloket... 7, 13, 45 Omgevingsvergunning... 7 P Presentatielaag R Rollen S Status Statusinformatie V Vergunningaanvraag... 7, 13, 23, 45 Vergunningcheck... 7 Vergunningverlening Vooroverleg... 15, 17 W Wabo